Fair play : pourquoi PUMA a fait le choix d'un canal de signalement digital
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Plateforme PUMA SpeakUp! » Fair play : pourquoi PUMA a fait le choix d‘un canal de signalement digital « En novembre 2018, le fabricant international d‘articles de sport PUMA a décidé de remplacer sa hotline téléphonique d‘alerte par une plateforme digitale. Parcourez notre étude de cas pour découvrir ce qui a motivé ce changement et comment le nouveau canal de signalement a été accueilli depuis sa mise en œuvre.
La franchise, l‘honnêteté et le respect des lois Cependant, en milieu d’année 2018, l‘équipe de
sont des qualités qui comptent beaucoup pour conformité de PUMA a décidé de remettre en
PUMA. Afin de garantir le « fair-play » dans question son approche du lancement d‘alerte.
l‘entreprise, le fabricant allemand d‘articles La discussion a plus particulièrement porté sur la
de sport a explicitement inclus le lancement question de savoir si l‘entreprise devait continuer
d‘alerte dans son code de déontologie. à se reposer sur une hotline téléphonique ou si
une autre solution répondrait mieux aux besoins
Les collaborateurs de PUMA ont depuis un de l‘entreprise.
certain temps la possibilité de signaler les
comportements contraires au code de conduite
de l‘entreprise via une hotline téléphonique
et une adresse e-mail accessibles par tous les
salariés du groupe.
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La recherche du canal de
signalement adapté
PUMA estimait que tout nouveau canal de signalement devait être accessible au plus
grand nombre possible de collaborateurs. L‘entreprise tenait également à ce que le
système soit intuitif, convivial et garantisse un niveau élevé de sécurité des données.
Pour cela, le nouveau canal de signalement devait notamment répondre à trois
exigences :
Capable de fonctionner à l‘international
Tous les collaborateurs devaient pouvoir accéder au canal de
signalement, qu‘ils travaillent depuis le siège de l‘entreprise à
Herzogenaurach ou dans l’un des 25 sites que compte PUMA
dans le monde.
Simple d’utilisation
La plateforme devait inspirer confiance et être conviviale.
En outre, l‘équipe de conformité a également insisté sur le
fait que le traitement des alertes dans le système devait être
simple et facile à comprendre.
Adapté au public visé
Les effectifs de PUMA sont jeunes et pour ces collaborateurs,
il est plus naturel de communiquer au travers de plateformes
digitales que de décrocher le téléphone. Le nouveau système
devait donc être moderne et répondre aux attentes actuelles
en matière de communication.
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Des discussions avec des homologues d‘autres La société PUMA s‘est ensuite attelée à comparer
entreprises internationales et des études les fournisseurs de plateformes digitales
consacrées aux canaux de signalement ont d’alertes professionnelles. EQS Integrity Line
confirmé à PUMA que les canaux de signalement s‘est distinguée par son interface conviviale,
digitaux étaient plébiscités par rapport aux sa multitude de fonctionnalités, son module
hotlines téléphoniques traditionnelles. L‘équipe de dialogue sécurisé avec la possibilité pour
a également pris sa décision en tenant compte le lanceur d’alerte de rester anonyme et son
des conclusions de sa précédente expérience module intégré de gestion des cas. À des fins
avec la hotline téléphonique. Le fait que les de communication interne, PUMA a baptisé le
collaborateurs utilisaient rarement la hotline système « Plateforme PUMA SpeakUp! ».
téléphonique pour lancer une alerte ne plaidait
pas pour la conservation de ce canal. Après avoir
pesé le pour et le contre, l‘équipe de conformité
de PUMA a décidé de mettre en place une
plateforme digitale de recueil et de traitement
des alertes professionnelles.
» EQS Integrity Line s‘est distinguée
par son interface conviviale, sa
multitude de fonctionnalités, son
module de dialogue sécurisé avec la
possibilité pour le lanceur d’alerte
de rester anonyme et son module
intégré de gestion des cas.
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Mise en place de la plateforme
PUMA SpeakUp!
Afin d‘assurer une mise en place aussi fluide L‘équipe de conformité a travaillé avec le
que possible de la plateforme, le département Département Design sur des supports de
Conformité de PUMA, en collaboration avec communications supplémentaires. Pour
EQS Group, a élaboré un plan définissant les sensibiliser les collaborateurs à ce nouveau
différentes étapes préparatoires. Pour la mise canal de signalement, l‘équipe a conçu des
en œuvre, Dr Raliza Koleva, Chief Compliance brochures en forme de smartphone contenant
Officer de PUMA, a coopéré étroitement avec les informations essentielles à retenir sur
le département Protection des données ainsi le nouveau canal de signalement. Pour le
que le comité d‘entreprise. Ensemble, ils se sont lancement du système d’alerte, ils ont ensuite
assurés au préalable que la convention collective déposé ces brochures sur les bureaux de tous
existante était adaptée et que le traitement des les collaborateurs du siège et de tous les autres
alertes était conforme à toutes les exigences en sites du groupe. La campagne de promotion a
matière de RGPD de l‘UE. également été assurée sur de grands écrans
d‘information dans les cantines et cafés de
Pour marquer le lancement de la plateforme PUMA.
PUMA SpeakUp! en novembre 2018, le service
Conformité de PUMA a déployé toute une série
d‘efforts de communication. Le PDG de PUMA
SE a introduit le canal de signalement dans
l‘ensemble du groupe avec le ton donné par les
dirigeants « tone from the top ».
Pour sensibiliser les collaborateurs à ce
nouveau canal de signalement, l‘équipe
a conçu des brochures en forme de
smartphone contenant les informations
essentielles à retenir sur le nouveau canal
de signalement.
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Les leçons tirées de la
plateforme PUMA SpeakUp!
PUMA a mis en place son dispositif digital
d’alertes professionnelles il y a deux ans et
les résultats sont positifs. L‘équipe a reçu de
nombreuses alertes via la plateforme PUMA
SpeakUp! au cours des premiers mois et cette
tendance s‘est poursuivie par la suite. Des alertes
ont été reçues de différents pays et services,
la plupart des lanceurs d‘alerte préférant
rester anonymes. Grâce à la fonctionnalité de
messagerie cryptée du système, l‘équipe de
conformité a pu contacter ces lanceurs d‘alerte
en respectant leur anonymat et traiter ces
alertes facilement.
Il est très important pour l‘équipe de conformité
de PUMA que chaque collaborateur connaisse
l‘existence du canal de signalement et cela
exige des efforts de communication constants.
L‘entreprise informe les nouveaux collaborateurs
sur le canal de signalement dans le cadre d‘un
événement de présentation et des campagnes
d‘information régulières (sous forme d‘e-mails
et d‘affiches notamment) sont menées tout au
long de l‘année.
65 questions à Kristina Schmieg
(Senior Manager Compliance chez PUMA SE)
Pourquoi PUMA a-t-elle opté pour un dispositif
digital d’alertes professionnelles ?
La hotline téléphonique a été très rarement
utilisée. Après en avoir discuté avec des
homologues d‘autres entreprises internatio-
nales et effectué des recherches supplémen-
taires, nous sommes arrivés à la conclusion
que les plateformes digitales de signalement
étaient plus efficaces et appropriées à notre
cible, compte tenu de la jeunesse des collabo-
rateurs de PUMA.
Pourquoi avez-vous choisi la plateforme
d‘EQS Group ?
Nous voulions mettre en place un système
qui inspirerait confiance aux collaborateurs et
serait convivial pour les lanceurs d‘alerte. En
même temps, nous voulions que le module de
gestion des cas soit mis en place de manière
professionnelle et facile à utiliser pour notre
département Conformité. Nous avons passé
au crible de nombreux fournisseurs. Comparé
aux autres, EQS Group proposait la solution la
plus simple d’utilisation et la plus à même de
répondre à nos exigences.
Comment s‘est déroulée l‘introduction de la Kristina Schmieg
plateforme PUMA SpeakUp! ? Quel premier
Kristina Schmieg est avocate de formation et
bilan tirez-vous du système ?
travaille comme Senior Manager Compliance
Notre collaboration avec EQS Group dans le chez PUMA depuis 2018. Avec Dr Raliza
cadre de la mise en œuvre a été extrêmement Koleva (Head of Governance et Compliance
positive. Nous avons élaboré un plan d‘action and Chief Compliance Officer), elle a joué
comportant les premières étapes et ils ont un rôle essentiel dans la mise en place du
toujours fait preuve de flexibilité en répondant système de gestion de la conformité de
rapidement à nos questions. Cette expérience PUMA.
7positive s‘est poursuivie et, si nous avons encore Les dispositifs d’alerte internes des
des questions, EQS Group réagit toujours très entreprises sont de plus en plus plébiscités.
rapidement. Notre expérience de la plateforme Mais lorsqu‘il s‘agit de communiquer sur les
a également été positive. Nous avons déjà reçu canaux de signalement, les entreprises sont
des alertes pertinentes et la gestion des cas se plus frileuses. Elles ont peur d‘être inondées
passe bien. d‘alertes. Quelle a été votre expérience ?
Les alertes que vous avez reçues jusqu‘à Ne pas communiquer sur son canal de
présent via la plateforme « PUMA SpeakUp! » signalement par crainte de recevoir des
ont-elles été envoyées de manière anonyme alertes n‘est pas la bonne attitude à avoir.
ou les lanceurs d‘alerte ont-ils communiqué En tant que responsable de la conformité,
leur identité ? je pense qu‘il est important de savoir ce qui
se passe dans l‘entreprise afin de pouvoir en
Jusqu‘à présent, la plupart des signalements tirer des enseignements. Il est préférable de
ont été effectués de manière anonyme. Mais détecter très tôt un problème pour éviter qu‘il
cela ne me surprend pas parce qu‘il faut du ne s‘aggrave, plutôt que d‘être informé une
courage pour lancer une alerte. Je crois aussi fois qu‘il est trop tard. Je serais également
que les personnes qui ne tiennent pas à rester préoccupée si la plateforme ne recevait aucune
anonymes ont tendance à choisir un autre mode alerte. Cela pourrait signifier que quelque chose
de communication et nous écrivent directement, ne va pas dans la culture d‘entreprise et que les
à notre adresse e-mail, par exemple. collaborateurs ont peur de nous contacter. Il est
donc vital que nous continuions à rappeler aux
gens l‘existence de notre plateforme SpeakUp!.
PUMA SE
Fondée en 1948, PUMA SE est un fabricant international d‘articles de sport et
fournisseur de vêtements, chaussures et accessoires basé à Herzogenaurach. Outre
les marques Puma et Cobra Golf, la société cotée en bourse possède également la
filiale stichd B.V. Puma est l‘un des plus grands fabricants d‘articles de sport au
monde avec un chiffre d‘affaires annuel de 5,23 milliards d‘euros, un EBITDA de
209 millions d‘euros et environ 14 300 collaborateurs dans plus de 120 pays (en
date de l‘exercice 2020).
8PUMA
Secteur :
Nombre de salariés :
fabrication d‘articles de
sport
14 300
Chiffre d‘affaires annuel :
5,23 milliards d‘euros Nombre de sites : 25+
EBITDA :
209 millions d‘euros Date de création : 1948
Mise à jour en 2020
EQS Integrity Line :
La plateforme digitale d’alertes professionnelles
Disponible dans plus Gestion complète
de 70 langues des cas
Canal de signalement
sécurisé avec module de Granularité des niveaux
dialogue confidentiel et d’autorisation
anonyme
Conforme au RGPD et Pour en savoir plus :
certifiée ISO 27001 www.eqs.com/integrityline
9www.eqs.com
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