PORTAIL DES MAISONS DE SERVICES AU PUBLIC - MANUEL UTILISATEUR - Maison de services au public

 
PORTAIL DES MAISONS DE SERVICES AU PUBLIC - MANUEL UTILISATEUR - Maison de services au public
PORTAIL DES MAISONS DE SERVICES AU PUBLIC

                      MANUEL UTILISATEUR

                                   Avril 2017
PORTAIL DES MAISONS DE SERVICES AU PUBLIC - MANUEL UTILISATEUR - Maison de services au public
SOMMAIRE

I.     Présentation du portail                                                   •   Echanger avec le réseau
          •   Comprendre le concept du portail – 3                                         o accéder aux outils collaboratifs – 47
          •   Connaître les profils de l’extranet – 4                                      o consulter l’annuaire des Personnes – 48
          •   Connaître les droits des profils de l’extranet – 5-6                         o consulter l’annuaire des Maisons - 49
II.    Connexion au portail                                                                o consulter le forum – 51-52
          •   Faire une demande de création de compte – 7-8                                          échanger sur le forum – 53-54
          •   Se connecter au portail pour la première fois - 9                                      mémo sur l’utilisation des forums – 55
                    o valider les CGU - 10                                                 o groupe de travail 56-59
                    o compléter sa fiche profil - 11                                                o Inscription à un groupe de travail – 60-67
                    o compléter une fiche Maison - 12                                               o Création d’un groupe de travail – 68 - 70
          •   Se connecter au portail - 13                                       •   Agenda Formation
                    o voir / modifier une fiche profil – 14                                o mon agenda – 71 - 72
III.    Navigation sur le portail                                                          o événements / formations – 73
          •   Découvrir le menu principal - 15                                             o formation en ligne – 74
                    o naviguer sur le portail Internet – 16-17                   •   Suivre l’activité de la Maison
                    o naviguer sur le portail Extranet – 18-22                             o accéder à l’outil de saisie de la fréquentation – 75-76
IV.     Principales fonctionnalités                                                        o saisir une demande unitaire – 77 - 78
          •   Consulter et créer des contenus                                              o saisir des demandes en masse – 79-82
                    o accéder aux contenus du portail –23-24                               o reporting et export des données – 83-84
                    o trouver un contenu facilement – 25                         •   Gérer sa Maison
                    o créer un contenu > Ressource –26-28                                  o modifier une fiche Maison – 85
                               aperçu des Ressources - 29                                 o gérer plusieurs Maisons – 86
                               modifier une Ressource - 30                                          aperçu d’une fiche Maison – 87
                               mémo pour créer une Ressource correctement       •   Contacter la Cellule d’animation nationale
                                - 31
                    •   créer un contenu > Fiche projet – 32-35
                    •   sondage
                              •   création et paramétrage d’un sondage – 37-46
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                                                         Comprendre le concept du portail
                                                                                        I. Présentation du portail

          Site internet (grand public)               Espace professionnel

www.maisondeservicesaupublic.fr                www.maisondeservicesaupublic.fr/extranet/

Site Internet public accessible par tous les   Espace professionnel réservé aux membres
internautes. Il permet de :                    du réseau national des Maisons de

• Comprendre ce qu’est une Maison de           services au public :

  services au public et les services           • Soumis à authentification (création de
  délivrés                                       compte validée par l’administrateur du

• Obtenir des informations sur la politique      site)

  publique, le programme national et le        • Permet    d’accéder   à   des   contenus
  label                                          métiers, des outils collaboratifs et des

• Localiser les Maisons de services au           outils de gestion réservés au réseau

  public par département

                                                                                                               3
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                                                                                                                   I. Présentation du portail

Il existe 4 types de profils sur l’espace professionnel :

•    Agent / Responsable > Agents et Responsables des Maisons de services au public. Ils sont rattachés à la fiche Maison

     pour laquelle ils travaillent et ont accès à l’outil de suivi de la fréquentation en ligne

•    Coordinateurs > Coordinateurs de réseaux territoriaux de Maisons de services au public. Le réseau peut être local,

     départemental, régional ou national (ex: Fédération des Centres sociaux, l’ADRETS…)

•    Invité > Porteurs de projet pour la création de Maisons de services au public (collectivités, associations…), Partenaires

     nationaux et locaux qui délivrent des services au sein de ces structures, Référents en charge du dispositif dans les

     préfectures

•    Admin > Administrateurs du site (cellule d‘animation nationale)

                                                                                                                                          4
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                                                                                                                 I. Présentation du portail

  En fonction de leur profil, les membres ont des droits différents pour les fonctionnalités de l’espace professionnel

                                                                                Réseau national
                        Fonctionnalités                                Invité      Agent /        Coordinateur           Admin
                                                                                 Responsable
Consultation des contenus métiers (articles,
ressources, fiches projets, annuaire, forum)
                                                                                                                         

Centre de ressources: publication d’une ressource                                                                        

Forums: participation aux échanges                                      *                           *                    

Outil de suivi de la fréquentation d’une Maison et
export des données
                                                                                                                         

Modification d’une fiche Maison                                                     **              **                   

Fiche projet : création / modification                                                                                   

Fiche projet : validation et publication                                                                                 

   * sauf pour les discussions réservées au profil agent/responsable

   ** sur ses Maisons                                                                                                                   5
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                                                                                                                                                             I. Présentation du portail

                                                                                                     Réseau national
                       Fonctionnalités                                           Invité                  Agent /                   Coordinateur                      Admin
                                                                                                       Responsable

Groupe de travail : création d’un groupe                                                                                                                             

Groupe de travail : participation à un groupe                                                                                                                        

Gestion des sondages                                                               *                                                     *                           

Agenda / Evénements / Formation en ligne                                          **                         **                         **                          **

   * Seuls les agents et administrateurs peuvent créer un sondage. Tout profil peut y répondre.
   ** Créés par la Caisse des Dépôts. Tous les agents peuvent consulter. Inscriptions possibles aux formations si le nombre d’inscrits ne dépasse pas le nombre de places
                                                                                                                                                                                    6
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                                                                Faire une demande de création de compte (1/2)
                                                                                                                         II. Connexion au portail

Afin d’accéder à l’extranet, il est nécessaire de disposer d’un compte personnel basé sur un e-mail professionnel nominatif.

1   Cliquez sur le lien www.maisondeservicesaupublic.fr pour accéder au portail internet. Puis, cliquez sur l’avatar en haut à droite de
    la page et sur Créer votre compte

                                                                                                                                 1

2
    Complétez le formulaire de demande de création de compte, puis cliquez sur Confirmer la demande.

                                                                                    Pensez à préciser ici votre Maison de rattachement

                                   2

                                                                                                                                              7
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                                                            Faire une demande de création de compte (2/2)
                                                                                                                II. Connexion au portail

3   Vous recevez alors un e-mail vous indiquant que votre      4   Une fois la demande validée par l’administrateur, vous
    demande de création de compte est en cours                     recevez un e-mail vous informant de l’activation de
    d’approbation.                                                 votre compte avec un lien pour la première connexion.

                                                                                                                        4

                                                                                                                                     8
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                                                               Se connecter au portail pour la première fois
                                                                                                              II. Connexion au portail

Lors de la première connexion, tout utilisateur est invité à :

1.     Valider les conditions générales d’utilisation (CGU)
2.     Mettre à jour sa fiche profil (destinée à l’annuaire)
3.     Pour profil agent / responsable : Mettre à jour la fiche de la Maison de services au public à laquelle il est rattaché
       (destinée au grand public et à l’annuaire des Maisons)

En pratique seule la première étape (CGU) est obligatoire. Les deux étapes suivantes peuvent être passées. Vous
pouvez revenir à ces étapes à tout moment après l’authentification sur le portail en allant dans l’espace Mon Profil.

                                                                                                                                   9
PORTAIL DES MAISONS DE SERVICES AU PUBLIC - MANUEL UTILISATEUR - Maison de services au public
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                                                                           II. Connexion au portail

   1    Lisez les conditions générales d’utilisation.

   2    Cochez la case J’accepte           les   conditions
        générales d’utilisation.

   3
        Puis cliquez sur Valider.
                                                              2

                                                                  3

* Conditions générales d’utilisation

                                                                                                10
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                                                                                     II. Connexion au portail

   Une fois les conditions générales d’utilisation
   validées, vous accédez à votre fiche profil (destinée        1

   à l’annuaire).

    1   Remplissez les champs obligatoires.

        Les coordinateurs disposent des encarts dédiés
        leur permettant de préciser les missions ainsi que le
        périmètre géographique d’intervention.

    3   Vous avez la possibilité de remplir plus tard ou
        de valider votre saisie

                                                                    3
Pensez à mettre votre photo de profil,
c’est plus sympathique ;)
                                                                                                          11
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                                                                      Compléter une fiche Maison
                                                                                     II. Connexion au portail

1   Pour les agents /responsables, vous accédez ensuite
    au formulaire de modification de votre fiche Maison
    composé de cinq onglets:
    •     Infos pratiques
    •     Services disponibles
    •     Equipements à disposition
                                                                                                       3
    •     Et dans les mêmes locaux                            1

    •     Informations complémentaires pour l’Extranet
          (espace professionnel)

2   Complétez tous les onglets, puis cliquez sur Valider
    tous les onglets pour enregistrer les informations
    renseignées.
    Il est toujours possible de Remplir la fiche plus tard.

                                                                  2
3
    Pour plus de détails sur le remplissage d’une fiche
    Maison, cliquez sur le bouton Point d’interrogation.

    La fiche Maison est accessible sur la cartographie du
    site internet afin de renseigner les usagers.

                                                                                                           12
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                                                                                                                      II. Connexion au portail

    Pour accéder à l’Extranet, rendez-vous sur le portail des Maisons de services au public https://www.maisondeservicesaupublic.fr

                                                                                                                                                 1

1   Cliquez sur l’avatar en haut à droite
    puis sur Connectez-vous

2   Renseignez votre courriel et votre mot de passe
    (ce mot de passe à huit caractères
    alphanumérique      majuscule    &    minuscule
    confondus, est personnalisé lors de la première
    connexion au portail)

3
    Cliquez sur le bouton Se connecter                                                                                         2

                                                                                                        3

                                                                                                                                           13
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                                                                                                              Espace Mon profil
                                                                                                                          II. Connexion au portail

Dans cet espace, vous avez la possibilité de modifier votre fiche profil et votre mot de passe. Pour ce faire :

   1   Cliquez sur l’avatar en haut à droite puis sur Mon profil

                                                                   1

                                                                                   3   Cliquez sur Lettre d’information pour vous abonner ou
                                                                                       non à Lettre Nationale.

   2
       Vous arrivez alors sur votre fiche profil                                   4   Cliquez sur Rapport d’activité pour recevoir ou non le
                                                                                       résumé bimensuel de l’activité de la plateforme.

                                                                                   5   Cliquez sur Modifier pour accéder au formulaire de
                                                                                       modification de vos coordonnées.
                                                                                       N.B. le changement d’adresse mail se fait uniquement
                                                                                       par le formulaire de contact adressé aux
                                                                                       administrateurs de la Caisse des Dépôts.
                                                                                   6
                                                                                       Cliquez sur Mot de passe pour modifier votre
                                                                                       mot de passe.

             3                     4                   5           6

                                                                                                                                               14
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                                                                                                                                  III. Navigation sur le portail

                                                                                                                          Accès au formulaire de
                                                                                                                             contact internet

                                                                                                           Recherche sur le
                                                  Menu de navigation Internet                                site internet

Menu du site
  Internet

                                                                                                                                   Connexion à l’espace
           Retour à l’accueil internet                                     Accès aux deux accueils du portail, à Mon                  professionnel
                                                                           profil, aux pages d’aide et à la déconnexion

  Menu de
  l’espace
professionnel

                                                                                                        Recherche sur              Accès au formulaire de
                                         Menu de navigation Extranet                                l’espace professionnel            contact Extranet

                                                                                                                                                             15
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                                                                 Naviguer sur le portail Internet
                                                                                   III. Navigation sur le portail

La page d’accueil Internet est constituée de quatre blocs        1

principaux permettant d’accéder :

       • au moteur de recherche des Maisons
       1

         (cartographie),                                                                   Raccourcis vers les
                                                                                           blocs principaux de
       • à la page des services proposés au public,
       2
                                                                                           la page
                                                             2
       • à l’espace actualité,
       3

•4 et de consulter la liste des partenaires du dispositif.

                                                             3

                                                             4

                                                                                                              16
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                                                                                            Naviguer sur le portail Internet
                                                                                                                        III. Navigation sur le portail

    Les usagers peuvent consulter les différents contenus disponibles sur le site internet, classés par type d’usager, par exemple:

1    pour les particuliers : une vidéo             2   pour les acteurs locaux : les                 3   Pour les agents des Maisons de
     présentant ce qu'est une Maison de                informations sur les partenaires                  services au public : des vidéos
     services au public.                               nationaux    ou  des  questions                   reportage thématiques (onglet « Sur
                                                       fréquentes                                        le terrain »

                                                                                                                                                   17
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                 Naviguer sur le portail Extranet (1/3)
                                         III. Navigation sur le portail

Accueil espace
 professionnel                         Menu de navigation

    Actualités
    dédiées au
      réseau

                                                                    18
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                         Naviguer sur le portail Extranet (2/3)
                                                 III. Navigation sur le portail

     Accueil espace
      professionnel
                                                  Raccourcis vers les
                                                 blocs principaux de la
                                                          page

                                                  Raccourcis vers la
                                                 gestion et le reporting
   Chiffres clés de                                 des demandes
   l’activité de vos
Maisons sur le mois en
         cours

  Groupes de travail
   auxquels vous
     appartenez
                                                 Nouvelles contributions
                                                       au forum
 Nouveaux membres
  dans l’annuaire du
                                                     Raccourcis vers
        réseau
                                                  l’annuaire et le forum

                                                                            19
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                       Naviguer sur le portail Extranet (3/3)
                                               III. Navigation sur le portail

     Accueil espace
      professionnel

                                               Dernières fiches projet
                                                      publiées
   Derniers articles
       publiés

Dernières ressources
      publiées

                                                Moteur de recherche
                                                dédié aux contenus

Prochains événements                           Prochaines formations
      planifiés                                     planifiées

                                                                          20
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                                                                 Zoom sur le menu de navigation Extranet
                                                                                                                      III. Navigation sur le portail

                                                                                                  7        8

                       1                 2                 3          4                     5                  6

1   L’Accueil Extranet permet de revenir sur la page d’accueil
    Extranet                                                      5       Le menu Agenda Formation permet d’accéder :
                                                                          •   mon agenda
2                                                                         •   événements / Formations
    Le menu Gérer sa Maison permet d’accéder :                            •   formation en ligne
    •   au formulaire de modification d’une fiche Maison
    •   à l’outil de saisie de la fréquentation                           Le menu Contribuer permet d’accéder :
    •   au reporting des demandes                                 6       •   au formulaire de création d’un sujet de forum
    •   à l’aide à l’outil de saisie                                      •   au formulaire de publication d’une ressource
                                                                          •   au formulaire de publication d’une fiche projet
                                                                          •   aux sondages
    Le menu Echanger avec le réseau permet d’accéder :
3
                                                                          •   au formulaire de création d’un sondage
    •   à l’annuaire
    •   au forum
                                                                          Le bouton Recherche permet un accès rapide à la page
    •   aux groupes de travail                                    7
                                                                          de recherche de tous les contenus

4   Le menu S’informer permet d’accéder aux dossiers
    suivants:                                                     8       Le formulaire de contact permet d’adresser une demande
    •   vie du réseau                                                     aux administrateurs Caisse des Dépôts
    •   boîte à outils
    •   centre de ressources
    •   fiches projets
    •   actualités
                                                                                                                                                 21
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                                              Zoom sur l’avatar
                                                  III. Navigation sur le portail

1   A partir de l’Avatar, il est possible :
2   d’accéder à l’accueil de l’Extranet,
3   d’accéder à l’accueil Internet,
4   d’accéder à la page d’aide,
5   de se déconnecter.

                                                                      1

                                                                                2

                                                                                3

                                                                                4

                                                                                5

                                                                             22
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                                                                                                         Accéder aux contenus
                                                                                         IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus

Il existe plusieurs façons d’accéder aux différents types de contenus sur le portail :

 1
     Via le moteur de recherche général: Cliquez sur le bouton Recherche sur le bandeau du menu principal

 2
     Par le menu S’informer, cliquer sur Centre de ressources / Fiches projets / Actualités

 3
     Via l’Accueil Extranet, en cliquant sur Voir tous les contenus en bas de page.

                                                                                                                 1

                              3

                                                                                 2

                                                                                                                                                       23
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                                                                                                      Accéder aux contenus
                                                                                      IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus

      Depuis l’onglet S’informer, vous pouvez accéder aux
                                                                                                                1

      différents contenus publiés par la cellule nationale, tels                                                2

      que :

1
    Les informations et actualités de la vie du réseau national    2
                                                                       Les outils et méthodes pour pratiquer le métier au quotidien

                                                                                                                                                    24
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                                                                                       Trouver un contenu facilement
                                                                                        IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus

1   Le moteur de recherche général : Sur la page de recherche, le champ de recherche et les filtres permettent d’affiner la recherche
    de votre contenu.

        1

2   Le moteur de recherche du centre de ressources : via le menu S’informer, puis Centre de ressources, le champs de recherche
    permettent de retrouver rapidement la ressource souhaitée

        2

                                                                                                                                                      25
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                                                                         Créer un contenu > Ressource (1/3)
                                                                                 IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus

Tout utilisateur peut contribuer sur le portail en ajoutant des contenus type Ressource, par exemple : guides, chartes,
plaquettes de communication, article etc. Pour accéder à l’espace de création de ressource, vous avez deux
possibilités:

   1   Sur la page Centre des ressources, cliquez sur Ajouter une nouvelle ressource

                                                                 1

   2
       Soit, depuis le menu principal, cliquez sur Contribuer, puis Publier une ressource

                                                                     2

                                                                                                                                               26
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                                                            Créer un contenu > Ressource (2/3)
                                                                 IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus

1   Renseignez ici le titre de votre Ressource          1

                                                        2
2   Vous pouvez ensuite ajouter une image
    d’illustration de dimension suffisante (1000px de
    large, les fichiers doivent peser moins de 128      3
    Mo. Extensions autorisées : png gif jpg jpeg.).

3   Vous pouvez ici préciser la source de votre         4

    publication

4
    Ecrivez ici le contenu de votre document

5   Sélectionnez le type de ressource (étude et
    rapport, compte-rendu et synthèse, article, guide
    etc.)                                               5

                                                                                                                               27
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                                                                     Créer un contenu > Ressource (3/3)
                                                                          IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus

                                                                 6

6   Sélectionnez ensuite le (ou les) thèmes de votre document
    dans la liste proposée.

7   Ajoutez votre ou vos document(s) en pièces jointes sous
    format fichier, image ou vidéo.

8                                                                7
    Pour visualiser votre document, cliquez sur Aperçu. Sinon,
    cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre ressource.

                                                                          8

                                                                                                                                        28
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             Aperçu des Ressources
IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus

                                                              29
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                                                                                                        Modifier une Ressource
                                                                                           IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus

1   Il est possible de modifier une ressource enregistrée. Il suffit de la visualiser, puis cliquer sur Modifier.
    NB. Il possible de modifier uniquement les ressources créées par soi-même.

                            1

                                                                                                                                                         30
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                                                          Mémo pour créer une Ressource correctement
                                                                                    IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus

Quelles ressources ?
Tout document, support, article, lien, vidéo… qui vous semble utile à partager avec vos pairs

•    Les ressources sont accessibles via le centre de ressource (Menu : S’informer > Centre de ressources)
•    L’image de la ressource (la page de garde) doit être:
      –    de dimension suffisante (1000px de large)
      –    de ratio cohérent avec le gabarit (3:2 ou 2:3) ce qui correspond au standard photo paysage ou portrait
•    Les thèmes permettent de tagger l’article. Il s’agit de faciliter le filtrage des contenus lors d’une recherche.
•    On peut joindre à une ressource
      –    des documents
      –    des images
      –    des vidéos
•    Pas de validation a posteriori pour les ressources. Elles sont publiées directement sur l’extranet.
•    Attention, il est impératif de joindre au moins une pièce jointe à votre ressource.

                                                                                                                                                  31
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                                                                                     Créer une fiche projet (1/4)
                                                                              IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus

Une fiche projet ?
Il s’agit de décrire une initiative locale que vous avez mise en place : événement, partenariat, projet de territoire,
innovation, relation avec les usagers…. Un moyen de valoriser son activité et partager les bonnes pratiques

Pour accéder à l’espace de création d’une fiche projet sur le portail :

1
    Cliquez sur le menu Contribuer, puis Publier une fiche projet

                                                                                                         1

                                                                                                                                            32
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                                                            Créer une fiche projet (2/4)
                                                     IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus

Vous accédez alors au formulaire de création
                                                 2
d’une fiche projet.

                                                 3
 2   Un message vous informe que votre
     fiche     projet    sera envoyée  à
     l’administrateur pour validation et
     publication finale.

 3
     Renseignez tous les champs obligatoires :
     •    Nom du projet
     •    Maison(s) porteuse(s) du projet
     •    Auteur

     Sélectionnez le ou les thèmes de
     votre projet parmi ceux proposés
     dans la liste déroulante.

     Vous pouvez ajouter ici une photo
     d’illustration à votre document.

                                                                                                                   33
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                                                              Créer une fiche projet (3/4)
                                                       IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus

                                                   4

4
    Ecrivez ici le résumé de votre projet,

                                                   5
5
    puis la description complète du projet en
    vous basant sur le plan proposé par
    défaut.

6   Ajoutez ensuite le bilan et les perspectives
    de votre projet en utilisant les éléments
    supports intégrés dans le bloc de texte.

                                                   6

                                                                                                                     34
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                                                                                                                         Créer une fiche projet (4/4)
                                                                                                                  IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus

                                                            7

  7
      Vous pouvez ajouter ici des liens des
      sites web relatifs à votre projet pour en
      savoir plus.

  8   Vous pouvez également télécharger
                                                            8
      des pièces jointes* (documents,
      images, présentations…).

  9   Cliquez sur Enregistrer pour valider
      votre saisie et envoyer votre fiche                                                                     9
      projet à l’administrateur pour validation
      et publication.

* Les fichiers doivent peser moins de 128 Mo. Extensions autorisées : txt pdf xls xlsx doc docx ppt pptx png jpg gif jpeg.)                                                     35
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                                                                                                                                     Sondage
                                                                                               IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

    L’outil de sondage permet aux personnes connectées de sonder le réseau et les usagers sur des sujets métiers. Un sondage peut
    comporter plusieurs questions textuelles, à choix multiples/unique et obligatoires ou non. Seuls les agents et administrateurs
    peuvent en créer. En revanche, tous les agents peuvent y répondre quel que soit leur profil.

1   Pour y accéder, il suffit de cliquer sur le menu Contribuer,

2   et cliquer sur Sondage

                                                                                                                                            1

                                                                                                                                                           2

                                                                                                                                                     36
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                                                             Créer un sondage (1/2)
                                                     IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

    La liste de mes sondages s’affiche

1   Cliquez sur Créer un sondage pour en créer un.

                                   1

      Vous pouvez également créer un sondage en:

1     Cliquant sur le menu Contribuer

2     Puis sur Créer un sondage.

                                                                                      1

                                                                                             2
                                                                                                           37
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                                                                                                    Créer un sondage (2/2)
                                                                                            IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

    Le formulaire de création d’un sondage s’affiche.

1   Indiquez le titre du sondage (attention, il ne s’agit pas de la question).

2   Composez une description.

3   Cochez la case Publié pour que le sondage soit visible. Pensez à la décocher pour clore le sondage.

4   Cliquez sur Enregistrer pour valider la création du sondage.

                                                                                                                                          1

                                                                                                                                          2

                3

                                                                                 4                                                                38
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                                                                                                     Modifier un sondage (1/2)
                                                                                                   IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1   Le sondage est créé. Il est possible de le modifier. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Modifier.

                    1

                                                                                                                                                         39
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                                                                    Modifier un sondage (2/2)
                                                                  IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1   Vous pouvez modifier le titre et la description du sondage,

2   Le dépublier pour clore le sondage,

3   Le supprimer,

4   Pensez à enregistrer toutes vos modifications.

                                                                                                              1

                                     2

                                                                                    4                        3

                                                                                                                        40
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                                                                                             Paramétrer un sondage (1/3)
                                                                                                  IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1   Pour paramétrer le sondage, cliquez sur l’onglet Paramétrer les questions et gérer l’envoi.

2   Saisissez la question dans le champs Etiquette,

3   Choisissez le type (multiple ou textuelle),

4   Cliquez sur le bouton Ajouter.

                                                               1

                                                                                                                                                              4
                                                          2     3

                                                                                                                                                        41
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                                                                   Paramétrer un sondage (2/3)
                                                                    IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

    Après avoir ajouté la question, il est possible de
    paramétrer la question.

1   Indiquez la Description,

2   Choisissez s’il s’agit d’une question avec plusieurs
    choix possibles,
                                                                                                                         1
3   Renseignez les réponses possibles.
    N.B. Saisissez d’abord le numéro de la réponse,
    suivie d’une barre verticale ‘|’ puis renseignez la
    réponse.
    Exemple : 01|Unitaire

4   Choisissez s’il faut une liste déroulante pour les                                                                   2

    différents choix de réponse,                                                                                         3

5   Indiquez s’il s’agit d’une question obligatoire,

6   Puis cliquez sur Enregistrer.

                                                           4

                                                           5

                                                               6                                                             42
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                                                                                              Paramétrer un sondage (3/3)
                                                                                                IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

    Vous revenez à l’onglet Paramétrer les questions et gérer l’envoi.

1   Dans la colonne Etiquette, vous avez la possibilité de changer l’ordre de la question à l’aide d’un Glisser-déplacer.

2   Vous pouvez également rendre la question obligatoire en cochant la case,

3   Et de modifier/supprimer la question,

4   D’ajouter une question,

5   N’oubliez pas d’Enregistrer vos modifications.

                                                                                         2                                                     3

     1

                                                                                                                                                   4

                        5

                                                                                                                                                       43
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                                                                                               IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1   Pour envoyer le sondage, il suffit de cliquer sur Gérer l’envoi. Vous trouverez l’URL du sondage à transmettre aux participants.

                               1

                                                                                                                                                     44
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                                                                                               IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1   Pour accéder aux résultats d’un sondage, il suffit de cliquer sur la rubrique Résultats.

2   Vous avez la possibilité d’exporter les résultats, au format Excel, en cliquant sur le bouton Télécharger les données du sondage.

                                                                    1

2

                                                                                                                                                     45
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                                                                                                 Aperçu d’un sondage
                                                                                      IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

Exemple : après avoir cliqué sur le lien www.maisondeservicesaupublic.fr/sondage/61557b52c9cff11d470b0e85ab45aae88c4a3eb6
envoyé par le sondeur aux membres du Portail, le sondé n’a plus qu’à choisir sa réponse et la valider en cliquant sur le bouton
Enregistrer.

                                                                                                                                            46
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                                                                     Echanger avec le réseau > Annuaire
                                                                             IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1   Cliquez sur Echanger avec le réseau pour accéder à l’Annuaire.

                                                              1

                                                                                                                                   47
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                                                                         Consulter l’Annuaire des Personnes
                                                                                     IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

Membres du réseau national présents
                       sur le portail

Recherche par : Nom, Prénom, Profil,
        Maison, Code Postal et Ville

   Liens directs vers les fiches Maison

                                                                                                Pensez à mettre votre photo de
                                                                                                profil, c’est plus sympathique ;)
        Pictogramme indiquant le profil

Les pictogrammes représentent les 4 types de profils sur l’espace professionnel :

                         Agent / Responsable     Invité       Coordinateurs         Admin
                                                                                                                                           48
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                                       Consulter l’Annuaire des Maisons
                                             IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

Nombre de Maisons enregistrées sur
                          le portail

Recherche par Code postal, Ville ou
                nom de la Maison

Pensez à mettre des photos de
votre établissement, c’est plus
sympathique et rassurant pour
les usagers ;)

                                                                                                   49
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                                                                                    Echanger avec le réseau > Forum
                                                                                              IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1
    Cliquez sur Echanger avec le réseau, pour accéder au Forum.

                                                                                    1

     La page du Forum s’affiche alors avec une liste complète de tous les thèmes de discussions, tels que : Généralités et actualités,
     Aide sur le portail, Gérer ma Maison au quotidien, Formulation nationale, Cadre de la politique publique, etc.

                                                                                                                                                    50
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                                            Consulter le forum (1/2)
                                      IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

                      Catégorie

             Sous catégorie
                                                              Consolidé des contributions
1er niveau

                                                                      Dernière contribution
2e niveau

                     Créer un sujet

                                                              Consolidé des contributions
                  Liste des sujets
                                                              Dernière contribution

                                                                                            51
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                                        Consulter le forum (2/2)
                                  IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

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3e niveau

                                                        Modifier / supprimer le message
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                                                                                              IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

    Tout utilisateur connecté sur le portail extranet peut contribuer sur le forum. Pour accéder à la création d’un sujet de forum
    vous avez deux possibilités :

1   soit en cliquant sur Contribuer, puis sur Créer un sujet sur le forum

                                                                                                          1

2   soit en cliquant sur Echanger avec le réseau, puis Forum. Vous accédez alors à la liste de toutes les thématiques du forum.
    Sélectionnez ensuite une thématique (ex. La vie du réseau), et sur la page suivante, cliquez sur le bouton Nouveau sujet de
    discussion.

                                                                2

                                                                                                                                                    53
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                                                                         Echanger sur le forum (2/2)
                                                                         IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

    Sur la page de création du sujet de forum :

1   Précisez l’objet de votre message

2   Ecrivez ici le contenu de votre message                          1

                                                                     2
3   Sélectionnez le thème de votre sujet de discussion

4   Il est possible de créer des sujets de discussion réservés
    uniquement aux agents/responsables (non visibles pour les
    autres profils). Pour ce faire, avant d’enregistrer, cochez la
    case Discussion réservée aux agents.

5   Cliquez sur Aperçu pour visualiser votre contribution.
    Sinon, cliquez sur Enregistrer pour publier votre sujet
    sur le forum.                                                    3

                                                                                5
                                                                     4

                                                                                                                               54
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                                                                               Mémo sur l’utilisation des forums
                                                                                         IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

•   Tous les membres de l’espace professionnel peuvent participer au forum

•   Les forums (sujets et réponses) peuvent être modérés a posteriori par l’administrateur du portail

•   Les agents/responsables peuvent créer des sujets uniquement réservés au profil agent/responsable

•   Les règles d’utilisation du forum sont présentées ici > Règles du forum

                                                                                                                                               55
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                                                                                            IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

Un groupe de travail est un espace collaboratif en ligne qui permet aux acteurs des Maisons de services au public (agent,
responsable, coordinateur...) de coopérer, de mutualiser idées et compétences afin de travail sur un projet commun ou résoudre
une problématique partagée.

Il existe 3 types de groupes : ouvert, privé et confidentiel.

•    Un groupe ouvert est visible par l'ensemble du réseau et l'inscription est ouverte à tous.

•    Un groupe privé est aussi visible à l'ensemble du réseau mais les demandes d'inscription sont soumises à l'approbation du
     gestionnaire du groupe.

•    Enfin, un groupe confidentiel est visible uniquement par ses membres, aucune demande d'inscription n'est possible, seul le
     gestionnaire du groupe peut ajouter des membres.

                                                                                                                                                  56
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                                                                      Fonctionnalités des Groupes de travail (1/2)
                                                                                      IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

    Les fonctionnalités d’un groupe de travail sont les suivantes :
1   Création d’un groupe de travail
2   Recherche, par critères, d’un groupe de travail
3   S’inscrire / se désinscrire d’un groupe
4   Une page d’aide

                               1

                                                                                                                                   4

                                                                                                                  2

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                                                                      Fonctionnalités des Groupes de travail (2/2)
                                                                                             IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

    Les fonctionnalités d’un groupe de travail sont les suivantes :

    L’accueil où il est possible de consulter les derniers documents publiés, les prochains événements, les discussions et les membres
1

    connectés.
2   Echanger dans le groupe.
3   Consulter et publier des documents grâce à l’espace documentaire.
4   Un agenda permettant de publier des événements destinés aux membres du groupe.
5   Consulter la liste des membres. Seul le gestionnaire du groupe peut gérer les membres du groupe.

                       1       2        3                4        5

                                                                                                                                                   58
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                                                       Accéder aux Groupes de travail
                                                            IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

    Pour accéder aux groupes de travail :

1   Cliquez sur le menu Echanger avec le
    réseau,
                                                        1

2   Puis cliquez sur Groupe de travail,
                                                        2
3   La liste des groupes de travail s’affiche.

4   Si vous êtes déjà inscrit à un groupe, il suffit
    de cliquer sur son titre pour y accéder.

                                                                                                              3

                                                   4

                                                                                                                  59
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                                                                                             S’inscrire à un Groupe de travail
                                                                                                  IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1   Pour s’inscrire à un groupe de travail, il suffit de cliquer sur le bouton s’inscrire.

                 1                                                                                                                                      60
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                                                                                               Accueil Groupe de travail
                                                                                            IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

Après l’inscription, vous accédez à l’accueil du groupe où le titre du groupe, sa description, les derniers documents publiés,
prochains événements, discussions et membres connectés s’affichent :

                                                                                                                                                  61
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                                                                                             Discussion Groupe de travail
                                                                                                IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1   Après avoir cliqué sur la rubrique Discussion, il est possible de publier un message aux membres du groupe.
2   Pour ce faire, il suffit de composer votre message,

3   De recopier le Captcha,

4   Et de cliquer sur le bouton Envoyer pour qu’il soit publié en page d’accueil dans la partie Discussion.

                               1

                                                                                                                                      2

                                                                                                                                       3

                       4

                                                                                                                                                      62
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                                                                            Espace documentaire Groupe de travail
                                                                                              IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1   Après avoir cliqué sur la rubrique Espace documentaire, il est possible de publier un document à destination des membres du
    groupe.
2   Pour ce faire, il suffit de cliquer sur Publier un document,
3   Remplir les champs (possibilité d’ajouter un fichier ou une URL comme document),
4   Et de cliquer sur le bouton Enregistrer pour publier le document en page d’accueil dans la partie Derniers documents publiés.

                                                                        1

                                                                   2

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                                                                            4
                                                                                                                                                    63
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                                                                                         Agenda Groupe de travail (1/2)
                                                                                                IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1   Après avoir cliqué sur la rubrique Agenda, il est possible de publier et consulter les événements
2   Pour publier un événement, il suffit de cliquer sur le bouton Publier un nouveau document

3   Remplir les différents champs

4   Et cliquer sur Enregistrer pour valider la création d’un événement

                                            1

                               2

                                                                                                                                                  3

                                                                                                4
                                                                                                                                                      64
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                                                                                           Agenda Groupe de travail (2/2)
                                                                                                 IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1   Pour consulter et avoir plus d’informations sur un événement, il suffit de cliquer sur l’événement à partir de l’agenda.

                                                                               1

                                                                                                                                                       65
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                                                              Liste des membres d’un Groupe de travail (1/2)
                                                                                             IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1   Après avoir cliqué sur la rubrique Liste des membres, Il est possible consulter les membres du groupe.
2   Il est également possible de se Désinscrire.

                                                              Vue membre

                                                                            1

                  2

                                                                                                                                                   66
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                                          Liste des membres d’un Groupe de travail (2/2)
                                                                 IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

    Le gestionnaire a la possibilité :
1   d’ajouter des membres,
2   de modifier/supprimer des membres,

3   Et d’exporter la liste des membres.

                                          Vue gestionnaire

                                                             1

                                                                                                    2

                                 3

                                                                                                                        67
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                                                                                   Créer un Groupe de travail (1/3)
                                                                                       IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1   Pour créer un groupe de travail, cliquez sur le menu Echanger avec le réseau
2   Puis sur Groupe de travail
3   Et cliquer sur le bouton Créer un groupe de travail

                                                                             1

                                            3

                                                                             2

                                                                                                                                             68
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                                                                                        Créer un Groupe de travail (2/3)
                                                                                            IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

    Le formulaire de création d’un groupe de travail s’affiche.

    Tous les champs marqués d’une étoile sont obligatoires
1   Renseignez les champs titre, thème et description
2   Saisissez des mots-clés pour un meilleur référencement de votre groupe de travail

                                                                                                                       1

                                                                                                                       2

                                                                                                                       1

                                                                                                                                                  69
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                                                                                           Créer un Groupe de travail (3/3)
                                                                                                 IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

1   Choisissez le type (ouvert, privé, confidentiel),
2   Sélectionnez l’état de publication (n’est visible que par le(s) gestionnaire(s) si fermé),

3   Et cliquez sur Enregistrer pour confirmer la création du groupe de travail.

                                                                                                                              1

                                                                                                                              2

                                                                                3
                                                                                                                                                       70
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                                                                                              Agenda Formation
                                                                                    IV. Principales fonctionnalités – agenda formation

1   Le menu Agenda Formation permet d’accéder à :

                    2   Mon agenda

                    3   Evénements / Formations proposés au réseau National

                    4   Formation en ligne (plateforme de formation en ligne)

                                                                                1

                                                                                2

                                                                                3

                                                                                4

                                                                                                                                   71
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                                                                                                          Mon agenda
                                                                                  IV. Principales fonctionnalités – agenda formation

La rubrique Agenda représente avec des codes couleurs différents :
•      les événements
•      les formations
•      les formations auxquelles vous êtes inscrit
•      les événements liés à un groupe de travail
Il est possible d’obtenir davantage d’informations en cliquant sur l’événement.

                                                                                                                                 72
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                                                                                                  Evénements / Formations
                                                                                                     IV. Principales fonctionnalités – agenda formation

1   La rubrique Evénements / Formations regroupe une liste d’événements avec toutes les informations nécessaire pour s’y inscrire.
    Pour les formations, l’inscription se passe par le bouton S’inscrire.
2
    Cette page met également à disposition des filtres permettant d’afficher uniquement les formations avec une date de début et de fin.

                                                                                                                                        2

                                                                                                                                        1

                                                                                                                                                    73
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                                                                                                           Formation en ligne
                                                                                                 IV. Principales fonctionnalités – agenda formation

La rubrique Formation en ligne vous redirige vers la plateforme de formation en ligne des Maisons de services au public.

N.B. Il faut disposer d’un compte pour pouvoir s’y inscrire.

                                                                                                                                                74
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                                                                                     Outil de saisie des demandes
                                                                                     IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison

Une demande correspond à une sollicitation précise de la part de l’usager : obtenir un renseignement, être accompagné pour une
démarche administrative, se servir des équipements en libre accès, venir à un RDV d’une permanence partenaire…

Le portail prévoit deux façons de suivre l’activité d’une Maison:

•    Saisie des demandes unitaires : un formulaire correspond à une seule demande.

•    Saisie des demandes en masse : un formulaire correspond à un total de demandes sur une période définie (maximum un
     mois civil).

                                                                                                                                                  75
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                                                                   Consulter l’outil de saisie de la fréquentation
                                                                                       IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison

1   Sur le menu de l’Extranet, cliquez sur Gérer sa
    Maison, puis Saisie de la fréquentation (ou par le
    raccourci de la page d’accueil extranet).                                  1

2   Vous arrivez sur la page de listing des demandes
    avec deux onglets : demandes unitaires et                  2

    demandes en masse

3   Il est ensuite possible d’affiner les listes en filtrant
    les demandes par : Maison, Première visite (oui ou
    non), Code postal, Date de visite
                                                                                   3

                                                                                                                                        4
4   N.B. vous pouvez modifier ou supprimer votre saisie
    après validation en cliquant sur Modifier depuis le
    listing des demandes.

                                                                                                                                                    76
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                                                                  Saisir une demande unitaire (1/2)
                                                                        IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison

1   Sur la page Listing des demandes, cliquez sur Saisir
    une demande unitaire.                                           1

    Vous accédez alors au formulaire de création d’une
    nouvelle demande constitué de quatre blocs.

                                                              2

2   Le premier bloc est pré-rempli avec les informations de
    l’utilisateur connecté (Maison principale, Nom
    d’utilisateur, date d’aujourd’hui).
    Cliquez sur le bouton       Point d’interrogation, pour
    accéder à la page d’aide pour le remplissage d’une
    demande unitaire.                                         3

3   Le deuxième bloc concerne les informations sur
    l’usager.

                                                                                                                                     77
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                                                                          Saisir une demande unitaire (2/2)
                                                                              IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison

4   Sélectionnez ensuite la nature de la demande:                     4

    • Si la demande concerne Accès libre aux équipements
      de la Maison, la saisie s’arrête là (il suffit de cliquer sur
      Enregistrer).
    • Si la demande concerne un rendez-vous permanence
      d’un partenaire, indiquez le partenaire concerné, puis
      cliquez sur Enregistrer. La saisie s’arrête là.

                                                                      5
5   Si non, vous devez préciser les détails de
    l’accompagnement réalisé par l’Agent et cliquer sur
    Enregistrer pour sauvegarder la demande.

6
    Une fois votre demande enregistrée, vous pouvez
    poursuivre la saisie des autres demandes ou revenir
    sur la liste des demandes.

                  6

                                                                                                                                           78
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                                                                  Saisir une demande en masse (1/4)
                                                                        IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison

1   Sur la page Listing des demandes, cliquez sur Saisir
    des demandes en masse.
                                                                                                     1
    Vous accédez alors au formulaire de création d’une
    nouvelle demande constitué de trois blocs.

2   Le premier bloc est pré-rempli avec les informations de
    l’utilisateur connecté (Maison principale, Nom            2
    d’utilisateur-modifiable). Il convient de renseigner la
    période concernée (la période doit être comprise dans
    un mois civil).

    Cliquez sur le bouton     Point d’interrogation pour
    accéder à la page d’aide pour le remplissage d’une
    demande en masse.

                                                                                                                                     79
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                                                                                  Saisir une demande en masse (2/4)
                                                                                            IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison

3   Le deuxième bloc concerne les informations sur les usagers (détail par canal de contact, type d’usagers, tranches d’âge, statut
    d’activité, communauté de provenance…)

                                                                   3

                                                                                                                                                         80
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                                                                                       Saisir une demande en masse (3/4)
                                                                                             IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison

       Le troisième bloc permet de saisir les détails des demandes.

   4   Renseignez ici le nombre de demandes accompagnées
                                                                                   4
       par l’agent.
   5   Vous pouvez ensuite décomposer le nombre de
                                                                                   5
       demandes :
       • par thématique :
       Sélectionnez une thématique parmi celles proposées dans la
       liste déroulante (emploi/formation/insertion, santé etc.) et
       renseignez le nombre de demandes correspondant dans la
       case à côté. Pour saisir d’autres demandes par thématique,
       cliquez sur Ajouter une autre thématique.

       • par partenaire :
       Sélectionnez un partenaire dans la liste déroulante, puis
       saisissez le nombre de demandes correspondant au type
       d’accompagnement délivré (accueil/information etc.).
       Renseignez le nombre de demandes résolues, non résolues
       et partiellement résolues. Pour saisir d’autres demandes par
       partenaire, cliquez sur Ajouter un autre partenaire.

NB. Les partenaires correspondent à ceux qui ont été cochés dans l’onglet
«Services disponibles» de la fiche de la Maison.

NB. La demande est considérée comme résolue si vous avez répondu à la
sollicitation initiale de l’usager, quelque soit l’aboutissement de sa démarche.

                                                                                                                                                          81
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                                                               Saisir une demande en masse (4/4)
                                                                      IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison

6   Renseignez ici le nombre d’usagers accueillis durant   6
    les permanences partenaires.
    Vous pouvez détailler le nombre d’usagers par
    partenaire.

7   Précisez ensuite le nombre de demandes d’accès         7

    libres aux équipements.

8   Une fois que le formulaire est complété, cliquez sur
    Enregistrer.

                                                                  8

                                                                                                                                   82
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                                                                          Reporting et export des données (1/2)
                                                                                           IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison

Reporting sur les demandes / export des données
L’outil de reporting permet aux agents et responsables des Maisons de consolider et extraire les statistiques des demandes
enregistrées sur le portail. Pour accéder à l’outil :

1   Sur la page d’accueil de votre espace professionnel (extranet), cliquez sur Reporting de l’activité dans le bloc Gérer sa
    Maison de services au public.

                                                                                       1

                                                                                                                                                        83
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                                                       Reporting et export des données (2/2)
                                                               IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison

2   Sur la page suivante, vous pouvez
    affiner votre recherche en utilisant les
    filtres :
    - Maison de services au public             2
                                                                                                                           3
    - Nom de l’agent
    - Période concernée

3   ou cliquez directement sur Valider la
    recherche pour afficher les résultats.

    Vous obtenez alors un tableau
    récapitulatif avec les chiffres clés de
    l’activité en fonction des filtres
    appliqués.

4   Vous pouvez ensuite télécharger les            4

    demandes unitaires et/ou les
    demandes en masse dans un fichier
    CSV.

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                                                                                                    IV. Principales fonctionnalités – Gérer sa Maison

1   Pour accéder à la modification d’une fiche Maison, cliquez sur Gérer sa Maison, puis sur Modifier une fiche Maison.
    NB. Il est nécessaire d’avoir sélectionné une Maison principale de rattachement pour accéder à une fiche Maison.

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                                                                                                      IV. Principales fonctionnalités – Gérer sa Maison

1   Si vous êtes rattaché à une ou plusieurs maisons, vous avez la possibilité de les modifier à partir de la liste de vos maisons de
    rattachement en cliquant sur le bouton modifier.

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                        Aperçu > Fiche Maison
                        IV. Principales fonctionnalités – Gérer sa Maison

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