Compte-rendu Représentants de proximité du Pôle adultes - APSA

Compte-rendu
                                  Représentants de proximité du Pôle adultes
Date :                           Rédaction :                       Validation :           Diffusion le :
15/12/2020                       V. Pillorger                      F. Poupard             ../01/2020

Présents :                       Encadrement : F. Poupard

                                 Représentants de proximité : M. Thébaut, C. Weber, R. Paquin

                                 Service administratif : V. Pillorger

Destinataires :                  L’ensemble du personnel du pôle adultes

                                                  Pôle Adultes

                  Sujet 1 : Planification réunions RP 2021
         Créneaux convenus :
                7/01/2020 9h30-11h30
                4/02/2020 9h30-11h30
                4/03/2020 9h30-11h30
         Les dates seront calées par trimestre et en janvier le 2nd trimestre
                  Sujet 2 : Point avancement blouses
         Question : A partir de quand ? Combien de blouses par salarié ? Par qui l'entretien sera fait
         ?
                 Blouses mises à disposition fin Janvier, début Février
                 Il est prévu de fournir à chaque salarié une blouse par jour de travail dans la semaine.
         Exemple : 5 blouses pour 5 jours de travail pour un salarié
                 Elles sont prévues pour être utilisées au sein des établissements, pas lors de rdv
                 extérieurs
         Pour le FLV, il y a des blouses blanches d’ores et déjà achetées et L’ESAT est en capacité
         d’entretenir 900 blouses par semaine.
         Pour les autres établissements, les blouses seront bordeaux.
         Sur le CDB, contrat Ellis car la distance géographique de l’ESAT complexifie la logistique.

         Ellis réalise actuellement des tests sur les blouses personnalisables pour voir comment elles
         réagissent à l’entretien.

             •    La Direccte (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la
                  Consommation, du Travail et de l’Emploi) nous demande d’appliquer la
                  règlementation en matière d’EPI.
                  A savoir : si port d’EPI, vestiaires individuelles normés pour les salariés

                                  Quelques éléments financiers de comparaison
            • Investissement Algeco pour l’ensemble des sites du Pôle adulte : 200k€
         Devis Algeco pour le CDB : 25k€ sur 13 mois
         Devis la Varenne : impossibilité de livrer les Algeco à cause du pont

Avenue de la Libération : problématique d’espace d’installation et de livraison
   •     Autre solution : acheter des vestiaires => 40k€
   •     Coût de la prestation entretien par Ellis : 85k€/an (engagement minimum : 24 mois)
   •     Budget primes par an : 480k€

Les contraintes techniques concernant l’impossibilité de livrer les Algeco nous conduisent à
demander une dérogation à la Direccte pour les vestiaires.

         Proposition : créer des SAS d’accès au sein des structures => portants avec blouses
Espaces disponibles pour le FLV : la coursive de la Chapelle, l’ancien foyer
Pour le CDB, problématique pour les ASI
Pistes de réflexion : Algeco vestiaire ou construction de locaux
Il sera nécessaire de trouver une solution intermédiaire pour la phase 3 des travaux en ce
qui concerne les vestiaires et les sanitaires

Possibilité de déménager des résidents du grand recoin vers le FH directement à compter
du 18 Janvier.
         Sujet 3 : Canal de circulation et délais concernant les demandes d’absences pour
le FLV
Question FLV : Pouvons-nous rediscuter de votre décision par laquelle ce sont les
coordinateurs qui font passer les demandes d’absences de l’ensemble de leurs collègues
d’équipe, au Chef de service ?
Discussion, que nous avons eue en réunion RP le 5 novembre et non en CSE comme indiqué
dans un compte-rendu de réunion coordinateurs.
Nous pensons que cette organisation, ne permettra pas de respecter le délai légal de
prévenance de 7 jours calendaires dans le traitement des demandes d’absence, au vu de la
planification du temps individuel des coordinateurs avec les chefs de service dans la semaine.
   •     Centralisation des demandes par les coordinateurs et redistribution dans les casiers
         individuels
   •     Délai de retour des demandes : 7 jours calendaires lorsque la modification du
         planning est du fait de l’employeur.
         Ce délai des 7 jours ne s’applique pas pour les demandes des salariés.

         Nécessite un temps d’anticipation pour les salariés pour effectuer les demandes,
         surtout s’il y a un besoin de remplacement
         Raisonnement à 14 jours ou plus si besoin, les exceptions sont traitées au fil de
         l’eau.

   •     Reprise des masses horaires par F. Agostini suite au départ des résidents en famille
         pour que les professionnels avec des masses horaires positives puissent les épurer.
   •     Les demandes de remplacement par Medicoop sont plus longues à traiter que
         lorsqu’on contactait directement des remplaçants.
Medicoop étant un partenaire privilégié au niveau associatif, nous utilisons ainsi les moyens
associatifs mis à notre disposition.
         Sujet 4 : projet de réhabilitation de l’ensemble des locaux

Question FLV : Pouvez-vous nous dire s’il y a un projet de réhabilitation de l’ensemble des
locaux du bâtiment (ancien foyer) et autres bâtiments ?
Foyer
        Devis en cours pour la réhabilitation d’une partie du bâtiment : nettoyage et/ou
        réhabilitation
        Construction d’un cahier des charges global
        Destination des locaux : en cours de discussion avec les équipes (chef de service,
        coordonnateur, salariés)
   •    Salle esthétique => aménagement PMR
   •    Table d’hôte
   •    Salle du personnel à côté de l’accueil : plus centrale, plus grande et plus à l’écart des
        usagers
   •    L’atelier bois va redevenir l’atelier bois, J. Caballero peut partager cet espace s’il le
        souhaite ou réinvestir son ancien local
   •    Au 1er étage, de l’ancien foyer : pas de passage des résidents car pas norme PMR
Bâtiment administratif
   • Ancien bureau de C. Constant : espace pour que les professionnels puissent
      s’extraire des unités (consultation de revues, consultation des dossiers des
      résidents)
   • Ancien bureau de direction : salle de réunion encadrement et partenaires, espace
      visio, espace de travail pour les chefs de service
        Sujet 5 : Missions de l’Assistante de Direction de pôle
Question FLV : Pouvez-vous nous dire quelles sont les tâches, les missions… de l’Assistante
de Pôle et du secrétaire sur le FLV. Afin de savoir à qui, nous devons nous s’adresser pour
tels ou tels documents ou questions ?
        Pour les questions concernant les résidents, il incombe au secrétariat
        d’établissement de gérer les demandes (poste de C. Constant)
        Pour les questions de pôle, les informations montantes et descendantes passent
        par V. Pillorger : transmission des informations en même temps à tous les
        professionnels
Pour les questions concernant le pôle :
   •    Construction d’un pôle administratif, centralisation des secrétariats sur le pôle
        Si question de pôle, les informations montantes et descendantes passent par V.
        Pillorger : transmission des informations en même temps à tous les professionnels
        Construction d’un rétro planning de pôle et permet d’avoir un visuel global
        Repositionnement des responsabilités
        Travail sur l’harmonisation des pratiques : 12 thématiques à harmoniser sur le pôle
        administratif
Question FLV : Les professionnels qui échangent avec les familles, se sont rendus compte
dernièrement, que celles-ci ne sont toujours pas informées du départ de Mme Chauvineau.
Les familles sont en attente d’un courrier les informant de tous les changements de
fonctionnement, afin de savoir à qui, elles doivent s’adresser pour tout ce qui est
administratif, concernant leur enfant. Qu’en pensez-vous ?

Communication à la rentrée de Janvier, rappel de la philosophie globale, les vœux,
       passer l’information du départ de Karine Chauvineau
       Pour les questions concernant les résidents, il incombe au secrétariat
       d’établissement de gérer les demandes (poste de Cyril Constant)
       Le quotidien est géré par les professionnels des unités, le référent, le chef de service
       Pour l’administratif, les résidents ont une tutelle en grande majorité, c’est donc au
       tuteur de contacter le référent socio-éducatif pour faire le point. Le fonctionnement
       avec les tuteurs parents devrait tendre au maximum vers un accompagnement
       comme pour les tuteurs professionnels au lieu de faire à la place de. Il y a eu un
       certain nombre de glissements sur les professionnels et le secrétariat.
       Les parents tuteurs ont un lien affectif avec le résident, ils ne sont pas forcément
       formés sur les démarches.
       Possibilité de proposer la co-tutelle, les parents sont intégrés au projet de vie et cela
       prépare à la fin de vie des parents pour le résident.
       Sujet à initier lors de rencontres entre les professionnels et les parents pour ouvrir
       les échanges.
       Les professionnels des unités peuvent communiquer directement avec les familles
       au sujet du quotidien, mise à disposition de portables au sein des unités.
       Mise en place de point coordinateurs chaque semaine, réunion avec chef de service
       chaque semaine.
       La gestion du budget : demande auprès du chef de service
       Retirer le budget : Valérie en l’absence de Cyril mais cela correspond à la vie de
       l’établissement donc Cyril devrait reprendre cette mission.
       Sujet 6 : Temps d’échanges entre professionnels
Question FLV : A partir de quand, l’ensemble des professionnels, vont-ils être associés à des
temps d’échanges, de réflexions collectives et communes, sur la préparation de la rentrée
de septembre 2021 ? A savoir sur les plannings de travail, les activités et le projet
d’établissement…, comme annoncé lors de la réunion de coordination du 13 novembre 2020.
Réunion pour laquelle nous sommes en attente d’un compte-rendu.
       Mise en place des commissions à compter de Janvier. Commission de pôle et
       également de sous-commissions par établissement
       - sur le temps de travail des professionnels pour se mettre en conformité avec la
       règlementation
       - animation/évènementiel
       - communication
Les commissions seront calées sur des temps fixes. Nécessité de trouver des espaces pour
chaque établissement.
Présence des salariés de façon transversales + échanges et remontée d’information entre
les coordinateurs et les salariés.
       Mise en place d’une commission de parcours : analyse et mouvements possibles
       sur le pôle (possibilité de jeu de chaises musicales). Cela ouvre également la
       possibilité aux salariés qui le souhaitent de bénéficier de mobilité interne.
       Aujourd’hui, règle des 3 ans : un professionnel change d’unité tous les 3 ans
       Normalement, les mouvements sont prévus en Juin pour une mise en place sur la
       rentrée de Septembre.
       Mobilité des professionnels sur le pôle également

Connaissant une démission au FLV, les salariés pourront postuler en interne.
       Le Compte-rendu de la réunion de coordination du 13/11 sera préparé cet après-
       midi en télétravail.
       Sujet 7 : Planification réunion des salariés
       Question FLV : Est-ce qu’une date de réunion « expressions des salariés » est prévu
prochainement ?
        Obligation de le mettre en place pour l’employeur mais la présence des salariés
        représentants du personnel n’est pas obligatoire
        Obligation conventionnelle : 1 par trimestre
        Cette année, il y en a eu une en Mars, en visio
        A programmer pour l’année prochaine
Caler sur le jeudi de 14h à 18h (14h-16h/16h-18h) pour l’organisation de l’accompagnement
des résidents sans remplacements.
       Sujets divers : Pour l’ensemble des établissements du pôle
    • Don Mezière => Montant initial :70 K€
Don qui a été provisionné mais qui n’a jamais été utilisé. Répartition sur l’ensemble des
établissements du pôle en fonction des besoins spécifiques.
        FLV : achat en gros de canapés neufs 2 places, 1 place et fauteuil auprès du Troc de
        l’île
        CDB : achat de matériel
        FH : Après le déménagement
        ESAT : Discussion en janvier/février 2021
Après ces investissements, il restera un solde non utilisé qui servira pour des dépenses
futures.
   •   Echanges libres entre la Direction et les représentants du personnel
       Information provenant de la Direction
       Information provenant des délégués du personnel
Point de vue de la Direction :
       Changement de type de management : bienveillance et ouverture
       Très peu de changements opérationnels car les professionnels sont des experts dans
       l’accompagnement du public.
       Par contre, la philosophie générale d’action de mettre l’usager au cœur du dispositif
       est un changement majeur.
Ressenti des salariés :
      Encadrement disponible mais précaire, beaucoup de projets sont lancés en même
      temps.
      Manque de présence de M. Poupard sur le FH, l’ESAT, et le CDB
      Pour autant, présence 3 fois par semaine sur le CDB
      Présence sur les travaux, les déménagements
      Temps insuffisant avec les équipes
      Mais déplacement sur les établissements sur les temps d’astreinte
      Mise en place de projets en cours de construction
      Souhait des salariés de voir les avancées sur la co-construction

Consultation sur la réhabilitation des locaux de l’ancien foyer du FLV depuis 2 mois

                   Agenda des rendez-vous à venir

7/01/2020 de 9h30 à 11h30 : Réunion RP mensuelle
4/02/2020 de 9h30 à 11h30 : Réunion RP mensuelle
4/03/2020 de 9h30 à 11h30 : Réunion RP mensuelle