NOUVELLE STRUCTURE - BFOV

NOUVELLE STRUCTURE
       (Version 01.08.2020)

CONTENU

I.     INTRODUCTION

II.    ORGANIGRAMME

III.   STATUTS

IV.    REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR

V.     ANNEXES

       1.   CHARTE DES REPRESENTANTS
       2.   CONTRAT DE CONFIDENTIALITE
       3.   VALEURS
       4.   CRITERES GENERAUX DE SELECTION
       5.   MODELE DE PROPOSITION D’UN MANDAT D’ADMINISTRATEUR
       6.   MODELE DE LETTRE A REMETTRE AUX MEMBRES DU COMITE DE NOMINATION
            AVANT LEUR DESIGNATION
       7.   MODELE DE LETTRE A JOINDRE A LA CHARTE DES REPRESENTANTS
       8.   MODELE DE DOCUMENT DE SELECTION/NOMINATION POUR DEVENIR MEMBRE
            EFFECTIF
       9.   MODELE NOTE DE FRAIS

I.       INTRODUCTION
La FBVA a été constituée en 1988 et, jusqu’à ce jour, elle est une fédération de clubs.

La FBVA représente actuellement plus de 500 clubs et plus de 80.000 amateurs de véhicules historiques.

Nul ne peut ignorer qu’il plane un certain nombre de menaces sur l’avenir des véhicules historiques, quand on
sait que l’Union Européenne ambitionne d’être neutre en carbone d’ici 2050, et que les émissions de CO2
doivent diminuer d’au moins 50% d’ici 2030.

La grande question que se posent les propriétaires d’oldtimers est de savoir si des exceptions à la règle seront
d’application, pour permettre aux véhicules à caractère historique d’encore circuler sur nos routes.

La BEHVA reste optimiste en la matière et agit de manière constante auprès des autorités concernées pour
arriver à une certaine harmonisation des réglementations, et, plus particulièrement, pour obtenir un cadre
harmonisé dans les zones à basses émissions. Pour ce faire, la FBVA s’inspire de l’avis de l’Europe tel que
mentionné dans ses « LEZ Guidelines » qui reprennent des recommandations pour les villes et communes
désirant instaurer une zone à faible émission.

Face à ces nombreuses menaces, la FBVA se doit de faire preuve de professionnalisme, c’est un must pour
survivre.

L’Organe d’Administration de la fédération a entamé une profonde réflexion sur les éléments indispensables à sa
survie, en se penchant sur toutes ses structures, en les adaptant à l’évolution du secteur et de notre société.

Une étude baptisée PRO PLAN 2019-2021 a été lancée et lors de nombreuses réunions préparatoires, il a été
décidé de travailler sur un nouvel organigramme, de revoir notre appellation et notre logo, de repenser
fondamentalement nos statuts et notre règlement d’ordre intérieur, ainsi que d’instaurer une charte des
représentants de la FBVA et de définir les valeurs que nous défendons.

Le présent document a également tenu compte du nouveau Code belge de gouvernance d’entreprise 2020 (AR 12
mai 2019 publié au MB le 17.05.2019).

Vous le constaterez à la lecture de ce document, c’est un vaste chantier que nous avons entamé, qui devra se
poursuivre inlassablement afin de viser l’excellence indispensable à une fédération qui se respecte et qui a la
volonté d’affronter l’avenir avec professionnalisme et détermination.

II. ORGANIGRAMME

Lors des réunions préparatoires du Pro Plan 2019-2021, il a été décidé de travailler sur un
organigramme de la nouvelle fédération, et ce à trois niveaux.

1. Le ‘STRATEGIC ROOM’

Le ‘Strategic Room’ est la partie réservée à l’Organe d’Administration.

Les compétences de l’Organe d’Administration sont décrites dans les statuts ;
La description des tâches de chaque administrateur est décrite dans le règlement d’ordre
intérieur ;
La procédure par laquelle les membres de l’Organe d’Administration sont élus est décrite
dans les statuts et le règlement d’ordre intérieur ;
La rémunération éventuelle des membres de l’Organe d’Administration est décrite dans le
règlement d’ordre intérieur ;

2. L’ ‘EXECUTIVE ROOM’

L’ ‘Exécutive Room’ reprend les exécutants des différentes tâches comme le secrétariat,
les officiers de liaison en ce qui concerne le lobbying politique, les coordinateurs
régionaux, les ambassadeurs régionaux, et toute autre personne dont le CEO estime avoir
besoin afin de gérer au mieux le fonctionnement de la fédération.

La description des tâches de chaque collaborateur exécutant est décrite dans le règlement
d’ordre intérieur ;
La durée d’éventuels mandats est décrite dans le règlement d’ordre intérieur ;

La rémunération éventuelle des exécutants est décrite dans le règlement d’ordre
intérieur ;
La désignation des exécutants est décrite dans le règlement d’ordre intérieur ;

3. Le ‘SPECIALIST ROOM’

Le ‘Specialist Room’ reprend un nombre de personnes, associations, … qui sont
spécialisées dans une marque ou un type de véhicule, dans un domaine spécifique lié au
véhicule en général (carburant, environnement, homologation, …).

Le ‘Specialist Room’ a un rôle de conseiller et doit être consultable.

Le ‘Specialist Room’ travaille sous la responsabilité du CEO.

Il se peut qu’un groupe de travail doive être constitué afin que l’Organe d’Administration
puisse recevoir un rapport/avis sur l’un ou l’autre sujet. Le CEO / Organe
d’Administration décidera de la composition de ce groupe de travail.

La désignation des exécutants est décrite dans le règlement d’ordre intérieur ;
Les éventuels frais de déboursement sont repris dans le règlement d’ordre intérieur;

4. Le CEO

La désignation du CEO est une compétence de l’Organe d’Administration, voir article 16
des statuts.

La description des tâches et des pouvoirs du CEO, est reprise dans le chapitre XIII, article
24, point 3, du règlement d’ordre intérieur.

NOUVEAUX STATUTS
      (Version 29.08.2020)

III. STATUTS
Statuts
Belgian Historic Vehicle Association asbl
En abrégé BEHVA asbl
Pastoor Cooremansstraat 3
1702 Grand-Bigard
Numéro d’entreprise : BE 0435.957.689

STATUTS
- Rédigés le 10.03.2010
- Modifiés le 16.03.2014.
- Modifiés le 17.03.2018
- Modifiés le 29.08.2020

                        TITRE I: NOM - SIEGE - BUT - DUREE
ARTICLE 1

L’association porte le nom de: Belgian Historic Vehicle Association asbl - en abrégé :
BEHVA asbl

ARTICLE 2

Son siège social est établi en Région Flamande. Il peut être transféré par décision de
l’Organe d’Administration, dans tout autre lieu situé sur le territoire belge.

Toute modification du siège social doit être publiée dans les 30 jours, aux annexes du
Moniteur Belge

L’association peut créer d’autres bureaux, si la nécessité s’en fait sentir.

ARTICLE 3

L’association a pour but : défendre les intérêts des amateurs, propriétaires et utilisateurs
de véhicules historiques ; encourager la sauvegarde du patrimoine constitué par ces
véhicules dans le sens le plus large.

L’association a pour objet : rendre possible les contacts et la collaboration entre ses
amateurs, propriétaires et utilisateurs de véhicules historiques ainsi qu'avec les instances
nationales et internationales ; offrir une aide et un support aux amateurs, propriétaires et
utilisateurs de véhicules historiques en matière d’intérêts communs ; organiser et
participer à des activités de niveau national ou international ayant un lien direct ou
indirect avec les véhicules historiques pouvant avoir un caractère sportif, technique,
artistique, intellectuel ou touristique.

Elle pourra également entreprendre toutes les activités qui peuvent promouvoir ce but.
Elle peut à cet effet, bien qu’uniquement de façon accessoire, poser des actes
commerciaux, et uniquement pour autant que les revenus générés par ces actes soient
destinés au but pour lequel l’association a été établie.

L’association a un caractère neutre au point de vue politique, religieux et philosophique,
ces sujets ne seront jamais discutés.

ARTICLE 4

L’association est établie pour une durée illimitée; cependant, elle pourra être dissoute à
tout moment.

                                TITRE II: M E M B R E S

ARTICLE 5

Les clubs et toute association de véhicules historiques, chaque amateur, propriétaire et
utilisateur de véhicules historiques, les organisateurs d’événements historiques, les
musées, toute association ou personne liée au secteur automobile et présentant un intérêt
pour le véhicule historique, les entreprises et artisans ainsi que les centres de formation
ayant une affinité avec le monde du véhicule historique, les constructeurs de véhicules
automobiles, les importateurs de véhicules automobiles, peuvent s'affilier à l'association.
Ils devront être acceptés par l’Organe d’Administration à la majorité simple, pour autant
que la majorité des administrateurs soit présente. La demande d’affiliation doit se faire,
par écrit, auprès du secrétariat de l’association et être dûment motivée.

Le Touring Club Royal de Belgique asbl (ci-après nommé comme Touring asbl) et le
Royal Automobile Club of Belgium asbl (ci-après nommé comme RACB asbl) sont
d’office membres de la BEHVA asbl.

Le registre des membres pourra être tenu sous forme électronique

ARTICLE 6

Le nombre de membres est illimité. L’association comporte au moins trois membres
effectifs et des membres adhérents.

a) Sont considérés, d’office, comme membres effectifs : les administrateurs en fonction,
les anciens-Présidents, le Touring asbl et le RACB asbl.

Sont également considérés comme membres effectifs, les clubs et toute association de
véhicules historiques, les amateurs, propriétaires et utilisateurs de véhicules historiques
ces derniers avec un maximum de dix représentants, et en ayant fait expressément la
demande par écrit avant l’Assemblée Générale, et ce auprès de l’Organe d’Administration.

Annuellement, l’admission d’un nouveau membre effectif s’opère à la majorité des 2/3
des membres de l’Organe d’Administration, présents ou valablement représentés, et pour
autant que 2/3 des membres de l’Organe d’Administration soient présents ou valablement
représentés.

Seuls les membres effectifs jouissent de la plénitude des droits accordés aux associés par
la loi ou les présents statuts. Les membres effectifs ont l’obligation de respecter les statuts
et règlements de l'association.

L’organe d’administration tient, sous forme électronique, un registre des membres
effectifs conformément au Code des Sociétés et des Associations.

b) Sont considérés comme membres adhérents: tous ceux qui participent aux activités de
l’association, après avoir satisfait aux obligations d’affiliation imposées par l’Organe
d’Administration, comme les clubs et toute association de véhicules historiques, les
musées, les entreprises et artisans ainsi que les centres de formation ayant une affinité
avec le monde du véhicule historique, les constructeurs de véhicules automobiles, les
importateurs de véhicules automobiles, les membres d’honneur ainsi que toute association
liée au secteur automobile et présentant un intérêt pour le véhicule ancien.

Les membres adhérents n’ont que les droits et obligations qui leur sont attribués par la loi
ou les présents statuts. Ils peuvent participer à l’Assemblée Générale, ont le droit de
bénéficier des services que l’association offre à ses membres et l’obligation de respecter
les statuts et règlements de l'association.

Les membres adhérents n’ont pas le droit de vote à l’Assemblée Générale.

Chaque membre effectif et adhérent est supposé accepter les statuts et le règlement
d’ordre intérieur de l’association et s'y conformer.

ARTICLE 7

Les cotisations annuelles sont fixées par l’Assemblée Générale sur proposition de
l’Organe d’Administration, pour l'exercice suivant.
La cotisation maximale sera de 10.000 EUR

ARTICLE 8

Chaque membre peut, à tout moment, quitter l’association. La démission doit être donnée
par courrier recommandé adressé à l’attention de l’Organe d’Administration. Les
membres qui n’ont pas agi honorablement, qui n’ont pas respecté les statuts ou le
règlement d’ordre intérieur ou dont le comportement met en péril l’entente entre les
membres peuvent être exclus de l’association, et ce par décision de l’Assemblée Générale.

ARTICLE 9

Le membre démissionnaire, sanctionné, suspendu ou exclu, ainsi que les héritiers ou ayant droit du
membre décédé, n’ont aucun droit sur le fonds social.
Ils ne peuvent réclamer ou requérir, ni relevé, ni reddition de comptes, ni apposition de scellés, ni
inventaire.

TITRE III: L’ORGANE D’ADMINISTRATION

ARTICLE 10 COMPOSITION

L’association est gérée par un Organe d’Administration, composé de minimum 6 et
maximum 17 personnes

L’Organe d’Administration choisit en son sein les postes suivants:

-   Un Président
-   Un Vice-Président
-   Un administrateur responsable pour les finances
-   Un administrateur qui représente les professionnels
-   Un administrateur qui représente le RACB asbl
-   Un administrateur qui représente le Touring asbl
-   Minimum deux administrateurs qui représentent les associations de véhicules
    historiques
-   Minimum deux administrateurs provenant de toute association liée au secteur
    automobile et présentant un intérêt pour les véhicules historiques

Les administrateurs exercent leur pouvoir et leurs responsabilités collégialement.

En cas d’empêchement du président, ses fonctions sont assumées par le vice-président ou par le
plus ancien des administrateurs présents en fonction.

ARTICLE 11:

L’organe d’administration se réunit sur convocation du président et/ou du CEO. Il forme
un collège et ne peut statuer que si la majorité de ses membres sont présents ou représentés.
Chaque membre de l’Organe d’Administration dispose d’une voix. Il peut se faire
représenter par un autre membre de l’Organe d’Administration au moyen d’une procuration
écrite. Chaque membre de l’Organe d’Administration ne peut être titulaire que d’une seule
procuration.

ARTICLE 12: Mode d’élection et rémunération des administrateurs.

Les administrateurs sont nommés par l’Assemblée Générale à l’aide d’un vote secret sur
proposition de l’Organe d’Administration, parmi les membres effectifs, pour une durée de
trois ans, et en tout temps révocable par elle.

Les administrateurs exercent leur mandat gratuitement. Il est néanmoins possible
d’intervenir dans les frais liés à leurs fonctions.

ARTICLE 13 : Règles en cas de conflit d’intérêt

Lorsque l’Organe d’Administration est appelé à prendre une décision, ou à se prononcer sur
une opération relevant de sa compétence, à propos de laquelle un administrateur a un intérêt
direct ou indirect de nature patrimoniale qui est opposé à l’intérêt de l’association, cet
administrateur doit, avant que l’Organe d’Administration ne prenne une décision, en

informer les autres administrateurs. Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet
intérêt opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion de l’Organe
d’Administration qui doit prendre cette décision.

L’administrateur ayant un conflit d’intérêt de nature patrimoniale ne peut prendre part aux
délibérations de l’Organe d’Administration concernant ces décisions ou ces opérations, ni
prendre part au vote.

Si la majorité des administrateurs présents ou représentés ont un conflit d’intérêts, la
décision ou l’opération est soumise à l’approbation de l’Assemblée Générale, après quoi
l’Organe d’Administration peut l’exécuter.

ARTICLE 14 : Comités spécialisés

L’Organe d’Administration peut créer des Comités spécialisés en son sein afin de faciliter
la prise de décision.

L’Organe d’Administration définit leur composition et leur mission.

Les Comités spécialisés ont uniquement un pouvoir d’avis consultatif. Ils préparent les
questions techniques pour l’Organe d’Administration, rendent des avis et formulent des
propositions de décision, mais il revient à l’Organe d’Administration de prendre la
décision finale.

Les membres des Comités spécialisés sont des administrateurs disposant d’une expérience
pointue. Leur travail favorise une prise de décision basée sur un examen approfondi qui ne
pourrait se dérouler pendant les séances de l’Organe d’Administration.

Les Comités spécialisés peuvent s’adjoindre les compétences de conseillers extérieurs.

ARTICLE 15 : Comité de nomination

Un Comité de nomination est mis en place afin de pourvoir à la désignation
d’administrateurs et de représentants de l’association.

Le Comité de nomination comprend au moins deux administrateurs, le CEO et deux
anciens présidents, désignés par l’Organe d’Administration.
Le Comité de sélection choisit, en son sein, le président du Comité.

Le Comité de nomination émet des recommandations à l’Organe d’Administration au
sujet de la nomination des administrateurs et des représentants de l’association.

L’Organe d’Administration s’assure que la composition du Comité de nomination soit
équilibrée et qu’il dispose de l’indépendance, des compétences, des connaissances, de
l’expérience et de la capacité requise pour s’acquitter efficacement de ses tâches.

Le Comité de nomination s’assure que le renouvellement des administrateurs et des
représentants fasse l’objet d’une attention suffisante et régulière.

Le Comité de nomination s’assure également que des programmes adéquats de
développement de talents ainsi que de programmes de promotion de la diversité, soient
mis en place.

Le mode de fonctionnement du Comité de nomination est repris dans le Règlement
d’ordre intérieur.

ARTICLE 16: Décisions de l’Organe d’Administration.

Les décisions sont prises à la majorité simple des voix : quand il y a parité de voix, celle du
président ou de son remplaçant est prépondérante. Elles sont consignées sous forme de
procès-verbaux, signés par le président et tous les administrateurs qui le souhaitent et
inscrits dans un registre spécial.

Les administrateurs peuvent prendre des décisions, pour autant qu’elles soient unanimes,
par écrit ou sous forme électronique, lorsque l’organe d’administration n’est pas en
mesure de pouvoir se réunir.

ARTICLE 17: Durée de mandat des administrateurs.

L’âge maximum d’un administrateur est fixé à 75 ans.

Tout administrateur est libre de se retirer de l’association en adressant sa démission par écrit
à l’organe d’administration.

La révocation des administrateurs ne peut être prononcée que par l’assemblée générale à la
majorité absolue des voix des membres présents ou représentés.

Les administrateurs sortants sont rééligibles.

Le mandat de l’administrateur prend fin par démission volontaire, par décès ou en cas
d’incapacité légale, hormis le cas de l'expiration du mandat, s'il n'y a pas de conséquence
légale à avoir un administrateur en moins

En cas de vacance au cours d’un mandat, un administrateur provisoire peut être coopté par
l’Organe d’administration. La décision de cooptation devra être ratifiée par l’Assemblée
Générale la plus proche. S’agissant d’un mandat à durée indéterminée, l’Assemblée
Générale devra se prononcer sur l’octroi définitif du mandate, ou l’administrateur coopté
termine le mandat de l’administrateur qu’il remplace.

Un administrateur qui démissionne volontairement, doit le signaler par pli recommandé
adressé à l’Organe d’Administration. Cette démission entrera en vigueur immédiatement
sauf si celle-ci fait tomber le nombre minimum d’administrateurs en dessous du minimum
légal. Dans ce cas, l’Organe d’Administration doit convoquer une Assemblée Générale
extraordinaire, dans les deux mois qui suivent la date de la poste figurant sur la lettre de
démission, afin que celle-ci pourvoie au remplacement de l’administrateur, et doit signaler
ce fait au membre démissionnaire par pli recommandé, endéans les quinze jours calendrier
suivant la date de la réunion du Organe d’Administration ayant traité cette demande de
démission.

En cas de démission, la décharge ne sera attribuée qu’à la prochaine Assemblée Générale.

ARTICLE 18: Compétences de l’Organe d’Administration.

L’Organe d’Administration gère l’association et représente celle-ci judiciairement et
extrajudiciairement. Il est compétent dans toutes les matières, à l’exception de celles qui
sont de par la loi et par les présents statuts du ressort de l’Assemblée Générale. Il agit en
tant que requérant et défendeur, dans tous les litiges et décide ou non d’utiliser les moyens
légaux.

L’Organe d’Administration est l’organe décisionnel de l’association et a pour mission
essentielle de définir la politique générale de l’association, la stratégie et de contrôler
l’exécution de celle-ci par le top management de l’association.
L’Organe d’Administration rend compte de son activité devant l’Assemblée générale.

L’Organe d’Administration désignera la fonction suivante :
- un ‘CEO’ (Chief Executive Officer), disposant d’un pouvoir de représentation générale
en tant que mandataire spécial. Les compétences et responsabilités liées à cette fonction
seront reprises dans le règlement d’ordre intérieur, rédigé et accepté par l’Organe
d’Administration.

Au besoin, l’Organe d’Administration pourra désigner d’autres fonctions.

L’Organe d’Administration pourra décerner le titre de membre d'honneur à toute personne
physique ou morale, dont les mérites auront été reconnus.

L’Organe d’Administration nomme et licencie les membres du personnel, et décide de
leurs rémunérations s'il échet.

L’Organe d’Administration doit édicter un règlement d’ordre intérieur.

Les séances de l’Organe d’Administration sont présidées par le Président ou en cas
d’absence, par un des vice-présidents ou dans le cas où ceux-ci seraient absents, par le
plus anciens en fonction des administrateurs présents.

ARTICLE 19: Personnes autorisées à représenter l'association.

L’Organe d’Administration peut, pour certaines transactions ou tâches, transférer ses
responsabilités à un/des administrateurs ou à une/des autre(s) personne(s), même non-
membre de l’association.

La fin du mandat de ces personnes peut arriver dans les cas suivants:
a) une personne mandatée remet volontairement sa démission par écrit à l’Organe
d’Administration
b) par l'envoi d’une révocation donnée par l’Organe d’Administration ayant décidé à la
majorité simple avec la majorité des administrateurs présents. L’Organe d’Administration
communiquera la décision à la personne concernée, par lettre recommandée, endéans les
sept jours calendrier.

Les mandatés exercent leurs responsabilités conjointement.

ARTICLE 20: Personnes chargées de la gestion journalière de l’association.

L’Organe d’Administration délègue la gestion journalière de l’association au CEO, avec
l’usage de la signature afférente à cette gestion.

La gestion journalière comprend, aussi bien les actes et les décisions qui n'excèdent pas
les besoins de la vie quotidienne de l'association, que les actes et les décisions qui, soit en
raison de l'intérêt mineur qu’ils représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne
justifient pas l'intervention de l'Organe d'Administration.

Lors de chaque réunion de l’Organe d’Administration, un rapport d’activité devra être
effectué par la ou les personnes déléguée(s) à la gestion journalière.

Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions des personnes déléguées à
la gestion journalière sont déposés au greffe dans les 30 jours de l’adoption pour
publication au Moniteur belge.

La fin de mandat de gestion journalière peut arriver dans les cas suivants:
a) il remet volontairement sa démission, par écrit, à l’Organe d’Administration.
b) par décision de l’Organe d’Administration. Celle-ci doit être communiquée par pli
recommandé à la personne concernée, et ce dans les sept jours calendrier.

S’il y a plus d’une personne nommée pour la gestion journalière, elles se réunissent en
collège et les décisions sont toujours prises collégialement.

Le CEO, et en son absence, le président, est habilité à accepter, à titre provisoire ou
définitif, les libéralités faites à l’association, et à accomplir toutes les formalités
nécessaires à leur acquisition.

                         TITRE IV: ASSEMBLEE GENERALE

ARTICLE 21

L’Assemblée Générale est composée des membres effectifs, présents et représentés, et
adhérents comme signalé dans l’article 6. Elle est présidée par le président de l’Organe
d’Administration ou un des Vice-Présidents BEHVA ASBL ou, en leur absence, par le
plus ancien des administrateurs présents en fonction.

Un membre effectif peut se faire représenter à l’Assemblée Générale en donnant
procuration à un autre membre effectif. Un membre effectif ne peut représenter qu’un seul
autre membre effectif. Chaque membre effectif ne dispose que d’une seule voix à
l’Assemblée Générale.

ARTICLE 22

L’Assemblée Générale est seule compétente pour les matières suivantes:

▪    La modification des statuts,
▪    La nomination et la révocation des administrateurs,
▪    La nomination et la révocation des commissaires et la détermination de leur
     rémunération dans le cas où ils seraient rémunérés,
▪    L’octroi de la décharge aux administrateurs et aux commissaires.
▪    L’approbation des comptes et du budget,
▪    La dissolution volontaire de l’association,
▪    L’exclusion d’un membre de l’association,
▪    La transformation de l’association en une société à caractère social,
▪    La nomination, la révocation et la décharge aux vérificateurs aux comptes.
▪    Dans tous les cas où la loi et les présents statuts l’exigent.

    ARTICLE 23

    L’Assemblée Générale doit être organisée dans le courant du premier trimestre suivant la
    clôture de l’année comptable.

    L’Assemblée Générale est convoquée par l’Organe d’Administration dans les cas prévus
    par la loi ou par les présents statuts, lorsque le fonctionnement de l’association l’exige ou
    lorsqu'un cinquième des membres effectifs ou la moitié des administrateurs en fait la
    demande.

    Cette demande se fera par courrier recommandé signé par tous les demandeurs, adressé à
    l’Organe d’Administration, en mentionnant les points à traiter. Dans ce cas, l’Organe
    d’Administration est obligé de convoquer les membres à une Assemblée Générale
    extraordinaire, endéans les 21 jours suivant la date de la requête. L’Assemblée Générale
    extraordinaire doit être tenue au plus tard le 40ème jour suivant la date de la requête.

    ARTICLE 24

    La convocation d’une Assemblée Générale doit, pour être valable, être envoyée par
    courrier normal ou par courrier électronique, et doit être signée par le Président ou deux
    administrateurs, ou par la personne qui s’occupe de la gestion journalière. Les membres
    doivent être convoqués au moins quinze jours avant la session. Dans le cas d'une
    Assemblée Générale extraordinaire, l’invitation doit être envoyée au moins huit jours
    avant cette Assemblée Générale extraordinaire.

    ARTICLE 25

    La lettre mentionne le lieu, le jour et l’heure de la session, et contient l'ordre du jour établi
    par l’Organe d’Administration. Chaque sujet réclamé par écrit, et signé par au moins 1/20
    des membres effectifs, sera ajouté à l'ordre du jour en début de session. Les sujets qui ne
    se trouvent pas à l'ordre du jour ne peuvent en aucun cas être traités.

    ARTICLE 26: Votes

    Sauf dans les cas où la loi ou les présents statuts exigent une majorité qualifiée ou une
    majorité absolue, toutes les décisions de l'Assemblée Générale seront prises à la majorité
    simple des voix des membres effectifs présents ou représentés, la voix de celui qui préside
    étant prépondérante en cas de parité des voix, sauf dans les cas de votes secrets. Tous les

membres effectifs ont un droit de vote égal, chacun dispose d'une voix et peut avoir
maximum une procuration. Dans tous les cas, pour le calcul de majorité, seuls les votes
émis par les membres effectifs présents ou représentés seront pris en compte, la voix de
celui qui préside étant prépondérante en cas de parité des voix, sauf dans les cas de votes
secrets. Les votes s'exprimeront à main levée, sauf pour l'élection des administrateurs qui
se fera par bulletin secret. Les dispositions de cet article s'appliquent à toutes les décisions
de l'Assemblée y compris pour la dissolution volontaire.

ARTICLE 27: Modification des statuts.

La modification des statuts ne peut être décidée que si cette modification est indiquée, de
manière détaillée, à l'ordre du jour, et seulement si 2/3 des membres effectifs sont présents
ou représentés. Si ce quorum n’est pas atteint, une deuxième session peut être convoquée
ainsi que les statuts le précisent. Cette session pourra prendre une décision valable
indépendamment du nombre de membres effectifs présents. Cette deuxième réunion ne
peut être tenue moins de 15 jours calendrier après la première session. De plus, pour
chaque modification de statut, une majorité de voix des 2/3 des membres effectifs présents
ou représentés est exigée, et ce lors de la deuxième session également. Pour modifier le
but de l’association, il faudra une majorité de 4/5 des voix.

ARTICLE 28: Exclusion d'un membre.

Les membres effectifs et adhérents sont libres de se retirer à tout moment de l’association,
en adressant par écrit leur démission à l’association.

Est en outre réputé démissionnaire, le membre effectif ou adhérent qui ne paie pas la
cotisation qui lui incombe, dans le mois du rappel qui lui est adressé par lettre ordinaire à
la poste.

a) Le membre effectif

Le membre effectif peut être proposé à l’exclusion par l’Organe d’administration lorsque
ce membre effectif s’est rendu coupable d’une infraction aux Statuts ou au Règlement
d’ordre intérieur, ou encore lorsqu’il a adopté un comportement qui nuit à l’association en
raison de son atteinte aux lois de l’honneur et de la bienséance.

L’exclusion d'un membre effectif est de la compétence de l’Assemblée Générale statuant
au scrutin secret et à la majorité des 2/3 des membres présents, ou valablement représentés,
et pour autant que 2/3 des membres effectifs soient présents ou représentés.

En attendant la décision de l’Assemblée Générale concernant l’exclusion d’un membre
effectif, l’Organe d’Administration peut suspendre ce membre.

La suspension d'un membre effectif peut être prononcée par l’Organe d’Administration, à
la majorité des 2/3 des voix des membres de l’Organe d’Administration présents, et pour
autant que les deux tiers au moins des administrateurs soient présents ou représentés.

Le membre effectif dont la suspension est envisagée sera entendu par l’Organe
d’Administration avant que celui-ci ne statue. Il pourra se faire assister par le conseil de
son choix.

Sauf en ce qui concerne ses droits statutaires, durant la période de suspension prononcée à
titre temporaire par l’Organe d’Administration, les droits du membre effectif sont
suspendus.

Le membre effectif proposé à l’exclusion est invité à faire valoir ses explications devant
l’Assemblée Générale, avant que celle-ci ne statue. Ce dernier pourra, s'il le désire, être
assisté du conseil de son choix.

La sanction d'exclusion prise à l’égard d’un membre effectif lui est notifiée par lettre
recommandée.

La sanction est dûment motivée.

b) Le membre adhérent

Le membre adhérent peut être exclu de l'association lorsqu'il s’est rendu coupable d’une
infraction aux Statuts ou au Règlement d’ordre intérieur, ou encore lorsqu’il a adopté un
comportement qui nuit à l’association en raison de son atteinte aux lois de l’honneur et de
la bienséance.

L’exclusion d'un membre adhérent peut être prononcée par l’Organe d’Administration à la
majorité des 2/3 des voix des administrateurs présents, ou valablement représentés, et pour
autant que les 2/3 au moins administrateurs soient présents ou valablement représentés.

En attendant de rendre une décision d'exclusion, l’Organe d’Administration peut
préalablement suspendre le membre adhérent de toutes activités. La suspension d’un
membre adhérent peut être prononcée à la majorité des 2/3 des voix des administrateurs
présents, ou valablement représentés, et pour autant que les 2/3 au moins des
administrateurs soient présents ou valablement représentés.

Le membre adhérent proposé à l’exclusion, ou à la suspension, est invité à faire valoir ses
explications devant l’Organe d’Administration, avant que celui-ci ne statue. Ce dernier
pourra, s'il le désire, être assisté d'un conseil de son choix.

Sauf en ce qui concerne ses droits statutaires, durant la période de suspension prononcée à
titre temporaire par l’Organe d’Administration, les droits du membre adhérent sont
suspendus.

La sanction d'exclusion ou de suspension prise à l’égard d’un membre adhérent lui est
notifiée par lettre recommandée.

La sanction est dûment motivée.

ARTICLE 29

Un procès-verbal est établi pour chaque session. Les procès-verbaux peuvent être
consultés au siège de l’association par les membres et les tiers intéressés. Des extraits en
sont signés par deux des personnes représentant légalement l'association, ou par la

personne qui s’occupe de la gestion journalière. Les rapports de l’Assemblée Générale
sont envoyés à tous les membres effectifs et adhérents ainsi qu'aux membres de l’Organe
d’Administration.

                           TITRE V: COMPTES ET BUDGET

ARTICLE 30

L’année comptable de l’association court du 1er janvier au 31 décembre. Lors de la
première réunion de la nouvelle année comptable, l’Organe d’Administration clôture les
comptes de l'exercice écoulé et établit le budget de l'exercice en cours. Les deux sont
soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale ordinaire qui se tient dans les trois mois
qui suivent la clôture de l’année comptable.

ARTICLE 31

La régularité de la tenue des comptes de l’asbl est vérifiée par des vérificateurs aux
comptes désignés par l’Assemblée Générale. Les vérificateurs, sont soit des personnes
physiques, soit des personnes morales. Ils déposeront leur rapport durant l’Assemblée
Générale. Ces vérificateurs ne peuvent être membres de l’Organe d’Administration.

ARTICLE 32

Toute dépense qui n’aura pas été prévue au budget fera l’objet d’une décision préalable de
l’Organe d’Administration.

                     TITRE VI: DISSOLUTION ET REGLEMENT

ARTICLE 33

En cas de dissolution de l’association, l’Assemblée Générale désigne le ou les liquidateurs,
détermine leurs pouvoirs et indique l’affectation à donner à l’actif net de l’avoir social.
Cette affectation doit obligatoirement être faite en faveur d’une fin désintéressée.
Toute décision relative à la dissolution, aux conditions de la liquidation, à la nomination et
à la cessation des fonctions du ou des liquidateurs, à la clôture de la liquidation, ainsi qu’à
l’affectation de l’actif net, est déposée au greffe dans les 30 jours de l’adoption et publiée
aux annexes du Moniteur belge, comme dit dans le Code des Sociétés et des Associations

                        TITRE VII: DISPOSITIONS DIVERSES.

ARTICLE 34: Publicités légales

Tous les actes relatifs à l'attribution des différentes fonctions au sein de l’Organe
d’Administration, à la nomination et à la cessation de fonction des administrateurs, des
personnes déléguées à la gestion journalière, des personnes habilitées à représenter
l’association, les décisions relatives à la nullité ou à la dissolution de l'association, à sa
liquidation et à la nomination et la cessation de fonctions des liquidateurs, ainsi que les
modifications aux statuts doivent être déposés au greffe du tribunal des entreprises dans
les 30 jours, et être publiés (par extraits) dans les annexes du Moniteur belge.

Seront déposés au greffe du tribunal de commerce dans les 30 jours, mais non publiés ;
- les statuts coordonnés en cas de modification des statuts.
- les comptes annuels de l'association.
Le contenu et les formes de ces dépôts se feront selon la loi et ses arrêtés d'application.

Ils seront déposés par une des personnes habilitées à représenter l'association.

ARTICLE 35

Tout ce qui n’est pas explicitement prévu aux présents statuts est réglé par les dispositions
édictées par le Code des Sociétés et des Associations.

ARTICLE 36 – Dispositions transitoires

La nouvelle structure devra être mise en place pour l’Assemblée Générale ordinaire de
2021. En vue de préparer au mieux la transition, l’Assemblée Générale extraordinaire du
21/03/2020 accepte que les personnes suivantes continuent un mandat supplémentaire
d’un an :

Philippe Godin
Philippe Houssard
Antoon Van De Veegaete
Luc Ryckaert

REGLEMENT D’ORDRE
    INTERIEUR
      (Version 21.03.2020)

IV. REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR
VERSION 21/03/2020

Introduction

Le règlement d’ordre intérieur est rédigé par l’Organe d’Administration et a pour but :
- de commenter et/ou clarifier certains articles des statuts ;
- de décrire des procédures, la descriptions des tâches, des modalités pratiques de votes,
    les modalités de désignation d’exécutants au service de l’association, le mode de
    fonctionnement de Comités spécialisés tels qu’un Comité de nomination, des pouvoirs
    et responsabilités de certaines fonctions, etc…

Le règlement d’ordre intérieur peut être modifié à n’importe quel moment par l’Organe
d’Administration.

Le règlement d’ordre intérieur doit être communiqué aux membres de la BEHVA ASBL.

Chapitre I : Strategic Room = l’Organe d’Administration

Article 1

Les réunions de l’Organe d’Administration sont composées des administrateurs élus par
l’Assemblée Générale et du CEO.

Les coordinateurs, les officiers de liaison et toute autre personne peuvent être invités par
l’Organe d’Administration.

Article 2

À la suite de l’article 11 des statuts, la rémunération de l’Organe d’Administration est
fixée comme suit :
- Frais de déplacement : 0.36 EUR/km
- Frais de présence aux réunions : 0,00 EUR

Le document type ‘Note de frais’ (voir annexe n° 9) doit être utilisé afin d’être remboursé

Chapitre II : Les représentants BEHVA ASBL

Article 3

Chaque représentant de la BEHVA ASBL devra signer la charte des représentants (voir
annexe n° 1 du présent règlement d’ordre intérieur)

Chapitre III : l’Executive Room

Article 4

L’’Executive Room’ travaille sous la responsabilité du CEO BEHVA ASBL

Article 5

L’’Executive Room’ contient deux piliers de fonctionnement, c’est-à-dire :
- Back Office pour le travail journalier, (secrétariat et managers externes)
- Les Régions Vlaanderen – Bruxelles - Wallonie

Article 6

Les Régions sont composées de :
- Un coordinateur
- Un officier de liaison
- Des ambassadeurs
- Toute autre personne opérationnelle que le CEO estime nécessaire

Article 7

La description des tâches est reprise dans l’article 24 du présent règlement d’ordre
intérieur

Article 8

La durée du mandat du coordinateur, de l’officier de liaison et des ambassadeurs est
décidée par l’Organe d’Administration et basée sur l’avis du CEO.

Article 9

Sauf autrement décidé par un contrat, la rémunération du coordinateur, de l’officier de
liaison et des ambassadeurs est fixée comme suit :
- Frais de déplacement : 0.36 EUR/km
- Frais de présence aux réunions : 0,00 EUR

Le document type ‘Note de frais’ (voir annexe n° 9) doit être utilisé afin d’être remboursé

Chapitre IV : la Specialist Room

Article 10

La’Specialist Room’ travaille sous la responsabilité du CEO BEHVA ASBL et ce à
chaque demande de l’Organe d’Administration ou si le CEO l’estime nécessaire.

Article 11

La ‘Specialist Room’ est composée de :
- personnes spécialisées dans une marque ou type de véhicule
- associations spécialisées dans le monde du véhicule historique
- personnes spécialisées dans un domaine spécifique comme par exemple
    l’environnement, les carburants, l’homologation, … cette liste n’est pas exhaustive

Article 12

La ‘Specialist Room’ a un rôle consultatif pour la fédération

Article 13

Les personnes et/ou associations n’ont pas de mandat déterminé mais sont consultables
lorsque la BEHVA ASBL en a besoin.

Article 14

Le CEO peut convoquer/composer un groupe de travail parmi les personnes et/ou
associations spécialisées. Un groupe de travail sera toujours présidé par une personne de
confiance désignée par l’Organe d’Administration, qui, in fine, remettra un rapport
reprenant ses conclusions au CEO.

Article 15

La rémunération des personnes et/ou associations est fixée comme suit :
- Frais de déplacement : 0.36 EUR/km
- Frais de présence aux réunions : 0,00 EUR

Le document type ‘Note de frais’ (voir annexe n° 9) doit être utilisé afin d’être remboursé

Chapitre V: Contrats

Article 16

L’Organe d’Administration peut engager :
- Du personnel sous un contrat de travail
- Une société/association avec un contrat déterminé ou indéterminé

Copie des contrats repose au siège social de l’association

Chapitre VI : Obligations des membres

Article 17

Les membres doivent respecter les statuts, le présent règlement d’ordre intérieur, ainsi que
les conditions générales de paiement.

Chapitre VII : Utilisation logo BEHVA ASBL

Article 18

Les membres peuvent faire usage du logo de la BEHVA ASBL pour autant que le ‘House
Style’ soit respecté.

La BEHVA ASBL doit recevoir un exemple de chaque publication faite par les membres
où le logo de la BEHVA ASBL est visible. La BEHVA ASBL se réserve le droit d’exiger
de ne pas utiliser le logo pour certaines publications et certains événements.

Chapitre VIII : Confidentialité

Article 19

Chaque représentant et collaborateur de la BEHVA ASBL devra signer une déclaration de
confidentialité (voir annexe n° 2 du présent règlement d’ordre intérieur)

Chapitre IX : Comité de nomination

Article 20

Les personnes qui désirent faire partie de l’Organe d’Administration ou qui veulent
représenter la fédération (ambassadeur, coordinateur, officier de liaison, et toute autre
tâche de représentation), devront présenter leur candidature à l’aide d’un CV et d’une
lettre de motivation.

Une procédure transparente est adoptée pour garantir l’efficacité des nominations et des
reconductions des administrateurs et des managers exécutifs. L’Organe d’Administration
établit des procédures de nomination et des critères de sélection objectifs.

Le Comité de nomination conduit le processus de nomination et recommande des
candidats appropriés à l’Organe d’Administration. L’Organe d’Administration fait alors
des propositions de nomination ou de reconduction à l’Assemblée Générale.

Pour toute nomination d’administrateur ou de manager exécutif, une évaluation des
compétences, des connaissances et de l’expérience déjà existantes ou nécessaires au sein
de l’Organe d’Administration est faite et, sur base de cette évaluation, une description du
rôle ainsi que des connaissances et de l’expérience requise est élaborée.

Dans le cas d’une nouvelle nomination, le Comité s’assure qu’avant d’envisager
l’approbation de la candidature par l’Organe d’Administration, il ait reçu des informations
suffisantes sur le candidat, telles que, son curriculum vitae, une évaluation basée sur le ou
les entretiens initiaux, la liste des autres fonctions qu’il occupe ainsi que, le cas échéant,
les informations relatives à l’évaluation de son indépendance.

Les administrateurs sont dûment informés de l’étendue de leurs obligations lors du dépôt
de leur candidature, en particulier en ce qui concerne le temps qu’ils devront consacrer à
l’exercice de leur mandat, en prenant également en compte le nombre et l’importance de
leurs autres engagements.

La rémunération de la commission de sélection est fixée comme suit :
- Frais de déplacement : 0.36 EUR/km
- Frais de présence aux réunions : 0,00 EUR

Le document type ‘Note de frais’ (voir annexe n° 9) doit être utilisé afin d’être remboursé

Chapitre X : le CEO

Article 21