EUNIC Statutes Adopted on 17 March 2021
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EUNIC Statutes
Adopted on 17 March 2021
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STATUTS - EU NATIONAL INSTITUTES FOR STATUTES - EU NATIONAL INSTITUTES FOR
CULTURE AISBL CULTURE AISBL
TITRE I — DENOMINATION SOCIALE — SIEGE TITLE I – COMPANY NAME – REGISTERED
SOCIAL — OBJET — DUREE OFFICE – PURPOSE – DURATION
Article 1 — Dénomination sociale — Siège social Article 1 – Corporate name – Registered office
L'association est dénommée "EUROPEAN UNION The Association shall be known as "EUROPEAN
NATIONAL INSTITUTES FOR CULTURE", en UNION NATIONAL INSTITUTES FOR
abrégé "EUNIC", et ci-après "l'Association". CULTURE", abbreviated to "EUNIC", and
hereinafter referred to as "the Association".
L'Association est régie par les dispositions du Code
des sociétés et des associations belges. The Association is governed by the provisions of
the Belgian Code of Companies and
Le siège social de l'Association est établi dans la Associations.
Région de Bruxelles-Capitale – Belgique. Il peut être
transféré, à tout moment, à un autre endroit de la The registered office of the Association is
Région de Bruxelles-Capitale, moyennant une established in the Brussels-Capital Region -
décision du Conseil d'Administration, qui devra être Belgium. It may be transferred at any time to
publiée dans les Annexes du Moniteur Belge endéans another location in the Brussels-Capital Region by
le mois de la décision. a decision of the Board of Directors, which must
be published in the Annexes to the Moniteur
Article 2 — Objet de l'Association Belge within one month of the decision.
L'objet de l'Association, qui poursuit un but Article 2 – Purpose of the Association
désintéressé de nature culturelle, est, dans les limites
du budget disponible, le suivant : The object of the Association, which pursues a
a) créer des partenariats et des réseaux (les not-for-profit purpose of a cultural nature, is,
« Clusters ») entre les Instituts Nationaux within the limits of the available budget, the
pour la Culture de l'Union européenne qui following:
serviront à améliorer et à promouvoir la a) to create partnerships and networks (the
diversité culturelle et la compréhension entre "Clusters") between the National Institutes
les peuples européens ainsi qu'à renforcer le for Culture of the European Union that will
dialogue international et la coopération serve to improve and promote cultural
culturelle avec les pays qui ne sont pas diversity and understanding between the
Membres de l'Union Européenne ; peoples of Europe as well as to strengthen2
b) agir en tant que partenaire de la Commission international dialogue and cooperation
européenne et d'autres institutions with countries that are not Members of the
européennes afin de définir et de mettre en European Union;
œuvre la politique culturelle européenne ; b) act as a partner of the European
c) agir comme défenseur des valeurs liées aux Commission and other European
relations culturelles, en promouvant une institutions in defining and implementing
meilleure compréhension internationale et, European cultural policy;
dans ce cadre, en argumentant pour une voix c) to act as an advocate for the values
forte et indépendante pour le secteur culturel ; related to cultural relations, promoting
d) entreprendre des recherches conjointes qui better international understanding and,
seront valorisées par la Commission within this context, argue for a strong and
européenne et par d'autres organisations (par independent voice for the cultural sector;
exemple, le Conseil de l'Europe) en d) undertake joint research that will be of
complétant la compréhension de vastes value to the European Commission and
problématiques culturelles européennes ; other organisations (e.g. the Council of
e) partager les meilleures pratiques et discuter Europe) to complement the understanding
de questions d'Intérêt commun. of broad European cultural issues;
e) share best practices and discuss issues of
L'Association peut, de manière directe ou indirecte, common interest.
lancer toute action, prendre toutes mesures et faire
toutes déclarations qui pourraient être requises dans The Association may, directly or indirectly, initiate
la poursuite de son but social désintéressé. any action, take any measures and make any
statements that may be required in the pursuit of
Article 3 — Durée its non-profit social purpose.
L'Association est constituée pour une durée Article 3 – Duration
indéterminée.
The Association is established for an indefinite
TITRE II — MEMBRES period of time.
Article 4 — Catégories de membres TITLE II – MEMBERS
L'Association est composée de deux catégories de Article 4 – Categories of membership
Membres : les Membres Effectifs et les Membres
Associés. The Association is composed of two categories of
Members: Full Members and Associate Members.
4.1. Membres Effectifs
Les Membres Effectifs de l'Association sont : 4.1. Full Members
a) i) des entités représentatives au niveau The Full Members of the Association are:
nationales ; ou a) (i) representative national level entities; or
ii) des entités juridiques ayant un certain degré (ii) legal entities with a degree of
d'autonomie qui agissent au nom ou pour le autonomy acting in the name of or on
compte d’une entité de niveau national ; behalf of a national level entity;
b) basée dans un Etat Membre de l'Union b) based in a Member State of the European
européenne ; Union;
c) engaged, beyond their national borders, in
cultural or related activities.
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c) engagée, au-delà de leurs frontières
nationales, dans des activités culturelles ou The minimum number of Full Members is set at
des activités qui y sont liées. three and there is no maximum. A Full Member
from a country that ceases to be an EU Member
Le nombre minimum de Membres Effectifs est fixé à State ceases to be a Full Member. Without
trois et il n'y a pas de maximum. Un Membre Effectif prejudice to its right to withdraw from the
provenant d'un pays qui cesse d'être un Etat Association in accordance with Article 6, it shall
membre de l'UE cesse d'être un Membre Effectif. become an Associate Member from the date on
Sans préjudice de son droit de se retirer de which the country where it is established has
l'Association conformément à l'article 6, il devient un officially left the EU.
Membre Associé à compter de la date à laquelle le
pays où il est établi a officiellement quitté l'UE. Full Members may join the Association by
submitting their application to the General
Les Membres Effectifs peuvent adhérer à Assembly by one of the following two methods:
l'Association en soumettant leur candidature à a) by an application including the explicit
l'Assemblée Générale au moyen de l'une des deux agreement to be legally bound by these
méthodes suivantes: statutes and to initial and sign a copy of
a) par une candidature comprenant l'accord these statutes;
explicite d'être juridiquement tenus par tes b) or, in the case of government ministries,
présents statuts et de parapher et signer by means of a Protocol or appropriate
une copie des présents statuts ; written communication, in all cases, such
b) ou, dans le cas de Ministères membership shall confer on the Ministry
gouvernementaux, par le biais d'un the same rights as other Full Members.
Protocole ou d'une communication écrite
appropriée, dans tous les cas, cette qualité Full Members are admitted by a unanimous
de membre conférera au Ministère autant decision of the General Assembly.
de droits qu'aux autres Membres Effectifs.
Les Membres Effectifs sont admis par une décision 4.2 Associate Members
prise à l'unanimité par l'Assemblée Générale. The Associate Members of the Association are
a) (i) representative national level entities; or
4.2. Membres Associés (ii) legal entities with a degree of
Les Membres Associés de l’Association sont autonomy acting in the name of or on
a) i) des entités représentatives au niveau behalf of a national level entity;
nationales ; ou b) based either in a country which is an
ii) des entités juridiques ayant un certain official candidate for accession to the
degré d'autonomie qui agissent au nom ou European Union, in a Member State of the
pour le compte d’une entité de niveau European Free Trade Association (EFTA),
national ; or in another European country;
b) basée soit dans un Etat candidat officiel à c) engaged, beyond their national borders, in
l'adhésion à l'Union européenne, soit dans un cultural or related activities.
Etat membre de l’Association européenne de
libre-échange (AELE) ou dans un autre pays Associate Members are admitted by a unanimous
européen; decision of the General Assembly. An Associate
c) engagée, au-delà de leurs frontières Member coming from a country that accedes to
nationales, dans des activités culturelles ou the EU becomes a Full Member from the date of
des activités qui y sont liées. its country's accession to the EU.
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Les Membres Associés sont admis par une décision Article 5 – Liability of Members
prise à l'unanimité par l'Assemblée Générale. Un
Membre Associé provenant d'un pays qui adhère à Neither Full Members nor Associate Members
l'UE devient un Membre Effectif à compter de la date shall incur any liability in respect of the
de l'adhésion de son pays à l'UE. Association's commitments beyond the
membership fees they are required to pay in
Article 5 — Responsabilité des Membres accordance with these Statutes.
Tant les Membres Effectifs que les Membres Article 6 – Withdrawal
Associés n'encourent aucune responsabilité, en ce
qui concerne les engagements de l'Association, au- Any Member, whether a Full or Associate
delà des cotisations qu'ils doivent payer Member, is free to withdraw from the Association,
conformément aux présents statuts. without notice, at any time, by submitting its
resignation in writing to the Board of Directors.
Article 6 — Retrait Nevertheless, the Member in question shall
remain liable for the payment of unpaid dues. In
Tout Membre, qu'il soit un Membre Effectif ou un addition, a Member which has given notice of
Membre Associé, est libre de se retirer de withdrawal less than three months before the end
l'Association, sans préavis, à tout moment, en of the financial year shall remain liable for all dues
adressant par écrit sa démission au Conseil for the following financial year.
d'Administration. Néanmoins, le Membre en question
reste tenu de payer les cotisations impayées. De Article 7 – Exclusion
plus, un Membre qui a donné un préavis en vue d'un
retrait moins de trois mois avant la fin de l'exercice 7.1. Exclusion for non-compliance with these
social demeure débiteur pour toutes les cotisations statutes
pour l'exercice social suivant. Without prejudice to Article 7.2 of these Statutes,
any Member, whether a Full Member or an
Article 7 — Exclusion Associate Member, may be excluded by decision
of the General Assembly of Members (not
7.1. Exclusion pour non-respect des présents counting the vote of the Member whose exclusion
statuts is being considered) if it does not comply with
Sans préjudice à l'article 7.2 des présents statuts, these Statutes. Before such a decision is taken,
tout Membre, qu'il soit un Membre Effectif ou un the Member must be heard by the General
Membre Associé, peut être exclu moyennant une Assembly. The General Assembly shall take its
décision de l'Assemblée Générale des Membres decision by secret ballot.
(sans compter la voix du Membre dont l'exclusion est
envisagée) s’il ne respecte pas les présents statuts. The quorum for such a vote is two-thirds of the
Avant qu'une telle décision ne soit prise, le Membre Full Members present or represented (not
doit être entendu par l'Assemblée Générale. counting the vote of the Member whose exclusion
L'Assemblée Générale prend sa décision à bulletins is being considered). Provided the meeting is
secrets. quorate, a decision to exclude a Member shall be
taken unanimously by those present or
Le quorum pour un tel vote est de deux tiers des represented. No right of abstention shall be
Membres Effectifs présents ou représentés (sans permitted for such vote.
compter le vote du membre dont l'exclusion est
envisagé). Si le quorum est atteint, la décision 7.2. Member in default
d'exclure un membre est prise à l'unanimité des
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membres présents ou représentés, aucun droit Any Member, whether a Full Member or
d'abstention n'est autorisé pour ce vote. Associate Member, that has not paid its annual
dues within six months of the date on which such
7.2. Membre en défaillance dues are due is in default. The Board of Directors
Tout Membre, qu'il soit un Membre Effectif ou un shall then send such Member a reminder for
Membre Associé, qui n'a pas payé ses cotisations payment and grant a period of four months for
annuelles endéans les six mois de la date à laquelle payment of the unpaid membership fees. If the
ces cotisations sont dues est en défaut. Le Conseil fees are not paid before the expiry of this four-
d'Administration doit alors envoyer à ce Membre un month period, the Board of Directors may submit
rappel de paiement et accorder un délai de quatre a proposal to expel the defaulting Member to the
mois pour régler les cotisations impayés. Si les General Assembly. A Member whose
cotisations ne sont pas payées avant l'échéance de membership has been terminated for non-
ce délai de quatre mois, le Conseil d'Administration payment of fees may be reinstated after full
peut soumettre la proposition d'exclusion du Membre payment of all fees due in the year in which
défaillant à l'Assemblée Générale. Un Membre pour reinstatement is requested, as well as all fees
lequel il a été mis fin à la qualité de Membre pour remaining due at the time of termination of
non-paiement des cotisations peut réintégrer sa membership.
qualité de Membre après paiement complet de
toutes les cotisations dues dans l'année dans Without prejudice to the first paragraph, any
laquelle la réintégration est demandée, ainsi que de Member in default of payment shall have neither
toutes les cotisations qui restent dues au moment où the right to vote nor to attend the meetings of the
il a été mis fin à la qualité de Membre. Association, nor to participate in its activities, in
particular, but without limiting the generality of the
Sans préjudice au première alinéa, tout Membre en foregoing, in all the activities of the Association's
défaut de paiement ne dispose ni du droit de vote, ni Clusters of which it is a member.
du droit d'assister aux réunions de l'Association, ni
de celui de participer à ses activités, et ce Article 8 – No right to claim
notamment, mais sans limiter la portée générale de
ce qui précède, dans tous les activités des Clusters A Full or Associate Member that has withdrawn or
de l’Association dont il est membre. has been excluded has no claim on the assets of
the Association and cannot claim a refund of the
Article 8 — Aucun droit de créance contributions paid or request compensation for
the services provided. The Member in question
Le Membre Effectif ou Associé qui se sera retiré ou shall remain indebted for all contributions for the
qui aura été exclu, ne peut prétendre aux avoirs de current financial year.
l’Association et ne peut réclamer le remboursement
des cotisations versées ou solliciter une indemnité TITLE III – GENERAL ASSEMBLY
pour les prestations fournies. Le Membre en
question demeure débiteur pour toutes les Article 9 – General Assembly
cotisations de l'exercice social en cours.
The General Assembly of Members (referred to in
TITRE Ill — ASSEMBLEE GENERALE these Statutes as the "General Assembly") is
composed of all Full Members of the Association.
Article 9 — Assemblée Générale It is chaired by the President of the Board of
Directors.
L'assemblée générale des membres (appelée dans
les présents statuts l' « Assemblée Générale ») est
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composée de tous les Membres Effectifs de The General Assembly shall have all the powers
l'Association. Elle est présidée par le Président du necessary to accomplish the purpose of the
Conseil d'Administration. Association, including but not limited to the
following matters:
L'Assemblée Générale dispose de tous les pouvoirs a) the admission of new Full Members and
nécessaires pour accomplir l'objet de l'Association, Associate Members;
en ce compris les matières suivantes, sans que cette b) the election and dismissal of members of
liste soit limitative: the Board of Directors;
a) l’admission de nouveaux Membres Effectifs c) the appointment and dismissal of the
et de Membres Associés ; auditors of the Association on the
b) l’élection et la révocation des membres du recommendation of the Board of Directors
Conseil d'Administration ; and the determination of their fees;
c) la nomination et la révocation des réviseurs d) the approval of the annual accounts and
de l'Association sur recommandation du the management report of the Board of
Conseil d'Administration et la détermination Directors for the past financial year, and
de ses honoraires; the approval of the budget for the following
d) l’approbation des comptes annuels et du year, as well as the amount of the
rapport de gestion du Conseil membership fees;
d'Administration pour l'année financière e) any modification of the present statutes;
écoulée, et l’approbation du budget pour f) the approval of guidelines for the general
l'année suivante, ainsi que le montant des policy of the Association, as well as the
cotisations ; approval of the annual activity plan;
e) toute modification des présents statuts ; g) the dissolution of the Association;
f) l’approbation de lignes directrices quant à la h) the suspension and/or exclusion of one or
politique générale de l'Association, ainsi que more Members of the Association;
l'approbation du plan annuel d'activités ; i) the determination of the powers and
g) la dissolution de l'Association ; functions attributed to the Board of
h) la suspension et/ou l'exclusion d'un ou Directors that are not explicitly attributed
plusieurs Membre(s) de l'Association ; within the framework of these Statutes, in
i) la détermination des compétences et des particular the conditions of employment of
fonctions attribuées au Conseil personnel.
d'Administration et qui ne sont pas
explicitement attribuées dans le cadre des Article 10 – Functioning of the General
présents statuts, notamment les conditions Assembly
d'engagement de personnel.
10.1. Voting rights
Article 10 — Fonctionnement de l'Assemblée Each Full Member is entitled to one vote.
Générale Associate Members may attend the General
Assembly but have no voting rights.
10.1. Droits de vote
Chacun des Membres Effectifs a droit à une seule 10.2. Representatives of Members
voix. Les Membres Associés peuvent assister à Each Full Member is represented by only one of
l'Assemblée Générale, mais n'ont pas de droit de its legal representatives or directors.
vote.
10.3 Proxies
10.2. Représentants des Membres A Full Member that is unable to attend a General
Assembly may be represented by a special proxy
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Tout Membre Effectif est représenté par un seul de which must be another Full Member of the
ses représentants légaux ou de ses administrateurs. Association. No Member may cast more than two
proxy votes.
10.3. Procurations
Un Membre Effectif qui ne peut pas assister à une 10.4 Agenda
Assemblée Générale peut être représente par un The following items shall always be considered to
mandataire spécial qui doit être un autre Membre be included implicitly in the agenda of General
Effectif de l’Association. Personne ne peut exprimer Assembly:
plus de deux votes par procuration. d) dismissal and appointment of members of
the Board of Directors;
10.4. Ordre du jour e) programme of activities of the Association;
Les points suivants doivent être considérés comme f) the Association's business plan.
figurant toujours implicitement à l'ordre du jour des
Assemblées Générales : All items proposed in writing to the President by
a) révocation et nomination des membres du one of the Full Members must be on the agenda
Conseil d'Administration ; of the General Assembly if they have been
b) programme des activités de l'Association ; notified to the President at least fifteen working
c) le business plan de l’Association. days before the General Assembly. The President
must notify these points to the Members (Full and
Tous points proposés par écrit au Président par l’un Associate Members) as well as to the
des Membres Effectifs doivent figurer à l'ordre du representatives of the Cluster established in
jour de l'Assemblée Générale s'ils ont été notifiés au Brussels, by mail, fax or e-mail, at least five
Président au moins quinze jours ouvrables avant la working days before the meeting of the General
tenue de l'Assemblée Générale. Le Président doit Assembly.
notifier ces points aux Membres (Effectifs et
Associés) ainsi qu'aux représentants du Cluster 10.5. Special mandate
établi à Bruxelles, par courrier, télécopie ou courrier The General Assembly may authorise the Board
électronique, au moins cinq jours ouvrables avant la of Directors to delegate some of its statutory
réunion de l'Assemblée Générale. responsibilities to the Director of the EUNIC
general office, which will be called the EUNIC
10.5. Mandat spécial global office. The Director also assumes
L'Assemblée Générale peut autoriser le Conseil representation of the Association with regard to
d'Administration à déléguer certaines de ses the delegated responsibilities.
responsabilités statutaires au Directeur ou Directrice
du bureau général de l'EUNIC, qui sera dénommé In practice this means assuming responsibility for
EUNIC global office. Le Directeur ou La Directrice the day-to-day management of the Association,
assume également la représentation de l’Association which includes all the acts and decisions
en ce qui concerne les responsabilités déléguées. necessary and useful for its smooth day-to-day
operation.
Il s'agit dès lors d'assumer la gestion journalière de
l'Association qui comporte tous les actes et The Director shall be appointed by the Board of
décisions nécessaires et utiles à son bon Directors through a fair and transparent
fonctionnement quotidien. procedure by a simple majority of votes after an
open call to the network of Full Members to recruit
Le Directeur ou La Directrice est nommé(e) par le that person. The term of office of this person shall
Conseil d’Administration dans le cadre d'un be determined by the Board of Directors. The
processus transparent et équitable à la majorité Director may be removed at any time by the
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simple des voix après un appel ouvert au réseau des Board of Directors by a vote of two-thirds majority
Membres Effectifs pour recruter cette personne. La of the members present or represented.
durée du mandat de cette personne sera déterminée
par le Conseil d’Administration. Le Directeur ou la The Director may terminate his or her term of
Directrice peut à tout moment être révoqué(e) par le office by sending a registered letter with six
Conseil d’Administration à la majorité de deux tiers months' notice, which shall take effect from the
des membres présents ou représentés. third day after it is sent.
Le Directeur ou la Directrice peut mettre un terme à 10.6 Local networks ("Clusters")
son mandat moyennant l’envoi d’une lettre The General Assembly has the power to create
recommandée avec un préavis de 6 mois qui prend local networks ("Clusters") in any country of the
effet à dater du troisième jour après son envoi. world for the promotion of the aims and/or
initiatives and projects of the Association.
10.6. Réseaux locaux (« Clusters ») Clusters only exist if they have been recognised
L'Assemblée Générale a le pouvoir de créer des as such by the General Assembly and operate
réseaux locaux (« Clusters ») dans n'importe quel subject to its control.
pays du monde en vue de la promotion des buts et
ou initiatives et projets de l'Association. Ces Clusters The General Assembly of the Association has the
n'existent que s'ils ont été reconnus comme tels par power to determine the criteria for membership of
l'Assemblée Générale et ils agissent sous son Clusters and the Association remains the owner
contrôle. of the rights to the name "EUNIC" and its
associated logos.
L'Assemblée Générale de l’Association a le pouvoir
de déterminer les critères d'adhésion à ces Clusters The General Assembly can adopt rules for the
et l’Association reste propriétaire des droits liés au functioning of Clusters.
nom ''EUNIC" et ses logotypes qui y sont associés.
The Cluster established in Brussels has a special
L'Assemblée Générale peut adopter des règles pour status. Its contracts and finances are an integral
le fonctionnement de ces Clusters. part of the Association. In addition, the Brussels
Cluster can send an observer to the General
Le Cluster établi à Bruxelles a un statut spécial. Ses Assemblies of the Association. The representative
contrats et finances font partie intégrante de in question does not have voting rights.
l'Association. En outre, ce Cluster peut envoyer un
observateur aux Assemblées Générales de The General Assembly will establish the rules
l'Association. Le représentant en question ne applicable to the operational activities of the
dispose pas de droit de vote. Brussels Cluster.
L'Assemblée Générale établira les règles relatives Article 11 – Holding of the General Assembly
aux activités opérationnelles du Cluster établi à
Bruxelles. 11.1. Ordinary General Assembly
An Ordinary General Assembly must be held at
Article 11 – Tenue de l’Assemblée Générale least once a year. The agenda of the Ordinary
General Assembly includes the approval of the
11.1. Assemblée Générale Ordinaire financial situation of the Association for the past
Une Assemblée Générale Ordinaire doit se tenir au financial year, the approval of the budget for the
moins une fois par an. L'ordre du jour de following financial year, as well as the discharge
l'Assemblée Générale Ordinaire comprend of the members of the Board of Directors.
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l'approbation de la situation financière de
l'Association pour l'exercice financier écoulé, 11.2. Extraordinary General Assembly
l'approbation du budget pour l'exercice financier The President of the Board of Directors must
suivant, ainsi que la décharge aux membres du convene an Extraordinary General Assembly in
Conseil d'Administration. order to amend these Statutes when the interests
of the Association so require and/or at the request
11.2. Assemblée Générale Extraordinaire of the Board of Directors or at the request of at
Le Président du Conseil d’Administration doit least one-fifth of the Full Members with voting
convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire rights. The latter must specify the points they wish
en vue de modifier les présents statuts lorsque to submit to the Extraordinary General Assembly
l'intérêt social l'exige et/ou à la demande du Conseil for decision.
d'Administration ou à la demande d'au moins un
cinquième des Membres Effectifs ayant droit de Article 12 – Rules for deliberations of the
vote. Ces derniers doivent spécifier les points qu'ils General Assembly
désirent soumettre à l'Assemblée Générale
Extraordinaire pour décision. 12.1. Notice of a General Assembly
The President must convene any General
Article 12 – Règles de délibération de Assembly, whether Ordinary or Extraordinary, at
l'Assemblée Générale least twenty (20) working days before the date
scheduled for the meeting. Convening notices
12.1. Convocations must be sent to both Full Members and Associate
Le Président doit convoquer toute Assemblée Members, as well as to the Brussels Cluster's
Générale, qu'elle soit Ordinaire ou Extraordinaire, au representative. Convening notices are sent by
moins vingt (20) jours ouvrables avant la date mail, fax or e-mail. Convening notices must
prévue pour la réunion. Les convocations doivent mention the date of the General Assembly, the
être adressées tant aux Membres Effectifs qu'aux place where it will be held, as well as its agenda,
Membres Associés, ainsi qu'aux représentants du without prejudice to what is provided for in Article
Cluster à Bruxelles. Les convocations sont faites par 10.4.
courrier, télécopie ou courrier électronique. Les
convocations doivent mentionner la date de 12.2 Representation
l'Assemblée Générale, l'endroit où elle se tiendra, Each Member shall be represented by its
ainsi que son ordre du jour, sans préjudice de ce qui representative, who may personally appoint a
est prévu à l'article 10.4. substitute. Substitutes may attend General
Assemblies and act as the Member's
12.2 Représentations representative. In such a case, the President shall
Chaque Membre est représenté par son be notified in writing in advance that a substitute
représentant qui peut lui-même désigner un has been appointed.
suppléant. Ces suppléants peuvent assister aux
Assemblées Générales et agir en représentation du 12.3. President
Membre. Dans ce cas, le Président doit être averti General Assemblies of the Members are chaired
au préalable, par écrit, de la nomination d'un by the President of the Board of Directors or, in
suppléant. his absence, by the Vice-President.
12.3. Président 12.4. Secretary
Les assemblées générales des membres sont At the beginning of each meeting, the President
présidées par le Président du Conseil shall appoint a secretary responsible for taking
minutes of the meeting.
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d'Administration et, en son absence, par un vice-
président. 12.5. Quorums – Majorities
Unless otherwise provided for in these Statutes,
12.4. Secrétaire the decisions of the General Assembly are valid
Au début de chaque réunion, le Président doit only if:
désigner un Secrétaire responsable de la rédaction a) (i) in the case of an Ordinary General
du procès-verbal de la réunion. Assembly, at least half of the Full
Members with voting rights are present or
12.5. Quorums — Majorités represented by proxy; and
Sauf disposition contraire dans les présents statuts, (ii) in case of an Extraordinary General
les décisions de l'Assemblée Générale ne sont Assembly, at least two thirds of Full
valables que si : Members with voting rights are present or
a) (i) en cas d'Assemblée Générale Ordinaire, represented by proxy and;
au moins la moitié des Membres Effectifs b) they are approved by a simple majority of
ayant le droit de vote sont présents ou the votes cast, it being understood that
représentés par procuration ; et decisions to admit or exclude Members
(ii) en cas d'Assemblée Générale (whether Full or Associate Members) and
Extraordinaire, au moins les deux tiers de decisions relating to the dissolution of the
Membres Effectifs ayant le droit de vote sont Association require the unanimity of the
présents ou représentes par procuration et ; votes present or represented.
b) elles sont approuvées par une majorité
simple des votes exprimes étant entendu que Without prejudice to the provisions of Article 10.4,
les décisions d'admission ou d'exclusion des no resolution may be voted on an item which is
Membres (qu'ils soient Effectifs ou Associés) not on the agenda mentioned in the notice of
ainsi que les décisions relatives à la meeting, unless all Full Members present or
dissolution de l'Association requièrent represented and entitled to vote by proxy agree.
l'unanimité des voix présentes ou
représentées. 12.6. Minutes
The draft minutes prepared by the Secretary of
Sans préjudice de ce qui est prévu à l'article 10.4, il the meeting will be communicated to the
ne peut être procédé au vote d'une résolution sur un Members (whether Full or Associate Members),
point qui ne figure pas à l'ordre du jour mentionné as well as to the representative of the Brussels
dans la convocation, à moins que tous les Membres Cluster, by mail, fax or e-mail, no later than one
Effectifs présents ayant le droit de vote ou month after the General Assembly and will be
représentés par procuration soient d'accord. approved, including amendments, at the
12.6. Procès-verbaux beginning of the next General Assembly. These
Le projet de procès-verbal préparé par le Secrétaire minutes must then be signed by the President
de la réunion sera communiqué aux Membres (qu'ils and by the Secretary who drafted them. The
soient Effectifs ou Associés), ainsi qu'au minutes must be kept at the registered office of
représentant du Cluster établi à Bruxelles, par the Association and must remain accessible to
courrier, télécopie ou courrier électronique, au plus the Members (whether Full or Associate
tard dans le mois qui suit la tenue de l'Assemblée Members), as well as to the representatives of the
Générale et sera approuvé, modifications incluses, Brussels Cluster.
au début de l'Assemblée Générale suivante. Ces
procès-verbaux doivent ensuite être signés par le Article 13 – Amendment of the Statutes
Président et par le Secrétaire qui les a rédigés. Les
procès-verbaux doivent être conserves au siège de
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l'Association et doivent demeurer accessibles aux An Extraordinary General Assembly convened for
Membres (qu'ils soient Effectifs ou Associés), ainsi this purpose may amend these Statutes provided
qu'aux représentants du Cluster établi à Bruxelles. that (i) the President has sent a written invitation
to attend, including the proposed amendment on
Article 13 — Modification des statuts the agenda, at least twenty working days before
the date of the meeting, (ii) at least two thirds of
Une Assemblée Générale Extraordinaire convoquée the Full Members entitled to vote are present or
à cet effet peut modifier les présents statuts à represented by proxy and (iii) the amendments
condition que (i) une convocation mentionnant à are decided by a two-thirds majority of the votes
l'ordre du jour la proposition de modification ait été cast or a four-fifths majority if the amendment
envoyée par écrit par le Président au moins vingt concerns the Association's not-for-profit purpose.
jours ouvrables avant la date de la réunion, (ii) au
moins deux tiers des Membres Effectifs ayant droit A second Extraordinary General Assembly shall
de vote soient présents ou représentés par be convened by the President if the quorums are
procuration et (iii) les modifications soient décidées à not reached for the Extraordinary General
une majorité de deux-tiers des votes exprimés ou à Assembly convened in accordance with the
une majorité des quatre-cinquièmes si la previous paragraph.
modification concerne l'objet social de l'Association.
Any amendment to these Statutes is governed by
Une seconde Assemblée Générale Extraordinaire article 2:5, §4 of the Code of Companies and
sera convoquée par le Président si les quorums ne Associations and will be published in the
sont pas atteints pour l'Assemblée Générale Appendices to the Moniteur Belge.
Extraordinaire convoquée conformément à l’alinéa
précédent. Article 14 – Written decisions
Toute modification apportée aux présents statuts est The Board of Directors may decide not to
régie par l’article 2:5, §4 du Code des sociétés et convene the General Assembly and ask the Full
des associations et sera publiée aux Annexes du Members to take certain decisions in writing. The
Moniteur Belge. decisions that may be subject to this written
procedure are all those that fall within the power
Article 14 — Décisions écrites of the General Assembly.
Le Conseil d'Administration peut décider de ne pas The President must send to the Members (either
convoquer l'Assemblée Générale et demander aux Full or Associate Members), as well as for
Membres Effectifs de prendre par écrit certaines information purposes only to the representative of
décisions. Les décisions qui peuvent faire l'objet de the Brussels Cluster, the proposals for decisions
cette procédure écrite sont toutes celles qui relèvent in writing - whether by mail, fax or e-mail - and
du pouvoir de l'Assemblée Générale. must set a deadline of at least twenty working
days for adopting or rejecting the proposals for
Le Président doit adresser aux Membres (soit decisions. Full Members must inform the
Effectifs, soit Associés), ainsi au titre d’information President of their decision within the time limit set,
seul au représentant du Cluster établi à Bruxelles, by registered mail or fax or a scanned e-mail with
les propositions de décision par écrit — que ce soit a signature. The decision must be signed by the
par courrier, télécopie ou courrier électronique — et Full Member’s representative or nominated
doit fixer un délai d'au moins vingt jours ouvrables substitute.
pour adopter ou rejeter les propositions de
décisions. Les Membres Effectifs doivent faire part
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de leur décision au Président dans le délai imparti, Decisions taken in writing will only be validly
par courrier recommandé ou téléfax ou un scan de adopted if the majorities provided for a General
courrier électronique indiquant une signature. La Assembly vote have been respected. Decisions
décision doit être signée par le Membre Effectif ou will be sent to all Members (including the
son suppléant. representative of the Brussels Cluster), by mail,
fax or e-mail, within five days of the decision.
Les décisions prises par écrit ne seront valables que
si les majorités prévues pour les assemblées TITLE IV – BOARD OF DIRECTORS
générales ont été respectées. Les décisions seront
envoyées à tous les Membres (en ce compris le Article 15 – Board of Directors
représentant du Cluster établi à Bruxelles), par
courrier, télécopie ou courrier électronique, endéans 15.1. Attributions
les cinq jours de la décision. The Board of Directors acts as a college and is
vested with broad powers to carry out all acts of
TITRE IV — CONSEIL D'ADMINISTRATION management and administration relating to the
Association. The Board of Directors is vested with
Article 15 — Conseil d'Administration all powers not reserved to the General Assembly
by these Statutes. The powers of the Board of
15.1. Attributions Directors include, but are not limited to, the
Le Conseil d'Administration agit en collège et est following matters:
investi de larges pouvoirs pour accomplir tous les a) definition of "guidelines" relating to the
actes de gestion et d'administration relatifs à general policy of the Association;
l'Association. Le Conseil d'Administration est investi b) definition and development of an annual
de tous les pouvoirs qui ne sont pas réservés à business plan to be submitted to the
l'Assemblée Générale par les présents statuts. Les General Assembly;
compétences du Conseil d'Administration incluent c) an annual meeting with the European
les matières suivantes, sans que cette liste soit Union institutions;
limitative : d) submission to the General Assembly of
a) définition des "lignes directrices" relatives à proposals for the appointment of
la politique générale de l'Association ; Members;
b) définition et développement d'un plan annuel e) supervision of budget implementation;
d'activités à soumettre à l'Assemblée f) preparation of an annual balance sheet
Générale; and related report, and of an annual
c) une réunion annuelle avec les institutions de budget with projections, as well as the
l'Union européenne ; submission of these documents to the
d) soumission à l'Assemblée Générale des General Assembly.
propositions de nomination des Membres ;
e) supervision de l'exécution du budget ; 15.2. Composition
f) préparation d'un bilan annuel, d'un rapport y The Board of Directors is composed of the
relatif, et d'un budget annuel avec des President, the Vice-President and four ordinary
projections, ainsi que la soumission de ces members.
documents à l'Assemblée Générale.
15.3. Method of appointment
15.2. Composition The President, the Vice-President and the
Le Conseil d'Administration est composé du ordinary members of the Board of Directors are
Président, du Vice-président ainsi que de quatre elected and appointed by the General Assembly
membres ordinaires. by a simple majority of the votes cast.
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15.3. Mode de nomination Candidates for the Board of Directors can only be
Le Président, le Vice-président et les membres proposed by Full Members of the Association.
ordinaires du Conseil d'Administration sont élu et
nommé par l'Assemblée Général par majorité simple The terms of office of the President, the Vice-
des voix émises. President and the ordinary members of the Board
of Directors begin at the time indicated in the
Les candidats pour le Conseil d'Administration agenda of the General Assembly.
peuvent seulement être proposes par des membres
effectifs de l'Association. All mandates of the Board of Directors are
personal and non-transferable. They are unpaid.
Les mandats du Président, du Vice-président et des The General Assembly may adopt rules
membres ordinaires du Conseil d'Administration concerning the direct expenses incurred by the
commencent au moment indiqué dans l'ordre du jour President and Vice-President.
de l'Assemblée Générale.
15.4. Functions of the President and Vice-
Tous les mandats au Conseil d'Administration sont President
personnels et ne sont pas transférables. Ils sont The President shall hold office for a period of one
non-rémunérés. L'Assemblée Générale peut adopter year, at the end of which he shall be succeeded
des règles concernant les dépenses directes by the Vice-President, who shall also hold office
engagées par le Président et le Vice-président. for a period of one year.
15.4. Fonctions du Président et du Vice- If the President is unable to carry out his duties,
Président the Vice-President shall assume the Presidency
Le Président a un mandat d'une durée d’un an, au for the remainder of the absent President's term.
terme duquel il est succédé par le Vice-président, In this case a new Vice-President must be elected
dont le mandat est également d'une période d'un an. at the next General Assembly.
If the Vice-President is unable to carry out his
Si le Président ne peut pas effectuer ses obligations, duties, the Board of Directors shall appoint an
le Vice-président doit assumer la présidence pour le Acting Vice-President from among its members
reste du mandat du Président défaillant. Dans ce cas for the remainder of the Vice-President's term.
un nouveau Vice-président doit être élu lors de
l'Assemblée Générale suivante. In the event that the President and the Vice-
President retire at the same time, elections for the
Si le Vice-président ne peut pas effectuer ses vacant seats must be held concurrently.
obligations, le Conseil d'Administration doit nommer
un Vice-président par intérim parmi ses membres 15.5. Term of office of the ordinary members
pour le reste du mandat du Vice-président. of the Board of Directors
Ordinary members of the Board of Directors have
Dans le cas où le Président et le Vice-président se a two-year term of office, after which they may be
retirent en même temps, des élections pour les re-elected for a further consecutive two-year term.
places vacantes doivent être organisées en même
temps. The outgoing President and Vice-President are
eligible for election to the Board of Directors,
15.5. Mandat des membres ordinaires du Conseil provided that their appointments to the Board of
d'Administration Directors do not exceed a period of four
consecutive years.
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Les membres ordinaires du Conseil d'Administration
ont un mandat de deux ans, après quoi ils peuvent 15.6. Termination of office and dismissal of
être réélus pour un nouveau mandat consécutif de members of the Board of Directors
deux ans. Notwithstanding the right to terminate the
Le Président et le Vice-président sortant sont mandate of a member of the Board of Directors
éligibles pour l'élection des membres du Conseil with immediate effect on serious grounds, the
d'Administration, pour autant que leurs nominations President, the Vice-President or any other
au Conseil d'Administration n'excèdent pas une ordinary member of the Board of Directors may
période de quatre ans consécutifs. be dismissed at any time by the General Meeting,
provided that (i) half of the members are present
15.6. Cessation de fonctions et révocation des or represented by proxy and (ii) the decision is
membres du Conseil d’Administration taken by a majority of two thirds of the votes.
Nonobstant le droit de résilier le mandat d’un
membre du Conseil d’Administration avec effet The members of the Board of Directors may
immédiat en cas de motif grave, le Président, le terminate their term of office by sending a
Vice-président ou tout autre membre ordinaire du registered letter which shall take effect from the
Conseil d'Administration peut être révoqué à third day after it is sent.
n'importe quel moment par l'Assemblée Générale, à
condition que (i) la moitié des membres soient 15.7. Creation of commissions
présents ou représentés par procuration et que (ii) la The Board of Directors may create committees,
décision soit prise par une majorité de deux tiers des each chaired by a member of the Board of
voix. Directors, to deal with specific issues.
Les membres du Conseil d’Administration peuvent Article 16 – Conduct of the Board of Directors
mettre un terme à leur mandat moyennant l’envoi
d’une lettre recommandée qui prend effet à dater du The meetings of the Board of Directors are called
troisième jour après son envoi. by the President. The President must convene the
Board of Directors when the Vice-President so
15.7. Création des commissions requests.
Le Conseil d'Administration peut créer des
commissions, chacune présidée par un membre du Meetings of the Board of Directors may be held
Conseil d'Administration, pour prendre en charge by telephone or by video conference.
des problématiques spécifiques.
Except in cases of urgency, notices must be sent
Article 16 — Tenue du Conseil d’Administration at least fifteen working days before the date of the
meeting. Notices of meetings shall be sent by
Les réunions du Conseil d'Administration sont fixées mail, fax or e-mail.
par le Président. Celui-ci doit convoquer le Conseil
d'Administration quand le Vice-président le Unless it is adopted unanimously by the Board of
demande. Directors, no resolution may be passed in respect
of any item that is not mentioned on the agenda
Les réunions du Conseil d'Administration peuvent accompanying the notice of the meeting.
être tenues par téléphone ou par vidéo conférence.
Article 17 – Presidency of the Board of
Sauf en cas d'urgence, les convocations doivent être Directors
adressées au moins quinze jours ouvrables avant la
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date de la réunion. Les convocations sont envoyées The Board of Directors is chaired by the President
par courrier, télécopie ou courrier électronique. or, in his absence, by the First Vice-President.
A moins que le Conseil d'Administration ne l'adopte Each member of the Board of Directors has one
à l'unanimité, aucune résolution ne peut être vote.
adoptée en ce qui concerne un point qui n'est pas
mentionné à l'ordre du jour accompagnant la Article 18 - Decisions of the Board of
convocation. Directors
Article 17 — Présidence du Conseil 18.1 Decision-making procedure of the Board
d’Administration of Directors
The decisions of the Board of Directors shall be
Le Conseil d'Administration est présidé par le taken by a simple majority of the votes cast by its
Président ou, en son absence, par le premier Vice- members present or represented. In the event of
président. a tie, the President of the Board of Directors shall
Chaque membre du Conseil d'Administration a une have the casting vote.
seule voix.
However, the Board of Directors may only sit
Article 18 — Décision du Conseil validly if more than half of its members are
d'Administration present or represented by written proxy given to
another member of the Board of Directors.
18.1 Mode de décision du Conseil
d'Administration No member of the Board of Directors may hold
Les décisions du Conseil d'Administration sont more than one proxy.
prises à la majorité simple des voix émises par ses
membres présents ou représentés. En cas de parité When the attendance quorum is not met so as to
des voix, la voix du Président du Conseil permit the Board of Directors to deliberate validly,
d’Administration est prépondérante. a new notice is sent to the members of the Board
of Directors and the items on the agenda of the
Toutefois, le Conseil d'Administration ne peut siéger subsequent meeting may be voted on regardless
valablement que si plus de la moitié de ses of the number of members present or
membres sont présents ou représentés par represented.
procuration écrite à un autre membre du Conseil
d’Administration. 18.2 Minutes of the Board of Directors'
meetings
Nul membre du Conseil d'Administration ne peut être The draft minutes of the meetings of the Board of
porteur de plus d'une procuration. Directors shall be prepared by the Secretary
designated at the beginning of the meeting and
Lorsque le quorum de présence n'est pas réuni pour shall be circulated among the members of the
permettre au Conseil d'Administration de délibérer Board of Directors within one month of the
valablement, une nouvelle convocation est adressée meeting at the latest and shall be approved at the
aux membres du Conseil d’Administration et les beginning of the next meeting of the Board of
points à l'ordre du jour de la séance ultérieure Directors. These minutes must then be signed by
peuvent être votés quel que soit le nombre dédits the President and by the Secretary who drew
membres, présents ou représentés. them up. The minutes must be sent to all
Members (whether Full or Associate Members) as
well as to the Brussels Cluster representative.
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