Volunteers - Check-In et Gate Agents - OD2019 Work Package 3.2 - Volontaires François Briard - CERN

 
Volunteers - Check-In et Gate Agents - OD2019 Work Package 3.2 - Volontaires François Briard - CERN
Volunteers – Check-In et Gate Agents
François Briard
OD2019 Work Package 3.2 – Volontaires
Volunteers - Check-In et Gate Agents - OD2019 Work Package 3.2 - Volontaires François Briard - CERN
Enregistrement des visiteurs: principes
• Tous les visiteurs doivent avoir une réservation leur assurant l’accès à l’événement
• Une réservation est faite pour:
   • Un site d’arrivée spécifique
   • Un créneau d’arrivé spécifique
   • Un nombre de visiteurs déterminé (maximum 6)
• La réservation n’est PAS :
   • Pour une activité en particulier (notamment les visites en souterrain)
   • Sujettes aux modifications (même si nous resterons flexible)

• Une fois son bracelet au poignet, un visiteur peut aller sur n’importe quel site.

                                                                                         2
Volunteers - Check-In et Gate Agents - OD2019 Work Package 3.2 - Volontaires François Briard - CERN
Check-In et entrées                                           Entrée                     ATLAS SOUTERAIN

• Le Check-In s’adresse aux visiteurs qui entrent             LHC
  pour la première fois (sans bracelet)
• Il y a un comptage à l’entrée et à la sortie de
  chaque site grillagé
• Il y a un comptage à l’entrée des visites                     ENTREE DU SITE P1

  souterraines du LHC
                                                                                    INSPECTION
                                                                                                           Grillage
                                              AVEC BRACELET

        AVEC RESERVATION   SANS RESERVATION

                                                              Entrée de site
                                                              Check-In
Volunteers - Check-In et Gate Agents - OD2019 Work Package 3.2 - Volontaires François Briard - CERN
ODScan
cern.ch/odscan avec votre compte CERN

Application web (rien à installer)
Connexion internet requise

   Des problèmes surviennent sur Safari (MacOSX, iOS)
   Veuillez essayer avec un navigateur alternatif (Chrome etc)
Volunteers - Check-In et Gate Agents - OD2019 Work Package 3.2 - Volontaires François Briard - CERN
Téléphone portable
• Si vous acceptez d’utiliser votre propre téléphone
  • Assurez-vous qu’il soit enregistré sur le réseau CERN
    network.cern.ch > register device
  • Ou que vous avez une couverture 4G à votre emplacement
  • Prenez votre chargeur
  • Installez un navigateur autre que Safari sur iOS
• N’engagez aucun frais d’itinérance car nous ne pourrons
  rien rembourser
• Sinon , nous fournirons des téléphone de location avec
  couverture Wi-Fi et 4G
Volunteers - Check-In et Gate Agents - OD2019 Work Package 3.2 - Volontaires François Briard - CERN
Check-In
Coordinateur: François Briard (IR)
Tente de Check-In (la disposition peut varier selon le lieu)
Agents de
                                                             Table d’assistance
 Check-In
                                                             (Troubleshooter)

                                    Distributeur
                                    (Dispatcher)

       File                                                 File des cas
   normale                                                  nécessitant
                                                            une assistance
                                                            (Troubleshooting)

                                          Filtre (Filter)
Filtre (Filter)
• Accueille les visiteurs et contrôle leur inscription
• Vérifie que l’inscription est valide, sinon renvoie les visiteurs
  sur un autre point d’arrivée ou la file des cas nécessitant
  une assistance
• Il n’est pas nécessaire que tous les visiteurs fassent la file.
  Une personne avec l’inscription suffit, mais ne les
  empêcher pas de faire la file s’ils le désirent

Soyez flexibles, courtois et diplomatiques!
Distributeur (Dispatcher)
• Arrête les visiteur au bout de la file
• Les dirige vers le premier comptoir disponible
• Le but est d’avoir une atmosphère détendue et un service
  de qualité aux comptoirs

Soyez flexibles, courtois et diplomatiques!
Agent de Check-In
• Selectionnez votre point d’arrivée
Puis, pour chaque inscription
• Scannez le QR code
• Si tout est OK
  • Validez le nombre de bracelets de chaque type
  • Distribuez les bracelets (pas plus de Fast Track!)
  • Ajouter éventuels commentaires et validez
• En cas de problème > table assistance
Table d’assistance (Troubleshooter)
Application web sur un portable
http://cern.ch/odcheckin

• Recherche avancée de tous les enregistrements
• Possibilité de créer une nouvelle inscription et de la valider

Soyez flexibles, courtois et diplomatiques!
Guide d’assistance (1/2)
Principe général:

L’inscription déterminant un site et une heure d’arrivée
permet de répondre aux demandes des Etats hôtes pour
éviter d’énormes embouteillages, des transports publics pris
d’assaut et d’autres risques en terme de sûreté…

     … mais si nous ne sommes pas débordés, nous devons
       rester flexibles et accepter un maximum de visiteurs.
Guide d’assistance (2/2)
Jour incorrect ou   Vérifier dans les inscriptions.
pas d’inscription   Accepter sauf si instruit autrement.
Mauvais site        Insisiter pour qu’ils se rendent sur le bon site.
                    Sinon accepter sauf si instruit autrement

Mauvaise heure      Accepter sauf si instruit autrement
Plus de visiteurs   Corriger sur OD Scan dans la mesure du raisonnable
                    mais aucun ajout de Fast Track!
Prévision d’activité aux point de Check-in
                Vendredi                 Samedi                   Dimanche
Point           Volontaires   Inscr./h   Volontaires   Inscr./h   Volontaires   Inscr./h
Esplanade des   11            60         19            1200       19            900+
Particules
Prévessin       -             -          11            400        11            350+
P2 – ALICE      5             70         4             100        4             100
P4 – LHC        5             40         4             70         4             70
P5 – CMS        8             80         7             180        7             180
P6 – LHC        5             60         4             80         4             80
P8 - LHCb       -             -          4             50         4             50
Equipement à chaque point de Check-In
• Tables et bancs
• 1 PC portable pour assistance (2 pour Meyrin et Prévessin)
• Téléphones portables + chargeurs
• Allonges électriques et multiprises
• Bracelets (distribuez les bons !)
   • V = Vendredi       Bleu = Standard
   • S = Samedi         Jaune= Fast Track LHC (très peu)
   • D = Dimanche
• CERN Wi-Fi (priorité à l’activité de Check-In)
Et si…
• L’application ou le réseau ne fonctionnent plus
  • On passe en mode dégradé
  • Vérifiez l’inscription imprimée ou sur le téléphone
  • Notez l’heure et les éventuels changements sur l’inscription
    papier ou sur une feuille vierge
  • Conservez l’inscription papier
Entrée de sites
Coordinateur: Hubert Montané (SMB)
Agent d’entrée de site
• Sélectionnez votre site
• Sélectionnez sur vous comptez
  les entrées ou les sorties
• Puis, pour chaque visiteur
  • Scannez le bracelet du visiteur

En cas d’erreur, vérifiez le bracelet et
renvoyez le visiteur au Check-in si nécessaire.
Prévision d’activité aux entrées de site
Activité minimum basée sur les nouvelles arrivées. Il faut y ajouter les réentrées (venant d’autres site par ex.)

                                      Vendredi                                   Samedi+Dimanche
               Point                  Volontaires         Entrées/h              Volontaires    Entrées/h
               Meyrin + P1-ATLAS      5 (P1 seulement)    160 (P1 seulement)     16             2625
               Prévessin              -                   -                      7              1750
               P2 – ALICE             5                   168                    5              228
               P4 – LHC               5                   96                     5              160
               P5 – CMS               5                   240                    5              394
               P6 – LHC               5                   128                    5              170
               P8 – LHCb              -                   -                      5              105
               SM18                   -                   -                      3              ??
Equipement à chaque entrée de site
• Téléphones portable + chargeurs
• Allonges électriques et multiprises
• CERN Wi-Fi (priorité à l’activité de comptage)
Et si…
• Un visiteur n’est pas compté en entrée ou en sortie
  • Tant pis
  • Le système ne vous bloquera pas.

• L’application ou le réseau ne fonctionne pas
  •   On passe en mode dégradé
  •   Vérifiez visuellement le bracelet
  •   Des tapis de comptage feront le compte
  •   Nous manquerons seulement de statistiques précises
Entrées des visites LHC
Coordinateurs: Gestionnaires des points LHC
Files d’attente points LHC                                                                 VERS ASCENCEUR

         Volontaire pour
       former le groupe
                                                                                     Formation des
                                                                                        groupes
Volontaire pour
- Décider la langue du prochain groupe
- Prendre des visiteurs de la bonne langue dans les 2 files
- Inviter les visiteurs à se placer dans la zone de formation de groupe

                                                                    SOUTERRAIN
File Fast Track                                           FAST TRACK             AUTRES
clairement identifiée

                                      REGLES !
                                   Max 2 visites / jour
Rappel des règles                     Min 12 ans
à l’entrée des files

                                                                                                            23
Agent d’entrée LHC
• Sélectionnez votre point LHC
• Puis, pour chaque visiteur
  • Scannez le bracelet du visiteur
  • Si le visiteur a dépassé les 2 visites par jour,
    l’inviter à quitter la file et profiter d’un autre
    point de visite.
Prévision d’activité aux points LHC
Basée sur les capacités de visite des points LHC.

                                     Vendredi                Samedi + Dimanche
              Point                  Volontaires Entrées/h   Voluntaires Entrées/h
              P1-ATLAS               4              160      4           140
              P2 – ALICE             4              170      4           200
              P4 – LHC               5              100      5           140
              P5 – CMS               4              240      4           300
              P6 – LHC               3              128      3           150
              P8 – LHCb              -              -        4           120
Equipement aux points LHC
• Téléphones portable et chargeurs
• CERN Wi-Fi (priorité à l’activité de comptage)
• Utilisez la 4G si le Wi-Fi n’est pas assez soutenu
  (sans engager de frais d’itinérance)
Et si…
• L’application ou le réseau ne fonctionnent plus
  • On passe en mode dégradé
  • Demandez gentiment aux visiteurs s’ils n’ont pas déjà fait 2
    visites LHC… et faites-leur confiance ;-)
  • Notez sur une feuille de papier les heures de départ de chaque
    groupe, la langue et le nombre de visiteurs.
Votre rôle exact…
• Il y a différents rôles concernés par ces points:
  •   Deputy manager        Coordination du point
  •   Check-In agent        Scan, gestion des files, assistance
  •   Info agent            Accueillir les visiteurs et les informer
  •   Work well feel well   Remplacements, logistique etc.

Mais sentez-vous libre de changer de rôle de temps à autres
durant votre assignation ! Il suffit de vous organiser entre
vous.
Questions?
Vous pouvez aussi lire
DIAPOSITIVES SUIVANTES ... Annuler