LA RENTRÉE - INDEX-EDUCATION
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Sommaire Architecture générale...................................................................................................................................................................................................... 4 Installation................................................................................................................................................................................................................................... 6 Transfert des données EDT dans PRONOTE........................................................................................................................................... 8 Récupération des données de l’an passé................................................................................................................................................... 9 Publication des données sur internet...................................................................................................................................................... 10 Paramétrage général.................................................................................................................................................................................................... 12 Paramétrage Personnels......................................................................................................................................................................................... 14 Paramétrage Professeurs....................................................................................................................................................................................... 16 Paramétrage Responsables.................................................................................................................................................................................. 18 Paramétrage Élèves....................................................................................................................................................................................................... 20 Mettre à jour l’emploi du temps..................................................................................................................................................................... 22
Architecture générale CLIENT PRONOTE Le logiciel de vie scolaire : DATA CENTER Mode hébergé pour les personnels et les INDEX ÉDUCATION CONSOLE professeurs. d’hébergement Données chiffrées L’application qui permet CLIENT de piloter les serveurs : EDT pour le superviseur. SERVEUR SERVEUR PRONOTE .NET #RGPD Une machine virtuelle par établissement Le logiciel d’emploi du Une adresse IP par établissement temps : pour les personnels en charge de l’emploi du temps au quotidien. 4
L’installation du Serveur PRONOTE et de PRONOTE.net ainsi que la sauvegarde et la publication en ligne des ESPACE données sont à la charge de l’établissement. web Mode non hébergé Des espaces Web : pour les élèves, les parents, les professeurs, les personnels, les entreprises, les inspecteurs ÉTABLISSEMENT académiques. Données chiffrées SERVEUR SERVEUR APPLICATION mobile PRONOTE .NET Une application à télécharger sur les stores : pour les élèves, les parents, les professeurs et #RGPD Le chef d’établissement doit garantir la sécurité physique les personnels de direction. du serveur où le traitement est effectué et la capacité à rétablir la disponibilité du serveur dans des délais appropriés en cas d’incident. 5
Installation 1ère année Chaque année ❶ Munissez-vous des informations suivantes : MM numéro d’hébergement MM mot de passe envoyé par SMS au responsable Mise à jour du Serveur de l’hébergement MM numéro de facture Le passage à la nouvelle version et la création Mode hébergé d’une nouvelle base vide sont automatiques ❷ Installez la console d’hébergement depuis : fin août. https://hebergement.index-education.net Vous pouvez demander le passage à la ❸ Depuis la console, vous créez une base vide dans le volet préversion début juillet depuis la console Serveur PRONOTE. d’hébergement dans le volet Mon compte > Changement de version. Remarque : s’il s’agit d’un passage au mode hébergé en cours d’année, utilisez la commande Fichier > Hébergement de PRONOTE > Générer les fichiers pour l’hébergement depuis le Serveur PRONOTE local, puis chargez ces fichiers depuis la console. Si vous ne retrouvez plus les informations de connexion à la console, utilisez la commande Hébergement > Recevoir mes identifiants d’hébergement depuis un Client PRONOTE (connecté en SPR). 6
Chaque année Chaque année, il faut : MM Générer le fichier de préparation de rentrée depuis la base N-1 avant de passer à la nouvelle version. Installation du Client PRONOTE MM Installer le nouveau Serveur PRONOTE. MM Créer une nouvelle base de données vide 2019 – 2020 Mode non hébergé et la mettre en service. ❶ Le nouveau Client PRONOTE peut être téléchargé depuis : MM Installer le nouveau Relais PRONOTE (si pour des ndx.plus/TelechargerPronote2019 raisons de sécurité, les Clients PRONOTE ne doivent pas se connecter directement au Serveur PRONOTE) ❷ Pour connecter le Client PRONOTE au et le paramétrer pour qu’il se connecte au Serveur*. Serveur PRONOTE, il faut ajouter les coordonnées du serveur (en remplaçant MM Installer les nouveaux Clients PRONOTE sur les RNE par le RNE de l’établissement) : postes utilisateurs et les paramétrer pour qu’ils se connectent soit au Serveur PRONOTE, soit au Relais PRONOTE en fonction de votre choix*. MM Installer le nouveau PRONOTE.net et le paramétrer pour qu’il se connecte au Serveur*. *Pour paramétrer la connexion des applications entre elles, reportez dans chaque application les paramètres de publication (adresse IP et port TCP) de l’application à laquelle elle se connecte. 7
Transfert des données EDT dans PRONOTE Transfert automatique Transfert manuel Depuis EDT, utilisez la commande Vers PRONOTE > Transfert assisté : un assistant vous guide jusqu’à l’initialisation de la base ❶ Depuis EDT, utilisez la de données PRONOTE. commande Vers PRONOTE > Transfert assisté. ❷ À la fin du transfert, vous Mode non hébergé générez un fichier .zip. EDT Mode hébergé .not ❸ Depuis un Client PRONOTE connecté à la nouvelle base vide, utilisez la commande Fichier > Nouvelle base > À partir d’EDT… et désignez le fichier .zip. À la fin du transfert : MM Les services de notation sont créés. MM Les feuilles d’appel sont générées. MM Les Espaces Parents, Professeurs, etc. sont publiés ou en attente selon votre choix. 8
Récupération des données de l’an passé ÊÊ Autorisations Àarchive la fin de l’année (début juillet), une de votre ancienne base est ÊÊ Maquettes automatiquement créée. ÊÊ Lettres, SMS, e-mails ❶ Connecté à la base de l’an types passé, utilisez la commande ÊÊ Référentiels de Fichier > Préparer l’année compétences suivante. ÊÊ Éléments du programme Mode non hébergé ÊÊ Casiers numériques Mode hébergé ❷ Vous générez un fichier .zip. ÊÊ E-mails ❶ Depuis un Client PRONOTE ÊÊ Photos connecté à la base 2019-2020, ❸ Depuis un Client PRONOTE utilisez la commande connecté à la base 2019-2020, ÊÊ Progressions & QCM Imports / Exports > utilisez la commande ÊÊ Identifiants et mots de PRONOTE > Récupérer les Imports / Exports > passe données d’une base PRONOTE PRONOTE > Récupérer les ÊÊ Suivi pluriannuel et désignez l’archive de l’an données d’une base PRONOTE ÊÊ Motifs d’absences passé. et désignez le fichier .zip. ÊÊ Infos médicales ❷ Cochez toutes les données à ❹ Cochez toutes les données à ÊÊ Autorisations de sortie récupérer. récupérer. ÊÊ Mémos de vie scolaire ÊÊ Orientations ÊÊ Partenaires ÊÊ Entreprises ÊÊ Décrochages scolaires 9
Publication des données sur internet Publication des Espaces Espace Élèves Espace Vie scolaire MM Publiez / Stoppez la publication des Espaces lors du transfert depuis EDT ou directement sur la page d’accueil. MM L’adresse à laquelle les utilisateurs se connectent est (en remplaçant RNE par le RNE de l’établissement) : Mode hébergé Espace Parents Espace Académie https://RNE.index-education.net /pronote/ Espace Direction Espace Professeurs Espace Entreprise 10
Intégration des espaces dans un ENT L’intégration des Espaces dans l’ENT permet aux utilisateurs d’accéder à leur Espace via l’ENT sans ❶ Installez PRONOTE.net et paramétrez-le pour qu’il avoir à s’authentifier une seconde fois. La gestion se connecte au Serveur. des identifiants et mots de passe ne se fait alors plus dans PRONOTE. ❷ Une fois PRONOTE.net connecté au Serveur Mode non hébergé PRONOTE, publiez la base. MM Depuis la console d’hébergement, activez ❸ Pour que PRONOTE.net soit opérationnel à travers l’interconnexion avec l’ENT dans le volet l’IP fixe de votre installation, un paramétrage du PRONOTE.net > Intégration dans un ENT. routeur est nécessaire. Généralement, les services techniques académiques qui ont la responsabilité MM Choisissez votre ENT dans le menu déroulant du réseau des établissements sont seuls habilités à pour récupérer automatiquement tous les paramètres. réaliser ce paramétrage. Les adresses nécessaires à la redirection se trouvent dans le volet Paramètres Remarque : pour identifier les éventuels problèmes, depuis de publication de PRONOTE.net. un Client PRONOTE, allez dans Communication > Gestion des identités. ❹ L’intégration des Espaces dans l’ENT se paramètre dans le volet Intégration dans un ENT de PRONOTE. net. 11
Paramétrage général Évaluation Vie Scolaire Pédagogie Pour que les professeurs puissent Pour que les absences à la cantine Pour que les feuilles d’appel des cours évaluer les élèves : puissent être saisies : et les cahiers de textes puissent être remplis, il faut que, dans EDT, les cours complexes aient été précisés : si cela MM Dans Ressources > Classes > Liste, MM Vérifiez que le décompte n’a pas été fait, vous pouvez le faire vérifiez le type de notation automatique est activé dans le depuis un Client EDT connecté à la (semestriel, trimestriel) des classes. menu Paramètres > Établissement > base PRONOTE (nécessite le droit de Demi-pension. connexion EDT-PRONOTE). MM Dans Ressources > Classes > Services par classe, vérifiez classe par classe MM Vérifiez le régime des élèves dans Pour que l’équipe pédagogique accède que les services actifs sont ceux que Ressources > Élèves > Dossiers élèves vous souhaitez voir sur les bulletins Identité. aux projets d’accompagnement, mettez- et indiquez si les services doivent les à jour dans Ressources > Élèves > Pour que les feuilles d’appel des Dossiers élèves > Identité. être notés / uniquement évalués par permanences soient à jour, vérifiez les compétence. autorisations de sortie dans Ressources Élèves > Dossiers élèves > Identité (ou MM Vérifiez les classes évaluées dans autorisez leur saisie depuis l’Espace Compétences > Référentiels. Parents). MM Vérifiez que les enseignants peuvent Pour que les professeurs et Mode hébergé saisir des devoirs et des évaluations les élèves puissent accéder à dans Ressources > Professeurs > leurs manuels numériques, Profils d’autorisations. mettez à jour la bibliothèque dans Ressources > Manuels numériques et affectez les manuels. 12
Communication Discussions Informations/ Sondages Casier numérique SMS Courriers E-mails Pour échanger Pour communiquer à Pour envoyez des Pour transmettre Pour prévenir Pour faire du avec quelques un grand nombre de documents par des documents rapidement publipostage participants personnes e-mail ou des e-mails Pour envoyer des Vérifiez le SMS, il faut s’inscrire Les lettres types se La messagerie paramétrage dans au service via le personnalisent dans interne s’active / se le menu Serveur > formulaire du menu Communication > désactive dans le Paramètre d’envoi des Fichier > Imprimer le Courriers > Édition des menu Paramètres > Diffuser des e-mails : la délégation Déposer des formulaire... lettres types. Communication > informations et de l’envoi des e-mails documents dans les Courriers/SMS > Effectuer des au Serveur est casiers numériques Les SMS types se Si vous avez souscrit Messagerie. sondages est une recommandée. est une autorisation personnalisent dans un abonnement autorisation à à cocher dans le Communication > Maileva avec la L’utilisation de la cocher dans le profil Créez des comptes profil d’autorisations SMS >Édition des SMS poste, Utiliser le messagerie avec les d’autorisations établissements dans des professeurs / types. service Maileva est parents et les élèves des professeurs / Configuration > Gérer personnels. une autorisation à se définit dans les personnels. les comptes e-mails Envoyer des SMS est cocher dans le profil fiches individuelles de l’établissement une autorisation à d’autorisations des (préférences de et indiquez les cocher dans le profil personnels. contact). personnels qui d’autorisations des peuvent les utiliser. personnels. 13
Paramétrage Personnels Accès à PRONOTE Mise à jour de la liste Autorisations des personnels ❶ Les personnels peuvent se connecter depuis MM Créez les personnels dans #RGPD Pour garantir la protection un Client PRONOTE : Ressources > Personnels > des données, il est indispensable de Liste. savoir qui peut faire quoi. ÊÊ en mode administratif : c’est le mode le plus complet mais il est limité à 4 connexions simultanées par défaut (possibilité d’acquérir des utilisateurs MM À la création, vous ❶ Les autorisations d’un supplémentaires). sélectionnez le ou les modes qui peuvent être utilisés personnel connecté en mode ÊÊ en mode vie scolaire : c’est le mode qui regroupe les administratif dépendent de fonctionnalités courantes de la vie scolaire. par les utilisateurs depuis un Client PRONOTE (mode son groupe. administratif et / ou mode vie scolaire) ainsi que son groupe ❷ Les autorisations d’un ❷ Les personnels peuvent ou profil d’autorisations. personnel connecté en mode aussi se connecter via un vie scolaire dépendent de son navigateur : MM En mode hébergé, profil. les utilisateurs sont ÊÊ à l’Espace Vie scolaire : un espace automatiquement récupérés internet destiné aux utilisateurs Cliquez sur l’œil pour voir et du mode vie scolaire. d’une année sur l’autre. modifier les autorisations du En mode non hébergé, ÊÊ à l’Espace Direction : un espace groupe / profil. internet et une application mobile allez dans le menu Fichier > destinés aux utilisateurs du mode Administration des utilisateurs administratif qui sont dans le et utilisez le bouton Récupérer Remarque : pour créer de nouveaux groupe Administration. les utilisateurs. groupes, utilisez la commande Fichier > Administration des utilisateurs ; pour créer de nouveaux profils, allez dans Ressources > Personnels > Profils d’autorisations. 14
Envoi des informations pour Fiches personnels Publication de l’Espace Vie scolaire une connexion directe à PRONOTE Dans Ressources > Personnels > Fiches Publiez / Stoppez la publication depuis personnels : la page d’accueil. #RGPD 1 personnel = 1 identifiant + 1 mot de passe généré automatiquement et personnalisé à la première connexion. MM Complétez les coordonnées nécessaires pour l’envoi des ❶ Personnalisez la lettre ou le SMS courriers, e-mails, SMS, etc. type Connexion des personnels dans Communication > Courriers / SMS. MM Sélectionnez tous les personnels et initialisez les préférences de ❷ Sélectionnez tous les personnels contact. Chaque personnel pourra dans Ressources > Personnels et ensuite modifier ses préférences utilisez le bouton Courrier ou SMS dans son compte. de la barre d’outils. MM Si un personnel ne gère pas toutes ❸ Une alternative est d’utiliser le les classes, décochez celles qui ne le Publication de l’Espace Direction bouton Imprimer des étiquettes et concernent pas (valable uniquement de choisir le modèle Informations de pour le mode vie scolaire). Allez dans Communication > PRONOTE.net : connexion. tous les Espaces qui ne sont pas accessibles depuis la page d’accueil peuvent être publiés depuis cet Remarque : si vous avez récupéré les mots de passe affichage. personnalisés de l’an passé, ils ne peuvent pas être édités. Pour les personnels ayant perdu leur mot de passe, générez un nouveau mot de passe. 15
Paramétrage Professeurs Accès à PRONOTE Mise à jour de la liste Autorisations des professeurs ❶ Les professeurs peuvent se connecter depuis MM Créez les professeurs dans #RGPD Pour garantir la protection un Client PRONOTE en mode enseignant : c’est Ressources > Professeurs > des données, il est indispensable de Liste. savoir qui peut faire quoi. le mode le plus complet. ❷ Les professeurs peuvent aussi se connecter MM Récupérez les professeurs Les autorisations d’un professeur de STSWEB en utilisant la via un navigateur à l’Espace Professeurs : dépendent de son profil. commande Imports / Exports un espace internet où ils retrouvent STSWEB > Récupérer des les fonctionnalités ❶ Vérifiez les profils dans données après avoir généré le quotidiennes et une Ressources > Professeurs > fichier .xml de STSWEB. application mobile Profils d’autorisations : pour qui leur permet de chaque profil, cochez les accès faire l’appel, saisir les et les actions autorisés. notes, consulter l’agenda, les informations et leurs ❷ Par défaut, tous les messages, etc. professeurs ont le Profil 1 : modifiez le profil directement dans la liste des professeurs si nécessaire. Pour que les professeurs documentalistes voient tous les élèves, affectez- leur le profil Professeur documentaliste. Une FAQ, des tutoriels et des conseils pour les professeurs : ndx.plus/professeurs 16
Envoi des informations pour Fiches professeurs Publication de l’Espace Professeurs une connexion directe à PRONOTE Dans l’affichage Ressources > Publiez / Stoppez la publication depuis Professeurs > Fiches Professeurs : la page d’accueil. #RGPD 1 professeur = 1 identifiant + 1 mot de passe généré automatiquement et personnalisé à la première connexion MM Complétez les coordonnées nécessaires pour l’envoi des ❶ Personnalisez la lettre ou le SMS courriers, e-mails, SMS, etc. type Connexion des professeurs dans Communication > Courriers / MM Sélectionnez tous les professeurs SMS. et initialisez les préférences de contact. Chaque professeur pourra ❷ Sélectionnez tous les professeurs ensuite modifier ses préférences dans Ressources > Professeurs et dans son compte. utilisez le bouton Courrier ou SMS de la barre d’outils. ❸ Une alternative est d’utiliser le bouton Imprimer des étiquettes et de choisir le modèle Informations de connexion. Remarque : si vous avez récupéré les mots de passe personnalisés de l’an passé, ils ne peuvent pas être édités. Pour les professeurs ayant perdu leur mot de passe, générez un nouveau mot de passe. 17
Paramétrage Responsables Accès à PRONOTE Mise à jour des listes Autorisations responsables et élèves Les responsables se connectent via un navigateur Utilisez la commande Imports / à l’Espace Parents : un espace internet où ils Exports > SIECLE > Récupérer les #RGPD Pour garantir la protection des données, il est indispensable de accèdent aux informations concernant leurs données des élèves après avoir savoir qui peut faire quoi. enfants et une application mobile qui leur généré les fichiers .xml de SIECLE. permet de voir l’emploi du temps mis à jour, les absences, les devoirs à faire, les informations de Les responsables ont tous les l’établissement, les messages des professeurs, etc. mêmes autorisations. ❶ Dans Communication > PRONOTE.net, sélectionnez l’Espace Parents dans le menu déroulant et vérifiez les rubriques publiées à gauche. ❷ Sélectionnez chaque rubrique et vérifiez les options disponibles à droite : récupération des mots de passe oubliés, justification des absences en ligne, téléchargement du certificat de scolarité, date de publication des bulletins, etc. Une FAQ, des tutoriels et des conseils pour les familles : ndx.plus/familles 18
Envoi des informations pour Fiches responsables Publication de l’Espace Parents une connexion directe à PRONOTE Dans l’affichage Ressources > Élèves > Publiez / Stoppez la publication depuis Dossiers élèves > Responsables : la page d’accueil. #RGPD 1 responsable = 1 identifiant + 1 mot de passe généré automatiquement et personnalisé à la première connexion MM Complétez les coordonnées nécessaires pour l’envoi des ❶ Personnalisez la lettre ou le SMS courriers, e-mails, SMS, etc. Pour type Connexion des responsables faire passer un responsable en dans Communication > Courriers / première position, ouvrez sa fiche et SMS. cochez Forcer comme préférentiel. ❷ Sélectionnez tous les responsables MM Sélectionnez tous les responsables dans Ressources > Responsables et et initialisez les préférences de utilisez le bouton Courrier ou SMS contact. Chaque responsable pourra de la barre d’outils. ensuite modifier ses préférences dans son compte. ❸ Une alternative est d’utiliser le bouton Imprimer des étiquettes et MM Pour envoyer un seul courrier / SMS de choisir le modèle Informations de aux parents qui résident à la même connexion. adresse, utilisez la commande Éditer > Réinitialiser tous les destinataires. Remarque : si vous avez récupéré les mots de passe personnalisés de l’an passé, ils ne peuvent pas être édités. Pour les responsables ayant perdu leur mot de passe, générez un nouveau mot de passe. 19
Paramétrage Élèves Accès à PRONOTE Mise à jour des listes Autorisations responsables et élèves Les élèves se connectent via un navigateur à Utilisez la commande Imports / l’Espace Élèves : un espace internet où ils peuvent consulter les informations les concernant et Exports > SIECLE > Récupérer les #RGPD Pour garantir la protection des données, il est indispensable de données des élèves après avoir savoir qui peut faire quoi. une application mobile qui leur permet de voir les devoirs à faire, les modifications d’emploi généré les fichiers .xml de SIECLE. du temps, le menu de la cantine, faire les QCM Les élèves ont tous les mêmes proposés par les professeurs, voter à l’élection des autorisations. délégués de classe, etc. ❶ Dans Communication > PRONOTE.net, sélectionnez l’Espace Élèves dans le menu déroulant et vérifiez les rubriques publiées à gauche. ❷ Sélectionnez chaque rubrique et vérifiez les options disponibles à droite : récupération des mots de passe oubliés, date de publication des bulletins, etc. Une FAQ, des tutoriels et des conseils pour les familles : ndx.plus/familles 20
Envoi des informations pour Fiche élève Publication de l’Espace Élèves une connexion directe à PRONOTE Dans l’affichage Ressources > Élèves > Publiez / Stoppez la publication depuis Dossiers élèves > Identité : la page d ’accueil. #RGPD 1 élève = 1 identifiant + 1 mot de passe généré automatiquement et personnalisé à la première connexion MM Complétez les coordonnées nécessaires pour l’envoi des ❶ Personnalisez la lettre ou le SMS courriers, e-mails, SMS, etc. type Connexion des élèves dans Communication > Courriers / SMS. MM Sélectionnez tous les élèves et définissez les préférences de ❷ Sélectionnez tous les élèves dans contact. Ressources > Élèves et utilisez le bouton Courrier ou SMS de la barre MM Mettez à jour : d’outils. - Le régime : pour que la saisie des absences à la cantine soit possible ❸ Une alternative est d’utiliser le - L’autorisation de sortie : pour que bouton Imprimer des étiquettes et les feuilles d’appel en permanence de choisir le modèle Informations de soient actualisées connexion. - Le projet d’accompagnement le cas échéant : pour que l’équipe pédagogique soit informée. Remarque : si vous avez récupéré les mots de passe personnalisés de l’an passé, ils ne peuvent pas être édités. Pour les élèves ayant perdu leur mot de passe, générez un nouveau mot de passe ou autorisez la récupération du mot de passe oublié. 21
Mettre à jour l’emploi du temps Installer un Client EDT la modification est prise en ❶ Faites les Sans le droit de connexion EDT - PRONOTE Avec le droit de connexion EDT-PRONOTE* compte dans le menu Paramètres > modifications dans À partir de la rentrée, il est Gestion par semaine > Placement. la base de données recommandé de faire les modifications EDT. d’emploi du temps directement dans la MM Pour une semaine seulement : base de données PRONOTE. modifiez l’emploi du temps par ❷ Depuis EDT, utilisez semaine. la commande Vers Pour cela, il faut avoir installé et PRONOTE > Transfert connecté au Serveur PRONOTE un Ouvrir les salles et les assisté : à la fin client EDT. matériels à la réservation du transfert, vous ❶ Le Client EDT peut être téléchargé générez un fichier sur la page de téléchargement du Depuis un Client EDT ou un Client .zip. PRONOTE, indiquez en multisélection Client PRONOTE (voir page 7). ou pour chaque salle / matériel les ❸ Depuis un Client personnels et les professeurs habilités ❷ Pour connecter le Client EDT au PRONOTE, utilisez la à les réserver. commande Imports Serveur PRONOTE, il faut ajouter les coordonnées comme pour un / Exports > EDT client PRONOTE (voir page 7) . Organiser les rencontres > Récupérer des données et désignez parents-professeurs Mettre à jour le fichier .zip. l’emploi du temps Depuis un Client EDT, créez une session de rencontres et autorisez Remarque : vous pouvez programmer un transfert les professeurs et les responsables MM Jusqu’à la fin de l’année : modifiez à saisir leurs desiderata depuis leur automatique des modifications l’emploi du temps annuel et d’emploi du temps, mais un smartphone. transfert manuel est nécessaire vérifiez à partir de quelle semaine dès que vous ajoutez ou modifiez une ressource. *inclus avec EDT réseau, en évaluation gratuitement pendant 8 semaines avec EDT monoposte. 22
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