Les meilleures pratiques internes pour accueillir et intégrer un nouvel employé en contexte de pandémie - Service des ressources humaines

Les meilleures pratiques
    internes pour accueillir et
        intégrer un nouvel
             employé
    en contexte de pandémie

Service des ressources humaines

Introduction
Ce contexte est inhabituel et l’intégration des nouveaux employés n’y échappe pas.

L’intégration peut être plus difficile et contraignante qu’en temps normal pour un nouvel
employé qui apprend de nouvelles tâches et doit s’intégrer à une équipe dont les membres sont
principalement en télétravail.

Cela nécessite donc une adaptation et un peu plus d’indulgence de la part des acteurs
impliqués (gestionnaire, collègues et nouvelle ressource) puisque la période de formation
pourrait être un peu plus longue qu’à l’habitude.

Le Service des ressources humaines (SRH) a fait une synthèse des meilleures pratiques pour
vous aider.

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Sélection et ouverture du dossier de l’employé
Les entrevues se tiennent virtuellement sur Microsoft TEAMS. Il est possible de rencontrer des
difficultés (image qui gèle, distorsion du son, mauvaise qualité du réseau) d’où l’importance
d’être bien préparé et ouvert d’esprit. Dans 95% des cas, c’est presque parfait.

Le SRH prépare les membres du comité de sélection à cette nouvelle façon de procéder avant
les entrevues.

Le SRH transmet l’information et les formulaires sur support numérique par courriel au
candidat :

           Consentement à la vérification des références professionnelles;

           Déclaration des antécédents criminels;

           Fiche d’identification;

           Questionnaire – Accès à l’égalité en emploi.

Accueil
1. Tenir une première rencontre entre le gestionnaire et le nouvel employé, avant l’entrée en
   fonction ou le jour même, en présence ou virtuellement pour :

           Souhaiter la bienvenue et faire connaissance;

           Parler de la structure de l’équipe, de l’organisation du travail et du fonctionnement
            du service (horaire, réunions, absence, etc.);

           Présenter vos attentes (rendement, qualité du travail, résultat attendu, ponctualité et
            assiduité, communication, etc.);

           Présenter le plan de formation.

2. Présenter les collègues immédiats. Une rencontre virtuelle (TEAMS) est appropriée si
   l’équipe est principalement en télétravail pour briser la glace et faciliter la création des liens.

3. Identifier un parrain ou une marraine qui prendra régulièrement des nouvelles de l’employé
   par téléphone, clavardage ou vidéo. Cette personne peut être différente de la personne qui
   est responsable de la formation.

4. Tenir des rencontres informelles pour « prendre un café virtuel » ou discuter en équipe et
   maintenir un lien entre les collègues.

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Intégration et formation
1. Préparer et suivre le plan de formation qui précise :

           Qui participera à la formation du nouvel employé?

           Sur quoi portera la formation?

           Quels moyens de transmission seront utilisés (présentiel, TEAMS, procédurier ou
            guide de travail, etc.)?

           Etc.

2. Si l’intégration se fait à distance :

           La formation à distance est plus exigeante pour les personnes impliquées qu’en
            présence, donc entrecouper les périodes de formation par des périodes de travail
            individuel pourrait être facilitant;

           Vérifier régulièrement le travail accompli pour corriger au fur et à mesure les erreurs
            et/ou prévoir une rencontre quotidienne pour répondre aux questions rapidement et
            permettre une amélioration immédiate;

           Prévoir plus de temps. Effectivement, c’est plus long;

           L’utilisation de la vidéo avec Microsoft TEAMS, permet :

               •   De voir le non verbal (indices importants en formation);

               •   De partager l’écran du formateur qui explique la tâche, mais aussi de la
                   personne formée pour voir le travail effectué et donner une rétroaction
                   immédiate.

           Avoir un procédurier à jour pour chaque poste facilite l’appropriation des tâches
            (étape par étape, aide-mémoire);

           Autres outils utilisés : Softphone, FortiClient, Office 365, OneDrive, OneNote.

   3. Si l’intégration se fait en présence, soit pour assurer la compréhension de certaines
      tâches ou pour les emplois manuels, la santé des membres du personnel est prioritaire.
      Il est prescrit de respecter les consignes du Guide de santé sécurité au travail en
      période de pandémie du Cégep de Chicoutimi qui est conforme aux règles de la
      CNESST (https://cchic.ca/covid19/guides/).

       Avoir un procédurier à jour pour chaque poste facilite l’appropriation des tâches (étape
       par étape, aide-mémoire) et peut réduire les contacts.

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Résumé des meilleures pratiques
           Concevoir un plan de formation (qui, quoi, quand, comment);

           Communications verbales fréquentes  vidéo ou téléphone;

           Rencontres virtuelles informelles pour créer et maintenir des liens;

           Partage d’écran (Microsoft Teams);

           Procédurier adéquat et à jour;

           Être indulgent et planifier plus de temps;

           Respecter les consignes du Guide de santé sécurité au travail en période de
            pandémie du Cégep de Chicoutimi qui est conforme aux règles de la CNESST.

Le Service des ressources humaines remercie toutes les personnes qui ont partagé leur
expérience vécue et leurs pratiques d’accueil et d’intégration pour nous permettre de produire
cette synthèse.

Mise à jour le 22 avril 2021

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