Gestion communale Séance d'information - Vevey, le 17 mai 2018 - Groupe T2i
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Gestion communale
Séance d’information
Vevey, le 17 mai 2018
1
Agenda
• Introduction
• Nouvelles versions 2018 et Roadmap
Citizen
Xpert.ATC et Xpert.CST - Gestion des autorisations de construire et suivi des constructions
Xpert.APF – Validation des factures fournisseurs
ECM4 – Gestion électronique de documents
• Mise en œuvre de la validation électronique des factures fournisseurs dans votre commune
Témoignage de la Commune de Ste-Croix
• Nouveaux modules 2018
Bâtiments : gestion du bâti et des logements de votre commune
eDossier : gestion de suivi des cas
Gestion RH – gestion des Absences
• Divers et conclusion
• Apéritif
Introduction Valérie FRONTINI, Samuel FOURNIER
L’unité d’affaires Publique en quelques chiffres
Collaborateurs : 12 Modules proposés : 32
Communes clientes : 120 Budget d’investissement
produit 2018 : CHF 2,5 mio
Les 5 modules les plus prisés par les communes en 2017
1. Indicateurs énergétiques – EnergyView (www.energyview.ch)
2. Gestion électronique de documents
3. Gestion des séances et suivi des décisions
4. Processus de validation des factures fournisseurs
5. Processus de gestion des autorisations de construire et suivi des constructions
3 nouvelles communes Citizen
• Villars-sur-Glâne
• Châtel-sur-Montsalvens
• Ormont-Dessus
Les gros postes d’investissement 2017
• Unités d’affaires public
Citizen Finance – 6’000 heures
ISO 20022 – 3’750 heures
Bâtiments – 3’000 heures
Citizen Contrôle des habitants – 1’500 heures
• Autres unités
ECM4 et eDossier – 35’000 heures
HR Café –10’000 heures
Version CITIZEN printemps 2018 et Road Map Olivier PFYFFER, Isabelle MARQUES, Vincenzino ROBERTO, Bernard PITTET, Hugues BONVIN
Contrôle des habitants – version printemps 2018
• Améliorations des envois des événements au canton / à la
confédération
• Amélioration des performances lors de la lecture et du traitement des
messages reçus par le canton ou Infostar
• Gestion des liens de parenté avec un enfant pour des personnes avec
un partenariat enregistré (adoption, arrivée, …)
• Contrôle des votants : possibilité de contrôle selon le numéro d’électeur
(pour mise en œuvre du vote électronique dans le canton de Fribourg)
8
Contrôle des habitants – Road map
• Road Map 2ème semestre 2018
Import eCH-0020 V3 (canton – Infostar)
Ajout de la zone de « Lieu » pour les états civils (notamment le lieu
de décès)
Import des messages SYMIC (changement de permis)
Envoi eCH-0020 V3 (canton)
Import eCH-0093
Analyse eDemenagement
9
Services industriels – version printemps 2018
• Améliorations interfaces télérelevés
Diverses gestions de l’adresse bâtiment / lieu-dit
Possibilité d’importer des relevés à 0
Définition des codes relevés sur 2 positions
• Amélioration de la recherche des appareils
• Correction de la somme des mois sur certaines dates
• Amélioration du processus eFacture
• Ajout de nouvelles statistiques
• Amélioration du tri des groupes tarifaires lors du remplacement
d’un abonnement
10Services industriels – Road map
• Road Map
Statistiques
• Ajout du modèle d'appareil dans la liste des relevés
• Ajout sélection des variables
Gestion du lieu de consommation
• Ecran avec le lieu-dit
• Liste des relevés avec lieu-dit
Mise en correspondance des bâtiments SI et Cadastre
11Impôts – version printemps 2018 (1/2)
• Gestion des déclarations spontanées (VS)
Objectif : suppression du calcul des intérêts sur des bordereaux déjà établis
Traitement : nouveau bordereau établi lors d’un rectificatif et vérification du code de
déclaration spontanée lors de l’impression
• Processus d’imputation comptable facilité
Objectif : possibilité de gérer les traitements
du processus d’imputation CG + débiteurs
de manière automatisée sur 1 seul menu
12Impôts – version printemps 2018 (2/2)
• Impressions des acomptes
Objectif : Pouvoir avoir sur la 1 ère page un récapitulatif complet qui contient l’acompte unique
et sur les pages suivantes les BVRs relatifs aux acomptes/tranches.
13Objectif majeur du projet
CITIZEN 2018
- Plus simple
3 - Plus rapide,
- Plus intuitifUn tout nouveau module « Créanciers » - Un menu d’options simplifié
Un tout nouveau module « Créanciers » - Un portail d’entrée où toutes les fonctions principales sont disponibles
Un tout nouveau module « Créanciers »
Un seul champ pour
introduire votre argument
de recherche
Une panoplie de filtres Une palette de boutons
qui accélèrent le résultat qui vous permettent de
de vos recherches déclencher l’action
souhaitéeUn tout nouveau module « Créanciers »
Un seul champ pour
introduire votre argument
de recherche
Une panoplie de filtres
qui accélèrent le résultat
de vos recherches
Une palette de boutons
qui vous permettent de
déclencher l’action
souhaitéeUn tout nouveau module « Créanciers » - Gestion claire et simple des propositions de paiement Liste des propositions Détail de la proposition sélectionnée
Un tout nouveau module « Créanciers » - Des journaux revisités
Du nouveau dans la comptabilité générale également
- Une gestion des écritures simple, efficace et rapide
Un seul champ pour introduire
votre argument de recherche
Une panoplie de filtres qui
affinent et accélèrent le
résultat de vos recherches
Une palette de boutons qui
vous permettent de déclencher
l’action souhaitéeDu nouveau dans la comptabilité générale également - Une nouvelle saisie d’écriture assistée et intuitive
Ils ne vont pas s’arrêter en si bon chemin
Innovation Finance ?Ils ne vont pas s’arrêter en si bon chemin
Un portail de consultation des données financières
Un simple navigateur internet suffira !Tuile facture débiteur
En gris : nom de la société
En noir : numéro de compte et nom du débiteur Icône d’information
En bleu : genre (ou type) de facture • Blocage
• Arrangement de paiement
Il est possible de cliquer sur le numéro de pièce pour
filtrer les factures et les paiements liés (avec le même
numéro de pièce).
Si la facture est échue et non
soldée, la date «Echéance» et le
montant «Solde» sont affichés
en rouges
FactureEt bien d’autres facilités que vous allez appréciez
Finance ISO20022 road map
• 2018 – 1er semestre
Fin de la première phase du projet
• 2018 – 2ème semestre
Traitement des données du QR-Code par les applications
Intégration des nouveaux lecteurs de données
Intégration forte des nouveaux formats de fichiers
Intégration des adresses structurées dans les fichiers transmis aux organismes financiers
• 2019 – 1er semestre
Adapter les fichiers d’échanges aux nouvelles directives de la norme
Installation du support du traitement des factures avec QR -Code
• 2019 – 2ème semestre
Réalisation des impressions de factures avec QR-Code
40Xpert.ATC – Xpert.CST Autorisations de construire et suivi des constructions Samuel FOURNIER
Nouvelles fonctionnalités 2018 • Processus de mise à l’enquête
Road map Xpert.ATC – Xpert.CST
• 2018
Intégration GED
Evolutions fonctionnelles pour VD et FR
• 2019
Adaptation du catalogue de caractères
des données officielles
Adaptation de l’interface regBL selon la
nouvelle version annoncée par l’OFS
Evolutions fonctionnellesXpert.APF – Processus Factures Hugues BONVIN
Nouvelles fonctionnalités 2018
• Refonte des écrans de pré-comptabilité et imputation comptable
• L’imputation comptable peut être faite sur tablette à chaque étape du
processus
• L’exercice comptable peut être changé dans les étapes de validations
• Les données de la factures sont affichées de manière claire et intuitive
45Nouvelles fonctionnalités 2018
• Nouveaux menus
46Nouvelles fonctionnalités 2018
• Pré-comptabilité
47Nouvelles fonctionnalités 2018
• Saisie et visualisation sur flux
48Nouvelles fonctionnalités 2018
• Imputation comptable
49Road Map Xpert.APF
• 2018 - 2ème Semestre
Support des données de la QR-Facture
• 2019
Améliorations fonctionnelles, outils de suivis et statistiques
50Road Map Xpert.APF
• QR-Facture
51Road Map Xpert.APF
• Suivis et statistiques
52Road Map Xpert.APF
• Suivis et statistiques
53Road Map Xpert.APF
• Suivis et statistiques
54ECM 4 - GED Marie-Noëlle CLAVIEN
ECM 4 change de nom !
ECM 4
Capture
Workflow
Youdoc
une gamme chapeauINTELLIGENTE DE VOS DOCUMENTS
DYNAMIQUE DU DOCUMENT
FLUIDE DU DOCUMENTNouveautés Youdoc (ECM 4 v4.2.3)
• Ma collection
• Gestion des événements
• Drag & Drop sur une tuile version permet de remplacer le document
• Classement depuis MS-Office
58Roadmap Youdoc
• Automne 2018 : version 4.2.4
Duplication de document
Amélioration du champ «recherche»
Recherches favorites
Lien sur les dossiers depuis la tuile document et depuis les propriétés du document
Interrogation transverse des événements
GED à valeur probante
Nouveau concept de sécurisation
Gestion des paramètres en version HTML
59Commune de Sainte-Croix Digitalisation des factures créanciers M. Stéphane CHAMPOD, Secrétaire municipal M. Jean-Michel BRANDT, Boursier communal Mme Susy SINISI, Secrétaire municipale adjointe
Constats initiaux et objectifs du projet
• Pourquoi avoir décidé de digitaliser les factures fournisseurs
S’inscrit dans un processus «digital» qui a été mis en œuvre dans la cadre de
l’administration
• Documents de la Municipalité/Xpert.Meeting
• Dossier habitants avec ECM4
• Dossier du collaborateur avec HR-Café
• Quels étaient les objectifs fixés?
Supprimer les copies superflues
Supprimer les factures qui s’égarent pendant le circuit traditionnel de validation
Amélioration des processus et plus de souplesse
Réduire le délai de traitement des factures
Meilleure efficience pour la recherche et la consultation
Première étape vers une introduction de la GEDConstats initiaux et objectifs du projet
• Quels objectifs ont été atteints après quelques mois d’utilisation ?
Supprimer les copies superflues Atteint
Meilleure efficience pour la recherche Atteint
Amélioration des processus et plus de souplesse pas encore atteint
Réduire le délai de traitement des factures pas encore atteint
Première étape vers l’introduction de la GED Atteint
Constat :
Un processus un peu plus long de préparation (scannage, pré-comptabilisation), mais un gain de
temps apporté par l’archivage numérique dans la recherche et consultation des pièces qui sont
directement disponibles depuis CITIZEN.Les étapes de mise en œuvre
• Quels ont été les travaux préparatoires ?
Définition des flux en fonction des services et des visas
Choix de conserver ou non les factures ?
• Classement avec les pièces comptables
Réattribution des tâches à l’interne ?
• Les services effectuent la pré-comptabilisation et l’imputation, tâche dédiée auparavant à
la bourse
Mise en place de la structure de scannage
• Durée du projet ?
Démarrage du projet fin 2016 / début de la production avec l’exercice comptable 2018
• Durée de formation ?
Phase test d’un mois avec la comptabilisation des factures 2018 en décembre 2017
Formation interne d’une demi-journée pour les collaborateurs des services et l’Office de la
population pour ECM4
Formation réduite pour la validation par l’application mobile pour les Municipaux et les Chefs de
serviceTravail au quotidien
• Les volumes traités env. 5’000 factures
• Organisation du processus ?
Réception des factures par les services pour contrôle et pré -imputation
Scannage des factures par une personne et remontée dans le Workflow par service
Pré-comptabilisation et imputation par les services concernés
Visa 1 = Chef de service par l’application mobile
Visa 2 = Municipal par l’application mobile
Visa 3 = Bourse pour un contrôle final
Comptabilisation
Visualisation des factures dans Citizen
• Des règles de gestion ont-elles été mises en place ?
Budget 0 Imputation des factures par les responsables de budget
• Sur quel support visent les Municipaux?
A ce jour, uniquement en interne sur un PC, l’application mobile n’étant pour l’instant pas
disponible en externe. Du fait que nous n'avons pas de Municipaux permanents, l’accès à
l’application mobile depuis l’externe (Tablettes/Chromebook) devient une nécessité.Travail au quotidien
• APF Mobile pour les Municipaux et les Chefs de service – Améliorations souhaitées
Validation des factures plus rapide (ouverture et traitement automatique)
Echéance de la facture et non de la tâche
Visuel des données de paiement
Visuel de la facture en premier et non du BV/BVRApports du projet
• Pour les collaborateurs
Accélération des processus de décision ? Pas de changement ressenti mais n’est pas l’objectif majeur
du processus de validation
Amélioration de la productivité, qualité ? Oui et non
Plus grande traçabilité ? Oui
Moins de factures perdues ? Oui, une fois le processus de scannage terminé
• Le point de vue de l’Exécutif
A l’heure actuelle, processus un peu lent et améliorer l’ergonomique (traitement et ouverture
automatique des factures)
Le processus traditionnel convenait mieux aux Municipaux qui visaient leurs factures en présence de
leur Chef de service (échange d’information). Ce point sera amélioré lors de la mise en fonction de
l’application depuis l’externe.
• Prochaines étapes de la digitalisation à la Commune de Sainte-Croix ?
Introduction de la GED complète ? Prévu à termeMerci de votre attention
Module Bâtiments Samuel FOURNIER
Module Bâtiments – quels apports pour votre commune ?
Référencement
Accès facilité à Tableau de bord Export sous Excel,
des données
l’information des bâtiments PDF
complémentairesGrâce au module bâtiments je peux…
Compléter le Extraire des
Identifier les Obtenir les
Identifier Automatiser registre des Gérer listes et des
Identifier le logements indicateurs
clairement la facturation bâtiments finement et informations Planifier des
taux disponibles et pertinents
mon niveau des avec les suivre la provenant de programmes
d’occupation fournir les soutenant les
de différentes informations gestion du plusieurs de
des statistiques prises de
résidences taxes aux qui me bâti bases de subventions
logements officielles en décisions en
secondaires propriétaires manquent communal données
la matière la matière
actuellement différentesA venir …
73
eDossier
Valérie FRONTINI
74Concepts
Qu’est-ce que l’eDossier ?
• Aide à la gestion et au suivi de l’activité administrative
• Tableaux de bord des cas en cours
Que permet-il de faire?
• Créer vos propres workflow
• Interpeller les acteurs qui doivent intervenir
• Valider les étapes de traitement d’une activité ainsi que
prise de décisions
• Partager et diffuser un ensemble de documents
• Référencement de données propres à un type de
workflowLes composants du workflow
• Etapes
• Tâche(s) à réaliser à chaque étape
• Acteurs (personne ou rôle)
Responsable du workflow
Exécutants par tâche
• DélaisExemple de cas d’usage
• Traitement de réclamation
• Demande de naturalisation
• Demande de préavis aux cantons
• Convocation d’un habitant
• Appel d’offres
• Gestion d’un litige
• Demande d’organisation de manifestation
• Traitement d’un appel téléphonique ou d’un
courrier/mail
• Suivi de cas RH
• Homologation d’un nouveau règlement
• Suivi du système de contrôle interne
• …eDossier – support à votre SCI
Garantir la
bonne
exécution des
missions
Garantir la
Respecter les
fiabilité et
lois et les
l’intégralité des
directives
données
(compliance)
financières
Le contrôle
interne un
Assurer la soutien
continuité des Maîtriser les
activités de pour risques
contrôle
Empêcher,
réduire et Définir les rôles
détecter les et
erreurs et responsabilités Source PWC
irrégularitéseDossier – un support pour votre SCI
• Formaliser les processus de contrôle
Etapes
Tâches
Acteurs
Délais
Données
• Attester des contrôles effectués
• Superviser et suivre les contrôles effectués, à effectuer, ou en coursCockpit des cas
Sélection du modèle cas
Modification du cas
Liste des tâches en cours
Le nouvel espace
des Ressources Humaines
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Samuel FOURNIER; Valérie FRONTINI
86Les projets qui vont nous
occuper ces prochains mois
• ISO20022 – la suite
• Citizen Finance – innovation
• Citizen – nouvelle version
• Bâtiments – 2ème partie
• Xpert.Meeting – refonteSigner avec effiSign • Nous vous proposons de signer vos contrats avec effiSign
Save the date • Vendredi 5 octobre – 10h à 14h : Event Groupe T2i – Foire du Valais
Formations pour les communes à Renens
• Inscriptions sur www.groupe-t2i.com
90Merci de votre fidélité !
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