CONGRÈS 2020 Guide de planification préliminaire pour les associations participantes - Western University du 30 mai au 5 juin 2020 - Congress 2020
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CONGRÈS 2020
Guide de planification préliminaire
pour les associations participantes
Western University
du 30 mai au 5 juin 2020Table des matières
Introduction............................................................................................................... 3
Dates importantes ......................................................................................................................................3
À propos du Congrès .................................................................................................. 4
Thème du Congrès 2020 ..............................................................................................................................4
Renseignements généraux ..........................................................................................................................4
Rôles et structure....................................................................................................... 5
Rôles de la Fédération .................................................................................................................................5
Rôles et responsabilités des RPs et des CLs ..................................................................................................6
Outils et ressources pour les organisateurs ................................................................ 7
Cycle de planification du Congrès............................................................................... 8
Établissement du budget pour la participation de l’association ............................... 10
Recettes et frais d’inscription ....................................................................................................................10
Dépenses ..................................................................................................................................................10
Renseignements et coordonnées ............................................................................. 11
Page 2Introduction
Le présent Guide de planification préliminaire donne un aperçu de la marche à suivre pour organiser
une conférence d’association au Congrès. Puisque le Congrès donne lieu à plus de 70 conférences
d’associations, tout le monde doit respecter le même échéancier. Ce guide contient certains
renseignements de base pour aider les associations à préparer leur calendrier et à s’organiser en
attendant de recevoir le Guide de planification du Congrès complet et toutes les directives lors de la
réunion de planification du 25 septembre 2019.
Pour participer à la 89e édition du Congrès des sciences humaines à Western University, les associations
doivent soumettre le Formulaire de mise à jour des membres pour le Congrès 2020. Vous pouvez y accéder à
partir du Portail des organisateurs, au www.congres2020.ca/organisateurs, ou utiliser le lien fourni dans le
courriel d’invitation au Congrès qui sera envoyé aux présidents des associations.
Le formulaire de participation sert à renseigner la Fédération sur les éléments suivants :
• les dates de conférence convenant le mieux à votre association
• le nom des responsables de programme (RP) et des coordonnateurs locaux (CL) de votre
association ainsi que leurs coordonnées;
• les autres conférences d’association avec lesquelles vous souhaitez que votre conférence coïncide;
• les changements apportés à la liste des personnes-ressources de votre association.
Ce formulaire doit être rempli d’ici le 24 juin 2019.
Dates importantes
Échéance Action
24 juin Formulaire de mise à jour des membres
13 septembre Fin de la période d’inscription à la réunion de planification
25 septembre Réunion de planification du Congrès 2020 à London
Page 3À propos du Congrès
D’envergure inégalée, le Congrès des sciences humaines rassemble plus de 70 associations qui tiennent leurs
conférences annuelles respectives sous un même toit. Cet événement phare qui en est à sa 89e année
d’existence est bien plus que le plus grand rassemblement au Canada d’érudits issus de diverses disciplines.
Universitaires, chercheurs, responsables des politiques et praticiens viennent y mettre en commun leurs
découvertes, approfondir leurs idées et créer des partenariats qui façonneront le Canada de demain.
Le Congrès se déroule habituellement sur sept jours à la fin mai ou au début de juin et attire en moyenne
8 000 congressistes. Il est organisé par la Fédération des sciences humaines et se tient chaque année dans une
université canadienne différente. La Fédération, l’université d’accueil, les associations savantes et les
partenaires du Congrès planifient une semaine complète d’activités : exposés, ateliers, groupes de discussion,
conférences, activités culturelles et réceptions, de même que la plus grande foire commerciale universitaire
du Canada. Le résultat? Des sommités, chercheurs, professionnels, responsables des politiques et étudiants de
partout au Canada et d’ailleurs qui convergent pour exprimer leurs idées et aborder des sujets importants
pour notre pays et ses habitants.
Les activités du Congrès s’adressent aux congressistes, aux universitaires et au public non universitaire. Que ce
soit en recherche théâtrale, en études littéraires, en histoire, en enseignement, en sociologie ou en
communications, le Congrès donne un aperçu unique de l’excellence, de la créativité et du leadership
universitaires.
Thème du Congrès 2020
« Rencontre aux Fourches – Bâtir des passerelles »
Le Congrès 2020 permettra à la communauté des sciences humaines de se réunir à London, en Ontario, près
de la fourche de la rivière Thames, ou Deshkan Ziibi « rivière au panache ». Cette métaphore géographique
renvoie à la terre et à l’eau qui distingue la magnifique région canadienne des Grands Lacs. Dans l’imaginaire
collectif, les fourches d’une rivière évoquent la séparation et la divergence, et symbolisent les enjeux qui
divisent les gens. Cependant, la fourche de la rivière Thames est aussi un lieu de rassemblement, qui évoque
plutôt la convergence et le besoin de se regrouper dans une collectivité. Le thème présente donc le Congrès
comme un lieu d’échange et de rassemblement où les chercheurs, les artistes et les membres du public
peuvent partager des points de vue divergents, s’ouvrir à autrui et faire preuve de sens critique. Par ailleurs,
ce thème nous invite à faire corps avec les éléments que sont la terre et l’eau. Il met l’accent sur
l’interdisciplinarité (bâtir des passerelles entre les disciplines) et sur l’internationalisation (bâtir des passerelles
entre les nations). Il met également en lumière l’engagement des sciences humaines à rassembler les gens afin
qu’ils restent unis face aux forces polarisantes (bâtir des passerelles entre les divergences politiques et
idéologiques) et à réparer la rupture provoquée par le colonialisme, tout en favorisant la réconciliation entre
les colonisateurs et les peuples autochtones.
Renseignements généraux
Dans le cadre du Congrès, la Fédération et Western University tiendront plusieurs événements ouverts et
gratuits pour les congressistes inscrits et le grand public. C’est le cas de la série de causeries Voir grand, des
ateliers de la Foire aux carrières, de l’Expo du Congrès et d’une foule de séances interdisciplinaires et
d’événements culturels organisés par l’université. Les événements proposés par la Fédération et l’université
seront annoncés sur le site www.congres2020.ca/programme et dans le guide L’Essentiel du Congrès remis sur
place aux congressistes. Nous vous encourageons à inclure certaines de ces activités dans le programme de la
conférence de votre association.
Page 4• Causeries Voir grand : Cette série réunit d’éminents universitaires et des personnalités publiques qui
se penchent sur des recherches, des idées et des solutions visionnaires afin de répondre aux grands
enjeux de notre époque. Chaque année, les nouveaux conférenciers de la série Voir grand sont choisis
conjointement par la Fédération, l’université d’accueil et les organisations partenaires. Les causeries
ont lieu à divers moments pour éviter les conflits avec les programmes des associations.
• Ateliers de la Foire aux carrières : Cette série d’ateliers de perfectionnement professionnel est
organisée conjointement par la Fédération, Western University et le magazine Affaires universitaires.
Conçue autant pour les étudiants aux cycles supérieurs que les professeurs chevronnés, elle porte sur
l’avancement professionnel dans le milieu universitaire, la publication et la mise en marché de travaux
de recherche, l’amélioration des compétences en enseignement et en planification des cours, et les
perspectives de carrière en dehors du milieu universitaire.
• L’Expo du Congrès : Cet événement est l’occasion pour les congressistes de découvrir la grande
diversité et la qualité supérieure de la littérature savante canadienne, ainsi que de rencontrer des
partenaires du milieu de la recherche et de la collectivité. En plus de réunir plus de 50 éditeurs savants
et exposants, l’Expo propose une programmation dynamique qui comprend notamment des
lancements de livres et des séances de dédicace.
Rôles et structure
Rôles de la Fédération
La Fédération des sciences humaines est responsable de l’organisation du Congrès, et elle travaille
étroitement avec l’université d’accueil pour veiller à ce qu’un système de soutien solide soit en place pour
aider les associations à assurer le succès de leur conférence. Notre travail est de faciliter le partage
d’expériences, la tenue de registres et la gestion de bases de données et, en fin de compte, d’aider les
associations pendant le processus de planification.
• Services aux congressistes et commodités : La Fédération travaille étroitement avec l’université
d’accueil et les fournisseurs du campus et d’ailleurs pour que les congressistes disposent des services
et des renseignements appropriés (information touristique, services de transport, hébergement local,
services alimentaires, lieux importants et affiches sur le campus, information à l’intention des
visiteurs, etc.).
• Inscription au Congrès : La Fédération facilite l’ensemble du processus d’inscription au Congrès, y
compris celui des associations participantes, grâce à un portail en ligne complet.
• Services de soutien aux conférences : La Fédération travaille étroitement avec l’équipe de l’université
d’accueil pour offrir un encadrement logistique aux conférences d’associations, notamment en
s’assurant que l’espace est suffisant dans les salles de conférence, en supervisant les services de
traiteur et audiovisuel et en communiquant avec les divers départements pour confirmer que les lieux
sont accessibles, sécuritaires et bien entretenus.
• Soutien financier à la programmation : Afin d’assurer l’interdisciplinarité, l’envergure internationale
et l’ouverture au public de la programmation du Congrès, la Fédération offre un soutien financier pour
permettre aux associations membres d’organiser des séances interdisciplinaires et d’inviter des
conférenciers étrangers.
• Promotion et présence médiatique : L’équipe des relations avec les médias de la Fédération travaille
dans l’ombre bien avant la tenue du Congrès pour que les médias aient facilement accès aux
recherches en sciences humaines qui y seront présentées. Nous en faisons la promotion par
Page 5l’intermédiaire de partenariats avec des organismes et des ministères gouvernementaux, des
organismes non gouvernementaux (ONG) et les médias locaux et nationaux.
Rôles et responsabilités des RPs et des CLs
Chaque association participant au Congrès doit nommer deux organisateurs clés qui assureront le lien avec
l’équipe du Congrès : un responsable de programme (RP) et un coordonnateur local (CL). Ces derniers
veilleront à la fluidité des communications entre l’association, la Fédération et l’université d’accueil. Les
deux principaux organisateurs de votre association jouent plusieurs rôles, et il est essentiel qu’ils collaborent
étroitement.
Responsable de programme (RP) – est responsable de la planification et de la promotion du programme de la
conférence d’association, et doit notamment :
• coordonner les invitations à présenter des communications ainsi que le calendrier des séances;
• planifier le programme de la conférence et le transmettre à la Fédération et aux membres de
l’association;
• faciliter la promotion de la conférence de l’association et fournir les listes d’envoi à la Fédération;
• présenter les demandes de financement destinées à enrichir le programme de l’association;
• soumettre les formulaires Événement ouvert mentionnant les événements auxquels les autres
congressistes et le grand public pourront avoir librement accès.
Coordonnateur local (CL) – est responsable des aspects logistiques de la conférence d’association, et doit
notamment :
• réserver les locaux nécessaires pour la tenue des séances et des événements programmés par
l’intermédiaire du Portail Organisateurs du Congrès en ligne;
• soumettre les demandes de services audiovisuels, de services de traiteur et d’ameublement par
l’intermédiaire du Portail Organisateurs du Congrès en ligne;
• prendre les dispositions relatives à la table d’accueil d’association;
• demander l’embauche d’adjoints d’association (facultatif);
• évaluer les besoins des membres en matière d’accessibilité et s’assurer que l’équipement adapté est
commandé.
Les RPs et les CLs assument la responsabilité commune des tâches suivantes :
• assister à la réunion de planification en septembre;
• s’acquitter de toutes les tâches imparties et respecter toutes les échéances du cycle de planification
du Congrès 2020 (aperçu général à la page 9);
• prendre connaissance des courriels hebdomadaires des organisateurs pour se tenir au courant de
toute mise à jour et donner suite aux directives;
• participer aux réunions En route vers le Congrès, en personne ou par téléconférence;
Page 6• transmettre les messages importants aux membres de l’association concernant l’inscription, la
planification du voyage et les commodités sur le campus;
• assurer la promotion des événements marquants ouverts aux membres de l’association présents au
Congrès (p. ex. Voir grand, Foire aux carrières, programmation de l’université);
• vérifier et approuver dans les délais prescrits les factures de l’association établies à l’occasion du
Congrès;
• remplir le sondage des organisateurs et donner leur avis à la Fédération;
• vérifier que l’information affichée en ligne à propos de l’association au
www.congres2020.ca/associations est exacte et complète.
Si votre association a besoin d’aide pour trouver un RP ou un CL en vue du Congrès 2020, écrivez-nous à
organisateurs@ideas-idees.ca.
Outils et ressources pour les organisateurs
Réunion de planification du Congrès 2020
La réunion de planification, qui se tiendra le 25 septembre 2019, vise à présenter de façon exhaustive le cycle
de planification du Congrès 2020. Des représentants clés de la Fédération et de l’université fourniront des
explications détaillées sur les tâches à accomplir, les processus et l’échéancier à respecter ainsi que les outils,
ressources et données à la disposition des associations à des fins de planification, de même qu’un aperçu de la
programmation et des stratégies logistiques du Congrès 2020. La réunion de planification servira
essentiellement à présenter les rôles et responsabilités des organisateurs des associations, en plus de leur
permettre de tisser des liens avec les autres organisateurs.
Guide de planification du Congrès 2020
Le Guide de planification du Congrès 2020 est un manuel présentant les étapes de l’organisation d’une
conférence d’association au Congrès. Il décrit chacune des tâches du cycle de planification, précise les mesures
à prendre et comprend des conseils, des commentaires d’anciens congressistes et organisateurs d’association
et une liste de vérification avec les échéances prévues. Il sera remis aux organisateurs de votre association lors
de la réunion de planification.
Aperçu des données d’association
L’Aperçu des données d’association est personnalisé pour chaque association. Il contient des données sur les
trois dernières participations au Congrès (comme les frais d’inscription à la conférence, le nombre
d’inscriptions et les recettes, le nombre de salles de conférence, les dépenses [traiteur, services audiovisuels,
etc.] et le nom des anciens RP et CL) pour aider l’association à prévoir ses besoins logistiques pour l’année à
venir. Ces données se trouvent dans le Portail Organisateurs.
Portail des organisateurs en ligne
Les organisateurs disposent d’un espace dédié sur le site Web du Congrès 2020 : le Portail Organisateurs,
accessible à www.congres2020.ca/organisateurs. Il permet d’accéder à des formulaires en ligne, ainsi qu’à
plusieurs outils et ressources téléchargeables qui facilitent la planification d’une conférence (échéanciers
administratifs, fiches-conseils, logos, éléments visuels, menus de traiteur, liste de services audiovisuels, liens
menant à des guides, etc.). Consultez-le souvent, car il est régulièrement mis à jour. Le logiciel Web
spécialement conçu pour permettre aux organisateurs d’association de consulter les renseignements
(données administratives et listes des personnes inscrites) et de soumettre les demandes et les formulaires
Page 7(réservations de salles de conférence et demandes au service de traiteurs) qui se rapportent au cycle de
planification du Congrès. Ce logiciel est un outil de consolidation des demandes qui regroupe en un seul
endroit tous les besoins de votre association en vue du Congrès. Vous pouvez commencer à envoyer vos
formulaires après la réunion de planification.
Courriels hebdomadaires
Après la réunion de planification, tous les organisateurs d’association recevront des courriels hebdomadaires
de organisateurs@ideas-idees.ca rappelant les échéances prochaines et contenant d’importantes mises à jour
au sujet du cycle de planification, des informations sur la programmation et plus encore. Ils comprennent des
renseignements précieux pour les organisateurs et de l’information à transmettre aux associations. Veuillez
ajouter l’adresse organisateurs@ideas-idees.ca à votre liste d’expéditeurs autorisés.
Réunions En route vers le Congrès
À compter de l’automne 2019, les RPs et les CLs assisteront aux réunions mensuelles En route vers le Congrès
planifiées par la Fédération et Western University. Ces rendez-vous sont l’occasion pour les organisateurs
d’échanger des idées et des pratiques exemplaires et de se poser mutuellement des questions sur le cycle de
planification en collaborant avec les équipes chargées du Congrès. Les réunions durent généralement une
heure et sont organisées sur le campus, de manière à faciliter la participation des organisateurs des
associations locales. Ceux qui ne peuvent pas être présents en personne ont la possibilité de participer par
téléconférence.
Cycle de planification du Congrès
Vous trouverez ci-dessous aperçu des activités du cycle de planification. La liste exhaustive des tâches et
échéances figurera dans le Guide de planification du Congrès distribué lors de la réunion de planification
(page 8). Elle sera aussi accessible sur le Portail des organisateurs en ligne.
24 juin Soumettre le Formulaire de mise à jour des membres (voir la page 3)
Mi-août Début de la période d’inscription à la réunion de planification du Congrès 2020
25 septembre Réunion de planification à London – à inscrire à votre calendrier! (voir la page 3)
Dates de la conférence d’association confirmées
Octobre Soumettre le formulaire Pouvoir de signature pour ouvrir un compte d’association
Soumettre le formulaire Frais de conférence d’association
Envoyer la liste d’envoi aux membres de votre association
Novembre Soumettre les demandes d’espaces de conférence
Soumettre le formulaire Détails de conférence d’association
Janvier Début de la période d’inscription au Congrès
Soumettre une demande de financement au Fonds de soutien pour les séances
interdisciplinaires
Soumettre une demande de financement au Fonds de soutien des conférenciers
internationaux de marque
Page 8Février Complétez les formalités d’inscription gratuite
Attribution des salles annoncées
Soumettre le formulaire Table d’accueil d’association
Mars Envoyer le programme préliminaire de la conférence (PDF)
Soumettre le formulaire Événement ouvert
Soumettre le formulaire Embauche d’adjoint(e) d’association
Fin des préinscriptions
Avril Soumettre les demandes d’équipement audiovisuel, les demandes d’ameublement et de mise
en place de salle spécialisée
Soumettre les demandes au service de traiteur
Soumettre le programme définitif de la conférence (PDF)
Mai Vérifier et confirmer les commandes concernant les événements auprès de l’université pour
toutes les salles
29 mai Ouverture du bureau d’inscription sur le site du Congrès
Juin Répondre au sondage à l’intention des organisateurs du Congrès
Soumettre les rapports post-événements pour le Fonds de soutien des conférenciers
internationaux de marque et le Fonds de soutien pour les séances interdisciplinaires
Été Vérifier les factures du Congrès
Page 9Établissement du budget pour la participation de l’association
Les associations qui participent au Congrès bénéficient d’un compte créé en leur nom par la Fédération, ce qui
leur évite des dépenses importantes avant le Congrès. Les recettes provenant des inscriptions y seront
versées, et certains frais de l’université d’accueil y seront portés. Après le Congrès, une fois que toutes les
factures de l’université auront été reçues, la Fédération calculera les recettes et les dépenses du compte, puis
remettra le solde à chaque association. Si les dépenses excèdent les recettes, une facture sera émise.
Recettes et frais d’inscription
Les frais d’inscription se divisent en deux parties : les frais de conférence d’association et les frais
d’inscription du Congrès. Chaque association est responsable de l’établissement des frais de sa propre
conférence, ainsi que des éventuels frais supplémentaires, notamment pour les banquets ou les réceptions et
événements facultatifs. Les catégories suivantes sont généralement admises : membre, non-membre, retraité
membre, retraité non membre, étudiant membre, étudiant non membre, non-salarié membre et non-salarié
non membre.
Les frais d’inscription du Congrès sont fixés par la Fédération et varient d’une catégorie à l’autre (congressiste
retraité, étudiant, non-salarié ou régulier). Veuillez noter que les deux frais doivent être payés par tous les
congressistes des associations, y compris les conférenciers, les animateurs, les panélistes, les invités spéciaux,
les membres des équipes d’administration et de direction, les organisateurs et personnes qui président une
séance ou y assistent.
Frais d’inscription Tarif de préinscription
Tarif normal Tarif sur place
(à compter du (à compter du 31 mai)
du Congrès (avant le 31 mars)
1er avril)
185 $ + 13% TVH = 220 $ + 13% TVH = 250 $ + 13% TVH =
Congressistes réguliers
209.05 $ 248.60 $ 282.50 $
Étudiants, retraités et 75 $ + 13% TVH = 95 $+ 13% TVH = 125 $ + 13% TVH =
non-salariés 84.75 $ 107.35 $ 141.25 $
Les associations et groupes qui ne sont pas membres de la Fédération sont les bienvenus au Congrès 2020,
mais ils devront payer un tarif différentiel pour chaque personne inscrite. Pour faciliter le paiement de ces
frais, un montant de 50 $ doit être ajouté aux frais de conférence de chaque catégorie pour les associations ou
groupes non membres.
Dépenses
Les associations doivent être prêtes à payer les dépenses suivantes :
- Service de traiteur lors des conférences
- Services audiovisuels lors des conférences, ce qui comprend l’utilisation de l’équipement de
présentation standard de l’université
- Demandes spéciales
- Impression et photocopie de documents pour les conférences
- Frais liés aux événements spéciaux (y compris les tables et l’ameublement pour les banquets)
- Embauche d’un adjoint d’association (facultatif)
Les frais de services sur le campus seront portés au compte de l’association concernée. L’association est seule
responsable des frais liés à des services et à des fournisseurs hors campus. Veuillez noter que la location
d’espaces de réunion sur le campus est gratuite.
Page 10Renseignements et coordonnées
La Fédération se réjouit de collaborer avec ses associations membres pour mener à bien le Congrès 2020, ainsi
que d’aider les organisateurs d’association à assurer le bon déroulement de leurs conférences. Nous espérons
que les congressistes se souviendront de leur séjour à London comme d’une expérience positive et d’un
rassemblement stimulant. Si vous avez des questions ou des commentaires sur le processus de planification et
d’organisation au cours des prochains mois, veuillez communiquer avec la Fédération.
organisateurs@ideas-idees.ca...............Cycle de planification du Congrès, Portail Organisateurs,
promotion des événements d’association et des programmes de
conférence et demandes de financement
communications@ideas-idees.ca..........Communications, médias sociaux et relations avec les médias
www.congres2020.ca............................Ajout régulier d’information sur le Congrès 2020
www.congres2020.ca/organisateurs.....Outils de planification et renseignements sur les processus à l’intention
des organisateurs d’association
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