Rapport d'apprentissage à l'International Space University
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Licence Médiation de l’Information et du
Document dans l’Environnement Numérique
2012/2013
Rapport d’apprentissage à
l’International Space University
Réalisé par Ceyhun Kaplan
1
Sommaire
Remerciements ............................................................................................................... 3
Introduction .................................................................................................................... 4
L’International Space University ................................................................................... 5
Les programmes de l’ISU ........................................................................................... 6
Le réseau de l’ISU ...................................................................................................... 7
La bibliothèque de l’ISU ............................................................................................ 9
Mes missions ................................................................................................................ 10
Découvrir l’environnement ...................................................................................... 10
Bulletinage et catalogage .......................................................................................... 11
Guide de recherche pour les TP................................................................................ 13
Recherche documentaire courante ............................................................................ 14
Prêt entre bibliothèques ............................................................................................ 15
Réaménagement de la bibliothèque .......................................................................... 16
Préparation du programme Space Studies Program (SSP) ....................................... 17
Activités liées au Symposium .................................................................................. 19
Création de QR codes ............................................................................................... 19
Autres activités ......................................................................................................... 20
Mon projet tutoré .......................................................................................................... 21
Analyse de la problématique .................................................................................... 21
Définition et objectifs du projet ................................................................................ 21
Outils pour réaliser le projet ..................................................................................... 22
Bilan du projet .......................................................................................................... 24
Conclusion .................................................................................................................... 25
Annexes ........................................................................................................................ 27
2
Remerciements
Je tiens à remercier dans un premier temps toute l’équipe pédagogique de la licence
Médiation de l’Information et du Document dans l’Environnement Numérique pour avoir
assuré la partie théorique de ma formation.
Je remercie tout particulièrement Madame Muriel Riester, mon maître d’apprentissage
qui m’a formé et accompagné tout au long de mon expérience professionnelle.
Je tiens à remercier également Madame Marion Béchet, mon tuteur d’apprentissage,
pour son aide et ses conseils durant ma période d’apprentissage.
Aussi, je remercie Madame Cécile Paradon, Directrice des Ressources Humaines de
l’International Space University pour m’avoir intégré rapidement au sein de l’équipe et pour
son aide tout au long de l’année.
Finalement, je remercie tous les employés de l’ISU pour leur accueil chaleureux et
leur coopération professionnelle tout au long de mon apprentissage.
3
Introduction
Dans le cadre de ma Licence Professionnelle Médiation de l’Information et du
Document dans l’Environnement Numérique (MIDEN), j’ai réalisé mon apprentissage à
l’International Space University du 15 Octobre 2012 au 30 Aout 2013. J’ai choisi cette
entreprise car elle m’offrait la possibilité de découvrir le secteur passionnant de l’Espace et de
l’astronautique. N’ayant aucune notion du domaine spatial, j’ai tout de même voulu intégrer
cette école pour découvrir ce monde fascinant.
Par ailleurs, le fait que la langue officielle de l’établissement soit l’anglais fut un
paramètre très attrayant. En effet, une vingtaine de nationalités sont représentées parmi les
étudiants et le personnel. Cette multiplicité culturelle fut une opportunité pour appréhender la
diversité grandissante dans le monde professionnel. De plus, la collection de la bibliothèque
de l’ISU est entièrement en anglais et sa gestion l’est aussi par conséquent. La possibilité
d’être au quotidien dans un milieu si varié a été une grande motivation dans mon choix.
Plus largement, cet apprentissage a été l’opportunité pour moi d’appréhender le métier
de documentaliste et les enjeux de ce secteur. Grâce à mon parcours en DUT Informatique,
j’estimais pouvoir apporter une valeur ajoutée aux services de la bibliothèque de l’ISU. La
formation théorique en Licence MIDEN est venue compléter mes notions des systèmes
d’information. Allier au quotidien cet enseignement théorique avec les missions de la
bibliothèque de l’ISU a été une expérience très enrichissante. Je détaillerai dans ce rapport
toutes ces tâches qui m’ont permis de développer une connaissance pointue de la gestion
d’une bibliothèque spécialisée.
Tout d’abord, je vais présenter l’ISU et ses différentes missions. Cette partie sera
consacrée à délimiter le cadre de l’établissement en détaillant le profil des étudiants, les
différentes formations et les partenaires nationaux et internationaux. Par la suite, je décrirai la
bibliothèque de l’ISU. Les services proposés, la diversité de la collection, les relations avec
les étudiants et les enseignants seront exposés.
Dans un deuxième temps, je détaillerai mes missions dans le cadre de mon
apprentissage. Cette partie développera les tâches les plus importantes que j’ai menées durant
cette expérience.
Finalement, je présenterai mon projet tutoré concernant la création de tutoriels et des
enseignements que j’ai pu en tirer.
4
L’International Space University
L’International Space University est un établissement d’enseignement supérieur
américain spécialisé dans la formation de professionnels du secteur spatial. La langue
officielle de l’école est l’anglais. Le cursus de l’ISU couvre toutes les matières pertinentes
pour se former à ce secteur ; scientifique, juridique, technique, économique, politique. Les
fondateurs de l’ISU sont Peter Diamandis, un docteur en médecine avec un doctorat en
ingénierie aérospatiale; Todd Hawley, un diplômé du Space Policy Institute de George
Washington Université et Robert D. Richards, un ingénieur et physicien et ancien assistant du
renommé astrophysicien Carl Sagan.
Du 10 au 12 Avril 1987, une
Conférence Fondatrice de l’ISU se tenait
au Massachusetts Institute of Technology
(MIT). Ces dates ont été choisies pour
commémorer le vol de Youri Gagarine (le
12 avril 1961), le premier homme dans
l'espace. Cette Conférence officialisera la
création de l’International Space
University, établie comme une organisation éducative à but non lucratif dans l'état du
Massachusetts.
Le premier programme de l’ISU se tiendra au MIT du 20 juin au 20 août 1988 avec le
support des agences spatiales majeures. Après un appel d’offre international pour la recherche
d’une ville hôte pour le Campus Central de l’ISU, c’est en 1994 que la ville de Strasbourg fut
choisie. L’ISU est maintenant une association à but non lucratif enregistrée en Alsace. Les
décideurs de cette école sont des organisations internationales, des industries, des agences
spatiales, des institutions universitaires ou encore des personnes indépendantes.
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Les programmes de l’ISU
Les programmes de l’ISU sont conçus pour former des étudiants de 3e cycle ou des
professionnels ayant un acquis équivalent aux métiers de l’Espace et aux activités qui en
résultent. Il y a 4 programmes différents :
- le Master, divisé en deux programmes, un Master en Études Spatiales (MSS) et un
Master en Management Spatial (MSM). Ces programmes d'un an incluent un stage
professionnel de trois mois et plusieurs visites professionnelles.
- l’Executive MBA qui fournit aux cadres moyens une connaissance plus
approfondie des principes financiers et économiques dans l’industrie spatiale.
- Le programme d’été (Space Studies Program) qui est un cours intensif de 9
semaines destiné à des étudiants universitaires en études supérieures et à des
professionnels de toutes disciplines.
- L’Executive Space Course (ESC) qui est un cours d’initiation d’une semaine. Il
permet à des professionnels non-initiés au domaine spatial d’avoir une vue
d’ensemble sur le domaine.
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Le réseau de l’ISU
Au fil des années, l’ISU a développé ses relations nationales et internationales pour se
trouver au cœur d’un réseau mondial :
- d’enseignants et intervenants de l’industrie et des agences spatiales mondiales
- d’institutions ayant accueilli les écoles d’été et les étudiants du Master en stage
- de 20 établissements, ou groupements d’établissements, universitaires et industriels
affiliés à l’ISU pour développer ensemble des programmes de recherche
- d’une vingtaine de points de contact sur les sept continents qui participent à l’effort
de recrutement de l’ISU ainsi qu’à la levée de bourses d’études pour ses étudiants
- de plus de 3300 anciens étudiants venant de 100 pays différents :
7
Cette richesse des relations internationales est très précieuse pour l’image véhiculée
par l’ISU. En effet, cette diversité est une des forces de l’ISU pour attirer les meilleurs
étudiants et convaincre les partenaires. Parmi ces derniers figurent entre autres les plus
grandes agences spatiales internationales :
Etats-Unies Japon Europe Canada
En plus de son réseau international, l’ISU a de fortes relations avec les collectivités
locales (Ville et Communauté Urbaine de Strasbourg, Conseil Général du Bas-Rhin, Région
Alsace). Son réseau français comprend également un soutien important et majeur du CNES et
d’entreprises industrielles européennes basées en France comme l’Astrium, Arianespace ou
encore Snecma Moteurs.
8
La bibliothèque de l’ISU
La responsable de la bibliothèque de l’ISU est mon maître d’apprentissage, Madame
Muriel Riester. Elle a participé à la conception et au développement de la collection depuis
l’implantation de l’ISU à Strasbourg. Cette collection regroupe près de 10 000 ouvrages en
anglais recouvrant toutes les disciplines enseignées : ingénierie, management, médecine,
droit, politique, etc. Un nombre important de ressources électroniques (e-book, périodique
électronique, rapport en ligne, bases de données bibliographiques) est mis à disposition des
étudiants et des enseignants.
La collection est répartie en 5 sections :
- La collection principale où tous les livres sur le domaine spatial sont disposés
- La section des périodiques
- Les supports multimédias (CD d’enseignements, films, documentaires, etc.)
- Les ouvrages de références qui regroupent les documents d’une grande importance
qui ne peuvent être consultés que sur place (dictionnaires, répertoires, livres de
références, etc.)
- L’espace consacré aux rapports de TeamProjects (TP) ou de stages (Internship
Report)
La bibliothèque offre également d’autres services comme le prêt entre bibliothèques
(PEB). Les utilisateurs étant anglophones, le prêt entre bibliothèques se fait souvent avec la
British Library, la bibliothèque nationale du Royaume-Uni.
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Mes missions
Découvrir l’environnement
Avant de me former au métier de documentaliste, j’ai dû appréhender des notions sur
le monde spatial, l’astronautique, l’astronomie, la télécommunication, etc. qui m’étaient
totalement inconnues. Bien qu’ayant une fascination pour ce domaine, je n’avais aucune
compétence technique de ce milieu. Pour me former, j’ai dû consulter des ouvrages de
vulgarisation scientifique. De plus, le fait que ces ouvrages soient en anglais m’a aidé à
progresser en parallèle sur mon niveau en anglais. Avant de pouvoir travailler efficacement,
j’ai donc dû maitriser des concepts techniques comme l’observation terrestre, les systèmes de
télécommunication, la médecine spatiale, le droit de l’espace, l’astrobiologie, etc. En plus de
la documentation à ce sujet (wikis en ligne, revues électroniques, définitions sur internet,
etc.), j’ai participé à des cours donnés aux étudiants de master. Cette expérience m’a permis
de me familiariser avec le vocabulaire et de m’imprégner du paradigme de l’Espace.
J’ai notamment participé au
cours de présentation des deux
TeamProjects. Ces travaux de groupes
représentent une grande partie de la
formation. En effet, ils font collaborer
des étudiants de disciplines différentes
sur un sujet de réflexion défini par
l’équipe pédagogique. Participer à ce cours m’a permis de connaître les contours de ces deux
projets ce qui me sera très utile dans l’élaboration des guides de recherches pour les TP que je
détaillerai plus loin dans ce rapport.
10Bulletinage et catalogage
Le bulletinage est l'opération qui consiste à pointer chaque périodique lors de son
arrivée. Le catalogage est le processus d’identification d’un ouvrage à ajouter à la collection.
Il permet de détailler le document (titre, auteur, éditeur, etc.) et de l’indexer (décrire son
contenu) afin de permettre aux utilisateurs de le rechercher dans le catalogue.
La mission de bulletinage a été assez rapide à apprivoiser. En effet, elle se limite à
réceptionner le périodique et à signaler l’action sur le logiciel de gestion de bibliothèque
PMB. Cependant, j’étais également responsable de la gestion globale. Bien que le choix de
souscrire à un périodique (en version électronique ou papier) appartenait à mon supérieur
hiérarchique, je devais assurer la gestion des retards (déterminer les numéros manquants, faire
la réclamation, faire un suivi de la réclamation, etc.).
Les périodiques souscrits par l’ISU sont proposés par différentes plateformes, soit des
agrégateurs proposant différents périodiques, ce qui facilitait leur gestion, soit les éditeurs de
périodiques qui avaient leur propre plateforme de gestion (voir annexe 1).
Le catalogage a été une tâche plus complexe. Premièrement, il m’a fallut maîtriser les
notions du domaine spatial. Pour cela, j’ai beaucoup parcouru les étagères de la bibliothèque
et déterminé les principales catégories comme l’observation terrestre par les satellites, le
management de l’industrie spatiale, Mars et ses satellites, les véhicules spatiaux, les outils de
télédétection ou encore les combinaisons d’astronaute. Maîtriser tous ces aspects a été plus
problématique que le catalogage en soit qui résultait souvent du bon sens ou de la pratique. La
responsable de la bibliothèque, Madame Muriel Riester, corrigeait mes erreurs dans
l’appréciation des indices de classification et des descripteurs. Lorsqu’un terme était inadapté
ou manquant, elle me le signalait et m’en expliquait la raison.
11Définir les bons descripteurs et la bonne indexation décimale est primordial pour
optimiser la recherche documentaire. Afin de déterminer au mieux ces deux critères, je
privilégiais de me reporter à des ouvrages similaires dans notre collection. Si un livre traitait
des combinaisons spatiales, je recherchais dans notre catalogue en ligne des ouvrages
semblables et me référais à des attributs communs. Cette méthode, conseillée par mon
supérieur hiérarchique, avait ses limites. En effet, certains ouvrages n’ont pas de similitudes
avec des notices de notre collection. Dans ce cas, je consultais le thesaurus de la British
Library of Congress (ensemble des descripteurs normalisés) et définissait ceux qui me
semblaient les plus pertinents par rapport au contenu de l’ouvrage. Pour l’indexation
décimale, je me reportais de la même façon au livre d’indexation décimale de la British
Library. Voici un exemple de notice intégrée dans le catalogue :
12Guide de recherche pour les TP
Les TeamProjects représentent un travail continu tout au long de l’année pour les
étudiants. Alliant leurs disciplines de prédilection, ils forment deux voir trois groupes d’une
vingtaine d’étudiants pour étudier un sujet précis du domaine spatial en stimulant le travail
collaboratif. Cette année, le premier TP traitait de l’exploration de Mars depuis son orbite. Le
second TP concernait l’observation de l’Arctique par des satellites dans le but d’optimiser la
gestion de ses ressources. Avec Madame Riester, nous nous sommes partagés la tâche et
j’étais responsable du guide de recherche pour le TP sur Mars.
Dans ce TP, tous les aspects d’une telle mission devaient être traités ; l’envoi d’un
engin spatial sur Mars, la création d’une équipe qui ferait le voyage, les effets solaires sur le
véhicule et sur l’équipage, les éventuels problèmes de santé physique ou mentale lors du
voyage, l’aspect managériel, les satellites de Mars, le financement d’une telle mission etc.
Comme indiqué précédemment, pour prendre toute l’ampleur de ce projet, j’ai participé au
cours de présentation de celui-ci.
Une fois cette étape accomplie, j’ai commencé à rechercher des ouvrages pertinents
pour ce sujet dans notre catalogue. Pour cela, j’ai déterminé des indices de classification et
des mots-clés pertinents avec le sujet. J’ai créé une étagère virtuelle recensant tous les
documents (livres, périodiques, CDs, anciens rapports de TP, etc.) pouvant être utiles aux
étudiants (voir annexe 2). Habituellement, cette liste est complétée par une recherche
documentaire sur des sites de notices bibliographiques comme Worldcat. Le documentaliste y
recherche des ouvrages très importants pour le TP et qui manquent à notre collection.
Cependant, cette année le sujet était sur Mars et la collection est exhaustive à ce sujet. Cette
mission a commencé dès mon arrivé à l’ISU et a pris fin au bout de deux mois afin de mettre
en ligne au plus vite les guides de recherche.
13Recherche documentaire courante
Afin d’offrir un service complet aux étudiants, la bibliothèque de l’ISU leurs offre
l’accès à des bases de données de notices bibliographiques. Les étudiants peuvent à travers
certaines bases de données comme l’Aerospace Database faire une requête. Celle-ci est
transmise au documentaliste qui doit rechercher le document. Ma mission était de trouver, si
possible, le document en libre accès. Pour cela, je devais d’abord vérifier que le document ne
se trouvait pas dans notre collection. Il arrivait souvent qu’un étudiant fasse la demande d’un
article d’un périodique qui était déjà disponible à l’ISU. Dans ce cas, je l’avertissais par mail
et si besoin, cherchais le document dans les étagères ou dans les archives.
Si le document requis n’était pas disponible à l’ISU, j’effectuais des recherches sur
GoogleScholar ou FirstSearch en priorité pour trouver une version électronique gratuite, sans
coût pour l’ISU. Si cette recherche s’avérait aussi infructueuse, je m’orientais vers des outils
plus spécifiques comme ScienceDirect ou le site de la British Library. Durant l’année
2012/2013, près de 100 demandes de documents des étudiants ou enseignants ont été
enregistrées (voir annexe 3).
14Prêt entre bibliothèques
Afin de répondre aux demandes de documents des étudiants, je réalisais souvent des
prêts entre bibliothèques, surtout avec la British Library of Congress qui avait un fonds
documentaire correspondant aux demandes de nos usagers. Pour réaliser le prêt, je devais
d’abord chercher le document sur le catalogue en ligne de la BL :
Une fois le document trouvé, je renseignais les identifiants de l’ISU et faisais la
demande de prêt entre bibliothèques. Dès que je réceptionnais le livre, j’avertissais par mail
l’étudiant ou l’enseignant concerné. Lorsque l’utilisateur venait récupérer le document, je lui
précisais les modalités d’emprunt et la date de retour impératif qu’il se devait de respecter.
L’enregistrement du prêt ne s’effectuant pas dans notre outil de gestion de bibliothèque,
assurer le suivi de celui-ci était plus compliqué. Il fallait adopter une méthode de consultation
régulière des emprunts entre bibliothèques pour veiller au respect des délais sous peine de
surcoût pour l’ISU.
15Réaménagement de la bibliothèque
Depuis quelques temps, la responsable du centre documentaire réfléchissait à un
réaménagement de l’espace de la bibliothèque. Une réflexion a été menée pour optimiser
l’agencement de ce grand espace. Pour cela, nous avons rencontré en Novembre le directeur
du programme Chris Welch et deux étudiantes porte-parole du programme de Master. Cette
réunion avait pour but d’écouter les avis pour mieux répondre aux demandes des étudiants. Ils
réclamaient un espace de lecture avec des canapés, un espace pour travailler dans le silence et
un espace pour le travail collaboratif. Ce réaménagement était de grande envergure et allait
changer la position des étagères et nécessitait donc une refonte totale de la disposition de la
collection.
Une fois ces changements actés, j’ai réalisé un plan de ce que serait la bibliothèque
avec ces changements (voir annexe 4). Ce plan nous a permis de choisir le matériel à acheter
et définir les modifications à apporter au placement des étagères. Nous avons ensuite
rencontré les responsables informatique pour décider des ordinateurs à déplacer ou supprimer,
des prises de courant à ajouter et du matériel à réaménager (télévision, imprimante). Une fois
l’achat des canapés, des tables basses, des tableaux blancs et des poufs réalisé, nous avons fait
appel à du personnel pour réaliser le réaménagement. Cette opération a été menée durant la
première semaine de Janvier 2013 car les étudiants étaient encore en vacances. Avec Madame
Riester, nous avons formé deux équipes pour être le plus efficace possible. J’ai coordonné les
différentes manipulations à réaliser ; retirer les livres des étagères, déplacer les étagères à
l’aide d’un tire-palette, monter les canapés, accrocher les tableaux blancs, replacer les livres
sur les étagères en prenant en compte la nouvelle disposition, etc. Une fois la refonte
terminée, j’ai modifié la signalétique des étagères (voir annexe 5). En effet, le déplacement
des rayonnages a altéré la disposition de la collection.
Cette mission a suscité beaucoup d’intérêt de ma part. En effet, participer au
changement de visage de la bibliothèque, avoir une réflexion sur les besoins des étudiants,
collaborer avec d’autres services, coordonner une équipe sont tout autant de nouvelles
expériences qui ne sont pas forcément vécues par un documentaliste. Avoir pu participer
activement à ce renouveau a été très enthousiasmant.
16Préparation du programme Space Studies Program (SSP)
Le programme d’été de l’ISU est un cours intensif de 9 semaines. Initialement prévu
au Brésil, il se déroulera finalement à Illkirch, dans les locaux de l’ISU, du 24 Juin au 23 Août
2013. Tout comme pour le programme de Master, j’ai crée des guides de recherche pour des
TP. Les 3 TP étaient :
- TP Coastal : développement durable et gestion des ressources côtières
- TP Solar : protection des véhicules spatiaux lors des maximums solaires
- TP Ambient : les microsatellites dans la surveillance environnementale
Afin d’avoir l’avis de professionnels, j’ai contacté les TP-chairs, les responsables
académiques de chaque TP. Les trois enseignants étant à l’étranger, j’ai dû leur envoyer un
email leur proposant de me conseiller des références qu’ils jugent pertinentes pour leur TP.
Les guides ont été complétés par l’acquisition de livres pour chaque TP. En plus des conseils
des TP-chairs, j’ai utilisé le moteur de recherche de Worldcat pour trouver des références
supplémentaires. Pour cela, j’ai combiné des descripteurs
normalisés (‘coastal management’, ‘solar radiation’,
‘microspacecraft’, etc.) tout en veillant à trouver des
documents relativement récents. Afin d’étoffer les guides,
j’ai également recherché des ressources internet. Des sites
web d’information, des rapports d’agences spatiales ou
encore des documents de synthèse en ligne qui ont enrichi
les guides de recherche.
A partir de Janvier 2013, j’ai participé tous les
mardis à une réunion sur la SSP. Tous les services
impliqués (communication, logistique, académique)
assistaient à cette réunion pour faire part des avancements respectifs, échanger sur les
problèmes rencontrés ou encore mener une réflexion sur les enjeux à venir. Ces meetings
m’ont permis de découvrir toutes les facettes d’un tel évènement.
En Mai, j’ai participé à la conception du manuel d’aide pour la SSP. Ce guide présente
l’ISU, la ville de Strasbourg et le programme SSP pour les étudiants et les nombreux
intervenants qui vont y participer. J’ai collaboré avec le coordinateur académique pour la
rédaction de la présentation de la bibliothèque et ses services (voir annexe 6).
17Tout le processus de préparation de la SSP a été une expérience très enrichissante. De
la recherche documentaire à la création du manuel de la SSP en passant par les réunions
d’échanges avec les autres services, les activités liées au programme SSP ont été très
enrichissantes. La collaboration avec d’autres services, avec des personnes de nationalités et
cultures différentes (le directeur est américain, le coordinateur académique est chinois) a été
très excitante et représente parfaitement l’image interdisciplinaire et interculturelle véhiculée
par l’International Space University.
18Activités liées au Symposium
Chaque année, l’ISU organise un symposium de trois jours sur un thème précis. Une
centaine de professionnels du monde spatial ou d’enseignants y sont invités. La 17 e édition de
ce colloque s’est déroulée du 5 au 7 Mars 2013. Le thème de cette année était le contrôle à
distance (voir annexe 7). Les aspects environnementaux, économiques, légaux, éthiques, des
télé-enseignements ou encore des télé-médecines étaient à l’ordre du jour. Pour offrir un
service de documentation aux participants, j’ai sélectionné des ouvrages relatifs au thème du
symposium. J’ai déterminé près de 50 documents pertinents (livres, rapports d’agences
spatiales, anciens TP de l’ISU, etc.) et les ai mis en valeur à l’entrée de la bibliothèque. J’ai
également créé un espace d’information devant l’amphithéâtre où s’est déroulé le symposium
pour informer les participants de la présence des ouvrages relatifs au thème du congrès.
Création de QR codes
Le QR code est un type de code-barres décodé après lecture avec un téléphone mobile
ou une tablette. La bibliothèque de l’ISU offre une multitude de ressources électroniques
parmi lesquelles des e-book et des versions numériques des périodiques. La réflexion initiale
a porté sur la mise en place de QR codes sur les livres papiers dont on disposait d’une version
numérique. Cependant, ayant des contraintes légales avec les éditeurs, nous devons
authentifier un utilisateur sur le site de la bibliothèque avant qu’il ne puisse consulter un livre
électronique. Cette démarche nécessite de faire pointer le lien du code-barres vers la notice du
livre électronique. Or, comme l’authentification est nécessaire avant d’accéder à ces notices,
un message d’erreur apparaît si on réalise la manipulation.
Après consultation du fournisseur du logiciel de gestion
documentaire, il a été décidé de réaliser les QR code uniquement
pour les périodiques. Contrairement aux e-books, les périodiques
électroniques ne sont disponibles que sur site. Son accès ne peut se
faire qu’en étant connecté au réseau internet dans l’enceinte de l’ISU.
Par conséquent, n’ayant pas la contrainte d’authentification, j’ai créé
des QR codes redirigeant directement vers la plateforme qui donne accès au périodique
électronique. Une fois la mise en place terminée, j’ai réalisé un poster d’information et
envoyé un mail aux utilisateurs pour valoriser la production.
19Autres activités
En plus des missions décrites plus haut, j’ai été amené à réaliser des activités plus
ponctuelles mais d’un tout aussi grand intérêt. J’ai par exemple recherché les centres
documentaires pouvant être intéressés par notre collection et par le prêt entre bibliothèques.
En effet, des bibliothèques de sciences, des instituts de physique ou tout autre centre
documentaire ayant un lien avec le domaine spatial peut être intéressé par l’emprunt de
documents auprès de l’ISU. Pour réaliser cette tâche, j’ai consulté le SUDOC et recherché
des livres sur le thème de l’astronautique, de la télécommunication, de l’astronomie et plus
généralement de l’Espace. J’ai pu déterminer des centres documentaires pouvant être
concernés par notre fonds documentaire. J’ai par la suite réalisé un document de synthèse
regroupant les informations nécessaires pour contacter ces établissements que j’ai transmis à
mon supérieur hiérarchique (voir annexe 8).
En parallèle de cette tâche, j’ai travaillé sur l’élaboration de notre archive de
périodiques. En effet, pour être recensé dans le catalogue du SUDOC, il faut fournir à
l’agence bibliographique de l'enseignement supérieur (ABES) une liste précise du fonds
documentaire. Pour réaliser cette liste, j’ai reporté tous les périodiques disponibles à l’ISU en
précisant depuis quand nous y avons souscrit et les éventuels numéros manquants. L’ABES
ne proposait pas de formulaire précis à remplir pour indiquer la consistance de notre fonds,
par conséquent j’ai dû échanger des mails avec une responsable pour établir la
synchronisation.
En complément du catalogage des acquisitions, j’ai procédé à l’équipement des
ouvrages. Cette tâche nécessitait entre autre la mise en place des antivols, des codes-barres et
des étiquettes de côte. Bien qu’étant indispensable, cette mission fut d’un intérêt relatif à mes
yeux car elle relevait plus de l’exécution redondante d’une action que de la production.
Finalement, j’ai participé activement à des tâches liées au site internet de la
bibliothèque. En Mai 2013, nous avons migré vers un nouveau site qui intégrait un CMS
(outil de gestion de publication) et un nouvel OPAC (catalogue de la bibliothèque en ligne).
Avant de réaliser cette migration, nous avons suivi une formation d’un jour avec Madame
Riester sur les changements de la nouvelle version. Durant cette formation, j’ai pu apporter
mon soutien technique de part mes connaissances en informatique. Le CMS étant en cours de
développement, j’ai pu conseiller la formatrice sur les problèmes ergonomiques de
20l’application, les bugs lors de son utilisation et les fonctionnalités qui pourraient y être
greffées.
Mon projet tutoré
Analyse de la problématique
Madame Riester, la responsable du centre documentaire, a observé depuis deux ou
trois ans une nette diminution de la fréquentation de la bibliothèque. Pour remédier à ce
problème, nous avons consulté des étudiants et le directeur du programme afin de mener une
réflexion à ce sujet. Cette concertation a débouché entre autre au réaménagement de la
bibliothèque comme décrit dans la partie « mes missions ». Cependant, nous avons estimé que
cette décision devait être accompagnée d’autres opérations afin de stimuler les utilisateurs.
De par son expérience, Madame Riester évoquait le fait que les étudiants n’avaient pas
conscience de toutes les ressources, notamment numériques, disponibles à l’ISU. Elle a
constaté que beaucoup d’étudiants demandaient en cours d’année comment accéder à des
livres électroniques, où trouver la liste des bases de données bibliographiques, etc. Afin de
combler ce vide en matière de communication, nous avons décidé de créer des tutoriels de
recherche documentaire.
Définition et objectifs du projet
Ces différents tutoriels seront destinés à rendre l’utilisateur autonome dans sa
démarche de recherche documentaire. Après une analyse des questions récurrentes des
étudiants et une réunion avec Madame Riester, j’ai défini une liste non-exhaustive de tutoriels
à créer en les classant par priorité :
1) Recherche simple et recherche avancée : trouver des documents pertinents à l’aide de
mots-clés, accéder aux notices et les repérer dans la collection
2) Bases de données et autres ressources sur le web
3) Création d’alertes sur des critères spécifiques (Diffusion sélective de l’information)
4) Connexion a l’ENT, navigation sur le portail documentaire
L’objectif à court terme est évidemment de former les usagers à l’utilisation des outils
numériques. Cette étape est indispensable pour répondre à un objectif plus important, à savoir
l’accroissement de la consultation des ressources numériques.
21Pour mener à bien ce projet, j’ai consulté « Screencasting for libraries » (Greg R.
Notess, 2012), un livre spécialisé dans la création de tutoriels vidéos pour la recherche
documentaire. Le fait de privilégier une solution vidéo plutôt qu’un tutoriel classique (en PDF
par exemple) est très bien expliqué par l’auteur de ce livre. En effet, un tutoriel classique se
focalise sur l’explication, les renseignements des différentes solutions à un problème. En
revanche, le tutoriel vidéo est plus destiné aux manipulations pratiques, aux démonstrations
des aspects techniques d’un outil. Ce procédé propose un chemin dans les recherches, il
expose un modèle à suivre.
Un bon tutoriel vidéo doit se limiter entre 2 et 4 minutes pour retenir la concentration
de celui qui l’a visionné. De plus, un tutoriel avec une durée de visionnage trop longue va
décourager certains de le visionner. L’idée est donc de créer plusieurs vidéos courtes
répondant à un besoin précis.
Outils pour réaliser le projet
J’ai recherché sur internet les outils les plus en vogue dans la conception de tutoriels
vidéos (voir annexe 9). Après une analyse superficielle des avantages et inconvénients des
nombreux outils trouvés, j’ai déterminé les 4 logiciels les plus adéquats à mon projet. Voici le
tableau synthétisant les avantages et inconvénients de chaque outil :
22Le logiciel le plus adapté à mon projet est Adobe Captivate. Il est très puissant et offre
une multitude de fonctionnalités. Cependant, le budget de la bibliothèque a été affecté par le
réaménagement opéré en Janvier 2013. Par conséquent, les supérieurs ont refusé de payer
pour l’acquisition de ce logiciel. Bien que nous avons essayé, avec Madame Riester, de les
convaincre de la nécessité d’une telle acquisition, leur réponse à été négative.
Par conséquent, je me suis dirigé vers l’outil gratuit le plus adapté, à savoir
CamStudio. Ce logiciel permet juste la capture vidéo sans réelle possibilité d’édition ou
d’ajout de son. Même si ses possibilités graphiques sont réduites, cet outil devait me
permettre de créer des tutoriels clairs et répondant aux attentes techniques. Le fait qu’il soit
facile d’utilisation permettra à d’autres personnes de continuer à réaliser des tutoriels sans
formation, en se basant sur les existants.
Après avoir réalisé les premières captures vidéo, j’ai utilisé Windows Movie Maker, le
logiciel d’édition de Microsoft, pour éditer la vidéo, ajouter des annotations, des animations et
des commentaires dans le son. Cependant, en enregistrant la vidéo finale, une perte de qualité
d’image se produit. Bien qu’enregistrant la vidéo avec la meilleur résolution graphique
possible, les caractères étaient illisibles et le rendu était de mauvaise qualité (voir annexe 10).
Après concertation avec Madame Riester, j’ai commencé à rechercher une solution
alternative. Nous avons retenté de convaincre la direction d’investir dans un logiciel, mais le
résultat fut le même. Devant assurer la préparation de la SSP, j’ai délaissé le projet pendant
plusieurs semaines avant de définir le meilleur compromis.
Finalement, au mois de Mai, nous avons décidé de réaliser les mêmes tutoriels mais en
version texte et image. Les instructions et les étapes de la formation seraient conservés, seul le
support de l’apprentissage passerait de la vidéo au traitement de texte.
J’ai ainsi débuté la rédaction des scenarios. Le premier tutoriel concerne la recherche
sur le catalogue en ligne (voir annexe 11). Il est divisé en 4 parties :
- Recherche simple
- Recherche avancée
- Filtre des résultats (recherche à facettes)
- Affiner la recherche
23Bilan du projet
Ayant abandonné le projet pendant certaines périodes, je n’ai pour l’instant créé que
deux des cinq tutoriels envisagés au départ. J’estime que l’analyse du problème et la
démarche de recherche de solution ont été deux étapes importantes que j’ai pris très au
sérieux. Cependant, j’ai sous-estimé les contraintes de temps et d’argent dans la gestion de ce
projet. En effet, estimant que l’achat d’un logiciel ne serait pas problématique, j’ai mal évalué
l’étude de faisabilité de la solution. Malgré des recherches approfondies et une constante
concertation avec mon supérieur hiérarchique, ces éléments ont perturbé l’évolution de ce
projet.
La décision d’abandonner le tutoriel vidéo a été difficile à prendre. En effet, je m’étais
beaucoup investi dans cette solution et j’étais convaincu que le produit serait de meilleure
qualité qu’un tutoriel classique. Cependant, le premier tutoriel que j’ai créé est suffisamment
complet et tout aussi instructif que l’aurait été la vidéo. Malgré les complications rencontrées
tout au long de l’année, j’estime que ce projet fut très enrichissant personnellement. En plus
des connaissances techniques acquises, j’ai pu participer du début à la fin à un projet
d’envergure, être confronté à des problèmes, déterminer des options, prendre des décisions et
obtenir un produit final. Toutes ces expériences ont été instructives et m’ont permis de
développer un esprit de collaboration et d’initiative qui me manquait au début de mon
apprentissage.
24Conclusion
Les enseignements à tirer de ces dix mois d’apprentissage ont été nombreux. Comme
pour toutes les entreprises, l’intégration dans l’environnement de travail est primordiale. Dès
le début, j’ai noué des contacts avec le personnel des autres services de l’ISU. J’ai participé à
des soirées culturelles organisées régulièrement par les étudiants pour présenter leur pays
d’origine. Cette relation chaleureuse avec le personnel et les étudiants a rendu cet
apprentissage très agréable. Elle m’a permise de réaliser mes missions dans un cadre
sympathique et passionnant.
Ces missions ont été très enrichissantes dans ma formation au métier de
documentaliste. En effet, j’ai pu apprendre les tâches traditionnelles de ce métier. Le
catalogage, la gestion des emprunts ou encore les prêts entre bibliothèques représentent des
fondements de cette profession. Réaliser ces tâches avec précisions est indispensable pour le
bon fonctionnement du service.
Cependant, le métier de documentaliste ne se résume plus à ces missions. J’ai appris
durant mon apprentissage toute la diversité qui reposait derrière cette fonction. Le
documentaliste ne doit plus se contenter des tâches conventionnelles. Notamment dans une
bibliothèque spécialisée comme celle de l’ISU, offrir un service optimal passe par la veille
informationnelle et le déploiement de services supplémentaires. La mise en place des guides
de recherche est une de ces missions additionnelles. Valoriser ces créations en mettant en
place une communication bilatérale où l’usager joue un rôle est primordiale.
La décision de réaménager la bibliothèque résulte de ce désir d’écouter les usagers. En
effet, nous avons concerté les étudiants, organisé une réunion pour mener une réflexion afin
d’améliorer le service. Cette démarche n’était qu’une étape de tout le processus qui a amené
ces changements dans l’organisation de la bibliothèque. Il fallait ensuite synthétiser les
demandes, évaluer la faisabilité des différentes options et mettre en place ces changements.
Avoir participé à ce projet fut très bénéfique pour prendre conscience des nouveaux rôles
attribués au documentaliste.
25A l’ère du numérique, la diversité de ce métier prend encore plus d’ampleur. Mes
travaux liés à la migration du site web, à la correction des bugs ou encore à la rédaction de
contenu représentent une des palettes requises pour répondre aux nouvelles demandes de cette
profession. La mise en place de QR Codes ou encore la création des tutoriels d’aide à la
recherche sont des tâches qui sont venues compléter cette liste des missions liées au
numérique.
Cet apprentissage m’a permis de découvrir toutes ces facettes de ce métier. De la
veille informationnelle à la gestion d’un site web en passant par la communication, ces
caractéristiques du « nouveau documentaliste » ont une place centrale dans cette profession.
Une des forces de mon apprentissage a été d’intégrer cet environnement qui s’efforce à
s’adapter à ces mutations. Alors que le métier de documentaliste est à la croisée des chemins,
prendre la mesure de tous ces enjeux est l’enseignement principal que je retiens de mon
apprentissage.
26Annexes
1. Gestion des numéros manquants
2. Liste bibliographique pour le TP sur Mars
273. Liste des demandes de documents
4. Plan de la bibliothèque avant et après réaménagement
285. Exemple de nouvelles signalétiques d’information sur les étagères
296. Présentation des services de la bibliothèque dans le manuel SSP
307. Plaquette de présentation du symposium
8. Document de synthèse des centres documentaires susceptibles d’être
intéressés par notre fonds documentaire
319. Documentation pour le logiciel de tutoriel vidéo
G. R. Notess et Library and Information Technology Association (U.S.), Screencasting for libraries.
2012.
Comparatif d'outils pour réaliser des screencasts :
http://socialcompare.com/fr/comparison/compare-screencasting-tools
10 logiciels gratuits de capture d’écran en vidéo :
http://www.presse-citron.net/10-logiciels-gratuits-de-capture-decran-en-video
Cours sur les tutoriels vidéo :
http://alambic.hypotheses.org/1834
Exemple de tutoriel :
http://www.youtube.com/watch?v=Tx5VTTZYNOU
http://www.youtube.com/watch?v=WvkgeUjqcPc
10. Capture d’écran de la vidéo finale après son édition sur Movie Maker
3211. Tutoriel de recherche dans le catalogue en ligne
3334
35
36
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