LIGNES DIRECTRICES ET PROCÉDURES RELATIVES AUX EXAMENS HIVER 2020 - AVRIL 2020

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Ordinateurs et technique

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L IGN ES D IR EC TR IC ES ET PR OC ÉD U R ES
R EL ATIVES AU X E XAM EN S − H IV ER 2 0 2 0

                          AVRIL 2020

Lignes directrices et procédures relatives aux examens – hiver 2020

Contexte
Suivant les précautions extraordinaires prises pour lutter contre la pandémie de COVID-19, y
compris la fermeture du campus, l’Université Concordia a pris des mesures visant à maintenir la
période d’évaluation finale et ainsi permettre aux étudiantes et étudiants de terminer leur session.
Le 18 mars 2020, nous avons informé le corps professoral et les étudiants de l’annulation des
examens en classe en raison de la crise émergente. Les membres du corps professoral ont été
invités à envisager d’autres méthodes pour les évaluations de fin de session. Selon un sondage
exhaustif, environ 13 % des membres ont affirmé qu’un examen final était requis dans le cadre
de leur cours. Pour répondre à ce besoin, un comité a été formé afin d’évaluer divers outils pour
évaluer les étudiants en ligne tout respectant les normes d’intégrité universitaire.

Le comité a tenu compte de divers critères clés dans son analyse, dont l’intégrité universitaire, la
protection des renseignements personnels des étudiants, la confidentialité des données et la
facilité d’utilisation. Au terme d’une vaste consultation, Concordia a sélectionné deux méthodes
d’évaluation en ligne. La première est un outil-questionnaire évolué Moodle élaboré par Catalyst.
Catalyst, notre fournisseur de services Moodle, a élaboré cet outil en collaboration avec
l’Université Monash, en Australie.1 Notre version de l’outil porte le nom de COLE (pour Concordia
OnLine Exams ou examens en ligne de Concordia). La seconde méthode est le logiciel de
surveillance en ligne Proctorio.

COLE

L’outil, utilisé depuis 2018, a été mis à l’essai auprès de huit facultés qui s’apparentent à celles
de Concordia, à l’exception de la Faculté des beaux-arts. L’an dernier, Monash a utilisé cet outil
pour faire passer plus de 90 000 examens aux étudiants. Il a été conçu pour accroître la capacité
de l’Université Monash à faire passer des examens en ligne aux étudiants sur le campus ainsi
qu’aux étudiants qui sont à l’étranger.

Interface utilisateur
Cet outil a permis d’améliorer l’expérience utilisateur ainsi que la fonctionnalité de l’outil-
questionnaire intégré à Moodle. Il est compatible avec de nombreux modèles de questionnaires
et convient par conséquent à un vaste éventail de questions. L’outil a été conçu spécifiquement
pour rendre l’expérience des étudiants plus conviviale, notamment en mettant l’accent sur les
stratégies reconnues pour favoriser la réussite durant le passage d’un examen. Voici quelques-
unes des fonctionnalités de l’outil :

1Monash est membre du Group of Eight (groupe des huit), un réseau regroupant les universités australiennes les plus
actives dans le milieu de la recherche.

Lignes directrices et procédures relatives aux examens – hiver 2020

• Feuille de notes semblable à celle que les professeurs permettent aux étudiants
d’apporter lors des examens en classe. La feuille de notes peut être enregistrée ou non,
selon la préférence de l’enseignant.
• Possibilité pour les étudiants de surligner les mots clés.
• Page sommaire qui permet aux étudiants de voir le type de questions et qui facilite la
navigation entre les sections de l’examen.
• Mécanisme permettant de mettre en relief les questions que l’étudiant veut réviser avant
de soumettre son examen, lesquelles sont facilement accessibles depuis la page
sommaire.
• Une minuterie s’affiche durant l’examen pour indiquer à l’étudiant le temps restant.
• Fonction d’écran partagé qui permet à l’étudiant de garder la question en vue pendant
qu’il formule sa réponse.
• Si un étudiant efface accidentellement une partie de sa réponse, la fonction
d’enregistrement automatique permet à l’étudiant de « retourner en arrière » pour la
récupérer. L’outil enregistre automatiquement l’examen toutes les 15 secondes, ce qui
offre une sécurité accrue aux étudiants en rédaction.

Avantages pour le corps professoral
L’outil de Catalyst offre également de nombreux avantages pour les professeurs, y compris une
fonction d’évaluation aveugle, l’option de répartir la correction entre les assistants
d’enseignement et les professeurs, ainsi qu’une fonction d’autocorrection pour les questions à
choix multiples.

En raison des circonstances exceptionnelles des sessions d’hiver et d’automne, Catalyst se
chargera de télécharger les examens dans l’outil au nom du corps enseignant. En cas de doute
quant au format à utiliser pour une question d’examen, l’équipe de Catalyst collaborera avec le
personnel du Centre d’appui à l’enseignement et à l’apprentissage pour trouver la meilleure
configuration possible.

Le Service d’intégration des étudiants en situation de handicap (SIESH) collaborera directement
avec Catalyst pour s’assurer que l’examen répond aux besoins des étudiantes et étudiants qui
requièrent des mesures d’adaptation, au besoin. Cet aspect est particulièrement important
puisque certains types de questions sont incompatibles avec les lecteurs d’écran. L’intervention
précoce du SIESH permettra d’établir une structure d’examen équitable.

Et surtout, bien que l’outil Catalyst ait des fonctions d’autosurveillance intégrées, il n’a jamais été
utilisé en l’absence d’un surveillant en personne. De même, les étudiants qui éprouvaient des
problèmes techniques changeaient simplement d’ordinateur. Pour cette raison, nous avons

Lignes directrices et procédures relatives aux examens – hiver 2020

décidé d’utiliser ces deux outils conjointement pour garantir l’intégrité du processus d’évaluation,
dans la mesure du possible2.

Proctorio
Proctorio est un logiciel de surveillance en ligne qui remplit les mêmes fonctions qu’un surveillant
durant un examen en classe. Le logiciel enregistrera la vidéo, la voix et les activités à l’écran des
étudiants tout au long de l’examen. Il s’agit d’un service automatisé, et aucune surveillance
humaine n’est requise pendant l’examen. Concordia n’utilise pas de processus d’authentification
en direct. Ce logiciel s’intègre pleinement à la plateforme Moodle et nécessite un module
d’extension pour Chrome. À l’instar de l’authentification en classe, les étudiants devront
s’authentifier à distance en présentant leur carte d’identité de l’Université Concordia à la caméra.
Les étudiants peuvent obtenir de l’aide en tout temps s’ils éprouvent des problèmes lors de
l’authentification.

Après l’examen, le logiciel Proctorio signalera les comportements soupçonnés d’enfreindre le
Code de conduite pédagogique afin qu’ils soient analysés par un membre du corps professoral.
L’intégration complète de Proctorio à Moodle signifie que toutes les données relatives à
l’utilisation du service et du logiciel de surveillance en ligne par les étudiants sont la propriété de
l’Université Concordia et non de Proctorio. Les professeurs peuvent personnaliser les réglages
du logiciel selon les comportements à observer. Ils et elles peuvent ainsi concevoir leurs
examens de manière à répondre aux objectifs à atteindre. Remarque : Le SIESH passera en
revue tous les rapports soumis par les étudiants inscrits au SIESH.

Données
Durant l’examen, la vidéo, la voix, l’activité à l’écran, le numéro d’identification, le numéro
d’examen et l’adresse IP de l’étudiant pourraient être enregistrés. Les données recueillies sont
entièrement chiffrées avant d’être envoyées à Proctorio et stockées. Le personnel de Proctorio
n’a pas accès aux données, et n’est pas en mesure de les déchiffrer. Seul le personnel autorisé
de Concordia peut y accéder. Les données chiffrées sont ensuite stockées dans la plateforme en
nuage canadienne de Microsoft Azure.

2 Bien que certains tests et examens à distance auront lieu par l’intermédiaire de la plateforme Moodle courante de
Concordia, aucun ne fera l’objet d’une surveillance. Étant donné les mesures de protection prises pour assurer
l’intégrité universitaire dans le cadre des examens sous surveillance en ligne, y compris la protection des
renseignements personnels et la sécurité des données, seuls les examens qui requièrent l’utilisation de Proctorio
feront appel à COLE pour la session courante et celle d’été. D’autres types d’évaluation pourront être privilégiés par les
professeurs, conformément aux lignes directrices envoyées aux directeurs de département le 27 mars 2020.

Lignes directrices et procédures relatives aux examens – hiver 2020

Procédures relatives aux examens

Avec l’adoption de ces nouveaux logiciels, il a été convenu que les étudiants et les membres du
corps professoral devraient déployer des efforts exceptionnels afin de s’adapter à un ensemble
de procédures totalement différentes à temps pour la période d’examens de l’hiver 2020.

Malgré les lignes directrices additionnelles ci-dessous concernant les conditions des examens,
nous recommandons d’accorder aux étudiants du temps supplémentaire pour passer leurs
examens à l’aide de logiciels qui leur seront relativement peu familiers.

Les mesures suivantes ont été adoptées et seront communiquées aux membres du corps
professoral :

       « Les examens en ligne se font dans des conditions différentes des examens en
       personne, qui sont surveillés. Le type de questions doit être modifié en conséquence.
       Vu les conditions exceptionnelles dans lesquelles les étudiants feront leur examen,
       nous allongeons automatiquement de 25 % les délais impartis.

       Pour éviter de demander aux étudiants de rester concentrés pendant une période
       anormalement longue, nous vous encourageons fortement à limiter vos questions au
       contenu essentiel dont vous devez vérifier la connaissance pour vous assurer que vos
       étudiants ont atteint les objectifs du cours. Vous devrez réduire le nombre de questions
       de 25 % afin que les étudiants puissent faire l’examen en trois heures ou moins. »

Lignes directrices relatives aux conditions des examens

Compte tenu des conditions variables dans lesquelles les étudiantes et étudiants feront leurs
examens à l’hiver 2020, les lignes directrices ont été réparties en trois catégories : 1) avant
l’examen, 2) difficultés techniques durant l’examen et 3) après l’examen. Elles ont été
résumées dans une infographie qui figure à la fin du présent document.

Les lignes directrices visent à tenir compte à la fois du besoin d’intégrité de l’Université, de la
liberté qu’ont les professeurs de déterminer la méthode d’évaluation la plus appropriée et des
capacités variables des étudiants à faire les examens au moment désigné. Elles sont valables
pour le trimestre d’hiver 2020 uniquement.

4

Lignes directrices et procédures relatives aux examens – hiver 2020

Avant l’examen
Un site Web, comprenant une foire aux questions, une vidéo d’introduction à la plateforme COLE
et des simulations, sera créé afin d’informer les étudiantes et étudiants des modalités d’utilisation
des logiciels. Ceux qui doivent faire un examen en ligne seront avisés de prendre connaissance
des modalités d’utilisation de la plateforme COLE le 15 avril au plus tard.

Les étudiants doivent bien comprendre les exigences suivantes :
• L’examen aura lieu à la date et à l’heure indiquées par le Bureau des examens. L’heure
indiquée correspond à l’heure de l’Est (HE).
• Le logiciel enregistrera la vidéo, la voix et les activités à l’écran de l’étudiant tout au long
de l’examen.
• L’étudiant doit présenter sa carte d’identité de l’Université Concordia pour s’authentifier.
Nous acceptons les cartes d’identité du gouvernement, mais privilégions la carte de
Concordia.
• La vidéo sera chiffrée et accessible seulement par le personnel autorisé de l’Université
(aucune entité externe n’aura accès à l’enregistrement ni ne sera autorisée à le
visionner).
• Il incombe à l’étudiant d’avoir des outils technologiques appropriés et fonctionnels
(webcam, microphone, Chrome, capacité à télécharger le logiciel Proctorio, connexion
Internet fiable avec le réseau 3G au minimum).
• L’étudiant doit ouvrir une session sur le site et se familiariser avec le logiciel avant de
commencer l’examen.
• L’étudiant doit prévoir un endroit relativement calme pour passer l’examen. Les bouchons
d’oreille et les casques antibruit (non connectés à un appareil) sont autorisés pour aider
l’étudiant à se concentrer durant l’examen.
• L’étudiant devra signer une attestation de probité intellectuelle déclarant qu’il s’engage à
respecter toutes les exigences décrites à l’article 18 du code de conduite pédagogique.

Comme cette situation est nouvelle et que les étudiants ont commencé leurs études sans savoir
qu’ils passeraient des examens en ligne, nous leur offrirons également l’option de ne pas passer
leur examen s’ils sont dans l’incapacité de répondre aux exigences énoncées ci-dessous. Les
lignes directrices seront révisées pour le trimestre d’été.

Les étudiants qui sont dans l’incapacité de répondre aux exigences ci-dessus pourront choisir
parmi les options suivantes :

1. Informer leur professeure ou professeur, au plus tard le 15 avril, qu’ils ne peuvent faire
l’examen. Si aucune communication n’est reçue à cette date, on présumera que les
étudiants feront l’examen ou demanderont un report.

Lignes directrices et procédures relatives aux examens – hiver 2020

Le professeur calculera la note finale en fonction du travail terminé. Ainsi, il ou elle pourra
pondérer l’examen différemment, en fonction de la partie terminée. Après avoir reçu leur
note finale, les étudiants ayant eu des difficultés à l’examen pourront, avant la date limite
fixée par l’Université, demander que leur note soit convertie selon la mention « Réussite »
ou « Échec », si l’option est offerte dans le cours. Sinon, une note alphabétique sera
attribuée.

2. Présenter une demande de report au Bureau des examens. Toutefois, l’examen différé
pourrait encore devoir être passé en ligne avec l’outil de surveillance, selon le moment où
il est prévu, par exemple durant la période d’examens différés ou de reprise (du 19 au
24 août 2020). Les étudiants doivent comprendre cette information avant de sélectionner
cette option. L’Université tentera d’offrir des examens en classe, dans la mesure du
possible.

Dans le cas d’un examen différé, une fois que les étudiants auront reçu leur note finale, ils
pourront, avant la date limite fixée par l’Université, demander que leur note soit convertie
selon la mention « Réussite » ou « Échec », si l’option est offerte dans le cours. Sinon,
une note alphabétique sera attribuée.

En plus de ces options, l’Université rappelle aux étudiants qu’ils peuvent abandonner un cours
(DISC) avant la date limite du 15 avril 2020, comme cela leur déjà été mentionné.

Remarque : les étudiants aux cycles supérieurs doivent plutôt se référer à la foire aux questions
de l'École des études supérieures.

Durant l’examen
En cas de défaillance catastrophique de l’équipement, d’une maladie soudaine ou d’un autre
événement extraordinaire, plusieurs possibilités s’offriront à l’étudiant. L’enregistrement continu
de l’environnement et des écrans des étudiants par Proctorio et l’enregistrement automatique de
l’examen toutes les 15 secondes par l’outil Catalyst nous permettront de valider la situation. Dès
que possible, mais avant l’attribution des notes, l’étudiant pourra envisager une des solutions
suivantes :

1. Informer son professeur des difficultés rencontrées durant l’examen. Après la vérification
des enregistrements de Proctorio et de Catalyst, le professeur calculera la note finale. Ce
faisant, il ou elle pourrait changer la pondération de l’examen en fonction des autres
travaux terminés.

Après l’attribution des notes finales, les étudiants ayant eu des difficultés à l’examen
pourront, avant la date limite fixée par l’Université, demander que leur note soit convertie
selon la mention « Réussite » ou « Échec », si l’option est offerte dans le cours. Sinon,

Lignes directrices et procédures relatives aux examens – hiver 2020

une note alphabétique sera attribuée.

2. Demander de passer un examen différé. Cette option s’applique surtout aux étudiants qui
veulent recevoir une note alphabétique ou pour lesquels la note à l’examen final est
essentielle pour améliorer la note finale de la session ou réussir le cours.

Toutefois, l’examen différé pourrait encore devoir être passé en ligne avec l’outil de
surveillance, selon le moment où il est prévu, par exemple durant la période d’examens
différés ou de reprise (du 19 au 24 août 2020). Les étudiants doivent comprendre cette
information avant de sélectionner cette option. L’Université tentera d’offrir des examens
en classe, dans la mesure du possible.

Remarque : les étudiants aux cycles supérieurs doivent plutôt se référer à la foire aux questions
de l'École des études supérieures.

Après l’examen
Une fois l’examen terminé, les notes finales seront calculées par le professeur ou la professeure
et soumises selon l’horaire déterminé.

Après l’attribution des notes finales, les étudiants pourront, avant la date limite fixée par
l’Université, demander que leur note soit convertie selon la mention « Réussite » ou « Échec », si
l’option est offerte dans le cours. Sinon, une note alphabétique sera attribuée.

Comportements menant à un rapport d’incident

Les comportements suspects seront signalés par Proctorio et donneront lieu à la production d’un
rapport. Les professeurs seront responsables de vérifier les rapports et de soumettre un rapport
d’incident, comme ils et elles le feraient auprès de l’administrateur du code de conduite
pédagogique de leur faculté, sauf pour les étudiants en situation de handicap. Les
administrateurs du Code de conduite pédagogique recevront la formation nécessaire pour étudier
ces rapports et détecter les comportements suspects dans ce contexte.

Puisque certains étudiants en situation de handicap rédigent leurs examens dans des conditions
particulières inconnues des professeurs, leurs rapports seront examinés par des professionnels

Lignes directrices et procédures relatives aux examens – hiver 2020

capables de reconnaître les comportements propres au handicap de chaque étudiant ou
étudiante. Cette mesure évitera de causer du stress inutile lié à une fausse accusation de plagiat
faite par un professeur ayant une mauvaise compréhension du handicap de l’étudiant.

De plus, cette mesure constitue un prolongement des services habituels du Service d’intégration
des étudiants en situation de handicap, qui fournit des services de surveillance à tous les
examens pour les étudiants en situation de handicap. Si les préoccupations sur l’intégrité
universitaire sont légitimes, le personnel du Service d’intégration des étudiants en situation de
handicap transmettra le rapport au professeur pour que celui-ci soumette un rapport de fraude
selon les politiques et les procédures habituelles.

Sensibilisation des professeurs aux modalités d’utilisation de
Proctorio et Catalyst

Voici les modalités d’utilisation auxquelles sont soumis Proctorio et Catalyst. En raison de la
nature du fonctionnement du logiciel Proctorio, l’Université doit autoriser Proctorio à enregistrer
les questions du professeur ou de la professeure qui, s’il ou elle les a rédigées, est le détenteur
de la propriété intellectuelle. Afin d’accorder à Proctorio la permission d’enregistrer un examen,
l’Université demande une licence restreinte au professeur afin de pouvoir utiliser ses questions
d’examen dans l’unique objectif de donner l’examen en ligne. Une sous-licence est ensuite
accordée à Proctorio. Cette licence d’utilisation n’est pas permanente, mais restreinte, c’est-à-
dire qu’elle s’applique uniquement à l’examen en question. La propriété intellectuelle du
professeur n’est pas cédée à Concordia, à Proctorio ou à Catalyst.

Si un professeur refuse d’accorder une licence restreinte à l’Université pour ses questions
d’examen, il ne pourra pas donner son examen final à l’aide de Proctorio et de la plateforme
COLE.

Si un membre de la faculté ne détient pas la propriété intellectuelle des questions d’examen
(p. ex. s’il utilise les questions d’examen de l’éditeur), l’entente entre Concordia et Copibec ainsi
que les exceptions de la Loi sur le droit d’auteur concernant les examens s’appliquent.

Conservation des données

Les réponses aux examens fournies par les étudiants seront archivées pendant un an à compter
de la fin du semestre, puis seront détruites selon les directives des politiques habituelles de

Lignes directrices et procédures relatives aux examens – hiver 2020

conservation des données de Concordia et conformément à l’article 3 de la procédure de révision
de notes3 et à l’horaire de conservation de l’Université4. Les réponses des étudiants seront
archivées par Catalyst sur des serveurs AWS au Canada. Les données chiffrées de Proctorio
seront stockées sur des serveurs Microsoft Azure au Canada.

3 http://www.concordia.ca/content/dam/common/docs/policies/official-policies/Academic_Re-eval_Procedures.pdf
4 Voir le règlement 31.007 : http://archives.concordia.ca/sites/default/files/uploaded-
documents/pages/2009/08/07/Retention%20Schedule%20-June%202012.pdf

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Politiques exceptionnelles s’appliquant aux examens avec surveillance en ligne,
hiver 2020

* Remarques : L’examen différé pourrait encore devoir être passé en ligne avec l’outil de surveillance, selon le moment où il est prévu. Les étudiants
doivent comprendre cette information avant de sélectionner cette option. L’Université tentera d’offrir des examens en classe, dans la mesure du possible.
Les étudiants ont jusqu’au 15 avril 2020 pour informer un professeur qu’ils ne pourront pas passer un examen parce qu’ils ne répondent pas aux exigences
Remarque : les étudiants aux cycles supérieurs doivent plutôt se référer à la foire aux questions de l'École des études supérieures.

Lignes directrices et procédures relatives aux examens – hiver 2020

Avant l’examen
Les étudiantes et étudiants ont jusqu’au 15 avril 2020 pour prendre connaissance des exigences
relatives à la plateforme d’examens en ligne sous surveillance.

Ils doivent bien comprendre ce qui suit :
• L’examen aura lieu à la date et à l’heure indiquées par le Bureau des examens. L’heure
indiquée correspond à l’heure de l’Est (HE).
• Le logiciel enregistrera la vidéo, la voix et les activités à l’écran de l’étudiant tout au long
de l’examen.
• L’étudiant doit présenter sa carte d’identité de l’Université Concordia pour s’authentifier.
Nous acceptons les cartes d’identité du gouvernement, mais privilégions la carte de
Concordia.
• La vidéo sera chiffrée et accessible seulement par le personnel autorisé de l’Université
(aucune entité externe n’aura accès à l’enregistrement ni ne sera autorisée à le
visionner).
• Il incombe à l’étudiant d’avoir des outils technologiques appropriés et fonctionnels
(webcam, microphone, Chrome, capacité à télécharger le logiciel Proctorio, connexion
Internet fiable avec le réseau 3G au minimum).
• L’étudiant doit ouvrir une session sur le site et se familiariser avec le logiciel avant de
commencer l’examen.
• L’étudiant doit prévoir un endroit relativement calme pour passer l’examen. Les bouchons
d’oreille et les casques antibruit (non connectés à un appareil) sont autorisés pour aider
l’étudiant à se concentrer durant l’examen.
• L’étudiant devra signer une attestation de probité intellectuelle déclarant qu’il s’engage à
respecter toutes les exigences décrites à l’article 18 du code de conduite pédagogique.

Comme cette situation est nouvelle et que les étudiants ont commencé leurs études sans savoir
qu’ils passeraient des examens dans ces conditions, nous devons également leur offrir l’option
de ne pas passer leur examen s’ils sont dans l’incapacité de répondre aux exigences énoncées
ci-dessous.

Les exigences seront révisées pour le trimestre d’été. Par conséquent, un examen en ligne sous
surveillance pourrait être la seule option si ce dernier a lieu durant la période d’examens différés
ou de reprise (du 19 au 24 août 2020).

L’Université tentera d’offrir des examens en classe, dans la mesure du possible.

Si les étudiants n’ont pas l’équipement nécessaire, l’Université pourrait être en mesure de leur
prêter du matériel, comme une webcam.

Visitez le site Web sur l’apprentissage, l’enseignement et le travail à domicile (Learn, teach and
work from home) et soumettez une demande en ligne ou par téléphone.

Remarque : les étudiants aux cycles supérieurs doivent plutôt se référer à la foire aux questions
de l'École des études supérieures.

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