PHILANTHROPY COORDINATOR - AFP Ottawa

PHILANTHROPY COORDINATOR
  POSTING PERIOD: February 22 – March 11, 2022

  POSITION: Philanthropy Coordinator, 18-month maternity leave contract

  SUPERVISOR: Vice President, Philanthropy                          Salary Range: $45,000 - $55,000

The CHEO Foundation is an equal opportunity employer and we are committed to practices that support Equity,
Diversity, Inclusion and Indigeneity.

Position Summary
The CHEO Foundation is seeking an experienced, passionate and dedicated Philanthropy Coordinator for an 18--
month maternity leave. The Philanthropy team at the CHEO Foundation is a high energy team with a passion for
fundraising and in turn making a difference in the lives of children, youth and families that rely on CHEO.
The Philanthropy Coordinator will report directly to the Vice President of Philanthropy and will support the VP in
managing relationships with key stakeholders and assist the major gift fundraisers throughout the donor cycle
from cultivation and stewardship to solicitation and recognition. This role provides administrative support,
project management of gift processes and development of donor materials along with donor visit/event logistics.

This position directly impacts the timeliness and quality of all philanthropic activities needed to exceed donor and
volunteer expectations. At the same time, your keen attention and ability to track donor information and revenue
in Raiser’s Edge provides the information our team needs to help reach our fundraising goals.

About You
You welcome the opportunity to work within a dynamic and fast-paced team that fully embraces a commitment
of excellence to donors. You are organized, creative and open to new challenges. You are able to prioritize
multiple tasks from various stakeholders and can evaluate priorities. You are a whiz at Raiser’s Edge and can hit
the ground running with your RE experience and grasp of best practices.

You take direction well and have the personal confidence to bring forward new ideas. Logistics and time
management are some of your strong suits and you are a team player. Your natural ability to connect the dots
between donor conversations, fundraising priorities and timelines is one of your shining attributes.

Primary Responsibilities
• Assist the VP of Philanthropy in the implementation of a centralized project management system to support
  stakeholder relations activities, including monthly pledge reminders, manage designated gift processes to
  capture the monitoring and reporting of designated gifts, cost centres and the fulfilment of gift agreements.
• Manage and track donor impact reports by supporting the design, content customization and delivery of
  proposals, donor communications and impact reports.
• Customize and draft various documents such as thank you letters, funding proposals, impact reports and gift
  agreements.
• Enter call reports and all required actions associated into Raiser’s Edge.

• Provide data and financial reports including monthly revenue and donor pipeline updates from Raiser’s Edge.
• Assist major gift fundraisers and collaborate with the Stewardship Coordinator on requests of key stakeholders
  for donor recognition and stewardship activities.
• Create briefing notes, project timelines, planning meetings, calendar requests and more as needed.
• Manage the hospital’s funding requirements list in collaboration with the Foundation Liaison.
• Maintain complete confidentiality of all donor information and CHEO Foundation material.
• Provide support to the Finance team and assist in administering and managing the full cycle of donations from
  gift confirmation to transfer, ensuring donor restrictions are understood and honoured.
• On occasion you will conduct donor/prospect research to help prioritize donor activity and/or work with the
  CHEO Foundation’s Prospect Researcher on donor research requests.

Qualifications
•   University/College diploma or equivalent experience
•   Experience working in an administrative position
•   Experience working with database software is essential; ideally Raiser’s Edge
•   Project and time management skills in a high-volume environment
•   Strong organizational and multi-tasking skills and the ability to meet deadlines
•   Excellent oral and written communication skills
•   Tact, discretion, good judgment, attention to detail and problem-solving skills
•   Strong interpersonal skills and the ability to interact with various levels of internal and external clients
•   A strong customer-service orientation with a desire to exceed customer expectations
•   Experience with Adobe Suite will be an asset
•   Experience in the fundraising, not-for-profit, voluntary sectors is an asset
•   Bilingualism is a strong asset
•   Experience with Asana project management an asset

COVID-19
All references to groups or gatherings refer to a time when COVID-19 restrictions are lifted, and gatherings are once
again safe. The CHEO Foundation offices are located in Ottawa. Employees are working remotely due to COVID-19
protocols and will do so until further notice.
The CHEO Foundation has a Universal COVID-19 Vaccination Policy that applies to all staff. As a condition of
employment, the preferred candidate will be required to provide proof of both their first and second dose of the
COVID-19 vaccine. Exceptions will only be made on the basis of disability (medical), creed (religion) or other
grounds enumerated in the Ontario Human Rights Code.

Application Process
Applications will be accepted until midnight, March 11, 2022. Please send your resume with a cover letter to
apply@cheofoundation.com with the position title in the subject line. Although we appreciate the interest of all
candidates, only candidates invited for interviews will be contacted. No phone calls please. Should you require any
accommodations during the application process please notify Human Resources as per the Accessibility for
Ontarians with Disabilities Act.

COORDONNATEUR/COORDONNATRICE DE LA
 PHILANTHROPIE
  PÉRIODE D’AFFICHAGE : 22 février au 11 mars 2022

  POSTE : Coordonnateur/Coordonnatrice de la philanthropie, contrat de 18 mois pour un congé de maternité

  SUPERVISEUR : Vice-présidente de la philanthropie               Échelle salariale entre 45 000 $ et 55 000 $

La Fondation du CHEO est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et avons pris l’engagement
de nous conformer aux meilleures pratiques appuyant l’équité, la diversité, l’inclusion et l’indigénéité.

Aperçu du poste
La Fondation du CHEO est à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice de la philanthropie
d’expérience, passionné(e) et dévoué(e) pour un congé de maternité d’une durée de 18 mois. L’équipe de
philanthropie de la Fondation du CHEO est une équipe très dynamique passionnée de collecte de fonds et qui, en
retour, fait une différence dans la vie des enfants, des adolescents et des familles qui dépendent du CHEO.
Le coordonnateur de la philanthropie relèvera directement de la Vice-présidente de la philanthropie et l’aidera à gérer
les relations avec les principaux intervenants ainsi qu’à aider les collecteurs de dons majeurs tout au long du cycle des
donateurs, de la culture et de l’intendance à la sollicitation et la reconnaissance. Le titulaire de ce poste fournit un
soutien administratif, une gestion de projet des processus liés aux dons et l’élaboration de documents destinés aux
donateurs, ainsi que la logistique des visites et des événements destinés aux donateurs.

Ce poste a un impact direct sur la rapidité et la qualité de toutes les activités philanthropiques nécessaires pour
dépasser les attentes des donateurs et des bénévoles. En même temps, votre attention soutenue et votre capacité à
suivre les informations et les revenus des donateurs dans le système Raiser’s Edge permettent à notre équipe de
détenir les informations nécessaires pour atteindre leurs objectifs de collecte de fonds.

À propos du candidat idéal
Vous appréciez l’opportunité de travailler au sein d’une équipe dynamique et mouvementée qui adhère pleinement
à l’engagement d’excellence envers les donateurs. Vous êtes organisé, créatif et ouvert à de nouveaux défis. Vous
êtes capable de hiérarchiser des tâches multiples provenant de divers intervenants et d’évaluer les priorités. Vous
êtes un expert du logiciel Raiser’s Edge et pouvez vous lancer dans le feu de l’action grâce à votre connaissance du
Raiser’s Edge et à votre compréhension des pratiques exemplaires.

Vous acceptez bien les directives et avez la confiance nécessaire pour proposer de nouvelles idées. La logistique et la
gestion du temps font partie de vos points forts et vous avez l’esprit d’équipe. Votre capacité naturelle à faire le lien
entre les conversations avec les donateurs, les priorités en matière de collecte de fonds et les échéances est l’une de
vos principales qualités.

Tâches principales
 •   Aider la Vice-présidente, philanthropie à mettre en œuvre un système de gestion de projet centralisé pour
     soutenir les activités de relations avec les parties prenantes, y compris les rappels mensuels de promesses de
     dons, la gestion des processus relatifs aux dons désignés pour saisir le suivi et les rapports sur les dons
     désignés, les centres de coûts et le respect des ententes de dons;
 •   Gérer et suivre les rapports d’impact des donateurs en appuyant la conception, la personnalisation du contenu
     et la livraison des propositions, des communications avec les donateurs et des rapports d’impact;
 •   Personnaliser et rédiger divers documents tels que des lettres de remerciement, des propositions de
     financement, des rapports d’impact et des ententes de dons;
 •   Saisir les rapports d’appel et toutes les actions requises associées dans le système Raiser’s Edge;
 •   Fournir des données et des rapports financiers, y compris des mises à jour mensuelles des revenus et des
     canaux des donateurs à partir de Raiser’s Edge;
 •   Aider les collecteurs de dons majeurs et collaborer avec le coordonnateur de la gestion des dons pour
     répondre aux demandes des principales parties prenantes concernant la reconnaissance des donateurs et les
     activités de gestion des dons;
 •   Créer des notes de service, des calendriers de projets, des réunions de planification, des demandes de
     calendrier et autres, selon les besoins;
 •   Gérer la liste des besoins de financement de l’hôpital en collaboration avec l’agente de liaison avec la
     Fondation;
 •   Assurer la confidentialité de tous les renseignements sur les donateurs et du matériel de la Fondation du
     CHEO;
 •   Fournir un soutien à l’équipe des finances et aider à administrer et à gérer le cycle complet des dons, de la
     confirmation du don au transfert, en s’assurant que les souhaits des donateurs soient compris et respectés;
 •   À l’occasion, vous effectuerez des recherches sur les donateurs et les donateurs potentiels pour aider à
     prioriser les activités et vous travaillerez avec l’agente de recherche de donateurs potentiels de la Fondation du
     CHEO sur les demandes de recherche de donateurs.

Qualités essentielles
 •   Diplôme universitaire, collégial ou expérience équivalente;
 •   Expérience de travail au sein d’un poste administratif;
 •   Expérience essentielle de travail avec un logiciel de base de données, idéalement Raiser’s Edge;
 •   Compétences en matière de gestion de projet et de temps dans un environnement à fort volume;
 •   Solides compétences organisationnelles, capacité de jongler plusieurs tâches et capacité de respecter les
     échéanciers;
 •   Excellentes compétences de communication orale et écrite;
 •   Tact, discrétion, bon jugement, souci du détail et capacité de résoudre les problèmes;
 •   Solides compétences interpersonnelles et capacité d’interagir avec divers niveaux de clients internes et
     externes;
 •   Forte orientation vers le service à la clientèle avec un désir de dépasser les attentes des clients;
 •   Une expérience de la suite Adobe serait un atout;
 •   Une expérience dans les secteurs de la collecte de fonds, des organismes sans but lucratif et du bénévolat
     serait un atout;
 •   Le bilinguisme est un atout important;
 •   L’expérience de travailler avec le logiciel de gestion de projet Asana serait un atout.

COVID-19
Toute référence à des groupes ou à des rassemblements fait référence à un moment où les restrictions liées à la
COVID-19 seront levées et où les rassemblements sont à nouveau sûrs. Les bureaux de la Fondation du CHEO sont
situés à Ottawa. Les employés travaillent actuellement à distance en raison des protocoles liés à la COVID-19 et
prévoient le faire jusqu’à nouvel ordre.

La Fondation du CHEO a une politique universelle de vaccination contre le COVID-19 qui s’applique à tout le
personnel. Comme condition d’emploi, le candidat préféré devra fournir la preuve de sa première et de sa deuxième
dose du vaccin COVID-19. Des exceptions ne seront faites que sur la base d’un handicap (médical), de la croyance
(religion) ou d’autres motifs énumérés dans le Code des droits de la personne de l’Ontario.

Comment postuler
Les candidatures seront acceptées jusqu’au 11 mars 2022 à minuit. Veuillez envoyer votre curriculum vitae
accompagné d’une lettre d’intérêt à l’adresse apply@cheofoundation.com en indiquant le titre du poste dans l’espace
objet. Bien que nous appréciions l’intérêt de tous les candidats, seuls les candidats invités à un entretien seront
contactés. Veuillez ne pas communiquer avec nous par téléphone. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation
pendant le processus de demande, veuillez en informer les ressources humaines conformément à la Loi sur
l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.