J'utilise quoi pour Collaborer? SharePoint, Yammer, Groupes, Skype, Onenote? - Serge Tremblay (MVP)
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stremblay@victrix.ca
@SergePoint
http://sergepointfr.wordpress.com
J’utilise quoi pour Collaborer? SharePoint,
Yammer, Groupes, Skype, Onenote?
Serge Tremblay (MVP) SharePoint Saturday
8 octobre 2016 Lyon
#SPSLyon
Qui est Serge Tremblay?
serge.tremblay@victrix.ca
#SPSLyon
Silver sponsors _______________________________________
Bronze sponsors _________________________
Collaborate ______________
#SPSLyon
Agenda
• Introduction
• Définition de la collaboration
• Présentation des outils de collaboration
• Exemples de collaboration et guide
• Liens utiles
• Questions
#SPSLyon
Quand utiliser quoi?
• La question est simple
• La réponse ne l’est pas!
• Il y a beaucoup de « Ça dépend »
#SPSLyon
Ça dépend de quoi?
• Outils disponibles dans votre entreprise
• Gouvernance
• Urgence
• Règles/Conformité
• Sécurité
• Habitude des utilisateurs
• Besoin de mobilité
#SPSLyon
Quand utiliser quoi pour collaborer?
• Il ne faut pas se demander quel est le meilleur outil!
• Il faut se demander quel est le meilleur outils dans un cas
concret.
• Il ne faut penser un outil VS l’autre mais plus tôt un outil qui
complète l’autre.
• Idéalement le même outil devrait tout faire!
#SPSLyon
C’est quoi la collaboration?
• La collaboration est l'acte de travailler ou de réfléchir
ensemble pour atteindre un objectif.
• Dans son sens commun, la collaboration est un processus
par lequel deux ou plusieurs personnes ou organisations
s’associent pour effectuer un travail intellectuel suivant des
objectifs communs.
#SPSLyonC’est quoi la collaboration?
• La collaboration peut changer
• Les personnes
• Les équipes
• Les entreprises
• La collaboration peut ajouter de la valeur à l’entreprise
• Mais c’est pas toujours facile!
• Un changement de culture
• Un changement dans vos processus
• Lancer une communauté et supporter la communauté
demande un travail!
• À tous les jours!
#SPSLyonQuestions qu’on devrait se poser!
• Comment les utilisateurs collaborent présentement?
• Comment la collaboration peut amélirorer la productivité
des employés?
• Qu’est-ce qui va changer dans la vie de mes utilisateurs?
• Qu’est-ce qui va définir un succès?
• Comment mesurer le succès?
#SPSLyonExample d’un questionnaire
https://www.nationalforests.org/assets/pdfs/Tool-Factors-Influencing-Successful-Collaboration-Evaluation_NFF.pdf
#SPSLyonPlusieurs outils offrent des
fonctionnalités semblables
• L’adoption = parfois l’habitude
• Outlook est un bel exemple
• On utilise Outlook à toute les sauces.
• Devrait-on utiliser Outlook corporatif pour des courriels personnel?
• Devrait-on envoyer des documents en pièces attachées dans Outlook?
• Devrait-on envoyer un courriel à un collègue pour savoir s’il est disponible pour
dîner ou pour lui demander de l’information à propos d’un projet?
• Quels sont les alternatives?
• Ne pas négliger la résistance aux changements
• Devrait-on forcer un seul outils? NON….
#SPSLyonPourquoi vos utilisateurs utilisent un
outils plus qu’un autre?
• Adoption = habitude
• Adoption = facilité d’utilisation
• Adoption = gain en productivité
• Adoption = plus d’utilisateurs
• Adoption = meilleure connaissance du
produit/fonctionnalité
• Pas d’autres choix dans l’entreprise!
#SPSLyonLes utilisateurs doivent être guidés!
• Ce n’est pas tous les utilisateurs qui sont en mesure de
sélectionner le meilleur outil (sans aide)
• Les utilisateurs doivent avoir des guides
• Planifier la formation
• Mettre en place un plan de communication
• Définir la collaboration (Ou? quand? comment? pourquoi?
on gagne quoi? on mesure comment?)
• Mettre en place une politique d’utilisation
• https://fs-int.aircanada.ca/assets/documents/yammer-e.pdf
• https://it.stonybrook.edu/services/yammer/usage-policy
17 #SPSLyonComment aider les utilisateurs?
• Pour être en mesure d’aider les utilisateurs
à choisir le meilleur outils, il faut savoir:
• Pourquoi Ils collaborent?
• Comment ils collaborent?
• Quand ils collaborent?
• Avec qui ils collaborent?
• Sur quoi ils collaborent?
#SPSLyonRôles et responsabilités
• Gestionnaire de communautés
• Leader
• Fait la promotion
• S’assure des suivis
#SPSLyonNe pas commencer trop gros!
• On est ou?
• On veut aller ou?
• Pourquoi?
• Comment?
#SPSLyonMonth 5
1
2
3
4 Target
Urgent / High
Skype For
Business
Call Skype for
Business Yammer Company
Urgency / Time Sensitivity
Online Communications
IM Meetings
Skype
Presence
Outlook
Yammer Groups
E-Mail
Office
365
Ad-hoc / Low
Groups SharePoint SharePoint
OneDrive
Team Sites Intranet
for
Business Delve
Office Video
Boards
Individual Group Organizational
Audience (Internal or External)
Ces matrices peuvent être personnalisées selon vos besoins!
Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102 #SPSLyonLA TECHNOLOGIE C’EST • Au lieu de VS
MIEUX ENSEMBLE… • il faut penser Avec?
• C’est ça la collaboration
Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102 #SPSLyonPourquoi Outlook?
• E-mail/communication • Gestion de contacts
• Gestion de calendriers/réunions • Personnel
• Personnel • Partagé
• Partagé • Connecté à SharePoint
• Connecté à SharePoint • Notes liés aux contacts
• Intégration aux Groupes (2016) • Information sur la présence (si on a Skype)
• Intégration à Skype • Antispam
• Notes dans OneNote • Clutter (365)
• Gestion de tâches • Sondage
• Personnelle
• Assignation et suivi
• Intégration avec OneNote
#SPSLyonPourquoi Skype?
• Communication en temps réel
• Texte, audio, vidéo
• Partage d’écran
• Tableau blanc
• Intégration
• Outlook
• Groupes (à venir)
• Alertes (changement de status)
• Réunion adhoc ou planifiée
• Partage de notes
#SPSLyonPourquoi SharePoint?
• Site d’équipe
• Site communautaire
• Partage de:
• Contact
• Calendrier
• Tâches
• Forum de discussion
• Documents
• Annonces
• Autres listes
• Pages Wiki
• Blog
• OneNote partagé (365)
#SPSLyonPourquoi Yammer?
• Communication/discussion
• Interne
• Externe
• Messages privés
• Adressse email
• Partage de fichiers
• Intégration dans SharePoint
• Sondage
• Alertes courriel
• YamJam
https://support.office.com/fr-CA/learn/office365-for-business/scenario-work-like-a-network #SPSLyonPourquoi OneNote?
• Notes rapides/partage
• Choix d’indicateurs
• Gestion des tâches Outlook
• Classement sous la forme de section,
page, sous-page
• Intégration
• Outlook
• SharePoint
• Groupes Office 365
• Meeting skype
28 #SPSLyonPourquoi Groupes?
• Nouvelle façon de collaborer
• Conversation
• Calendrier (intégrer à Outlook, Skype)
• Fichiers partagés (OneDrive)
• Bloc-Notes/OneNote
• Adresse email
• Intégration OneDrive, SharePoint, Skype
• Application mobile à venir (multi plateforme)
• Intégration avec Outlook 2016 ou Outlook enligne
• Disponible avec Office 365 seulement
#SPSLyonPourquoi OneDrive for Business?
• Stockage de fichier
• Facilité de partage de fichier
• Interne
• Externe
• À partir de n’importe quelle
plateforme
• Travail hors connexion
30
https://support.office.com/fr-CA/learn/office365-for-business/scenario-store-sync-and-share-your-content #SPSLyonConversation Source: http://www.clipartpanda.com/clipart_images/live-chat-room-clipart-1-71500827 32 #SPSLyon
Qu’est-ce qui est important pour
une Conversation
• Suivi/tracking/historique
• Accusé de réception/lecture
• Alertes Courriel
• Immédiat/urgence
• Disponibilité (OnPrem, 365, Hybride)
• Disponible partout (mobile/extérieur du bureau)
• Intégré aux outils corporatifs
• Facile à utiliser
#SPSLyonOutils pour conversation
OnPrem 365 Alertes Historique Urgence Disponibilité App
(courriel) mobile
Téléphone aucun Urgent Interne/externe X
Email X X X X Modéré Interne/externe X
Skype X X Possible dans Modéré X
Outlook
Yammer X X X Modéré Interne/externe X
Groupes X X X Modéré Interne/externe À venir
Office 365
Discussions X X X X Modéré à
SharePoint non urgent
#SPSLyonOrganisation de réunions Source: http://www.clipartpanda.com/clipart_images/business-meeting-clip-art-59126638 35 #SPSLyon
Gestion de réunion/calendrier
• Affichage de disponibilité
• Réservation de salle/équipement
• Email
• Notes
• Catégorie
• Affichage différents/filtres
• Doodle
• Peux envoyer à tout le monde un choix de dates et ils vont choisir leur date
• Envoi d’avis de convocation/ordre du jour par Outlook
#SPSLyonPartage de documents
37 #SPSLyonOU EST-CE QUE JE
SAUVEGARDE MES
DOCUMENTS?
https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102 #SPSLyonStockage de documents
• Onedrive Entreprise
• SharePoint
• Yammer
• Groupes Office 365
• Serveur de fichiers
• Clé USB
• Disque local
• Dropbox
39 #SPSLyonImportant pour le partage de
documents
• Rapidité/facilité de création/sauvegarde
• Version unique de documents
• Contrôle des versions
• Sécurité
• Mot de passe
• OneDrive (envoyer un lien)
• Vérifier que personnes l’ont reçu/lu
40 #SPSLyonImportant pour le partage de
documents
• Facilité de partage
• Partage interne/externe
• Suivi des modifications
• Métadonnées
• Historique des versions
• Édition simultanée
• Calendrier de conservation
• Flux de travail
#SPSLyonGestion des tâches
42 #SPSLyonImportant pour la gestion des tâches
• Suivi
• % complété
• Alertes lors d’assignation
• Différents affichages
• Alerte en retard
• Intégration OneNote
• Rapport d’état
• Personnel, équipe, externe
#SPSLyonSource: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102 #SPSLyon
Téléchargez le livre blanc “When to use what In Office 365 Enterprise User” http://bit.ly/whentousewhat Plusieurs scénarios de collaboration WhenToUseWhat.com Source: https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102 #SPSLyon
Liens
• https://channel9.msdn.com/Events/Ignite/2015/BRK2102
• http://whentousewhat.com
• https://www.nationalforests.org/assets/pdfs/Tool-Factors-
Influencing-Successful-Collaboration-Evaluation_NFF.pdf
• https://it.stonybrook.edu/services/yammer/usage-policy
• https://myignite.microsoft.com/videos?q=collaboration
• https://support.office.com/en-us/article/Store-sync-and-share-
your-work-files-OneDrive-for-Business-301817f6-9705-4525-ba3d-
79082029b195?ui=en-US&rs=en-US&ad=US
47 #SPSLyonComment gagner plein de Cadeaux ?
J’évalue les sessions grâce à l’application SPS Lyon !
Et je gagne plein de cadeaux
Gagnez des kdos, des goodies et
encore des kdos
#SPSLyonSharePint
Ce soir à 17h
Kaffee Berlin
26 Cours Albert Thomas, 69008 Lyon
(à 5 min à pied)
#SPSLyonSharePoint Saturday Lyon 2016 Serge Tremblay @sergepoint www.spslyon.org
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