Manuel de l'exposant pour la Tournée ÉduCanada 2018 en Mexique
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Manuel de l’exposant pour la Tournée ÉduCanada
2018 en Mexique
Nous sommes ravis que vous ayez choisi de participer aux Salons ÉduCanada en Mexique.
Dans ce manuel, vous trouverez toutes les informations nécessaires afin de réserver votre
hébergement et vos vols, d’expédier votre matériel, de créer votre profil en ligne à l’avance et ainsi
d’améliorer votre expérience lors des salons.
Merci de prendre le temps de lire attentivement toutes ces informations pour vous assurer d’avoir
tout en main avant votre arrivée. Pour toutes questions, n’hésitez pas à entrer en contact avec nous,
nous serons heureux de vous aider.
Nous sommes impatients de vous rencontrer !
1
Table des matières
Informations essentielles ......................................................................................................................... 3
Inscription à la tournée ...................................................................................................................................... 3
Liste de vérification de l’exposant ...................................................................................................................... 3
Contacts importants ........................................................................................................................................... 3
Logistique générale .................................................................................................................................. 5
Lieux des salons .................................................................................................................................................. 5
Kiosques ............................................................................................................................................................. 6
Salles d’expositions ............................................................................................................................................ 7
Matériel de promotion ....................................................................................................................................... 7
Affichage du matériel ......................................................................................................................................... 8
Salles de séminaire ............................................................................................................................................. 8
Ponctualité ......................................................................................................................................................... 8
Sécurité du matériel ........................................................................................................................................... 8
Courant, connexion internet et équipement audiovisuel .................................................................................. 8
Itinéraire de la tournée............................................................................................................................. 9
Hébergement, vols et transport ............................................................................................................. 10
Hébergement ................................................................................................................................................... 10
Vols recommandés ........................................................................................................................................... 11
Restrictions de poids ........................................................................................................................................ 12
Aéroports ......................................................................................................................................................... 12
Visas ........................................................................................................................................................ 14
Conseils de voyage ................................................................................................................................. 15
Climat ............................................................................................................................................................... 15
Devise ............................................................................................................................................................... 15
Voltage ............................................................................................................................................................. 15
Sécurité ............................................................................................................................................................ 16
Vaccination ....................................................................................................................................................... 16
Assurance médicale.......................................................................................................................................... 16
Médicament ..................................................................................................................................................... 16
Expédition du matériel ........................................................................................................................... 17
Rudiments de l’expédition du matériel ............................................................................................................ 17
Étiquettes d’envoi ............................................................................................................................................ 18
Recommandations générales sur l’expédition ................................................................................................. 18
Expédition au Mexique..................................................................................................................................... 19
Service d’impression local ...................................................................................................................... 20
Règlements des salons ........................................................................................................................... 20
Lignes directrices concernant la participation des agents de l’éducation ....................................................... 22
Faire la promotion des salons ................................................................................................................ 23
Messages pour les médias sociaux ................................................................................................................... 23
Courriel HTML .................................................................................................................................................. 23
2
Informations essentielles
Cette section contient un bref résumé des principaux détails de la tournée.
Inscription à la tournée
Tout changement à votre inscription au salon – participation, traducteur/kiosque, assistants, etc. –
peut être fait en contactant FPP EDU Media.
Liste de vérification de l’exposant
✓ Complétez votre profil sur EDUFINDME.com (ce profil sera ensuite disponible sur le site Web
pour les étudiants au www.educanadafair.com)
✓ Envoyez-nous le nom du représentant de votre institution afin de pouvoir préparer les badges
d’accréditation
✓ Réservez votre hébergement et vos vols
✓ Préparez vos demandes de visa pour le Mexique
✓ Expédiez votre matériel et envoyez-nous vos numéros de suivi
✓ Contactez-nous pour tous besoins additionnels
Contacts importants
Sii vous avez des questions sur les opportunités et le potentiel de ces marchés pour votre
établissement, n’hésitez pas à contacter les délégués commerciaux responsables de l’éducation:
Ville de Mexico, Puebla et Merida: Laura Garza Laura.Garza@international.gc.ca
Monterrey: Karen Serdan Karen.Serdan@international.gc.ca
Guadalajara: Veronica Soto Veronica.Soto@international.gc.ca
Les employés FPP ci-bas feront partie de la Tournée. Si vous avez besoin de quoi que ce soit durant
les événements, ils seront heureux de vous aider.
Merida, Puebla, Monterrey et Guadalajara
Zoran Novacovici - Regional Manager for Eastern, Central & Northern Europe
+40 731 603 845 (WhatsApp) - z.novacovici@fppedu.media
Andrea Miranda - Latin America Local Manager
+507 6781-7467 (WhatsApp) - a.miranda@edufindme.com
Valeria Vargas - Logistics & Operations Assistant
+52 55 2106 0133 (WhatsApp) - v.vargas@fppedu.media
3
Ville de Mexico
Zoran Novacovici - Regional Manager for Eastern, Central & Northern Europe
+40 731 603 845 (WhatsApp) - z.novacovici@fppedu.media
Andrea Miranda - Latin America Local Manager
+507 6781-7467 (WhatsApp) - a.miranda@edufindme.com
Valeria Vargas - Logistics & Operations Assistant
+52 55 2106 0133 (WhatsApp) - v.vargas@fppedu.media
Sebastian Fernandes - VP Global Operations
+54 911 6042 3377 (WhatsApp) - s.fernandes@fppedu.media
Anabel Alejandra Krenz - Operations Manager for Latin America
+54 911 3437 4038 (WhatsApp) - a.krenz@fppedu.media
4
Logistique générale
Lieux des salons
Voici les lieux où se dérouleront les salons. Pour l’hébergement, voir les détails plus-bas.
Merida, Mexique Puebla, Mexique
Holiday Inn Hotel InterContinental
Av. Colon 498 - Between Paseo Montejo & Blvd. Hermanos Serdan 141
Calle 60 Puebla, México
Merida, México Téléphone: +52 222 213 7070
Téléphone: +52 999 942 8800
Ville de Mexico, Mexique Monterrey, Mexique
Hotel Sheraton Maria Isabel Hotel Camino Real
Paseo de la Reforma 325, Delegación Av. Diego Rivera No. 2492
Cuauhtemoc, Mexico City, México Monterrey, México
Téléphone: +52 55 5242 5555 Téléphone: +52 81 8133 5400
Guadalajara, Mexique
Hotel Fiesta Americana
Aurelio Aceves 225 - Glorieta Minerva
Guadalajara, México
Téléphone: +52 33 3818 1400
5Kiosques
La configuration des salons varie d’une ville à l’autre. Certaines villes ont des kiosques avec une
table à l’intérieur, tandis que d’autres ont seulement des tables.
Dans chaque ville, les exposants auront :
- Une table et quatre chaises.
- Une prise de courant.
- Connexion WIFI.
Villes avec des tables: Villes avec des kiosques:
- Merida - Guadalajara (6m2: 3 x 2 mètres)
- Puebla - Ville de Mexico (6m2: 3 x 2 mètres)
- Monterrey (6m2: 3 x 2 mètres)
En moyenne, il y a un espace d’un mètre (3
pieds / 3,4 pouces) entre chaque table. Les kiosques en ligne ont chacun 7 panneaux,
3 panneaux arrières et 2 de chaque côtés.
Les kiosques de coin ont 5 panneaux, 3
panneaux arrières et 2 sur un seul côté.
6Aire visible par panneau :
Ville de Mexico: 95cm de large par 238cm de haut.
Monterrey: 96cm de large par 235cm de haut.
Guadalajara: 95cm de large par 238cm de haut.
Personnalisez votre kiosque:
Les kiosques peuvent être personnalisés avec des panneaux imprimés, tel qu’iindiqué sur les images
ci-dessous. Chaque panneau coûte 140 USD.
Un kiosque en ligne comporte 7 panneaux. Un kiosque en coin comporte 5 panneaux. Si vous êtes
intéressé(e), veuillez contacter votre représentant FPP ou écrire à talkto@fppedu.media
Salles d’expositions
La salle d’exposition ouvrira 3 heures avant le début du salon afin de permettre aux exposants de
mettre en place leur matériel. Si vous avez requis les services d’un traducteur ou d’un assistant au
kiosque, ils arriveront 30 minutes avant le début de chaque salon afin de rencontrer et de discuter
avec les représentants de l’institution.
Nourriture et boissons
Café, thé et eau seront disponibles pour les représentants et leurs assistants tout au long des salons.
Le déjeuner n’est pas fourni. Seuls les exposants qui ont leur badge seront admis dans la zone de
pause-café. Les exposants ne sont pas autorisés à distribuer de la nourriture ou des boissons aux
étudiants qui visitent le salon.
Matériel de promotion
Tout le matériel expédié selon les instructions décrites plus loin dans le présent document sera livré
à votre table avant l’ouverture du salon.
7Tout le matériel de promotion et d’affichage doit être fournis par l’institution-exposant. Aucun matériel
de promotion provenant d’agents d’éducation ne doit être utilisé, affiché ou distribué à votre
table/kiosque ou au cours du salon, y compris mais sans s’y limiter : cartes d’affaires, dépliants,
brochures, bannière, objets promotionnels ou vêtement. Le matériel promotionnel sera limité au
matériel fourni par l’institution admissible à l’image de marque.
Affichage du matériel
Les lieux où se déroulent les salons demandent à ce que le matériel ne soit pas fixé aux murs, mais
plutôt déposé sur votre table. Certaines salles autorisent l’accrochage de matériel sur les murs en
autant qu’il n’endommage pas la surface. Les punaises, rubans adhésifs, etc. ne sont pas fournis.
Pour exposer du matériel, comme des bannières, il est recommandé d’apporter de l’équipement de
montage autoportant.
Salles de séminaire
Les salles de séminaire sont situées près des salles d’expositions et sont équipées d’un projecteur
LCD, d’un écran, d’un ordinateur portable et d’un système de son. Un membre de l’équipe de FPP
viendra rencontrer l’exposant à son kiosque 10 minutes avant le début de sa présentation, afin de le
guider vers la salle de séminaire. Les exposants doivent apporter leurs présentations sur une clé
USB. Si l’audio est requis pour présenter des vidéos, veuillez en informer votre représentant FPP à
l’avance, car certains sites exigent un certain préavis.
Ponctualité
Dans le passé, l’ouverture d’un salon a parfois été retardée car certaines institutions n’étaient pas
prêtes à temps. Pour prévenir cette situation, nous suggérons fortement aux exposants de se
préparer le plus tôt possible, au moins une heure avant le début du salon. Une préparation à l’avance
évite des retards dans le début de l’événement et/ou de terminer de préparer son kiosque alors que
les étudiants entrent dans la salle, ce qui peut projeter une image non professionnelle tant à votre
institution qu’au salon.
Sécurité du matériel
Il est important d’avoir à l’œil vos objets de valeur tout au long des salons étudiants, surtout quand le
trafic est important. Ne laissez pas vos appareils électroniques, tel que les ordinateurs portables,
iPads et téléphones cellulaires sans surveillance à votre kiosque. FPP EDU Media recommande
d’utiliser des cadenas avec vos ordinateurs portables. FPP EDU Media ne peut être tenu responsable
pour tout ordinateurs portables ou appareils perdus/volés.
Courant, connexion internet et équipement audiovisuel
Les prises électriques et la connexion internet sont incluses et seront disponibles à votre arrivée aux
salons. Les institutions-exposants nécessitant des équipements supplémentaires peuvent en faire la
demande et ils seront fournis contre un frais additionnel. Pour toute requête, veuillez écrire à
educanada@fppedu.media. Consultez la section “Conseils de voyage” et apportez votre propre
adaptateur d’alimentation international, car nous ne serons pas en mesure d’en fournir un.
8Itinéraire de la tournée
**Des activités sont sujettes à modification
Mardi 2 octobre - Visite d'école à Merida - Salon à Merida
Visite d'école en avant-midi
12h: Ouverture de la salle pour le montage du kiosque
14h30: Les traducteurs/assistants de kiosque arrivent et sont disponibles pour parler avec les
représentants
15h à 20h: Salon ÉduCanada
Mercredi 3 octobre - Déplacement de Merida à Puebla
Journée de voyage
Jeudi 4 octobre - Visite d'école à Puebla - Salon à Puebla
Visite d'école en avant-midi
12h: Ouverture de la salle pour le montage du kiosque
14h30: Les traducteurs/assistants de kiosque arrivent et sont disponibles pour parler avec les
représentants
15h à 20h: Salon ÉduCanada
Vendredi 5 octobre - Déplacement de Puebla à Ville de Mexico
Journée de voyage
Samedi 6 octobre - Salon à Ville de Mexico
11h: Ouverture de la salle pour le montage du kiosque
13h: Séance préparatoire: Comment installer, configurer et utiliser la technologie de
numérisation FPP
13h30:Les traducteurs/assistants de kiosque arrivent et sont disponibles pour parler avec les
représentants
14h à 19h: Salon ÉduCanada
Dimanche 7 octobre - Salon à Ville de Mexico
12h: Ouverture de la salle pour le montage du kiosque
14h30: Les traducteurs/assistants de kiosque arrivent et sont disponibles pour parler avec les
représentants
15h à 20h: Salon ÉduCanada
Lundi 8 octobre - Visite d'école à Ville de Mexico - Événement de réseautage à Ville de Mexico
8h à 16h: Visite d'école en avant-midi
18h à 19h: Événement de réseautage (lieu à confirmer)
Mardi 9 octobre - Déplacement de Ville de Mexico à Monterrey - Salon à Monterrey
Journée de voyage
12h: Ouverture de la salle pour le montage du kiosque
14h30: Les traducteurs/assistants de kiosque arrivent et sont disponibles pour parler avec les
représentants
15h à 20h: Salon ÉduCanada
9Mercredi 10 octobre - Événement de réseautage à Monterrey - Déplacement de Monterrey à
Guadalajara
Événement de réseautage (lieu à confirmer)
Journée de voyage
Jeudi 11 octobre - Salon à Guadalajara
12h: Ouverture de la salle pour le montage du kiosque
14h30: Les traducteurs/assistants de kiosque arrivent et sont disponibles pour parler avec les
représentants
15h à 20h: Salon ÉduCanada
Hébergement, vols et transport
Hébergement
Les hôtels recommandés et les liens de réservation sont énumérés ci-dessous pour vous aider à
planifier votre voyage.
Bien que certains de ces tarifs soient convenus entre FPP et les hôtels, il est possible de trouver de
meilleurs tarifs en ligne via différents sites Web ou agences de voyages en ligne.
Nous vous recommandons de comparer les prix des hôtels sur des sites tels que trivago.com,
kayak.com et booking.com.
Merida (lieu du salon)
Hotel Holiday Inn
www.ihg.com/holidayinn/hotels/us/en/merida/midmx/hoteldetail
Taux négocié: USD 120
Petit-déjeuner, wifi et taxes inclus.
Selon disponibilité
Pour réserver votre chambre, contactez reservaciones2@hinnmerida.com et mentionnez
“EDUEXPO-EduCanada” Code FEX
Puebla (lieu du salon)
Hotel Intercontinental
www.ihg.com/intercontinental/hotels/gb/en/puebla/puegh/hoteldetail
Taux négocié: USD 130
Petit-déjeuner, wifi et taxes inclus.
Selon disponibilité
Pour réserver votre chambre, contactez yazmin_galicia@grupopresidente.com et mentionnez
“EDUEXPO-EduCanada”
Ville de Mexico (lieu du salon)
Hotel Sheraton Maria Isabel
www.starwoodhotels.com/sheraton/property/overview/index.html?propertyID=259
Taux négocié: USD 160
Petit-déjeuner, wifi et taxes inclus.
Selon disponibilité
10Pour réserver votre chambre, contactez reservations.mariaisabel@sheraton.com et mentionnez
“EDUEXPO-EduCanada”
Monterrey (lieu du salon)
Hotel Camino Real
www.caminoreal.com/Hotels/Details/CR/MTY
Taux négocié: USD 180
Petit-déjeuner, wifi et taxes inclus.
Selon disponibilité
Pour réserver votre chambre, contactez reservas.mty2@caminoreal.com.mx et mentionnez
“EDUEXPO-EduCanada”
Guadalajara (lieu du salon)
Hotel Fiesta Americana
www.fiestamericana.com/en/web/fiesta-americana-guadalajara
Taux négocié: USD $ 110
Petit-déjeuner, wifi et taxes inclus.
Selon disponibilité
Pour réserver votre chambre, contactez ventas2fagd@posadas.com, mentionnez “EDUEXPO-
EduCanada” en copiant asistvtfagd@posadas.com
Vols recommandés
Des vols et des liens de réservation sont énumérés ci-dessous pour vous aider à planifier votre
voyage. Nous vous recommandons de comparer les prix des vols sur des sites tels que
skyscanner.net ou kayak.com.
Merida à Puebla - 3 octobre
Interjet Airlines - Vol 2527
Départ: 11.05pm - MID
Arrivée: 1.05pm - MEX
www.interjet.com/en-us
Ville de Mexico à Puebla - Uber ou taxi. Environ 120 USD
Puebla à Ville de Mexico - 5 octobre
Uber ou taxi. Environ 120 USD
Ville de Mexico à Monterrey - 9 octobre
Interjet Airlines - Vol 2108
Départ: 8.25am - MEX
Arrivée: 10.00am - MTY
www.interjet.com/en-us
Monterrey à Guadalajara - 10 octobre
Interjet Airlines - Vol 232
Départ: 4.40pm - MTY
Arrivée: 6.05pm - GDL
www.interjet.com/en-us
11Restrictions de poids
Veuillez noter chaque compagnie aérienne internationale a ses propres restrictions de poids pour ce
qui est des bagages. Veuillez vous informer à propos des limites quant au nombre, poids et
dimensions des bagages autorisés, auprès de la compagnie aérienne internationale avec laquelle
vous voyagerez pour vous rendre à destination ainsi que pour revenir chez vous.
En Amérique latine, nous voyageons habituellement avec les compagnie aériennes LATAM, Copa,
Avianca et BOA. Les restrictions de poids pour ces transporteurs sont les suivantes:
AEROMEXICO - poids autorisé - frais d’excédent de poids
INTERJET - poids autorisé - frais d’excédent de poids
Aéroports
L’information ci-bas vous donnera une idée approximative du temps et de la durée des transferts
entre les aéroports et les endroits où auront lieu les événements.
MTY - Monterrey, Mexique
Aéroport international Mariano Escobedo
Distance du lieu du salon : 25 km
Coût approximatif d’une course de taxi de l’aéroport au lieu du salon: USD 30 (environ MXN 570)
Durée d’une course de taxi de l’aéroport au lieu du salon : environ 20-30 minutes
Note: Il est recommandé de prendre un taxi depuis les aéroports dans toutes les villes, sauf dans la
ville de Mexico.
GDL - Guadalajara, Mexique
Aéroport international Don Miguel Hidalgo y Costilla
Distance du lieu du salon : 25km
Coût approximatif d’une course de taxi de l’aéroport au lieu du salon: USD 30 (environ MXN 570)
Durée d’une course de taxi de l’aéroport au lieu du salon : environ 40 minutes
Note: Il est recommandé de prendre un taxi depuis les aéroports dans toutes les villes, sauf dans la
ville de Mexico.
PBC – Puebla, Mexique
Aéroport international Hermanos Serdan
Distance du lieu du salon : 33 km
Coût approximatif d’une course de taxi de l’aéroport au lieu du salon: USD 25 (environ MXN 475)
Durée d’une course de taxi de l’aéroport au lieu du salon : environ 40 minutes
Note: Il est recommandé de prendre un taxi depuis les aéroports dans toutes les villes, sauf dans la
ville de Mexico.
MEX - Ville de Mexico, Mexique
Aéroport International Benito Juarez
Distance du lieu du salon : 18 km
Coût approximatif d’une course de taxi de l’aéroport au lieu du salon: USD 25 (environ MXN 475)
Durée d’une course de taxi de l’aéroport au lieu du salon : environ 25-35 minutes
Note: Uber fonctionne très bien dans la ville de Mexico et coûte moins cher que de prendre les taxis
de l'aéroport.
12MID - Merida, Mexique
Aéroport international Manuel Crescencio Rejón
Distance du lieu du salon : 10 km
Coût approximatif d’une course de taxi de l’aéroport au lieu du salon: USD 18 (environ MXN 355)
Durée d’une course de taxi de l’aéroport au lieu du salon : environ 25 minutes
Note: Il est recommandé de prendre un taxi depuis les aéroports dans toutes les villes, sauf dans la
ville de Mexico.
13Visas
Visa pour le Mexique
Les Canadiens n’ont pas besoin de visa pour entrer en Mexique.
Nous encourageons les représentants des institutions canadiennes à consulter leur agent de voyage
et/ou une source officielle pour ce qui concerne les visas.
Pour ceux et celles qui ont besoin d’un visa, nous recommandons de demander un visa d’affaires. Si
vous avez besoin d’une lettre pour appuyer votre demande, contactez votre représentant FPP ou
écrivez à talkto@fppedu.media.
14Conseils de voyage
Climat
Vous pouvez consulter les prévisions météorologiques et la température moyenne sur le site Internet
du Service d’Information Météorologique Mondial:
Pays Ville Lien
Merida Mexico www.worldweather.org/en/city.html?cityId=1290
Puebla Mexico www.worldweather.org/en/city.html?cityId=1293
Mexico City Mexico www.worldweather.org/en/city.html?cityId=279
Guadalajara Mexico www.worldweather.org/en/city.html?cityId=1206
Monterrey Mexico www.worldweather.org/en/city.html?cityId=1208
Devise
Les cartes de crédit et de débit offrent les meilleurs taux de change et sont recommandées comme
alternative plus économique et sécuritaire que d’avoir beaucoup d’argent comptant sur soi.
Cependant, il peut être pratique d’avoir un peu d’argent comptant sur vous pour payer le transport et
la nourriture à votre arrivée. Les dollars américains peuvent être échangés dans les tous les
aéroports.
Pays Devise
CAD USD
Mexico MXN (Peso) CAD - MXN USD - MXN
Voltage
La plupart des hôtels vont fournir des adaptateurs et transformateurs au besoin, mais ces derniers
peuvent imposer des frais. Les adaptateurs d’ordinateurs acceptent généralement tous les voltages
et fréquences. Nous vous recommandons de voyager avec un adaptateur de courant
international comme celui-ci.
Pays Voltage
Mexico 127
Les prises de type A et B sont la norme au Mexique.
15Sécurité
Vous êtes responsables de votre sécurité personnelle à l’étranger. Le gouvernement du Canada
invite les Canadiens à faire preuve d’une grande prudence en tout temps. Le gouvernement du
Canada prend la sécurité et la sûreté des Canadiens à l’étranger très au sérieux et fournit des
informations crédibles et à jour dans ses Conseils aux voyageurs. Nous vous recommandons
fortement de consulter les pages « Conseils aux voyageurs par pays » pour des mises à jour:
Mexico: https://voyage.gc.ca/destinations/mexique
Inscription des Canadiens à l’étranger : https://voyage.gc.ca/voyager/inscription
Ce service est offert afin de communiquer avec les Canadiens à l’étranger et de leur fournir de
l’assistance en cas d’urgence. Veuillez vous inscrire avant de voyager à l’étranger.
Vaccination
Comme les exigences par rapport à la fièvre jaune changent constamment, FPP recommande à tous
ceux qui voyagent en Amérique latine de prendre le vaccin contre la fièvre jaune et d’amener avec
eux leur Certificat international de vaccination comme preuve de vaccination.
FPP recommande d'agrafer le Certificat de vaccination à votre passeport.
Vérifiez les informations de vaccination de l'Organisation mondiale de la santé et de l'Association du
transport aérien international (IATA).
Assurance médicale
Nous vous recommandons de souscrire à une assurance médicale avant votre départ.
Médicament
Différentes sortes de médications peuvent être trouvées en pharmacie, mais nous vous
recommandons d’apporter vos propres réserves de médicaments.
16Expédition du matériel
Rudiments de l’expédition du matériel
Avant d'expédier votre matériel :
- Veuillez lire attentivement la section et suivre ces recommandations.
- Remplissez les étiquettes d'expédition avant de les imprimer.
- Vous devez apposer une étiquette sur chaque article que vous expédiez.
- IMPORTANT: Assurez-vous d’aviser votre service de messagerie international que tous les frais et
droits de douane sont payés l’expéditeur et non par le destinataire (ce qu’on appelle le DDP – Delivery
Duty Paid). Si les droits de douanes sont chargés aux destinataires, vos colis pourraient être rejetées.
Après l'expédition de votre matériel:
- Fournir le numéro de suivi au (x) représentant (s) qui exposera au salon.
- Suivez vos envois et inscrivez-vous pour recevoir les alertes automatiques de votre service de
messagerie.
- Vérifiez l'état de votre envoi et informez votre représentant FPP de toute préoccupation que vous
pourriez avoir.
Ne pas avoir de matériel affectera votre recrutement
L’expédition du matériel peut parfois être problématique et entraîner des retards. Être à un salon
étudiant sans brochures ou matériel promotionnel aura une incidence sur vos résultats au salon et
sur l'image de marque de votre institution.
Ces recommandations sont basées sur des informations fournies par FedEx, UPS, DHL et des
représentants des douanes.
NOUS VOUS ENCOURAGEONS À LIRE ATTENTIVEMENT LES
RECOMMANDATIONS CONCERNANT L'EXPÉDITION DE VOTRE MATÉRIEL
ET L'UTILISATION DES ÉTIQUETTES QUE NOUS VOUS FOURNISSONS. LE
NON-RESPECT DE CES RECOMMANDATIONS PEUT ENTRAÎNER DES
RETARDS, DES PERTES DE COLIS ET LA PARTICIPATION AUX SALONS
SANS AVOIR DE MATÉRIEL.
Ceci est un guide complet pour que vous sachiez quoi faire pour vous assurer que votre matériel
arrive aux salons sans anicroche.
L’expédition du matériel aux événements et les coûts associés sont sous la responsabilité entière de
l’institution-exposant.
17Étiquettes d’envoi
Téléchargez les étiquettes d’envoi ICI.
Ces étiquettes DOIVENT être attachées visiblement à toutes les boîtes expédiées.
Assurez-vous de remplir les détails avant d'imprimer les étiquettes:
Recommandations générales sur l’expédition
1. Toujours apporter dans son bagage un lot de matériel promotionnel.
2. IMPORTANT: Assurez-vous d'informer votre service de messagerie international que les frais et
les taxes douanières doivent être payés par l'expéditeur et non pas par le destinataire, (ci-nommé
DDP - Delivery Duty Paid). Si le service de messagerie tente de charger les frais au destinataire
le colis pourrait être rejeté. L'expédition du matériel ainsi que tous les coûts qui y sont associés
sont sous la seule responsabilité de l'institution.
3. Expédiez votre matériel deux à trois semaines avant le début de chaque événement. Veuillez ne
pas envoyer de matériel plus de trois semaines avant le début de l'événement. Si les documents
arrivent plus de deux semaines auparavant, les destinataires se réservent le droit de les refuser.
4. Assurez-vous de remplir les détails avant d'imprimer les étiquettes. Veuillez écrire le nom de
l'institution, la personne de contact, le numéro de téléphone et le pays, afin d’identifier de
propriétaire de chaque colis. Ces étiquettes aident également à distinguer les paquets de notre
événements des autres paquets. Les boîtes mal étiquetées sont plus susceptibles d'être égarées
et potentiellement perdues.
5. Ne pas assurer les colis. Les colis assurés sont toujours sujets à des contrôles douaniers ce qui
peut occasionner des délais.
6. Toujours inclure la facture commerciale d’origine détaillant spécifiquement le contenu du colis. Ne
pas utiliser des termes généraux, mais décrire exactement le contenu du colis.
7. Ne jamais déclarer une valeur nulle (0) au colis; il faut toujours déclarer une certaine valeur. Une
valeur nulle ou une valeur très basse entraînera probablement l'envoi de boîtes pour plus de
vérifications douanières et de retards éventuels.
8. Faites le suivi de votre envoi. La plupart des services de messagerie fournissent un numéro de
suivi afin que vous puissiez garder un œil sur votre envoi sur leur site Web. Faites le suivi
quotidiennement et informez-nous si vous remarquez que quelque chose ne va pas. Repérer tôt
un problème douanier peut aider à accélérer la livraison si des mesures sont prises. Un problème
douanier non signalé peut entraîner la non-livraison du matériel et des frais supplémentaires.
9. Informez le(les) représentant(s)qui participeront à l’événement et assurez-vous qu’ils aient en
main le numéro de suivi. Un colis manquant est plus facilement retrouvé lorsque le numéro de
suivi est rapidement fourni.
18En cas de problème, veuillez contacter votre représentant FPP ou:
Anabel Krenz - Responsable de la logistique et des opérations
Téléphone: +54 911 3437 4038 (WhatsApp)
Courriel: a.krenz@fppedu.media
Expédition au Mexique
1. Ne jamais dépasser un poids de 50 kg (110 lb). Au-delà de cette limite, l’envoi sera considéré
comme une importation de biens et il sera impossible pour FPP EDU Media de le récupérer aux
douanes. Si vous désirez dépasser cette limite, envoyez les colis séparément et attendre au
moins 4 jours entre les envois.
2. L'envoi ne doit pas dépasser ces mesures: Longueur 118cm (46po), largeur 88cm (35po), hauteur
120cm (47po).
3. Ne jamais dépasser 1000 USD sur la valeur déclarée. Tout envoi dépassant cette limite sera
considéré de la même façon que dans la situation expliquée au point 1.
4. L’information de contact complète et correcte du destinataire est nécessaire: adresse complète,
numéro de téléphone et nom de la personne de contact.
5. Toujours inclure la facture commerciale d’origine détaillant spécifiquement le contenu du colis.
Tout matériel envoyé au Mexique doit être détaillé, en évitant l'utilisation de termes généraux.
6. Ne jamais déclarer une valeur nulle (0). Une certaine valeur doit être déclarée pour chaque colis
envoyé au Mexique.
7. Pour les dépliants, lors de la déclaration de valeur, estimer une valeur entre 2 et 5 USD par kg
(2,2lb) de papier imprimé.
8. Ne pas envoyer de crayons. Les stylos sont authorisés, mais les crayons pourraient occasionner
des problèmes.
9. Les t-shirts sont authorisés, mais pas plus de 10.
10. Les envois provenant de la Chine ont de grandes chances de rencontrer des problèmes.
11. Éviter d'envoyer des produits identifiés comme étant fabriqués en Chine (t-shirts, stylos, ruban,
etc.).
19Service d’impression local
Veuillez trouver ci-dessous les coordonnées de quelques imprimeurs locaux si vous décidez
d’imprimer localement. Lorsque la commande sera prête, demandez à l’imprimeur local d’utiliser
une étiquette susmentionnée pour assurer la livraison.
Mexique
Compagnie: E-mark Media
Adresse: Antonio Solís # 69 A Colonia Obrera Del. Cuauhtémoc México D.F.
Contact : Carlos Guerrero
Tél: + 52 55 4323 2183
Courriel: karlos@emarkmedia.com
20Règlements des salons
Ces règles existent dans le but d’offrir à tous les exposants une expérience positive lors des salons
et doivent être respectées en tout temps. Elles sont énumérées dans les Termes et conditions que
vous avez acceptés au moment de votre inscription.
Les exposants qui enfreignent ces règles seront avisés par un membre du personnel. Si
l'exposant continue à enfreindre les règles et ce, de manière intentionnelle, il ou elle sera
invité(e) à quitter les lieux. Aucun remboursement ne sera effectué.
Espace
Chaque exposant occupera l'espace qui lui est exclusivement réservé. L'exposant ne doit pas envahir
l'espace des autres exposants.
L'exposant ne peut céder, sous-louer, céder l'espace ou concéder des licences à l'égard d'une partie
de l'espace qui lui est attribué, ni annoncer des entreprises qui ne sont pas parties au contrat.
Nombre maximum de personnes
Le nombre maximum de représentants pour un seul kiosque/table est de quatre personnes. Les
organisateurs peuvent accepter plus de quatre noms dans le but de créer un badge, mais pas plus
de quatre personnes doivent être présentes sur un seul stand/une seule table en même temps. Si le
client souhaite apporter plus de quatre représentants, un plus grand espace devra faire l’objet d’un
contrat.
Dépliant et distribution de matériel
Les exposants ne doivent pas distribuer de matériel ou de dépliant en dehors de leur espace attribué.
La distribution de dépliants, la pose de bannières ou toute signalisation à l'extérieur du kiosque/de la
table n'est pas autorisée.
Numérisation des étudiants
La numérisation des étudiants ne peut se faire qu’au kiosque/qu’à la table de chaque exposant, ou
dans les salles de séminaire pendant la présentation de l'institution. Il est interdit de numériser les
étudiants dans un autre endroit.
Usage du tabac, nourriture et boissons
Il est interdit de fumer lors des salons. La distribution de nourriture ou de boissons aux étudiants n'est
pas autorisée.
Dommages aux locaux ou aux matériaux
Les exposants sont responsables de tout dommage causé aux locaux, au mobilier et à tout autre
matériel qui leur est fourni.
Ponctualité
Tous les exposants devraient être prêts à leur kiosque à l'heure du début du salon. Ils ne devraient
pas partir avant la fin du salon. Les kiosques vides fournissent une image non professionnelle de
l'événement et de votre établissement.
21Lignes directrices concernant la participation des agents de l’éducation
Directives pour la tournée ÉduCanada en Mexique 2018 concernant la participation des agents
d’éducation représentant une institution canadienne.
Le présent document définit les règles relatives à la participation des agents de l'éducation aux
événements compris dans la tournée ÉduCanada en Mexique 2018. Les paramètres suivants visent
à préserver l’intégrité de la marque « ÉduCanada » et des établissements participants.
1) Aucun agent ne peut s'inscrire à un salon. Si un établissement canadien y délègue un agent, il doit
l’avertir dans le formulaire d’inscription en ligne. Cela s’applique également si un établissement
canadien invite un agent à les aider pendant la tenue du salon.
2) Les agents locaux qui aident des établissements canadiens dans le cadre du salon ne peuvent
promouvoir leurs propres services au moyen de panneaux publicitaires installés sur le devant d'un
stand ou d'une table. Seul le nom de l’établissement peut être affiché sur des panneaux.
3) Les agents locaux ne peuvent déposer du matériel promotionnel dans un stand ou sur une table,
y compris, mais sans s'y limiter, des cartes professionnelles, des dépliants et des brochures. Le seul
matériel promotionnel permis est celui qui est fourni par un établissement canadien.
4) Il est strictement interdit d'apporter du matériel promotionnel fourni par des établissements non
participants ou par des autorités non canadiennes du domaine de l'éducation.
5) Les établissements canadiens qui sont représentés par leur agent local ou qui invitent leur agent
local à assister à un salon doivent s'assurer que les agents respectent entièrement les présentes
lignes directrices.
6) L'ambassade ou le haut-commissariat du Canada dans le pays en question se réserve le droit
d'obliger tout agent local à quitter un salon s’il ne se conforme pas aux règles énoncées dans ce
document.
22Faire la promotion des salons
Vous pouvez améliorer votre participation aux événements en informant vos contacts que vous serez
disponible pour discuter avec eux lors des salons ÉduCanada en Mexique.
Comme vous le savez peut-être, FPP EDU Media est le nom de notre entreprise, mais pas le nom
sous lequel les étudiants nous connaissent. Durant cette tournée, lorsque vous parlez avec les
étudiants, nous vous demandons de référer à aux événements comme étant des Salons ÉduCanada.
Le site Internet que vous pouvez transmettre à vos contacts est le suivant:
http://www.educanadafair.com/seeyouinlatinmexico
Pour vous faciliter la tâche, nous vous proposons des textes et des images que vous pouvez utiliser
pour promouvoir votre participation aux salons:
Messages pour les médias sociaux
Joignez-vous à nous aux Salons #ÉduCanada en Mexique
Merida, Puebla, Guadalajara, Monterrey et Ville de Mexico
Organisé pour le Haut-commissariat du Canada
Venez nous rencontrer et découvrez les possibilités d'études au Canada!
Inscription en ligne: http://www.educanadafair.com/seeyouinlatinmexico
Pour télécharger des images pour Facebook/Twitter/Instagram :
Courriel HTML
Les courriels sont généralement efficaces. Un message à votre base de données pourrait augmenter
considérablement le nombre d'étudiants qui s'inscrivent à l'événement et qui sont particulièrement
intéressés à vous parler.
Joignez-vous à nous aux Salons #ÉduCanada en Mexique
Merida, Puebla, Guadalajara, Monterrey et Ville de Mexico
Organisé pour le Haut-commissariat du Canada
Venez nous rencontrer et découvrez les possibilités d'études au Canada!
Inscription en ligne: http://www.educanadafair.com/seeyouinlatinmexico
Si vous avez des questions par rapport à la promotion de l’événement, contactez-nous à
promotethefair@fppedu.media
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