M-Files est le nouveau logiciel miracle, après Excel, Outlook et Dropbox !
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M-Files est le nouveau logiciel miracle,
après Excel, Outlook et Dropbox !
Le logiciel M-Files est au cœur de notre solution tebifiles. À force de l’utiliser et de le présenter, je le considère
maintenant comme le digne successeur d’Excel, d’Outlook et de Dropbox.
Excel
Excel est le tableur de Microsoft, né en 1985 sur la base
de Multiplan, un concurrent de Lotus 1-2-3. Aujourd’hui,
on apprend Excel déjà au cycle d’orientation. Toutes les
entreprises utilisent Excel, depuis le simple indépendant
à des multinationales de plusieurs milliers de collabora-
teurs. En effet Excel est très ouvert et facile d’accès.
Certains utilisateurs l’utilisent au-delà d’un simple ta-
bleau mis en page : les formules et les macros permettent
de créer toutes sortes d’outils, par exemple pour standar-
diser la création d’une offre ou pour créer une solution de
gestion complexe avec des rapports graphiques dynamiques !
Contrairement à Access qui a été un peu éradiqué des grandes entreprises qui désiraient maîtriser leur IT,
Excel permet de gérer d’innombrables données plus ou moins structurées sous forme de listes.
Outlook
Outlook est plus récent. Tout comme le serveur Exchange, il
est né en 1997. Outlook offre des fonctionnalités de messa-
gerie email, de calendriers partagés, de gestion de tâches /
contacts / notes. Là aussi, il sera difficile de trouver une en-
treprise qui n’utilise pas Outlook, qui fait partie de la suite
Microsoft Office comme Excel.
Outlook est probablement la première application démarrée
le matin par la majorité des utilisateurs. L’un de ses atouts
est de faciliter l’accès aux messages avec une recherche per-
formante. Depuis plusieurs années, grâce aux applications mobiles compatibles avec Exchange, les utilisateurs
ont également accès aux mêmes fonctionnalités et données depuis n’importe où !
Dropbox
Dropbox est un service de stockage et de partage de copies de fichiers locaux en ligne.
Créé en 2007, ce service est très utilisé même par les entreprises. Il permet notam-
ment d’accéder et de modifier des documents depuis un PC, une tablette ou un smart-
phone, même sans connexion réseau. Ce service permet de travailler à plusieurs sur
les mêmes documents.
Dropbox n’est généralement pas accepté par une majorité de grandes entreprises, par souci de sécurité. En
effet, la gestion des droits est lacunaire et les documents sont stockés sur des serveurs mutualisés aux USA.
M-Files Il est extrêmement rapide de rechercher
(et de trouver) des informations avec M-
Excel permet de créer rapidement des outils ad hoc files : par nom de document, client, type
basés sur des listes de données. Outlook facilite de document, mot-clé, etc. Avec l’effica-
l’accès à certaines données de l’entreprise depuis cité de la mise en cache locale, les fichiers
n’importe où ! Dropbox stocke et partage des do- s’ouvrent rapidement même en cas de
cuments accessibles depuis n’importe où, même connexions réseau lentes et peu fiables.
hors-ligne. M-Files offre des vues dynamiques : tous
M-Files offre ces mêmes avantages et bien d’autres les fichiers sont organisés en fonction de
encore : leur NATURE et non de leur
EMPLACEMENT, ce qui vous permet de gé-
M-Files gère au même endroit des don- rer et de consulter des documents et
nées structurées (fournisseurs, collabora- d’autres éléments exactement comment
teurs, clients, projets…) qui peuvent être vous le souhaitez.
reliées dynamiquement à d’autres applica- M-Files permet de lier une tâche à un objet
tions (ERP, CRM…) et des documents élec- ou à un document ce qui en fait un redou-
troniques (quelles que soient leurs table outil de gestion de tâches d’entre-
sources). prise !
M-Files gère les listes de données sous La disponibilité hors-ligne de M-Files vous
forme d’objets mis en relation ce qui évite permet de consulter, éditer et sauvegar-
les doublons et vous assure de toujours ac- der des documents même en l’absence de
céder à la bonne information. Les docu- connexion réseau.
ments peuvent être regroupés à l’aide de L’accès n’est pas limité au client M-Files in-
ces objets dynamiques. Ces mêmes don- tégré à l’explorateur Windows. On peut
nées peuvent être accédées facilement également accéder à tebifiles avec un
depuis Excel pour créer des rapports gra- simple navigateur web ou avec un smart-
phiques. phone ou une tablette (app M-Files sur
M-Files intègre un moteur de workflow iOS, Android et Windows Phone).
très puissant qui permet de construire des
outils très rapidement, basés sur les objets
dynamiques comme une offre ou une can- Vous voulez en savoir plus ? gdi@tebicom.ch
didature, ainsi que sur les documents.
L’analyse de rentabilité de
la Gestion de contenu d’entreprise (ECM)
Recueil de données d’étude sur de la gestion de contenu
d’entreprise (ECM) la gestion documentaire
Table de matières Introduction ..................................................................................................................................................................... 2 Facteurs impactant le déploiement des solutions de gestion des informations .................................... 3 Leretour sur l’investissement sur l’ECM .................................................................................................................. 5 Atteinte à la sécurité : les employés qui utilisent des solutions de partage non autorisé de fichiers .......................................................................................................................................................................... 6 La chasse au papier ....................................................................................................................................................... 7 Responsabiliser les employés mobiles ................................................................................................................... 8 Conclusion ........................................................................................................................................................................ 8 www.m-files.fr 1
Introduction
Le marché de la gestion de contenu d’entreprise (ECM) connait actuellement un développement rapide
du fait d’un parfait concours de circonstances et de technologies qui ont fait de l’ECM un outil précieux.
L’afflux de contenus très divers provenant de sources multiples telles que des images, des vidéos, des blogs,
des fichiers d’entreprise, des e-mails, du contenu Internet et du rich media, illustre le besoin urgent des
entreprises à investir dans l’ECM afin de prendre le contrôle de toutes ces sources de contenu.
Les entreprises envisagent les systèmes ECM pour mettre de l’ordre dans le chaos. ECM offre aux
organisations qui souhaitent analyser, maintenir et stocker de grosses quantités de données et de contenu
au quotidien, les moyens de prendre le contrôle, créer des flux de travail qui permettent à leurs employés
d’être plus efficaces et efficients tout en respectant la réglementation.
Ce livre blanc cite des groupes de recherche d’analystes, des organisations du secteur et des sources
médias de confiance qui abordent la question des difficultés de la gestion des informations comme le
big data, la mobilité et le cloud afin de fournir des informations sur la manière dont les organisations
peuvent profiter de l’ECM et améliorer leurs résultats. Globalement, l’ECM permet aux organisations
d’utiliser des sources de contenu nouvelles et existantes afin de générer de meilleurs niveaux d’efficacité et
améliorer leur productivité. De plus, l’ECM protège les entreprises des effets éventuellement dévastateurs
des violations de données et des pertes de données et permet de contrôler l’accès aux informations
confidentielles.
www.m-files.fr 2Facteurs favorisant le déploiement des Solutions ECM
La pérennité des systèmes ECM en tant qu’outil efficace pour atteindre les objectifs de gestion des information ne cesse
de progresser face à la difficulté de gérer et comprendre les grand volumes de données.
Mettre de l’ordre dans le chaos
L’afflux des informations génère des difficultés de gestion de l’information :
1.2
Nombre d’années nécessaires
pour que le volume de données
70 %
70 % des employés font beaucoup
confiance au courrier électronique
26 %
AIIM indique que 26 % des utilisateurs
pense que la gestion de l’information
professionnelles double (Source : Big Data pour gérer les ressources numérique. dans leurs organisations est
News) (Source : North Plains)
« plutôt chaotique ».
Dans une étude d’ARMA, attitude des participants concernant la
gestion des informations obsolètes :
0% 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 %
% de participants qui ont le sentiment qu’ils
protègent les informations en les stockant
% de participants qui ne savent pas comment
gérer les informations obsolètes
% qui déclare qu’ils pourraient en avoir besoin
% qui n’ont pas le courage de s’en occuper
La stratégie de contenu est fondamentale
Lors d’une étude Forrester, pour les personnes interrogées, les trois grands facteurs contribuant à une mise en œuvre
non satisfaisante de l’ECM sont :
70 % 26 % 26 %
Stratégie Manque Politiques
insuffisante d’alignement entrepreneuriales
de contenu informatique et et problèmes
d’entreprise culturels
(Source : Rapport Forrester : améliorer les niveaux de satisfaction ECM par le biais de l’agilité, des analyses et de l’engagement)
www.m-files.fr 3Leviers commerciaux : L’information a un prix
Le coût des « mauvaises données »
Les utilisateurs recherchent
la facilité d’utilisation.
20 % des déploiements ECM sont
20-35 %
des coûts budgétaires de
600 MILLIARDS
DE $
impact financier des mauvaises
rejetés car leur utilisation est
déplaisante ou désagréable.
(Source : Gartner)
fonctionnement sont dus à la données pour les entreprises
mauvaise qualité des données. américaines chaque année.
(Source : Big Data News) (Source: Big Data News)
Le développement des déploiements ECM
Quels sont les facteurs opérationnels pour améliorer vos internationaux
capacités de gestion de l’information ? Forrester indique que 96 % des entreprises
interrogées ont l’intention de développer leurs
déploiements ECM de jusqu’à 79 % en 2013.
49 % 37 %
Réduire les coûts Améliorer la conformité avec
Je veux l’ECM à ma façon !
Selon Gartner, d’ici 2016, la gestion de contenu sera
personnalisée avec l’organisation par dossier et les
la loi, la réglementation ou les
politiques.
besoins de traitement seront adaptés à l’utilisateur
(Source : Rapport Forrester : Le schéma de gestion de l’information de l’entreprise
individuel.
renforce la valeur de vos informations)
www.m-files.fr 4Le rendement du capital investi sur l’ECM
Sa haute capacité à organiser, sécuriser et traiter efficacement les informations à partir d’un nombre grandissant de
sources continue d’être une proposition de valeur indéniable de l’ECM. Selon Nucleus Research, le rendement du
capital investi de l’ECM poursuit son explosion.
Rentabilité d’ECM
7,50 $
Les systèmes ECM modernes
62 %
des organisations tirent un bénéfice direct
rapportent 7,50 $ pour chaque dollar des installations ECM comme la réduction
investi, jusqu’à 23 % depuis 2012. du volume de papier et des effectifs
et la réduction des frais de service et
d’administration.
38 %
des organisations tirent un bénéfice
indirect de la mise en œuvre des
56 %
pour les décideurs ECM,
l’automatisation du traitement
33 %
des organisations ont identifié
la réduction de papier comme
outils ECM tel que la productivité. se révèle être un élément clé du le deuxième avantage le plus
rendement du capital investi. important de la mise en œuvre
d’un système ECM.
www.m-files.fr 5Atteinte à la sécurité : Employés utilisant
des solutions de partage non autorisé de
fichiers
Les employés continuent de mettre en danger les informations
confidentielles de l’entreprise en utilisant des applications de
partage de fichiers, même lorsque l’utilisation de ces outils
est interdite. L’utilisation non réglementée de ces applications
représente une menace sérieuse de sécurité et de conformité
car les employés peuvent partager des informations sensibles
ou stocker des documents sur leur appareils personnels hors du
contrôle de l’entreprise. Les entreprises doivent rechercher le juste équilibre entre fournir une technologie qui favorise
la collaboration et un accès aisé aux informations avec des mesures de conformité.
Le partage de fichiers non autorisé met en danger les organisations
63 %
des employés utilisent leurs
solutions de partage de fichiers et de
46 %
des employés ont partagé des
documents professionnels sensibles
70 %
des employés ne savent pas s’il
existe des politiques qui interdisent
synchronisation sur le lieu de travail. via leur solution personnelle l’utilisation personnelle d’applications
(Source: M-Files) de partage de fichier et de de partage de fichiers.
synchronisation. (Source: M-Files)
(Source: M-Files)
www.m-files.fr 6La chasse au papier
Même si de nombreuses entreprises ont bien progressé pour devenir des bureaux « sans papier », il apparaît
clairement que nous n’y sommes pas encore parvenu. Il est évident que l’activité des entreprises s’appuie encore
beaucoup sur le papier qui nécessite des impressions, des photocopies et des efforts d’archivage ce qui a des
répercussions sur la productivité de l’ensemble de l’entreprise et sa capacité à respecter des délais importants, et
finalement peut entraîner une perte de chiffre d’affaires.
La chasse au papier représente un coût en matière de productivité et d’environnement
10 000 24-31 %
66 %
des organisations ont pour
L’agence de protection de objectif de réduire le volume
l’environnement indique de papier annuel. (Source : IDC)
qu’en moyenne un employé de l’ensemble des
américain utilise ce volume entreprises ont une
de feuilles de papier par an. initiative en place pour
Ce qui représente au total réduire l’utilisation du
papier. (Source : IDC) Plus de
4 millions de tonnes de
papier par an. 50 % des
personnes interrogées
impriment des
Selon une étude AIIM, les exemplaires papier en
signatures restent figées vue de les faire signer et
dans un monde de papier : les présenter en réunion.
(Source: AIIM)
La signature d’un document
est la1ère raison pour
laquelle les entreprises
utilisent encore du papier.
(Source: AIIM)
www.m-files.fr 7Responsabiliser les employés mobiles
Le cloud et les appareils mobiles sont devenues des plate-formes d’autonomisation puissantes pour les employés pour
leur permettre d’accéderaux informations dont ils ont besoin, n’importe où dans le monde. Cependant, la tendance du
PAP (Prenez vos Appareils Personnels) est un phénomène que de nombreuses entreprises ont du mal à gérer.
Gérer les effectifs mobiles sans enfreindre les règles
60 %
des employés vont interagir avec
du contenu d’entreprise par le biais
57 %
Selon Forrester, 57 % des organisations
ont des difficultés à équilibrer la
d’appareils mobiles. sécurité du contenu et l’accès aux
(Source: Gartner) appareils mobiles. Que cela vous
plaise ou non, la mobilité personnelle
et professionnelle sont en train de
fusionner.
2/5
Deux employés sur cinq âgés de moins
3/4
Trois employés sur quatre
de 30 ans déclarent que la politique de déclarent qu’ils ne respectent pas
leur entreprise en matière de mobilité toujours cette politique.
leur interdit d’utiliser des appareils remis (Source: AIIM)
par l’entreprise pour des activités non
professionnelles.
(Source: AIIM)
Sécuriser vos informations dans le cloud
Selon une étude de l’AIIM : Le contenu dans le cloud
• 41% des personnes interrogées considèrent que le cloud sera l’option de
déploiement de fait pour les applications informatiques générales pour les
trois années à venir.
• 46 % des personnes interrogées considèrent que les applications de gestion
documentaire et de contenu seront basées sur le cloud par choix pour les 3
prochaines années.
• 50 % des organisations d’ici 2018 géreront leur contenu par le biais d’une
architecture de contenu hybride. (Source : Gartner)
• Gartner prédit que46 % des organisations stockerons leurs données sensibles
relatives aux clients dans le cloud public d’ici la fin 2015. (Source : Gartner)
www.m-files.fr 8Conclusion Les solutions ECM continuent de fournir aux organisations une solution éprouvée et fiable pour saisir, stocker, gérer et partager efficacement du contenu. Au fur et à mesure de l’évolution et de la maturation de la technologie ECM, les organisations pourront profiter de l’ECM pour des applications plus fonctionnelles qui aident les partenaires, les clients et d’autres parties prenantes externes. Les systèmes ECM continueront de permettre aux entreprises de résoudre des questions cruciales telles que la sécurité, la conformité et la gestion de la création accélérée de contenus issus de différentes sources telles que les appareils mobiles. Les questions et données statistiques évoqués dans le présent document illustrent la mise en œuvre des systèmes ECM pour réduire le risque dû aux pertes de données, aux défauts de conformité, l’inefficacité opérationnelle générale, mais également les éventuelles retombées juridiques en créant une culture de l’efficacité systématique et organisationnelle. À propos de M-Files Les solutions de gestion de l’information d’entreprise M-Files (EIM) améliorent et simplifient la façon de gérer les documents et autre information afin d’être plus productif, efficace et rester conforme. M-Files supprime le cloisonnement de l’information et offre un accès rapide et facile au contenu approprié à partir de n’importe quel système administratif et appareil essentiels. M-Files atteint les plus hauts niveaux d’acceptation des utilisateurs, ce qui engendre un retour sur investissement plus rapide, avec une approche de la gestion de l’information intuitive unique qui se base sur la « nature » de l’information et non pas sur son « emplacement ». Avec ses options de déploiement flexibles sur site, sur le nuage et hybrides, M-Files diminue le nombre de demandes adressées aux informaticiens en permettant aux personnes plus concernées par les besoins de l’entreprise d’accéder et contrôler le contenu en fonction de leurs besoins. Des milliers de sociétés dans plus de 100 pays, parmi lesquelles SAS, Elekta et EADS, utilisent M-Files comme leur plate-forme unique pour la gestion de l’information d’entreprise capitale. Pour plus d’informations, allez sur www.m-files.com. Web: www.m-files.fr Tel: +33(0)1 56 95 16 67 Email: sales@m-files.com www.m-files.fr 9
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