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25/03/2021
COMPTES DORMANTS DANS E-DEPO
Contenu
Introduction .......................................................................................................................................... 3
Définitions ............................................................................................................................................ 3
Comment se connecter à e-DEPO en tant que « banque » ? .............................................................. 4
Règles générales pour la création d’un dossier................................................................................... 4
Possibilité de dépôt .............................................................................................................................. 4
Disparition de la révocation .................................................................................................................. 5
Définition d’un dossier non-identifiable ................................................................................................ 5
Ouverture d’un dossier complet ........................................................................................................... 6
Ouverture d’un dossier incomplet ........................................................................................................ 9
Consultation d’un dossier créé........................................................................................................... 13
Dossiers de 60 EUR et moins ou dossier non-identifiable ................................................................ 13
Analyse de cas ................................................................................................................................... 14
2/16
INTRODUCTION
Les comptes dormants sont actuellement envoyés par les banques vers notre application Pandora. Les
dossiers sont accompagnés d’une multitude d’informations afin de permettre une gestion manuelle correcte
de la part de la CDC.
La CDC est en train de se doter d’une nouvelle application : e-DEPO et souhaite passer du système manuel
actuel à un système automatique où il n’y a plus d’intervention nécessaire de la part d’un agent de la CDC.
Pour cela, les informations envoyées par les banques doivent être rationalisées et seules les informations
pertinentes au remboursement devront encore être envoyées.
Nous passons également à un système où le NN est obligatoire pour les ayants droit afin de leur permettre
de récupérer leurs fonds en ligne de manière sûre et sécurisée.
L’identification des parties prenantes se base sur :
• leur numéro TVA/BCE pour les sociétés et les professionnels ;
• leur numéro d’identification au Registre national pour les particuliers.
Cela permet à chacun de créer des dossiers en ligne, de les consulter, de télécharger des pièces justificatives
et de demander des remboursements.
e-DEPO est accessible à tout le monde, après identification sur base de l’e-ID, token ou it’s me via notre portail
MyMinFin.
Ce guide a pour but de fournir une aide aux banques en détaillant le projet de transfert des avoirs dormants
vers e-DEPO.
DÉFINITIONS
Ayant droit Personne qui peut légalement récupérer les fonds des assurances dormantes
déposées à la CDC
BCE Banque-Carrefour des Entreprises
CDC Caisse des Dépôts et Consignations
e-DEPO Nouvelle application de la CDC pour la gestion de tous les types de dossier
NN Numéro d’identification au Registre national ou au Registre bis
Pandora Application actuellement utilisée par la CDC pour la gestion des avoirs dormants
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COMMENT SE CONNECTER À E-DEPO EN TANT QUE « BANQUE » ?
Les gérants, managers et administrateurs inscrits à la BCE ont automatiquement accès à e-DEPO au nom de
la société. Les collaborateurs qui créeront les dossiers dans e-DEPO doivent obtenir un rôle via l’application
« Ma gestion des rôles e-gov » pour pouvoir se connecter au nom de leur employeur.
Nous avons créé deux rôles pour notre application : « Gestionnaire de dossier » et « Administrateur » :
• Le gestionnaire de dossier peut créer et consulter les dossiers mais il ne peut pas réaliser des actions
qui entrainent des paiements sortants d’e-DEPO. Ce rôle est suffisant pour réaliser toutes les actions
pour déposer des fonds dormants à la CDC.
• L’administrateur peut également créer et consulter les dossiers. Mais en plus, il peut demander des
remboursements (quand cette action peut être réalisée par la société – pas le cas pour un dossier
d’avoirs dormants – seul l’ayant droit du dossier peut demander son remboursement).
Vous trouverez plus d’informations au sujet de la connexion et des rôles dans le guide de l’utilisateur présent
sur notre site internet : https://finances.belgium.be/fr/pai/e-depo
RÈGLES GÉNÉRALES POUR LA CRÉATION D’UN DOSSIER
La règle de base est simple : les banques doivent transmettre uniquement les informations utiles à la CDC afin
de rembourser correctement les ayants droit.
Les données nécessaires sont :
1. le numéro du registre national du (ou des) ayant(s) droit
2. le montant à verser à la CDC
AVANTAGES
• Identification certaine de chaque ayant droit
• Egalité de traitement des citoyens
• Résultats robustes et corrects de la recherche
• Remboursement en ligne des avoirs
• Temps de traitement sensiblement réduit
• Privacy compliant
• Gain de temps en interne car tout devient automatique
POSSIBILITÉ DE DÉPÔT
Pour les comptes dormants déposés à la CDC, le but est d’avoir des données fiables et définitives et
d’enregistrer les ayants droit sur base de leur NN. Pour tous ces dossiers, qui représentent l’écrasante
majorité des cas, la banque devra créer un nouveau dossier dans la catégorie « Avoirs dormants ».
Dans cette catégorie, la banque peut bien entendu compléter manuellement les différents écrans d’encodage
dans e-DEPO.
Pour éviter le travail manuel, un web service a été mis en place pour la catégorie « Avoirs dormants ». Cela
permet à la banque de créer automatiquement de grandes quantités de dossiers très rapidement.
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Nous sommes néanmoins conscients que tous les dossiers ne pourront atteindre le niveau de qualité exigé
pour entrer dans la catégorie « Avoirs dormants ». Ce pourquoi nous acceptons également des dossiers
présentant des lacunes. Par exemple :
• l’ayant droit ne peut être identifié de façon précise
• l’ayant droit ne dispose pas d’un NN belge ou celui-ci n’est pas connu
Pour ces cas, qui doivent rester marginaux, la CDC tolère la création d’un dossier dans la catégorie « Autre
consignation ».
Dans cette dernière catégorie, le travail pour la CDC reste manuel, car l’ayant droit ne peut être remboursé
automatiquement. Comme il s’agit de cas marginaux et peu nombreux, aucun web service ne sera disponible
pour cette catégorie.
Les banques doivent donc créer les dossiers via un encodage manuel des données dans e-DEPO.
En ce qui concerne les dossiers de 60€ et moins ainsi que des dossiers où aucun acteur n’est identifiable, il
n’est pas nécessaire de fournir les informations des différents dossiers et la procédure actuelle est
maintenue avec une nouvelle communication du paiement : « GL188026 ».
Nous avons donc trois possibilités pour déposer des avoirs dormants à la CDC :
- Dossiers complets avec ayants droit identifiés sur base d’un NN →Catégorie «Avoirs dormants»
- Dossiers incomplets → Catégorie «Autre consignation»
- Dossiers de 60€ et moins ou dossier non-identifiable → paiement global
DISPARITION DE LA RÉVOCATION
Le principe de la révocation disparait avec e-DEPO. Cependant, e-DEPO annule automatiquement les dossiers
dont les fonds n’ont pas été versés dans les 30 jours calendaires qui suivent leur création. Donc, en cas
d’erreur dans un dossier, il suffit de ne pas verser les fonds de ce dossier pour qu’il soit automatiquement
annulé.
Vous pouvez directement créer un nouveau dossier et verser les fonds de ce nouveau dossier.
En cas d’erreur constatée après le versement des fonds, les agents de la CDC ont la possibilité d’adapter les
dossiers. Vous pouvez contacter la CDC à l’adresse suivante : info.cdcdck@minfin.fed.be.
DÉFINITION D’UN DOSSIER NON-IDENTIFIABLE
Une personne est considérée comme non-identifiable si la banque n’est pas capable de communiquer au
moins l'un des deux éléments suivants :
• soit son NN
• soit la combinaison de données suivante : nom + prénom + date de naissance
Un dossier est considéré comme non-identifiable si la banque n’est pas capable d’identifier, selon les critères
repris ci-dessus, au moins un des ayants droit du dossier.
La Circulaire sera prochainement modifiée en ce sens.
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OUVERTURE D’UN DOSSIER COMPLET Nous allons passer en revue les différents écrans à compléter pour créer un dossier dans la catégorie « Avoirs dormants ». 1. Sélectionnez la catégorie 2. Complétez les informations générales Dans le champ « Montant à verser à la CDC », il faut indiquer le montant du dossier que vous souhaitez transmettre à la CDC. Dans « Votre référence », vous indiquez une référence qui vous est propre ou le numéro de compte dormant (facultatif). Vous devez ensuite choisir la langue dans laquelle vous souhaitez que soit réalisée la reconnaissance de dépôt (document officiel qui prouve le versement des fonds). Dans « Type de fonds », vous indiquez « compte » et vous pouvez également indiquer des informations supplémentaires si nécessaire. Si vous le souhaitez, vous pouvez également joindre un document : la convention d’ouverture du compte par exemple (facultatif). 6/16
3. Enregistrez les ayants droit
Encodez simplement leur NN
4. Enregistrez le déposant
Test Test
Test Test
Test Test
Les données sont automatiquement reprises de vos données de connexion. Ajoutez simplement une adresse
e-mail pour recevoir les informations de paiement et la confirmation de réception des fonds.
7/16
5. Vérifiez et validez les données
Test
Test Test
6. Vous recevez une confirmation
Cette confirmation contient les instructions de paiement pour verser les fonds à la CDC. Ces instructions sont
également envoyées par e-mail, et sont aussi consultables dans le dossier créé.
Attention : le compte relié à e-DEPO n'est pas le même que celui utilisé pour Pandora. Utilisez le nouveau
compte (voir ci-dessus).
8/16
Attention : quand vous payez le montant le dossier est définitif. A partir de ce moment seulement l’ayant droit peux demander le remboursement. Les versements des fonds se font dossier par dossier en utilisant la communication structurée qui vous a été communiquée. Le montant doit correspondre au cent près. En cas de communication et/ou montant différent de celui demandé, le versement sera refusé et renvoyé sur le compte émetteur. Si le compte émetteur a entre-temps été clôturé, notre remboursement fera retour et la banque devra nous communiquer un autre numéro de compte pour que nous puissions lui renvoyer correctement le montant. Les fonds doivent être versés dans les 30 jours, sinon le dossier est annulé et les fonds ne peuvent plus être versés. 7. Vous effectuez le paiement Lorsque la CDC reçoit les fonds, ceux-ci sont automatiquement placés dans le dossier, et e-DEPO crée le document « Reconnaissance de dépôt ». e-DEPO vous envoie un nouveau mail pour vous confirmer la bonne réception des fonds. La reconnaissance de dépôt peut être consultée et téléchargée dans le dossier e-DEPO. OUVERTURE D’UN DOSSIER INCOMPLET Nous allons passer en revue les différents écrans à compléter pour créer un dossier dans la catégorie « Autre consignation ». 9/16
1. Sélectionnez la catégorie 2. Complétez les informations générales Dans le champ « Montant à verser à la CDC », il faut indiquer le montant du dossier que vous souhaitez transmettre à la CDC. Dans « Votre référence », vous indiquez une référence qui vous est propre ou le numéro de compte dormant (facultatif). Vous devez ensuite choisir la langue dans laquelle vous souhaitez que soit réalisée la reconnaissance de dépôt (document officiel qui prouve le versement des fonds) 10/16
Dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser », il faut indiquer les données dont la CDC
a besoin pour réaliser correctement le remboursement à l’ayant droit (voir contenu en fonction des cas ci-
dessous).
Si vous le souhaitez, vous pouvez également joindre un document : la convention d’ouverture du compte par
exemple (facultatif).
3. Enregistrez le déposant
Test Test
Test Test
Test Test
Les données sont automatiquement reprises de vos données de connexion. Ajoutez simplement une adresse
e-mail pour recevoir les informations de paiement et la confirmation de réception des fonds.
4. Enregistrez les parties prenantes identifiées avec un NN
Si vous êtes en mesure de fournir le NN de certains ayants droit du dossier, veuillez les encoder dans cet
écran.
11/16Si ce n’est pas le cas, décochez simplement la case « Il y a des parties prenantes autre que le déposant » et
passez à l’écran suivant.
5. Vérifiez et validez les données
Test Test
6. Vous recevez une confirmation
Cette confirmation contient les instructions de paiement pour verser les fonds à la CDC. Ces instructions sont
également envoyées par e-mail et elles sont aussi consultables dans le dossier créé.
12/16Attention : le compte relié à e-DEPO n'est pas le même que celui utilisé pour Pandora. Utilisez le nouveau
compte (voir ci-dessus).
Attention : quand vous payez le montant le dossier est définitif. A partir de ce moment seulement l’ayant droit
peux demander le remboursement.
Les versements des fonds se font dossier par dossier en utilisant la communication structurée qui vous a été
communiquée.
Le montant doit correspondre au cent près.
En cas de communication et/ou montant différent de celui demandé, le versement sera refusé et renvoyé sur
le compte émetteur. Si le compte émetteur a entre-temps été clôturé, notre remboursement sera retourné,
et la banque devra nous communiquer un autre numéro de compte pour que nous puissions lui renvoyer
correctement le montant.
Les fonds doivent être versés dans les 30 jours, sinon le dossier est annulé et les fonds ne peuvent plus être
versés.
7. Vous effectuez le paiement
Lorsque la CDC reçoit les fonds, ceux-ci sont automatiquement placés dans le dossier, et e-DEPO crée le
document « Reconnaissance de dépôt ». e-DEPO vous envoie un nouveau mail pour vous confirmer la bonne
réception des fonds. La reconnaissance de dépôt peut être consultée et téléchargée dans le dossier e-DEPO.
CONSULTATION D’UN DOSSIER CRÉÉ
Dès la confirmation de la création du dossier (que ce soit par les écrans dans e-DEPO ou via le Web Service),
le dossier peut être consulté dans e-DEPO.
Pour cela, veuillez lire le guide de l’utilisateur disponible sur notre site internet.
DOSSIERS DE 60 EUR ET MOINS OU DOSSIER NON-IDENTIFIABLE
La procédure actuelle reste applicable. Seule une adaptation au niveau de la communication du paiement est
nécessaire. Les fonds peuvent donc encore être versés sur le compte actuel, globalement sans démarche ni
information supplémentaire.
- Compte pour le versement : BE58 6792 0040 9979
- Nouvelle communication standard : « GL188026 ».
13/16ANALYSE DE CAS
Dans cette partie, nous allons parcourir différents cas rencontrés par les banques et fournir une solution pour
déposer ces comptes dormants à la CDC.
1. L’ayant droit est identifié avec son NN.
L’ayant droit doit être enregistré dans e-DEPO sur base de son NN. Le dossier doit être créé dans la catégorie
« Avoirs dormants ».
2. L’ayant droit est identifié sur base de son nom et prénom ainsi que d’autres
informations qui permettent son identification dans le Registre national.
La banque doit rechercher le NN de l’ayant droit dans le Registre national, et l’enregistrer dans e-DEPO sur
base de son NN. Le dossier doit être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».
3. L’ayant droit n’a pas de NN belge ou le NN ne peut être trouvé par la banque.
La banque, malgré ses recherches, n’a pas pu trouver le NN de l’ayant droit. Elle doit donc créer le dossier dans
la catégorie « Autre consignation ».
Dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser », il faut indiquer la nature des fonds
déposés ainsi que les données de l’ayant droit en votre possession dans l’ordre suivant séparée par « ; » :
Nom ; prénom ; sexe ; date de naissance ; date de décès ; adresse
Exemple :
Compte dormant
Delcampe ; Jean ; M ; 15/08/1963 ; 04/02/2016 ; avenue du tilleul 32 – 1000 Bruxelles
Si une donnée n’est pas connue, laisser un espace vide.
Exemple sans date de décès :
Compte dormant
Delcampe ; Jean ; M ; 15/08/1963 ; ; avenue du tilleul 32 – 1000 Bruxelles
4. l’ayant droit est décédé et la banque dispose de son NN.
Dans ce cas, pour éviter de léser tout héritier et sachant qu’il est très difficile pour la banque de les identifier,
il est demandé de renseigner la personne décédée comme ayant droit. La CDC se chargera de vérifier la
répartition équitable du montant entre les différents héritiers.
Le dossier peut être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».
14/165. L’ayant droit est décédé et la banque n’a pas de NN belge ou le NN ne peut être trouvé.
Dans ce cas, pour éviter de léser tout héritier et sachant qu’il est très difficile pour la banque de les identifier,
il est demandé de renseigner la personne décédée comme ayant droit. La CDC se chargera de vérifier la
répartition équitable du montant entre les différents héritiers.
Comme la banque ne dispose pas ici du NN de l’ayant droit, il convient de créer le dossier dans la catégorie
« Autre consignation ».
Le contenu du champ « Informations utiles concernant les fonds à verser » serait :
Compte dormant
Delcampe ; Jean ; M ; 15/08/1963 ; 04/02/2016 ; avenue du tilleul 32 – 1000 Bruxelles
6. Il y a plusieurs ayants droit et ils sont tous identifiables avec leur NN.
Il n’y a pas de limite au nombre d’ayants droit qu’il est possible d’enregistrer dans un dossier. Le dossier peut
donc être créé dans la catégorie « Avoirs dormants ».
7. Il y a plusieurs ayants droit et aucun n’est identifiable avec son NN.
Comme pour chaque cas où il manque des informations, il faut ouvrir le dossier dans la catégorie « Autre
consignation ».
Il convient d’indiquer le nombre total d’ayants droit ainsi que les informations disponibles pour chaque ayant
droit dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser » :
Compte dormant
2 ayants droit
Delcampe ; Jean ; M ; 15/08/1963 ; 04/02/2016 ; avenue du tilleul 32 – 1000 Bruxelles
Delcampe ; Anne ; F ; 15/06/1967 ; ; rue des pommiers – 1180 Uccle
8. Il y a plusieurs ayants droit et certains sont identifiables avec leur NN, d’autres ne le
sont pas.
Ici, il manque également des informations, il faut donc ouvrir le dossier dans la catégorie « Autre
consignation ».
Les ayants droit avec NN doivent être renseignés dans l’écran « autres parties prenantes ». Les ayants droit
sans NN doivent être indiqués dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser ». Il faut
également indiquer le nombre total d’ayants droit. Exemple de contenu du champ « Informations utiles
concernant les fonds à verser » pour 3 ayants droit dont 2 avec NN connu :
Compte dormant
3 ayants droit
Delcampe ; Jean ; M ; 15/08/1963 ; 04/02/2016 ; avenue du tilleul 32 – 1000 Bruxelles
15/169. Les ayants droit ne disposent pas de la même part dans les fonds déposés. La répartition du montant n’est pas égale entre les ayants droit. Par exemple, A a droit à 75% du montant et B 25% ou A a le compte en nue-propriété et B l’usufruit. Ceci n’est pas un critère déterminant pour le choix de la catégorie qui reste déterminé par l’identification des ayants droit sur base d’un NN. Si tous les ayants droit peuvent être identifiés sur base d’un NN, alors le dossier est à créer dans la catégorie « Avoirs dormants ». Il est également demandé d’indiquer la répartition à appliquer dans le champ « Type de fonds » en identifiant les ayants droit avec leur NN. Exemple du contenu du champ « Type de fonds » : Compte dormant Répartition : 75% pour 86050323654 et 25% pour 92032523651. Si les NN (l’un des NN) ne sont pas connus, alors le dossier est à créer dans la catégorie « Autre consignation ». Les données doivent alors être complétées dans le champ « Informations utiles concernant les fonds à verser ». Exemple de contenu : Compte dormant 2 ayants droit Répartition : Usufruit : Delcampe ; Jean ; M ; 15/08/1963 ; ; avenue du tilleul 32 – 1000 Bruxelles Nue-propriété : Delcampe ; Anne ; F ; 15/06/1967 ; ; rue des pommiers – 1180 Uccle 16/16
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