OFFRE DE SERVICE POUR LA MISSION DE SYNDIC DE COPROPRIETE DE L'ENSEMBLE IMMOBILIER " LES FAUBOURGS D'ANFA " - Les Faubourgs d'Anfa
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OFFRE DE SERVICE POUR LA MISSION DE SYNDIC DE COPROPRIETE DE L’ENSEMBLE IMMOBILIER « LES FAUBOURGS D’ANFA » 15 MARS 2019
Vision stratégique Prestalys souhaite proposer au copropriétaires de la Résidence « Les Faubourgs d’Anfa » une vision stratégique basée sur l’expérience accumulée au sein de projets similaires et intégrant les constats issus de la visite des lieux. Notre vision stratégique se décline en 5 axes prioritaires 1. Une transparence dans la gestion via la mise en place d’une plateforme Web • Prestalys s’engage à mettre à disposition des copropriétaires le compte de produits et de charges de manière trimestrielle dans le cadre d’un processus de clôture comptable. • Prestalys s’engage à mettre à disposition des copropriétaires un état de recouvrement de manière mensuelle. • Prestalys s’engage à mettre à disposition des copropriétaires des notes d’information trimestrielles. 2. Un modèle de cogestion syndic / conseil de surveillance • Prestalys s’engage à proposer un modèle de double signature entre le syndic et les membres du conseil de surveillance permettant de garantir un contrôle à priori des décaissements. • Prestalys s’engage à mettre en place une procédure de validation des dépenses entre le syndic et le conseil de surveillance en différenciant les prestations récurrentes des dépenses exceptionnelles conformément à un niveau délégation à définir d’un commun accord. • Prestalys s’engage à tenir des réunions avec le conseil de surveillance de manière trimestrielle.
Vision stratégique 3. Une analyse de la conformité juridique • Prestalys s’engage à donner un avis motivé sur la conformité de toute disposition du règlement de copropriété qui ferait l’objet d’une déviation par rapport à la législation (loi 18.00 / loi 106.12) • Prestalys s’engage à donner un avis motivé sur la cohérence / conformité de la répartition des appels de fonds telle que décidée par les précédentes assemblées. 4. Une mise à niveau technique • Prestalys s’engage à produire une analyse par ratios au regard des principales prestations rendues au niveau de la Résidence (gardiennage, espaces verts…) • Prestalys s’engage à produire une analyse quant à la qualité des prestations rendues au niveau de la résidence et ainsi proposer des pistes d’optimisation. 5. Une optimisation financière • Prestalys s’engage à produire une étude du cout des prestations et à proposer les pistes d’optimisation (renégociation des contrats, proposition de changement de prestataires…) • Prestalys s’engage à produire une analyse de la situation nette du syndicat : retranscription du bilan du syndicat à la lumière des besoins opérationnels présents et futurs.
Retroplanning : période de prise en charge Prestalys s’engagera dans un processus de transition en « souple » mais ne dépassant 4 mois T0 T+1mois T+2mois T+3mois T+4mois T+5mois T+6mois Déploiement de la Chargement sur la Signature du contrat de plateforme Web plateforme Web du CPC, Transparence syndic + Intégration des permettant un accès comptes copropriétaires, équipes individualisé aux scan des factures comptes fournisseurs Mise en place du modèle 1èr Réunion Syndic / de cogestion (double 2ème réunion Syndic / Cogestion Conseil de Surveillance signature, procédure Conseil de Surveillance d'engagement de dépenses…) Avis motivé de Prestalys sur la conformité Juridique juridique / répartition de charges Avis motivé sur les Démarrage des prestations rendues Technique prestations sur une base (analyse par ratio + optimisée qualité des prestations) Propositions Remise d'un rapport sur Financier d'optimisations la situation nette du financières Syndicat
Services supplémentaires Dans le cadre de la visite de la Résidence, nous pouvons préconiser plusieurs investissements permettant d’optimiser la gestion de la copropriété 1. Investissement complémentaire en terme de caméras de vidéosurveillance permettant de couvrir les sous-sols et les zones entre les immeubles • Les caméras couvrent actuellement les entrées • Une meilleure couverture permettra d’optimiser le nombre d’agents 2. Mise en place de guérites de sécurité permettant d’optimiser la prestation de sécurité qui est limitée à des agents postés au niveau des immeubles • Le positionnement actuel des agents fait porter un cout important à la copropriété sans efficacité certaine (manque de rondier…) • Une redistribution dynamique des agents permettra d’en optimiser le nombre 3. Acquisition de bacs à ordure additionnels (base 660 L) en compléments des bacs actuels (120 L) 4. Mise en place de cordes à linge afin de répondre à la problématique d’étendage au niveau des terrasses • Ce processus est soumis à la faisabilité technique au niveau de la toiture
Notre méthode habituelle : audit et analyses préliminaires Un certain nombre d’études préliminaires sont nécessaires afin d’assurer un démarrage adéquat de la mission de Prestalys : Règlement de copropriété Mise en conformité des principes de gestion avec le règlement de copropriété. Analyse du site (technique et services) Prise de connaissance du programme et identification des prestations multiservices et multi-techniques cibles. Base de données et système d’information Préparation de la base de données des copropriétaires pour intégration dans le système d’information. Budget d’exploitation Préparation du budget d’exploitation en concertation avec le Conseil Syndical. Situation financière nette Analyse de la situation bilancielle du Syndicat à la lumière du taux de recouvrement et des engagements fournisseurs.
Nos 12 processus clés PROCESS N°1 PROCESS N°2 PROCESS N°3 PROCESS N°4 Définition des axes Convocation de Tenue de l’Assemblée Etablissement du stratégiques avec le l’Assemblée Générale Générale compte de gestion Conseil général .
Nos 12 processus clés PROCESS N°5 PROCESS N°6 PROCESS N°7 PROCESS N°8 Préparation des comptes Recouvrement des Préparation des comptes Gestion du compte copropriétaires paiements des fournisseurs bancaire et de la copropriétaires trésorerie
Nos 12 processus clés PROCESS N°9 PROCESS N°10 PROCESS N°11 PROCESS N°12 Gestion des archives du Gestion des assurances Entretien et maintenance des Représentation auprès des Syndicat installations autorités administratives . et judiciaires
NOTE SUR LES MOYENS HUMAINS 15 MARS 2019
Nos atouts RH Prestalys fait partie des sociétés les mieux structurées du marché dans le domaine de la gestion de copropriété. Dotée d’un actionnariat de référence et de moyens financiers, Prestalys a su se structurer en recrutant des compétences uniques : • Une Direction des Opérations permettant de coordonner l’action au niveau des sites d’exploitation et de constituer ainsi un 2ème niveau de contact pour les conseils syndicaux / conseils de surveillance / copropriétaires. • Une Direction Financière composée de 7 personnes sous la Direction d’un Expert Comptable totalisant plus de 25 années d’expérience en cabinet d’audit international et dans le domaine de l’immobilier et de la copropriété. • Un Département Système d’Information qui pilote les logiciels internes et les plateformes de communication Syndic / Copropriétaires, sous la supervision d’un Ingénieur d’Etat. • Une Direction Générale impliquée dans toutes les assemblées générales et autres réunions du Conseil.
Notre organisation Direction Technique Direction Générale Direction Département SI, Administrative et Qualité, Financière Communication Direction des Département Juridique Opérations Département Comptabilité Département Recouvrement Responsable de site Agent de recouvrement (30% ETP) Superviseur Effectif basé au siège Effectif dédié à la Résidence « Les Faubourgs d’Anfa »
Nos moyens humains pour la Résidence Prestalys s’engage à déployer sur le site un effectif de 3 personnes • Un Responsable de site dont la présence permettra de : o Bénéficier d’une présence permanente o Répondre au besoin d’un grand nombre de copropriétaires o Autonomiser la gestion quotidienne • Un superviseur dont la présence permettra de : o Bénéficier d’une présence continue sur le terrain o D’assister le Responsable de site • Un agent de recouvrement dont la présence permettra de : o Quadriller le site avec des visites régulières (sur une base de 30 % ETP) o Suivre de manière détaillée le processus de recouvrement amiable, précontentieux et contentieux
Nos moyens humains pour la Résidence Prestalys s’engage à déployer sur le site un effectif de 3 personnes • Un Planning d’intervention permettant une couverture 6/7 jours : LUNDI MARDI MERCREDI JEUDI VENDREDI SAMEDI DIMANCHE 09:00 - 18:00 09:00 - 18:00 09:00 - 18:00 09:00 - 18:00 09:00 - 18:00 09:00 - 18:00 Responsable de site * X X X X X OFF Superviseur * X X X X X OFF Agent de recouvrement (base 6 passages / mois) * X OFF * Une flexibilité est intégrée permettant de moduler les horaires de travail en fonction des besoins • Une astreinte nuits/ jours féries / dimanches est intégrée comme suit : o Le Responsable de site / superviseurs bénéficieront d’une flotte téléphonique leur permettant d’être joignables en cas de besoin urgent o Une liste de contact (par ordre de priorité) sera affichée : Responsable de site Superviseur Directeur des opérations Une formation sera réalisée auprès des agents de gardiennage permettant d’agir en cas de problème urgent (panne d’ascenseurs, incident…etc) La mise en place d’un contat multi technique permettant de bénéficier d’une astreinte technique 7/7j H24
CV des dirigeants Directeur Général Youssef EL KADIRI Youssef EL KADIRI dirige la société Prestalys depuis l’année 2015 et est le garant de la qualité du service rendu au profit des syndicats de copropriétaires. Il participera au pilotage du projet et à l’animation des assemblées générales. Expert dans le domaine de la copropriété, il est le mandataire d’une quarantaine de syndicats de copropriétaires parmi les plus importants du Royaume, dont ceux du Casablanca Twin Center, du Domaine Royal Palm à Marrakech, de Sindibad Beach Resort à Casablanca, de Cabo Negro Golf Beach….etc Totalisant 18 années d’expérience professionnelle, il a auparavant fondé la société Mahola Maroc, pionnier de l’externalisation des services généraux au Maroc; occupé différents postes de responsabilité au sein de la Somed (Société Maroc Emirats Arabes Unis de Développement) intervenant notamment dans la structuration de projets immobiliers et touristiques d’envergure et dans le secteur de l’éducation (Université Internationale de Casablanca). Il a également bénéficié d’une expérience au niveau de la direction financière d’IBM France. Youssef EL KADIRI est titulaire d’un BAC+5 obtenu à l’Ecole des Hautes Etudes Commerciales du Nord (EDHEC Lille) après un parcours de deux années en classes préparatoires.
CV des dirigeants Directeur des Opérations Youssef AMRIAH Youssef AMRIAH est le Directeur des Opérations de Prestalys et sera l’interlocuteur du Conseil de Surveillance, en assurant la mission de syndic. Diplômé de l’Ecole d’Administration des Affaires – ICN Business School, Youssef AMRIAH a occupé durant les 20 dernières années plusieurs postes à responsabilités notamment de Direction Générale, de Direction Service Clients et des Opérations; et ce dans des entreprises aussi bien multinationales que nationales, telles que AMAZON; INWI; MAROC TELECOM; INTELCIA…Il dispose à la fois de l’expérience et des compétences nécessaires afin de diriger les effectifs opérationnels dédiés au site. De plus, il bénéficie également d’une approche et vision client qui lui permet de mettre les copropriétaires au centre des préoccupations et de rechercher constamment une amélioration continue des performances. Rodé à la gestion syndicale, il animera les réunions de Bureau, pilotera les processus budgétaires, de recouvrement, mettra en place un écosystème performant de fournisseurs... .
CV des dirigeants Directeur Financier Zakaria FILALI Diplômé du Cycle Normale de l’Institut Supérieur de Commerce et de l’administration des Entreprises (ISCAE) Option FINANCES, Zakaria FILALI a occupé les plus hautes responsabilités au niveau de la Direction Financière du Groupe ONAPAR lors des 25 dernières années. Il bénéficie en outre d’une grande expérience dans la gestion et la fiabilisation des comptes des syndicats de copropriété gérés par Prestalys. Auparavant, Monsieur FILALI a été chef d’équipe puis Directeur de Mission au Cabinet ERNST & YOUNG. Il dispose à la fois de l’expérience et des compétences nécessaires pour toutes les questions relatives à la tenue des comptes des syndicats de copropriétaires, à la préparation des budgets et à leur suivi, à la préparation des rapports financiers, aux processus de recouvrement, à la facturation…etc..
CV des dirigeants Directeur Technique Cédric LE GUEN Diplômé du GEFEN (Groupement d’Etablissements en Formation à l’énergie) à Alforville (France) dans le domaine de la maintenance des installations frigorigènes, Cédric EL GUEN dispose de 18 années d’expérience dans la maintenance des installations, dont 16 ans en France chez Vinci Facilities et Spie, et 2 ans d’expérience au sein de Prestalys. Il dispose à la fois de l’expérience et des compétences nécessaires pour toutes les questions relatives à l’audit technique, à la sélection des fournisseurs et prestataires d’entretien. Son rôle au sein de la Résidence « Les Faubourgs d’Anfa » consistera à référent technique.
CV des dirigeants Responsable SI, Qualité, Communication Zineb SAISSI Cadre auprès de Prestalys et titulaire d’une formation d’ingénieur d’Etat à l’Ecole Mohammedia, Zineb SAISSI a rejoint Prestalys en 2014. Sa formation et ses compétences la prédisposent pour assurer le pilotage du Système d’information permettant la gestion syndicale (processus convocation, facturation, recouvrement….) ainsi que du logiciel de gestion des demandes d’intervention. Zineb SAÏSSI est chargée par ailleurs du déploiement et suivi du processus qualité de Prestalys, et de la communication .
CV du Responsable de site pressenti pour ”Les Faubourgs d’Anfa” Responsable du site Amine HABOUBI Cadre auprès de Prestalys depuis 3 ans et titulaire d’une formation supérieure (BAC+4), Amine HABOUBI bénéficie d’une expérience de plusieurs années dans la gestion des syndic au niveau de grands ensembles immobiliers chez Prestalys, notamment au niveau de la résidence « La Cité des Arts » ou « Masurel ». Son parcours lui assure la capacité à piloter le site « Les Faubourgs d’Anfa » II et ce sur plusieurs sujets: - Suivi opérationnel des prestataires (contrats, indicateur de performances…) - Suivi de la bonne marche et exécution de la gestion sur site - Référent multi technique du site - Encadrement et suivi du recouvrement. Bilingue arabe/francais, doté d’un grand sens du relationnel et d’une excellente présentation, Monsieur HABOUBI répondra aux besoin de cet ensemble immobilier de haut niveau.
CV du superviseur Superviseur A recruter Futur employé auprès de Prestalys, le superviseur sera titulaire d’une formation supérieure (BAC+2/4). Il bénéficiera d’une première expérience dans la gestion des services au niveau de grands ensembles immobiliers. Il assistera le responsable de site sur plusieurs sujets: - Résolution des réclamations des copropriétaires - Supervision technique - Supervision des prestataires - Recouvrement Notre superviseur sera bilingue arabe/francais et doté d’un grand sens du relationnel et d’une excellente présentation.
NOTE SUR LES MOYENS TECHNIQUES 15 MARS 2019
Notre système d’information Prestalys a été l’un des pionniers au Maroc à implémenter la digitalisation des processus de gestion syndicale à travers ses 2 progiciels orientés vers les besoins internes et vers les copropriétaires BOX SYNDIC : Notre système informatique de suivi comptable et financier, de GED et de communication FULL WEB • Notre comptabilité générale est basée sur l’utilisation du logiciel SAGE 100 i7 permettant de donner accès à plusieurs utilisateurs connectés à un serveur unique. • Lors des clôtures trimestrielles, nos outputs issus de SAGE 100 i7 sont uploadées vers notre progiciel de gestion interne dénommé « BOX Syndic », qui inclut entre autre les fonctions gestion de base de données copropriétaires, appels de fonds, recouvrement, édition de convocations d’assemblées…etc • BOX syndic est doté d’un module FULL WEB paramétré pour offrir aux copropriétaires une vision individuelle de leur situation, ainsi qu’une vision globale sur les dépenses du syndicat.
Notre plateforme BOX SYNDIC Rubriques du logiciel
Notre plateforme BOX SYNDIC • Chaque copropriétaire aura un accès à l’application BOX SYNDIC permettant de : o Suivre en tant réel sa situation vis-à-vis des charges de copropriété o Avoir accès au compte de produits et de charges et à la clôture trimestrielle o Avoir accès aux factures fournisseurs o Avoir accès à la documentation juridique (règlement de copropriété, PV d’AG…) o Avoir accès aux notes d’information • Le Conseil de Surveillance aura, quant à lui, accès à la situation globale du recouvrement et aux données de tous les copropriétaires.
Notre outil de demande d’intervention Happy Facility Prestalys bénéficie d’un droit exclusif au Maroc sur l’utilisation du logiciel Happyfacility permettant de générer des demandes d’intervention Happy facility : notre outil accessible à tous les copropriétaires par smartphone (iOS et Android) et permettant de générer une demande d’intervention en 4 clics.
Notre process back office Prestalys dispose d’une structure back office à même d’assister les équipes opérationnelles sur le terrain • Comptabilité et Finances : une équipe de 7 collaborateurs qui constituent la cheville ouvrière des traitements comptables des syndicats de copropriété sous gestion Prestalys • Recouvrement : un département recouvrement composé de 4 collaborateurs qui se chargent de la centralisation et de l’organisation du processus recouvrement • Technique : un référent technique assiste les responsables de site pour tout besoin d’audit ou d’identification de prestataires techniques • Juridique : une collaboratrice est en charge de la préparation des rapports moraux et financier, de la rédaction des procès-verbaux d’assemblée, et de la coordination avec les avocats conseils.
Notre process de recouvrement Outre le processus de recouvrement amiable fait par nos équipes, un processus juridique clairement défini permet de réussir le recouvrement contentieux si cela était nécessaire
Notre process relatif aux facades Nous préconisons une application stricte du règlement de copropriété et de la loi 18:00 telle que modifiée et complétée par la loi 106.12, couplée avec un exercice de sensibilisation • Notre process pour contrôler toute tentative de modification des façades des immeubles o Contrôle en amont et de manière continue des chantiers au niveau des parties privatives o Mise en place d’un formulaire de demande de travaux dument signé par le copropriétaire demandeur o Sollicitation immédiate des autorités locales pour faire arrêter les travaux o Courrier de mise en demeure adressé au copropriétaire o Solliciter le tribunal de première instance le cas échéant • Etendage du linge o Vote d’une résolution au niveau de l’assemblée générale et diffusion à chaque copropriétaire o Sensibilisation par courrier et passage porte à porte o Identification d’options alternatives (réflexion sur la possibilité d’utiliser la toiture ou tout espace adéquat) o Courrier de mise en demeure
PORTFOLIO DES SITES EN GESTION 15 MARS 2019
Nos références 2019 2019 Lorem ipsum dolor sit Lorem ipsum dolor sit Niché au milieu d’un golf de 27 trous, le complexe La copropriété Domaine Royal Palm étendue sur 231 résidentiel Amelkis à Marrakech géré par Prestalys Ha à Marrakech constitue une des plus belles depuis bientôt 10 ans compte plusieurs centaines de référence de Prestalys en terme de gestion syndicale villas réparties sur 120 Ha. Il est reconnu comme un multidimensionnelle : 101 villas de luxe, un hôtel 5*, modèle de bonne gestion dans la ville ocre. un country club, un golf 18 trous.
Nos références 2019 2019 Lorem ipsum dolor sit Lorem ipsum dolor sit Situé à Bouznika et étendu sur plus de 530 ha, le Référence incontournable au nord du Maroc, le Resort Resort Bahia Golf Beach est un ensemble résidentiel et de Cabo Negro Golf beach s’étend sur plus de 340 ha touristique de haut standing en front de mer, doté avec un golf de 18 trous et plusieurs centaines de d’un golf de 18 trous et d’un hôtel 5*. Prestalys en est villas et appartements. Prestalys en assure la gestion le gestionnaire depuis 5 ans. lots hôtel. intégrale depuis bientôt 10 ans.
Nos références 2019 2019 Lorem ipsum dolor sit Lorem ipsum dolor sit A proximité de la corniche de Casablanca, la cité des Le projet Sindibad Beach Resort est un Arts est un complexe résidentiel de standing original projet résidentiel et tertiaire très haut standing situé à avec plusieurs plus de 400 appartements. Prestalys y Ain Diab sur un terrain de 22 hectares totalisant plus assure la gestion depuis plus de 3 ans. hôtel. de 200 000 m² SHON, géré par Prestalys depuis 1 an.
Nos références 2019 2019 Avec plus de 90.000 m² de planchers, 2 tours de 110m Le centre de vacances de la RMA situé sur la route de hauteur chacune, un centre commercial sur 6 d’Amizmiz à Marrakech est la vitrine touristique de niveaux et un parking, le Casablanca Twin Center est Prestalys. Etendu sur une superficie de 10 hectares, le ensemble IGH géré par Prestalys. centre comprend 155 appartements et suites.
Nos références 2019 2019 Lorem ipsum dolor sit Lorem ipsum dolor sit LES JARDINS D'ABGHOUR Les Jardins de l’Atlas est l’un des projets phares de Les jardins d’Abghour est un projet de TGCC Immobilier Palmeraie Luxury Living à Marrakech qui s’étend sur 150 à Marrakech s’étendant sur 2,7 hectares et offrant 150 ha et propose un golf de 18 trous. Le projet est doté petites résidences sur trois niveaux au sein de beaux d’une offre résidentielle de 654 appartements, 373 villas jardins sillonnés de petites allées ombragées. Prestalys en et 158 pavillons. Prestalys en est le syndic délégué depuis est le syndic depuis 1 an. bientôt 1 an.
Nos références 2019 2019 MARRAKECH GOLF CITY A2 – A4 – A5 ORANGERAIE DU SOUISSI II Le Bureau Syndical des copropriétés MGC A2 – TOPAZE, A4 La société Somed Développement a fait confiance à – CORAIL et A5 – TOPAZE ont fait appel à Prestalys afin de Prestalys pour la gestion syndicale de l’ensemble reprendre en main la gestion du syndic de la résidence dans immobilier Orangeraie du Souissi II situé près de Dar un soucis d’amélioration de la qualité des services Essalam à Rabat, et constitué de 194 appartements de luxe. techniques et administratifs.
Nos références 2019 2019 BOUSKOURA GOLF CITY PARC INDUSTRIEL DE NOUACEUR L’Assemblée Générale de la copropriété BGC a fait appel à La société SAPINO a fait appel à Prestalys pour assurer la Prestalys afin de restructurer la gestion du syndic de la gestion déléguée du Parc Industriel de Nouaceur, étendu résidence dans un soucis d’amélioration de la qualité des sur plus de 260 ha et abritant plusieurs centaines de lots à services techniques et administratifs. BGC totalise 2500 lots usage industriel, commercial et show rooms. ce qui en fait la plus grande copropriété du Maroc.
NOTE SUR LES MOYENS FINANCIERS 15 MARS 2019
A propos de PRESTALYS Prestalys est une filiale du Groupe Armonia, acteur majeur du « Facilities Management » en Europe. Depuis 2009, Prestalys est le leader de la gestion de copropriété immobilière au Maroc et un acteur > 50 sites d’envergure majeur du « facilities management ». > 10000 lots individuels en gestion > 50 cadres Présent à travers plusieurs villes du Royaume, Prestalys oriente son action vers des sites de grande > 1500 agents en sous-traitance envergure à vocation tertiaire, résidentielle, > 200 Mdh de budget en gestion touristique et industrielle.
Un professionnel à votre service Pionnier du FM et leader de la gestion syndicale au Maroc Multi-technique Multiservices Syndic de copropriété Maintenance préventive et En propre ou par la sélection Gestion administrative, juridique, curative des installations de fournisseurs clés comptable et financière. techniques et entretien de nationaux alliant qualité et second œuvre. productivité.
Savoir faire de PRESTALYS Prestalys propose un mandat de syndic de copropriété adapté aux immeubles et aux complexes résidentiels dimensionné selon les besoins. Son savoir-faire consiste à administrer, entretenir, conserver, et améliorer les espaces, équipements et réseaux communs situés à l’intérieur des programmes immobiliers. Son champ d’intervention couvre les aspects administratifs, juridiques et financiers, mais également le pilotage des prestations multi-techniques et multiservices.
Nos valeurs ESPRIT D’EQUIPE ESPRIT DE SERVICE ESPRIT DE PROGRES RESPECT DES HOMMES
Contactez-nous 7 rue Hatim EL Assam, Mers sultan 05 22 225 270 06 61 99 01 60 yelkadiri@prestalys.ma www.prestalys.ma 20500, Casablanca, Maroc
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