ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 6 DÉCEMBRE 2018 ÉLECTIONS GÉNÉRALES DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL

 
Direction des ressources humaines

                  ÉLECTIONS
                  PROFESSIONNELLES
                                      6 DÉCEMBRE 2018
                                               ÉLECTIONS GÉNÉRALES
                                    DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL

                                             Notice technique
Directions des ressources humaines

 Bureau des relations sociales
Affaire suivie par Sonia Roder

                                 Paris, le   7 septembre 2018

                     NOTE DE SERVICE         À l’attention de Mesdames et Messieurs les directrices et directeurs

                                  Objet :    Élections générales des représentants du personnel aux comités
                                             techniques, aux commissions administratives paritaires et aux
                                             commissions consultatives paritaires de la Ville de Paris

                                    P.J. :   1 notice technique
                                             10 Annexes

        Objet : Cette note vous informe des modalités d’organisation des élections des représentants du
        personnel aux comités techniques (CT), aux commissions administratives paritaires (CAP) et aux
        commissions consultatives paritaires (CCP) de la Ville de Paris, qui auront lieu le 6 décembre 2018.

       Le renouvellement des mandats des représentants du personnel au sein des instances consultatives,
       aura lieu pour l’ensemble de la fonction publique, le 6 décembre 2018. Pour la Ville, ces élections
       professionnelles portent sur le renouvellement de ces représentants aux comités techniques, aux
       commissions administratives paritaires et aux commissions consultatives paritaires. Le comité d’hygiène
       de sécurité et des conditions de travail faisant lui l’objet d’une procédure de désignation à l’issue des
       élections.

       Vous trouverez ci-joint, une note de service et ses annexes détaillant les différentes étapes du
       processus électoral. Ces documents, auxquels est joint le calendrier correspondant, ont pour objet de
       préciser le déroulement des opérations électorales ainsi que les rôles respectifs des services et des
       organisations syndicales pour les élections des représentants du personnel.

       Cette note a fait l’objet d’une large concertation entre l’administration et les organisations syndicales
       depuis décembre 2017. Les dispositions principales ont été soumises pour avis au comité technique
       central du 18 mai 2018.

       J’appelle votre attention sur l’importance du respect des consignes qui y figurent et notamment des
       délais imposés.

       J'insiste également sur l'intérêt qui s'attache à ce que la présente note de service, la liste des comités
       techniques, des commissions administratives paritaires et des commissions consultatives paritaires
       reçoivent la plus large publicité afin que le personnel soit exactement informé des conditions dans
       lesquelles il est invité à voter. Parallèlement, la DRH poursuivra ses actions de communication sur tous
       les aspects de ces élections au moyen des différents supports (La lettre capitale, Mission capitale,
       affichage et Mon IntraParis).

       Je vous remercie par avance de votre implication et de la coopération que vos services pourront
       apporter à la DRH dans le cadre de l’organisation de ces élections professionnelles dont la réussite
       constitue un enjeu majeur pour la Ville de Paris.

                                             Frédérique LANCESTREMERE

                                             Directrice des ressources humaines

         Copie : Aurélie ROBINEAU-ISRAËL, Secrétaire générale de la Ville de Paris
SOMMAIRE

1. PRINCIPES GÉNÉRAUX.................................................................................................................................................... 06
Les comités techniques (CT)
A. Composition..............................................................................................................................................................................................06
B. Rappel du cadre réglementaire................................................................................................................................................06
C. Conditions pour être électeur....................................................................................................................................................07
D. Conditions pour être éligible......................................................................................................................................................07

Les commissions administratives paritaires (CAP)
A. Composition..............................................................................................................................................................................................08
B. Rappel du cadre réglementaire................................................................................................................................................08
C. Conditions pour être électeur....................................................................................................................................................08
D. Conditions pour être éligible......................................................................................................................................................09

Les commissions consultatives paritaires (CCP)
A. Composition..............................................................................................................................................................................................10
B. Rappel du cadre réglementaire................................................................................................................................................10
C. Conditions pour être électeur....................................................................................................................................................10
D. Conditions pour être éligible......................................................................................................................................................11

2. PRÉPARATION DES LISTES ÉLECTORALES :
    DÉROULEMENT DE LA PROCÉDURE......................................................................................................... 12
A. Listes électorales nominatives pour affichage.............................................................................................................12
B. Affichage.......................................................................................................................................................................................................13
C. Arrêt des listes électorales............................................................................................................................................................13

3. PRÉPARATION DU MATÉRIEL ÉLECTORAL....................................................................................... 14
A. Document individuel de vote....................................................................................................................................................... 14
B. Matériel pour le vote par correspondance...................................................................................................................... 15
C. Matériel de propagande et routage....................................................................................................................................... 15

4. COMPOSITION DES LIEUX DE DÉPÔT
    ET DU BUREAU DE VOTE CENTRAL............................................................................................................. 16
A. Désignation des responsables des lieux de dépôt de plis électoraux...................................................... 16
B. Désignation des membres du bureau de vote central.......................................................................................... 17

5. DÉPÔT DE CANDIDATURES
    ET VALIDATION DES BULLETINS DE VOTE....................................................................................... 18
A. Constitution et dépôt des listes................................................................................................................................................. 18
B. Vérification des listes de candidatures................................................................................................................................ 19
C. Validation et impression des porte-listes de candidatures................................................................................ 20

6. LE JOUR DU SCRUTIN........................................................................................................................................................ 21
A. Horaires du scrutin............................................................................................................................................................................... 21
B. Déroulement du scrutin................................................................................................................................................................... 21
7. COMMUNICATION................................................................................................................................................................. 23

8. MOYENS SYNDICAUX........................................................................................................................................................ 24
A. Technologies de l’Information et de la Communication....................................................................................... 24
B. Réunion d’information syndicale............................................................................................................................................... 24

ANNEXE 1
Calendrier des élections.......................................................................................................................................................................... 26

ANNEXE 2
Arrêté relatif à l’organisation des élections aux CT, CAP et CCP............................................................................ 28

ANNEXE 3 
Délibération fixant la composition des CT............................................................................................................................... 31
Arrêté fixant la composition des CAP........................................................................................................................................... 35
Arrêté fixant la composition des CCP........................................................................................................................................... 43

ANNEXE 4
Matériel électoral (bulletin de vote, porte-listes de candidatures)...................................................................... 45

ANNEXE 5
Voter par correspondance, en pratique..................................................................................................................................... 47

ANNEXE 6
Liste des lieux de dépôt de plis en mairie d’arrondissement.................................................................................. 49

ANNEXE 7 
Modèle d’imprimé pour le dépôt de candidatures pour les élections aux CT, CAP et CCP............ 50
Modèle de déclaration individuelle de candidature pour les élections aux CT, CAP et CCP.......... 56

ANNEXE 8 
Taux de représentativité des femmes et des hommes au sein des CT, CAP et CCP............................ 61

ANNEXE 9
Plan de communication........................................................................................................................................................................... 64

ANNEXE 10
Protocole d’accord TIC applicable pendant la campagne électorale................................................................. 66
1
              PRINCIPES GÉNÉRAUX
              Les arrêtés conjoints du Premier ministre et du ministre chargé de la fonction publique
              du 4 juin 2018 fixent la date des élections générales pour la désignation des représentants
              du personnel aux comités techniques, aux commissions administratives paritaires et aux
              commissions consultatives paritaires, au 6 décembre 2018.

              Un calendrier détaille la procédure électorale (voir annexe 1 - page 26).

              Un arrêté de la Maire de Paris précise l’organisation des élections aux CT, CAP et CCP (voir
              annexe 2 - page 28).

              LES COMITÉS TECHNIQUES (CT)

              A. COMPOSITION DES CT
              La composition des CT retenue pour les prochaines élections (voir annexe 3 - page 31)
              reflète les effectifs du corps électoral de la collectivité parisienne relevant du titre III
              (commune et département) au 1er janvier 2018. Les listes électorales sont établies le
              22 septembre 2018 en prenant comme date de référence, celle du scrutin.
              Les élections aux CT concernent le CT central, les CT de direction et les CT de service.

              B. CADRE RÉGLEMENTAIRE : RAPPEL

              1. Conditions générales du scrutin

              Le décret n°85-565 du 30 mai 1985 modifié relatif aux CT des collectivités territoriales et de leurs
              établissements publics, prévoit que l’élection a lieu au scrutin de liste à un tour avec représen-
              tation proportionnelle et répartition des sièges restant à pourvoir selon la règle de la plus forte
              moyenne.

              2. Nombre de sièges par comité

              Le décret de 1985 précité fixe le nombre de sièges en fonction des effectifs des agents relevant
              du comité technique :

                                                                          Nombre de représentants
                             Nombre d’agents
                                                                           titulaires du personnel

                                de 50 à 349                                           3à5

                                De 350 à 999                                          4à6

                              De 1000 à 1999                                          5à8

                              A partir de 2000                                       7 à 15

              L'annexe n°3 présente la composition retenue pour les CT.

6 I ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018
1. PRINCIPES GÉNÉRAUX

C. CONDITIONS POUR ÊTRE ÉLECTEUR AUX CT
En application de l’article 8 du décret modifié n°85-565 du 30 mai 1985 précité, sont électeurs
les agents suivants, exerçant leurs fonctions dans le périmètre du comité technique :

L
  es fonctionnaires titulaires en position d’activité ou en position de congé parental, ou étant
 accueillis en détachement ou mis à disposition de la collectivité ;

L
  es fonctionnaires stagiaires en position d’activité ou de congé parental ;

L
  es agents contractuels de droit public ou de droit privé bénéficiant d’un contrat à durée
 indéterminée ou d’un contrat d’une durée minimale de six mois ou d’un contrat reconduit
 successivement depuis au moins six mois. En outre, ils doivent exercer leurs fonctions ou
 être en congé rémunéré ou congé parental. Pour les vacataires, l’ancienneté de 6 mois est
 contrôlée sur le versement de 6 paies sur les 8 mois précédant la date d’établissement de la
 liste électorale.

Plus précisément, sont électeurs aux différents CT, les agents détenant l’une des posi-
tions suivantes :
 Activité à temps complet, à temps incomplet ou à temps partiel, dont temps partiel thérapeutique ;
 Congé ordinaire de maladie ;
 Congé de longue maladie et congé de longue durée (art. 57, 3°et 4°de la loi du 26 janvier 1984) ;
 Congé de maternité, congé de paternité, congé pour adoption ;
 Mise à disposition ;
 Congé de formation professionnelle ;
 Congé parental et de présence parentale.

Les agents concernés peuvent être notamment :
 Titulaire ou stagiaire ;
 Contractuel ;
 Assistant familial ;
 Assistant maternel ;
 Gardien/employé d’immeuble ;
 Agent de ménage ;
 Apprenti ;
 Vacataire ;
 Contrat aidé : contrat d’avenir, CUI/CAE ou CIFRE...

Ne votent pas :
 Les agents n’exerçant pas leurs fonctions au sein de l’entité juridique « Ville de Paris »
   (commune et département) ;
 Les agents en position de détachement, de disponibilité ou de hors cadres (à l’exception des
   agents détachés ou mis à disposition d’un GIP ou d’une API) ;
 Les agents relevant de la Ville de Paris qui n’exercent pas leurs fonctions et ne sont ni en congé
   rémunéré ni en congé parental ;
L  es agents contractuels dont la durée de contrat est inférieure à six mois ;
 Les agents vacataires déjà titulaires par ailleurs ;
 Les agents retraités ;
L  es agents du département de Paris relevant du titre IV (FPH) pour lesquels un scrutin
   spécifique est organisé.

D. CONDITIONS POUR ÊTRE ÉLIGIBLE AUX CT
Sont éligibles au titre d’un CT les agents remplissant les conditions requises pour être inscrits
sur la liste électorale de ce comité, sous réserve qu'ils ne rentrent pas dans les catégories
d'exclusion indiquées ci-après.

Ne peuvent être éligibles :
L
  es agents en congé de longue maladie, de longue durée et de grave maladie ;
L
  es agents frappés d’une rétrogradation ou d’une exclusion temporaire de fonctions de seize
 jours à deux ans, à moins qu’ils n’aient été amnistiés ou qu’ils n’aient été relevés de leur peine

                                                                           ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018 I 7
1. PRINCIPES GÉNÉRAUX

               dans les conditions indiquées par le décret pris en application du dernier alinéa de l’article 89
               de la loi du 26 janvier 1984 ; Portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale :
               « Un décret fixe, pour chacune des sanctions du deuxième et du troisième groupe définies au premier alinéa du
               présent article, les conditions et les délais à l'expiration desquels la mention des sanctions cesse de figurer au
               dossier du fonctionnaire ».
              L
                es agents frappés d’une des incapacités énoncées aux articles L.5 et L.6 du code électoral ;
               Article L.5 du code électoral : « Lorsqu'il ouvre ou renouvelle une mesure de tutelle, le juge statue sur le maintien
               ou la suppression du droit de vote de la personne protégée ». Article L.6 du code électoral : « Ne doivent pas être
               inscrits sur la liste électorale, pendant le délai fixé par le jugement, ceux auxquels les tribunaux ont interdit le
               droit de vote et d'élection, par application des lois qui autorisent cette interdiction ».

              LES COMMISSIONS ADMINISTRATIVES PARITAIRES (CAP)

              A. COMPOSITION DES CAP

              La composition des CAP retenue pour les prochaines élections (voir annexe 3 - page 35) reflète
              la structure et les effectifs du corps électoral des corps relevant du titre III au 1er janvier 2018.

              La date de référence pour l’établissement des listes électorales est celle du 6 décembre 2018. La
              qualité d’électeur en CAP s’apprécie au jour du scrutin.

              B. CADRE RÉGLEMENTAIRE : RAPPEL

              1. Conditions générales du scrutin

              Le décret n° 82-451 du 28 mai 1982 relatif aux CAP prévoit que l’élection a lieu au scrutin de liste
              à un tour avec représentation proportionnelle et répartition des sièges restant à pourvoir selon
              la règle de la plus forte moyenne.

              2. Nombre de sièges par commission

              Le décret de 1982 précité fixe le nombre de sièges en fonction des effectifs de fonctionnaires
              du grade concerné :

                 Nombre de fonctionnaires               Nombre de représentants                Nombre de représentants
                    d'un même grade                      titulaires pour ce grade              suppléants pour ce grade

                            Jusqu'à 99                                  1                                      1

                          De 100 à 999                                  2                                      2

                        De 1000 à 4999                                  3                                      3

                        A partir de 5000                                4                                      4

                Corps à grade unique ≥1000                              4                                      4

              L'annexe n°3 présente la composition des CAP.

              C. CONDITIONS POUR ÊTRE ÉLECTEUR AUX CAP

              En application des articles 12 et 13 du décret modifié n°82-451 du 28 mai 1982 précité, sont
              électeurs, au titre d'une commission administrative déterminée, les fonctionnaires titulaires en
              position d'activité* ou en position de congé parental, appartenant au(x) corps représenté(s) par
              cette commission.
              *
                Les fonctionnaires en position d’activité relevant de corps dits d’administrations parisiennes peuvent être affectés
              à la Ville de Paris ou dans des établissements publics.

8 I ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018
1. PRINCIPES GÉNÉRAUX

Plus précisément, sont concernés les agents qui détiennent l’une des positions suivantes :

Les fonctionnaires en position d’activité, soit :
A ctivité à temps complet ou à temps partiel, dont temps partiel thérapeutique ;
C ongé ordinaire de maladie ;
 Congé de longue maladie et congé de longue durée (art. 57, 3°et 4°de la loi du 26 janvier 1984) ;
 Congé de maternité, congé de paternité, congé pour adoption ;
 Mise à disposition ;
 Congé de formation professionnelle ;
C  ongé de présence parentale.

Autres positions, les fonctionnaires en position de :
 Congé parental ;
 Détachement.
Les fonctionnaires en position de détachement sont électeurs à la fois dans leurs corps d'origine
et dans le corps où ils sont détachés.

Ne votent pas :
L es agents stagiaires et n’ayant pas la qualité de titulaires dans un autre corps ;
 Les élèves non titulaires ;
L  es agents retraités ;
L  es agents du département de Paris relevant du titre IV (Fonction Publique Hospitalière) pour
   lesquels un scrutin spécifique est organisé.

Il convient, en outre, de signaler la particularité suivante :
Les fonctionnaires de la Ville de Paris, placés en position de détachement dans un corps de
fonctionnaires pour exercer un autre emploi de titulaire au sein de cette même administra-
tion, sont électeurs à la fois au titre de leur corps d'origine et au titre de leur corps d'accueil de
détachement. Ils seront donc amenés à élire les représentants pour deux CAP de la Ville de
Paris.

D. CONDITIONS POUR ÊTRE ÉLIGIBLE AUX CAP

Sont éligibles les fonctionnaires titulaires qui remplissent les conditions requises pour être
inscrits sur la liste électorale de la commission concernée sous réserve qu'ils ne rentrent pas
dans les catégories d'exclusion ci-après.

Ne peuvent être éligibles :
L
  es fonctionnaires en congé de longue durée ;
L
  es fonctionnaires frappés d'une des incapacités prononcées par les articles L. 5 et L. 6
 du code électoral ;
L
  es fonctionnaires qui ont été frappés d'une rétrogradation ou d'une exclusion temporaire
 de fonctions relevant du troisième groupe des sanctions disciplinaires, à moins qu'ils n'aient
 été amnistiés ou qu'ils n'aient bénéficié d'une décision acceptant leur demande tendant à ce
 qu'aucune trace de la sanction prononcée ne subsiste à leur dossier.

                                                                            ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018 I 9
1. PRINCIPES GÉNÉRAUX

              LES COMMISSIONS CONSULTATIVES PARITAIRES (CCP)

              A. COMPOSITION DES CCP

              La composition des trois CCP, A, B et C, retenue pour les prochaines élections (voir annexe 3 -
              page 43) reflète la structure et les effectifs des contractuels relevant du titre III au 1er janvier
              2018.

              La date de référence pour l’établissement des listes électorales est celle du 6 décembre 2018.

              B. CADRE RÉGLEMENTAIRE : RAPPEL

              1. Conditions générales du scrutin

              Le décret n° 2016-1858 du 23 décembre 2016 relatif aux CCP prévoit que l’élection a lieu au
              scrutin de liste à un tour avec représentation proportionnelle et répartition des sièges restant à
              pourvoir selon la règle de la plus forte moyenne.

              2. Nombre de sièges par commission

                                                                              Nombre de          Nombre de
                            Effectifs d’agents contractuels
                                                                             représentants      représentants
                            rattachés à chaque catégorie
                                                                               titulaires         suppléants
                                 Effectif inférieur à 11                            1                  1

                      Effectif au moins égal à 11 et inférieur à 50                 2                  2

                     Effectif au moins égal à 50 et inférieur à 100                 3                  3

                    Effectif au moins égal à 100 et inférieur à 250                 4                  4

                    Effectif au moins égal à 250 et inférieur à 500                 5                  5

                    Effectif au moins égal à 500 et inférieur à 750                 6                  6

                   Effectif au moins égal à 750 et inférieur à 1 000                7                  7

                             Effectif au moins égal à 1 000                         8                  8

              L'annexe n°3 présente la composition des CCP.

              C. CONDITIONS POUR ÊTRE ÉLECTEUR AUX CCP

              En application de l’article 9 du décret précité, sont électeurs, au titre d'une commission consulta-
              tive déterminée, les agents contractuels de droit public mentionnés à l’article 1er du décret du 15
              février 1998 relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale, dont l’emploi est
              rattaché à l’une des catégories A, B et C représentée par cette commission, en position d'activité
              ou en position de congé rémunéré ou de congé parental.

              Sont concernés lesdits agents bénéficiant :
               D'un contrat à durée indéterminée ;
               Ou d'un contrat d'une durée minimale de six mois ;
               Ou d'un contrat reconduit sans interruption depuis au moins six mois.

10 I ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018
1. PRINCIPES GÉNÉRAUX

Ils doivent en outre :
E xercer leurs fonctions ;
O u être en congé rémunéré ;
O u congé parental ;
 Ou congé de présence parentale ;
 Ou congé de grave maladie.

Ne votent pas :
 Les agents n’étant plus en activité ;
L  es agents en situation de congé non rémunéré ;
 Les agents vacataires ;
 Les agents contractuels dont la durée de contrat n’atteint pas six mois pleins.

D. CONDITIONS POUR ÊTRE ÉLIGIBLE AUX CCP

En application de l’article 10 du décret précité, sont éligibles les agents remplissant les condi-
tions requises pour être inscrits sur la liste électorale des CCP.

Sont néanmoins exclus :
L
  es agents en congé de grave maladie ;
L
  es agents frappés d’une exclusion temporaire de fonctions d'au moins seize jours, à moins
 qu'ils n'aient été amnistiés ou qu'ils n'aient été relevés de leur peine ;
L
  es agents frappés d'une des incapacités énoncées aux articles L. 5 et L. 6 du code électoral.

                                                                        ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018 I 11
2
              PRÉPARATION
              DES LISTES ÉLECTORALES :
              DÉROULEMENT DE LA PROCÉDURE
              Rappel
              La direction des systèmes d’information et du numérique est responsable de l’édition des dif-
              férentes listes électorales. Chaque direction est responsable pour ses agents du contrôle et
              de l’actualisation des informations indiquées sur la liste électorale. Elle effectue les corrections
              nécessaires, procède à l'affichage des listes et les arrête à la date indiquée dans le calendrier.
              Elle est responsable de l'ensemble de cette procédure pour ce qui concerne ses agents et peut
              s'adresser au bureau des relations sociales (BRS) de la DRH pour les questions d’ordre réglementaire.
              a DRH-ElectionsProfessionnelles@paris.fr

              Contrôle des pré-listes électorales
              Les pré-listes électorales sont communiquées aux directions pour contrôle le 24 mai et le 16 juil-
              let 2018. Ces opérations s’effectuent du 24 mai au 15 juin et du 16 juillet au 7 septembre 2018.

              Les opérations de vérification visent à s’assurer que :
               L’ensemble des agents qui remplit les conditions pour être électeur est bien présent sur la liste ;
              L ’agent est bien rattaché au bon scrutin (CT/CAP et ou CCP) ;
              L ’adresse du domicile de l’agent a bien été fiabilisée.

              A. LISTE ÉLECTORALE NOMINATIVE POUR AFFICHAGE

              1. Les directions

              La direction des systèmes d’information et du numérique procède à l’édition des listes électorales
              par direction pour le 3 octobre 2018.
              Un responsable de chaque direction vient au bureau des relations sociales de la DRH (bureau 453)
              retirer les listes électorales destinées à l’affichage le 4 octobre 2018 et émarge sur une liste de
              retrait. Chaque direction vérifie la prise en compte des modifications recensées au cours du
              contrôle des pré-listes électorales.
              Une assistance assurée par le bureau des relations sociales de la DRH sera également mise en
              place pendant la période de vérification des listes définitives.
              a DRH-ElectionsProfessionnelles@paris.fr
              v Téléphone 01 42 76 68 95

              2. Les organisations syndicales

              Chaque organisation syndicale est destinataire du fichier de la liste électorale dès le 4 octobre 2018.

12 I ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018
2. PRÉPARATION DES LISTES ÉLECTORALES : DÉROULEMENT DE LA PROCÉDURE

  B. AFFICHAGE
  Les listes électorales sont affichées du 5 octobre au 17 octobre 2018. Les agents sont invités
  à en prendre connaissance. Dans chaque direction, les agents doivent être informés par voie
  d’affichage de l’endroit où ils peuvent compulser cette liste et des délais de consultation. Pour ce
  faire, un exemplaire de ces affiches sera envoyé par courriel aux directions qui seront respon-
  sables de l’édition et de la pose des affiches dans leurs services.

  Toute réclamation doit être présentée d’ici le 17 octobre 2018 auprès des SRH. Avant de statuer
  sur une réclamation, la direction intéressée s’adresse pour avis au bureau des relations sociales
  de la DRH pour toutes les questions d’ordre réglementaire.
  a DRH-ElectionsProfessionnelles@paris.fr
  v téléphone 01 42 76 68 95
  Toutes les décisions prises par les directions sont notifiées aux intéressés par le SRH.

  Des corrections peuvent être saisies par les UGD dans Suite7 à partir du 5 octobre jusqu’au
  17 octobre 2018 et sont portées manuellement sur la liste électorale.

  C. ARRÊT DES LISTES ÉLECTORALES

  La liste des électeurs est arrêtée par chaque direction. La qualité d’électeur s’apprécie au jour du
  scrutin. La direction gestionnaire statue sans délai sur les réclamations.

  Après le 17 octobre, aucune demande de modification n’est alors admise à l’exception des
  électeurs aux CAP.

  Les listes ayant fait l’objet d’un affichage sont visées par les SRH des directions à la date du
  17 octobre 2018.

  Les listes doivent comporter :
  L
    a date de visa du SRH du 17 octobre 2018 avec la mention « liste CT/CAP/CCP visée au
   17 octobre 2018 » ;
  L
    a signature de la directrice ou du directeur.

  Ces listes sont retournées au bureau des relations sociales (DRH) le 22 octobre 2018, date limite
  pour statuer sur les réclamations de la liste électorale. Elles sont portées immédiatement au
  BRS - 2 rue de Lobau - 4e étage - Bureau 453 -, et ne transitent pas par le courrier.

  S’agissant des électeurs aux CAP pour lesquels un évènement, postérieur au 17 octobre et pre-
  nant effet au plus tard la veille du scrutin, entraînerait l’acquisition ou la perte de la qualité
  d’électeur, l’inscription ou la radiation des listes électorales devra être effectuée. Seul le bureau
  des relations sociales (DRH) procèdera à ces modifications qui seront prises en compte pour
  l’élaboration du bulletin de vote. Les modifications apportées à la liste électorale seront portées
  à la connaissance des personnels par voie d’affichage, selon les modalités identiques à celles de
  l’affichage de la liste électorale.

                                                                            ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018 I 13
3
              PRÉPARATION
              DU MATÉRIEL ÉLECTORAL
              Rappel
              Voter est un droit.

              La Ville a retenu comme mode unique le vote par correspondance. Cette modalité ne prévoit
              pas de vote à l’urne ni d’implantation de bureaux de vote.

              Tous les électeurs sont donc appelés à voter par correspondance, seul mode d’expression des
              suffrages.

              Toutefois, conformément au vœu n°2018-V26 émis par le Conseil de Paris lors de sa séance des
              5, 6 et 7 février 2018, le dispositif de vote par correspondance inclura l’installation dans les mai-
              ries d’arrondissement d’une « urne » dans laquelle les agents pourront déposer le 6 décembre
              2018, leur enveloppe T contenant leur bulletin de vote, dans les mêmes conditions que dans les
              boîtes aux lettres de La Poste.

              Le dépôt de l’enveloppe T en mairie d’arrondissement est mis en place afin de permettre à tous
              ceux qui n’auront pu transmettre leur bulletin de vote par voie postale d’ici au 3 décembre 2018,
              de pouvoir voter.

              Ainsi, le choix qu’a l’agent entre l’envoi du bulletin de vote par correspondance et le dépôt du
              bulletin de vote dans une mairie d’arrondissement tend à favoriser sa participation dans le pro-
              cessus d’élection de ses représentants.

              Les agents qui auront choisi le dépôt du bulletin de vote, seront autorisés à s'absenter, sur
              leur temps de travail, pour se rendre en mairie d’arrondissement. Dans ce cas, il appartient
              aux chefs de service de mettre en place toute disposition et notamment de fixer un roulement
              de manière à permettre aux intéressés de se rendre dans les lieux de dépôt tout en assurant
              le fonctionnement normal des services. Une note de service à l’attention de l’ensemble des
              directions et une campagne d’information destinée aux agents préciseront ces dispositions en
              rappelant que toutes les facilités doivent être données pour permettre le vote.

              A. DOCUMENT INDIVIDUEL DE VOTE

              Chaque bulletin de vote est anonymisé par un code-barres attribué de manière aléatoire à tout
              électeur.

              Bien que non nominatif, le bulletin de vote ne peut être utilisé par un autre électeur. De ce fait,
              il sera important de signaler aux agents qu'il ne doit pas être photocopié pour être utilisé par
              un autre électeur.

              Le bulletin de vote est adressé directement au domicile de l’agent dans la même enveloppe qui
              contient le matériel de vote par correspondance et les documents de propagande électorale
              relatifs aux élections.

14 I ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018
3. PRÉPARATION DU MATÉRIEL ÉLECTORAL

B. MATÉRIEL POUR LE VOTE PAR CORRESPONDANCE

Rappel
L’ensemble du matériel de vote par correspondance est adressé au domicile de l’agent, en un
seul envoi.

Le format de vote par correspondance généralisé avec traitement automatisé du dépouillement
des suffrages consiste en l'envoi à chaque électeur d'un courrier contenant les documents rela-
tifs aux scrutins auxquels il est invité à participer.

Pour information, le matériel de vote par correspondance, présenté (voir annexe 4 – page 45)
comprend :
U
  n bulletin de vote unique pour l’ensemble des scrutins auxquels l’agent est appelé à voter ;
U
  n porte-listes unique par scrutin auquel l’agent est appelé à voter, comprenant l’ensemble
 des listes de candidats déposées par les organisations syndicales pour un scrutin donné ;
L
  es professions de foi des organisations syndicales ayant déposé une liste de candidats ;
 Une enveloppe n°1 : sans colle pour la fermeture, destinée à recevoir le bulletin de vote ;
 Une enveloppe n°2 : comportant des mentions pré-remplies soit : la date et l’objet de l’élection
   (Élections Ville de Paris), nom, prénom et emplacement pour la signature de l’agent. L’électeur
   devra impérativement signer cette enveloppe ;
 Une enveloppe n°3 : une enveloppe « T » comportant la date et l’objet de l’élection (Élections
   Ville de Paris) et l’adresse de la « boîte postale ». Il est précisé que cette enveloppe prépayée
   ne pourra être retournée par les électeurs que depuis la France métropolitaine ;
  ne notice explicative « Voter par correspondance, en pratique » (voir annexe 5 – page 47).
U

Dans le cas où l’agent ne recevrait pas son matériel de vote à partir du 26 novembre 2018, le
SRH de la direction concernée adresse au bureau des relations sociales de la DRH, la liste des
agents concernés après confirmation par l’UGD de la validité de l’adresse du domicile, afin que
le prestataire puisse réimprimer dans les meilleurs délais le matériel de vote qui sera de nou-
veau envoyé.

C. MATÉRIEL POUR LA PROPAGANDE ET ROUTAGE

L’administration prend en charge l’acheminement du matériel de vote et confie cette mission à
la société KOBA, prestataire retenu pour assurer la logistique des élections.

L’administration prend également en charge l’édition des professions de foi qu’elle confie à la
société KOBA.

Les organisations syndicales ayant déposé des listes doivent faire parvenir les maquettes
de professions de foi à la société KOBA dans les meilleurs délais possibles et au plus tard le
25 octobre 2018.

Les professions de foi peuvent porter sur un ou plusieurs scrutins. Elles se composent au maxi-
mum de quatre pages de format 21cm x 29,7cm, sans agrafage.

Seuls les formats de base A3 ou A4 sont admis sous les deux formes suivantes :
 s oit 1 feuille A3 pliée en deux au format A4, imprimée recto/verso,
 s oit 1 feuille A4 imprimée recto/verso.

Une visite sera organisée à l’intention des délégués de liste (un par organisation syndicale) sur le
site de la Société KOBA Routage, pour assister à la mise sous pli du matériel électoral.

                                                                         ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018 I 15
4
              COMPOSITION DES LIEUX
              DE DÉPÔT DE PLIS
              ÉLECTORAUX ET DU BUREAU
              DE VOTE CENTRAL
              La direction des ressources humaines fournit à la DILT la liste des lieux de dépôt et leurs coor-
              données (voir annexe 6 - page 49). Celle-ci se charge de la livraison des urnes et tables dans la
              salle attribuée par les mairies d’arrondissement. Le BRS veille à ce que cette livraison s'effectue
              dans des délais raisonnables avant le scrutin, avec du matériel en bon état.

              Les lieux de dépôt de plis électoraux, communs aux trois types d’élections (CT, CAP et CCP), sont
              situés dans les 20 mairies d’arrondissement et seront ouverts de 8h30 à 16h00 le 6 décembre 2018.

              L’Établissement public Paris Musées, organise ses élections professionnelles selon le même
              mode de vote (vote par correspondance généralisé automatisé). Certains de ses agents appar-
              tiennent à des corps d’administrations parisiennes et sont appelés à voter au titre du scrutin des
              CAP organisé par la Ville. Compte tenu de ces éléments, il a été décidé d’opter pour des lieux de
              dépôt communs avec des « urnes » distinctes.

              Le CASVP, qui est dans la même situation, a retenu les circonscriptions comme lieux de dépôt.

              A. DÉSIGNATION DES RESPONSABLES DES LIEUX DE DÉPÔT
                 DE PLIS ÉLECTORAUX

              1. Les agents chargés de la surveillance des « urnes »
                  dans les mairies d’arrondissement

              Sur proposition des mairies d’arrondissement et des directions, la DRH désigne pour chaque lieu
              de dépôt une équipe de deux personnes responsable du lieu de dépôt et une équipe d’agents
              de logistique générale d’administrations parisiennes de la mairie d’arrondissement chargée de
              la surveillance des lieux. Ces équipes participent aux opérations nécessaires à l’installation de la
              salle jusqu’au retrait des « urnes » par les services des TAM à 16h00.

              Les personnes responsables du lieu de dépôt sont des agents de la Commune ou du Départe-
              ment de Paris, de catégorie A ou B expérimenté, ou des secrétaires généraux de musées pari-
              siens. La liste de ces agents est établie par le BRS de la DRH.

              Un représentant du personnel, désigné parmi les assesseurs du bureau de vote central, partici-
              pera avec le représentant de l’administration, à l’ouverture et à la fermeture de chacun des lieux
              de dépôt et au transport des « urnes » vers le Bureau de vote central. La DRH répartira, après
              concertation avec les organisations syndicales, un représentant du personnel et son suppléant
              par Mairie d’arrondissement.

16 I ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018
4. COMPOSITION DES LIEUX DE DÉPÔT DE PLIS ÉLECTORAUX ET DU BUREAU DE VOTE CENTRAL

         La DRH arrête la liste des agents concernés. Cette liste vaut autorisation d’absence pour les
         agents désignés.

         Les attributions respectives des agents chargés de surveiller les lieux de dépôt seront précisées
         dans une note complémentaire.

         2. Les organisations syndicales

         En outre, les organisations syndicales proposent la désignation de représentants qui seront
         autorisés à se rendre dans les lieux de dépôt installés en mairies d’arrondissement.

         Le bureau des relations sociales de la DRH arrête la liste en fonction de la liste fournie par les
         syndicats. Cette liste vaut autorisation d'absence pour les agents désignés.

         B. DÉSIGNATION DES MEMBRES DU BUREAU DE VOTE CENTRAL

         Le bureau de vote central situé à l'Hôtel de Ville, salle Xavier Lacoste, est chargé du recensement
         des plis électoraux et du dépouillement.

         Le bureau de vote central comprend un président et son suppléant, un secrétaire et un secré-
         taire adjoint.

         Chacune des organisations syndicales autorisées à déposer des listes de candidats désigne
         4 assesseurs (2 titulaires et 2 suppléants) parmi lesquels pourront figurer les délégués de liste.
         Ils sont chargés du dépouillement. Cette information est communiquée au bureau des relations
         sociales entre le 1er et le 17 octobre 2018. Elle fait mention des nom, prénom, n°S.O.I., grade et
         direction d'affectation des agents.

         Le bureau des relations sociales établit l'arrêté fixant la liste des membres titulaires et sup-
         pléants du bureau de vote central et en assure la publication. Cet arrêté vaut autorisation d'ab-
         sence pour les agents désignés. Il doit être affiché à l'intérieur du bureau de vote central.

                                                                                 ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018 I 17
5
              DÉPÔT DE CANDIDATURES
              ET VALIDATION DES BULLETINS
              DE VOTE
              A. CONSTITUTION ET DÉPÔT DES LISTES

              Les listes de candidats sont établies par les organisations syndicales en deux exemplaires sur
              les imprimés dont le modèle est joint en annexe n°7 (page 50). Ces documents sont mis à
              disposition des syndicats par le bureau des relations sociales. Ils devront impérativement être
              déposés au bureau des relations sociales entre le 11 et 25 octobre 2018 de 9h30 à 12h30 et
              de 14h à 17h.

              Ces listes devront porter le nom d’un agent exerçant les fonctions de délégué de liste habili-
              té à représenter l’organisation syndicale dans toutes les opérations électorales. Elles devront
              également porter le nom d'un suppléant qui pourra le remplacer en cas d'empêchement. Les
              délégués de liste titulaires et suppléants doivent être facilement joignables durant la période de
              dépôt et de vérification des listes de candidatures.

              La mention du jour et de l’heure exacts du dépôt sera portée sur les deux exemplaires de cha-
              cune des listes de candidatures, un exemplaire étant remis au responsable de la liste, l’autre
              étant conservé au bureau des relations sociales.

              Le dépôt de chaque liste devra, en outre, être accompagné des déclarations individuelles de
              candidatures conformes au modèle joint en annexe 7 (page 56), signées par chaque candidat.

              Chaque liste comprend autant de noms qu’il y a de sièges à pourvoir, titulaires et suppléants,
              sans qu’il soit fait mention pour chacun des candidats de la qualité de titulaire ou de suppléant.

              Toutefois, pour :
              L
                es CT, les listes doivent comporter au minimum les 2/3 et au plus le double de candidats
               titulaires et suppléants ;
              L
                es CCP, les listes doivent comporter au minimum la moitié et au plus le double de candidats
               titulaires et suppléants ;
              L
                es CAP, les listes peuvent être incomplètes en ce sens qu’une organisation syndicale peut ne
               pas présenter de candidats pour tous les groupes d’une commission. En revanche, le nombre
               de candidats titulaires et suppléants portés sur une même liste au titre d’un même groupe doit
               être égal au nombre de représentants du personnel prévu pour ce groupe. En conséquence,
               toute liste comprenant un nombre insuffisant de candidats pour un groupe déterminé est
               considérée comme ne comprenant aucun candidat pour ce groupe.

              Ainsi, le nombre de candidats par liste correspond au nombre de représentants à élire pour
              chaque groupe de CAP, et pour les CT et CCP, à un nombre pair compris entre le nombre mini-
              mum et un nombre maximum de candidats.

              En outre, en application du décret n°2017-1201 du 27 juillet 2017, relatif à la représentation des

18 I ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018
5. DÉPÔT DE CANDIDATURES ET VALIDATION DES BULLETINS DE VOTE

femmes et des hommes au sein des organismes consultatifs de la Fonction Publique, chaque
liste devra respecter le ratio F/H du corps électoral fixé pour chacun des scrutins. La répartition
des femmes et des hommes correspond aux ratios fixés par scrutin (voir annexe 8 – page 61).
L’organisation syndicale fait le choix de l’arrondi au nombre inférieur ou supérieur. Le total des
femmes et des hommes doit correspondre au nombre requis de représentants à élire.

Un même candidat ne peut pas être présenté sur plusieurs listes au titre d’un même scrutin.

Des organisations syndicales affiliées au sein d’une même union de syndicats de fonctionnaires
ne peuvent pas présenter des listes concurrentes pour un même scrutin.

B. VÉRIFICATION DES LISTES DE CANDIDATURES

La validité des listes sera examinée par l'administration du 11 au 25 octobre 2018.

Si, dans un délai de trois jours francs (pour les CAP) ou de 5 jours francs (pour les CT et CCP)
suivant la date limite de dépôt des listes, un ou plusieurs candidats inscrits sur une liste sont
reconnus inéligibles, l'administration informe sans délai le délégué de liste. Celui-ci peut alors
procéder, dans un délai de trois jours à compter de l’expiration du premier délai, aux rectifica-
tions nécessaires.

A défaut de rectification, si un ou plusieurs candidats inscrits sur une liste sont reconnus inéli-
gibles, la liste intéressée est considérée comme n'ayant présenté aucun candidat pour le ou les
groupes correspondants.

Toutefois, si le fait motivant l'inéligibilité est intervenu après la date limite prévue pour la recti-
fication de la liste, le candidat défaillant pourra être remplacé.

Dans le cas où un candidat annoncerait à l'administration le retrait de sa candidature avant
même que le syndicat ait déposé la liste où figure le nom de cet agent, l'administration aviserait
au plus tôt, par les moyens appropriés, l'organisation syndicale concernée. La nouvelle liste que
le syndicat pourrait être amené à présenter à la suite du retrait de candidature enregistré de-
vrait, pour être valable, respecter toutes les conditions normales de forme et de délai.

Dans le cas où une même candidature figurerait sur deux ou plusieurs listes, le bureau des
relations sociales contacterait les organisations syndicales concernées le plus rapidement
possible pour lever cette anomalie. Il serait alors procédé aux rectifications nécessaires jusqu'au
25 octobre 2018 inclus.

Aucun retrait de candidature ne pourra être opéré après la date limite du dépôt des listes
de candidats, le 25 octobre 2018.

Cependant, lorsque plusieurs organisations syndicales affiliées à une même union de syndicats
de fonctionnaires ont déposé des listes concurrentes pour un même scrutin, l'administration
en informe, dans un délai de trois jours francs à compter de la date limite de dépôt des listes,
les délégués de chacune des listes. Ces derniers disposent alors d'un délai de trois jours francs
pour transmettre les modifications ou les retraits de liste nécessaires.

Si, après l'expiration de ce dernier délai, ces modifications ou retraits ne sont pas intervenus,
l'administration informe dans un délai de trois jours francs l'union de syndicats dont les listes se
réclament. Celle-ci dispose alors d'un délai de cinq jours francs pour indiquer à l'administration,
par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, la liste qui pourra se prévaloir de
l'appartenance à l'union.

En l'absence de cette indication, les organisations syndicales ayant déposé les listes en cause ne
peuvent bénéficier des dispositions du 2° de l'article 9 bis de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983
portant droits et obligations des fonctionnaires et ne peuvent se prévaloir de l'appartenance à
une union de syndicats à caractère national.

Dans l'hypothèse où aucune liste n'a présenté de candidats, les représentants seront désignés
par voie de tirage au sort parmi le corps électoral correspondant. Si les électeurs ainsi désignés
n'acceptent pas leur nomination, les sièges vacants des représentants du personnel seront
attribués à des représentants de l'Administration.

                                                                           ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES 2018 I 19
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