GUIDE PRATIQUE pour concevoir et animer votre espace collaboratif - Villa Bonne Nouvelle - Orange
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GUIDE PRATIQUE pour concevoir et animer votre espace collaboratif Villa Bonne Nouvelle - Orange
Ce document est un guide pratique illustré, fruit des 4 années d’expérimentations vécues au sein de la Villa Bonne Nouvelle d’Orange. Il s’agit d’un retour d’expérience contenant nos meilleurs pratiques et enseignements.
Définition
Un espace collaboratif est un espace physique
convivial permettant de rassembler un collectif de
résidents aux profils variés (acteurs privés,
d’un
publics, ou semi-publics), autour d’un centre
d’intérêt commun.
Ces espaces permettent de mutualiser des
espace
mètres carrés, ressources et services (outils,
machines, Wifi, événements…)., et de stimuler de
nouvelles manières d’entreprendre et d’innover.
collaboratif
Le mobilier, les équipements ou les
configurations de ces espaces doivent être
adaptés à une forte densité d’échanges, surtout
Les espaces collaboratifs ne sont pas nouveaux et oraux, ainsi qu’à des formes de travail dynamique
puisent leur inspiration dans des modèles préexistants : (travail debout, paper-board et white-board, murs
incubateurs, bistrots, cafés littéraires, ateliers d’affichage).
d’artistes... En revanche, l’ampleur et
l’internationalisation du phénomène est, elle, inédite Idéalement, ces espaces sont gérés et animés par
dans le monde des organisations. un « facilitatateur », dont le rôle est de construire
Les espaces collaboratifs sont souvent prétextes ou et piloter une stratégie d’occupation de l’espace,
vecteurs de diffusion de « nouvelles » méthodes comme de fédérer et d’animer le collectif des résidents
l’intelligence collective, le lean management, le design grâce à des rites et des pratiques variées (pitchs,
thinking, les méthodes agiles, etc…
lunchs, évènements…)
Bénéfice(s) • collaboration des équipes facilitée grâce à une communication informelle • créativité stimulée, création de lien, geste et parole libérés • formats d’animation managériale plus agiles, esprit d’équipe stimulé, Clés de succès • ouverture de l’espace pour encourager et faciliter la mobilité • modularité et diversité du mobilier pour permettre des changements de configuration en fonction des besoins de collaboration et des besoins spécifiques aux activités (mobilier mobile, panneaux mobiles, positions de travail diversifiées et adaptées aux activités, design stimulant la créativité) • design convivial (canapés, poufs, mobilier de forme ronde/hexagonale) • accent mis sur la communication visuelle (outils collaboratifs numériques et non- numériques : tableau d’affichage, feeling board, téléprésence) • espace à vivre à proximité permettant de faire des pauses (jeu, coin café) et aux collaborateurs de relâcher la densité des échanges collaboratifs • disponibilité horaire et facilité de réservation
#1 Concevoir votre espace collaboratif #2 Animer votre collectif de résidents #3 Le rôle du facilitateur de l’espace #4 Pour aller plus loin…
#1 Concevoir votre espace collaboratif
Définir vos objectifs
#1 Pourquoi : quel
Votre objectif ?
espace Apprendre à travailler autrement, S’ouvrir à
l’extérieur, Casser les silos, …
doit #2 Pour quoi faire :
répondre quelles actions ?
aux 3
Sensibiliser vos collaborateurs aux méthodes
agiles, Favoriser la collaboration, Libérer les
initiatives, …
questions #3 Avec qui : quelle
clés cible/quels résidents ?
suivantes Collaborateurs internes, Collaborateurs externes,
(start up, freelance, étudiants, associations…),
Prestataires, Clients…
Une fois votre cible/vos résidents identifiés, il est essentiel de co-construire avec eux votre projet collectif, vos valeurs et vos ambitions Pour cela, nous vous conseillons d’utiliser des méthodes de design thinking ou d’intelligence collective
Concevoir votre espace
5 « zones » clés
TRAVAIL CRÉATIVITÉ
(benchs, desks, positions (stand up meeting en
collectives ou individuelles, position haute, espaces
assises standard ou en d’expression visuelle)
hauteur…)
VIE COLLECTIVE
(cuisine, salon, table de ping pong,
cabine téléphonique…)
REPOS RÉUNION
(canapés, poufs, (espace formel fermé,
cubicules, tapis, pour conf call,
lumières douces, projections à
méridienne…) distance…)Bulle de
Zone de Zone de vie
REPOS
CREATIVITE (cubicule) COLLECTIVE
(stand up Zone de TRAVAIL (cuisine,
meeting en (desks, bench, salon, table de
position haute, positions ping pong,
espace collectives ou cabine
d’expression individuelles, téléphonique,
visuelle, zone assises standard tableau noir
de projection…) ou en hauteur) Bulle de agenda, murs
REPOS
(cubicule)
d’expression
…)
Zone de
Zone Exemple de disposition REUNION
de REPOS (fermé)
(fermé)
des espaces de la
Villa Bonne Nouvelle ENTRÉEUn plateau conçu pour
favoriser la rencontre
et le collaboratif
A la Villa Bonne Nouvelle, les espaces favorisent
les échanges. Le salon, la cuisine, les espaces
de jeux ou de repos permettent des interactions
riches et variées entre les résidents. Tout est
modulable et flexible. Il n’y a pas de place
attitrée, on change de collègue tous les jours.
On peut échanger librement de façon informelle,
sans rôle, sans posture.
flex office (pas de place clean desk (on range ses
attitrée) affaires chaque soir)
modularité de l’espace pas de dress code
(mobilier sur roulette)Des règles de vie
communes
Les règles de vie peuvent être co-constuites
collectivement ou définies au préalable. A la Villa
Bonne Nouvelle, les règles de vie sont partagées
et rappelées tous les mois lors du Conseil de la
Villa, où un membre de chaque équipe doit être
présent. On y aborde les sujets d’intendance et
de vie collective et on y construit l’agenda du
mois à venir (prez2pitch, ateliers, workshops…)
agenda mensuel
conseil de la Villa mensuel
d’événements co-construit
(présence obligatoire)
avec nos résidents
cuisine communautaire
(gestion basée sur accès libre de 7h à 22h
l’autodiscipline)
espace détente avec TV et café à volonté !
espaces de jeuxQuelques inspirations en images…
Entrée
Espace de travail
Espace de travail
Espace collectif (cuisine)
Espace collectif (cuisine)
Espace collectif (salon)
Espace collectif (salon)
Epace collectif (fun zone)
Espace de créativité (stand up meeting)
Espace de repos (cubicules)
Espace de repos (salle de détente)
Fun & sérendipité… ;-)
#2 Animer votre collectif de résidents
Vos résidents SONT votre espace
Ils forment un collectif
qu’il convient d’animerLe Feel Good Manager/ Team est la clé de l’animation de votre collectif de résidents
Feel Good Manager / Team Le moteur de la transformation culturelle de votre entité Animation du collectif Office Planning Pilotage de la stratégie Accompagne les résidents Assure la Développe la proposition de valeur dans leur appropriation de logistique et la de l’espace, oriente et construit la l’espace et du lieu maintenance de stratégie de l’espace en fonction des Anime la communauté l’espace. objectifs de l’entité/division/équipe… Facilite les Analyse les KPI mesure les ROI de rencontres l’espace, assure les feedbacks entre les résidents auprès de l’entité/la direction Communique sur Connecte les hommes, les projets et les réseaux sociaux, l’écosystème produit des Diffuse les best practices en interne supports de et en externe communication
Vos actions Accueil et encadrement des résidents,
Gestion des accès, Logistique &
1. Faire vivre votre espace au Sécurité, Animation des instances de
quotidien et assurer la régulation de votre espace (exemple:
sécurité de vos résidents Conseils de la Villa)
Mise en place d’un agenda mensuel
2. Construire un collectif fort, avec des animations variées : Pitch,
favorisant la collaboration Lunchs, Apéros, Ateliers…
l’entraide et le partage de Mise en place d’installations visuelles
compétences collectives : Family Wall, Mur de
compétences, Zones « Express
3. Mener à bien votre projet yourself », Agenda des anniversaires…
collectif et produire des Pilotage stratégique, Coordination,
chiffres clés utiles et Suivi, Analyse et production de chiffres
exploitables clés sur l’espace
Visites, Communication, Relations
4. Faire rayonner vos actions PubliquesVos supports de communication
Une newsletter ? Une communauté digitale ?
Un réseau social interne ? Des vidéos ? Des articles? Divers
supports de comm pour faire
connaitre et rayonner vos actions
Une présence sur les
réseaux sociaux ?Quelques inspirations en images…
Family
wall
Espace
d’affichage de
votre collectif de
résidents via des
fiches de
présentation
individuellesExemple d’une fiche de présentation individuelle
Agenda - Tableau noir Tableau avec rappel des évènements à venir (semaine/mois) et rappel des règles de vie collective (horaires ping-pong)
Wall of fame Mur d’expression libre avec par exemple une signature de tous vos résidents
Gratitude wall
Mur de
remerciements
pour des actions
d’entraide ou de
partage au sein
du collectifDes events…
Organisés par les
résidents ou la Feel
Good Team pour votre
collectif de résidents
(Ateliers, Conférences,
Pitchs, Workshops…)…encore des events…
Organisés par les résidents ou
la Feel Good Team pour des
occasions spécifiques au sein
du collectif (lancement d’une
nouvelle promo, bilans…) ou
en dehors du collectif (events
ouverts en interne ou en
externe…)
Interne Orange#3 Rôle du Feel Good Manager / Team Interne Orange
Profil du Feel Good Manager*
Communication Ouverture d’esprit
Marketing Aisance Empathie
Ressources relationnelle Sens du
Humaines résultat
Méthodes agiles/ Esprit
Design Thinking d’initiative Organisation
Résilience
Créativité
Coaching Dynamisme
Facilitation Leadership
Intelligence Curiosité
Flexibilité
Collective
Savoir-Faire Savoir-Être
*Il y a autant de Feel Good Managers que d’espaces et de collectifs à animer. Le profil type ci-dessus
est non exhaustif et se veut évolutif et adaptable en fonction de chaque contexte/besoin.Le Feel Good Manager est un acteur clé polyvalent qui multiplie les collaborations Résidents Dir. Ressources Humaines Dir. Communication Feel Good Manager Filières métiers Managers, Comité de Direction…
#4 Pour aller plus loin…
Pas de bien-être au travail sans DESIGN DES ORGANISATIONS
Pas de bien-être au travail sans LIBERTE
Pas de bien-être au travail sans POUVOIR D’ACTION
Pas de bien-être au travail sans HUMILITÉ et BIENVEILANCE
“La seule façon de “Le meilleur
faire un grand travail indicateur de
est d'aimer ce que performance ?
vous faites.” Le bonheur !”
Steve Jobs Richard Branson
Apple Virgin« Soyons le changement que nous voulons voir dans le Monde » Mahatma Gandhi
Merci !
@Villa_BN
oran.ge/villabonnenouvelle
Magali Lahourcade Siccardi
Head of Villa Bonne Nouvelle - Feel Good Manager
Mobile : +33 6 42 42 72 65
magali.lahourcade-siccardi@orange.comVous pouvez aussi lire
