EPROC strategic procurement - Guide d'utilisation pour les fournisseurs Version 3.8 - Airbus
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ePROC strategic procurement
Guide d’utilisation pour les fournisseurs
Version 3.8
Supplier - Quick Reference
1 Présentation générale de ePROC
2 Comment s’inscrire dans ePROC
3 Première connexion
4 Comment effectuer les tâches principales
5 Contact et Aide
2
Supplier - Quick Reference
1 Présentation générale de ePROC
2 Comment s’inscrire dans ePROC
3 Première connexion
4 Comment effectuer les tâches principales
5 Contact et Aide
3
Supplier - Quick Reference
Présentation générale de ePROC
ePROC est un espace partagé ouvert aux acheteurs et aux fournisseurs pour procéder aux différentes étapes
d’un Appel d’Offres (AO), depuis l’identification des fournisseurs potentiels jusqu’à leur sélection. Des données
peuvent être échangées entre les parties via Internet, de manière sécurisée, structurée et contrôlée.
MANAGEMENT RFx GESTION DES CONTRATS
E-AUCTION Commercial
GESTION DES ACTIVITES
D’ACHAT
DEPENSES
EVALUATION DES FOURNISSEURS
Analyse & Visibilité (Opérationnel)
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Supplier - Quick Reference
1 Présentation générale de ePROC
2 Comment s’inscrire dans ePROC
3 Première connexion
4 Comment effectuer les tâches principales
5 Contact et Aide
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Supplier - Quick Reference
Comment s’inscrire dans ePROC : Page d’inscription
Adresse URL : https://eprocstrategic.airbus-group.com
Cliquez sur
“Inscription comme nouveau
fournisseur”
Pour contacter le Service Desk pour accéder au formulaire
d’inscription
6
Supplier - Quick Reference
Conseils pour une inscription réussie
Les champs marqués d’une astérisque
* sont obligatoires
Cliquez sur la flèche pour faire dérouler
la liste et sélectionner une des options
Cliquez sur pour accéder à des
explications
7
Supplier - Quick Reference
Première partie : Informations liées à l’Organisation Fournisseur
Cette partie concerne les informations sur votre société (société = un nom, une adresse)
Nom légal du fournisseur : tel qu’il figure dans le RCS
en majuscules, sans caractères spéciaux ni accents
Rue / Ville : Pas de caractères spéciaux (pas d’accents, pas de β, ñ ...)
Région / Département : Obligatoire si la société est implantée aux
Etats-Unis ou au Canada
Numéro d’Enregistrement de la Société :
Pour les sociétés européennes, il s’agit du code TVA.
Pour tous les autres pays, il s’agit du code fiscal ; s’il n’existe pas de
code fiscal dans votre pays, entrez le code normalement utilisé.
N° de téléphone principal / N° de télécopie principal :
Utilisez le n° de tél. international commençant par 00, sans
espaces ni caractères spéciaux
SIRET : Pour les sociétés françaises (14 chiffres)
8
Supplier - Quick Reference
Deuxième partie : Informations sur l’Utilisateur Fournisseur
Cette partie concerne vos informations personnelles
ID Utilisateur/Adresse e-mail :
Pas de “/” ni de caractères spéciaux.
Cette adresse e-mail DOIT être valide : elle constituera votre logon pour vous
connecter à ePROC, et sera également utilisée pour vous transmettre les avis
d’Appels d’Offres.
NOM Prénom :
Dans cet ordre, majuscules pour le NOM
Numéro de téléphone / Numéro de télécopie : Fonction :
Utilisez le n°de tél. international commençant par 00, sans espaces ni Sélectionnez la fonction la plus proche de la vôtre
caractères spéciaux
BU Code:
Paramètres régionaux : Ce code vous a été communiqué par l’acheteur dans la lettre d’invitation.
Langue que vous souhaitez utiliser dans ePROC
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Supplier - Quick Reference
Troisième partie : Questionnaire de profil
Cette partie concerne les informations générales et environnementales
Si nécessaire, cliquez sur le triangle pour
cacher le contenu de la section
Cliquez sur le triangle pour afficher le
contenu de la section
10Supplier - Quick Reference
Troisième partie : Questionnaire de profil
Cette partie concerne les informations générales et environnementales
Vous pouvez sélectionner
une ou plusieurs cases
Ici vous pouvez
sélectionner l’acceptation
des GTC
11Supplier - Quick Reference
Messages d’erreur possibles lors de l’inscription (1/2)
Lorsque vous cliquez sur OK, un message d’erreur peut s’afficher si vous avez omis certaines informations. Votre
inscription ne peut pas être traitée si vous ne renseignez pas la totalité des champs obligatoires.
Un message ‘Warning’ s’affiche en haut de
l’écran, vous signalant les informations
manquantes
Les champs obligatoires qui ne sont pas
renseignés sont indiqués par une astérisque
sur fond rouge
Complétez les informations requises dans les
champs laissés vides
Après avoir renseigné tous les champs
obligatoires, cliquez sur OK
12Supplier - Quick Reference
Messages d’erreur possibles lors de l’inscription (2/2)
Lorsque vous cliquez sur OK, le système peut vous signaler que l’ID Utilisateur est déjà utilisé. S’il existe un
compte à votre nom pour lequel vous avez oublié votre ID Utilisateur ou de votre mot de passe, veuillez utiliser le
lien “Nom d’utilisateur ou mot de passe oublié” sur la page de connexion.
Message indiquant que l’ID Utilisateur est déjà
utilisé. Dans ce cas, votre ID Utilisateur existe
et reste valide.
Dans ce cas, utilisez le lien “ID utilisateur ou mot de passe
oublié” pour récupérer vos informations de connexion
13Supplier - Quick Reference
Conseils importants
– Evitez les redondances dans ePROC : une seule organisation peut être créée pour chaque site (entité légale / site
contractuel) de la société. Il peut exister plusieurs contacts associés à cette organisation. Si vous souhaitez créer un
deuxième contact pour la même société, procédez à une deuxième inscription et l’Equipe Administration fera le lien
entre le nouveau contact et l’organisation inscrite. Ceci permet d’assurer que les acheteurs Airbus sélectionnent
toujours le compte fournisseur approprié pour l’AO.
– Les données que vous avez fournies pour votre compte peuvent être utilisées au cours de l’AO. Vous êtes
responsable de la qualité de ces données. Veillez à les mettre à jour si nécessaire.
– Votre inscription doit être validée par l’équipe administration d’ePROC. Une fois validée, vous recevrez un e-mail de
confirmation de votre inscription ainsi qu’un lien qui vous permettra de personnaliser votre mot de passe dans
ePROC.
– Vérifiez que les e-mails d’ePROC (none@eads.net et noreply@eads.net) sont acceptés par votre serveur de
messagerie.
14Supplier - Quick Reference
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3 Première connexion
4 Comment effectuer les tâches principales
5 Contact et Aide
15Supplier - Quick Reference
Première connexion : Personnalisez votre mot de passe
Dès que l’équipe Administration d’ePROC aura approuvé
votre inscription, vous recevrez ce type d’e-mail.
Cliquez sur le lien
Créez un mot de passe
Sélectionnez une question secrète et
une réponse secrète (et ne l’oubliez
pas !)
Cliquez sur OK
16Supplier - Quick Reference
Première connexion : Acceptation des Conditions Générales
Ce document décrit les Conditions Générales (GTC - General Terms and Conditions )
d’accès et d’utilisation de la solution stratégique d’achat “ePROC”.
Une fois acceptées, ces conditions sont toujours accessibles en bas de page via le
lien “Conditions d’utilisation Participants”.
En bas de page, sélectionnez “J’accepte
les termes et conditions de cet accord”,
et cliquez sur “OK”
17Supplier - Quick Reference
Première connexion : Vérifiez les données de votre profil 1/3
Vous pouvez éditer la première partie: Informations relatives à votre profil
18Supplier - Quick Reference
Première connexion : Vérifiez les données de votre profil 2/3
Vous ne pouvez pas éditer la deuxième partie: Informations relatives à votre organisation
Pour demander une mise à jour des informations concernant votre organisation, veuillez vous référer à la
partie « Pour votre information » dans le questionnaire de profil.
19Supplier - Quick Reference
Première connexion : Vérifiez les données de votre profil 3/3
Vous pouvez éditer la troisième partie
Les données de la troisième partie, “Questionnaire de profil”
sont facilement actualisables.
Assurez-vous que vos données sont toujours à jour.
Vous pouvez actualiser votre profil à tout moment en sélectionnant “Préférences”
20Supplier - Quick Reference
1 Présentation générale de ePROC
2 Comment s’inscrire dans ePROC
3 Première connexion
4 Comment effectuer les tâches principales
5 Contact et Aide
21Supplier - Quick Reference
“Preferences” (Préférences) vous permet de :
Comment consulter l’événement (1/2) • Modifier votre mot de passe et votre question secrète
• Actualiser votre profil (Informations de contact et
Une fois connecté(e), la page "Events List“ (Liste des événements) Questionnaire de Profil)
s’affiche automatiquement. Elle contient une liste de tous les Appels
• Redéfinir votre paramétrage (langue et devise par défaut)
d’Offres auxquels vous êtes invité(e) à participer. Les AO sont classés par
“Statut”.
Le message de bienvenue vous rappelle que
l’utilisation d’ePROC est strictement soumise aux
Conditions Générales que vous avez déjà acceptées
en tant qu’Utilisateur Désigné de la Société. Les
Conditions Générales sont accessibles via le lien
“Participant Terms” (Conditions de participation)
figurant au bas de cette page.
Cliquez sur le nom de
l’événement pour accéder
à son contenu.
22Supplier - Quick Reference
Comment consulter l’événement (2/2)
Consultez la liste de toutes Téléchargez le contenu vers une feuille Excel.
les étapes à suivre pour Téléchargez toutes les pièces jointes en une seule fois.
répondre à l’AO
Accès direct aux
événements
Informations principales sur l’événement : Acheteur, date
de publication, échéance …
23Supplier - Quick Reference
Comment accepter l’Accord
Consultation et Acceptation de l’Accord : L’acceptation de l’Accord est obligatoire pour chaque AO avant de sélectionner les lots et de
soumettre des offres. L’accord relatif à la soumission d’une offre sera identique pour tous les AO publiés sur ePROC.
En cliquant sur [Decline to
respond] (Décliner de répondre),
vous informez l’acheteur que vous
ne participerez pas à l’événement.
Sélectionnez “I accept the terms of this
agreement” (J’accepte les termes de cet
accord) pour pouvoir soumettre vos
réponses et vos offres.
24Supplier - Quick Reference
Comment sélectionner les lots
Cochez la case pour sélectionner les lots ou les line
items auxquels vous souhaitez participer.
Cliquez sur [Submit Selected Lots] (Soumettre les
lots sélectionnés)
25Supplier - Quick Reference
Comment soumettre une réponse
Pour compléter votre réponse,
renseignez tous les champs vides.
Les champs obligatoires sont
indiqués par une astérisque (*).
En cliquant sur le lien ‘’Attach a file’’
(Joindre un fichier), attachez les
pièces jointes à votre réponse.
Après avoir complété votre réponse, Vous pouvez sauvegarder
cliquez sur “Submit entire (bouton ‘’Save’’) votre offre
response“ (Soumettre la réponse avant de soumettre votre
complète) pour la soumettre à Airbus. réponse.
Les erreurs sont indiquées en
rouge.
26Supplier - Quick Reference
Comment transmettre un message (1/2)
Vous pouvez transmettre un message à l’équipe projet.
Si nécessaire, l’acheteur peut répondre publiquement à votre message (la totalité de l’équipe et tous les fournisseurs le
reçoivent) afin d’assurer que toutes les parties prenantes bénéficient du même niveau d’information.
Suivez le lien Event messages pour :
- consulter tous les messages reçus
- transmettre de nouveaux messages
- répondre aux questions
En cliquant sur le bouton [Compose Message] (Rédiger un message),
vous pouvez transmettre de nouveaux messages à l’ensemble de l’équipe
projet.
27Supplier - Quick Reference
Comment transmettre un message (2/2)
Le tableau des messages affiche tous les messages associés à l’événement :
• de System - invitation à l’événement, modification des délais …
• du Event Owner - informations transmises par l’acheteur et son équipe MFT
• de vous-même - questions transmises à l’équipe Airbus.
Vous pouvez trier les messages associés à
l’événement en cliquant sur le nom de la
colonne.
Le menu des options vous permet de :
- Filtrer les messages associés aux événements par
expéditeur
- Exporter les messages vers Excel
28Supplier - Quick Reference
Comment charger un document
29Supplier - Quick Reference
Lorsque le statut est ouvert, le fournisseur peut modifier une réponse
30Supplier - Quick Reference
Mettre à jour un fichier (1/3)
31Supplier - Quick Reference
Mettre à jour un fichier (2/3)
32Supplier - Quick Reference
Mettre à jour un fichier (3/3)
33Supplier - Quick Reference
La réponse est modifiée, un bandeau vert s’affiche
34Supplier - Quick Reference
La modification de réponse n’est plus possible lorsque le statut est en
“Pending Selection”
35Supplier - Quick Reference
Lorsque le statut est réouvert, la modification est possible à nouveau
36Supplier - Quick Reference
1 Présentation générale de ePROC
2 Comment s’inscrire dans ePROC
3 Première connexion
4 Comment effectuer les tâches principales
5 Contact et Aide
37Supplier - Quick Reference
Contact et Aide
Nom d’utilisateur ou mot de passe oublié ?
Cliquez sur le lien
approprié
Contact
Pour plus d’informations, contactez le service desk, joignable 24 heures/24 et 7 jours/7
- par e-mail : support.eproc@airbus.com
- par téléphone : 00 33 1 57 32 48 95
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