Logiciel financier ABACUS utilisé dans le monde entier - 790 utilisateurs Web au DFAE
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
74 Pages romandes
Logiciel financier ABACUS utilisé dans le monde
entier – 790 utilisateurs Web au DFAE
Depuis l'automne 2009, les
150 établissements à l'étranger du
Département fédéral des affaires
étrangères (DFAE) travaillent avec
les logiciels de comptabilité ABACUS
via Web. La centrale de Berne fait
office d'exploitante de logiciels pour
les 790 utilisateurs des ambassades
et consulats. Le DFAE a pu réaliser
ce projet prestigieux grâce au soutien
du spécialiste Axept Business
Software.
La première utilisation du Après avoir travaillé pendant quatre passage à des clôtures mensuelles
logiciel financier ABACUS remonte ans avec des solutions logicielles ou plus fréquentes à l'étranger est
déjà à l'année 2002. Le 1er octobre décentralisées, une modification irréaliste. En effet, la charge de tra-
2002, la solution connue sous le fondamentale de l'architecture vail qui en découle pour les repré-
nom de FINEDA est exploitée pour devient nécessaire dès 2007: sentations devient trop lourde.
la première fois dans les représen- FINEDA devient FINEDA online. De plus, la centrale de Berne ne dis-
tations étrangères et à la centrale pose plus assez de temps entre la
de Berne. Dès 2003, toutes les L'impulsion est donnée lors de l'in- réception des données et le trans-
représentations étrangères gèrent troduction du nouveau modèle fert dans le système SAP pour les
leur comptabilité avec le logiciel comptable de la Confédération travaux de révision.
ABACUS installé localement. Les (NMC) le 1er janvier 2007. Ce modè-
données sont alors envoyées et le repose sur la clôture mensuelle Afin de pouvoir appliquer les exi-
traitées à Berne. 150 comptabilités de l'administration. Les processus gences du NMC, il devient donc
y sont consolidées et transférées du système FINEDA, conçus en nécessaire de retravailler les pro-
dans le programme financier SAP 2002, exigent la clôture trimestri- cessus existants du système FINE-
de la Confédération. elle de chaque représentation à DA et d'utiliser pour cela une tech-
l'étranger et la livraison en différé nique plus moderne. L'objectif prin-
des clôtures au trimestre suivant cipal de la centrale est de ne plus
dans le système SAP. Le système ne livrer les écritures comptables des
peut plus, désormais, répondre aux représentations à l'étranger avec
nouvelles exigences. Le maintien un retard de trois mois.
des processus actuels avec juste un
Pages romandes 75
Dès 2007, l'étroite collaboration table FINEDA à l'exercice SAP sont contrôlés. Les problèmes ap-
entre Axept, les responsables du (année calendaire). Les données parus, en raison des temps de
DFAE et ABACUS Research met en sont remises en temps réel à SAP. réponse lents, sont enrayés grâce à
avant l'idée d'une centralisation à Les trois mois de retard doivent l'amélioration des bandes pas-
Berne des données venant de disparaître. santes, la réduction des liaisons
l'étranger. Le concept repose sur • La surcharge de travail pour les satellites et l'optimisation du logi-
l'installation des applications sur douze clôtures (au lieu de ciel. Au niveau de l'application, il
les serveurs à Berne et sur la ges- quatre) par an ne doit pas se faut s'assurer que toutes les fonc-
tion centralisée des données. Les répercuter sur les représenta- tions de la Comptabilité financière
collaborateurs des établissements à tions. La centrale doit donc se et des débiteurs nécessaires pour
l'étranger doivent accéder au logi- charger des clôtures mensuelles, l'étranger, ainsi que la solution
ciel ABACUS via le Web. Cette solu- ce qui n'est possible qu'avec une guichet, soient aptes à une utilisa-
tion un peu futuriste à l'époque est solution en ligne. tion Web.
tout à fait envisageable car la ver- • Les travaux mensuels répétitifs
sion 2007 de la Comptabilité finan- pour les 150 représentations à Dans le cadre de la phase d'implé-
cière ABACUS arrive sur le marché l'étranger doivent être, dans la mentation, entre avril 2008 et mars
en tant que logiciel apte pour le Web. mesure du possible, automatisés. 2009, toutes les bases pour une
ABACUS est ainsi l'un des premiers • La centrale doit décharger les introduction ultérieure sont mises
fournisseurs à donner le signal représentations avec la reprise en place. Des éléments d'applica-
d'une nouvelle ère Internet avec de la gestion des utilisateurs et tion comme la gestion des utilisa-
l'utilisation d'une technologie Busi- des données de base et l'exécu- teurs, les rôles, menus, rapports,
ness Software. Avec cette constel- tion des mises à jour. layouts, masques, listes de choix,
lation, les avantages pour le DFAE • Utilisation des nouvelles possibi- mais aussi d'autres fonctionnalités
sont clairs: chaque comptabilité de lités de la version ABACUS 2009 comme l'outil AbaNotify ou le pro-
l'étranger est immédiatement dis- dans la mesure où elles sont jus- gramme de Gestion de l'informa-
ponible à la centrale de Berne. De tifiées pour le DFAE. tion sont implémentés dans les
plus, l'élimination de 150 installa- versions 2008 puis 2009. Tous les
tions décentralisées à l'étranger Démarche éléments sont alors intensivement
permet une réduction considérable Les travaux de base pour testés dans deux nouveaux proto-
des charges de maintenance du l'implémentation et l'introduction types. En février 2009, le système
système. Les établissements à du nouveau système sont réalisés productif est enfin installé et
l'étranger sont également déchar- pendant la phase conceptuelle, chaque composant est transféré.
gés des tâches administratives jusqu'en mars 2008. La tenue cen- Parallèlement au développement
reprises par des spécialistes de la tralisée des données et les proces- du système productif, la procédure
centrale. sus de travail des utilisateurs pour de migration pour le roll-in des 150
les mois de traitement doivent être comptabilités de l'étranger gérées
Objectifs créés. Au niveau de l'infrastructure, sur la version 2004 est définie avec
Les objectifs suivants ont été un prototype approprié permet de la mise à jour simultanée à la ver-
formulés dans le cahier des charges démontrer qu'ABACUS est capable sion 2009.
du DFAE: de traiter le volume prévu d'accès
via Internet. La stabilité des accès,
• Livraison mensuelle des données la rapidité de la bande passante
consolidées à SAP disponible sur le réseau des repré-
• Ajustement de l'exercice comp- sentations et les temps de latence
ABACUS PAGES 4 / 2011
76 Pages romandes
Après un test pilote réussi en avril Spécifications techniques et Les rôles des utilisateurs de l'étran-
et mai 2009 avec cinq représenta- fonctionnelles ger se réduisent à la saisie des don-
tions de l'étranger, le roll-in défini- La solution finale est exi- nées comptables et aux extraits. La
tif est libéré. Il comprend la migra- geante du point de vue technique centrale est désormais responsable
tion, au jour près, de 140 mandants et fonctionnel. Au niveau de la de la maintenance des données de
de l'étranger entre le 21 juillet et le fonctionnalité, il faut prendre en base afin de décharger les établis-
18 septembre 2010. Deux jours plus compte le fait que les personnes sements à l'étranger et de garantir
tard, les utilisateurs des représen- responsables de la comptabilité à l'homogénéité des données. Elle
tations à l'étranger peuvent déjà l'étranger ne sont pas des spécialis- gère par exemple les trois types de
travailler sur la nouvelle version tes en la matière. Les utilisateurs cours dans 100 monnaies étran-
avec des données centralisées. Un doivent donc disposer uniquement gères, les genres de prestation et
simple manuel sur les changements de ce dont ils ont vraiment besoin leurs prix, le plan comptable, la
les plus importants suffit à instruire pour travailler. Les collaborateurs gestion des utilisateurs, les extraits
l'utilisateur final sur la nouvelle d'Axept maîtrisent heureusement et modèles, etc. Tous ces compo-
version du logiciel. Le paramétrage avec succès la complexité d'une sants sont gérés soit de manière
du système fait en sorte que l'uti- solution simplifiée. centralisée pour tous les mandants
lisateur reconnaisse facilement, soit pour un mandant spécifique et,
dans la mesure du possible, son si besoin, répartis automatique-
instrument de travail. Après la mi- ment sur tous les mandants de
gration, les responsables du projet l'étranger.
se concentrent sur la réorganisa-
tion des processus de comptabilité
pendant la période de transition
(clôture trimestrielle - clôture men-
suelle). Le projet, qui a duré trois
ans, se termine avec succès en avril
2010. Les échéances, le budget et
les fonctionnalités définies ont été
respectés.
Malgré les différents rôles et menus du programme, il s'agit toujours du même logiciel.
Pages romandes 77
Structure des mandants et circulation des données de FINEDA online
Du point de vue des exigences • Les 720 utilisateurs de l'étranger
techniques, le défi est de rendre la ainsi que les utilisateurs de la
solution utilisable 7 jours sur 7 et centrale accèdent à l'installation
24h sur 24. Avec une installation centrale via Internet grâce à la
utilisée dans tous les fuseaux technologie ABACUS Ultra-
horaires, il est pratiquement certain Light-Client (ULC). En fonction
que les nuits et fins de semaine de la définition des rôles, ils ne
sont toujours décalées. De plus, le voient que les mandants et pro-
système doit avoir une grande dis- grammes dont ils ont besoin
ponibilité et être sans défaillance. pour leur travail.
• Douze utilisateurs de la centrale
L'accès utilisateur à FINEDA online à Berne continuent à travailler de
est garanti de deux manières: manière conventionnelle avec
le logiciel via une connexion
Client-Serveur. S'ils disposent
des droits de l'administrateur,
ils peuvent alors utiliser toutes
les fonctions des programmes
ABACUS avec licence.
ABACUS PAGES 4 / 2011
78 Pages romandes
Design de l'infrastructure de FINEDA online
Pour des raisons de sécurité, les Les écritures du mois de clôture Les tâches répétitives comme l'im-
serveurs se répartissent sur deux sont soumises à une révision dans pression et l'envoi de documents de
centres de calcul et toutes les les 20 premiers jours du mois sui- clôture sont automatisées dans le
fonctions des serveurs sont dispo- vant, consolidées, converties pour temps à l'aide d'AbaNotify. Si cer-
nibles en double. Une telle infra- l'importation et transférées dans taines écritures ne sont pas saisies
structure permet de garantir une SAP avec la date de fin du mois de correctement à l'étranger, les révi-
grande fiabilité et disponibilité. La clôture. seurs de la centrale à Berne reçoi-
tenue des données mandants et vent des messages électroniques.
des données centrales dans MS SQL Les tâches finales de clôture, Les contrôles budgétaires com-
répond aux exigences liées à la sé- comme le blocage des mois précé- muns à toutes les représentations
curité et à une utilisation "7 x 24 h". dents pour les travaux de compta- s'effectuent désormais simultané-
bilité à l'étranger, peuvent désor- ment et plus facilement qu'aupara-
Atteinte des objectifs mais être réalisées efficacement vant avec la Gestion de l'informa-
Selon le chef de projet Jörg par la centrale. Berne se charge tion.
Portmann, les objectifs sont également de la gestion des utilisa-
atteints. Le fait de centraliser la teurs et des données de base. En Conclusion
gestion des données à Berne plus de décharger les représenta- Grâce au développement
permet de disposer des données tions de l'étranger, cette nouvelle visionnaire d'ABACUS Research SA
nécessaires à l'imputation dans organisation améliore la qualité et pour créer un logiciel de gestion
SAP sans décalage horaire et sans l'homogénéité des données. d'entreprise adapté à Internet, une
livraison de fichiers comptables. solution encore impensable il y a
quelques temps a vu le jour.
Pages romandes 79
Logiciels ABACUS au DFAE
Comptabilité financière: 790 utilisateurs
Version de base avec les options "Mandants",
"Divisions", "Bilans", "Monnaies étrangères" Axept Business Software AG
"Budgétisation", "Consolidation", "Interface"
Comptabilité des débiteurs: 790 utilisateurs
Version de base avec les options "Mandants",
"Monnaies étrangères", "Documents comptables étendus"
Solution de guichet: 790 utilisateurs
Programmation individuelle -
Fronted à la Comptabilité des débiteurs avec genres
Roland Rufer
de prestation et table de prix Chef de projet / Partenaire
roland.rufer@axept.ch
Gestion de l'information 640 utilisateurs
AbaView Report Writer 790 utilisateurs Grubenstrasse 109
AbaNotify, système d'information et de notification - CH-3322 Urtenen-Schönbühl
Load Balancing, répartition des charges - Téléphone +41 58 871 94 10
AbaMonitor, système de surveillance des bases de données -
Connexion base de données MS SQL Spinnereiweg 6
CH-8307 Effretikon
Téléphone +41 58 871 94 11
Hohenrainstrasse 10
Jörg Portmann, à propos du DFAE CH-4133 Pratteln
et de la nouvelle solution Web Téléphone +41 58 871 94 33
d'ABACUS
Rorschacher Strasse 294
”La connexion online de nos établissements à CH-9016 St. Gallen
l'étranger et donc la centralisation de toutes les Téléphone +41 58 871 94 30
données à Berne nous permet de toujours disposer de chiffres actualisés.
La qualité des données en est améliorée. Les clôtures et la consolidation kontakt@axept.ch
s'effectuent ainsi dans un très court laps de temps. Grâce à la fiabilité et www.axept.ch
disponibilité du système, qui dépend naturellement de la stabilité d'une
connexion Internet, nous sommes très satisfaits de cette solution, aussi bien
à l'étranger qu'à Berne. L'implémentation de la nouvelle solution online a
été parfaite grâce aux spécialistes ABACUS d'Axept Business Software. C'est
pourquoi, nous les recommandons volontiers en tant que partenaires com-
pétents et expérimentés.”
Direction des ressources Finances
Freiburgstrasse 130, CH-3001 Berne
ABACUS PAGES 4 / 2011
Vous pouvez aussi lire
