Alcatel-Lucent Enterprise OmniPCX Enterprise Purple Communication Server - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital
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Alcatel-Lucent Enterprise
OmniPCX Enterprise Purple
Communication Server
Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital
Octobre 2021
3EU19837FRBA Ed. 1Legal notice
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• 2014/35/EU et 2014/30/EU pour les équipements autres que radio (y compris les équipements de
terminaux de télécommunication câblés)
• 2014/34/EU pour équipement ATEX
• 2011/65/UE (RoHS)
• 2012/19/EU (WEEE)Sommaire
Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital
Chapitre 1
Introduction
1.1 Généralités......................................................................................................................................... 5
1.2 Organisation Générale........................................................................................................... 5
1.2.1 Faisceaux publics................................................................................................................................. 5
1.2.2 Postes téléphoniques..........................................................................................................................5
1.2.3 Consoles/imprimantes........................................................................................................................ 7
1.2.4 Fonction multilingue.............................................................................................................................8
Chapitre 2
Exploitation
2.1 Généralités......................................................................................................................................... 9
2.2 Accès au menu d'accueil..................................................................................................... 9
2.3 Saisir un mot de passe (clé d'accès)......................................................................10
2.4 Supprimer un mot de passe (clé d'accès).........................................................10
2.5 Check-in.............................................................................................................................................. 11
2.5.1 Arrivée client.......................................................................................................................................... 11
2.5.2 Modification client............................................................................................................................... 16
2.5.3 Arrivée groupe...................................................................................................................................... 18
2.5.4 Modification groupe............................................................................................................................19
2.5.5 Gestion des noms...............................................................................................................................20
2.5.6 Check-out................................................................................................................................................21
2.5.7 Facturation détaillée.......................................................................................................................... 24
2.5.8 Répertoire............................................................................................................................................... 26
2.5.9 Facturation..............................................................................................................................................28
2.5.10 Réveil........................................................................................................................................................ 31
2.5.11 Message.................................................................................................................................................. 33
2.5.12 Renvois d'appel....................................................................................................................................35
2.5.13 Etat chambre......................................................................................................................................... 40
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 3/57Sommaire
Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital
2.5.14 Appel entre chambres.......................................................................................................................45
2.5.15 Assignation - Change chambre....................................................................................................46
2.5.16 Utilitaires..................................................................................................................................................46
2.5.17 Night-Audit..............................................................................................................................................49
2.5.18 Suites........................................................................................................................................................ 52
2.5.19 Autres exploitations............................................................................................................................57
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 4/57Chapitre
1 Introduction
1.1 Généralités
La gestion Hôtel/Hôpital, logiciel développé sur OmniPCX Enterprise, permet aux professionnels de
l'hôtellerie, de la santé et des organismes d'hébergement publics, de répondre aux spécificités
téléphoniques inhérentes à leur profession.
Attention :
comme les fonctions disponibles pour un hôpital sont identiques (sauf mention contraire) à celles d'un
hôtel, dans ce documents, les termes suivants sont équivalents. "Patient" correspond à "client", "gérant
d'hôpital" à "gérant d'hôtel", "fonctionnalités hôpital" à "fonctionnalités hôtel" et "gestion hôpital" à
"gestion hôtel".
Si la fonction "Hôpital" ou "Hôpital en réseau" est validée par l'administrateur système, la chaîne de
caractères "client" est systématiquement remplacée par la chaîne de caractères "malade", dans tous les
menus hôteliers.
Les principales caractéristiques du système sont les suivantes :
• enregistrement de l'entrée du client sans assignation à une chambre précise. L'assignation peut
être différée,
• un poste téléphonique par chambre et pour plusieurs clients. Utilisation d'un code confidentiel
propre à chaque client pour les communications extérieures en départ. En arrivée, possibilité
d'affecter un numéro SDA par client. Possibilité de renvois d'appels pour un client,
• contrôle et suivi des coûts des communications extérieures des clients pendant leur séjour,
• facturation individuelle pour chaque client, même si celui-ci partage la chambre avec d'autres
occupants (20 personnes maximum par chambre),
• une seule facture par client même si celui-ci change plusieurs fois de chambre au cours de son
séjour,
• intégration aisée dans un environnement informatique centralisé avec lequel s'effectue une mise à
jour permanente des informations.
1.2 Organisation Générale
voir Figure : Organisation Générale à la page 7.
Suivant l'option adoptée, les exploitations de la gestion Hôtel sont traitées :
• par l'OmniPCX Enterprise, à partir d'une ou plusieurs consoles de gestion mises à la disposition de
l'exploitant,
• par une informatique centralisée en liaison avec l'OmniPCX Enterprise.
1.2.1 Faisceaux publics
Un faisceau Réseau Public peut être constitué de joncteurs :
• en acheminement direct à l'arrivée (BCA),
• en sélection directe à l'arrivée (SDA).
Ces joncteurs sont soit du type analogique, soit du type numérique (T0/T2 RNIS).
1.2.2 Postes téléphoniques
Les postes téléphoniques sont répartis entre :
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 5/57Chapitre 1 Introduction
• les postes administratifs,
• les postes de chambres : ils peuvent être analogiques ou dédiés : Reflexes ou Alcatel-Lucent 8
series et Alcatel-Lucent 9 series. Ceux-ci peuvent être aussi des postes DECT/PWT : Alcatel 4074,
Mobile 100/200 ou des postes S0 si la chambre dispose de plusieurs postes indépendants (suite),
Ces postes ne peuvent pas être multilignes.
• les postes cabine : ils peuvent être analogiques ou dédiés : Reflexes ou Alcatel-Lucent 8 series et
Alcatel-Lucent 9 series (non multilignes).
• Poste à badge poste dans lequel une carte peut être insérée.
L'afficheur des postes permet au personnel de l'hôtel de connaître le numéro de chambre, le nom et la
langue du client appelant.
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 6/57Chapitre 1 Introduction
CONSOLE
GESTION SYSTEME
CONSOLE OPERATRICE
Imprimante transaction
- Arrivée
- Départt
- Modification comptes
- Alarmes
- Pré-paiement
HOTEL
CENTRALIZED
Réseau public COMPUTER
IMPRIMANTE NIGHT-AUDIT
I/C O/G
IMPRIMANTE CABINE
- Justificatifs en temps réel Postes administratifs
- Affectation des justificatifs aux
chambres
Gestion
système
IMPRIMANTE FACTURATION
- Facturation départs Lien AHL (en option)
- Facturation détaillée
GESTION Protocole Alcatel
HOTELIERE
Postes de courtoisie
IMPRIMANTE ETAT DE LA
CHAMBRE IMPRIMANTE DE
- Etat de la chambre SECOURS
- Justificatifs changement Gestion
(si liaison informatique)
d’état messagerie Poste de chambre
- Répertoire
OmniPCX
IMPRIMANTE REVEIL
- Heure de réveil
- Impression réveils
Postes room service
METERING PRINTER
- All tickets real-time
CONSOLE (S) de gestion hôtelière
Postes cabine
Imprimante
Figure 1.1 : Organisation Générale
1.2.3 Consoles/imprimantes
L'OmniPCX Enterprise peut gérer suivant la configuration, au maximum 15 liaisons V24 (4 de base et
11 optionnelles).
Les deux premières liaisons sont réservées à l'administrations système de l'OmniPCX Enterprise.
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 7/57Chapitre 1 Introduction
Les 13 liaisons restantes peuvent être utilisées pour la connexion de consoles de gestion hôtelière,
d'imprimantes ou d'une informatique hôtelière.
1.2.3.1 Consoles de gestion
L'OmniPCX Enterprise peut gérer 6 consoles de gestion au maximum pouvant traiter six opérations
d'accueil simultanées.
Chaque console est, de préférence, équipée d'une imprimante de recopie d'écran (hard-copy).
1.2.3.2 Imprimantes
Le système peut gérer huit imprimantes dédiées :
• 1 imprimante facturation (factures check-out, factures détaillées),
• 1 imprimante état des chambres (état des chambres, répertoire),
• 1 imprimante taxation (fil de l'eau de tous les justificatifs),
• 1 imprimante réveil (heure de réveil, éditions des réveils),
• 1 imprimante cabine (justificatifs fil de l'eau cabine, justificatifs cabine imputés aux chambres),
• 1 imprimante night-audit,
• 1 imprimante transaction (check-in, check-out, modification acompte, alarme, pré-paiement),
• 1 imprimante de secours liaison informatique (si celle-ci est fournie).
Note :
Il est possible d'orienter toutes les impressions sur deux imprimantes : une pour la facturation (conseillée) et une
pour le reste des éditions (état des chambres, taxation, réveil, etc...).
1.2.4 Fonction multilingue
Cette fonction permet de diffuser les guides parlants dans la langue du client.
Sept guides vocaux sont requis pour chaque langue disponible. Quatre langues (sur un total de neuf)
sont disponibles au même moment.
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 8/57Chapitre
2 Exploitation
2.1 Généralités
Les exploitations hôtelières sont accessibles à partir d'une ou plusieurs consoles écran/clavier mises à
disposition de l'exploitant. Lorsque plusieurs consoles sont connectées, le programme est limité à 6
tâches de gestion identiques simultanées sur des chambres différentes. En accordant des mots de
passe spécifiques, les tâches peuvent être réparties sur l'ensemble des consoles et/ou entre plusieurs
exploitants.
La gestion hôtelière permet les exploitations suivantes :
• contrôle de la clé d'accès (mot de passe) (ENTREE DE LA CLE D'ACCES, RETRAIT, etc.),
• gestion de l'arrivée du client (CHECK-IN) (avec possibilité d'associer d'autres noms à un numéro
client déjà arrivé) et gestion du départ du client (CHECK-OUT),
• édition des justificatifs pour une chambre ou groupe (FACTURATION DETAILLEE),
• consultation de l'annuaire des clients (REPERTOIRE),
• affectation d'un justificatif d'une cabine à une chambre (FACTURATION CABINE),
• établissement d'un justificatif et affectation de ce justificatif à un poste (FACTURATION),
• gestion du réveil des postes de chambres (REVEIL),
• gestion des messages des chambres (MESSAGES),
• gestion et édition des chambres en ne pas déranger et renvois d'appel (RENVOIS D'APPEL),
• édition et gestion de l'état des chambres (ETAT DES CHAMBRES),
• gestion de l'appel entre chambres (APPEL ENTRE CHAMBRES),
• édition des numéros de clients ou des codes secrets libres (UTILITAIRES)
• assignation lors d'un check-in partiel ou changement de chambre (ASSIGNATION - CHANGE
CHAMBRE),
• lancement du night-audit (NIGHT-AUDIT),
• configuration et édition des éléments des suites (SUITES) (fonction non utilisée dans la gestion
hospitalière),
• configuration et édition des liens statiques chambre/client.
2.2 Accès au menu d'accueil
Le menu d'accueil est activé :
• automatiquement à la remise à zéro de l'installation, si la console de gestion est connectée sur une
voie V24 (elle reste connectée en permanence),
• par appui de la touche programmée à cet effet, si la console est connectée sur la prise V24 d'un
poste Reflexes,
• par entrée de la commande hotmenu sur PC relié à l'OmniPCX Enterprise par V24,
Note :
l'affichage dans une langue autre que celle par défaut est obtenu par la commande hotmenu -l L (où L
correspond au code (une seule lettre) de la langue souhaitée).
Pour se déconnecter à partir du poste Reflexes, appuyer à nouveau sur la touche programmée.
Lorsque la liaison entre l'OmniPCX Enterprise et la console est active, le menu principal s'affiche. Les
fonctions spécifiques à l'hôtel sont accessibles à partir de ce menu.
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 9/57Chapitre 2 Exploitation
0 : Retrait de la cle d'acces : 99 : Entree d'une cle d'acces
1 : Check-in : 2 : Check-out
3 : Facturation detaillee : 4 : Repertoire
5 : Facturation : 6 : Reveil
7 : Message : 8 : Renvois d'appel
9 : Etat des chambres : 10 : Appel entre chambres
11 : Assignation-Change chambre : 12 : Utilitaires
13 : Night-Audit : 14 : Suites
Votre choix :
Figure 2.1 : Exemple d'affichage
Les options accessibles sont indiquées par une sélection du numéro de l'option correspondante. Dans
l'exemple ci-dessus, seule l'option Entrée de la clé d'accès est disponible.
Note :
en fonction de la configuration système de l'OmniPCX, les options peuvent être différentes. Si par exemple, toutes
les exploitations du menu sont autorisées sans clé d'accès, les rubriques 0 et 99 n'apparaissent pas.
Lorsque le gestionnaire hôtelier remplit une grille de renseignements dans les menus des exploitations,
il a le choix, pour saisir une donnée, entre :
• une ou plusieurs touches du clavier pour une valeur définie,
• la touche clavier "RETURN" pour une valeur par défaut,
• la touche clavier "-" pour un retour au critère précédent,
• les touches Ctrl+Z pour revenir à l'écran précédent,
• la touche clavier "Suppr" pour corriger une erreur de saisie.
2.3 Saisir un mot de passe (clé d'accès)
Menu d'accueil > commande 99
Cette commande permet de taper un mot de passe pour accéder aux exploitations autorisées.
Le système affiche :
access key: "code"
Entrez le mot de passe sur 4 caractères.
Si le code est correct, les numéros des exploitations accessibles sont affichés en vidéo inverse (voir
exemple Figure : Exemple d'affichage à la page 10).
Dans le cas contraire, le menu d'accueil réaffiché est celui accessible sans mot de passe ou avec la
clé ayant servi au lancement du programme hôtelier.
2.4 Supprimer un mot de passe (clé d'accès)
Menu d'accueil > commande 0
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 10/57Chapitre 2 Exploitation
Cette commande permet au gérant d'hôtel de revenir au menu initial. Les options de ce menu sont
accessibles :
• soit sans mot de passe,
• soit par la clé d'accès associée à la liaison V24 dans la configuration système.
Tapez 0.
Le menu d'accueil initial s'affiche : Les numéros affiché en vidéo inverse correspondent aux options
disponibles.
2.5 Check-in
Menu d'accueil > commande 1
Cette exploitation permet de traiter les clients individuels et ceux appartenant à un groupe.
A l'arrivée du client ou d'un groupe de clients, les fonctions suivantes sont automatiquement réalisées :
• mise à jour des paramètres du poste :
• nom d'annuaire = code de la langue + nom du client,
• Mot de passe.
• catégorie extérieure = catégorie de connexion introduite dans les paramètres hôteliers,
• date d'arrivée.
• Les compteurs de taxation (numbre d'appels, coût total) et les tickets de taxation pour un poste sont
remis à 0 lorsque la fonction night audit n'est pas utilisée. Dans le cas contraire, les tickets
antérieurs au dernier night audit sont remis à 0.
• passage de la chambre à l'état OCCUPÉ,
• annulation du réveil,
• édition d'un justificatif sur l'imprimante transactions.
______________________________________________
| CHECK-IN |
| |
| 1 : Arrivee client |
| 2 : Arrivee groupe |
| |
| 3 : Modification client |
| 4 : Modification groupe |
| |
| 5 : Gestion des Noms |
| |
| Votre choix : |
______________________________________________
2.5.1 Arrivée client
Menu d'accueil > menu Check-in > 1 Modification groupe
_____________________________________________
| ARRIVEE CLIENT |
| |
| Numero de chambre : |
| Attribution numero SDA ? : |
| Numero du client : |
| |
|- = Retour au menu anterieur |
_____________________________________________
• numéro de chambre
Ce numéro correspond au numéro d'annuaire du poste affecté à la chambre (5 chiffres maximum).
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 11/57Chapitre 2 Exploitation
Le système contrôle l'existence du numéro, sa correspondance avec une chambre libre et
accessible, et le fait qu'une opération (check-in/check-out) n'est pas réalisée sur cette chambre à
partir d'un autre point d'accueil.
Si la chambre n'est pas faite (Chambre à faire ou à faire en recouche), le message chambre non
faite apparaît à l'écran.
Le check-in reste possible s'il est autorisé par l'administrateur système.
Si l'établissement a opté pour une gestion par client (plutôt qu'une gestion par chambre), le
réceptionniste peut :
• affecter un client dans une chambre déjà occupée. Chaque client utilise le poste à l'aide de son
code personnel,
• Effectuer un check-in partiel. Toutes les informations sont saisies sauf le numéro de la chambre
(appuyer sur RETURN). Le client a ainsi la possibilité de choisir sa chambre. L'affectation est
réalisée ultérieurement à partir de la console de gestion hôtelière (voir Assignation - Change
chambre à la page 46), ou par le réceptionniste en composant un préfixe d'affectation sur le
poste de la chambre.
Pour chaque chambre, un nombre maximum d'occupants est donné.
Si lors d'un check-in, le nombre est dépassé, le message : ATTENTION : chambre avec
overbooking apparaît un court instant. Néanmoins, l'affectation de clients supplémentaires reste
possible.
Dans le cas de l'exploitation multi-occupation statique (voir Associations à la page 54), le
réceptionniste a la possibilité d'affecter le client uniquement à la chambre qui lui est associée. Il
suffit pour cela de donner le numéro de chambre ou le numéro de client et l'affectation vers l'un ou
l'autre est automatique. Par conséquent, le check-in partiel est impossible.
Note :
Avant l'affectation, un lien doit être créé entre le numéro du client et le numéro de chambre.
• Attribution d'un numéro de SDA ?
Cette rubrique, affichée si le paramètre SDA TOURNANTE est validé dans la gestion système
hôtel, permet au client de bénéficier ou non d'un numéro SDA.
RETURN ou N : attribution d'un numéro non SDA
O : attribution d'un numéro SDA.
La valeur affectée par défaut est NON.
• numéro de client
Cette rubrique (5 chiffres maximum) ne s'affiche que si l'installation est gérée par client (plutôt que
par chambre).
Ce numéro correspond au numéro d'appel du client (SDA ou NON).
Dans le cas d'une chambre multi-occupée, les numéros des différents occupants aboutissent au
poste de la chambre.
Taper un numéro de client libre.
Si nécessaire, consulter la table des numéros libres (voir Utilitaires à la page 46).
L'OmniPCX permet l'affectation automatique du numéro client n'ayant pas été affecté pendant le
plus longtemps.
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 12/57Chapitre 2 Exploitation
Pour activer cette fonction, appuyer sur la touche RETURN. En fonction du numéro demandé (SDA
ou NON), des données de gestion système et de la disponibilité des numéros de l'hôtel, les
affectations faites par le logiciel sont données par les tableaux suivants :
Demande d'attribution d'un N° NON SDA
Données de gestion système
Disponibilité SDA tournante :
SDA tournante : SDA tournante : oui oui
Non Mixité : non
Mixité : oui
N° SDA complets
N° NON SDA com- Check-in refusé Check-in refusé Check-in refusé
plets
N° SDA libres
N° NON SDA com- Check-in refusé Check-in refusé N° SDA
plets
N° NON SDA libres N° NON SDA N° NON SDA N° NON SDA
Demande d'attribution d'un N° SDA
Données de gestion système
Disponibilité
SDA tournante : oui Mixité : SDA tournante : oui Mi-
non xité : oui
N° SDA complets
Check-in refusé Check-in refusé
N° NON SDA complets
N° SDA complets
Check-in refusé N° NON SDA
N° NON SDA libres
N° SDA libres N° SDA N° SDA
Une fois le numéro de client saisi, le logiciel affiche d'autres rubriques à renseigner.
L'écran affiche :
_____________________________________________________________________
| ARRIVEE CLIENT |
| |
| |
| Numero de chambre : 3205 Type : 1 |
| Numero du client : 3211 libre depuis le 04/12/00 17:33 |
| Nom du client : |
| Code de la langue : |
| VIP : |
| Code Personnel : |
| Heure de Reveil : |
| Messagerie vocale : |
| |
|- = Retour a la ligne precedente |
_____________________________________________________________________
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 13/57Chapitre 2 Exploitation
Seuls le numéro de chambre et le type sont édités obligatoirement. Les autres paramètres
dépendent de l'administration système.
• numéro de chambre
Le numéro affiché correspond au numéro d'annuaire affecté à la chambre saisi précédemment.
Si le check-in a été réalisé sans affectation de chambre, l'écran affiche : Chambre non assignée!.
• Type,
Ce paramètre propre à chaque chambre (et apparaissant si la chambre est assignée) est défini en
gestion système. Il s'agit d'un numéro entre 1 et 99 permettant d'effectuer un classement ou un
repérage des chambres, destiné au gestionnaire hôtelier.
• Nom du client
Entrer 16 caractères maximum.
Si le gestionnaire hôtelier appuie sur la touche “RETURN”, le système affiche CHMCDU (MCDU =
numéro du poste) en gestion par chambre ou CLMCDU en gestion par client.
• Occupation multiple (O/N)
Cette rubrique s'affiche si l'installation n'est pas gérée avec l'exploitation multi-occupation.
Cette rubrique s'affiche si le paramètre “Multi-occupation” est validé à “OUI" dans la gestion
système hôtel.
RETURN ou N : occupation simple
O : plusieurs occupants dans la chambre.
Ce paramètre indique si le client est seul ou accompagné d'autres personnes (parents, enfants,
amis, etc.).
Cet état est signalé par * dans les affichages de postes.
• Code de la langue
Les langues sont réparties comme suit (exemple):
F: 1 GB : 2 D: 3 SP : 4 P:5
B:6 DK : 7 J:8 AUT : 9
Taper un chiffre entre 1 et 9.
RETURN : langue du pays.
Cette opération est dynamique, en fonction des langues connues par le système (paramètre
Installation) soit 9 langues parmi 36.
Si l'exploitation multilingue est achetée, le code est utilisé pour connecter le message vocal
approprié à chaque poste.
Le code de langue est affiché sur les postes Reflexes, Alcatel-Lucent 8 series et Alcatel-Lucent 9
series et les postes opératrices.
• VIP
Cette rubrique apparaît si le paramètre “Personne importante (VIP)” a été géré à “OUI” dans la
gestion système hôtel.
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 14/57Chapitre 2 Exploitation
RETURN ou N : personne non-VIP
O : personne VIP
L'attribution VIP (Very Important Person) permet au personnel de l'hôtel de reconnaître les clients
VIP par la présence de la lettre V sur l'afficheur du poste. Cette lettre est située à côté du code de la
langue.
• Acompte versé
Cette rubrique apparaît uniquement si le paramètre hôtelier Acompte (Prépaiement) n'est pas
renseigné dans la gestion système hôtel.
En arrivée client :
RETURN : pas de gestion d'acompte.
Les appels extérieurs sont autorisés sans versement d'acompte.
0 : appels extérieurs interdits.
de 0,01 à 99999,99, : valeur de l'acompte en monnaie locale.
Les appels extérieurs sont autorisés jusqu'à épuisement de
l'acompte versé.
Un pré-paiement peut être automatiquement affecté à chaque
hôte au check-in. Cette valeur est saisie dans les paramètres hô-
tel (programme de configuration du système). Dans ce cas,
l'acompte n'apparaît pas à l'écran.
• Code personnel
Il est composé de 4 chiffres.
RETURN : un code personnel est proposé par défaut par le logiciel. Selon la gestion
hôtelière, ce code peut être :
• code secret unique (numéro unique compris entre 0000 et 9999),
• numéro d'annuaire (numéro de chambre ou numéro de client selon le
mode de gestion choisi dans la gestion système hôtel (gestion par
chambre ou gestion par client),
• un numéro aléatoire sans contrôle d'unicité,
• Nom du client.
• Date arrivée client.
Pour le valider, appuyer à nouveau sur RETURN.
: Si le code proposé ne convient pas, taper sur une autre touche du clavier
pour une nouvelle proposition.
4 chiffres : code personnel. Lorsque le code personnel est introduit par l'exploitant, les
chiffres n'apparaissent pas sur l'écran et sont masqués par le caractère #.
Attention :
Dans tous les cas (sauf dans le cas de code secret unique), le système ne vérifie pas l'unicité du code.
Deux clients dans la même chambre avec des codes personnels identiques ne peuvent être
différenciés. Le gestionnaire hôtelier devra veiller au bon usage des codes par défaut.
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 15/57Chapitre 2 Exploitation
Dans le cas où le paramètre code secret est validé à numéro d'annuaire dans la gestion système
hôtel :
• en mode gestion par chambre ou gestion multi-occupation statique par chambre, si le client
change de chambre, automatiquement, son code personnel change (=nouveau numéro de
chambre),
• en mode gestion par client, si le client change de chambre, son code personnel ne change pas
(= numéro de client).
Important :
Quand il y a changement d'option pour le code personnel dans les paramètres hôteliers (de code
secret unique à une autre option ou d'une autre option à code secret unique), il est impératif de
redémarrer le système pour mettre à jour la table de réservation des codes secrets.
Si l'installation n'est pas gérée en gestion par client, le code personnel n'est pas obligatoire.
Il est impératif de saisir un code personnel si une messagerie vocale doit être attribuée.
• heure de réveil
RETURN : pas de demande de réveil
HHMN : heure de réveil HH = 00 - 23
MN = 00 - 59
• Messagerie vocale
Si le système est doté d'une messagerie vocale et si le paramètre Messagerie vocale dans la
gestion système hôtel a été géré à Oui , il est alors possible d'attribuer une messagerie vocale à un
client (si le MCDU de la messagerie vocale à utiliser est renseigné).
RETURN : pas d'attribution de boîte vocale
0 : attribution d'une boîte vocale.
La valeur par défaut de cette rubrique est Non . Si le gestionnaire hôtelier répond Oui , il lui est
affiché un message de patience pendant quelques secondes. Trois cas peuvent alors se présenter :
• Si la transaction d'attribution de boîte a pu se faire normalement dans ce laps de temps, cela
sera notifié au gestionnaire hôtelier.
• Si la transaction a pu se faire dans ce laps de temps, mais avec problème, le problème est
indiqué au gestionnaire hôtelier (texte affiché à l'écran).
• Si la transaction n'a pas pu se faire dans ce délai, il est demandé au gestionnaire hôtelier de
vérifier ultérieurement le résultat de sa demande.
Les résultats de toutes ces transactions sont visibles dans Utilitaires/Résultats différés de la
messagerie vocale.
2.5.2 Modification client
Menu d'accueil > menu Check-in > 3 Modification groupe
Cette exploitation permet l'édition et la modification des paramètres d'un client.
____________________________________________________
| MODIFICATION CLIENT |
| |
| Numero de chambre : |
| Numero du client : |
____________________________________________________
Renseigner le numéro de la chambre ou le numéro de client.
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 16/57Chapitre 2 Exploitation
Le système contrôle la validité des numéros, puis affiche la liste des clients si la chambre est multi-
occupée.
Dans ce dernier cas, taper le numéro d'ordre du client dans la liste, puis valider par l'appui sur
RETURN.
L'écran affiche :
_____________________________________________________
| MODIFICATION CLIENT |
| |
| Numero de chambre : 3205 Type : 1 |
| Numero du client : 3211 |
| Date d'arrivee : 04/12/00 17:40 |
| |
| Solde crediteur : 100.00 |
| |
| 1 : Nom du client : DUPONT |
| 2 : Occupation multiple (O/N) : Non |
| 3 : Code de la langue : 1 |
| 4 : Gestion d'acompte : Oui |
| 5 : Acompte verse : 100.00 |
| 6 : Categorie de prise directe : 2 |
| 7 : Code Personnel : .... |
| 8 : Heure de Reveil : Pas de reveil |
| 9 : VIP : Non |
| 10 : Messagerie vocale : Oui |
| |
| Votre choix : |
_____________________________________________________
Pour modifier un paramètre, taper son numéro, puis la nouvelle valeur.
Les valeurs logiques basculent automatiquement d'un état à l'autre.
En plus des paramètres définis en arrivée client, des informations supplémentaires sont éditées :
• date et heure d'arrivée client (inscrites automatiquement par le système),
• solde créditeur (somme restant disponible pour les communications extérieures),
ainsi que les rubriques suivantes :
• Gestion d'acompte
OUI = le client peut appeler l'extérieur tant que son solde est positif.
Si le solde est nul ou négatif, le client peut néanmoins appeler certains numéros qui auront été
déclarés en numéros abrégés dans l'OmniPCX (numéros de sécurité). Toute demande de prise
directe est aiguillée soit vers l'opératrice soit sur le guide vocal 108, et ALARME est édité sur
l'imprimante TRANSACTIONS.
NON = le client peut appeler l'extérieur quelle que soit la valeur de son solde.
• Catégorie de prise directe
Introduire une valeur comprise entre 0 et 31.
Lors du check-in, la catégorie prise par défaut est celle définie dans le programme de gestion.
• Code personnel
Dans le cas où le paramètre “code secret” est validé à “nom du client” dans la gestion système
hôtel :
• si le nom du client est modifié et si l'ancien code personnel correspondait à l'ancien nom,
l'application modifie automatiquement le code personnel.
• si le nom du client est modifié et si l'ancien code personnel ne correspondait pas à l'ancien nom,
le code personnel reste inchangé.
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2.5.3 Arrivée groupe
Menu d'accueil > menu Check-in > 2 Modification groupe
Cette commande réalise le check-in d'un groupe de clients.
Saisir le numéro du groupe.
Celui-ci doit être compris entre 1 et 30. Taper 0 pour la sélection automatique d'un numéro disponible.
Le système contrôle que le numéro choisi n'est pas déjà attribué, puis affiche dans un premier temps la
grille des données communes au groupe.
Une fois ces données renseignées, la partie réservée aux données spécifiques vient compléter cet
affichage (en fonction des exploitations validées en gestion système).
Après la saisie des données spécifiques de chaque client, le numéro de chacun s'inscrit
automatiquement dans la grille de répartition et le compteur nombre de clients du groupe s'incrémente.
Cette grille visualise ainsi les numéros des 75 derniers clients attribués au groupe.
L'écran affiche :
____________________________________________________________________
| ARRIVEE GROUPE |
| |
| Numero du groupe : 3 |
| |
| Nom du groupe : MJC COL |
| Attribution numero SDA ? : Non |
| Code de la langue : 1 |
| Heure de Reveil : 08:00 |
| |
| Numero de chambre : 3206 |
| Numero du client : 3210 |
| Nom du client : LAPORTE |
| Code Personnel : 2012 |
| |
|------------------------------------------------------------------|
|:3214 :3213 : : : : : : : : : : : : : :|
|: : : : : : : : : : : : : : : : :|
|: : : : : : : : : : : : : : : : :|
|: : : : : : : : : : : : : : : : :|
|: : : : : : : : : : : : : : : : :|
|------------------------------------------------------------------|
| Nombre de Clients du groupe :2 |
|- = Retour a la ligne precedente |
| = Acceptation du Code. Autre touche pour Chercher un autre. |
___________________________________________________________________
• Nom du groupe
RETURN : GR + "Numéro du groupe"
1 à 8 caractères : Nom du groupe.
• Attribution d'un numéro de SDA ? (O/N) :
Permet d'affecter un numéro SDA à chaque client du groupe.
Taper O ou N.
• Code de la langue, acompte versé, heure de réveil
Suivez la démarche décrite au Check-in à la page 11.
• numéro de chambre
Numéro de chambre attribuée à un client du groupe.
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Il est possible de réaliser un check-in partiel avec assignation ultérieure du numéro de chambre.
Pour cela, appuyer sur RETURN.
• numéro de client
Cette rubrique ne s'affiche que si l'installation est gérée en mode gestion par client.
Ce numéro correspond au numéro d'appel du client (SDA ou non). Dans le cas où la chambre est
multi-occupée, les appels arrivée des occupants aboutissent sur le poste de la chambre.
• Nom du client
RETURN : GR + "Nom du groupe"
16 caractères : Nom du client.
• Code personnel
Suivez la démarche décrite au Arrivée client à la page 11.
2.5.4 Modification groupe
Menu d'accueil > menu Check-in > 4 Modification groupe
Cette exploitation permet l'édition et la modification des paramètres d'un groupe.
La liste des groupes présents dans l'hôtel s'affiche.
Saisir le numéro ou le nom du groupe.
Le système contrôle que le numéro ou le nom existe, puis la grille s'affiche.
L'écran affiche :
_____________________________________________________________
| MODIFICATION GROUPE |
| |
| Numero du groupe : 3 Groupe : MJC COL |
| |
| 1 : Nom du groupe : |
| 2 : Suppression d'un Client : |
| 3 : Ajouter un Client |
| 4 : Code de la langue : |
| 5 : Gestion d'acompte : |
| 6 : Acompte verse : |
| 7 : Heure de Reveil : |
| 8 : Attribution numero SDA ? : |
| Votre choix : |
| |
|-----------------------------------------------------------|
|:3210 :3212 :3213 :3214 : : : : : : : : : |
|: : : : : : : : : : : : : : : |
|: : : : : : : : : : : : : : : |
|: : : : : : : : : : : : : : : |
|: : : : : : : : : : : : : : : |
|-----------------------------------------------------------|
| Nombre de Clients du groupe :4 |
____________________________________________________________
Pour modifier un paramètre, taper son numéro, puis la nouvelle valeur.
En plus des paramètres définis en arrivée groupe, les paramètres supplémentaires sont édités :
• Suppression d'un client
Cette gestion permet de retirer un client d'un groupe sans réaliser son départ, ni le départ du
groupe.
Taper 2, puis appuyer sur RETURN. Entrer le numéro du client, puis appuyer sur RETURN.
Le système réorganise le tableau des répartitions des clients du groupe.
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Le client est retiré du groupe mais reste présent dans sa chambre (celle-ci n'est pas considérée
comme libre).
La libération complète intervient après le CHECK-OUT du client.
• Ajouter un client
Cette gestion permet d'ajouter un client à un groupe.
Taper 3, puis appuyer sur RETURN.
Procéder comme pour une création individuelle des clients d'un groupe, en renseignant les
paramètres propres au nouveau client (numéro de chambre, numéro de client, nom du client, code
personnel).
• Attribution d'un numéro de SDA ?
Permet d'attribuer ou non un numéro SDA au groupe s'il n'a pas été attribué au check-in du groupe.
2.5.5 Gestion des noms
Menu d'accueil > menu Check-in > 5 Modification groupe
Cette commande ne s'affiche que si le paramètre “Nom des clients dans annuaire" est validé à
“plusieurs noms pour un client” dans la gestion système hôtel.
Cette application permet d'associer sur un même numéro client d'autres noms de clients dans la même
chambre (par exemple, si le client est accompagné d'autres personnes (parents, enfants, amis....).
La gestion des noms associés à un client n'est possible qu'après un check-in du client (voir Arrivée
client à la page 11 ).
Il n'y aura qu'une seule facturation sur un même numéro client.
Les noms associés au même numéro de client apparaîtront dans l'annuaire de la chambre occupée.
Saisir le numéro de chambre ou le numéro du client.
___________________________________________________
| GESTION DES NOMS |
| |
| |
| Numero de chambre : |
| Numero du client : |
___________________________________________________
Le numéro de chambre correspond au numéro d'annuaire du poste affecté à la chambre (5 chiffres
maximum).
Le système contrôle l'existence du numéro de chambre et son affectation à un numéro client.
Si la chambre est libre, le message “la chambre est libre“ apparaît à l'écran.
Une fois le numéro de chambre ou de client saisi, l'écran suivant apparaît (exemple) :
L'écran affiche :
___________________________________________________
| GESTION DES NOMS |
| |
|Client : 3214 Nom : DUBOIS |
|Autres Noms |
| 01 : |
| 02 : |
| ........ |
| 14 : |
| 15 : |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________
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Il est possible d'associer 15 autres noms au nom principal client .
Chaque nom associé peut être créé, modifié ou supprimé.
• Création d'un nom associé
Taper un numéro de la liste des autres noms,
Puis appuyer sur RETURN.
Saisir le libellé du nom associé,
Puis appuyer sur RETURN.
Confirmer par oui ou non (O/N),
Puis appuyer sur RETURN.
L'écran affiche :
___________________________________________________
| GESTION DES NOMS |
| |
|Client : 3214 Nom : DUBOIS |
|Autres Noms |
| 01 : MARTINOIS |
| 02 : DUPONT |
| 03 : |
| 04 : NICOLAS |
| 05 : BERNARDI |
| 06 : LOIS |
| 07 : |
| .......... |
| 14 : |
| 15 : |
| |
| Confirmation (O/N) : |
| |
| Votre choix : 06 |
___________________________________________________
Note :
Sur la ligne n°06, le nom LOIS (associé au nom principal DUBOIS) est en cours de création.
• Modification d'un nom associé
Taper le numéro du nom associé à modifier et procéder comme pour la création d'un nom associé.
• Suppression d'un nom associé
Saisir le nom associé à supprimer et appuyer sur RETURN. Confirmer par oui ou non (O/N), Puis
appuyer sur RETURN.
Il est également possible d'associer d'autres noms à un même numéro client appartenant à un groupe.
Seul le nom principal est gérable par la commande 3 du menu CHECK IN.
Note :
Tous les noms associés à un numéro de client sont enregistrés dans l'annuaire de la chambre occupée et
visualisés sur les listes éditées dans Répertoire (voir Répertoire à la page 26). A partir de l'annuaire, depuis un
poste à afficheur, le gestionnaire hôtelier peut par le biais d'un nom associé accéder au numéro client. C'est
toujours le nom principal qui est affiché sur le poste.
2.5.6 Check-out
Menu d'accueil > commande 2
La fonction CHECK-OUT ne peut pas être effectuée si le poste de chambre est occupé ou si le client
est en cours de communication à partir d'un poste cabine (via son code personnel).
Au départ d'un client ou d'un groupe de clients, les fonctions suivantes sont effectuées
automatiquement :
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• édition d'une facture simplifiée pour les communications téléphoniques (sortie automatique ou non),
• inhibition du code personnel,
• inhibition de la prise directe vers l'extérieur (affectation de la catégorie extérieure 0),
• remise à zéro du réveil effectuée au check-in suivant (en effet, au check-out, il n'y a pas de remise
à zéro automatique du réveil. On conserve le réveil jusqu'au check-in suivant, ceci pour qu'un client
puisse effectuer son départ le soir et être quand même réveillé le lendemain matin),
• remise à zéro du compteur journalier,
• annulation des messages en attente,
• annulation des fonctions NE PAS DERANGER et RENVOIS D'APPEL,
• passage de la chambre à l'état LIBRE (L) et A FAIRE (AF).
• suppression de la boîte vocale associée au client si cette dernière est vide. Si tous les messages
n'ont pas été consultés, la boîte vocale est maintenue jusqu'au CHECK-IN suivant sur le même
numéro de client.
L'édition de la facture téléphonique simplifiée peut être réalisée :
• soit automatiquement, si l'impression automatique est validée dans les paramètres hôteliers,
• soit sur demande opérateur, si l'impression automatique n'est pas validée.
L'édition d'une facture simplifiée n'entraîne pas de remise à zéro des compteurs et des justificatifs
de taxation.
La facture simplifiée est éditée sur l'imprimante facturation, si elle existe.
___________________________________________________________________________________
| CHECK-OUT |
| |
| 1 : Depart client |
| 2 : Depart groupe |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________
2.5.6.1 Départ client
Menu d'accueil > menu Check-out > commande 1
Renseigner le numéro de la chambre ou le numéro de client.
Le système contrôle que le numéro de chambre existe, puis il affiche la grille.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| DEPART CLIENT |
| |
| Numero de chambre : 3205 Type : 1 |
| Numero du client : 3211 |
| Date d'arrivee : 04/12/00 17:40 |
| |
| Nom du client : DUPONT |
| Occupation multiple (O/N) : Oui |
| |
| Confirmation ? (O/N) : |
___________________________________________________________________________________
Note :
Les numéros des clients apparaissent s'il y a plusieurs clients dans la chambre.
Si le numéro de chambre est la réponse, la liste des clients assignés à cette chambre est visualisée
sur le terminal. Le réceptionniste peut alors sélectionner le ou tous les clients qui souhaitent quitter
l'établissement.
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 22/57Chapitre 2 Exploitation
Dans les deux cas, une confirmation à la réponse est nécessaire pour que l'opération soit validée, à
condition que le client ne soit pas en communication. Les numéros d'annuaire clients redeviennent
disponibles ainsi que les numéros SDA.
Pour confirmer le départ client, taper O.
Si un check-out est effectué pendant une communication, le message suivant s'affiche à l'écran :
Poste occupé - Départ non effectué (dans le cas où le paramètre est validé à NON dans la gestion
des paramètres hôteliers) et le check-out est refusé.
Note :
Il est possible, après le check-in d'un client, d'associer plusieurs autres noms à ce numéro client. Pendant
l'opération de check-out du client, tous les noms éventuellement associés à ce numéro client sont supprimés de
l'annuaire de la chambre.
Il n'y a qu'une seule facture pour ce numéro de client.
La facture simplifiée des communications téléphoniques s'affiche et peut être émise en deux
monnaies.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| |
| Hotel des Tamaris Le 05/12/00 10:58 |
| |
|Numero du Client : 3211 Nom : DUPONT |
|Date d'arrivee : 04/12/00 17:40 |
| |
| Forfait de mise a disposition de poste : FF 5.00 euro 0.76 |
| |
| Nombre de communications : 1 |
| Cout total : FF 49.74 euro 7.58 |
| Dont TVA : FF 8.50 euro 1.30 |
| Acompte verse : FF 100.00 euro 15.24 |
| Solde crediteur : FF 45.26 euro 6.90 |
| |
|Bonne fin de sejour |
| |
|Taper un caractere pour continuer : |
___________________________________________________________________________________
Si l'impression automatique (dans les paramètres de configuration) n'est pas validée, le système
propose : impression facture ? (O/N) :
Messagerie Vocale :
Avant d'envoyer une requête de check-out, l'application hôtelière vérifie s'il reste encore des messages
vocaux non consultés. Si tel est le cas, et en fonction de la gestion des paramètres hôteliers choisie ,
le départ peut être effectué ou non :
• la boite vocale est supprimée au check-out lorsque les messages ont été consultés ou consultés et
archivés (selon version),
• si la boite contient des messages non consultés, la boite est supprimée au check-in suivant.
2.5.6.2 Départ groupe
Menu d'accueil > menu Check-out > commande 2
Une seule commande permet d'effectuer le départ complet d'un groupe.
Pour chaque chambre du groupe, le système réalise automatiquement les mêmes vérifications et
fonctions qu'au départ d'un client individuel avec en plus :
• une édition de facture simplifiée pour chaque chambre du groupe,
• une édition de facture simplifiée pour le groupe,
• la suppression du numéro de groupe dans les données du poste.
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 23/57Vous pouvez aussi lire
