Livret d'accueil & Règlement intérieur - Année scolaire 2018-2019 - la petite ecole de marianne
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Livret d’accueil & Règlement intérieur Année scolaire 2018-2019
Table des matières
Présentation de l’association
Notre mission
L’adhésion à l’association
Les membres du bureau
Les bénèvoles
La ronde des parents volontaires
AGM et droit de vote
L’école
Objectifs
Critères d’admission
L’équipe pédagogique
Composition des classes et de changements de niveau
Paiement des cours
Calendrier des cours 2018/2019
Déroulement des cours
Assiduité en Classe
Devoirs et Blog de Marianne
Maladie
Annulation de Classes durant l'Année Scolaire
Matériel de l'élève
Encadrement des élèves
Comportement
Objets personnels
La Ronde des mots
Objectifs
Déroulement de la séance
Tarifs
La bibliothèque
Photos et vidéos
Les réseaux sociaux
Les autres événements
Nous contacter
Annexes
Fiche médicale et Autorisation en cas d’urgence
Personnes autorisées à venir chercher l’enfant
Safeguarding Policy and Procedures
La petite école de Marianne – 2018-2019 1
1. Présentation de l’association
Notre mission
La petite école de Marianne est une association à but non lucratif dont les statuts sont déposés à la Charity Commission.
L’association est née en 2015 sous l’impulsion d’un groupe de parents francophones installés à Warwick et Leamington Spa.
Nous souhaitions donner à nos enfants la chance d’acquérir des bases solides en langue française écrite et orale, alors
qu’aucune structure scolaire francophone n’était disponible dans la région.
Nous avons donc décidé de créer l’association Warwickshire French Complementary School (organisation à but non lucratif) et
d’ouvrir La petite école de Marianne.
La petite école de Marianne a pour objectif d’aider les enfants issus de familles francophones établies dans la région du
Warwickshire, à conserver et développer la connaissance de la langue française et sa culture à travers des cours de langue
française adaptés à leur niveau et s’appuyant sur les programmes de l’Education Nationale française.
La petite école de Marianne a aussi pour mission d’être un point de rencontre et de partage pour les familles francophones de
la région du Warwickshire autour de :
● La Ronde des Mots, un groupe parents-enfants destiné aux moins de 5 ans
● Une bibliothèque d’ouvrages en français
● Des moments festifs, culturels et gastronomiques tout au long de l’année
En tant qu'organisation à but non lucratif, nous comptons sur le soutien des parents pour faire vivre l’association et nous
aider à atteindre ces objectifs. Nous vous encourageons à être un membre actif de notre association.
L’adhésion à l’association
L’adhésion à l’association est fixée à £15 par famille et par an. Elle donne accès :
● à l’inscription aux cours de La petite école de Marianne (hors frais de scolarité),
● au groupe parents-enfants (payable à la séance),
● à la bibliothèque pour tous les membres de la famille,
● au droit de vote sur les grandes décisions de l’association lors des assemblées générales,
● aux événements festifs, culturels et gastronomiques organisés par l’association.
Les membres du bureau
En septembre 2018, le bureau est composé de 6 membres:
Emilie - Présidente Mathilde - Vice Présidente
emilie@petiteecoledemarianne.org.uk mathilde@petiteecoledemarianne.org.uk
La petite école de Marianne – 2018-2019 2
Alison – Responsable de la bibliothèque
Anne-Claire - Trésorière alison@petiteecoledemarianne.org.uk
anne-claire@petiteecoledemarianne.org.uk
Florèle – Responsable de l’évènementiel et Claire - Responsable adjointe de l’évènementiel
Responsable de La Ronde des Mots claire@petiteecoledemarianne.org.uk
florele@petiteecoledemarianne.org.uk
Les bénévoles
Le bureau est soutenu par des parents bénévoles qui offrent à l’école leurs compétences et leurs temps en prenant en charge
certaines des tâches administratives et organisationnelles de l’école. Parmi eux :
Christina – Responsable de la Communication
Claire – Responsable des parents volontaires
Nicolas – Support support Bibliothèque
Spencer – Parent support Trésorerie
La Ronde des parents volontaires
La petite école de Marianne a besoin de l’aide de tous ses membres pour pouvoir exister.
Depuis septembre 2017, au moins 1 fois par an, chaque parent d’élève est invité à soutenir le projet de La petite école de
Marianne durant une matinée (9h-12h), par équipe de deux parents bénévoles. La mission de ces parents bénévoles est de:
- arranger un bel espace de jeu dans le hall à partir de 9h00 le matin
- apporter des fruits frais (remboursés à hauteur de £3 par semaine) pour les enfants de La Ronde des Mots et préparer le
goûter des enfants de La Ronde des Mots
- apporter un gâteau ou des fruits pour le snack de Marianne
- prendre soin des livres de la bibliothèque
- discuter autour d'un café avec les parents de La ronde des mots et les enseignants à la récréation
- passer un moment avec le bureau bénévole de l'association pour partager leurs idées pour l'école
- à la fin des cours (12h), aider à ranger l'école
Merci par avance de vous inscrire via le formulaire suivant : https://goo.gl/forms/VOKj81H6ggy7joOl2
La petite école de Marianne – 2018-2019 3
AGM et droit de vote
En adhérant à l’association, les parents d’élèves deviennent membres de l’association et sont associés aux décisions prises lors
de l’assemblée générale qui a lieu au premier trimestre de l’année scolaire.
Chaque famille représente une voix et les décisions sont adoptées lorsque la majorité des bulletins exprimés à l’assemblée
générale est atteinte.
Il est possible pour une famille absente à une assemblée générale, de donner son pouvoir par écrit à une autre famille et ainsi
être représentée.
La prochaine AGM de l’association aura lieu en Septembre 2018
Les AGM sont aussi l’occasion de renouveler le bureau de l’association en accueillant de nouveaux trustees. Si vous êtes
intéressés pour rejoindre le bureau de l’association, n’hésitez pas à nous le faire savoir et nous vous donnerons plus
d’informations sur le fonctionnement de notre structure et les responsabilités associées à chacun de nos rôles.
2. L’école
Objectifs
La petite école de Marianne est destinée à développer l'apprentissage du français écrit et oral des élèves du Warwickshire dont
au moins l'un des deux parents est francophone.
Le programme pédagogique de l’école cherche à répondre aux exigences de l’Education Nationale Française, tout en
s’appuyant au maximum sur les acquis de l’école anglaise. Il ne s'agit donc pas d'une équivalence des niveaux français. Ces
cours seront également l'occasion de transmettre des éléments de culture française et francophone.
Critères d’admission
L’élève doit comprendre le français et le pratiquer régulièrement en dehors de l’école. C’est pourquoi notre école accueille en
priorité les élèves dont l’un au moins des deux parents est de langue maternelle française.
L’équipe pédagogique
En septembre 2017, l’équipe pédagogique est composée de :
Sophie Aurélie Mélanie Karine Zélie
Animatrice de La Enseignante de La Enseignante des CP1 Enseignante des CP2 Enseignante des
Ronde des Mots Grande Section de Assistant : Laetitia et Conseillère de CE1/CE2
Maternelle l’équipe pédagogique Assistante : Angélique
La petite école de Marianne – 2018-2019 4
Charlotte Margaux Nadine
Enseignante des Enseignante du club Enseignante du club
CM1/CM2 ados ados
Des réunions parents-enseignants seront organisées en fonction des besoins, à raison d’une réunion maximum par trimestre
et par enfant.
Pour toute question d’ordre pédagogique, veuillez contacter Mathilde à mathilde@petiteecoledemarianne.org.uk
Composition des classes et de changements de niveau
A la rentrée 2018, les élèves ayant fréquenté La petite école de Marianne en 2017/2018 ont été placés dans la classe la plus
adaptée à leur niveau (ce qui diffère parfois de la classe théorique correspondant à leur âge).
Le niveau des nouveaux élèves (à l'exclusion du groupe Parents-enfants) sera évalué individuellement par les enseignants lors
du premier mois de cours. L'équipe pédagogique, en concertation avec les parents, sera alors à même d'orienter les enfants
vers la classe la plus adaptée à leur niveau linguistique.
La petite école de Marianne cherche à répondre au mieux aux besoins individuels de chaque élève. Un enseignant peut
recommander qu'un élève soit déplacé à un autre niveau au cours de l'année. L'enseignant en discutera avec les parents de
l'élève.
Paiement des cours
Toute inscription à La petite école de Marianne se fera au trimestre.
Si l'élève intègre l’école en cours de trimestre, le paiement se fera au prorata des séances restantes.
Si l'élève quitte l'école avant la fin du trimestre, celui-ci est dû en totalité.
L'ensemble des séances d'un trimestre se fait par paiement à échoir (date fixée par les membres du bureau et transmise aux
parents au moins 15 jours avant par mail).
Le tarif des cours est de £13 par session et par enfant. A partir de 2 enfants d’une même fratrie inscrits dans les cours de
français (hors Ronde des mots), des tarifs dégressifs s’appliquent ; le tarif des cours pour le deuxième enfant est de £11 par
session, et le tarif des cours pour le troisième et quatrième enfant est de £9 par session et par enfant. Les frais de scolarité
sont à régler avant le début de chaque trimestre.
Montant total des frais de scolarité de l’année 2018-2019 :
1er enfant en GSM- 2ème enfant en GSM- 3ème enfant en GSM-
Club ados Club ados Club ados
(£13 par session)
(£11 par session) (£9 par session)
1er trimestre £182 £154 £126
(8 septembre-15 décembre) :
14 sessions
La petite école de Marianne – 2018-2019 5
2ème Trimestre £143 £122 £99
(12 janvier-6 avril) :
11 sessions
3ème Trimestre £130 £110 £90
(4 mai-13 juillet) :
10 sessions*
*La sortie scolaire familiale du 15
juin est incluse dans le prix
Toute absence à une séance est due.
Après discussion avec les membres du bureau, un échéancier pourra être mis en place.
Tous les frais de scolarité sont payables par virement bancaire aux coordonnées suivantes :
Bénéficiaire : Warwickshire French Complementary School
Sort Code : 40-27-06 Numéro de compte : 22387190 IBAN : GB94MIDL40270622387190
Merci de donner comme référence de paiement le nom de votre enfant suivi du numéro du trimestre. Ex: DUPOND-TR2
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Calendrier des cours 2018/2019
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Déroulement des cours
Les cours se déroulent en période scolaire (voir le calendrier des cours), le samedi matin de 9h30 à 12h dans les locaux de
l'école Lillington Primary School à Leamington-Spa
Adresse : Lillington Primary School, Cubbington Road, Leamington Spa CV32 7AG
Déroulement d’une matinée :
• 9h15-9h25 : Les portes de l'école s'ouvrent. Les familles sont accueillies par les membres du bureau de l'association.
• 9h25-9h30 : Les parents sont invités à emmener leurs enfants dans le hall de l’école où ils sont pris en charge par leur
enseignant.
• 9h30-10h30 : Première partie de classe.
• 10h30-11h : Une à une, les classes sortent dans la cour pour la récréation qui dure 20 minutes pour chaque classe.
Accompagnés de leurs enseignants, les enfants prennent l'air et ont l'occasion de jouer avec les enfants des autres
classes. C'est aussi le moment pour chacun de manger son goûter (à apporter chaque semaine).
• 11h-12h : Seconde partie de classe.
• 12h : Fin de la matinée. Les parents viennent les chercher leur(s) enfant(s) dans à la porte de leur(s) classe(s).
Une pause récréation d’environ 20 minutes est prévue pour chaque classe. Les enfants pourront apporter un goûter et une
bouteille d’eau pour la récréation.
Les élèves ne pourront pas quitter seuls les locaux. Seuls les représentants légaux de l'élève pourront venir le chercher, ainsi
que les personnes désignées sur le formulaire “Personnes autorisées à venir chercher l’enfant” (en annexe).
Une tierce personne pourra venir récupérer l'élève à la fin de la séance après une notification écrite à l’attention des membres
du bureau transmise au préalable par les représentants légaux de l'élève.
Si aucune personne n’est présente pour récupérer un élève à la sortie des cours, l'association peut exiger une pénalité de £10
par 10 minutes de retard. Une fois les cours terminés, les élèves ne sont plus sous la responsabilité de l’association.
La petite école de Marianne – 2018-2019 8
Les parents qui ont des enfants inscrits aux cours de français peuvent, s’ils n’ont pas de jeunes enfants inscrits au groupe
parents-enfants de La Ronde des Mots et s’ils désirent néanmoins rester dans les locaux de l’école entre 9h30 et 12h,
Peuvent rester dans le hall en compagnie des autres parents et prendre un café pendant le groupe parents-enfants. En ce cas,
il leur sera demandé de se faire connaître à la réception et de régler une participation de £1 par adulte et par séance.
Assiduité en Classe
L'assiduité est essentielle dans l'acquisition d'une langue. Nous demandons à nos élèves d’assister à toutes les classes, et ce,
tout au long de l'année.
En cas d’absence de votre enfant, nous vous demandons d’en informer l’équipe du bureau dès que possible, par voie
électronique ou par téléphone.
Toute absence ou retard injustifié et répété pourra entraîner des sanctions pouvant aller jusqu'à l'exclusion de l'école après
avertissement au préalable des parents.
Blog de Marianne et devoirs
Les devoirs à la maison n'ont rien d'obligatoire mais ils sont fortement recommandés afin de faciliter l’apprentissage de l'élève.
Les enseignants publient chaque samedi le contenu du cours et les devoirs pour la semaine suivante sur le Blog de Marianne.
Le blog est accessible sur Wordpress (https://petiteecoledemarianneblog.wordpress.com/) ou visible depuis le site internet de
l’école (http://www.petiteecoledemarianne.org.uk/blog-des-classes.html)
Pour des raisons de confidentialité, le blog n’est accessible qu’aux parents ayant des enfants en cours dans nos classes de
Français et à la Ronde des Mots.
Pour y accéder, il vous faut créer un compte Wordpress et ensuite vous rendre sur la page du blog pour demander l'accès. Si
votre nom d’utilisateur ne nous permet pas de savoir qui vous êtes (ex : Nous pouvons reconnaitre « Sophie.Martin » mais plus
difficilement « Une.Parisienne.a.Warwick » !), merci de nous contacter par email à emilie@petiteecoledemarianne.org.uk
pour nous signaler que le compte Wordpress vous appartient et pour que nous acceptions votre demande d’accès au blog.
Maladie
Tout enfant souffrant d'une maladie infectieuse et contagieuse ne sera pas autorisé en classe. Nous demandons aux parents
d'informer l'enseignant si leur enfant a contracté une maladie infectieuse de sorte qu'une lettre d'avertissement puisse être
envoyée aux autres parents.
Annulation de Classes durant l'Année Scolaire
En cas de circonstances exceptionnelles et imprévues (comme l'absence d'un enseignant, des phénomènes météorologiques
violents, ou un problème dans les locaux) des cours peuvent être annulés. En ce cas, un email sera envoyé aux parents dès que
possible. Il est de votre responsabilité de vérifier vos emails en cas de mauvais temps.
Le bureau fera de son mieux pour trouver une solution pour compenser les leçons annulées. L'année scolaire peut être
prolongée en fin d'année à cet effet.
Si un professeur est absent, nous ferons de notre mieux pour trouver un enseignant suppléant. Si cela est impossible, nous
vous proposerons une leçon de remplacement sur une autre date.
En cas de problème dans les locaux pendant les heures de classe, le bureau prendra contact avec les parents, aussi rapidement
que possible afin qu'ils puissent venir récupérer leurs enfants immédiatement.
Matériel de l'élève
Chaque élève en classe de français devra fournir son propre cahier d’exercice, dont les spécifications sont :
La petite école de Marianne – 2018-2019 9• taille A4 (21 x 29.7cm ou 24 x 32cm)
• agrafé (pas de spirales)
• au moins 96 pages
• ligné (ou petits carreaux)
Le reste du matériel (crayons, gommes, colle, manuel...) sera fourni par La petite école de Marianne.
Pour les classes qui utilisent un manuel de l’élève, l’association fournira un manuel aux élèves en échange d’une caution de
£15 par manuel. Le manuel reste la propriété de l’association. Pour tout manuel perdu ou non retourné, la caution sera
encaissée par l’association. Dans le cas contraire, elle sera rendue en fin d’année scolaire.
L'élève devra apporter à chaque séance cahier d'exercice et son manuel (le cas échéant).
Encadrement des élèves
Au moins deux membres du bureau sont présents chaque samedi matin.
L'ensemble des membres du bureau, les enseignants et assistants sont en possession du DBS Check à jour.
Certains membres du bureau se sont vu dispenser la formation Health and Safety et sont en mesure de prodiguer un traitement
adapté ou contacter les secours en cas d'urgence médicale. (cf document d'autorisation joint).
Aucun médicament ne sera délivré à l'élève durant les séances sauf en accord avec les représentants légaux de l'élève. En
aucun cas il ne devra apporter de médicament sans que les membres du bureau présents lors de la séance ne soient au courant.
Comportement
Les élèves sont tenus de respecter les locaux, les membres du bureau, l'équipe pédagogique et leurs camarades. Tout problème
occasionné par un comportement inadapté pourrait entraîner des sanctions pouvant aller jusqu'à l'exclusion de l’élève.
Objets personnels
Il est recommandé à chaque élève de ne pas apporter d'objets personnels ou de valeur durant les séances. En aucun cas, La
petite école de Marianne ne pourra être tenue pour responsable en cas de perte, vol ou détérioration volontaire ou
involontaire.
3. La Ronde des mots
Objectifs
Ce groupe est ouvert à tous les enfants âgés de 0 à 4 ans et leurs parents dont la présence est obligatoire. C’est l’occasion pour
les enfants d’échanger et jouer en français au sein d'un groupe et pour les parents de passer un moment convivial et rencontrer
d'autres parents francophones.
Déroulement de la séance
La séance se déroule également le samedi matin dans les mêmes locaux de l'école, de 9h45 à 11h35. Le calendrier des classes
est le même que pour les classes de La petite école de Marianne. (Voir Calendrier des cours)
L’animatrice, Sophie, encadrera deux sessions de 35-40 minutes pour les groupes d’âges suivants :
● 9h45-10h25 : Moins de 3 ans
● 10h45-11h25 : Plus de 3 ans
Les parents devront rester avec leurs enfants à tout moment, même pendant l’activité encadrée.
La petite école de Marianne – 2018-2019 10Un goûter sera servi aux enfants entre 10h25 et 10h45.
Quand ils ne seront pas en activité encadrée, les enfants auront à disposition des jeux et activités en libre service adaptés à
leur âge. Pour le bon déroulement de ce groupe, il sera demandé aux parents d’assurer le rangement des jeux et le
service/débarrassage du goûter.
Boissons et petits gâteaux sont également à disposition des parents.
Tarifs
Il est possible de régler :
● à la séance (sans engagement) au prix de :
○ £3 par séance pour un enfant de moins de 12 mois
○ £6 par séance pour un enfant de plus de 12 mois (s’il est accompagné d’un petit frère ou
d’une petite sœur de moins de 12 mois, celui-ci ne paiera pas)
○ £10 pour deux enfants de plus de 12 mois
● au trimestre, en avance, au prix de £4 par séance et par enfant
Si vous choisissez de régler au trimestre, le coût par trimestre en 2017-2018 est comme suit :
1 enfant 2 enfants
à la Ronde des mots à la Ronde des mots
1er trimestre £56 £112
(8 septembre-15 décembre) :
14 sessions
2ème Trimestre £44 £88
(12 janvier-6 avril) :
11 sessions
3ème Trimestre £40 £80
(4 mai-13 juillet) :
10 sessions*
*La sortie scolaire familiale du 15 juin est incluse
dans le prix
Pour les paiements au trimestre, merci de bien vouloir nous faire parvenir votre paiement avant le début du trimestre par
virement bancaire aux coordonnées suivantes :
Bénéficiaire : Warwickshire French Complementary School
Sort Code : 40-27-06 Numéro de compte : 22387190 IBAN : GB94MIDL40270622387190
Merci de donner comme référence de paiement le nom de votre enfant suivi du numéro du trimestre. Ex: DUPOND-TR2
4. La bibliothèque
L’association dispose d’une bibliothèque de livres, CDs et DVDs en français afin que les élèves puissent parfaire leurs acquis en
lisant et en écoutant des œuvres francophones.
Tous les membres de l’association ont accès gratuitement à la bibliothèque.
La petite école de Marianne – 2018-2019 11Chaque enfant de l’association est inscrit dans le registre de la bibliothèque et dispose d’une carte nominative qui lui est fournie
sur demande.
Chacun des membres peut emprunter jusqu'à 3 livres pour une durée maximale de 3 semaines. Des rappels seront envoyés
aux retardataires.
Une caution de £10 par famille sera demandée à la remise de la carte de bibliothèque et restituée en juin ou au départ de la
famille de l'association.
Cette caution ne sera pas restituée en cas de perte ou détérioration d'un livre.
L'emprunt et le retour des livres se font :
● Entre 9h25 et 9h40 et 11h45 et 12h pour les enfants inscrits en classe et leurs parents
● Pendant toute la durée de La Ronde des mots pour les autres (si un membre du bureau est disponible à l’accueil)
5. Photos et vidéos
Les membres du bureau ou de l'équipe pédagogique pourront être amenés à prendre des photos des enfants et de tout
membre de l’association pour un usage purement éducatif au sein de la classe ou lors de La ronde des mots ou autre événement
organisé par l’association. (cf document d'autorisation signé lors de votre adhésion). Avec l’accord des familles concernées,
ces photos peuvent aussi être utilisées sur les supports de communication de l’association (flyers, Facebook, presse, lettre
d’information...).
A aucun moment, le nom des enfants présents dans les photographies ne sera mentionné.
Si vous ne souhaitez pas que votre enfant soit pris en photo, merci de le signaler au bureau de l’école, par le biais du formulaire
d’adhésion ou en en parlant aux membres du bureau.
6. Les réseaux sociaux
Il est interdit aux parents de diffuser des images des enfants qui ne sont pas les leurs (sauf s'ils ont eu expressément la
permission par les familles des autres enfants) ainsi que de nommer/taguer les enfants quand l'école poste des informations
ou images les concernant.
7. Les autres événements
La petite école de Marianne souhaite être un lieu de rencontre et d’échanges pour les familles francophones du Warwickshire.
C’est pourquoi, sont également organisées au cours de l’année:
● des manifestations ponctuelles telle que la Fête de l’école en juillet
● des opérations « fundraising » pour faire vivre l’association et apporter le matériel d’apprentissage nécessaire aux
élèves.
Ces événements ont un caractère exceptionnel et la présence des familles et des enfants n’est en aucun cas obligatoire.
Vous pouvez retrouver la liste des évènements planifiés pour 2017/2018 sur
http://petiteecoledemarianne.org.uk/Evenements.html
8. Nous contacter
Toute communication se fera par mail ou SMS. Il vous est demandé de vous assurer que vos adresses électroniques et
coordonnées téléphoniques soient valides pour la communication.
Coordonnées de l’association:
La petite école de Marianne – 2018-2019 12Téléphone (uniquement le samedi matin) : 07516 402540 – Pensez enregistrer ce numéro dans votre répertoire ; ce sera la
meilleure façon de nous joindre en cas de retard ou problème le samedi matin
Mail : info@petiteecoledemarianne.org.uk
Site internet : http://www.petiteecoledemarianne.org.uk
www.facebook.com/petiteecoledemarianne/
S’il vous plaît, veuillez garder en tête que les membres du bureau sont des volontaires exerçant en parallèle leurs activités
professionnelles et familiales. Nous faisons de notre mieux pour répondre à vos demandes le plus rapidement possible mais
nous vous demandons d’être patients car il ne nous est pas toujours possible de répondre le jour-même. Merci de votre
compréhension.
La petite école de Marianne – 2018-2019 139. Annexes
Fiche médicale et
Autorisation en cas d’urgence
Nom de l’enfant :.......................................................
Personne n°1 à contacter en cas d’urgence :...............................................................
Numéro de téléphone :............................................................
Relation avec l’enfant :.............................................................
Personne n°2 à contacter en cas d’urgence :...............................................................
Numéro de téléphone :............................................................
Relation avec l’enfant :.............................................................
Nom du médecin traitant :.....................................................
Numéro de téléphone du médecin traitant : …………………………………..
Groupe sanguin de l’enfant :.......................................
Allergies alimentaires :...............................................
Allergies médicamenteuses :.....................................
Opérations déjà subies :............................................
Veuillez indiquer toute autre information médicale utile (traitements en cours, troubles du comportement, etc…) :
……………………………………………………..............................................................................................................................
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Déclaration pour les situations d’urgence médicale :
Je soussigné(e) Madame, Monsieur……………………………………………………………………., représentant légal, autorise le transfert à
l’hôpital par un service d’urgence (Pompiers, SAMU) pour que puisse être pratiquée, en cas d’urgence, toute hospitalisation,
intervention chirurgicale, y compris une anesthésie, qui s’avèrerait nécessaire sur notre enfant …………………………………………
Fait à .........................................................................
Le ...........................................
Signature
La petite école de Marianne – 2018-2019 14Personnes autorisées à venir chercher l’enfant
L’enfant ne peut être repris à la sortie de son cours à La petite école de Marianne par d’autres personnes que celles ayant
autorité légale sur l’enfant (parents, représentants légaux) ou par celles désignées ci-après :
Nom/Prénom: ……………………………………………………………………………………
Relation à l’enfant : ………………………………………..……………………………………
Adresse : …………………………………………………………………………………………….
Numéro de téléphone : …………………………………..……………………………………
Nom/Prénom: ……………………………………………………………………………………
Relation à l’enfant : ………………………………………..……………………………………
Adresse : …………………………………………………………………………………………….
Numéro de téléphone : …………………………………..……………………………………
Il convient qu’elles soient en possession d’une pièce d’identité. Si d’autres personnes sont susceptibles de reprendre l’enfant
exceptionnellement, les membres du bureau devront être prévenus en avance par les représentants légaux de l’enfant par
voie électronique ou par téléphone, au plus tard au moment du dépôt de l’enfant à son cours à 9h le jour-même.
Les personnes désignées devront être munies d’une pièce d’identité. A défaut, l’enfant ne leur sera pas confié. Si les parents
sont séparés, il est impératif d’informer les membres du bureau des arrangements qui ont été fait en terme de partage de
garde de l’enfant.
Fait à .........................................................................
Le ...........................................
Signature
La petite école de Marianne – 2018-2019 15Safeguarding Policy and Procedures
Name of organisation: La Petite École de Marianne
Section content
Section heading
La petite école de Marianne makes a positive contribution to a strong and safe community and
1. Introduction
recognises the right of every individual to stay safe.
La Petite école de Marianne comes into contact with children and vulnerable adults through the
following activities:
● Class tuition
● Play group
● Community events organised by La petite école de Marianne
The types of contact with children and / or vulnerable adults will be :
Regulated activities: Class tuition and play group activities, direct contact with teachers and
trustees of the charity exercising their duty as school managers
Controlled activities: Trustees also have access to data regarding the children attending the school
(personal details, school assessments and any other data provided to the charity by their parents
or carers.
This policy seeks to ensure that La Petite École de Marianne undertakes its responsibilities with
regard to protection of children and vulnerable adults and will respond to concerns appropriately.
The policy establishes a framework to support paid and unpaid staff in their practices and clarifies
the organisation’s expectations.
2. Legislation The principal pieces of legislation governing this policy are:
o Working together to safeguard Children 2010
o The Children Act 1989
o The Adoption and Children Act 2002:
o The Children act 2004
o Safeguarding Vulnerable Groups Act 2006
o Care Standards Act 2000
o Public Interest Disclosure Act 1998
o The Police Act – CRB 1997
o Mental Health Act 1983
o NHS and Community Care Act 1990
o Rehabilitation of Offenders Act 1974
Safeguarding is about embedding practices throughout the organisation to ensure the protection
3. Definitions
of children and / or vulnerable adults wherever possible. In contrast, child and adult protection is
about responding to circumstances that arise.
Abuse is a selfish act of oppression and injustice, exploitation and manipulation of power by those
in a position of authority. This can be caused by those inflicting harm or those who fail to act to
prevent harm. Abuse is not restricted to any socio-economic group, gender or culture.
It can take a number of forms, including the following:
● Physical abuse
● Sexual abuse
● Emotional abuse
● Bullying
● Neglect
● Financial (or material) abuse
Definition of a child:
La petite école de Marianne – 2018-2019 16A child is under the age of 18 (as defined in the United Nations convention on the Rights of a Child).
Definition of Vulnerable Adults:
A vulnerable adult is a person aged 18 years or over who may be unable to take care of themselves
or protect themselves from harm or from being exploited.
This may include a person who:
● Is elderly and frail
● Has a mental illness including dementia
● Has a physical or sensory disability
● Has a learning disability
● Has a severe physical illness
● Is a substance misuser
● Is homeless
All staff (paid or unpaid) have responsibility to follow the guidance laid out in this policy and
4. Responsibilities
related policies, and to pass on any welfare concerns using the required procedures.
We expect all staff (paid or unpaid) to promote good practice by being an excellent role model,
contribute to discussions about safeguarding and to positively involve people in developing safe
practices.
Additional specific responsibilities
Trustees have responsibility to ensure:
● The policy is in place and appropriate
● The policy is accessible
● The policy is implemented
● Liaison with and monitoring the Designated Senior Manager work
● Sufficient resources (time and money) are allocated to ensure that the policy can be
effectively implemented
The Designated Senior Manager is Emilie Gessen. This person’s responsibilities are to lead and
preside over the school, ensuring it is running appropriately and safely for all. Duties relating to
this safeguarding policy include:
● Promoting the welfare of children and vulnerable adults
● Ensure staff (paid and unpaid) have access to appropriate training/information
● Receive staff concerns about safeguarding and respond to all seriously, swiftly and
appropriately
● Keep up to date with local arrangements for safeguarding and DBS
● Develop and maintain effective links with relevant agencies, as appropriate.
● Take forward concerns about responses
The scope of this Safeguarding Policy is broad ranging and in practice, it will be implemented via a
5. Implementation
range of policies and procedures within the organisation. These include:
Stages
Safe recruitment
La petite école de Marianne ensures safe recruitment through the following processes:
● Health and Safety policy, including lone working procedures, mitigating risk to staff and
members
● Data protection (how records are stored and access to those records)
● Confidentiality (or limited confidentiality policy) ensuring that service users are aware of our
duty to disclose
● Staff induction
● Staff training
Disclosure and Barring Service Gap Management
The organisation commits resources to providing Disclosure and Barring Service (DBS) check on
staff (paid or unpaid) whose roles involve contact with children and /or vulnerable adults.
La petite école de Marianne – 2018-2019 17In order to avoid DBS gaps, the organisation will renew DBS checks yearly during the summer break
in order for all checks to be carried out by the start of the next academic school or as swiftly as
possible. DBS checks will be carried out through the host school to ensure a better oversight of
the process by a third party.
In addition to checks on recruitment for roles involving contact with children/ vulnerable adults,
for established staff the following processes are in place :
● Interviews are conducted according to equal opportunity principles and interview questions
are based on the relevant job description and person specification
● DBS checks will be conducted for specific roles for all staff (paid or unpaid) working with
children and vulnerable adults. Portable/ carry over DBS checks from another employer
will not be deemed to be sufficient. It is a criminal offence for individuals barred by the
DBS to work or apply to work with children or vulnerable adults in a wide range of posts.
● No formal job offers are made until after checks for suitability are completed (including
DBS check and formal interview by the Board of the charity). However, when candidates
are able to produce a full current DBS check and the position needs to be filled as soon
as possible, the new member of staff will be allowed to start working for the school on
probation until receipt of the full DBS check carried out by La petite école de Marianne.
La petite école de Marianne commits resources for induction, training of staff (paid and unpaid),
6. Communications
effective communications and support mechanisms in relation to Safeguarding
training and
support for staff
Induction will include meetings with the teaching team to discuss and present the safeguarding
policy.
Training
All staff who, through their role, are in contact with children and /or vulnerable adults will have
access to safeguarding training at an appropriate level. Sources and types of training will include
Educare e-learning programmes, which will be undertaken by both trustees and teaching staff.
Communications and discussion of safeguarding issues
Commitment to the following communication methods will ensure effective communication of
safeguarding issues and practice:
● Team meetings
● Committee meetings
● One-to-one meetings (formal or informal)
Support
We recognise that involvement in situations where there is risk or actual harm can be stressful for
staff concerned. The mechanisms in place to support staff include:
● Provision of a clear and effective reporting procedure which encourages reporting of
concerns.
● Encouraging open discussion (e.g. during supervision and team meetings) to identify and
barriers to reporting so that they can be addressed.
● Yearly refresher sessions (staff will be requested to sign this safeguarding policy yearly
to ensure they are aware of their duties.
Professional boundaries are what define the limits of a relationship between a support worker and
a member. They are a set of standards we agree to uphold that allows this necessary and often
7. Professional
close relationship to exist while ensuring the correct detachment is kept in place.
boundaries
La petite école de Marianne expects staff to protect the professional integrity of themselves and
the organisation.
The following professional boundaries must be adhered to:
● Giving and receiving gifts from members:
La Petite École de Marianne does not allow paid or unpaid staff to give gifts to or receive gifts
from pupils, to the exception of end of year gifts. At other times of the year (Christmas/Easter),
La petite école de Marianne – 2018-2019 18gifts from pupils will be collected by the trustees on duty and distributed fairly and equally
among staff members.
● Staff contact with user groups. Personal relationships between a member of staff (paid or
unpaid) and a pupil who is a current service user is prohibited. This includes relationships
through social networking sites such as Facebook and Twitter.
It is also prohibited to enter into a personal relationship with a person who has been a pupil
at the school over the past 12 months.
This paragraph does not extend to pupils’ parents or parents attending the playgroup.
● Use of abusive language: Abusive language will not be tolerated, whether it be from teaching
staff/trustees or pupils and pupil’s parents. A formal grievance policy may be invoked as
necessary
● Use of punishment or chastisement: No form of physical punishment will be tolerated from
trustees, teaching staff or parents in attendance. La petite école de Marianne may inform the
authorities of any physical punishment dispensed during its activities.
If the professional boundaries and/or policies are breached this could result in disciplinary
procedures
The process outlined below details the stages involved in raising and reporting safeguarding
concerns at La petite école de Marianne.
8. Reporting
Communicate your concerns with your immediate manager/trustee on duty
II
Seek medical attention for the vulnerable person if needed
II
Discuss with parents of child
Or with vulnerable person.
Obtain permission to make referral if safe and appropriate
II
if needed, seek advice from the Council’s Children and Families services
II
Record feedback from the Council with regards to the incident and alert authorities if
recommended/appropriate
La petite école de Marianne recognises its duty to report concerns or allegations against its staff
9. Allegations
(paid or unpaid) within the organisation or by a professional from another organisation.
Management
The process for raising and dealing with allegations is as follows:
First step: Any member of staff (paid or unpaid) from La petite école de Marianne is required to
report any concerns in the first instance to their line manager/ safeguarding manager/ peer.
Second step- contact local authority for advice (Children services)
Third step – follow the advice provided
La petite école de Marianne recognises its legal duty to report any concerns about unsafe practice
by any of its paid or unpaid staff to the Disclosure and Barring service (DBS), according to the DBS
referral guidance document:
https://www.gov.uk/government/collections/dbs-referrals-guidance--2#barring-and-referral-
guidance
The organisation will monitor the following Safeguarding aspects:
10. Monitoring
● Safe recruitment practices
● DBS checks undertaken
● Training – register/ record of staff training on child/ vulnerable adult protection
● Monitoring whether concerns are being reported and actioned
La petite école de Marianne – 2018-2019 19● Reviewing the current reporting procedure in place
● Presence of at least one trustee at all sessions run by the school.
11. Managing All staff must be aware that they have a professional duty to share information with other agencies
information in order to safeguard children and vulnerable adults. The public interest in safeguarding children
and vulnerable adults may override confidentiality interests. However, information will be shared
on a need to know basis only, as judged by the Designated Senior Manager.
All staff must be aware that they cannot promise service users or their families/ carers that they
will keep secrets.
12. Communicating La petite école de Marianne will make its members aware of the Safeguarding Policy by publishing
and reviewing the on its website and making copies available to parents upon request.
policy
This policy will be reviewed by Emilie Gessen, every 2 years and when there are changes in
legislation.
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