MANUEL DE PRÉLÈVEMENT - Biolam
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L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 1 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC 1. OBJET DU MANUEL ...................................................................................................... 3 2. PRESENTATION DU LABORATOIRE ........................................................................... 4 2.1. Organisation .............................................................................................................................. 4 2.2. Missions .................................................................................................................................... 4 2.3. La qualité au laboratoire ........................................................................................................... 5 2.4. Confidentialité ........................................................................................................................... 5 3. ANALYSES ET PRELEVEMENTS ................................................................................. 8 3.1. Catalogue des analyses ............................................................................................................ 8 3.2. Liste du matériel ........................................................................................................................ 9 3.3. Réception des échantillons et critères d’acceptation .............................................................. 15 3.4. TRAITEMENT DES NON-CONFORMITÉS ............................................................................ 23 3.5. Gestion des urgences ............................................................................................................. 24 3.6. Le prélèvement sanguin .......................................................................................................... 26 3.7. Prélèvements urinaires ........................................................................................................... 37 3.8. Prélèvement de selles (coproculture / parasitologie/virologie) ............................................... 41 3.9. Prélèvement uro-génitaux ....................................................................................................... 41 3.10. Prélèvements de pus, peau et phanères ................................................................................ 41 3.11. Examen cyto-bactériologique de l’expectoration ou des crachats .......................................... 41 3.12. Prélèvement de la sphère ORL : gorge, pus auriculaire, nasal et rhinopharyngé .................. 41 3.13. Prélèvement oculaire .............................................................................................................. 41 3.14. Spermogramme +/- spermoculture ......................................................................................... 42 3.15. Réalisation d’un scotch test .................................................................................................... 43 3.16. Réalisation d’un frottis cervical .............................................................................................. 43 3.17. Prélèvement : recherche de pathogène par méthode moléculaire ou par culture (coqueluche, herpès, CMV, entérovirus)................................................................................................................. 43 3.18. Transport et conservation avant analyse ................................................................................ 43 4. HYGIÈNE ET SÉCURITÉ..............................................................................................44 4.1. Elimination du matériel DASRI ................................................................................................ 44 4.2. Conduite à tenir en cas d’AES ................................................................................................ 46 5. TRANSPORT DES ÉCHANTILLONS ...........................................................................47 5.1. Le contexte reglementaire ...................................................................................................... 47 5.2. Le transport ............................................................................................................................. 47 6. ANNEXE .......................................................................................................................48 Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 2 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC 1. OBJET DU MANUEL Les conditions de réalisation et de transmission des prélèvements biologiques constituent une étape essentielle pour garantir des résultats d’analyses fiables. Elle implique une collaboration étroite entre les préleveurs et le laboratoire. Ce manuel s’applique à l’ensemble des prélèvements réalisés au laboratoire et à l’extérieur. Il est destiné à l’ensemble des préleveurs : libéraux, externes (infirmiers des établissements de soins) et internes au laboratoire. Il aborde tous les points exigés par la norme 15189. Nous souhaitons que ce document vous apporte une aide précieuse dans votre pratique professionnelle afin d’améliorer ensemble le service rendu aux patients. Ce manuel est disponible en ligne sur le site internet du laboratoire www.biolam.fr (seule version en vigueur). Dans la suite du document ce logo fait référence aux documents associés * * * Avertissement aux utilisateurs Les informations contenues dans ce document sont valables le jour de sa diffusion. Il a été conçu pour répondre à la grande majorité des questions que peuvent se poser les préleveurs. Il ne prétend pas être exhaustif. Le laboratoire se tient à votre disposition pour vous fournir toutes les informations qui pourraient vous manquer. Toute représentation ou reproduction, intégrale ou partielle, est interdite sans autorisation préalable de BIOLAM. La diffusion de ce manuel est contrôlée, à savoir que les adaptations ou modifications dépendantes des évolutions réglementaires, fonctionnelles ou qualitatives concernant l’aspect et les caractéristiques du produit décrit dans le présent manuel seront communiquées au destinataire dans une nouvelle édition. Copyright Tous les noms de société, produits ou autres marques mentionnés dans ce manuel sont des marques déposées de leurs propriétaires respectifs. Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 3 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC 2. PRESENTATION DU LABORATOIRE Le laboratoire BIOLAM, membre du groupe LABORIZON, est un laboratoire de biologie médicale multi-sites avec un plateau technique à Trignac. Il est composé de 9 sites. 2.1. Organisation Notre équipe est constituée de - Biologistes - Responsable qualité - Responsable des Ressources Humaines - Comptable - Techniciens de laboratoire - Secrétaires médicales - Gestionnaire de commandes - Agents d’entretien 2.2. Missions Les services proposés par le laboratoire BIOLAM sont : - L’accueil des patients - La réception des échantillons biologiques - La réalisation de prélèvements destinés à la pratique de la biologie humaine - La réalisation d’examens biologiques - La validation des résultats d’analyses - L’interprétation des résultats et la prestation de conseil Les biologistes sont disponibles pour apporter des conseils cliniques et biologiques concernant la prescription ou pour l’interprétation des résultats d’examens. Avant l’analyse : o Conseil à la prescription : les prestations de conseil interviennent dans le choix de la prescription face à une situation clinique donnée et/ou face à une interprétation des résultats. Lors de la phase pré analytique, le biologiste médical peut modifier, si nécessaire, la prescription sur le fondement des éléments cliniques du patient et selon les bonnes pratiques professionnelles en vigueur après accord du prescripteur, sauf en cas d’urgence ou d’indisponibilité de celui-ci. o Conseils aux préleveurs : manuel de prélèvement, plaquettes d’aide au prélèvement, site www.biolam.fr Après l’analyse, le biologiste peut, au vu des résultats, orienter le médecin ou le patient en interprétant les résultats d’examens biologiques. Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 4 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC 2.3. La qualité au laboratoire Le système de management de la qualité est un processus d’amélioration continue, construit en conformité avec les exigences de la norme NF EN ISO 15189 : Laboratoire de biologie médicale – Exigences concernant la qualité et la compétence. Cette norme est le document de référence applicable pour l’accréditation des LBM, rendue obligatoire par l’ordonnance 2010-49 du 13 janvier 2010. L’accréditation des laboratoires permet la reconnaissance de la compétence technique et organisationnelle du laboratoire. Depuis septembre 2016, le laboratoire est accrédité selon la norme NF EN ISO 15189 version 2012. Accréditation COFRAC – Examens médicaux – n°8-3840 - Listes des sites et portées disponibles sur www.cofrac.fr. L’ implication du service qualité et de chacun a permis la mise en place d’un système de management de la qualité qui s’appuie sur le principe de l’amélioration continue des performances du laboratoire. 2.4. Confidentialité Toute l’activité du laboratoire est régie par le secret médical. Le personnel est tenu d’assurer la confidentialité des informations qu’il détient par son activité au sein du laboratoire. L’accès des locaux techniques du laboratoire est réservé aux personnes travaillant au laboratoire et aux personnes soumises au secret médical. Toute personne intervenant dans le laboratoire s’engage à respecter la confidentialité des informations auxquelles elle pourrait avoir accès. Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 5 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Plateau Technique Laboratoire Pontchâteau Rue des Aigrettes 21 route de Vannes 44570 Trignac 44160 Pontchâteau Laboratoire Savenay 45 rue Joseph Malègue Laboratoire Kerbiniou 44260 Savenay 6 rue Alphonse Daudet 44350 Guérande Laboratoire Dalby 48 Bd Dalby 44000 Nantes Laboratoire VILLE PORT 2 rue Henri Gautier 44600 Saint Nazaire CAP SANTE 10 rue des Troènes 44600 Saint Nazaire Laboratoire Brancas Laboratoire Pornichet 4 allée Brancas 20 Av Georges Clémenceau 44000 Nantes 44380 Pornichet Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 6 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Lieux Tél / fax Horaires d'ouverture 7h30 - 12h / 14h - 19h PLATEAU TECHNIQUE du lundi au vendredi Tél : 02.40.22.55.51 rue des Aigrettes 7h30-12h/14h-17h le samedi (le Fax : 02.40.19.00.18 44 570 TRIGNAC samedi après-midi: prélèvement des urgences uniquement) Site VILLE PORT 7H30h - 12h / 14h - 18h Tél : 02.40.22.52.14 2 rue Henri Gautier du lundi au vendredi Fax : 02.40.01.87.22 44 600 SAINT NAZAIRE Fermé le samedi CAP SANTE 7h30 - 12h / 14h - 18h30 Tél : 02.40.70.50.37 10 rue des Troënes du lundi au vendredi Fax : 02.40.70.20.73 44 600 SAINT NAZAIRE 7h30 - 12h le samedi Site PONTCHATEAU 7h30 - 12h / 14h30 -18h30 Tél : 02.40.45.09.10 21 route de Vannes du lundi au vendredi Fax : 02.40.88.03.93 44 160 PONT-CHÂTEAU 7h30 - 12h le samedi Site SAVENAY 7h30 - 12h / 14h30 - 18h30 Tél : 02.40.56.86.25 45 rue J. Malègue du lundi au vendredi Fax : 02.40.56.93.23 44 260 SAVENAY 7h30 - 12h le samedi Site KERBINIOU 7h30-12h / 14h30 à 18h30 Tél : 02.40.24.96.74 6 rue Alphonse Daudet du lundi au vendredi Fax : 02.40.24.95.25 44 350 GUERANDE 7h30-12h le samedi Site PORNICHET 7h30-12h / 14h30 à 18h30 Tel : 02.40.61.50.86 20 Av Georges Clémenceau du lundi au vendredi Fax : 02.40.61.84.13 44380 PORNICHET 7h30-12h le samedi Site BRANCAS 7h30-18h00 Tel : 02.40.47.71.50 4 allée Brancas du lundi au vendredi Fax : 02.40.47.05.73 44000 NANTES 8h-12h le samedi Site DALBY 7h30-12h30 / 14h à 18h Tel : 02.40.49.03.00 48 Bd Dalby du lundi au vendredi Fax : 02.40.49.03.70 44000 NANTES 8h-12h le samedi Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 7 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC 3. ANALYSES ET PRELEVEMENTS 3.1. Catalogue des analyses La liste des analyses effectuées par le laboratoire BIOLAM et sous-traitées aux laboratoires Arnaud-Origet (Tours), Labomaine (Le Mans), Toxilabo (Nantes) et le centre de biologie médicale du port (Redon) est disponible sur : www.biolam.fr, dans l’onglet « Vous êtes un professionnel de santé » chapitre « Consulter les analyses », puis onglet « Examens » Cette liste contient pour chaque analyse : - Une partie examen qui contient le nom de l’analyse, les synonymes éventuels, la spécialité biologique et le lieu de réalisation - Une partie sur les modalités de prélèvement (type de tube, volume minimal…) - Une partie sur les informations utiles aux patients (note et délai de résultats) - Une partie sur les modalités de conservation du prélèvement - Une partie analyseur sur les modalités de traitement de l’échantillon - Une partie sous-traitance si l’examen est sous-traité - Une partie sur la tarification La liste des analyses sous-traitées au laboratoire BIOMNIS est disponible sur www.biomnis.com ou sur www.biolam.fr dans l’onglet « Vous êtes un professionnel de santé », chapitre « Consulter les analyses », puis onglet « Examens » en cliquant sur l’icône Toutes les analyses qui ne figureraient pas dans les listes sont transmises à un autre laboratoire sous traitant. Les conditions préanalytiques (type et nombre de tube, prélèvement, conservation avant analyse…), le délai de rendu de résultat et le tarif sont disponibles sur les sites internet ou sur simple appel au laboratoire. Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 8 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC 3.2. Liste du matériel (Liste non exhaustive) 3.2.1. Tubes pour prélèvements sanguins, et dispositif de prélèvement. Les tubes – flacons hémocultures Tube EDTA tri potassique Tube Héparinate de Lithium avec ou sans gel Tube Citrate Tube Fluorure-Na-EDTA Tube sec+ activateur de coagulation avec ou sans gel Flacons hémocultures Aérobie - Anaérobie Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 9 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Les dispositifs de prélèvements Aiguilles 21G et 22G en 1’’ et 1.5’’ Corps de pompe Corps de pompe pour prélèvement hémocultures Aiguille épicrânienne Alcool modifié 70° Lingettes imprégnées Biseptine Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 10 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Sparadrap Coton Matériel pour prélèvements bactériologiques, mycologiques et parasitologiques Ecouvillon E-Swab ® avec milieu de conservation (2 tailles d’écouvillons) Spéculum à usage unique Kit recherches par PCR Chlamydia/gonocoque (échantillons urinaire et vaginal) Tube avec conservateur (acide borique) pour ECBU/cytologie urinaire Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 11 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Tube sans conservateur Flacon stérile 60 ml sans conservateur pour chimie ou bactériologie Poche collection des urines et lingette désinfectante Flacon 2 litres pour le recueil des urines de 24h Flacon 500 ml pour le recueil des urines HLM (Hématies Leucocytes Minute) = compte d’Addis Hamburger Pot stérile pour le recueil échantillon de selles Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 12 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Réceptacle stérile pour le recueil de sperme Matériel pour la réalisation d’un prélèvement mycologique Abaisse-langue en bois Autres matériels Sachet de transport de prélèvement sanguin TRANSLUCIDE Sachet de transport de prélèvement urgent ROUGE Sachet de transport de prélèvement Etablissements de soins (EHPAD, foyers logement…) JAUNE Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 13 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Sachet de transport de prélèvement bactériologique, mycologique, parasitaire et urinaire VERT Collecteur de DASRI piquants ou tranchants Matériel pour frottis cervical Glucose 75g Milieu de transport pour PCR virus (herpes…), bactéries (coqueluche…) Ecouvillon de prélèvement (sinus) pour PCR Coqueluche 3.2.2. Gestion des péremptions Il revient au préleveur de gérer la péremption du matériel qu’il utilise et de vérifier sur les tubes et les aiguilles la date de péremption avant utilisation. Le laboratoire s’engage à prévenir les préleveurs externes dans le mois précédent la péremption d’un lot. Remarque : les risques d’utiliser un tube périmé résident dans la perte de vide, la formation de micro- caillots et l’hémolyse qui auront des conséquences sur les résultats des analyses. Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 14 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC 3.3. Réception des échantillons et critères d’acceptation IT-ACC-010-BI : « Réception des échantillons et critères d’acceptation » L’acceptation globale des échantillons est sous la responsabilité des biologistes. La réception des échantillons se déroule en deux étapes: réception administrative effectuée par le personnel habilité au secrétariat réception technique par le personnel habilité en technique ou au secrétariat 3.3.1. Réception administrative Les échantillons transmis par les patients, infirmières libérales, médecins, en direct ou par les tournées de ramassage sont réceptionnés à l’accueil ou au centre de tri. Le contrôle porte sur deux points : documents (+/- document annexe) et concordance échantillons/documents. o La prescription doit mentionner : L'identité du prescripteur : Nom, prénom, et N° Finess. L’identité du patient : Nom, prénom et date de naissance La date de la prescription Les analyses à effectuer La signature du médecin Pour les ordonnances à renouveler totalement ou partiellement, vérifier la validité de l'ordonnance et les analyses concernées. o La feuille de renseignements confidentiels (fournie par le laboratoire) Elle doit contenir : L'identité du patient (Nom, prénom, date de naissance, sexe et nom de naissance pour les groupes sanguins et RAI) Toutes les informations utiles à l'enregistrement du dossier (adresse, n° Sécurité Sociale, N° de téléphone) L'identité du préleveur La date et l'heure du prélèvement Les renseignements cliniques ou thérapeutiques pertinentes : Patient « A jeun » ou « non à jeun » Nom du médicament (anticoagulants et en cas de dosage d’un médicament) Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 15 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Posologie et date/heure de la dernière prise en cas de dosage de médicament En cas de recherche de paludisme : lieu et date de retour de voyage, nom du traitement anti paludéen, signes cliniques (fièvre, diarrhées…) Grossesse En cas de recherche myco-bactériologique : remplir la fiche de renseignements confidentiels (symptômes, notion de voyage et traitement antibiotique) Le mode souhaité de transmission des résultats au patient Tout type d'information éventuelle complémentaire nécessaire au laboratoire La date et l’heure de dépôt du prélèvement au laboratoire : Horodatage de la fiche lors du dépôt des prélèvements par les préleveurs externes sur les différents sites du laboratoire Biolam N° Code barre du sachet Prologics noté sur la fiche (= permet de retrouver la date et l’heure du dépôt du prélèvement par le coursier) Vérification de la conformité du prélèvement Cas des échantillons apportés par le patient : La secrétaire vérifie : l’identification du prélèvement avec le patient les conditions de recueil et le délai d’acheminement du prélèvement apporté en présence du patient (urines de 24h, HLM, ECBU, selles, spermogramme, prélèvements génitaux). Certaines informations sont saisies par la secrétaire directement dans le SIL après la saisie du code analyse (questions automatiques). Si les conditions ne sont pas respectées, il est demandé au patient de recommencer le recueil après lui avoir précisé les modalités à suivre. Vérification de la concordance des documents Cas des échantillons acheminés par coursiers : La secrétaire vérifie la concordance des documents (prescription et fiche de renseignements confidentiels). Enregistrement du dossier Après ces vérifications, la secrétaire enregistre le dossier patient selon le document IT-ACC-022-BI : « Enregistrement d'un dossier patient sur HISTONE » Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 16 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC 3.3.2. Réception technique L'ensemble des échantillons traités par le laboratoire arrive à la paillasse de Réception, Tri. Vérification de l’identification du prélèvement Les mentions minimales exigées pour l'identification d'un échantillon sont indiquées en rouge. ÉCHANTILLON IDENTIFICATION Nom Échantillon primaire Prénom (tubes sang, flacons urines, pots, Date de naissance écouvillons...) Heure de prélèvement pour les tests dynamiques Nom Détermination du groupe sanguin Prénom et RAI Date de naissance Nom de naissance Vérification de la conformité du prélèvement Adéquation de l’identité (nom, prénom +/- date de naissance) entre la prescription, la feuille de renseignements confidentiels et les échantillons. Concordance entre les analyses prescrites et celles enregistrées Qualité, hygiène et sécurité de l’échantillon (tubes accidentés, fuites…) Respect des conditions pré analytiques : (délai d’acheminement et du mode de conservation (abri de la lumière, à température ambiante…), notion de jeûne. Adéquation des contenants avec les analyses demandées. Échantillons sanguins : o Nombre de tubes adéquats o Volume suffisant pour réaliser les analyses (volume minimal et respect des volumes sang/anticoagulant) Lorsque tous ces points sont vérifiés, noter sur la fiche de renseignements confidentiels : Le nombre et le type d’échantillons réceptionnés Ses initiales La date et l’heure de prise en charge à la paillasse de tri. Conformité ou non du prélèvement. Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 17 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC 3.3.3. Critères d’acceptation ou de refus des échantillons et conduite à tenir Sous-catégorie Criticité Décision Dérogation Actions En cas de prélèvement NC irremplaçable* Demande d’un nouvel Pas d’identité sur le prélèvement Refus ou urgent** : échantillon au préleveur Prévenir le biologiste En cas de prélèvement Identité erronée sur le prélèvement et/ou NC irremplaçable* fiche de renseignements et/ou Refus Demande d’un nouvel ou urgent** : prescription échantillon au préleveur prévenir le biologiste NC Acceptation après Identité du Obtention de l’information Identité incomplète obtention de patient manquante (préleveur, l’information patient, prescripteur) Acceptation après NC Identité du patient absente sur la obtention de Obtention de l’information prescription l’information (patient, prescripteur) Acceptation après NC Identité du patient absente sur la fiche de obtention de Obtention de l’information renseignements confidentiels l’information (patient, prescripteur) En cas de Nom de naissance et/ou date de prélèvement NC naissance absente sur le prélèvement irremplaçable* Refus Demande d’un nouvel pour détermination du groupe sanguin ou ou urgent** : échantillon au préleveur RAI prévenir le biologiste Prescription absente (en dehors des Acceptation NC renouvellements) (code SIL : sordo) Obtention de la prescription NC Enregistrement à la date du Date ordonnance absente Acceptation jour + REM « Pas de date sur l’ordonnance » NC Obtention de l’information Nom du prescripteur absent ou illisible Acceptation (préleveur, patient, fiche de Prescription renseignements) NC Pas de N° de finess pour un médecin Acceptation Obtention de l’information non référencé dans le SIL (prescripteur) Acceptation après NC Libellé de l’analyse illisible obtention de Obtention de l’information l’information (prescripteur) NC Pas de signature du prescripteur Acceptation Prévenir le prescripteur NC Feuille de renseignements confidentiels Obtention des informations Acceptation absente obligatoires (en rouge sur la feuille) auprès du préleveur NC Date et heure de prélèvement/recueil non Acceptation Obtention des informations renseignées (préleveur) NC Feuille de État de jeûne non spécifié mais Acceptation Obtention des informations renseignement nécessaire (préleveur) s confidentiels Date de grossesse non renseignée mais NC nécessaire (en fonction des résultats ou Acceptation Obtention des informations T21) NC Date de dernières prises de Acceptation Obtention de l’information médicaments et nom du médicament (patient) Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 18 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Sous-catégorie Criticité Décision Dérogation Actions Traitement anticoagulant, pour la Saisir « non communiqué » Acceptation thyroïde : nom et posologie dans Histone Identité du préleveur absente ou illisible Acceptation NC Acceptation si le délai En cas de délai dépassé, entre le prélèvement et initier une NC Heure de dépôt absente le prétraitement est Avertir le biologiste respecté sinon le prélèvement est refusé En cas de prélèvement Délai entre le prélèvement et le NC irremplaçable* prétraitement de l’échantillon non Refus Se référer au tableau ci- ou urgent** : respecté dessous prévenir le biologiste Conditions NC Non respect des conditions pré acheminement Refus Demande d’un nouvel analytiques particulières échantillon au préleveur NC T° d’acheminement non respectée Refus Demande d’un nouvel échantillon au préleveur NC et appel du préleveur Perte de l’échantillon lors du transport Non applicable Prévenir le biologiste du site NC Mode de recueil inadapté (contenant Demande d’un nouvel Refus inadapté, urines de 24h incomplète…) échantillon (préleveur, patient) NC Quantité insuffisante (volume ou Refus Demande d’un nouvel remplissage du tube) échantillon (préleveur) En cas de prélèvement NC Refus irremplaçable* Demande d’un nouvel Contenant périmé ou urgent** : échantillon (préleveur, prévenir le patient) biologiste NC Contenant détérioré Refus Demande d’un nouvel échantillon (préleveur) NC Échantillon coagulé Refus Demande d’un nouvel échantillon (préleveur) Échantillon sanguin manquant et/ou NC autre échantillon manquant (hors urines Non applicable Enregistrer le dossier Échantillon et selles) (REMNE+RESTE) NC Enregistrer le dossier Echantillon urinaire ou selles absents Non applicable + commentaires pré définis*** NC Echantillon dilué ou contaminé par une Refus Demande d’un nouvel perfusion échantillon au préleveur Echantillon lactescent/hémolysé ou Acceptation ictérique NC Acceptation après Obtention des informations Nature de l’échantillon non déterminée obtention de (préleveur, prescripteur, l’information patient) En cas de Sang présent entre l’emballage primaire prélèvement NC et secondaire ou fuite d’un prélèvement Refus irremplaçable ou Demande d’un nouvel de microbiologie urgent : prévenir échantillon préleveur le biologiste NC Sachet non scellé Acceptation Prévenir le préleveur Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 19 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Sous-catégorie Criticité Décision Dérogation Actions Documents papier dans la même poche NC Acceptation que le prélèvement Prévenir le préleveur Échantillon surnuméraire Acceptation Traçabilité dans le SIL NC Pas de consentement pour recherche Acceptation Obtention du document Documents génétique (patient) associés à la NC demande Pas de rapport échographie pour test de Acceptation Obtention du document dépistage de trisomie 21 (patient) Pas de consentement oral ou écrit du NC patient pour la réalisation d’une analyse Acceptation Obtention de l’information Analyses Hors Nomenclature (patient par écrit ou oral) *Échantillons irremplaçables ou critiques : LCR, hémocultures, prélèvements chirurgicaux, prélèvements nouveau-nés… : en cas de doute, demander l’avis du biologiste du site. **Analyses urgentes : se référer au document IT-PTT-003-BI : « traitement des dossiers demandés en urgence. » *** Commentaires pré définis : o Urines et selles : REM24 : Urines éch abs « Absence échantillon urinaire. Analyse(s) correspondante(s) non réalisable(s) » REM25 : Urines 24h abs « Absence urines des 24 h. Analyse(s) correspondante(s) non réalisable(s) » REM26 : Selles abs « Absence échantillon de selles. Analyse(s) correspondante(s) non réalisable(s) » Criticité : Criticité très haute : Refus du prélèvement Criticité haute : Acceptation sous réserve d’obtention de l’information ou acceptation avec ajout d’un commentaire prédéfini avant de lancer les analyses Criticité moyenne : Acceptation sous réserve d’obtention de l’information avant la validation biologique du dossier Criticité faible : acceptation du prélèvement Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 20 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Liste des analyses sanguines avec un délai court (15 min : refus >2 heures : avertir le biologiste Initier une NC PDF (contexte de la demande?) Action décidée par le biologiste Délai entre le prélèvement et la stabilisation ou le traitement de l’échantillon Initier Glucose (sur héparinate une NC >2 heures : refus de lithium) Demande d’un nouvel échantillon Lithium Initier une NC >4heures : refus Demande d’un nouvel échantillon Phosphore Folates TCA Initier Potassium/ ionogramme une NC >6 heures : refus Demande d’un nouvel échantillon LDH PTH Glycémie (osmolarité) >6 heures : avertir le biologiste Initier une NC Anti Xa (HBPM) (contexte de la demande?) Action décidée par le biologiste Anticorps anti TSH AT III CTX >8 heures : refus Initier une NC Sérologie EBV Demande d’un nouvel échantillon IgE totales NFS / VGM Plaquettes sur citrate Troponine Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 21 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Seul le biologiste prendra la décision d’une dérogation éventuelle dans le cas d’un prélèvement irremplaçable ou urgent : - Échantillons irremplaçables ou critiques : LCR, hémocultures, prélèvements chirurgicaux, prélèvements nouveau-nés… : en cas de doute, demander l’avis du biologiste du site. - Analyses urgentes : se référer au document IT-PTT-003-BI : « traitement des dossiers demandés en urgence. » La dérogation doit impérativement être documentée et enregistrée dans Kalilab. Dans ce cas, il sera saisi dans le SIL une REM ou le code suivant : Potassium : KNC TCA : TCANC LDH : LDHNC Phosphore : PNC Lithium : LINC Folates : FOLNC Glycémie sur héparinate de Li : GNC ECBU sur flacon non boraté : CBUNC Pour les analyses sous traitées se référer à la liste des analyses des sous-traitants. Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 22 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Conduite à tenir en cas de délai dépassé pour les ECBU : Recueil sur flacon non boraté ( tube non percuté) Délai < 2h Délai > 8h T° amb T°amb 2h
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC 3.5. Gestion des urgences IT-PTT-003-BI : « Traitement des dossiers demandés en urgence » La notion de l’urgence est définie par - La demande du prescripteur : mentions portées sur l’ordonnance ou information orale - Les analyses urgentes par elles mêmes (ex : recherche de paludisme, troponine, D-dimères, PDF, PCT, AES : sérologie VIH du patient source). - La demande (justifiée) d’un patient Il est impératif de limiter l’application de ces directives aux vraies urgences. En cas de doute, il est nécessaire de demander l’avis du biologiste. DÉFINITIONS Il existe plusieurs types d’urgences en biologie médicale : Urgence vitale (ou urgence absolue) : cette situation est imprévisible, de survenue brutale et met en jeu la vie du patient en l’absence de soins rapides et adaptés. Les examens biologiques sont indispensables au diagnostic et au traitement adéquat de ces situations. L’impact du délai de rendu biologique des résultats des paramètres biologiques est majeur. Urgence relative : il s’agit d’une situation grave, pouvant évoluer sans prise en charge adéquate vers une menace du pronostic vital à court ou moyen terme, ou une morbidité. Certains paramètres biologiques sont indispensables au diagnostic et au traitement adéquat rapide de ces situations. Urgence organisationnelle : situations dans lesquelles le retour rapide des résultats d’examens facilite l’organisation des soins et donc optimise la prise en charge du patient. (Source : Vaubourdolle M et al. Recommandations de la SFBC sur la biologie d’urgence. Ann Biol Clin 2016 ; 74(2) : 130-55) PRE ANALYTIQUE En cas de prélèvements réalisés en dehors du laboratoire : Les préleveurs externes doivent signaler l’urgence d’un dossier au laboratoire par l’utilisation de sachets rouges pour le transport des échantillons. Les prélèvements urgents en sachets rouges collectés à l’extérieur du laboratoire par la société Prologics sont séparés des autres prélèvements supposés non urgents par les coursiers Prologics (sachets de transport Prologics distincts). Les sachets de prélèvements urgents sont alors déposés par les coursiers au laboratoire dans une bannette distincte afin d’accélérer l’enregistrement de ces dossiers. Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 24 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Ces prélèvements seront alors enregistrés en urgence et traités en priorité dès leur réception au laboratoire. Au Secrétariat, vérifier la nécessité d’enregistrer le dossier en « urgent » : o demande orale ou écrite du prescripteur o analyses urgentes par elles-mêmes : recherche de paludisme, troponine, D-dimères, PDF, PCT, AES : sérologies du patient source o demande justifiée d’un patient En cas de doute sur la nécessité de traiter un dossier en urgence, demander l’avis d’un biologiste. En cas de prélèvements réalisés au laboratoire : Sur tous les sites, le préleveur vérifie la notion d’urgence et l’enregistrement en dossier urgent par la secrétaire. Il signale les tubes urgents par un anneau plastique orange ou à l’aide d’un marqueur directement sur le bouchon des tubes. Au poste de déballage/tri : Sur site pré-post analytique Déballer, étiqueter, et signaler les tubes urgents par un anneau plastique orange ou à l’aide d’un marqueur directement sur le pourtour du bouchon des tubes. Centrifuger en priorité les échantillons marqués urgents (anneau orange ou marqueur sur le bouchon des tubes). S’assurer que le délai de transfert au plateau technique est compatible avec la gestion de l’urgence (vérifier l’heure de passage des coursiers Prologics). Dans le cas contraire, prévenir le biologiste du site qui décidera de la conduite à tenir. En cas d’urgence vitale, le biologiste responsable du site est tenu de prévenir oralement le biologiste responsable du plateau technique Sur site analytique : Déballer, étiqueter, et signaler les tubes urgents par un anneau plastique orange ou à l’aide d’un marqueur directement sur le pourtour du bouchon des tubes. Centrifuger en priorité les échantillons marqués urgents via le MPA ou manuellement si celui- ci n’est pas disponible. Transmettre en priorité les échantillons urgents aux différentes paillasses. Dans le cas des urgences vitales, le laboratoire BIOLAM oriente impérativement le patient (pour le prélèvement) ou l’IDE (dépôt du sachet) vers le site de TRIGNAC afin de réduire au maximum le délai de rendu des résultats. Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 25 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC ANALYTIQUE ET POST-ANALYTIQUE Les prélèvements identifiés urgents sont chargés en priorité sur les automates ou techniqués manuellement au plus vite. Les techniciens assurant la validation analytique doivent valider en priorité les dossiers urgents. Selon les résultats, les techniciens informent si besoin le biologiste responsable de la validation du plateau technique. Le biologiste responsable de la validation s’assure régulièrement de suivre, valider et communiquer les résultats urgents complets et partiels afin de transmettre le résultat au prescripteur dès que possible. Une surveillance du délai de rendu des urgences (délai depuis l’enregistrement jusqu’à la validation des résultats) est effectuée. 3.6. Le prélèvement sanguin Le laboratoire met à disposition tout le matériel nécessaire au bon déroulement des prélèvements. 3.6.1. Préparation du patient. Conformité des conditions de prélèvement PRÉLÈVEMENTS À FAIRE A JEUN =12 heures minimum entre le dernier repas et la prise de sang (possibilité de boire de l’eau) Certains résultats d’analyses varient après le repas car l’alimentation apporte elle-même certains des éléments dosés (ex : triglycérides, glucose…). Après le repas, la qualité du sérum ou du plasma est modifiée (trouble, viscosité) ; ces modifications de la qualité des échantillons peuvent perturber le dosage des analyses sur les automates. Sauf urgence, il est donc préconisé de réaliser les prélèvements à distance (2h) d’un repas sans matière grasse. Glycémie, HGPO (hyperglycémie provoquée) Bilan lipidique : cholestérol, apolipoprotéines, triglycérides CTX (avant 10 heures) A JEUN IMPÉRATIF DEPUIS 12H Osmolarité Capacité de fixation de la transferrine (avant 10 heures) Prolactine (avant 10 heures) Recherche de cryoglobulines, cryofibrinogène Apo A Ammoniémie CYCLE NYCTHEMERAL Le cycle nycthéméral a également une influence importante sur certains paramètres biologiques et dans ce cas, le prélèvement doit être fait à des heures particulières dans la journée. Noter l'heure de prélèvement CORTISOL : prélever à 8h (sauf mention du prescripteur) CYCLE NYCTHEMERAL* PROLACTINE : avant 10h après 20 minutes de repos CTX : avant 10h Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 26 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC REGIMES ALIMENTAIRES PARTICULIERS Certains examens (Ex : 5HIA, acide vanylmandélique (VMA), catécholamines, métanéphrines urinaires,…) nécessitent d’exclure certains aliments avant le prélèvement ou le recueil. Ces examens sont à ce jour traités par le laboratoire sous-traitant BIOMNIS : consulter impérativement les préconisations données par le laboratoire à l’adresse suivante : www.biomnis.com ou contacter le laboratoire BIOLAM. DOSAGE DES MEDICAMENTS Sauf indication contraire, le dosage d’un médicament est réalisé sur un échantillon sanguin prélevé avant la prochaine prise du médicament. INTERFERENCES MEDICAMENTEUSES, ALIMENTAIRES, PHYSIOLOGIQUES Les interférences médicamenteuses et alimentaires sont disponibles par analyse dans le catalogue des analyses (www.biolam.fr) PRELEVEMENTS IMPERATIFS AU LABORATOIRE La recherche de cryoglobulines, cryofibrinogène La recherche d’agglutinines froides Le dosage de l’ammonium 3.6.2. Fiches de consentement, attestation de consultation Ces fiches sont indispensables pour les analyses suivantes : Double test/Triple test : estimation du risque de trisomie 21 fœtale : Consentement disponible sur le site www.biolam.fr, dans l’onglet « vous êtes un professionnel de santé » chapitre « téléchargement » Joindre également le compte rendu d’échographie. Mutations génétiques : o Hémochromatose : gène HFE, mutation C282Y o Facteur V Leiden. o Génotypage HLA… Consentement disponible sur le site www.biomnis.com Les fiches de consentement doivent être remplies et signées par le Médecin ainsi que par le patient. Conformément à l’article R1131.5 du décret 2008-231 du 04 avril 2008. Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 27 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC 3.6.3. Déroulement du prélèvement Accueil du patient en salle de prélèvement - au laboratoire Avant d'appeler le patient, Vérifier : - La présence de tout le matériel indispensable en salle de prélèvement - Les conditions pré-analytiques des analyses prescrites (type de tube, volume nécessaire, T° de transport…). Ces informations sont disponibles dans le catalogue des analyses Biolam et sous- traitées, comme décrit dans le chapitre 3.1. Catalogue des analyses de ce manuel. Repérer les analyse(s) non remboursée(s) par la sécurité sociale dans les référentiels pré-cités : SANS L’ACCORD DU PATIENT L’ANALYSE NE SERA PAS EFFECTUÉE (signature du patient) Appel du patient (à l’aide de la fiche de prélèvement) et installation du patient en salle de prélèvement Vérification systématique de l’identité du patient o Nom o Prénom o Nom de naissance éventuel o Date de naissance Vérification des documents et analyses enregistrées o Enregistrement correct des analyses prescrites o Nom du ou des prescripteurs o Caractère urgent ou non de la prescription o Coller un code barre sur l’ordonnance Gestion des ordonnances 2 possibilités : Ordonnance renouvelable déjà scannée : la rendre au patient en fin de prélèvement. Ordonnance non renouvelable ou premier prélèvement sur une ordonnance renouvelable : garder l’ordonnance en fin de prélèvement pour la scanner. En l’absence d’ordonnance : la secrétaire a remis au patient une « fiche de demande analyse sans ordonnance » que le patient a rempli au secrétariat (document signé par le patient). Le préleveur remet le document au biologiste pour signature. Assurance de la conformité des conditions de prélèvement (information à reporter sur le fiche de prélèvement) État de jeûne Horaires : médicaments, tests d'hémostase, paramètres à variations nycthémérales de grande amplitude (cortisol, fer, hormones…) Périodes de repos pour les paramètres le nécessitant (prolactine) Traitements éventuels +/- informations cliniques complémentaires Maintien du dialogue en rassurant, si nécessaire, le patient. Préparation du matériel Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 28 sur 48
L.B.M. BIOLAM Ref : IT-PRE-031-BI PLATEAU Version : 03 Applicable le : 24-08-2017 TECHNIQUE MANUEL DE PRÉLÈVEMENT Rue des Aigrettes 44570 TRIGNAC Accueil du patient et préparation du matériel – à l’extérieur du laboratoire Le matériel de prélèvement est contenu dans une mallette de prélèvement, elle contient : Aiguilles standards stériles (diamètre 21G ou 22G, longueur 1’’ ou 1,5’’) Epicrâniennes Tubes Corps de pompe Coton Alcool non modifiée à 70° ou antiseptique sans alcool (Bétadine®, Dakin® …) Garrot. Pansements, micropore Gants Boîte récupératrice d'aiguilles, poubelle pour déchets contaminés Fiches de renseignements Sachets de transport Vérification de l’identité o Nom o Prénom o Nom de naissance éventuel o Date de naissance Vérification de la conformité des conditions de prélèvement o État de jeûne o Horaires : médicaments, tests d'hémostase, paramètres à variations nycthémérales de grande amplitude (cortisol, fer, hormones…) o Périodes de repos pour les paramètres le nécessitant (prolactine) o Traitements éventuels o +/- informations cliniques complémentaires Maintien du dialogue en rassurant, si nécessaire, le patient. Préparation du matériel de prélèvement Déroulement du prélèvement chez l'adulte et l'enfant Réaliser un lavage simple des mains ou une désinfection par friction avec une solution hydro-alcoolique Poser le garrot (10cm du point de ponction) Repérer le point de prélèvement Désinfecter la peau à l'aide d'un coton imprégné de solution antiseptique Eviter de palper le site de ponction après désinfection o Laisser sécher : l’alcool peut entrainer la lyse des globules rouges et conduire à des échantillons hémolysés qui perturbent les analyses. o Dosage d'alcoolémie : ne pas utiliser d’alcool pour la désinfection. Laboratoires BIOLAM – www.biolam.fr Page 29 sur 48
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