Volunteers - Check-In et Gate Agents - OD2019 Work Package 3.2 - Volontaires François Briard - CERN
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Volunteers – Check-In et Gate Agents François Briard OD2019 Work Package 3.2 – Volontaires
Enregistrement des visiteurs: principes
• Tous les visiteurs doivent avoir une réservation leur assurant l’accès à l’événement
• Une réservation est faite pour:
• Un site d’arrivée spécifique
• Un créneau d’arrivé spécifique
• Un nombre de visiteurs déterminé (maximum 6)
• La réservation n’est PAS :
• Pour une activité en particulier (notamment les visites en souterrain)
• Sujettes aux modifications (même si nous resterons flexible)
• Une fois son bracelet au poignet, un visiteur peut aller sur n’importe quel site.
2
Check-In et entrées Entrée ATLAS SOUTERAIN
• Le Check-In s’adresse aux visiteurs qui entrent LHC
pour la première fois (sans bracelet)
• Il y a un comptage à l’entrée et à la sortie de
chaque site grillagé
• Il y a un comptage à l’entrée des visites ENTREE DU SITE P1
souterraines du LHC
INSPECTION
Grillage
AVEC BRACELET
AVEC RESERVATION SANS RESERVATION
Entrée de site
Check-In
ODScan cern.ch/odscan avec votre compte CERN Application web (rien à installer) Connexion internet requise Des problèmes surviennent sur Safari (MacOSX, iOS) Veuillez essayer avec un navigateur alternatif (Chrome etc)
Téléphone portable
• Si vous acceptez d’utiliser votre propre téléphone
• Assurez-vous qu’il soit enregistré sur le réseau CERN
network.cern.ch > register device
• Ou que vous avez une couverture 4G à votre emplacement
• Prenez votre chargeur
• Installez un navigateur autre que Safari sur iOS
• N’engagez aucun frais d’itinérance car nous ne pourrons
rien rembourser
• Sinon , nous fournirons des téléphone de location avec
couverture Wi-Fi et 4G
Check-In Coordinateur: François Briard (IR)
Tente de Check-In (la disposition peut varier selon le lieu)
Agents de
Table d’assistance
Check-In
(Troubleshooter)
Distributeur
(Dispatcher)
File File des cas
normale nécessitant
une assistance
(Troubleshooting)
Filtre (Filter)Filtre (Filter) • Accueille les visiteurs et contrôle leur inscription • Vérifie que l’inscription est valide, sinon renvoie les visiteurs sur un autre point d’arrivée ou la file des cas nécessitant une assistance • Il n’est pas nécessaire que tous les visiteurs fassent la file. Une personne avec l’inscription suffit, mais ne les empêcher pas de faire la file s’ils le désirent Soyez flexibles, courtois et diplomatiques!
Distributeur (Dispatcher) • Arrête les visiteur au bout de la file • Les dirige vers le premier comptoir disponible • Le but est d’avoir une atmosphère détendue et un service de qualité aux comptoirs Soyez flexibles, courtois et diplomatiques!
Agent de Check-In • Selectionnez votre point d’arrivée Puis, pour chaque inscription • Scannez le QR code • Si tout est OK • Validez le nombre de bracelets de chaque type • Distribuez les bracelets (pas plus de Fast Track!) • Ajouter éventuels commentaires et validez • En cas de problème > table assistance
Table d’assistance (Troubleshooter) Application web sur un portable http://cern.ch/odcheckin • Recherche avancée de tous les enregistrements • Possibilité de créer une nouvelle inscription et de la valider Soyez flexibles, courtois et diplomatiques!
Guide d’assistance (1/2)
Principe général:
L’inscription déterminant un site et une heure d’arrivée
permet de répondre aux demandes des Etats hôtes pour
éviter d’énormes embouteillages, des transports publics pris
d’assaut et d’autres risques en terme de sûreté…
… mais si nous ne sommes pas débordés, nous devons
rester flexibles et accepter un maximum de visiteurs.Guide d’assistance (2/2)
Jour incorrect ou Vérifier dans les inscriptions.
pas d’inscription Accepter sauf si instruit autrement.
Mauvais site Insisiter pour qu’ils se rendent sur le bon site.
Sinon accepter sauf si instruit autrement
Mauvaise heure Accepter sauf si instruit autrement
Plus de visiteurs Corriger sur OD Scan dans la mesure du raisonnable
mais aucun ajout de Fast Track!Prévision d’activité aux point de Check-in
Vendredi Samedi Dimanche
Point Volontaires Inscr./h Volontaires Inscr./h Volontaires Inscr./h
Esplanade des 11 60 19 1200 19 900+
Particules
Prévessin - - 11 400 11 350+
P2 – ALICE 5 70 4 100 4 100
P4 – LHC 5 40 4 70 4 70
P5 – CMS 8 80 7 180 7 180
P6 – LHC 5 60 4 80 4 80
P8 - LHCb - - 4 50 4 50Equipement à chaque point de Check-In • Tables et bancs • 1 PC portable pour assistance (2 pour Meyrin et Prévessin) • Téléphones portables + chargeurs • Allonges électriques et multiprises • Bracelets (distribuez les bons !) • V = Vendredi Bleu = Standard • S = Samedi Jaune= Fast Track LHC (très peu) • D = Dimanche • CERN Wi-Fi (priorité à l’activité de Check-In)
Et si…
• L’application ou le réseau ne fonctionnent plus
• On passe en mode dégradé
• Vérifiez l’inscription imprimée ou sur le téléphone
• Notez l’heure et les éventuels changements sur l’inscription
papier ou sur une feuille vierge
• Conservez l’inscription papierEntrée de sites Coordinateur: Hubert Montané (SMB)
Agent d’entrée de site • Sélectionnez votre site • Sélectionnez sur vous comptez les entrées ou les sorties • Puis, pour chaque visiteur • Scannez le bracelet du visiteur En cas d’erreur, vérifiez le bracelet et renvoyez le visiteur au Check-in si nécessaire.
Prévision d’activité aux entrées de site
Activité minimum basée sur les nouvelles arrivées. Il faut y ajouter les réentrées (venant d’autres site par ex.)
Vendredi Samedi+Dimanche
Point Volontaires Entrées/h Volontaires Entrées/h
Meyrin + P1-ATLAS 5 (P1 seulement) 160 (P1 seulement) 16 2625
Prévessin - - 7 1750
P2 – ALICE 5 168 5 228
P4 – LHC 5 96 5 160
P5 – CMS 5 240 5 394
P6 – LHC 5 128 5 170
P8 – LHCb - - 5 105
SM18 - - 3 ??Equipement à chaque entrée de site • Téléphones portable + chargeurs • Allonges électriques et multiprises • CERN Wi-Fi (priorité à l’activité de comptage)
Et si… • Un visiteur n’est pas compté en entrée ou en sortie • Tant pis • Le système ne vous bloquera pas. • L’application ou le réseau ne fonctionne pas • On passe en mode dégradé • Vérifiez visuellement le bracelet • Des tapis de comptage feront le compte • Nous manquerons seulement de statistiques précises
Entrées des visites LHC Coordinateurs: Gestionnaires des points LHC
Files d’attente points LHC VERS ASCENCEUR
Volontaire pour
former le groupe
Formation des
groupes
Volontaire pour
- Décider la langue du prochain groupe
- Prendre des visiteurs de la bonne langue dans les 2 files
- Inviter les visiteurs à se placer dans la zone de formation de groupe
SOUTERRAIN
File Fast Track FAST TRACK AUTRES
clairement identifiée
REGLES !
Max 2 visites / jour
Rappel des règles Min 12 ans
à l’entrée des files
23Agent d’entrée LHC
• Sélectionnez votre point LHC
• Puis, pour chaque visiteur
• Scannez le bracelet du visiteur
• Si le visiteur a dépassé les 2 visites par jour,
l’inviter à quitter la file et profiter d’un autre
point de visite.Prévision d’activité aux points LHC
Basée sur les capacités de visite des points LHC.
Vendredi Samedi + Dimanche
Point Volontaires Entrées/h Voluntaires Entrées/h
P1-ATLAS 4 160 4 140
P2 – ALICE 4 170 4 200
P4 – LHC 5 100 5 140
P5 – CMS 4 240 4 300
P6 – LHC 3 128 3 150
P8 – LHCb - - 4 120Equipement aux points LHC • Téléphones portable et chargeurs • CERN Wi-Fi (priorité à l’activité de comptage) • Utilisez la 4G si le Wi-Fi n’est pas assez soutenu (sans engager de frais d’itinérance)
Et si…
• L’application ou le réseau ne fonctionnent plus
• On passe en mode dégradé
• Demandez gentiment aux visiteurs s’ils n’ont pas déjà fait 2
visites LHC… et faites-leur confiance ;-)
• Notez sur une feuille de papier les heures de départ de chaque
groupe, la langue et le nombre de visiteurs.Votre rôle exact… • Il y a différents rôles concernés par ces points: • Deputy manager Coordination du point • Check-In agent Scan, gestion des files, assistance • Info agent Accueillir les visiteurs et les informer • Work well feel well Remplacements, logistique etc. Mais sentez-vous libre de changer de rôle de temps à autres durant votre assignation ! Il suffit de vous organiser entre vous.
Questions?
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