EXCEL & XLCubed 10 raisons d'en faire l'assise de votre 'Managed Self-Service BI'
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EXCEL & XLCubed 10 raisons d’en faire l’assise de votre ‘Managed Self-Service BI’
Préambule
Excel au centre de la solution
Si vous manipulez des rapports et tableaux de bord –
en somme des données - vous connaissez déjà
Microsoft Excel – comme 750 millions
d’autres utilisateurs. Aujourd’hui, la
quantité de données produites et
disponibles croît de manière
exponentielle, grâce aux réseaux
sociaux, aux automates, aux
systèmes de gestion, aux résultats de
sondages, etc. Tout est devenu
mesurable. Par conséquent, en
parallèle, il en est de même pour les
besoins en matière d’exploitation,
d’analyse, de visualisation, de
partage et de communication de ces
données – c’est le domaine de la
« Business Intelligence (BI) ».
Longtemps réservée aux
départements Informatique, la
Business Intelligence a aujourd’hui
prouvé sa valeur. Pour être produite, la BI a
longtemps nécessité des outils complexes et couteux, mais ces dernières
années auront vu l’arrivée de nouveaux outils alliant simplicité et puissance. Aujourd’hui, la
demande pour la « Business Intelligence » connaît une véritable explosion, provoquée à la
fois par les besoins et demandes des utilisateurs et par la démocratisation des outils eux
même.
XLCubed est l’un de ces outils, unique dans la mesure ou il transforme l’outil favori de tous
– Microsoft Excel - en un véritable outil frontal BI – tant pour l’analyse, que pour la
visualisation des données, le « reporting « opérationnel et les tableaux de bord.
EXCEL & XLCubed – Whitepaper page 2
« Managed Self-Service BI »
L’approche agile de la BI, ou le « Managed Self-Service BI », est une réponse
organisationnelle aux demandes toujours croissantes des utilisateurs. Elle est aussi une
reconnaissance que les besoins utilisateurs, en matière de BI, seront mieux exprimés et
souvent mieux répondus directement par les utilisateurs eux-mêmes.
Cependant, pour maximiser la valeur créée et optimiser l’efficience des solutions, Evolusys
croit que l’autonomie des utilisateurs finaux doit tout de même être encadrée et supportée
par le service informatique, ou pour les organisations les plus matures, un centre
d’expertise BI (CEBI).
Création
-> Self-Service
•Identification des besoins Utilisateur •Validation technique de la
•Identification des solution
solutions •Création •Mise en place de la
•Confirmation de •Itérations jusqu'à résultat sécurité
l'existence des final •Transport vers
composants requis •Tableaux de bord / production
Rapports •Communication
utilisateurs
Imagination
-> Support CEBI Diffusion / Partage
-> Support CEBI
Figure 1 - Processus “Managed Self-Service BI”
L’encadrement : L’encadrement se situera à deux niveaux, en amont pour l’identification
des solutions répondant à un besoin (données, processus, outils) mais aussi en aval du
travail fait par l’utilisateur, au moment de la mise à disposition des données vers le reste de
l’organisation. Avec Excel et XLCubed, cette problématique est résolue par la mise en place
de processus simples et efficaces, en relation avec la publication des rapports et tableaux
de bord sur le serveur web.
Le support : Le support passe par la mise à disposition des utilisateurs de sources de
données performantes, complètes et fiables. Le plus souvent, ces sources de données
prendront la forme de magasins de données (« Data Marts »), comportant une couche
sémantique importante. L’exploitation de ces sources de données sera rendue possible par
des outils tels que XLCubed, lesquels proposent une interface intuitive et performante…
avec un minimum de formation pour la prise en mains.
EXCEL & XLCubed – Whitepaper page 3
Raison #1 – Peu importe la qualité de vos outils BI, vos utilisateurs
souhaiteront exporter les données vers Excel
C’est un constat que nous avons fait après avoir travaillé avec nombre d’utilisateurs, qu’ils
soient Analyste d’affaire, Contrôleur financier, Contrôleur de gestion, Gestionnaire ou
Responsable des Ventes. Excel est leur outil de productivité, point final.
L’exploitation des données de l’entreprise avec Excel, enrichi de XLCUBED, permet d’en
tirer le maximum. La combinaison est simplement logique : Analyse des données dans
Excel et design des rapports et tableaux de bord avec XLCUBED.
Prenons un exemple concret : Nous devons faire une analyse des ventes sur 500 clients
dont j’ai reçu la liste, avec les chiffres de ventes de 200 produits classifiés en 20 sous-
catégories et 5 ans d’historique mensuel. J’ai également un budget des ventes avec lequel
j’aimerais calculer les écarts.
Dans ce genre de situation, l’utilisation d’un cube OLAP va permettre de restituer les
données de façon instantanée. XLCUBED permet d’associer le cube avec ses propres listes
et permet d’ajouter ses propres données au modèle si celles-ci ne se trouvent pas dans le
cube. Dans le cas de Budget ou de Planification, on peut également prévoir très facilement
un système de saisie pour ajuster ces chiffres au fil des mois, par un mécanisme de fenêtre
glissante.
Les données vitales restent centralisées mais mon analyse ad-hoc reste locale et je ne dois
pas impliquer le département Informatique pour ce type de besoin. Je peux publier mon
analyse sur un intranet à partir d’un clic de souris.
Raison #2 – Au revoir ‘Tableau croisé dynamique’, bienvenue ‘Grille
Analytique Dimensionnelle’
Force est de constater que le concept de tableau croisé dynamique a mal
vieilli et même s’il fait encore l’affaire pour des besoins basiques, il montre
vite ses limites.
XLCUBED a introduit le concept de Grille Analytique Dimensionnelle, celle-ci
se distingue par des fonctionnalités avancées de sélection sur les
dimensions, de visualisation, de calculs et d’interactivité.
Les sélections sur les dimensions sont cruciales en analyse
multidimensionnelle. Elles vous permettent d’effectuer sans peine des
analyses de type Pareto, ABC, de sélectionner les clients ou produits
répondant aux critères de votre problématique métier.
Les visualisations dans les grilles prennent la forme de micrographiques
qui trouvent leur source directement sur le cube OLAP. Egalement,
l’utilisateur a le choix entre différentes représentations pour une
flexibilité dans la construction de tableaux de bord.
Vos propres calculs peuvent être injectés dans la grille via une simple
formule Excel. Ces formules Excel sont traduites par XLCUBED en MDX, le
langage natif du cube.
Interactivité : Tous les composants XLCUBED peuvent être pilotés par des filtres et
des cellules Excel et le composant grille n’y échappe pas. Il ajoute un degré
supplémentaire d’interactivité dans la mesure où un clic sur une cellule peut piloter
un ou plusieurs autres composants.
EXCEL & XLCubed – Whitepaper page 4
Raison #3 – Visualiser aide à comprendre
Excel permet de faire des graphiques simples à partir de série de chiffres. L’analyse
visuelle interactive va plus loin et apporte un supplément indéniable dans la
communication ou la mise en lumière de faits.
Dans XLCUBED, trois moyens supplémentaires sont offerts pour vous aider à comprendre,
de façon visuelle.
Matrices de graphes : Les matrices de graphes permettent de répéter à l’écran le même
graphes en lignes et colonnes, de façon juxtaposée et ainsi de comparer les résultats entre
eux selon des axes
différents.
Par exemple, l’analyse
évolutive de la marge
peut-être pratiquée de
façon simultanée par
produit et par
territoire sur
différents graphes
apparaissant en même
temps à l’écran et
profitant des même
possibilités
d’interaction que les
autres composants
XLCUBED.
TreeMaps : Les TreeMaps permettent de représenter une dimension (produits, clients,…)
de façon graphique sous forme de rectangle, une première mesure définit l’aire du
rectangle et une
seconde, la couleur.
L’intérêt de ce type
de visualisation est
de mettre comparer
deux dimensions
non corrélées, et
ainsi apprécier
rapidement les
éléments
importants et les
exceptions.
EXCEL & XLCubed – Whitepaper page 5
Cartes géographiques : Les cartes géographiques permettent de représenter les données
sur une carte à l’aide de points (taille, latitude, longitude) ou encore à l’aide de
remplissage surfacique de
régions, de pays ou de
territoire. Le composant
de carte utilise les fonds
de carte Google maps et
permet d’être interfacé
avec les autres
composants de XLCUBED.
Optionnellement, les
fonds de cartes propres à
votre entreprise peuvent
être utilisés.
Raison #4 – Le mode formule, la liberté
Le mode formule, c’est ce dont rêvent les financiers et les contrôleurs de gestion.
Ce mode permet de construire un rapport cellule par cellule, en allant chercher dans la
source de données les différents éléments dont on a besoin, le plus souvent en calant sur
les entêtes de colonnes et de lignes pour piloter les requêtes.
C’est l’outil rêvé pour la construction d’états asymétriques et dynamiques.
Raison #5 – Le « Look and Feel »
Le formatage des rapports et des tableaux de bord est un sujet plus complexe qu’il n’y
paraît. Tout d’abord Excel, par nature, n’impose aucun cadre mais plutôt un canevas
absolument libre, contrairement à la plupart des autres outils de « reporting ». Chaque
élément peut non seulement être formaté adéquatement, même dynamiquement avec le
formatage conditionnel mais ces enrichissements graphiques sont transposés fidèlement
sur le web ainsi qu’à l’impression.
Liberté maximale, « Pixel Perfect »…
EXCEL & XLCubed – Whitepaper page 6
Raison #6 – Publier en dynamique
Quelques clics et c’est publié.
Le serveur web XLCUBED permet de consulter et
d’interagir avec les solutions XLCUBED
directement à partir d’un simple navigateur. Les
rapports sont dynamiques, sécurisés, toujours
connectés à leur source de données.
Mais le serveur peut faire
plus comme offrir une interface
de construction de rapport,
automatiser la production de
rapports et l’envoi par email,
s’intégrer dans un portail
existant SharePoint ou autre,…
Raison #7 – La Mobilité
L’application iPAD, iPhone ou Android n’est
peut-être pas la plus ludique du marché
quand on considère les applications
mobiles uniquement.
Mis à part cela, elle effectue le travail– Avec
Excel, nous publions notre rapport sur le
serveur XLCUBED, nous allons en réunion
muni de notre tablette et nous retrouvons
notre rapport dans l’application XLCUBED
sur tablette.
Le gain se situe surtout au niveau pratique,
vitesse d’exécution et surtout pas de coûts
supplémentaire pour avoir quelque chose
sur une tablette. Pas de serveur à
alimenter d’une façon précise avec des
fichiers formatés comme ci ou comme cela.
Ce que je fais en Excel, je le retrouve sur ma
tablette.
EXCEL & XLCubed – Whitepaper page 7
Raison #8 – De office 97 à 2013, de SQL 2000 à 2012
Si vous n’avez pas encore Office 2013, pas de panique. XLCUBED est compatible avec
toutes les versions d’Excel depuis ‘97 jusqu’à 2013. Pareil pour SQL server de Analysis
Services 2000 à 2012 incluant les modèles tabulaires (DAX) et les sources relationnelles.
Pour les versions Excel 2010 et 2013, XLCUBED peut aussi utiliser PowerPivot comme
source de données.
Raison #9 – La courbe d’apprentissage
Un avantage indéniable du point de vue utilisateur est de se retrouver dans un
environnement qu’il connaît déjà. L’apprentissage de 80% des fonctionnalités de
XLCUBED peut se faire en une journée de formation. Viennent se greffer également, des
vidéos qui expliquent, pas à pas, toutes les facettes du produit.
Raison #10 – Le prix
C’est le nerf de la guerre, XLCUBED est très compétitif dans un rapport 1 à 5 par rapport à
ses compétiteurs direct tout en offrant plus de possibilités.
Pourquoi ? XLCUBED se repose sur une des solutions existantes : pas besoin pour lui de
réinventer un moteur vectoriel ou multidimensionnel, il utilise celui de l’offre BI de
Microsoft SQL Server – que vous avez probablement déjà. Pas besoin non plus de
réinventer entièrement une interface utilisateur, nous sommes dans Excel.
Le prix tient compte de ce fait, mais maximise aussi les investissements que l’on a fait sur
la suite Microsoft.
Par ailleurs, le modèle de licence est extrêmement simple ; l’add-in Excel est par poste de
travail et l’utilisateur web par accès concurrent.
EXCEL & XLCubed – Whitepaper page 8
XLCubed, s’inscrit
parfaitement dans la
logique ‘Managed’ self-
service, avec un composant
Excel pour la création et un
composant Web* pour la
diffusion XLCubed est compatible
avec toutes les versions
* supporte aussi SharePoint et iOS / d’Excel depuis Office XP
Android jusqu’à Office 2013. Et de
SQL Server 2000 à SQL
Server 2012
multidimensionnel et
tabulaire.
XLCubed, ajoute des
types de graphiques
essentiels et interactifs,
intégrant les derniers
développements dans
le monde de la
visualisation de données
XLCubed, propose deux
modes de réalisation de XLCubed, peut croiser et
solutions: le mode grille qui relier différentes sources
permet de créer de données relationnelles,
rapidement des rapports et cubes, tabulaires, dans un
tableaux de bords seul rapport / tableau de
dynamiques et un mode bord.
cellule-par-cellule, pour les
besoins asymétriques et
‘pixel-perfect’
EXCEL & XLCubed – Whitepaper page 9
XLCubed Excel Edition
Utilise toutes les fonctionnalités de SSAS dans Excel
Self Service Reporting & analyse ad(hoc pour l’utilisateur métier
Slice and dice dynamique en mode “grille”
Reporting libre en mode formule
Graphique de type sparklines pour les dashboards
Graphique de type ‘Small Multiple’ pour l’exploration des données
Planning et Budgeting à l’aide du writeback avancé
Support Office XP à 2010
Support Analysis Services 2000 à 2012 Tabular / DAX !!
XLCubed Web Edition
Aucune installation client (pas de plugin – 100% web)
Les rapports construits en Excel sont publiés sur un portail web :
100% même look-and-feel
Reporting ad-hoc et interactif directement depuis le web
Accès mobile
Design en Excel, déploiement sur iPhone/iPAD et Androïd
Les rapports web sont accessibles avec un navigateur
EXCEL & XLCubed – Whitepaper page 10EXCEL & XLCubed – Whitepaper page 11
Ils ont déjà fait confiance à XLCubed
Le logiciel est dorénavant disponible en français.
Pour plus d’information ou pour une démonstration gratuite appelez :
Agent officiel XLCubed pour le Québec
Au 514 – 217 – 2940
Ou écrivez nous à
logiciels@dwbiexpert.com
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