Comment faire de votre entreprise une organisation Purchase to Pay First Class ? - 14 indicateurs clés de performance
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Juillet 2012
( Comment faire de votre entreprise
une organisation Purchase to Pay
First Class ?
14 indicateurs clés de performance
INTRODUCTION
Si vous voulez faire de Standardiser et optimiser les processus métier est un enjeu majeur de
votre entreprise une compétitivité des entreprises. A cet effet, vous avez fait le choix de lancer un
projet de dématérialisation de factures en optant pour un logiciel dédié. Sachez
organisation Purchase que l’implémentation du logiciel seul ne sera pas suffisante. Certes, certaines
to Pay performante et opérations manuelles telles que la saisie de données, le rapprochement
réaliser le maximum factures/bons de commande, la copie et l’envoi des duplicata des factures
- chronophages et sources d’erreur - pourront être automatisées ; les coûts seront
d’économies, vous
réduits et vous aurez des processus plus efficaces. Mais si vous voulez faire
devrez remettre à de votre entreprise une organisation Purchase to Pay performante et réaliser
plat l’ensemble de la le maximum d’économies, vous devrez remettre à plat l’ensemble de la chaîne
chaîne PtoP Purchase to Pay. Cela nécessite d’évaluer les performances de votre existant
- points forts et points faibles - au travers de l’analyse d’une série d’indicateurs
clés de performance (KPI*), parmi lesquels :
1 Coût par facture
2 % de factures rapprochées du premier coup
3 Nombre de personnel ETP au sein du département comptable
4 Nombre de factures par ETP
5 Nombre de fournisseurs
6 Nombre de nouveaux fournisseurs par mois
7 Nombre d’achats hors contrats
8 Nombre de marchandises reçues, mal ou non facturées
9 Nombre de factures électroniques
10 Nombre de factures papier
11 Délai de paiement (en moyenne)
12 % de factures payées en retard
13 Nombre d’utilisateurs
14 Nombre d’utilisateurs formés
Dans la suite de ce document, nous passons en revue ces indicateurs
et indiquons quelques pistes pour tendre vers plus de performance. Pour mettre
en oeuvre et suivre votre projet Purchase to Pay, intéressez-vous en priorité aux
KPI les plus importants dans votre contexte d’entreprise : en fonction de votre
existant et de vos objectifs mais aussi de la démarche projet que vous voulez
adopter (progressive ou mode big bang).
* key performance indicator
Livre blanc - indicateurs clés de performance - Purchase to Pay
1 Coût par facture
Entrent en ligne de compte dans ce calcul du coût par facture :
- Le nombre de factures fournisseurs sur un an (papier, pdf, OCR, EDI ...).
- Le montant des salaires et des frais informatiques liés au traitement des factures
auxquels s’ajoutent les éventuels coûts externes (intérimaires, sous traitance...) et
les divers travaux complémentaires : suivi fournisseurs, archivage, ...
Le total de ces charges divisé par le nombre total de factures donne le coût par
facture.
Une étude*récente menée par l’IAPP (International Accounts Payables Professionals),
montrait que la fourchette est encore large au sein des entreprises sondées : de 2
dollars à plus de 25 dollars !
*AP Automation Study - mars 2011
2 % de factures rapprochées du premier
coup (correspondance parfaite)
Une entreprise Cet indicateur désigne une facture traitée immédiatement, sans délai, sans mise en
attente ou gestion d’exception. Autrement dit, une facture qui a pu être rapprochée des
performante peut
bon de commande/bon de réception dès son arrivée. En creux, il désigne le taux de
espérer obtenir un taux factures en anomalie. On estime en général entre 20 et 30 % du volume annuel traité
de correspondance le nombre de factures qui demandent la résolution d’un litige ou une régularisation.
parfaite supérieur
Il va de soi que plus l’entreprise traite de factures électroniques, plus cette étape de
à 90 %.
rapprochement sera performante. La difficulté vient surtout des factures papier.
Ce score tombe
Le cas des factures papier. Dans la plupart des entreprises, les factures papier sont
à 65 % pour des
encore largement majoritaires. Ainsi, l’étude IAPP citée ci-dessus indiquait que plus de
entreprises moins trois quart des répondants (76,1%) traitaient une majorité de factures papier ; près de
bien équipées. 40% de ce groupe traitant plus de 90% de factures papier.
Avec une telle prééminence du papier, pour atteindre un pourcentage de
correspondance élevé, la qualité du logiciel de numérisation - qui fait partie
de votre solution PtoP - est primordiale. Tout l’enjeu est de rapprocher correctement les
factures avec les bons de commande et/ou les bons de réception. Vous devez vous
poser deux questions :
1/ Votre logiciel de numérisation est-il capable de reconnaître et de valider les
données de facturation nécessaires, ligne article par ligne article ?
2/ Votre solution de workflow - deuxième composant majeur de votre solution
PtoP - est-elle capable d’établir la correspondance entre les lignes facture numérisées,
les lignes commande et les lignes réception (triple match) ?
Si oui, votre taux de correspondance pourra être élevé. Par contre, si vous devez
malgré tout effectuer des opérations manuelles après la numérisation (ressaisie de
données par ex), votre taux baissera et les coûts par facture augmenteront.
Livre blanc - indicateurs clés de performance - Purchase to Pay
3 Nombre d’ETP au sein du département
comptable...
Selon les enquêtes, Cet indicateur concerne les ressources mobilisées pour le traitement des factures
une entreprise PtoP (salariés, CDD, intérimaires), en équivalent temps plein. Il est fortement lié aux autres
KPI. Si vous avez de bons résultats sur les autres indicateurs, votre besoin en ETP
performante peut
affectés à la comptabilité fournisseurs sera nécessairement moindre et vous réduirez
traiter plus de les coûts. Diminuer le nombre d’ETP affecté au traitement des factures vous permettra
35 000 factures de redistribuer des ressources vers des fonctions/tâches à plus forte valeur ajoutée.
par ETP et par an.
4 ... et nombre de factures par ETP
Cet indicateur désigne le nombre de factures et d’avoirs traités par ETP, par an.
L’étude AP Automation Study indique par exemple que parmi les entreprises qui
traitent plus de 25 000 factures par mois :
- 47,5% y affectent entre 5 et 10 ETP
- 20 % entre 10 et 15 ETP
- 25 % entre 15 et 25 ETP.
Soit une productivité qui peut varier du simple au triple selon les organisations.
Si par exemple votre taux de correspondance factures /bons de commande (BdC)
est élevé, si vous recevez un grand nombre de factures électroniques, ou encore
si vous mettez en oeuvre un workflow de validation, le nombre de factures traitées
par ETP et par an sera logiquement plus important.
Cet indicateur mérite d’être analysé car il reflète l’efficacité réelle du processus.
Mais il doit être examiné conjointement avec le coût par facture. Le curseur doit être
positionné au bon endroit. Vous pouvez ambitionner de traiter 40 000 factures par
ETP, par an, (vous réduisez donc la masse salariale) au prix d’un lourd investissement
dans un système d’automatisation développé sur mesure (vous augmentez les frais
d’infrastructure). A quel niveau se situe le retour sur investissement ?
Livre blanc - indicateurs clés de performance - Purchase to Pay
5 Nombre de fournisseurs...
Du point de vue Le nombre de vos fournisseurs - et le volume d’achat chez chacun d’eux - devra être
de l’efficacité du étudié, pour intégrer par exemple en priorité dans votre projet vos fournisseurs les
plus réguliers et les plus importants mais aussi dans l’optique de passer des accords
processus P2P, il
avec eux : pour leur demander de passer à la facturation électronique par exemple,
peut être intéressant ou encore pour qu’ils acceptent d’adapter la mise en page de leurs factures (les
de réduire la base mentions que vous souhaitez voir figurer de façon obligatoire) et leur logistique
(réception centralisée des factures par exemple). Un fournisseur avec lequel vous faites
fournisseurs et d’avoir
régulièrement des affaires, avec un volume d’achat conséquent, sera bien sûr plus
le moins de nouveaux facile à convaincre qu’un fournisseur occasionnel. Du strict point de vue de l’efficacité
fournisseurs possibles. du processus PtoP, il apparaît utile de limiter le nombre de fournisseurs. Ce paramètre
entrera aussi en ligne de compte pour déterminer le nombre de modèles qui devront
être définis dans le processus de numérisation (phase d’apprentissage).
6 ... et nombre de nouveaux fournisseurs
par mois
Cet indicateur est lié au nombre de fournisseurs. Il est préférable d’avoir le moins de
nouveaux fournisseurs possibles. L’ajout et la vérification des données de référence
d’un nouveau fournisseur de même que les contrôles de fiabilité et de solvabilité sont
longs et coûteux. Acheter auprès d’un nouveau prestataire pour gagner quelques
euros sur un article ne fait pas toujours sens si l’on place en regard les coûts internes
occasionnés par le référencement de ce nouveau fournisseur.
7 Nombre d’achats effectués hors contrat
L’expérience montre Cet indicateur correspond au nombre et au montant des achats réalisés hors contrat
(hors du processus standard d’achat) par les collaborateurs de votre société.
qu’il faut être ferme
Très souvent, ces achats ne sont pas ou peu négociés en termes de prix et de détails
sur les achats hors contractuels (garantie, service, assistance..). C’est un manque à gagner pour votre
contrat. Un dispositif société. En outre, ils se font souvent chez des fournisseurs non référencés, entraînant
de contrôle interne ainsi un surcroît de travail administratif et des coûts de traitement plus élevés (voir
nombre de nouveaux fournisseurs). Le risque est également celui de l’éclatement de
doit permettre la dépense qui se traduit par une multiplicité d’actes d’achats et une augmentation du
d’identifier et de nombre de factures de faibles montants.
rappeler à l’ordre les Pour toutes ces raisons, il est donc souhaitable de normaliser la procédure achats et de
bien l’encadrer. Il faut notamment :
collaborateurs qui
- systématiser le principe “un achat = un bon de commande” pour favoriser le
ne respectent pas les rapprochement automatique.
règles édictées par - développer les achats de fonctionnement sur catalogue
l’entreprise. - conclure des accords avec le service achats pour que les bons de commande
soient conformes : précis, corrects, complets. Pour ce faire, les prix dans vos
référentiels (ERP/systèmes d’achat) doivent être à jour, les remises, appliquées
correctement, tous les accords contractuels passés avec les fournisseurs,
soigneusement consignés, afin de pouvoir les rapprocher facilement des factures.
Livre blanc - indicateurs clés de performance - Purchase to Pay
8 Nombre de marchandises reçues,
mal ou non facturées
L’étape de réception des marchandises est très importante dans le processus PtoP.
Si elle n’est pas faite de manière rigoureuse, le fournisseur ne sera pas payé
correctement ou le sera avec retard, occasionnant par ailleurs des traitements
supplémentaires en back office.
Chaque mois, ce poste augmente la charge au sein du service comptable responsable
d’évaluer correctement les stocks et de comptabiliser les coûts à la bonne période.
Une collaboration intelligente entre acteurs (service achats, magasins, service
comptable) est indispensable si l’on veut obtenir un bon résultat sur cet indicateur.
Chacun des services impliqués doit prendre conscience de l’impact de sa propre
activité sur les autres services et tous doivent collaborer le plus étroitement possible
afin d’améliorer le processus PtoP.
9
10 Nombre de factures électroniques &
10 nombre de factures papier
La facturation électronique (numérique) offre des avantages indéniables :
Plus vous recevez de
optimalisation du processus, information rapide en direction du management,
factures électroniques, réduction des coûts... Une facture électronique élimine en particulier les tâches
plus efficace sera de numérisation dans votre processus PtoP. Toutes les données sont fournies dans
votre processus PtoP un format prédéterminé, réduisant au maximum le risque d’erreurs. Bien sûr, les
avantages sont plutôt de votre côté, en tant qu’acheteur, mais le fournisseur sera lui
aussi gagnant si c’est pour lui l’assurance d’être payé plus rapidement.
Plus vous recevez de factures électroniques, plus efficace sera votre processus PtoP.
A contrario, un trop grand nombre de factures papier par rapport aux factures
électroniques pèse évidemment sur la performance du processus. Dans une approche
d’amélioration continue, votre projet devra tendre progressivement vers la diminution
de ces entrées papier (essayer de les limiter aux petits fournisseurs ou aux fournisseurs
occasionnels par exemple). Cela nécessitera de travailler conjointement avec les
achats pour convaincre les fournisseurs.
Livre blanc - indicateurs clés de performance - Purchase to Pay
11 Délai de paiement et pourcentage de
12 factures payées en retard
Aujourd’hui, payer dans les délais n’est plus une option : pour mémoire, depuis le 1er
janvier 2009 et la loi de modernisation de l’économie (LME) les délais de paiement
interentreprises sont plafonnés à 60 jours après l’émission de la facture, ou 45 jours
fin de mois (art. 21 de la LME) - sauf dérogation exceptionnelle de branches. Ces
indicateurs doivent donc faire l’objet d’une attention particulière. Le non paiement
dans les délais entraîne désormais de lourdes pénalités financières. A contrario,
le paiement à temps des factures comporte son lot d’avantages pour l’entreprise:
diminution du risque de ces pénalités de retard, voire obtention d’escompte pour
paiement anticipé, gain de temps pour les équipes comptables (les relances
fournisseurs diminuent), etc. Quoi qu’il en soit, le taux de factures payées avec retard
traduit très directement la performance de votre processus Purchase to Pay.
13 Nombre d’utilisateurs & nombre
14 d’utilisateurs à former
Dans vos critères Moins stratégiques, ces deux indicateurs méritent néanmoins d’être étudiés. Ils
de sélection d’une correspondent au nombre d’utilisateurs du logiciel PtoP (approbateurs inclus) et au
nombre de personnes qui doivent être explicitement formées, à commencer par les
solution, étudiez utilisateurs clés du département comptable : ils doivent savoir comment fonctionne le
l’ergonomie utilisateur. logiciel, en quoi ce dernier améliore le processus et ils doivent connaître le processus
Plus le logiciel sera complet PtoP.
Dans vos critères de sélection d’une solution, étudiez l’ergonomie utilisateur. Plus le
convivial et intuitif,
logiciel sera convivial et intuitif, moins il nécessitera de temps de formation, a fortiori
moins il nécessitera en direction des opérationnels intégrés dans la chaine purchase to pay, hors du
de temps de département comptable : valideurs, acheteurs, managers, gestionnaires de stocks...
formation
Livre blanc - indicateurs clés de performance - Purchase to Pay
Mediusflow Medius vous accompagne
Avec Mediusflow, Medius propose un ensemble de solutions performantes pour
automatiser vos processus Purchase to Pay.
En automatisant l’ensemble de la chaîne de traitement, vous diminuerez
significativement le travail de saisie, vous réduirez les erreurs liées aux interventions
humaines, vous accélérerez les traitements, vous gagnerez en visibilité et en traçabilité
sur vos flux, vous améliorerez vos relations avec vos fournisseurs.
Libérés des tâches fastidieuses, vos collaborateurs pourront se consacrer à des tâches
à plus forte valeur ajoutée.
Mettre en place un projet Purchase to Pay est un défi à la fois organisationnel et
technique. Pour le mener à bien, il vous faut analyser le niveau de performance de
votre organisation pour actionner les bons leviers. Mais s’il est bien maîtrisé, le retour
sur investissement d’un tel projet peut intervenir en moins d’un an.
Medius et ses partenaires peuvent vous accompagner en vous fournissant
conseils et appui. Avec l’expérience de centaines de projets mis en oeuvre, nous
serons heureux de vous aider à faire de votre entreprise une organisation Purchase to
Pay First Class.
Livre blanc - indicateurs clés de performance - Purchase to Pay
A propos de Medius Fondée en 2001 en Suède, Medius développe et commercialise Mediusflow, une solution de workflow qui vise à automatiser et optimiser les processus métier des entreprises. La société est présente au travers de filiales directes en Scandinavie, en France, aux Pays-Bas, en Grande-Bretagne, en Pologne, aux Etats-Unis et en Australie et s’appuie sur un vaste réseau de partenaires. La société compte plus de 700 clients dans le monde. Contact 14, Avenue d’Eylau 75116 Paris Tél: +33 1 73 02 15 43 info@medius-group.fr www.medius.fr Tél: +33 1 73 02 15 43
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