Microsoft Office 365 pour les PME /TPE - Bureautique partagée et communication à l'abonnement, par Microsoft.
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
Microsoft Office 365 pour les PME /TPE Bureautique partagée et communication à l’abonnement, par Microsoft. L’arrivée de la technologie cloud dans le monde de l’informatique d’entreprise bouleverse les habitudes, les manières de faire, les usages. Dans les domaines de la bureautique et de la communication aussi, les solutions SaaS (Software as a Service) sont bien présentes. Mais aucune jusqu’ici ne propose une suite avec autant de fonctionnalités et de richesse que Microsoft Office 365. Sommaire 1. Dans le quotidien d’une agence d’architecture 1. Dans le quotidien d’une agence d’archi- tecture C’est justement cette complémentarité qui séduit les petites entreprises, à la recherche de solutions simples A. De la boîte à plan à l’espace partagé sous à utiliser, et totalement intégrées aux outils qu’elles SharePoint Online utilisent au quotidien. B. Un stockage centralisé C. Des mails dans les nuages Prenons à titre d’exemple une agence d’architecture D. La messagerie instantanée et la visioconfé- de taille moyenne, installée à Toulouse. Au quotidien, rence pour les pros le responsable de l’agence travaille avec une dizaine de collaborateurs, présents ou non sur le site. 2. Office 365, Comment ça marche ? La notion de mobilité est très présente dans l’agence. A. Exchange Online, la messagerie en ligne En ce moment, un chantier distant qui nécessite un B. Sharepoint Online, la brique essentielle architecte sur place pour quelques mois. Par ailleurs, C. Lync Online, la vidéoconférence la création d’un bureau de l’agence dans une autre D. Les Offices Web Apps, la bureautique par région est en cours, depuis qu’un associé à déménagé poste et par utilisateur et tente de remporter de nouveaux marchés. 3. Office 365, combien ça coûte ? Côté informatique, l’agence s’est équipé d’un serveur mail et de stations de travail pour faire tourner les 4. Office 365, simple à utiliser et le support applications métier de CAO et de 3D, particulièrement d’une communauté gourmandes en puissance de calcul et en capacité de stockage. La suite bureautique Microsoft Office est A. Simplicité et sécurité via le cloud installée sur les postes de travail, et les documents B. Une assistance communautaire de haut sont centralisés sur un serveur de fichier installé dans niveau les locaux. 5. Cas utilisateur : Mail, Nature & Côté communication enfin, la plupart des informations Découvertes passe au Cloud transitent par courriel ou par téléphone. Microsoft Office 365 pour les PME /TPE 1
La création de sites à la volée permet de centraliser des documents de projet et de les rendre disponibles en ligne pour les différents participants. L’infrastructure matérielle et logicielle de l’agence version des documents modifiés, s’il oublie d’avertir convient bien aux usages, mais l’apport d’Office 365 les autres membres du projet ; doublons et perte de permettra très certainement des gains de productivité, temps sont au rendez-vous. Pire, des erreurs peuvent et des gains financiers essentiels. être commises. A. De la boîte à plan à l’espace partagé sous Avec la brique SharePoint Online d’Office 365, il est SharePoint Online possible de rationaliser la pratique de la boite à plan, et de sécuriser les communications. « Dans notre métier, les boites à plan sont très utilisées, pour la communication de gros fichiers » Un espace de collaboration est créé par projet sous forme détaille Boris, le gérant de l’agence. « Les pièces d’extranet ou d’intranet de l’agence d’architecture. Et graphiques, fournies pour les rendus de concours par dans cet espace ou chaque intervenant est clairement exemple, sont souvent au format A0. Impossible de identifié, collaborateur, client et prestataire ; chaque les communiquer par courriel. De même, les boites document déposé et modifié peut être suivi, tracé, à plan sont également très utilisées par les tireurs de répertorié. Plus d’erreur de version, plus de souci de plan, qui passent les documents du mode vectoriel modifications inopportunes. (svg) au format pdf. Ce sont parfois des centaines de documents qui sont ainsi transformés, et distribués Chacun peut savoir en direct quels sont les documents aux différentes parties du projet ». en cours de modification, et qui est l’auteur responsable. Concrètement, les participants au projet se connectent sur le serveur de fichier de l’agence. « Si un des Mais Sharepoint Online peut également avoir une participants modifie un plan, une nouvelle version est incidence positive sur la politique de stockage de créé, et un mail est envoyé à chaque participant pour l’agence. lui signifier un changement sur un plan » explique Boris. B. Un stockage centralisé C’est cette manière de faire qui est la plus utilisée Car nombreux sont les professionnels qui utilisent pour les dossiers de consultation des entreprises. Mais deux ordinateurs. Il pourra s’agir par exemple Boris convient que ce processus est particulièrement d’une station de travail fixe pour manier des fichiers lourd et surtout risqué. Si un des partenaires est mal volumineux, et d’un ultrabook pour les déplacements formé sur la procédure, s’il ne créé pas de nouvelle sur chantiers. Microsoft Office 365 pour les PME /TPE 2
« J’utilise un disque dur externe pour passer les documents de l’ordinateur fixe à l’ordinateur portable » explique Boris. « Je fais particulièrement attention à ne pas dupliquer des versions de fichier simultanément sur les deux ordinateurs, et ce n’est pas très pratique ». Là aussi, l’utilisation d’un espace partagé sous SharePoint Online permet à tout instant d’avoir à disposition les derniers fichiers par projets mis à jour. Plus besoin d’effectuer un transfert de fichier d’ordinateur à ordinateur en cas de déplacement. C. Des mails dans les nuages L’agence possède un serveur mail, qui a exigé la présence d’un prestataire pour sa mise en place, et quelques interventions de maintenance. « J’utilise mon smartphone pour les mail, et le logiciel Entourage vidéo conférence, permet d’optimiser concrètement sur mes deux ordinateurs, en mode synchronisé » le partage d’information. Sur des chantiers, ou encore détaille Boris. sur les sites distants, le contact avec les collaborateurs pour des réunions devient plus simple. Et il en est de même pour ses collaborateurs. Mais a chaque arrivée d’un nouvel employé, la configuration des comptes de courriels et des appareils demande du 2. Office 365, Comment ça marche ? temps et un peu de technique. Autant de ressources que l’agence souhaiterait désormais consacré à son Office 365 se compose de différentes briques qui cœur de métier. permettent la mise en place d’une suite intégrée tant du point de vue de la bureautique que des outils de Avec Exchange Online, présent dans l’offre Microsoft communication. Dans le détail, le contenu de chaque Office 365, il est désormais possible de positionner élément. toute la brique de courrier électronique dans le cloud Microsoft. Fini les contraintes de gestion. A. Exchange Online, la messagerie en ligne pour tous Chaque ordinateur, chaque smartphone, peut recevoir et envoyer des mails, en mode synchronisé, sans Remplaçant avantageusement un serveur de courrier maintenance particulière. Exchange installé dans les locaux de l’entreprise, mais aussi l’hétérogénéité des solutions de courrier D. La messagerie instantanée et la électronique installés sur différents postes de travail de visioconférence pour les pros l’entreprise, Microsoft Exchange Online se présente comme une suite complète permettant la gestion du « Je n’utilise pas de messagerie IM, de vidéoconférence. courrier électronique, de calendriers et de contacts Je fais tout par mail, et par téléphone » évoque Boris. proposée en tant que service hébergé par Microsoft. « Mais je suis conscient que l’on est pas assez bon avec les outils de communication. Nous pourrions Ce service est totalement intégré à la suite Office 365, largement gagner en performance. La visioconférence permettant des interactions avec les autres éléments pourrait me permettre de travailler de manière plus de la suite en ligne. claire avec les clients, de partager en direct mes documents avec eux ». Et d’un point de vue ergonomique, Microsoft Exchange Online présente les informations à travers De fait, avec la brique Lync contenue dans Office l’interface Outlook, ce qui facilite la transition des 365, le partage de documents au milieu d’une utilisateurs vers cette brique de service en ligne. communication par messagerie instantanée, ou en Microsoft Office 365 pour les PME /TPE 3
Les boîtes aux lettres pour chaque utilisateur a une Dans certaines situations, un accès via un navigateur contenance standard de 25 Go. Il est également web au courrier est nécessaire. Pour faciliter cet possible d’envoyer des pièces jointes de 25 Mo. usage, Outlook Web App, le client web de la solution, a été pensé et conçu avec une ergonomie et des Navigateur cohérent avec le client fonctionnalités identiques à celle de Outlook, le client poste de travail d’Exchange. Concrètement, les utilisateurs finaux peuvent consulter, rédiger et envoyer leur courrier depuis un Pour répondre aux attentes des utilisateurs qui client PC, un navigateur web, mais aussi sur appareils relèvent de plus en plus leur courrier électronique en mobiles. utilisant leur téléphone portable, un client mobile est également disponible, quelque soit la plate-forme. Dans le même temps, si l’entreprise effectue un Windows Phone, iPhone, Android, Palm, Nokia et déploiement en ligne, des outils sont à disposition sur Blackberry sont compatibles. le Web pour les administrateurs informatiques. Calendrier et contacts partagés dans le Sécurité Microsoft en ligne sur le courrier client mail Surtout, tout le courrier de l’entreprise, hébergé dans Enfin, avantage non négligeable de la version online les centres de données sécurisés de Microsoft, est d’Exchange, la possibilité de partager avec les autres scanné en direct pour des outils antivirus et anti-spam. collaborateurs de l’entreprise les calendrier et les Forefront Online Protection for Exchange, la solution contacts. maison de Microsoft, propose plusieurs filtres et moteurs d’analyse antivirus, réglables par l’utilisateur, Il devient ainsi possible de comparer des calendriers afin de personnaliser la gestion du contenu. pour planifier des réunions via Exchange Online, mais aussi de partager des groupes et des listes d’adresses globales. De même, les contacts externes Le partage de calendrier permet à chaque participant du projet de caler et de prendre connaissance des différentes réunions nécessaires à la réalisation des tâches. Chaque projet est identifié d’une couleur particulière, ce qui permet d’avoir une vue globale de l’activité de l’entreprise. Microsoft Office 365 pour les PME /TPE 4
de l’entreprise et la liste de tâche afférente à chaque Gestion fine des droits projet deviennent modifiables par chaque utilisateur. Une gestion fine des droits d’accès et de modification, La solution de mail professionnelle en ligne est au niveau des documents, permet de s’assurer que les donc particulièrement complète. Elle est également différentes parties prenantes du projet peuvent lire et intégrée à la brique de communication Lync, qui gère créer les informations qui les concernent, ni plus, ni la messagerie instantanée et la vidéoconférence. moins. B. Sharepoint Online, intranet et gestion des Enfin, la communication en temps réel est possible droits avec les différents collègues depuis SharePoint Online. Un outil complémentaire au courriel, colonne Les fonctionnalités et avantages de l’outil Sharepoint vertébrale de la communication de nombreuses de Microsoft ont longtemps été réservés à des entreprises. organisations qui bénéficiaient en interne du support d’un service informatique. De fait les utilisateurs devaient faire appel à des spécialistes pour configurer leur compte, et paramétrer finement les droits et politiques d’accès définies. Microsoft SharePoint Online propose désormais les fonctionnalités de Sharepoint Server sous la forme de service en ligne. Il devient dès lors très simple pour les entreprises abonnées au service de produire des documents, de les stocker, de les modifier et de les diffuser, et ce sans ressource informatique interne. Mais au delà de ce gain de gestion, l’outil propose des fonctionnalités performantes pour les petites entreprises. Intranet par projet Avec Sharepoint Online, le moyen le plus efficace pour communiquer des informations dans son entreprise avec collègues, clients et collaborateurs sera de créer des sites web pour partager des documents et des idées. Sharepoint permet en effet de créer des espaces de collaboration, par projet par exemple. Dans cet espace, bibliothèques de documents, listes de tâches et calendriers permettent de synchroniser le travail de chaque équipe. De même, il est possible de publier des informations relatives à l’avancement du projet, et de planifier des rendez-vous. Enfin, l’ensemble des documents bureautiques Microsoft Office sont accessibles à tous les participants dans cet espace, et peuvent y être sauvegardés, pour éviter la dispersion des données et les doublons. Et cette capacité est permise par un gestion fine des droits des utilisateurs. Microsoft Office 365 pour les PME /TPE 5
Lync, le nouvel outil de vidéoconférence proposé avec Office 365, permet de converser avec un ou plusieurs personnes éqiupées du même dispositif. Un outil efficace qui évite de cumuler les réunions physiques quand, par exemple, seul un point d’étape est nécessaire. C. Lync Online, la vidéoconférence Il devient par exemple possible de proposer des présentations en ligne à ses clients et à ses collègues Signal de disponibilité, messagerie instantanée, incluant un partage audio, vidéo, et un partage d’écran appels audio et vidéo, Microsoft Lync Online est le et un tableau blanc virtuel. service de communications en temps réel, intégré à Office 365. Mais cet outil de communication ne se limite pas aux collaborateurs de l’entreprise. Il est possible en Sa compatibilité avec Windows Live Messenger effet d’inviter des contacts externes à rejoindre des permet par ailleurs de partager les contacts, et réunions en ligne via un client, ou un navigateur web. l’ensemble des fonctionnalités de cet outil (messagerie instantanée, appels audio et vidéo) et ce directement Un rôle écologique majeur depuis Lync. Si l’intégration de cette brique de communication Améliorer l’efficacité du travail collectif fait déjà la différence avec les offres concurrentes, Lync Online joue un rôle plus grand encore quant à la Cette brique de communication permet de garder le réduction des frais de déplacement et des émissions de contact avec les autres membres de l’entreprise dans CO2 dus aux déplacements des travailleurs nomades. l’objectif d’améliorer l’efficacité du travail collectif. Microsoft Office 365 pour les PME /TPE 6
Selon une étude de Forrester consacrée à l’impact de la Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et visioconférence sur les déplacements des travailleurs OneNote), jusqu’alors disponible uniquement en nomades, une économie totale de 47 000 kg version installée sur les postes de travail. d’émissions de CO2, produites par le transport aérien, peut être réalisée par une organisation moyenne qui Mais cette évolution préserve et garantie la préfère la visioconférence quand cela est possible aux compatibilité et l’affichage des documents entre déplacements constants de ses travailleurs nomades. Office Web Apps et les applications de bureau Office. En fait, plus souples et réactives, les Office Web Apps D. Les Offices Web Apps, la bureautique par sont des versions allégées en ligne des applications poste et par utilisateur bureautiques courantes. Hébergées sur Microsoft SharePoint Online, les Office Elles sont hébergées par Microsoft dans le cloud, Web Apps permettent d’utiliser la suite bureautique et elles permettent l’ouverture, la visualisation et la de Microsoft avec la même ergonomie que la suite modification des documents directement à partir d’un Les Office WebApps, disponibles avec Office 365, permettent de créer et éditer des documents Office, et de les partager avec les collaborateurs de l’entreprise. Il devient donc possible de travailler ensemble et à distance sur des documents professionnels. Un gain de réactivité conséquent, sans passer par l’email et la multiplication des versions. Microsoft Office 365 pour les PME /TPE 7
navigateur web. 3. Office 365, combien ça coûte Travailler à plusieurs simultanément sur des Office 365 se présente sous plusieurs offres, du simple feuilles de calcul accès email au produit destiné au grands comptes. Par exemple, une offre petite entreprise, spécifiquement Surtout, il devient possible de travailler à plusieurs conçue pour les indépendants, les TPE et les petites simultanément sur des feuilles de calcul Excel et PME, est disponible pour un abonnement de 5,25 € ht dans des bloc-notes OneNote. Nul risque de doublon, par utilisateur et par mois. A noter que cet abonnement chaque utilisateur voit en direct qui est connecté permet de fonctionner jusqu’à 50 utilisateurs d’une au même document que lui, et qui modifie les même entreprise. informations contenues dans le fichier. Entre autres avantages, ce principe d’abonnement Il est à noter que les Office Web Apps sont accessibles permet de prévoir les dépenses de l’entreprise sur le depuis un ordinateur mais également depuis un moyen termes alors que l’achat de licences doit faire smartphone, une dimension bien pratique en situation l’objet d’un calcul parfois complexe d’amortissement, de mobilité. sans lissage possible des coûts d’année en année. Concrètement, la logique d’abonnement permet de « voir venir ». Mais surtout, cette dépense n’est plus à considérer comme un investissement, mais comme une dépense d’exploitation. Un net avantage en période de crise, quand il s’agit de diminuer parfois radicalement les investissements et les immobilisations pour retrouver fluidité et souplesse de gestion. Retour sur investissement Selon une étude de Forrester, Office 365 a généré un retour sur investissement de 321 % avec un délai de récupération de 2 mois. Forrester s’est basé sur une organisation dite « composite », qui rassemble l’ensemble des caractéristiques d’une entreprise classique de taille moyenne. Autres résultats de l’étude, Office 365 permet de réduire le coût TCO par rapport à une solution installée sur poste de travail. De fait, en tant que solution de cloud computing, Office 365 élimine presque entièrement le besoin de matériel installé sur site. Dans son étude, Forrester montre que c’est en moyenne cinq serveurs physiques et 1,5 téraoctet de stockage qui peuvent être supprimés avec l’adoption d’Office 365 en entreprise. Ce changement provoque, toujours selon Forrester, une économie d’environ 64 000 $ en trois ans, coûts de maintenance et d’hébergement compris. Microsoft Office 365 pour les PME /TPE 8
Gains de sauvegarde et de maintenance financièrement. Autre garantie de sécurité, Microsoft propose une redondance géographique complète, Mais en plus de l’économie matérielle, c’est le coût ce qui permet à chaque utilisateur de reprendre son du parc logiciel qui est impacté par les apports de travail rapidement en cas de crash. Microsoft Office 365. Ainsi, nul besoin de prévoir des politiques de La suppression de logiciels tiers, comme des stockage et de sauvegarde en interne. Seule compte solutions antivirus/anti-courrier indésirable, ou la connexion au réseau de l’entreprise ou à l’Internet, encore des logiciels de sauvegarde de courrier en situation de mobilité. Et même si la connexion électronique tierces, ne sont plus nécessaires, puisque n’est pas disponible, l’utilisation de la suite reste ces fonctions sont comprises dans la suite Office 365. possible en mode déconnecté, si l’entreprise a en Selon Forrester, l’économie s’élève ici à environ 10 parallèle déployé Office en client riche. Les fichiers 000 $ en trois ans. se synchroniseront directement une fois la connexion réseau rétablie. Enfin, le gain financier est également très perceptible au niveau de l’installation et de la maintenance de la B. Une assistance communautaire de haut suite bureautique. niveau Ces deux postes de dépense, souvent captés par une Avec Office 365, la dimension d’assistance ressource informatique interne ou un prestataire, sont communautaire est pleinement prise en compte. De directement économisés puisque c’est Microsoft qui fait, la souscription d’un abonnement à Microsoft gère en direct les évolutions de la solution, via le Office 365 permet d’accéder à un site communautaire, cloud. Selon Forrester, ces économies conséquentes se www.community.office365.com, véritable plate sont élevées à 206 350 $ en trois ans pour l’entreprise forme de partage des informations des utilisateurs composite étudiée pour l’occasion. d’Office 365. 4. Office 365, simple à utiliser et le L’ensemble des questions techniques ou de facturation support d’une communauté sont évoquées et mises à disposition des utilisateurs, via des forums, des FAQ, des blogs ou encore des Facilité d’usage, sécurité, et assistance sont les trois wikis. critères qu’exigent aujourd’hui les professionnels à propos des solutions informatiques qui facilitent leur A noter enfin que pour garantir le niveau d’information, quotidien. les forums de support sont gérés et modérés par des agents de support Microsoft. A. Simplicité et sécurité via le cloud Conçu pour les petites entreprises qui ne possèdent pas de personnel informatique en interne, Office 365 permet d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités de communication et de bureautique proposées jusqu’alors par Microsoft aux grandes entreprises. Par ailleurs, sa structure cloud permet de garantir aux utilisateurs simplicité de gestion et sécurité. De fait, la maintenance est totalement gérée par Microsoft. Concrètement, Office 365 garantit la présence des derniers correctifs de sécurité et des dernières mises à jour. Disponibilité du service au minimum à 99,9 % Par ailleurs, Microsoft assure une disponibilité du service au minimum à 99,9 % du temps, garantie Microsoft Office 365 pour les PME /TPE 9
Cas utilisateur : Mail, Nature & Découvertes passe au Cloud L’enseigne Nature & Découvertes, qui propose des produits et services inspirés de la nature, vient de décider d’utiliser Office 365 pour l’ensemble des 640 collaborateurs de son entreprise, en commençant par la brique Exchange Online. Josselin Ollier, le Directeur des Systèmes d’Information de Nature & Découvertes, précise que ce choix correspond à une stratégie de la DSI, mise en place depuis son arrivée, il y a quelques mois, et dans le cadre d’un schéma directeur. « Avant, nous hébergions nous même la messagerie. Nous avons décidé de la mettre sur le cloud, avec un prestataire, partant du principe que la gestion de la messagerie par nos propres soins n’apportait pas de valeur ajoutée business » mentionne t-il. Ce nouvel outil doit permettre selon le DSI de Nature & Découverte de recentrer les activités du groupe sur les activités stratégiques, mais aussi de fluidifier la communication, surtout celle des collaborateurs en situation de mobilité. Réduction des coûts Jusqu’à l’adoption de la brique mail d’Office 365, Nature & Découverte utilisait un mélange de Gmail et d’Exchange, en version serveur. Un système qui ne fonctionnait pas de manière optimale. La DSI recherchait une solution homogénéisée et externalisée. « La mixité Gmail / Microsoft que nous avions avant ne convenait pas à tout les monde. Par ailleurs, les coûts étaient élevés » précise Josselin Ollier. Mise en place sans accros La mis en place de la nouvelle solution semble s’être déroulée sans accros. « Nous avons eux deux phases de mise en place. Nous avons commencé la migration de l’ensemble des 77 magasins, et ce mouvement est désormais terminé, tout à été migré à 100%. Au niveau du siège, où nous mettons en place le client lourd pour la visioconférence, nous en sommes à 30-40% de déploiement. Et je pense que nous aurons finalisés dans 15 jours » détaille le DSI. Côté formation des utilisateurs et des administrateurs internes de la solution, là aussi, un travail préparatoire a été effectué. « La formation des utilisateurs aux nouveaux services est un sujet. Honnêtement, nous aurions pu faire sans formation, car nous avons une population jeune qui maîtrise bien ces outils, qui sont d’ailleurs très ergonomiques. Nous avons toutefois mis à disposition des films pour former les personnels sur les fonctionnalités » évoque Josselin Ollier. « Côté administration, nous sortons d’un monde opérationnel, pour nous diriger vers du suivi de contrat et des engagements de service et de la gouvernance, et un peu de support hotline ». Microsoft Office 365 pour les PME /TPE 10
Evoluer vers un intranet Enfin, un site interne à été créé, pour permettre à chaque utilisateur de la messagerie de créer et de modifier les paramètres. De cette manière, les utilisateurs peuvent faire eux même les opérations de base de gestion de la messagerie. Un outil qui sera très certainement mis à contribution de manière plus importante dans les mois qui viennent avec les autres briques d’Office 365. Car à termes, le DSI de Nature & Découverte souhaite faire évoluer son système d’information avec une refonte de son Intranet, basée sur la brique Sharepoint Online d’Office 365. « Nous voulons utiliser la brique Sharepoint Online pour encapsuler notre application métier » explique le DSI. Vers les Office Web Apps ? Enfin, côté visioconférence, Nature & Découverte met désormais à disposition de ses collaborateurs Lync, la brique dédiée d’Office 365. « Jusqu’alors, il n’y avait rien en matière de vidéoconférence. Aujourd’hui, nous laissons le choix aux utilisateurs, c’est une possibilité qui est donnée aux employés » mentionne Josselin Ollier. Dans quelques temps, les Office Web Apps, ces briques bureautiques proposées par Office 365 pourraient également être intégrées au système d’information de Nature & Découverte. « Nous étudions cette possibilité sérieusement en interne. Nous respectons pour l’heure le schéma directeur, avec des priorités sur le réseau. Ensuite, nous allons réfléchir au poste client, à la virtualisation, et on ira très certainement gratter ces solutions » termine le DSI. Lync, la plate-forme de communication intégrée d’Office 365, un nouvel outil pour Nature et découverte. Microsoft Office 365 pour les PME /TPE 11
Vous pouvez aussi lire