ARMEN vague 3 Simplification du processus achat - Nord Livrable long - ARS Auvergne-Rhône-Alpes

 
ARMEN vague 3 Simplification du processus achat - Nord Livrable long - ARS Auvergne-Rhône-Alpes
ARMEN vague 3
Simplification du processus achat - Nord
              Livrable long
ARMEN vague 3 Simplification du processus achat - Nord Livrable long - ARS Auvergne-Rhône-Alpes
Présentation de l’équipe

                             • Responsable du service achats
      Annie Barbier          • CH Lens

                             • Responsable des services économiques
       Agnès Boy             • Institut Robert Merle d'Aubigné
                                                                                                                 Segment
                             • AAH
    André Cosqueric          • CH Quimper                                                                        SPA Nord

                             • Responsable achats
   Dominique Durand          • Hôpital Mémorial Saint-Lô
                             • Attachée d'Administration Hospitalière à la Direction de la
    Béatrice François          Logistique et des Equipements
                             • EPSM de l'Agglomération Lilloise
                             • Adjoint des cadres
    Vincent Lahaeye          • CH Guingamp

                             • Responsable achats
  Jean-Claude Le Guen        • C.H.P.C.

                             • Directeur des Achats et de la Logistique
    Etienne Le Miere         • Institut de Cancérologie de l'Ouest

                             • Directeur achat et Services éco
    Maxime Meunier           • CH Blois                                                      PARRAIN                              LEADER
                             • Attachée d'Administration Hospitalière à la Direction des
     Valérie Mignon            Travaux et du Patrimoine                                        Yves Gaubert                       Benoit Rault
                             • EPSM de l'Agglomération Lilloise                              Responsable pôle                    Directeur adjoint
                             • chef du département « Performance de l’offre »                finance et BDHF                       CH Lannion
    Stéphane Paporé          • UGAP                                                                FHF
                             • Directrice des achats et de la logistique
   Christine Pelligand       • CH St. Nazaire

Marie Joelle Racine Martin
                             • Directrice Services éco                                                      ASSISTANT
                             • Hospices Civils de Beaune

                             • AAH
                                                                                                                Daniel Caby
     Liliane Tanguy          • EPSM Quimper                                                                       DGOS
                             • attaché d'administration hospitalière
    Antoine Wallaert         • CH St. Nazaire

                                                                                                    Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 1
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Sommaire

      Présentation du périmètre et cartographie des dépenses

      Analyse de la situation actuelle

      Bonnes Pratiques

      Opportunités

                                            Rappel de l’objectif de travail du
      Matrice enjeux-efforts                  groupe : simplification du
                                                  processus achat ou
                                                     amélioration?
      Conclusion

                                                       Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 2
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Sommaire

      Présentation du périmètre et cartographie des dépenses

      Analyse de la situation actuelle

      Bonnes Pratiques

      Opportunités

      Matrice enjeux-efforts

      Conclusion

                                                      Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 3
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Périmètre: le processus achat-approvisionnement classique, résumé ici en dix
étapes.

                                                             Processus complet achat-approvisionnement

1               2                 3                      4                    5                       6               7                  8             9                10
                                                                                     Analyse des
                                                                                                                                                                             Suivi
 Analyse                Analyse       Définition de la       Rédaction                 offres,
                                                                                                          Passation des   Réception,          Liquidation,                    et
 interne des            externe       stratégie achat        du DCE et                sélection                                                              Paiement
                                                                                                           commandes      distribution       mandatement,                    évalu
 besoins                                                     publication            fournisseurs,
                                                                                                                                                                             ation
                                                                                     notification

                                                                           Achat: étapes 1 à 5 + 10

                                                                           Approvisionnement: étapes 6 à 9

    * source: Etude sur le coût global de gestion du processus achat-approvisionnement par le Resah IDF, 2012

                                                                                                                               Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 4
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Périmètre défini par le groupe: Les fonctions principales associées à chaque
étape du processus (1/2)

                                                                                                      Définition de la
    Analyse interne des                                                                                stratégie achat
                                             Analyse externe
          besoins
                                                                                             • Adhésion ou création de
                                           • Veille technologique et                                groupements de
      • Planification des                                                                             commande
                                                   réglementaire
         investissements                                                                     • Recours centrales achat
                                              • Connaissance du
       • Recensement                                                                          • Choix des procédures
                                             marché, organisation de
       • Dialogue avec                                                                             • Allotissement
                                                  la concurrence
           prescripteurs
                                             • Information sur les                             • Formes des marchés
    • Etudes de faisabilité,                                                                   • Montage contractuel
                                                 groupements et                                  • Identification des
        audits, définition                      centrales existants                                     critères
   • Etudes en cout complet
                                                                                              • Choix des supports de
                                                                                                        publicité
              1                                        2             Analyse des offres,                     3
                                                                    sélection fournisseurs,
                        Rédaction du DCE et                               notification
                             publication
                                                                     • Accueil des candidats
                                                                •   Réception des candidatures et
                        • Rédaction documents
                                                                               analyse
                              techniques et                        • Réception des offres, des
                              administratifs                        échantillons, fiches techniques
                            • Publications                          • Essais, visites de sites
                           • Plateforme de                        • Cotations des offres, choix
                                                                 • Informations aux concurrents
                            dématérialisation,
                                                                         • Notifications
                       • Réponses aux questions                    • Publications des résultats
                                                                • Constitution dossiers marchés
                                                                  • Pièces justificatives Trésor

                                  4                                              5
                                                                                        Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 5
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Périmètre défini par le groupe: Les fonctions principales associées à chaque
étape du processus (2/2)

                                                     Réception,
      Passation des                                                                                     Liquidation,
                                                     distribution                                       mandatement
       commandes
                                               • Réceptions, colisage,                            • Gestion des litiges
   • Distinguer exécution et
      engagement comptable
                                                  distributions dans les                        • Réception des factures
       • Traitement des
                                                         services                                • Rapprochements des
                                                 • Lieux de livraison                                      pièces
        demandes internes,
                                                • Gestion des stocks                              • Centralisation des
       délégation, dotations
                                                    • Vérifications                                       activités
    • Réapprovisionnement
                                              • Plateformes logistiques,                        • Vérification Service fait
            des stocks
    • Décisions d’exécution
                                                   regroupements de                             • Validation, délégations
                                                         magasins                                   • Mandatement

              6                                            7                                                  8
                                                                         Suivi et évaluation
                               Paiement
                                                                     •     Suivi de la performance du
                                                                                   prestataire
                           • Informations aux                            • Gestion des révisions
                                fournisseurs                               • Gestion des durées
                                                                       • Enquêtes de satisfaction
                        • Délais, gestion intérêts                      • Suivi dans le cadre des
                                 moratoires                                       groupements
                          • Gestion escomptes                            • Visites contradictoires
                                                                          • Comparatifs des prix
                         • Relevés fournisseurs                                 • Avenants
                             • Gestion des                             • Gestion des défaillances
                               compléments                          • Gestion des litiges et imprévus
                                                                      • Suivi des consommations
                              • Paiement                              • Préconisations de bonnes
                                                                                    pratiques

                                    9                                              10
                                                                                          Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 6
ARMEN vague 3 Simplification du processus achat - Nord Livrable long - ARS Auvergne-Rhône-Alpes
Quelques fonctions transverses à l’ensemble du processus

                       Fonctions transverses

                                 Dématérialisation

                                  Automatisation

                                  Informatisation

                                Gestion des stocks

                                                     Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 7
ARMEN vague 3 Simplification du processus achat - Nord Livrable long - ARS Auvergne-Rhône-Alpes
Périmètre : Une seule exclusion prise en compte

                  Travaux en investissement

               • peu de rapport avec le processus achat
                     / approvisionnement classique
                • Impact très spécifique des travaux en
                 investissement sur le processus achat /
                           approvisionnement

                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 8
ARMEN vague 3 Simplification du processus achat - Nord Livrable long - ARS Auvergne-Rhône-Alpes
Rappel des étapes du processus achat et des moyens qui y sont consacrés

Pour le CH de Lannion, 63% des ressources du processus sont concentrées sur les phases
d’approvisionnement

                 1          2              3                   4                 5                   6                7                  8                  9
                                                                                                                                                                   Suivi et
                                                                                      Analyse des                                                                évaluation
Processus         Analyse
                                               Définition de       Rédaction            offres,           Passation                          Liquidation,            de
complet           interne        Analyse                                                                                  Réception,
                                               la stratégie        du DCE et           sélection            des                              mandateme          performance
                  des            externe                                                                                  distribution
                                                  achat            publication       fournisseurs,       commandes                           nt, paiement        , suivi des
                  besoins
                                                                                      notification                                                              consommati
                                                                                                                                                                     ons

Part des
sous-
segments         10%             7%             2%                  3%                  6%                 20%              29%                 14%                 9%
dans le
processus*

                                                                                                                   Part des phases
                                                                                                         d’approvisionnement : 63% des ETP

                     Achat: étapes 1 à 5 + 9                                                         Approvisionnement: étapes 6 à 8

               * source: CH Lannion

                                                                                                                 Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 9
Analyse de la répartition des ressources sur le processus: focus sur des établissements
 Focus sur le CH de Beaune: une répartition des ressources liée à la nature des
 produits / services achetés
                 1          2             3                   4                  5                   6                7                  8                  9
                                                                                                                                                                   Suivi et
 Processus                                                                            Analyse des                                                                évaluation
                  Analyse
    achat                                     Définition de        Rédaction            offres,           Passation                          Liquidation,            de
                  interne       Analyse                                                                                   Réception,
                                              la stratégie         du DCE et           sélection            des                              mandateme          performance
                  des           externe                                                                                   distribution
approvisionne     besoins
                                                 achat             publication       fournisseurs,       commandes                           nt, paiement        , suivi des
                                                                                      notification                                                              consommati
    ment                                                                                                                                                             ons

 Achats non
                  10%           5%             4%                   8%                  9%                 23%              19%                 17%                 7%
  médicaux

 Pharmacie        1%            0%             0%                   0%                  1%                 20%              59%                 15%                 0%

Autres achats
                  14%           13%            4%                  17%                 24%                 8%               20%                  0%                0%
 médicaux

      Répartition des ETP par type de                         Le déséquilibre observé dans la répartition des ressources est plus
               produit acheté                                              marqué pour les médicaments et les DM:
         7%                                                           94% des ressources sont allouées aux phases
                                     Achats non                  d’«approvisionnement » contre 28% pour les autres achats
         35%
                                     médicaux                                            médicaux
                58%                  Pharmacie
                                                                              On observe une part importante des achats non médicaux:
                                     Autres achats                58% des ressources. Cela est du au fait que les travaux sont inclus dans les données
                                     médicaux                                                    relatives aux ETP
                                                                                                                 Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 10
Analyse de la répartition des ressources sur le processus: focus sur des établissements
 Focus sur le CH public du Cotentin: La nature de la pharmacie est telle que la
 partie réception distribution est la plus importante en termes d’ETP
                1         2             3                   4                 5                   6                7                  8                  9
                                                                                                                                                                Suivi et
 Processus                                                                         Analyse des                                                                évaluation
                Analyse
    achat                                   Définition de       Rédaction            offres,           Passation                          Liquidation,            de
                interne       Analyse                                                                                  Réception,
                                            la stratégie        du DCE et           sélection            des                              mandateme          performance
                des           externe                                                                                  distribution
approvisionne   besoins
                                               achat            publication       fournisseurs,       commandes                           nt, paiement        , suivi des
                                                                                   notification                                                              consommati
    ment                                                                                                                                                          ons

Pharmacie –
                14%           4%             5%                  2%                  6%                 33%              30%                  2%                 4%
Médicaments

Pharmacie –
                12%           3%            14%                  3%                 13%                 20%              30%                  1%                 4%
   DMS

 Pharmacie
                13%           3,5%          9,5%                2,5%               9,5%                26,5%             30%                 1,5%               4%
 (ensemble)

                                                                                                      Part des phases d’«approvisionnement»: 58%

     Dont 30% pour la seule phase de                                                              - Très grand nombre de références
           réception/distribution                                                                     - Gestion des péremptions
       (le ratio monte à 33% pour les                                                                  - Distribution nominative
                médicaments)                                                                          - Sécurisation des produits
                                                                                                               Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 11
Analyse de la répartition des ressources sur le processus: focus sur des établissements
 Focus sur le CH de Lens: La nature des travaux/maintenance est telle que les
 parties analyse interne et suivi sont les plus importantes en termes d’ETP
                1          2             3                   4                 5                   6                7                  8                  9
                                                                                                                                                                 Suivi et
 Processus                                                                          Analyse des                                                                évaluation
                 Analyse
    achat                                    Définition de       Rédaction            offres,           Passation                          Liquidation,            de
                 interne       Analyse                                                                                  Réception,
                                             la stratégie        du DCE et           sélection            des                              mandateme          performance
                 des           externe                                                                                  distribution
approvisionne    besoins
                                                achat            publication       fournisseurs,       commandes                           nt, paiement        , suivi des
                                                                                    notification                                                              consommati
    ment                                                                                                                                                           ons

  Travaux        14%           3%             2%                 15%                  8%                 6%                7%                 10%                35%

Maintenance      18%           4%             2%                  8%                  6%                 6%               15%                  8%                33%

  Moyenne        16%           3,5%           2%                 11,5%                7%                 6%               11%                  9%                34%

   Hors périmètre du groupe - illustration                                                             Part des phases d’«approvisionnement»: 26%

  La phase « Suivi et évaluation » qui représente en moyenne 34% des ETP alloués au
        processus achat-appro travaux/maintenance est la phase la plus importante
 Cette proportion est 8,5 fois plus importante que pour les produits de santé au CH du Cotentin
     et près de 4 fois plus importante que pour les autres processus achat (CH de Lannion)

                                                                                                                Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 12
Sommaire

      Présentation du périmètre et cartographie des dépenses

      Analyse de la situation actuelle

      Bonnes Pratiques

      Opportunités

      Matrice enjeux-efforts

      Conclusion

                                                      Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 13
Un préalable incontournable : se connaître

                     Savoir la structure de ses achats

                            Etablir sa cartographie

                       Faire le bilan des moyens
                    consacrés aux différentes phases
                              du processus
                                             Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 14
L’existence d’une cartographie achat: un signe de maturité de certains
établissements sur la stratégie achat

    Focus sur deux établissements: CH Saint-lô et Coutances
                                                                                                                                                                                Moins de 25% des
                                                                    Décomposition des ACHATS 2011 par famille
                                                                - CH Saint-Lô et Coutances - (montant cumulé total = 45,3 M€)                                                   établissements du
             Intérim Médical et paramédical           2,493
                                                                                                                                                                                groupe disposent
                                 Energie, Eau         2,075
                                                                                                                                                                                aujourd’hui d’une
                                 restauration         3,233                                                      4 postes représentent 54% des dépenses.
                                    logistique        3,304                         0,075
                                                                                                                                                                                   cartographie
                                                                                                                 Les achats de Médic. et DM représentent 30% des
 achats hôteliers et logistique administrative        2,352             1,249
                                                                                              fonctionnement
                                                                                                                 dépenses. (13,726M€).
                                                                                                                 Les achats de travaux représentent 15% des dépenses
                                                                                                                                                                                       achat.
                                informatique      0,682                                                          (6,962M€).
                                                              1,563                           investissement     Les achats hôteliers représentent 9% des dépenses
                  équipements biomédicaux                                                                        (3,601 M€).
                                                      1,259   1,420
                                                                                                                                                                                    Cela reste un
                       prestations médicales          2,880

                       fournitures médicales          2,079
                                                                                                                                                                                    outil, mais un
        travaux, infrastruct. et maintenance      0,978                     5,984                                                                                                  point de départ
                         dispositifs médicaux         3,921                                                                                                                        essentiel pour
                                 médicament           9,805
                                                                                                                                                                                    construire sa
                                                 0€           2 000 000 €       4 000 000 €     6 000 000 €    8 000 000 €   10 000 000 €   12 000 000 €
                                                                                                                                                                                   stratégie achat

                                                                                                              Remarque
     Il s’agit également de la première des sept étapes de la méthodologie du plan d’action achat qui permet à
        la direction achat de prioriser les segments stratégiques et d’orienter les analyses d’aide à la décision

                                                                                                                                                              Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 15
Pour un établissement de santé, on distingue différents niveaux de processus
achat en fonction des choix de mutualisation

     Achat en                               Focus sur les CH de Saint Lô et                           Achat en centrale
    groupement                                        Coutances                                           d’achat
• Processus allégé sur
  les blocs « stratégie                                                                                  •Processus le plus
                                     Typologie des achats CH St Lô et Coutances (2012)
 achat » et « rédaction                                                                                    simple et court
         DCE »
                                                                                                         •Peu de ressources
 • Travail en plus à faire                                                                              allouées au processus
 pour le groupement =>                  autres           UGAP                                                   achat
déplacement de la charge            groupements           2%
                                      régionaux
  30% des achats                         24%                                        CH St Lô seul        2% des achats
                                                                                        46%

                                                                                                       Achat autonome

                                                                                                      • Processus long et très
                                                                                                         consommateur de
                                                                                                            ressources
                             groupement
                                St Lô -                                                                 • Rédaction de DCE
                              Coutances                                                               nécessaire à chaque fois
                                 6%
                                                                                                         •Permet un meilleur
                                          CH Coutances                                                   dialogue en interne
                                              seul
                                              22%                                                       68% des achats

                                                                                   Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 16
Près de 19% des commandes ont un montant inférieur au coût de traitement de
la commande ce qui montre un fort potentiel d’optimisation
  Répartition des commandes en fonction de leur montant
     19% des
   commandes                                                  81% des commandes >100€
Analyse de la situation actuelle: on constate un niveau de dématérialisation
        très variable selon les étapes du processus
     Maturité dans la dématérialisation des étapes du processus
1                     2                 3                   4               5                    6                7                                        8                  9
                                                                                Analyse des
                                                                                   offres,
       Analyse                              Définition de                         sélection           Passation                             Liquidation,        Paiement
                          Analyse                               Rédaction                                             Réception,                                                   Suivi et
     interne des                            la stratégie                        fournisseurs            des                                  mandate-           (trésorerie
                          externe                                du DCE                                               distribution                                                évaluation
       besoins                                 achat                            , notification       commandes                                 ment             => Hélios)
                                                                                   DCE et
                                                                                 publication

                                                                                                                        •GEF
                                                                                                                                                                                    • GEF
      •GEF                                                                                                          McKesson

                                                                                                                                                                                               Exemples
                                                                                                                                              •GEF                               McKesson
    McKesson                                                    • Marco         • Epicure                           •Hospitalis
                           …                   …                                                     •Newac                                 McKesson            Hélios        • Hubwoo PAD
    •Business                                                    •SIS…          • Cerbere                         •Hubwoo PAD
                                                                                                                                          •Hubwoo PAD                            • Business
     Objects                                                                                                         • G-stock
                                                                                                                                                                                   Objects
                                                                                                                      • Newac

                                                                                  Niveau moyen de dématérialisation,                                   Faible niveau de dématérialisation:
                       Bon niveau de dématérialisation,
                                                                                  quelques outils disponibles (peu                                     offre très faible de logiciels ou
                       offre adaptée, variée et disponible
                                                                                  adaptés ou trop peu nombreux)                                        inadaptée

                                                                                                                                          Il reste encore des étapes ou
                                                                                                                                            des segments à faire entrer
                     L’existence de systèmes
                                                                                                                                               dans les démarches de
                   d’information métiers facilite
                                                                                Les établissement                                                dématérialisation.
                      l’analyse des offres, les
                                                                            n’exploitent pas à plein les
                         échanges avec les
                                                                                outils disponibles.                                         Mais certaines étapes sont
                         fournisseurs et les
                                                                                                                                            par nature peu propice à la
                             paiements.
                                                                                                                                              dématérialisation, ex.
                                                                                                                                                définition stratégie

                                                                                                                                     Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 18
Les phases d’analyse des besoins et de définition de la stratégie achat sont
encore insuffisamment priorisées dans nos organisations achat

      1     •Analyse interne des besoins                 2        •Analyse externe               3     •Définition de la stratégie achat

           Dialogue acheteur-                     39%                                                          Cartographie                25%
              prescripteur                                   - Réunions
                                                                                                                  achat
                                                               occasionnelles et
     des segments d’achat pour lesquels un                     peu organisées                   des établissements disposent ou sont en
 dialogue acheteur-prescripteur est organisé en              - Les démarches                     cours d’élaboration d’une cartographie
                   moyenne                                     formalisées sont                                   achat
                                                               souvent limitées
                                                               à quelques
                                                               segments
            Dialogue acheteur-                   Moins       - Des comités                           - Démarche émergente, peu
               prescripteur                      de 2%         achat internes                          d’établissements disposent d’une
                                                               commencent                              cartographie complète
     des établissements ont nommés des                         cependant à                           - La vision budgétaire prédomine encore
 référents achat dans les services utilisateurs                émerger                                 même dans les directions achat
 pour faciliter le dialogue acheteur-prescripteur

                                                                                            Etude du marché
                                                                                                                           Moins
                     Définition des besoins              52%                                   fournisseur                 de 10%
                                                                                des segments d’achat font l’objet d’une analyse
          des établissements disposent de documents                          systématique du marché fournisseur (sourçage, loi de
          simplifiés d’aide à la définition des besoin                                 Pareto, analyse de la valeur,…)

          Source: échantillon d’établissements                                                   Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 19
Des marges de progrès importantes existent sur les phases d’exécution-
  -approvisionnement notamment concernant l’organisation des commandes

                                                      • Analyse des offres                   • Passation des                      • Réception - distribution
     4        • Rédaction du DCE               5                                   6                                       7
                                                          • /notification                       commandes

                                                                             Commandes            93%

                                                           des commandes des établissements sont
                                                               passées par fax ou par courrier
                                                                                                                                 Organisation
                                                                                                                                                               2,5
         Rédaction du DCE,                                                                                                        logistique
                                       57%                   - Les établissements utilisent peu les
          notification/choix                                   facultés ouvertes par les logiciels de
                                                               GEF pour l’automatisation des                              Points de livraison en moyenne
des établissement utilisent un logiciel                        commandes                                                     dans les établissements
                                                             - Les commandes de médicaments/DM
 d’aide à la rédaction du DCE et au
                                                               sont toutefois plus avancées dans ce
        choix des fournisseurs                                 domaine
      (EPICURE/Marco/SIS,…)
                                                                                                                       - Il existe souvent un point de livraison
                                                                                                                         distinct pour les produits non
                                                                                                                         médicaux et les produits de santé
                                                                        Signature
                                                                                             Moins                       (médicaments/DM)
                                                                                                                       - La centralisation des magasins est
                                                                       électronique          de 2%                       plus fréquente dans les CHU et
                                                                                                                         grands établissements
                                                        des établissements ont mis en place la
                                                         signature électronique des marchés

               Source: échantillon d’établissements                                                            Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 20
Parmi les points forts constatés, la sécurité juridique et les délais de paiement
En revanche le suivi de la performance reste une préoccupation

                 • Liquidation:
 8                                                9                • Paiement                        10             • Suivi et évaluation
               • mandatement

                                                                                                                                               Moins
                                    0,42%                                                                                 Délais de
       Sécurité juridique                                                                14%                              paiement             de 1%
                                                             Mesure des gains
  des marchés donnent lieu à des                                                                           des paiements font l’objet d’intérêts
    contentieux et le nombre de                       des établissements déclarent mesurer                  moratoires (supérieurs à 50 jours)
condamnations est encore plus faible                          leurs gains sur achat

                                                 - Lorsque les gains sur achat sont calculés, ils
                                                   ne le sont que sur moins de 20% des segments
                                                 - Les directions achat qui ont mis en place une
                                                   démarche systématique de mesure des gains
                                                   sur tout le périmètre achat sont marginaux

               Marchés                 3,5%                                                                                            Moins
             infructueux                                                                                   Liquidation-
                                                                                                           mandatement                 de 2%
 des marchés sont déclarés infructueux
 ou sans suite à l’issue d’une première                                                             des mandats sont rejetés par la
         mise en concurrence                                                                                 trésorerie

          Source: échantillon d’établissements                                                      Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 21
La situation actuelle : les constats majeurs

                       Les moyens humains sont concentrés sur les phases
                                     approvisionnement

                 Les phases d’analyse des besoins et de définition de la stratégie
                      achat sont encore insuffisamment priorisées dans nos
                                      organisations achat

                   Des marges de progrès importantes existent sur les phases
                     d’exécution-approvisionnement notamment concernant
                                 l’organisation des commandes

                 Parmi les points forts constatés, la sécurité juridique et les délais
                                            de paiement
                 En revanche le suivi de la performance reste une préoccupation

                   niveau de dématérialisation très variable selon les étapes du
                                            processus

                                                                   Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 22
Sommaire

      Présentation du périmètre et cartographie des dépenses

      Analyse de la situation actuelle

      Bonnes Pratiques

      Opportunités

      Matrice enjeux-efforts

      Conclusion

                                                      Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 23
I Bonnes pratiques terrain de simplification des phases d’exécution et d’approvisionnement

                      Optimisation de la gestion des stocks et de la
                                      distribution

                                                                   Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 24
BP1: Le gestion des stocks dans les services par le magasin au CH de Guingamp a
   permis d’économiser 0,5 ETP d’aide soignants et 0,5 ETP d’infirmiers

                    • Périmètre: produits d’entretien, usage unique…
                    • difficultés des soignants pour évaluer et transmettre les besoins au magasin
Constat de départ   • les locaux de stockage dans les services ne sont pas gérés ni optimisés (surstock,
                    Péremption…)
                    • Intervention des magasins, des infirmiers et des aide soignants dans le processus

                    • Mise en place du logiciel Newac pour la gestion des stocks ( fonctionnant                  Acteurs
                    sur wifi et flashcodes permettant le recensement et la préparation des                      impliqués
                    commandes en une seule fois)
                                                                                                                 • Achats
                    • Une dotation de 15 jours est calculée en tenant compte des pics de
                                                                                                                logistique
                    consommation,
  Plan d’action     •Les produits sont en stock dans les unités et le magasin approvisionne et
                                                                                                             •Personnel des
                    range les produits tous les 15 jours (complémentation de dotation)
                                                                                                                 unités
                    • Les dotations sont réévaluées en fonction de l’activé
                                                                                                                 •Service
                                                                                                                logistique

                    • Les infirmiers et aides soignants n’interviennent plus dans le processus             Effet de levier sur
                    (gain évalué pour l’établissement : 0,5 ETP AS et 0,5 ETP infirmière)                     gains achat
                    • Organisation à moyen constant pour le magasin
Résultats sur le                                                                                            10 % de baisse
                    • Le « flashcode » permet d’éviter les erreurs de recensement des produits
processus achat                                                                                                    de
                    • Les lieux de stockage sont rangés et il n’y a plus de rupture de stocks
                                                                                                            consommation
                    • La fonction logistique est mieux considérée par les soignants
                                                                                                            soit – 28 000 €
                    • Il n’y a plus de péremption de produits
                                                                                Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 25
BP2: La mise en place du logiciel Gstock pour gestion des produits du laboratoire au CH
   de Guingamp a permis un gain de temps et une meilleure traçabilité des produits

                    • Périmètre: fournitures de produits laboratoires
                    • Les commandes étaient saisies par un agent du service achat suite à la demande du labo par fax
Constat de départ
                    ou e-mail
                    • Traçabilité des lots et des péremptions manuels avec risque d’erreurs

                                                                                                                  Acteurs
                    • Mise en place du logiciel Gstock
                                                                                                                 impliqués
                    • Le logiciel Gstock permet au laboratoire de passer directement ses
                    commandes auprès des fournisseurs via l’interface Diadirect, suivi des lots et            • Laboratoires
                    des péremptions.
  Plan d’action
                                                                                                                 • Services
                    • Les lots sont réceptionnés grâce aux informations transmises par les                     informatiques
                    fournisseurs
                                                                                                            • Services achats

                    • Mise en conformité du laboratoire pour la certification

Résultats sur le    • Les commandes sont saisies directement par le labo
processus achat     • Traçabilité complète des produits de laboratoires

                    • Gain de temps pour l’agent du Service achats

                                                                                 Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 26
BP3: La commande automatique des fournitures ateliers via le logiciel GEF (de Mc
   KESSON) a permis à L’EPSM-AL de fluidifier leur gestion et diminuer les stocks

                    • Périmètre : Fournitures ateliers (Achats stockés - compte 602)
Constat de départ   • Il y avait double saisie au niveau du magasin et de la cellule administrative
                    • Pertes dues au changement de machine car mauvaise gestion des stocks

                    • Nécessité de bien connaître les produits (montant, conditionnement) et les habitudes des              Acteurs
                    fournisseurs (délais de livraison), afin de définir judicieusement la liste des produits               impliqués
                    concernés ainsi que le seuil minimal de stock par produit.
                    • Seuil des stocks défini à 90 jours et choix du mode de réapprovisionnement le plus                • Directeur des
                    adapté parmi ceux proposés par GEF: «seuil manuel» pour grouper les commandes.                       travaux et du
                    •L'engagement sur les délais de livraison est un des critères d'examen des offres (5 pts)              patrimoine
                    •Mise en alerte automatique: la commande est générée une fois par semaine tous les
  Plan d’action     vendredis matin pour une livraison dans les 48H ouvrables et la validation de la                    • Direction des
                    commande en fonction du montant de la commande par la cellule admin. puis édition du                     affaires
                    bon qui sera adressé par fax ou mail
                                                                                                                          financières
                    •La réception s'effectue au magasin des ateliers et la distribution se fait à la demande des
                    ateliers
                                                                                                                         • magasinier
                    •Réajustement des seuils progressifs afin d'atteindre le seuil optimal en fonction des
                    contraintes. Le principe est de conserver, en magasin, l'équivalent de 1 à 2 mois de stock
                                                                                                                        •Cellule admin.
                    selon le produit.

                                                                                                                      Effet de levier sur
                    • On passe d’un montant de 120,5K€ à un montant de 95K pour les                                      gains achat
                    fournitures d’atelier
                    • Suppression de la double saisie: gain évalué à une heure par jour en temps
Résultats sur le
                    agent
processus achat
                    • Moins de pertes lors du changement de machine car meilleure gestion des                         Gains de 25,5 K€
                    stocks
                    • Plus d’oublis de commandes
                                                                                           Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 27
I Bonnes pratiques terrain de simplification des phases d’exécution et d’approvisionnement

                      Dématérialisation de la commande interne et
                                      fournisseur

                                                               Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 28
BP4: La dématérialisation des achats de réactifs de laboratoire au CH public du Cotentin
   optimise l’organisation tout en produisant des gains achat.

                    • Double saisie des commandes : service de biologie et service économique.
Constat de départ   • Temps perdu lors de la transmission des documents entre les 2 services.
                    • Risque d’erreur, de commande tardive, de rupture de stock.

                    sapanet                                                                                       Acteurs
                                                                                                                 impliqués
                    • Saisie d’un catalogue commun (produits, prix, marchés) : SAPANET
                    (logiciel qualité du service de biologie) et GEF ont les mêmes informations.
                    • Envoi des commandes sur le portail de passation du GIE DIAGDIRECT,
                                                                                                            • labo de biologie
  Plan d’action     interfacé avec les fournisseurs du service de biologie.
                                                                                                               •service éco.
                    • Bon de livraison (n° de lot, date péremption) dématérialisé.
                                                                                                                 • service
                    • Implémentation automatique de la commande dans GEF.
                                                                                                               Informatique
                    • Liquidation de la facture faite par le service économique.
                                                                                                                   • GIE

                    • Gains de temps.                                                                       Effet de levier sur
                    • Gestion dynamique des stocks et des commandes : fréquence des                            gains achat
                    commandes, bon de livraison électronique, traçabilité des produits, gestion
Résultats sur le    des dates de péremption, historique.
                                                                                                                Estimation
processus achat     • Maîtrise des budgets.
                                                                                                                 1,5 % du
                    • Anticipe la déconcentration de gestion dans le cadre de la mise en place de
                                                                                                                périmètre
                    pôles.

                                                                                 Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 29
BP5: La décentralisation des commandes, des livraisons et délégation de budgets de service sur les
   fournitures de bureau, papier et consommables informatiques aux CH de Saint-Lô et Coutances pour un
   temps dégagé de 0,5 ETP

                    • Périmètre: Fournitures de bureau, consommables informatique et papier
                    •Temps de gestion important
Constat de départ   • Produits nombreux pour un enjeu modeste
                    • Circuits logistiques complexes
                    • Circuit interne entièrement sur papier

                                                                                                                  Acteurs
                    • Définition d’un nouveau processus de commande, dématérialisée, avec
                                                                                                                 impliqués
                    les tâches à faible valeur ajoutée externalisées (livraison dans les services)
                                                                                                              •Services achats
                    • Mise en place d’une délégation de budget par service
                                                                                                                   •Magasin
  Plan d’action
                    • Association des acheteurs au processus achat
                                                                                                                  •Finances
                    •Définition d ’un catalogue restreint par service
                                                                                                                 •Tous les
                                                                                                                  services
                    • Formation des utilisateurs
                                                                                                                demandeurs

                                                                                                             Effet de levier sur
                    • Temps administratif dégagé
                                                                                                                gains achat
                    • Suppression du papier sur toute la chaine d’appro
Résultats sur le    •Suppression d’un magasin
                                                                                                             Effet de levier sur
processus achat       (Temps magasinier dégagé (0,3 ETP))
                                                                                                             gain achat: 20%
                    • Création d’un service reprographie centralisé intersite
                                                                                                              sur le périmètre
                    • Simplification de la liquidation: une simple facture mensuelle

                                                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 30
BP6: La dématérialisation de la demande des services aux CH de Saint-Lô et Coutances
   a permis des économies de temps et de papier et a fluidifié le processus

                    • Périmètre: Produits stockés en magasin en premier lieu, mais aussi prestations
                    logistiques internes (type blanchisserie)
Constat de départ   • Le personnel de soin venait déposer ses commandes en magasin
                    • Tout se faisait en version papier avec les risques que cela comporte (traçabilité etc.)
                    • Les services n’avaient pas forcément connaissance de leur consommation, des prix unitaires etc.

                                                                                                                    Acteurs
                                                                                                                   impliqués
                    •Mise en place d’un module « demande de service » afin de dématérialiser
                                                                                                                • Service achats
                    les demande d’approvisionnement des services
                                                                                                                   • Tous les
  Plan d’action                                                                                                     services
                    •Mise à disposition de l’outil pour les services afin de leur éviter les
                                                                                                                  demandeurs
                    impressions et ressaisies (Plan de formation individualisé par service,
                    formation des utilisateurs pour leur permettre de maitriser l’outil, création de
                                                                                                                   •Pharmacie
                    catalogues personnalisés)
                                                                                                                 •Blanchisserie

                    • Evite des déplacements de personnel  gain de temps
                    • Economie de papier
Résultats sur le    • Sécurise la traçabilité des demandes
processus achat     • Sécurise les sorties de stock et gain de temps pour le magasinier
                    • Adaptation quotidienne de la fourniture de prestations internes (type blanchisserie) à l’activité
                    réelle du service

                                                                                    Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 31
BP7: La mise en place d’une plateforme d’achat/approvisionnement dématérialisée a
   permis au CH de Lens d’économiser 3 ETP tout en réalisant des économies

                    • Périmètre: Actuellement mise en place pour les achats généraux et hôteliers ainsi que les DMNS
                    (11M€ hors investissement) peut être étendu à l’intégralité des domaines d’achats (labos,pharmas)
Constat de départ
                    • 8 approvisionneurs achats généraux, biomédicaux, travaux, NTIC
                    • Toute la phase approvisionnement se faisait en version papier

                    • Mise en place de la plateforme de commande internet PAD Ebuy7 ainsi que                      Acteurs
                    le module de reporting (MAJ de la BDD des catalogues produits nécessaire)                    impliqués
                    • Le service demandeur effectue une précommande sur catalogues                            • Acheteurs et
                    électroniques, validée par les approvisionneurs en commande, le tout sur la             approvisionneurs
                    plateforme                                                                                •Demandeurs
  Plan d’action     • Les magasiniers ou les services (livraisons on-desk) effectuent la réception             • Magasiniers
                    de la commande sur la plateforme PAD                                                         • Services
                    • Le fournisseur envoie une facture électronique ou papier) qui est                      réceptionnaires
                    rapprochée automatiquement avec émission d’un flux de liquidation                         • Fournisseurs
                    automatisé dans la GEF                                                                    •Contrôleur de
                    • Reporting et analyse d’activité sur le périmètre dématérialisé                           gestion achat
                                                                                                            Effet de levier sur
                    • 5 approvisionneurs achats généraux, biomédicaux, travaux, NTIC  3 ETP                   gains achat
                    économisés
                    • Fort accompagnement au changement des méthodes de travail « sans                      5 % d’économies
Résultats sur le
                    papier »                                                                                 par la mise en
processus achat
                    • Plus de papier utilisé                                                                   place des
                    • Liquidation facilitée par le système même si traitement manuel des rejets et            délégations
                    litiges                                                                                   budgétaires
                                                                                 Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 32
I Bonnes pratiques terrain de simplification des phases d’exécution et d’approvisionnement

                            Utilisation d’outils pratiques d’aide à la
                                   rédaction et à la passation

                                                                     Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 33
BP8: La mise en place d’un guide de procédure interne pour les marchés MAPA à l’
   EPSM-AL a permis un gain de temps de gestion et une réduction des délais de travaux

                    • Périmètre : fournitures et services (art.29 du CMP) dont le montant est inférieur à 200.000 € HT,
                    services (art.30 du CMP), travaux dont le montant est inférieur à 5.000.000 € HT
Constat de départ
                    • Procédures pas toujours claires pour les acheteurs, des questions pouvaient
                    apparaitre en particulier sur les documents nécessaires ou sur le formalisme

                    • Un guide des marchés à procédures adaptées (MAPA), interne à l'EPSM de                       Acteurs
                    l'agglomération lilloise, en collaboration avec l'ex DGCCRF, a été rédigé pour                impliqués
                    préciser les modalités de recours à ce type de marchés au sein de
                    l'établissement.

  Plan d’action     • Ce guide contient: les seuils, la publicité adaptée, le délai minimum de                • Service Achats
                    réponse, la forme du dossier de consultation, le contenu de l’offre de chaque
                    consultant mais aussi du dossier de marche                                                 • ex DGCCRF

                    • Pour cela des seuils ont été fixés au plus près des besoins et les délais
                    réduits au maximum du raisonnable.

                    • Gain de temps au niveau de certaines étapes de la procédure (publicité, élaboration du DCE)

Résultats sur le    • Gain de temps au niveau des délais donc gains financiers surtout en matière de travaux
processus achat
                    • Décision plus rapide

                                                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 34
BP9: La prise en compte des critères de développement durable dans les procédures
   d’appel d’offres

                    • Périmètre : les offres éligibles à la mutualisation des procédures et à la massification des achats
                    • Etape-clé du processus : définition de la stratégie d’achat
Constat de départ   • Etapes impactées : phase de procédure (rédaction du DCE, publication et dépouillement)
                    • Rappel : la prise en compte du développement durable dans les AO n’est pas une option
                    mais une obligation (Art. 5 du CMP).

                                                                                                                   Acteurs
                                                                                                                  impliqués
                    • Trois axes : objet du marché intégrant la notion de développement durable,
                    spécifications techniques, critère valorisant le DD. A moduler en fonction de
                    la maturité de chaque marché                                                               • Services éco
                    • Rechercher le double bénéfice : économique et respect DD (la massification             • Cellule Marchés
  Plan d’action
                    peut absorber la différence entre un produit ordinaire et un produit « DD »)                  • Services
                    • Point d’attention : vérifier si l’UGAP ou les groupements ne présentent pas                Techniques
                    une offre qui permette de respecter les critères de développement durable                      • Service
                    tout en restant pertinent économiquement.                                                   Informatique

                                                                                                             Effet de levier sur
                    • Résultat : d’abord, un gain de performance environnementale et sociale                    gains achat
                    pour les achats dans le respect des obligations du CMP.
Résultats sur le    • Exemples : objets de marché DD : sièges éco-conçus, papier éco-                           L’objectif est
                                                                                                             d’abord de réaliser
processus achat     responsable ; Spécifications techniques dans les CCTP : % de matériaux
                                                                                                              un gain qualitatif
                    recyclables, % de personnes en insertion ; Critères d’évaluation DD :                    dans le respect des
                    performance énergétique, emballages, labels.                                             obligations du CMP

                                                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 35
BP10: L’utilisation du Logiciel Epicure pour l’ensemble des marchés de fournitures au CH
   de Guingamp a permis de dégager un temps pharmacien important

                    • Périmètre: Médicament, Dispositifs médicaux, Alimentation, produits d’entretien etc.
                    • Perte de temps pour l’évaluation des besoins
Constat de départ   •Saisie des offres papiers des fournisseurs dans un tableur (perte de temps, risque d’erreurs)
                    • Perte de temps des professionnels pour l’analyse des offres
                    • Ex : 2 semaines de pharmacien pour le dépouillement et le recueil des offres orthopédie

                                                                                                                  Acteurs
                    • Mise en place du logiciel EPICURE
                                                                                                                 impliqués
                    • Possibilité, pour l’analyse des besoins, de reprendre l’historique
                    des consommations automatiquement de la GEF                                                 • Acheteurs
                    • Rédaction du catalogue des besoins dans Epicure
                                                                                                                 •Service
                    • Intégration des offres dématérialisées, classement des offres
  Plan d’action                                                                                                informatique
                    automatiques avec tableau complet, notation et sélection des fournisseurs
                    retenus publipostage et édition des rapports d’attribution                                 •Prescripteur
                    • Réintégration des prix marché dans la GEF automatiquement
                    • Pour le suivi et évaluation EPICURE propose un historique des marchés                    •Prescripteur
                    précédents à chaque campagne pour comparatif des prix.                                       technique

                    • Exemple : Pour le dépouillement et le recueil des offres orthopédie, on passe de deux semaines
                    de temps pharmacien à 1,5 journée de temps d’adjoint administratif
Résultats sur le    • Pharmacien uniquement sollicité pour la partie technique de l’appel d’offres ( gain de temps pour
processus achat     l’analyse)
                    • Dégager du temps sur la phase 4 et 5 du processus achat permet de redéployer du temps vers
                    des phases à plus forte valeur ajoutée
                                                                                 Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 36
BP11: L’utilisation de la signature électronique dans le processus achat à l’UGAP a
   permis de renforcer la sécurité et la contrôle

                    • Périmètre : la signature électronique appliquée aux marchés publics mais aussi à la facturation.
                    • Il est important d’identifier le signataire, son accréditation et de garantir l’intégrité du document.
                    • L’utilisation de la signature électronique se répand pour les procédures (mais aussi pour la
Constat de départ
                    facturation, en particulier chez certains fournisseurs). Depuis le 1er janvier 2012, le pouvoir
                    adjudicateur ne peut plus refuser de recevoir les documents des candidats par voie électronique
                    pour les marchés dont le montant est supérieur ou égal à 90 000 € HT.

                    • Il s’agit d’un véritable projet (pas seulement informatique !)                                  Acteurs
                    • Mise en place d’un certificat électronique et un outil de signature                            impliqués
                    • Signature et dépôt sur une plateforme accréditée (par exemple PLACE)
                    • Le certificat électronique peut servir à signer d’autres documents de gestion                 • Acheteurs
                    • Facteur de succès : Accompagnement du changement dans les équipes
  Plan d’action     pour passer au « sans papier »                                                              • Cellule marchés
                    • Nécessite la mise en œuvre d’outils de gestion des marchés dématérialisés
                    et de workflow pour en suivre la circulation pendant la phase de constitution.                • Fournisseurs
                    • Pour la facturation, associée à une facture dématérialisée, allège le                       • Contrôleur de
                    traitement des factures et diminue les délais de règlement (facilite la                        gestion achat
                    trésorerie des PME)

                    • Maitrise de l’intégrité des documents et renforce la sécurité de la procédure
                    • Disponibilité des documents de marché pour l’ensemble des utilisateurs autorisés (facilite
Résultats sur le    la consultation et le contrôle lors du règlement, facilite la gestion de l’archivage)
processus achat     • Sur la facturation, permet de contrôler facilement les étapes de contrôle et de rapprochement
                    commande/facture
                    • Allège le processus de facturation chez les fournisseurs (donc gain potentiel dans les prix)
                                                                                     Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 37
I Bonnes pratiques terrain de simplification des phases d’exécution et d’approvisionnement

                          Utilisation de l’accord-cadre comme outil de
                                simplification du processus achat

                                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 38
BP12: L’utilisation de l’accord cadre multi attributaire pour le marché des fruits et
   légumes frais a permis au CH de Lannion a permis de mieux travailler l’analyse externe

                    • Périmètre : Fruits et légumes frais
                    • Chacun des 7 établissement achetait les fruits et légumes de manière autonome et de manière
Constat de départ
                    bien moins efficace
                    • La livraison des fruits et légumes et parfois même leur qualité pouvait s’avérer problématique

                    • Organisation d’un groupement de commande de 7 établissement pour la                         Acteurs
                    passation de l’Accord cadre avec élaboration commune d’un état des besoins                   impliqués
                    contenu sur deux feuilles A4 en conciliant précision et ouverture
                    • Sélection de trois fournisseurs pour leur inclusion dans l’accord cadre pour
                                                                                                             • Responsables
                    une durée de trois ans (prise en compte des exigences sur la qualité des
                                                                                                               restauration
  Plan d’action     locaux et des circuits et sur la capacité des fournisseurs à maintenir leur
                    niveau de prestation)
                                                                                                             • Coordonnateur
                    • Visite des établissements de candidats pour l’accord cadre et pour les
                                                                                                              du groupement
                    marchés subséquents attribution au meilleur montant de chaque commande
                                                                                                               de commande
                    • Signature d’un MS rapide (avant 11 heures)
                    • Elaboration des fiches de non conformité

                    • Réactivité fortement améliorée face à tous les changements                            Effet de levier sur
                    • Couverture et conformité maximales du point de vue juridique                             gains achat
                    • Définition des besoins pluriannuelle qui suppose un renforcement de
Résultats sur le    l’analyse interne et externe                                                             Gain de 13% la
processus achat     • Stimulation continue de la concurrence                                                 première année
                    • La fiabilité des livraison et la conformité des produits sont améliorés                de mis en place
                    • Cette technique a pour intérêt de correspondre au mode de travail des                 pour ces produits
                    fournisseurs de fruits et de légumes
                                                                                 Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 39
I Bonnes pratiques terrain de simplification des phases d’exécution et d’approvisionnement

                                Mise en place de la carte achat

                                                                  Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 40
BP13: La mise en place de la carte achat au CH de Lannion a permis de libérer du temps
   de gestion mais aussi de fluidifier le processus achat et responsabiliser les équipes

                    • Périmètre: Fournitures de bureau
                    • Peu de temps passé dans les phases amont du processus
Constat de départ   • Transmission et études des demandes des services sans support ni méthode de contrôle ni
                    d’appréciation
                    • Encombrement important, gestion erratique des stocks
                    • Elaboration d’un catalogue des produits les plus consommés sur la base de                       Acteurs
                    l’historique des consommations                                                                   impliqués
                    • Recherche des fournisseurs pratiquant l’exécution des marchés avec carte
                    d’achat                                                                                          • Service
                    • Consultation réservée à ces fournisseurs (inclure les produits basiques et garder                  éco
  Plan d’action     le moyen de consultations pour le besoin spécifique)                                              • Cadre
                    • Analyse technique sur la base des produits à plus forte valeur (80/20)                        • Porteurs
                    •Passation des commandes en ligne par le porteur de carte dans le cadre d’une                    de carte
                    enveloppe trimestrielle limitative                                                              • Magasin
                    •Etat mensuel adressé par organisme émetteur de carte et paiement sur cette base                   • TPG
                    • Mise en place d’un suivi mensuel, semestriel et annuel
                    • Quasi mi temps libéré de la gestion des fournitures de bureau et gardé pour une                Effet de
                    meilleure organisation du magasin                                                               levier sur
                    • Plus de gestion des stocks de ces fournitures, moins de pertes et de péremptions             gains achat
                    • Respect des enveloppes et moyenne des commandes très raisonnable : 143€
Résultats sur le
                    • Visibilité et responsabilité pour l’usage d’une enveloppe précise                               Gains
processus achat
                    • Prémices des dotations aux pôles                                                               observés
                    • Part des dépenses de FDB traitée par la carte achat est passée de 45% en 2010                 de 16% en
                    à 33% en 2013  volonté de réduire le champ de ce marché aux produits très                       moyenne
                    courants car parfois il y a risque de sur qualité.
                                                                                Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 41
II Bonnes pratiques terrain de renforcement des phases d’analyse, stratégie et évaluation
du processus

                         Renforcement de l'analyse interne et externe

                                                                 Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 42
BP14: La MEP d’un comité logistique a permis au CH de Guingamp de mieux définir son
   besoin et de réduire son temps de rédaction du DCE en fluidifiant la communication

                    • Périmètre: définition des besoins pour l’équipement non médical, les travaux et l’informatique
                    • Les services de soins saisissaient les demandes d’équipements sur un tableur qui était envoyé
                    au SAA.
Constat de départ
                    •Les demandes souvent imprécises obligeaient les acheteurs à des échanges longs et
                    compliqués avec les services afin de pouvoir effectuer l’achat le plus juste possible.
                    • Il n’y avait pas de coordination pour les travaux ou l’informatique, c’était fait au fil de l’eau.
                                                                                                                    Acteurs
                    • Mise en place d’un comité logistique composé des acteurs cités à droite                      impliqués
                    • Le comité logistique rencontre tous les semestres les cadres sup et les                   • Responsable
                    cadres (par pôle) afin de recenser les demandes relatives au périmètre                        des achats
                    (rencontres de deux ou trois heures)                                                        • Responsable
  Plan d’action     • Analyse en direct des besoins, pas de saisie par les services de soins des                 informatique
                    demandes, elles sont recensées lors de ces réunions grâce à un ordinateur                     • Ingénieur
                    potable                                                                                         Travaux
                    • Ces échanges permettent une programmation pluri annuelles des achats et                 •Responsable du
                    des travaux et facilitent la rédaction des cahiers des charges                             service intérieur
                                                                                                               •Cadres de pôle

                    • Pas de pertes de temps pour réaliser ensuite les achats ou les cahiers des charges
                    • Permet de supprimer les tableaux de recensements précédemment envoyer par le SAA (gain de
Résultats sur le    temps pour les acheteurs afin de préparer les marchés ou les demandes d’achats ou bien encore
processus achat     la programmation des travaux)
                    • Les demandes sont plus précises
                    • Améliore le dialogue prescripteur-acheteurs

                                                                                   Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 43
BP15: En amont du lancement, la mise en place systématique d’une fiche de synthèse par
   marché a permis d’optimiser la stratégie d’achat au CH de Lens

                    • Périmètre: Actuellement mise en place pour les achats généraux et hôteliers ainsi que les DMNS
                    • Analyses internes et externes très rapides, voire sommaires
Constat de départ
                    • Peu de capitalisation de l’expérience dans la durée du marché
                    • Procédures parfois gérées dans l’urgence

                    • Mise en place d’une « fiche de lancement marché » par le coordinateur                      Acteurs
                    récapitulant les informations importantes relevées pendant le processus                     impliqués
                    amont à la rédaction du cahier des charges à destination des acheteurs.
                    • Doit servir de support aux échanges entre le coordonnateur et les acheteurs
                    • Détail du contenu de la fiche:
                    - Nature du marché (durée, montant, révision de prix…)                                   • Acheteurs et
  Plan d’action     - Informations fournisseur (code, adresse, téléphone…)                                  approvisionneur
                    - Contact fournisseur et contact GCS
                    - Détail des produits (Code produits conditionnement, quantité minimale…)                • Coordinateur
                    - Catalogue et remise                                                                        achats
                    - Infos livraison (montant min, délai livraison, frais de port, pénalités…)
                    - Maintenance (délai, type d’intervention, pénalités…) et garanties
                    - Escompte et pièces jointes

                    • Gain de temps
                    • Renforcement des phases amont (analyse interne/ externe et
Résultats sur le    stratégie achat) pour:
processus achat     - Capitaliser sur la durée d’un marché
                    - Prioriser les points clé de la stratégie achat en amont
                    - Améliorer l’efficacité du marché
                                                                                Direction générale de l’offre de soins - DGOS | 44
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