Guide de participation des associations au CONGRÈS 2019 - The University of British Columbia
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Guide de participation des associations
au CONGRÈS 2019
The University of British Columbia
du 1er au 7 juin 2019Table des matières
Introduction............................................................................................................... 3
Participation des associations .....................................................................................................................3
Dates importantes ......................................................................................................................................3
À propos du Congrès .................................................................................................. 4
Thème du Congrès 2019 ..............................................................................................................................4
Renseignements généraux ..........................................................................................................................4
Rôles et structure....................................................................................................... 5
Rôles de la Fédération .................................................................................................................................5
Rôles et responsabilités des RPs et des CLs ..................................................................................................6
Outils et ressources pour les organisateurs ................................................................ 7
Cycle de planification du Congrès............................................................................... 9
Établissement du budget pour la participation de l’association ............................... 11
Recettes et frais d’inscription .................................................................................................................... 11
Dépenses .................................................................................................................................................. 11
Hébergement............................................................................................................................................ 12
Renseignements et coordonnées ............................................................................. 12
Page 2Introduction
Le présent Guide de participation donne un aperçu de la marche à suivre pour organiser une conférence
d’association au Congrès. Puisque le Congrès donne lieu à plus de 70 conférences d’associations, tout le
monde doit respecter le même échéancier. Ce guide contient certains renseignements de base pour
aider les associations à préparer leur calendrier et à s’organiser en attendant de recevoir le Guide de
planification du Congrès 2019 complet et toutes les directives lors de la réunion de planification du
26 septembre 2018.
Participation des associations
Pour participer à la 88e édition du Congrès des sciences humaines à la University of British Columbia, les
associations doivent soumettre le Formulaire de mise à jour des associations. Vous pouvez y accéder à partir
du Portail des organisateurs, au www.congres2019.ca/organisateurs, ou utiliser le lien fourni dans le courriel
d’invitation au Congrès qui sera envoyé aux présidents des associations.
Le formulaire de participation sert à renseigner la Fédération sur les éléments suivants :
les dates de conférence convenant le mieux à votre association, ainsi qu’une deuxième et une
troisième options;
le nom des responsables de programme (RP) et des coordonnateurs locaux (CL) de votre
association ainsi que leurs coordonnées;
les autres conférences d’association avec lesquelles vous souhaitez que votre conférence coïncide;
les changements apportés à la liste des personnes-ressources de votre association.
Ce formulaire doit être rempli d’ici le 25 juin 2018. Si vous téléchargez le formulaire pour le remplir
manuellement, retournez-le par courriel à organisateurs@ideas-idees.ca.
Dates importantes
Échéance Action
25 juin Soumettre le Formulaire d’adhésion à la Fédération et participation
d’association au Congrès 2019
Mi-août Début de la période d’inscription à la réunion de planification
14 septembre Fin de la période d’inscription à la réunion de planification
26 septembre Réunion de planification du Congrès 2019 à Vancouver
Page 3À propos du Congrès
D’envergure inégalée, le Congrès des sciences humaines rassemble plus de 70 associations qui tiennent leurs
conférences annuelles respectives sous un même toit. Cet événement phare qui en est à sa 88e année
d’existence est bien plus que le plus grand rassemblement au Canada d’érudits issus de diverses disciplines.
Universitaires, chercheurs, responsables des politiques et praticiens viennent y mettre en commun leurs
découvertes, approfondir leurs idées et créer des partenariats qui façonneront le Canada de demain.
Le Congrès se déroule habituellement sur sept jours à la fin mai ou au début de juin et attire en moyenne
8 000 congressistes. Il est organisé par la Fédération des sciences humaines et se tient chaque année dans une
université canadienne différente. La Fédération, l’université d’accueil, les associations savantes et les
partenaires du Congrès planifient une semaine complète d’activités : exposés, ateliers, groupes de discussion,
conférences, activités culturelles et réceptions, de même que la plus grande foire commerciale universitaire
du Canada. Le résultat? Des sommités, chercheurs, professionnels, responsables des politiques et étudiants de
partout au Canada et d’ailleurs qui convergent pour exprimer leurs idées et aborder des sujets importants
pour notre pays et ses habitants.
Les activités du Congrès s’adressent aux congressistes, aux universitaires et au public non universitaire. Que ce
soit en recherche théâtrale, en études littéraires, en histoire, en enseignement, en sociologie ou en
communications, le Congrès donne un aperçu unique de l’excellence, de la créativité et du leadership
universitaires.
Thème du Congrès 2019
« Cercles de conversation »
Le Congrès 2019, qui se tiendra à Vancouver sur le thème des Cercles de conversation, soulignera la relation
étroite et bidirectionnelle qui unit les universités et leurs collectivités à l’échelle locale, provinciale, nationale
et internationale. Une attention particulière sera accordée aux échanges fructueux entre les sociétés savantes
et les peuples autochtones. La University of British Columbia se trouve sur un territoire non cédé des
xʷməθkʷəy̓əm (Musqueam) et abrite l’Indian Residential School History and Dialogue Centre.
Les Cercles de conversation se veulent une invitation au dialogue, au débat et à l’expression de points de vue
divergents. Dans ce cadre, des activités créatives critiques, axées sur des sujets aussi variés que la durabilité,
l’accessibilité, la mobilité internationale, la santé, la culture et, bien sûr, l’éducation, seront proposées dans les
domaines de la littérature, des arts visuels et de la musique. Le Congrès 2019 encouragera les Cercles de
conversation entre chercheurs, éducateurs, étudiants, dirigeants politiques et militants, et favorisera ainsi les
échanges, de même que l’écoute et l’apprentissage mutuels.
Renseignements généraux
Dans le cadre du Congrès, la Fédération et la University of British Columbia tiendront plusieurs événements
ouverts et gratuits pour les congressistes inscrits et le grand public. C’est le cas de la série de causeries Voir
grand, des ateliers de la Foire aux carrières, de l’Expo du Congrès et d’une foule de séances interdisciplinaires
et d’événements culturels organisés par l’université. Les événements proposés par la Fédération et l’université
seront annoncés sur le site www.congres2019.ca/programme et dans le guide L’Essentiel du Congrès remis sur
place aux congressistes. Nous vous encourageons à inclure certaines de ces activités dans le programme de la
conférence de votre association.
Causeries Voir grand : Cette série réunit d’éminents universitaires et des personnalités publiques qui
se penchent sur des recherches, des idées et des solutions visionnaires afin de répondre aux grands
enjeux de notre époque. Chaque année, les nouveaux conférenciers de la série Voir grand sont choisis
Page 4conjointement par la Fédération, l’université d’accueil et les organisations partenaires. Les causeries
ont lieu à divers moments pour éviter les conflits avec les programmes des associations.
Ateliers de la Foire aux carrières : Cette série d’ateliers de perfectionnement professionnel est
organisée conjointement par la Fédération, la University of British Columbia et le magazine Affaires
universitaires. Conçue autant pour les étudiants aux cycles supérieurs que les professeurs chevronnés,
elle porte sur l’avancement professionnel dans le milieu universitaire, la publication et la mise en
marché de travaux de recherche, l’amélioration des compétences en enseignement et en planification
des cours, et les perspectives de carrière en dehors du milieu universitaire.
L’Expo du Congrès : Cet événement est l’occasion pour les congressistes de découvrir la grande
diversité et la qualité supérieure de la littérature savante canadienne, ainsi que de rencontrer des
partenaires du milieu de la recherche et de la collectivité. En plus de réunir plus de 50 éditeurs savants
et exposants, l’Expo propose une programmation dynamique qui comprend notamment des
lancements de livres et des séances de dédicace.
Rôles et structure
Rôles de la Fédération
La Fédération des sciences humaines est responsable de l’organisation du Congrès, et elle travaille
étroitement avec l’université d’accueil pour veiller à ce qu’un système de soutien solide soit en place pour
aider les associations à assurer le succès de leur conférence. Notre travail est de faciliter le partage
d’expériences, la tenue de registres et la gestion de bases de données et, en fin de compte, d’aider les
associations pendant le processus de planification.
Services aux congressistes et commodités : La Fédération travaille étroitement avec l’université
d’accueil et les fournisseurs du campus et d’ailleurs pour que les congressistes disposent des services
et des renseignements appropriés (information touristique, services de transport, hébergement local,
services alimentaires, lieux importants et affiches sur le campus, information à l’intention des
visiteurs, etc.).
Inscription au Congrès : La Fédération facilite l’ensemble du processus d’inscription au Congrès, y
compris celui des associations participantes, grâce à un portail en ligne complet.
Services de soutien aux conférences : La Fédération travaille étroitement avec l’équipe de l’université
d’accueil pour offrir un encadrement logistique aux conférences d’associations, notamment en
s’assurant que l’espace est suffisant dans les salles de conférence, en supervisant les services de
traiteur et audiovisuel et en communiquant avec les divers départements pour confirmer que les lieux
sont accessibles, sécuritaires et bien entretenus.
Soutien financier à la programmation : Afin d’assurer l’interdisciplinarité, l’envergure internationale
et l’ouverture au public de la programmation du Congrès, la Fédération offre un soutien financier pour
permettre aux associations membres d’organiser des séances interdisciplinaires et d’inviter des
conférenciers étrangers.
Promotion et présence médiatique : L’équipe des relations avec les médias de la Fédération travaille
dans l’ombre bien avant la tenue du Congrès pour que les médias aient facilement accès aux
recherches en sciences humaines qui y seront présentées. Nous en faisons la promotion par
l’intermédiaire de partenariats avec des organismes et des ministères gouvernementaux, des
organismes non gouvernementaux (ONG) et les médias locaux et nationaux.
Page 5Rôles et responsabilités des RPs et des CLs
Chaque association participant au Congrès doit nommer deux organisateurs clés qui assureront le lien avec
l’équipe du Congrès : un responsable de programme (RP) et un coordonnateur local (CL). Ces derniers
veilleront à la fluidité des communications entre l’association, la Fédération et l’université d’accueil. Si votre
association a besoin d’aide pour trouver un RP ou un CL en vue du Congrès 2019, écrivez-nous à
organisateurs@ideas-idees.ca.
Les deux principaux organisateurs de votre association jouent plusieurs rôles, et il est essentiel qu’ils
collaborent étroitement.
Responsable de programme (RP) – Est responsable de la planification et de la promotion du programme de la
conférence d’association, et doit notamment :
• coordonner les invitations à présenter des communications ainsi que le calendrier des séances;
• planifier le programme de la conférence et le transmettre à la Fédération et aux membres de
l’association;
• faciliter la promotion de la conférence de l’association et fournir les listes d’envoi à la Fédération;
• présenter les demandes de financement destinées à enrichir le programme de l’association;
• soumettre les formulaires Événement ouvert mentionnant les événements auxquels les autres
congressistes et le grand public pourront avoir librement accès.
Coordonnateur local (CL) – Est responsable des aspects logistiques de la conférence d’association, et doit
notamment :
• réserver les locaux nécessaires pour la tenue des séances et des événements programmés par
l’intermédiaire du Système de demande du Congrès en ligne;
• soumettre les demandes de services audiovisuels, de services de traiteur et d’ameublement par
l’intermédiaire du Système de demande du Congrès en ligne;
• prendre les dispositions relatives à la table d’accueil d’association;
• demander l’embauche d’adjoints d’association (facultatif);
• évaluer les besoins des membres en matière d’accessibilité et s’assurer que l’équipement adapté est
commandé.
Les RPs et les CLs assument la responsabilité commune des tâches suivantes :
• assister à la réunion de planification en septembre;
• s’acquitter de toutes les tâches imparties et respecter toutes les échéances du cycle de planification
du Congrès 2019 (aperçu général à la page 9);
• prendre connaissance des courriels hebdomadaires des organisateurs pour se tenir au courant de
toute mise à jour et donner suite aux directives;
• participer aux réunions En route vers le Congrès, en personne ou par téléconférence;
• transmettre les messages importants aux membres de l’association concernant l’inscription, la
planification du voyage et les commodités sur le campus;
• assurer la promotion des événements marquants ouverts aux membres de l’association présents au
Congrès (p. ex. Voir grand, Foire aux carrières, programmation de l’université);
• vérifier et approuver dans les délais prescrits les factures de l’association établies à l’occasion du
Congrès;
• remplir le sondage des organisateurs et donner leur avis à la Fédération;
• vérifier que l’information affichée en ligne à propos de l’association au
www.congres2019.ca/associations est exacte et complète.
Page 6Outils et ressources pour les organisateurs
Réunion de planification du Congrès 2019
La réunion de planification, qui se tiendra le 26 septembre 2018, vise à présenter de façon exhaustive le cycle
de planification du Congrès 2019. Des représentants clés de la Fédération et de l’université fourniront des
explications détaillées sur les tâches à accomplir, les processus et l’échéancier à respecter ainsi que les outils,
ressources et données à la disposition des associations à des fins de planification, de même qu’un aperçu de la
programmation et des stratégies logistiques du Congrès 2019. La réunion de planification servira
essentiellement à présenter les rôles et responsabilités des organisateurs des associations, en plus de leur
permettre de tisser des liens avec les autres organisateurs.
Guide de planification du Congrès 2019
Le Guide de planification du Congrès 2019 est un manuel présentant les étapes de l’organisation d’une
conférence d’association au Congrès. Il décrit chacune des tâches du cycle de planification, précise les mesures
à prendre et comprend des conseils, des commentaires d’anciens congressistes et organisateurs d’association
et une liste de vérification avec les échéances prévues. Il sera remis aux organisateurs de votre association lors
de la réunion de planification.
Aperçu des données d’association
L’Aperçu des données d’association est personnalisé pour chaque association. Il contient des données sur les
trois dernières participations au Congrès (comme les frais d’inscription à la conférence, le nombre
d’inscriptions et les recettes, le nombre de salles de conférence, les dépenses [traiteur, services audiovisuels,
etc.] et le nom des anciens RP et CL) pour aider l’association à prévoir ses besoins logistiques pour l’année à
venir. Ces données se trouvent dans le Portail des organisateurs.
Portail des organisateurs en ligne
Les organisateurs disposent d’un espace dédié sur le site Web du Congrès 2019 : le Portail des organisateurs,
accessible à www.congres2019.ca/organisateurs. Il permet d’accéder au Système de demande du Congrès et à
des formulaires en ligne, ainsi qu’à plusieurs outils et ressources téléchargeables qui facilitent la planification
d’une conférence (échéanciers administratifs, fiches-conseils, logos, éléments visuels, menus de traiteur, liste
de services audiovisuels, liens menant à des guides, etc.). Consultez-le souvent, car il est régulièrement mis à
jour.
Système de demande du Congrès
Le Système de demande du Congrès est un logiciel Web spécialement conçu pour permettre aux organisateurs
d’association de consulter les renseignements (données administratives et listes des personnes inscrites) et de
soumettre les demandes et les formulaires (réservations de salles de conférence et demandes au service de
traiteurs) qui se rapportent au cycle de planification du Congrès. Ce logiciel est un outil de consolidation des
demandes qui regroupe en un seul endroit tous les besoins de votre association en vue du Congrès. Il sera
accessible après la réunion de planification.
Courriels hebdomadaires
Après la réunion de planification, tous les organisateurs d’association recevront des courriels hebdomadaires
de organisateurs@ideas-idees.ca rappelant les échéances prochaines et contenant d’importantes mises à jour
au sujet du cycle de planification, des informations sur la programmation et plus encore. Ils comprennent des
renseignements précieux pour les organisateurs et de l’information à transmettre aux associations. Veuillez
ajouter l’adresse organisateurs@ideas-idees.ca à votre liste d’expéditeurs autorisés.
Page 7Réunions En route vers le Congrès
À compter de l’automne 2018, les RPs et les CLs assisteront aux réunions mensuelles En route vers le Congrès
planifiées par la Fédération et la University of British Columbia. Ces rendez-vous sont l’occasion pour les
organisateurs d’échanger des idées et des pratiques exemplaires et de se poser mutuellement des questions
sur le cycle de planification en collaborant avec les équipes chargées du Congrès. Les réunions durent
généralement une heure et sont organisées sur le campus, de manière à faciliter la participation des
organisateurs des associations locales. Ceux qui ne peuvent pas être présents en personne ont la possibilité de
participer par téléconférence.
Page 8Cycle de planification du Congrès
Vous trouverez ci-dessous aperçu des activités du cycle de planification. La liste exhaustive des tâches et
échéances figurera dans le Guide de planification du Congrès distribué lors de la réunion de planification
(page 8). Elle sera aussi accessible sur le Portail des organisateurs en ligne.
25 juin Soumettre le Formulaire de mise à jour des associations (voir la page 3)
Mi-août Début de la période d’inscription à la réunion de planification du Congrès 2019
26 septembre Réunion de planification à Vancouver – à inscrire à votre calendrier! (voir la page 8)
Dates de la conférence d’association confirmées
Octobre Soumettre le formulaire Pouvoir de signature pour ouvrir un compte d’association
Soumettre le formulaire Frais de conférence d’association
Novembre Envoyer, par courriel, la liste d’envoi aux membres de votre association à la Fédération
Soumettre le formulaire Détails de conférence d’association
Soumettre une demande de financement au Fonds de soutien des conférenciers
internationaux de marque
Soumettre les demandes d’espaces de conférence
NOTE : La demande d’attribution des locaux requis pour la tenue des événements programmés
pendant ou parallèlement au Congrès doit être faite via le Portail des organisateurs en ligne.
Veuillez ne pas communiquer directement avec les départements universitaires pour réserver
certains locaux, car ces demandes ne pourront être honorées. Pour l’attribution des salles,
plusieurs facteurs sont considérés, tels que le nombre de demandes, la disponibilité,
l’infrastructure existante et l’utilisation rationnelle des locaux sur le campus. Les salles ne sont
pas attribuées sur la base du premier arrivé, premier servi.
Janvier Début de la période d’inscription au Congrès 2019 (lien fourni pour les Laissez-passer gratuits)
Soumettre une demande de financement au Fonds de soutien pour les séances
interdisciplinaires
Février Soumettre le formulaire Table d’accueil d’association
Vérifier les salles attribuées
Mars Complétez les formalités d’inscription gratuite (avant la date limite de préinscription)
Soumettre le formulaire Événement ouvert
Soumettre le formulaire Embauche d’adjoint(e) d’association
Envoyer le programme préliminaire de la conférence (PDF)
Fin des préinscriptions
Avril Soumettre les demandes d’équipement audiovisuel
Soumettre les demandes d’ameublement et de mise en place de salle spécialisée
Soumettre les demandes au service de traiteur
Mai Soumettre le programme définitif de la conférence (PDF)
Confirmer les commandes concernant les événements auprès de l’université (salles de
conférence, service de traiteur, services audiovisuels et ameublement)
31 mai Ouverture du bureau d’inscription sur le site du Congrès
Page 9Juin Répondre au sondage à l’intention des organisateurs du Congrès
Soumettre les rapports post-événements pour le Fonds de soutien des conférenciers
internationaux de marque et le Fonds de soutien pour les séances interdisciplinaires
Été Vérifier les factures du Congrès
Page 10Établissement du budget pour la participation de l’association
Les associations qui participent au Congrès bénéficient d’un compte créé en leur nom par la Fédération, ce qui
leur évite des dépenses importantes avant le Congrès. Les recettes provenant des inscriptions y seront
versées, et certains frais de l’université d’accueil y seront portés. Après le Congrès, une fois que toutes les
factures de l’université auront été reçues, la Fédération calculera les recettes et les dépenses du compte, puis
remettra le solde à chaque association. Si les dépenses excèdent les recettes, une facture sera émise.
Recettes et frais d’inscription
Les frais d’inscription se divisent en deux parties : les frais de conférence d’association et les frais
d’inscription du Congrès. Chaque association est responsable de l’établissement des frais de sa propre
conférence, ainsi que des éventuels frais supplémentaires, notamment pour les banquets ou les réceptions et
événements facultatifs. Les catégories suivantes sont généralement admises : membre, non-membre, retraité
membre, retraité non membre, étudiant membre, étudiant non membre, non-salarié membre et non-salarié
non membre.
Les frais d’inscription du Congrès sont fixés par la Fédération et varient d’une catégorie à l’autre (congressiste
retraité, étudiant, non-salarié ou régulier). Veuillez noter que les deux frais doivent être payés par tous les
congressistes des associations, y compris les conférenciers, les animateurs, les panélistes, les invités spéciaux,
les membres des équipes d’administration et de direction, les organisateurs et personnes qui président une
séance ou y assistent.
Frais d’inscription Tarif normal Tarif sur place
Tarif de préinscription
(à compter du (à compter du 31 mai)
du Congrès (avant le 31 mars)
1er avril)
Congressistes réguliers 185 $ + 5% TPS = 194.25 $ 220 $ + 5% TPS = 231 $ 250 $ + 5% TPS = 262.50 $
Étudiants, retraités et
75 $ + 5% TPS = 78.75 $ 95 $+ 5% TPS = 99.75 $ 250 $ + 5% TPS = 131.25 $
non-salariés
Les associations et groupes qui ne sont pas membres de la Fédération sont les bienvenus au Congrès 2019,
mais ils devront payer un tarif différentiel pour chaque personne inscrite. Pour faciliter le paiement de ces
frais, un montant de 50 $ doit être ajouté aux frais de conférence de chaque catégorie pour les associations ou
groupes non membres.
Dépenses
Les associations doivent être prêtes à payer les dépenses suivantes :
- Service de traiteur lors des conférences
- Services audiovisuels lors des conférences, ce qui comprend l’utilisation de l’équipement de
présentation standard de l’université
- Demandes spéciales
- Impression et photocopie de documents pour les conférences
- Frais liés aux événements spéciaux (y compris les tables et l’ameublement pour les banquets)
- Embauche d’un adjoint d’association (facultatif)
Les frais de services sur le campus seront portés au compte de l’association concernée. L’association est seule
responsable des frais liés à des services et à des fournisseurs hors campus. Veuillez noter que la location
d’espaces de réunion sur le campus est gratuite.
Page 11Hébergement
Chaque association a la possibilité de réserver une portion du quota de chambres à tarif réduit réservé dans
les hôtels ou résidences partenaires du Congrès. Les réservations effectuées dans ce cadre devront se faire
dans une limite de temps inférieure aux autres réservations individuelles. La liste des hôtels partenaires du
Congrès sera affichée sur le site Web du Congrès et disponible dans le Guide de planification (voir la page 7).
Renseignements et coordonnées
La Fédération se réjouit de collaborer avec ses associations membres pour mener à bien le Congrès 2019, ainsi
que d’aider les organisateurs d’association à assurer le bon déroulement de leurs conférences. Nous espérons
que les congressistes se souviendront de leur séjour à Vancouver comme d’une expérience positive et d’un
rassemblement stimulant. Si vous avez des questions ou des commentaires sur le processus de planification et
d’organisation au cours des prochains mois, veuillez communiquer avec la Fédération.
organisateurs@ideas-idees.ca...............Cycle de planification du Congrès, Système de demande du Congrès,
promotion des événements d’association et des programmes de
conférence et demandes de financement
communications@ideas-idees.ca..........Communications, médias sociaux et relations avec les médias
www.congres2019.ca............................Ajout régulier d’information sur le Congrès 2019
www.congres2019.ca/organisateurs.....Outils de planification et renseignements sur les processus à l’intention
des organisateurs d’association
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