Belgacom Forum 500 et Forum 5000 - Solution hôtel Forum Hotel Mode d'emploi

Belgacom Forum™ 500
et Forum™ 5000

Solution hôtel
Forum Hotel
Mode d’emploi

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produit répond à des exigences élevées de qualité associées à un
design soigné.

Forum Hotel
Le présent mode d’emploi vous accompagnera dans l’utilisation de
votre Forum Hotel et apportera des réponses aux questions les
plus importantes. Pour toute aide ou demande d’informations
supplémentaires, veuillez vous adresser en premier lieu à votre
administrateur système ou à votre revendeur.

  Internet:
  www.Belgacom.be/pabx

Vous pouvez contacter notre service après-vente

   en néerlandais : 0800 22 400

   en français : 0800 33 400

   en allemand : 0800 44 400

   en anglais : 0800 55 400

Forum™ 5000 et Forum™ 500
Le présent mode d’emploi est prévu pour l’ensemble de la gamme
de produits Forum™ 5000 et Forum™ 500.
La gamme de produits Forum™ 500 inclut les systèmes de
communication Forum™ 523/524, Forum™ 525/526 et
Forum™ 550/560. Le système de communication Forum™ 5050
appartient à la gamme Forum™ 5000.

Si une caractéristique est différente pour l’un des systèmes, il y
est fait mention dans le texte du mode d’emploi concerné.

Nous espérons que le Forum Hotel saura au mieux satisfaire vos
attentes.

1

Table de matières

Forum Hotel                                            5
Caractéristiques du programme                           6

Contenu de l’emballage                                  7

Remarques sur ce mode d’emploi                          7

Licence                                                 8

Configuration et administration                        9
Configurer un groupe d’utilisateurs                    11

Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux
téléphones de cette chambre                            13

Configurer le téléphone de réception                   15

Configurer touches de fonction d’occupation des
chambres sur le téléphone de réception                 19

Configurer une équipe de réception                     20

Configurer les téléphones de chambre                   22

Configurer les numéros d’appel non autorisés et les
filtres d’appels des clients de l’hôtel                28

Définir les droits d’utilisation des téléphones de
chambre                                                30

Programmer le service de réveil                        32

Configurer la saisie des données de connexion en vue
de la facturation des coûts                            33

Configurer la facturation des coûts                    35

Mise en page de l’en-tête de la facture                37

Archiver les données de connexion des clients de
l’hôtel                                                39

2

    Utiliser le programme “ Forum Hotel ” 41
    Lancer et fermer le programme                              42

    L’aperçu des chambres                                      43

    Enregistrer un client de l’hôtel (Check In)                45

    Enregistrer le départ d’un client de l’hôtel (Check Out)   47

    Entretien des chambres                                     48

    Activer le service de réveil pour un client de l’hôtel     48

    Le client a reçu un message                                50

    Produire la facture de téléphone d’un client de l’hôtel    51

    Le menu “ Hôtel ” du téléphone de réception                53

    Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une
    touche de fonction                                         55

    Modifier le statut d’occupation d’une chambre via une
    procédure par code                                         56

    Instructions à l’intention des clients de
    l’hôtel                                   57
    Les touches du téléphone de votre chambre                  58

    Appeler la réception                                       64

    Téléphoner vers l’extérieur                                64

    Numéros d’appel non autorisés                              65

    Quels sont les tarifs de communication ?                   66

    Vous désirez appeler un autre client de l’hôtel            66

    Vous recevez un appel                                      68

    Vous désirez être réveillé                                 69

    Vous avez reçu un message à la réception                   70

3

Annexe                                     72
Informations relatives à l’environnement   72

Données techniques                         73

Support technique pour votre central
téléphonique Forum®                        75

4

5

Forum Hotel
Le progiciel “ Forum Hotel ” est conçu spécialement pour l’exploi-
tation hôtelière. Grâce à ce programme, les hôteliers proposent à
leurs clients d’accéder, le temps de leur séjour, au cercle des utili-
sateurs du Forum 500 / Forum 5000. Chaque client de l’hôtel peut
ainsi utiliser les fonctions téléphoniques du système sur le télé-
phone de sa chambre. À son départ, le client reçoit une facture du
coût des appels téléphoniques réalisés au cours de son séjour.

Les fonctions du progiciel “ Forum Count ” permettent de produire
la facturation du coût des communications téléphonique. Au cas
où ce progiciel n’existe pas encore dans votre système, le progi-
ciel “ Forum Hotel ” propose de l’installer.

Les employés de la réception gèrent les chambres avec le
programme Forum Hotel via la console Web du Forum 500 /
Forum 5000. Ce programme est une application à part, intégrée à
la console Web. Presque toutes les fonctions que la solution hôtel
met à la disposition de l’utilisateur peuvent être utilisées en paral-
lèle à partir des téléphones de réception.

Le progiciel “ Forum Hotel ” nécessite une licence qui permet
d’activer l’utilisation du programme.

Versions provisoires
À partir de la version 4.0, le logiciel système du Forum 500 /
Forum 5000 dispose respectivement d’une version provisoire
limitée à 60 jours pour les progiciels “ Forum Hotel ” et
“ Forum Count ”. Vous pouvez activer ces versions provisoires
dans le Configurateur, sous SYS Configuration : Extensions.
Pour de plus amples informations, consultez l’aide en ligne de ce
menu.

                                                         Forum Hotel

6   Caractéristiques du programme

    Caractéristiques du
    programme
    Le “ Forum Hotel ”apporte au Forum 500 / Forum 5000 les carac-
    téristiques supplémentaires suivantes :

    z   Un aperçu des chambres présente toutes les chambres de
        l’hôtel et permet au personnel de la réception de les gérer
        facilement. L’aperçu des chambres informe du statut actuel
        des chambres (“ occupée ”, “ libre ”, “ à nettoyer ”). Cette
        caractéristique est uniquement disponible avec la version
        complète du progiciel.

    z   Les employés de la réception enregistrent l’arrivée et le départ
        des clients de l’hôtel sur le système via le programme (“ Check
        In ” und “ Check Out ”).

    z   Un téléphone de réception permet une gestion pratique et
        confortable des chambres et des clients de l’hôtel via un menu
        Hôtel. Le téléphone de réception peut être soit un
        Forum Phone 530/535 soit un Forum Phone 520/525.

    z   Sur le téléphone de réception, vous pouvez configurer une
        touche de fonction propre à chaque chambre. Avec cette
        touche, le personnel de la réception peut modifier le statut
        d’occupation de cette chambre.

    z   Chaque chambre de l’hôtel peut être équipée d’un téléphone
        de chambre. Les téléphones de chambre peuvent être les
        appareils de votre choix : les téléphones filaires et sans fil de
        la famille de produit Forum Phone, les téléphones DECT-GAP/
        CAP, les téléphones ISDN et les téléphones analogiques.

    z   L’administrateur système peut, selon la gamme de prestations
        désirées, limiter l’accès aux clients à certaines fonctions
        disponibles sur leurs téléphones de chambre. Il utilise pour
        cela le principe déjà connu du Forum 500 / Forum 5000 de
        l’attribution d’autorisations via les groupes d’utilisateurs, c’est-
        à-dire que, pour les clients de l’hôtel, il peut créer des groupes
        d’utilisateurs disposant d’autorisations individuelles. Aucune
        modification de la configuration des utilisateurs déjà existante
        n’est donc nécessaire.

    Forum Hotel

Contenu de l’emballage     7

z   La réception peut informer le client de l’hôtel des messages
    qu’il a pu recevoir (fonction “ Message Waiting Indication ”).

z   L’administrateur système peut définir la configuration de base
    d’un service de réveil. Les employés de la réception règle les
    paramètres individuels de l’appel de réveil (heure à laquelle le
    client doit être réveillé). Le client peut également activer/
    désactiver personnellement l’appel de réveil sur son appareil.

z   Vous pouvez produire pour chaque client de l’hôtel une facture
    du coût des communications téléphoniques. Il est possible
    d’interroger le décompte du coût actuel des communications
    téléphoniques.

Contenu de l’emballage
Le contenu de l’emballage contient à la livraison :

z   la confirmation de licence du progiciel Forum Hotel

z   le mode d’emploi “ Forum Hotel ” (fichier PDF inclus dans le CD
    de produit du Forum 500 / Forum 5000).

Remarques sur ce mode
d’emploi
Ce mode d’emploi regroupe les informations nécessaires aux
différents utilisateurs de la solution hôtel et les traite séparément
par chapitre :

z   L’administrateur système trouve toutes les informations sur la
    mise en service et la maintenance de la solution choisie par
    l’hôtel dans le chapitre Configuration et administration à partir
    de la page 9.

z   Les informations particulièrement importantes pour les
    employés de l’hôtel (surtout ceux de la réception) sont
    regroupées dans le chapitre Utiliser le programme
    “ Forum Hotel ” à partir de la page 41.

                                                         Forum Hotel

8   Licence

    z   Les clients de l’hôtel doivent également être informés du
        fonctionnement de leur téléphone de chambre. Le chapitre
        Instructions à l’intention des clients de l’hôtel à partir de la
        page 57 regroupe différents éléments de texte mis à la
        disposition de l’hôtel afin de préparer un brève instruction
        d’emploi à l’intention de sa clientèle.

    Les captures d’écran présentent les paramètres du Forum Hotel
    en se basant sur l’exemple d’un Forum 526. La configuration et
    l’utilisation du Forum Hotel est identique sur les autres systèmes
    de communication Forum 523/524, Forum 525/526, Forum 550/
    560 et Forum 5050.

    Documentations supplémentaires
    En plus des informations apportées par le présent mode d’emploi,
    vous trouverez dans l’Aide en ligne du Forum 500 / Forum 5000
    d’autres informations contextuelles relatives à la solution hôtel.

    Les informations relatives au raccordement d’appareils se trou-
    vent dans le mode d’emploi “ Montage et mise en service ”
    (Forum 523/524, Forum 525/526, Forum 550/560) ou “ Mise en
    service et maintenance ” (Forum 5050). Ce mode d’emploi est
    disponible en fichier PDF sur le CD de produit du Forum 500 /
    Forum 5000.

    Les informations relatives à la programmation et l’utilisation
    d’appareils système se trouvent dans les modes d’emploi respec-
    tive. Ces modes d’emploi sont également disponibles en fichiers
    PDF sur le CD de produit du Forum 500 / Forum 5000.

    Licence
    Afin de pouvoir utiliser le progiciel Forum Hotel vous avez besoin
    d’une licence permettant l’activation du programme.

    Forum Hotel

Licence   9

Configuration et
administration
La description ci-dessous présuppose que les téléphones utilisés
pour l’application Hôtel sont déjà raccordés au Forum 500 /
Forum 5000. Pour de plus amples informations sur le raccorde-
ment d’appareils, consultez le mode d’emploi “ Montage et mise
en service ” (Forum 523/524, Forum 525/526, Forum 550/560)
ou “ Mise en service et maintenance ” (Forum 5050). Ce mode
d’emploi est disponible en fichier PDF sur le CD de produit du
Forum 500 / Forum 5000.

Vous configurez l’application Hôtel dans le Configurateur de la
console Web du Forum 500 / Forum 5000, sous Forum Hotel. En
cours de configuration, vous pouvez ouvrir, pour chaque boîte de
dialogue, l’Aide en ligne correspondante. Elle décrit en détail les
paramètres disponibles que vous pouvez définir pour chaque
champs.

Connexion
Connectez-vous sur la console Web avec un compte d’utilisateur
disposant des droits d’administrateur système. Au moment de la
livraison du système, les données d’accès sont les suivantes :

z   Utilisateur : Administrator

z   Mot de passe : [aucun mot de passe exigé]

Charger l’Aide en ligne
Avant de commencer la configuration, il est conseillé de charger la
version actuelle de l’Aide en ligne dans le menu
SYS Configuration : Composants. L’Aide en ligne actuelle est
déposée sous forme d’archive *.zip sur le CD de produit du
Forum 500 / Forum 5000 ”.

Programme de démarrage de la solution Hôtel
Un navigateur Web adapté spécialement au Forum 500 /
Forum 5000 permet de simplifier l’utilisation quotidienne de la
solution Hôtel par le personnel de réception. Après chaque redé-
marrage de l’ordinateur du poste de travail, ce programme de

                                    Configuration et administration

10   Licence

     navigation peut démarrer automatiquement et exécuter la procé-
     dure d’identification. Le symbole de la solution Hôtel apparaît ainsi
     dans la barre des tâches et l’application est toujours prête à être
     utilisée.

     Pour ce faire, vous devez avoir installé le programme de démar-
     rage sur l’ordinateur du poste de travail correspondant. Le
     programme est déposé sur le CD de produit du Forum 500 /
     Forum 5000. Pour de plus amples informations, consultez le
     chapitre “ Programmer un logiciel PC ” du mode d’emploi
     “ Montage et mise en service ” (Forum 523/524, Forum 525/526,
     Forum 550/560) ou “ Mise en service et maintenance ”
     (Forum 5050).

     Configuration et administration

Configurer un groupe d’utilisateurs     11

Configurer un groupe
d’utilisateurs
Le programme Forum Hotel offre une extension du domaine
d’application du Forum 500 / Forum 5000, il peut éventuellement
être introduit dans un environnement déjà existant. Afin de
conserver une gestion claire de la solution hôtel, il est conseillé de
créer pour les cercles d’utilisateurs “ Employés de l’hôtel
(réception) ” et “ Clients de l’hôtel (chambre - occupée) ” de
nouveaux groupes d’utilisateurs en leur attribuant des autorisa-
tions individuelles (dans le Configurateur, sous Gestion
d’utilisateurs : Groupes d’utilisateurs).

Groupe d’utilisateurs “ Réception ”
Vous devez absolument attribuer l’autorisation Forum Hotel à un
groupe d’utilisateurs “ Réception ”. Seuls les utilisateurs avec
cette autorisation sont habiliter à ouvrir le programme
Forum Hotel de la console Web. L’autorisation Forum Count
peut également être attribuée (mais ne doit pas) à ce groupe
d’utilisateurs. Même si la saisie des données de connexion est
nécessaire pour la saisie de données et la facturation du coût des
communications téléphoniques, en règle générale le programme
Forum Hotel produit directement la facture de téléphone des
clients de l’hôtel.

                                      Configuration et administration

12   Configurer un groupe d’utilisateurs

     Après avoir configuré un groupe d’utilisateurs pour la réception,
     créer un compte d’utilisateur pour chaque employé de la récep-
     tion. Attribuez ces utilisateurs au groupe d’utilisateurs
     “ Réception ” (dans le Configurateur, sous Gestion
     d’utilisateurs : Utilisateur).

     Il est conseillé de baser le groupe d’utilisateurs des clients de
     l’hôtel sur le groupe d’utilisateurs par défaut “ Guests ”, étant
     donné que les autorisations de ce groupe d’utilisateurs sont
     réduites au minimum. Définissez cependant le paramètre
     Numérotation : externe sur l’option International afin que les
     clients de l’hôtel puissent téléphoner sans limite vers l’extérieur.
     Vous pouvez définir les autres paramètres importants de ce
     groupe d’utilisateurs dans les rubriques Appareils système et
     Données de connexion de la fenêtre de configuration. Pour de
     plus amples explications sur ces paramètres, consultez les chapi-
     tres Configurer la facturation des coûts à partir de la page 35 et
     Verrouiller le numérotation à partir de l’annuaire pour un client de
     l’hôtel à partir de la page 26.

     Note : lors de la configuration de groupes d’utilisateurs, servez-
     vous de l’Aide en ligne. Elle apporte de plus amples informations
     au sujet de chacun des paramètres.

     Groupe d’utilisateurs des clients de l’hôtel (“ Chambre -
     occupée ”)

     Configuration et administration

Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones      13
                                              de cette chambre

Créer une chambre et
attribuer un numéro d’appel
aux téléphones de cette
chambre
Le programme Forum Hotel vous permet de gérer jusqu’à
200 chambres. Chacune de ces chambres peut être équipée d’un
téléphone de chambre individuel (avec un numéro d’appel indivi-
duel). Vous gérez les chambres et les numéros d’appel de ces
chambres à partir d’un tableau d’attribution indépendant (dans le
Configurateur, sous Forum Hotel : Chambres).

Tableau d’attribution : Chambre d’hôtel – Numéro d’appel du
téléphone de cette chambre
Toutes les chambres que vous avez saisies via ce tableau d’attri-
bution apparaissent ultérieurement dans l’application
Forum Hotel et le personnel de la réception peut proposer la
location de ces chambres aux clients de l’hôtel.

                                   Configuration et administration

14   Créer une chambre et attribuer un numéro d’appel aux téléphones
     de cette chambre
     Le système de communication gère une chambre d’hôtel comme il
     gère un utilisateur, le numéro de la chambre correspond au nom
     de l’utilisateur. Ceci équivaut à dire que l’utilisateur “ Numéro de
     la chambre ” représente les clients de l’hôtel (les différents utilisa-
     teurs du système) qui occupent cette chambre. Pour toutes les
     situations où le programme utilise le nom d’utilisateur comme
     critère d’attribution ou de classification, le système élabore une
     liste des numéros des chambres de l’hôtel. C’est par exemple le
     cas de la liste des utilisateurs de la Gestion d’utilisateur.

     Lorsque vous créez une chambre, configurez également le numéro
     d’appel du téléphone de cette chambre. Vous pouvez attribuer les
     numéros d’appel de votre choix. Sur les téléphones de chambre,
     vous pouvez également utiliser les numéros d’appel déjà confi-
     gurés. L’attribution de numéros d’appel la mieux appropriée
     dépend de la configuration actuelle du système. L’attribution la
     plus pratique est certainement : numéro de la chambre = numéro
     d’appel.

     Créer une nouvelle chambre

     Configuration et administration

Configurer le téléphone de réception    15

Configurer le téléphone de
réception
Pour la réception, utilisez de préférence un appareil système du
type Forum Phone 530/535. Ce terminal dispose d’un nombre
important de touches de programmation avec affichage ; il est
ainsi tout particulièrement adapté pour l’utilisation sur les postes
de travail ayant des fonctions d’intermédiaire ou de transmission.
Vous pouvez également utiliser un Forum Phone 520/525. Cette
appareil offre certes un nombre moins important de touches de
programmation mais un excellent confort d’utilisation et toutes les
fonctions nécessaires à la réception d’hôtel. D’autres type d’appa-
reils (comme les téléphones ISDN) ne sont techniquement pas
adaptés à une utilisation en tant que téléphone de réception.

Des informations sur les caractéristiques des appareils système
figurent dans le mode d’emploi respective.

Raccordez le téléphone de réception à une connexion Upn puis
configurez cette appareil dans le menu TEL Configuration :
Connexions : Upn. L’exemple suivant présente la configuration
d’un Forum Phone 535 avec extension des touches.

Configurer un téléphone de réception à une connexion Upn

                                    Configuration et administration

16   Configurer le téléphone de réception

     Configurez le numéro d’appel du téléphone de réception dans le
     Configurateur, sous Forum Hotel : Paramètres.

     Définir le numéro d’appel du téléphone de réception
     Saisissez un numéro d’appel interne avec lequel les clients de
     l’hôtel peuvent joindre la réception. L’appareil système avec ce
     numéro d’appel s’appelle maintenant téléphone de réception. Le
     menu principal de ce téléphone dispose désormais du menu
     supplémentaire Applications : Hôtel. Plusieurs fonctions du
     programme Hôtel sont ainsi directement accessibles par le télé-
     phone de réception, par exemple, Check In et Check Out des
     clients de l’hôtel (cf. Le menu “ Hôtel ” du téléphone de réception
     à partir de la page 53).

     Configuration et administration

Configurer le téléphone de réception   17

Recommandation : vous pouvez programmer le menu
Applications : Hôtel sur une touche de fonction du téléphone
de réception (dans le menu TEL Configuration : Appareils :
Appareils système).

Programmer une touche de fonction en touche hôtel

                                 Configuration et administration

18   Configurer le téléphone de réception

     Attribuez le téléphone de réception à un utilisateur qui appartient
     au groupe d’utilisateurs “ Réception ”. Cet employé peut doréna-
     vant recevoir les appels des clients de l’hôtel et se servir du
     programme Forum Hotel à partir de la console Web (cf.
     Configurer un groupe d’utilisateurs à partir de la page 11).

     Utilisateur de la réception recevant les appels des clients de l’hôtel
     Pour que les appelants externes puissent joindre directement la
     réception, attribuez un de vos numéros d’appel externe (MSN du
     raccordement MSN ou numéro de sélection directe du raccorde-
     ment DDI) au numéro d’appel du téléphone de réception.
     Saisissez pour cela le numéro d’appel du téléphone de réception
     sous Distribution d’appels : Entrants (au niveau du raccorde-
     ment de l’installation : Distribution d’appels : Entrants DDI).

     Enregistrer le numéro d’appel du téléphone de réception dans la
     distribution d’appel

     Configuration et administration

Configurer touches de fonction d’occupation des chambres sur le     19
                                          téléphone de réception

Configurer touches de
fonction d’occupation des
chambres sur le téléphone
de réception
Sur le téléphone de réception, vous pouvez configurer une touche
de fonction propre à chaque chambre. Avec cette touche, le
personnel de la réception peut modifier le statut d’occupation de
cette chambre. Pour gérer de cette manière le plus grand nombre
possible de chambres, il est recommandé de choisir un appareil
Forum Phone 530/535 et de lui ajouter le nombre d’extensions
des touches supplémentaires nécessaires.

Vous pouvez programmer les touches de fonction sur le téléphone
de réception ou dans le Configurateur sous
TEL Configuration : Appareils : Appareils système.

Si vous programmez les touches à partir du téléphone de récep-
tion, sélectionnez dans la carte de menu Menu principal l’entrée
de menu Applications : Hôtel. Saisissez d’abord le numéro de
la chambre désirée puis sauvegardez les paramètres.

                                   Configuration et administration

20   Configurer une équipe de réception

     Configurer une équipe de
     réception
     Si vous désirez que plusieurs employés de l’hôtel puissent être
     joints au numéro d’appel de la réception (par ex. dans les bureaux
     ou au restaurant), vous pouvez les regrouper en une équipe de
     réception (dans le menu TEL Configuration : Groupes : Equipe
     Membres). Tous ces employés doivent disposer d’un appareil
     système (Forum Phone 520/530 ou Forum Phone 515/525/535),
     étant donné que ces appareils sont les seuls à soutenir les fonc-
     tions d’équipes.

     Programmez le numéro d’appel du téléphone de réception sur les
     touches de ligne ou d’équipe des appareils système de l’équipe
     (dans le menu TEL Configuration : Groupes : Equipe
     Touches).

     Configurer une touche d’équipe pour une équipe de réception

     Configuration et administration

Configurer une équipe de réception     21

Pour que les appels à la réception puissent être différenciés des
autres appels (par ex. des appels externes), vous devez définir
une tonalité (sonnerie) différente pour chaque touche de ligne et
d’équipe de chacun des appareils de l’équipe (dans le menu
TEL Configuration : Appareils : Appareils système). Via la
carte de menu de la touche, vous pouvez également définir les
sonneries directement sur l’appareil système.

Définir les tonalités (sonneries) de la touche équipe
Lors de la configuration d’une équipe de réception, tenez compte
des remarques ci-après :

z   Le menu Applications : Hôtel s’affiche uniquement sur les
    téléphones qui ont le numéro d’appel du téléphone de
    réception programmé sur la touche de ligne 1. Le menu ne
    s’affiche pas sur d’autres touches de ligne ni sur les touches
    d’équipe.

z   Il est conseillé de faire appartenir les membres d’une équipe
    au groupe d’utilisateurs “ Réception ” et ainsi de leur attribuer
    les droits nécessaires à la l’utilisation du programme
    Forum Hotel.

                                     Configuration et administration

22   Configurer les téléphones de chambre

     Configurer les téléphones
     de chambre
     Les appareils suivants peuvent être utilisés comme téléphones de
     chambre :

     z   appareils système filaires, par ex. Forum Phone 520/530 et
         Forum Phone 515/525/535,

     z   appareils système (DECT) sans fil, par ex. Forum Free 565/
         575,

     z   terminaux d’autres fabricants (appareils analogiques,
         téléphone ISDN ou appareils sans fil DECT-GAP/CAP).

     Les appareils système offrent au client de l’hôtel un confort d’utili-
     sation amélioré. Pour pouvoir en profiter vous devez avoir défini
     les paramètres nécessaires sur les appareils système, en partie
     via le Configurateur, en partie sur les appareils.

     Note : les appareils sans fil peuvent uniquement être utilisés
     lorsque le système de communication est équipé de cartes
     d’interface qui soutiennent les applications DECT. Vous pouvez
     consulter un aperçu des cartes d’interface disponibles soutenant
     ces applications dans le mode d’emploi “ Montage et mise en
     service ” (Forum 523/524, Forum 525/526, Forum 550/560) ou
     “ Mise en service et maintenance ” (Forum 5050).

     Aperçu des téléphones de chambres
     Dans le Configurateur, sous Infos système :
     TEL Configuration : Numéros d’appel, vous pouvez consulter
     quels appareils sont installés dans les différentes chambres. Cette
     fenêtre de statut présente tous les appareils raccordés au système
     (classés selon le numéro d’appel ou le nom de l’utilisateur). Le
     type du terminal est également indiqué. Cette liste est d’une
     grande utilité lorsque vous devez rédiger les brèves instructions
     d’emploi adaptées à chacun des différents téléphones de chambre
     (cf. Instructions à l’intention des clients de l’hôtel à partir de la
     page 57).

     Configuration et administration

Configurer les téléphones de chambre       23

Programmer une touche de réception
Sur chaque Forum Phone 520/530 et Forum Phone 515/525/
535vous pouvez programmer une touche de fonction avec laquelle
le client de l’hôtel peut appeler la réception. Cette touche indique
également lorsque la réception à reçu un message adressé à ce
client de l’hôtel (le voyant lumineux de la touche clignote, fonction
“ Message Waiting Indication ”).

La touche de réception se programme uniquement dans le Confi-
gurateur, sous TEL Configuration : Appareils : Appareils
système, la configuration n’est pas possible sur l’appareil
système.

Programmer une touche de fonction en touche de réception

                                     Configuration et administration

24   Configurer les téléphones de chambre

     Imprimer une étiquette
     Vous pouvez imprimer une étiquette pour chaque appareil
     système (par ex. un Forum Phone 525) dans le Configurateur,
     sous TEL Configuration : Appareils : Appareils système.
     L’étiquette sert à marquer les touches situées à côté de l’afficheur.
     Lorsque vous avez programmé une de ces touches en touche de
     réception, imprimez l’étiquette.

     Imprimer une étiquette

     Verrouiller les touches des appareils système des clients
     Afin que les clients de l’hôtel munis d’un appareil système ne puis-
     sent pas accéder à la configuration du système, il est recom-
     mandé de verrouiller l’interface de ces appareils. Pour ce faire,
     activez le paramètre Toutes les touches bloquées du groupe
     d’utilisateurs des clients de l’hôtel (dans le menu Gestion
     d’utilisateur : Groupes d’utilisateurs).

     Configuration et administration

Configurer les téléphones de chambre       25

Lorsque vous activez cette fonction, hormis quelques exceptions,
toutes les touches de l’appareil système attribués aux utilisateurs
de ce groupe d’utilisateurs sont bloquées. Via les menus de ces
appareils système, les utilisateurs ne peuvent plus définir ou
modifier de fonctions de système, comme par exemple
programmer une déviation d’appel, consulter les listes d’appels
etc. Les utilisateurs peuvent donc uniquement téléphoner avec
leurs appareils système.

z   Sur les appareils système filaires (par ex. le
    Forum Phone 525), toutes les touches sont bloquées, à
    l’exception des touches chiffre et de la touche de ligne (Touche
    d’appel 1).

z   Sur les appareils système sans fil (par ex. le
    Forum Phone 575), toutes les touches sont bloquées, à
    l’exception des touches chiffre et de la touche de combiné.
    Lorsque l’option est activée, l’annuaire local est également
    accessible sur ces appareils système, étant donné que cet
    annuaire n’est pas couplé avec les annuaires du système.

z   En saisissant le code PIN d’utilisateur dont les touches sont
    bloquées, l’utilisateur peut d’autre part activer ou désactiver le
    verrouillage.

Verrouiller les touches de fonction, touche carte de menu et
touche ABC, pour un groupe d’utilisateurs
Les prochaines étapes de la configuration sont importantes
uniquement si vous ne voulez pas verrouiller toutes les touches
sur les appareils système des clients de l’hôtel. Toutefois, il est
recommandé de définir les paramètres suivants pour le groupe
d’utilisateurs des clients de l’hôtel.

Note : ces paramètres sont uniquement valides pour les
appareils système filaires (par ex. un Forum Phone 525), mais pas
pour les appareils système sans fil (par ex. un Forum Free 575).

                                     Configuration et administration

26   Configurer les téléphones de chambre

     En fonction des appareils fournis aux clients de l’hôtel, le système
     n’est donc pas à l’abri d’une configuration du système par un
     client de l’hôtel !

     Verrouiller la programmation des touches de fonction
     pour un client de l’hôtel
     Il est conseillé d’empêcher aux clients de l’hôtel de pouvoir
     programmer des touches de fonctions sur leur téléphone de
     chambre. Cela vous permet d’assurer que le client de l’hôtel ne
     modifie pas la configuration du téléphone.

     Verrouiller le numérotation à partir de l’annuaire pour un
     client de l’hôtel
     Pendant la durée de leur séjour, les clients de l’hôtel sont inscrits
     dans l’annuaire central avec leur nom et prénom (cf. Enregistrer
     un client de l’hôtel (Check In) à partir de la page 45). Les
     employés de l’hôtel peuvent donc également appeler les clients à
     partir de l’annuaire.

     Les clients dont la chambre est équipée d’un Forum Phone 520/
     530 ou Forum Phone 515/525/535 disposent également de cette
     fonction, à moins que vous ne l’ayez verrouillée pour ce client.
     Pour ce faire, désactivez l’option Touche carte de menu et
     touche ABC dans le menu Gestion d’utilisateurs : Groupes
     d’utilisateurs. Ce verrouillage implique également que le client
     de l’hôtel ne peut pas modifier la langue de l’afficheur de son
     appareil système. Si le client le désire, la réception peut redéfinir
     la langue d’affichage de l’appareil en modifiant ce paramètre pour
     le client (via le programme Forum Hotel ou le téléphone de
     réception).

     Programmer une touche de fonction pour la numérotation
     à partir de l’annuaire
     Si vous désirez autoriser le client de l’hôtel à utiliser l’annuaire
     (par ex. pour un groupe de voyageurs), vous pouvez programmer
     une touche de fonction sur l’appareil système du client lui permet-
     tant d’ouvrir l’annuaire. N’oubliez pas que cela permet au client de
     l’hôtel de voir non seulement les entrées d’annuaire d’autres
     clients mais également d’avoir accès à toutes les entrées sauve-
     gardées dans l’annuaire central (par ex. numéro d’appel de vos
     livreurs etc.).

     Configuration et administration

Configurer les téléphones de chambre      27

Programmer la signalisation de messages sur les
appareils analogiques
Quelques appareils analogiques soutiennent la caractéristique
“ Message Waiting Indication ”, la signalisation de messages reçus
sur le téléphone. Le progiciel “ Forum Hotel ” utilise le MWI pour
indiquer sur le téléphone de chambre qu’un message a été reçu à
la réception. Lors de la configuration d’un appareil analogique
dans le menu TEL Configuration : Connexions : a/b, vous
indiquez avec le paramètre MWI le procédé soutenu par les appa-
reils raccordés. Le procédé FSK est par ex. souvent utilisé en Alle-
magne et en Belgique. Pour connaître le procédé que soutient
l’appareil raccordé, consultez le mode d’emploi du fabricant.

Le Forum 500 / Forum 5000 supporte également la caractéris-
tique MWI sur les appareils ISDN. Cette procédure de signalisation
de message présuppose l’utilisation de téléphones ISDN corres-
pondant aux normes. Consultez le mode d’emploi du fabricant.

                                    Configuration et administration

28   Configurer les numéros d’appel non autorisés et les filtres d’appels
     des clients de l’hôtel

     Configurer les numéros
     d’appel non autorisés et les
     filtres d’appels des clients
     de l’hôtel
     Pour empêcher vos clients de l’hôtel de numéroter certains
     numéros d’appel, vous devez avoir saisi ces numéros dans une
     liste spéciale de numéros non autorisés. Vous créez cette liste de
     numéros non autorisés dans le Configurateur, sous
     TEL Configuration : Listes : Listes de numéros non auto-
     risés. Attribuez ensuite la liste des numéros non autorisés au
     groupe d’utilisateurs “ Clients de l’hôtel ” (dans le menu Gestion
     d’utilisateurs : Groupes d’utilisateurs).

     De plus, vous pouvez configurer un filtre d’appels pour les clients
     de l’hôtel. Le système ne transmet pas au client de l’hôtel les
     communications provenant d’appels de numéros saisis dans la
     liste des filtres d’appels. Vous configurez la liste des filtres
     d’appels dans le Configurateur, sous TEL Configuration :
     Listes : Filtres d’appels. Attribuez ensuite la liste des filtres
     d’appels au groupe d’utilisateurs “ Clients de l’hôtel ” (dans le
     menu Gestion d’utilisateurs : Groupes d’utilisateurs).

     Empêcher la connexion des appels en PCV
     Afin d’empêcher la connexion des appels en PCV, chers et vrai-
     semblablement peu sérieux, (par ex. numéros d’appel avec les
     indicatifs 0800 ou 00800), il est conseillé de faire passer par la
     réception tous les appels destinés aux clients de l’hôtel. La récep-
     tion peut décider au cas par cas comment traiter les appels en
     PCV (les refuser ou en informer le client de l’hôtel).

     Vous avez également la possibilité d’interdire certains numéros
     d’appel en les verrouillant directement chez l’opérateur qui
     propose les services d’appel en PCV. Pour cela, vous devez avoir
     déclaré auprès de chacun des fournisseurs chaque numéro d’appel
     de la destination qui doit être verrouillé (par. ex. le MSN du
     raccordement MSN). Etant donné que cette opération est fasti-
     dieuse, et nécessaire auprès de chaque nouveau fournisseur, nous

     Configuration et administration

Configurer les numéros d’appel non autorisés et les filtres d’appels   29
                                             des clients de l’hôtel
vous conseillons de configurer la Distribution d’appels selon vos
besoin, dans le menu TEL Configuration.

Distribution d’appels du raccordement DDI
Dans la Distribution d’appels : Entrants DDI attribuez le
numéro interne du téléphone de réception à tous les numéros de
sélection directe permettant de joindre les téléphones de chambre
depuis l’extérieur. Lorsque le téléphone de réception est égale-
ment le central téléphonique de l’hôtel, saisissez un astérisque
(*).

Raccordement DDI : attribuer le numéro d’appel de la réception
aux numéros de sélection directe des téléphones de chambre
Dans la Distribution d’appels : Sortants DDI attribuez égale-
ment le numéro interne du téléphone de réception à tous les
numéros de sélection directe des téléphones de chambre. Lors
d’appels externes effectués par le client de l’hôtel, le numéro
d’appel de la réception s’affiche sur l’appareil du correspondant
appelé.

Distribution d’appels : Entrants du raccordement MSN
En règle générale, le raccordement MSN ne permet pas que les
numéros d’appel des téléphones de chambre puissent être joints
directement depuis l’extérieur, ces appels doivent être transmis
par la réception ou le central téléphonique de l’hôtel. Dans le cas
où vous avez attribué explicitement un MSN à un téléphone de
chambre, vous devez attribuer ce MSN au numéro interne de la
réception dans le menu Distribution d’appels : Entrants.

                                    Configuration et administration

30   Définir les droits d’utilisation des téléphones de chambre

     Définir les droits d’utili-
     sation des téléphones de
     chambre
     A différents moments de la journée ou de la semaine, un télé-
     phone de chambre est accessible à différents utilisateurs : après
     l’enregistrement, au client de l’hôtel ;après le départ du client et
     jusqu’à l’enregistrement du prochain client, au personnel d’entre-
     tien ainsi qu’à chaque personne ayant en principe accès à cette
     chambre (par ex. personnel de maintenance).

     Il n’est pas souhaitable que ces téléphones soient utilisés pour des
     communications onéreuses que vous ne pouvez facturer à
     personne. Les différents niveaux d’autorisation de l’utilisation des
     téléphones de chambre vous permettent de définir les prestations
     disponibles sur ces téléphones. Attribuez donc à chaque statut
     d’occupation, un groupe d’utilisateurs pour lequel vous avez défini
     les autorisations adéquates.

     z   Check In : la chambre est occupée. Attribuez à ce statut le
         groupe d’utilisateurs que vous avez configuré pour les clients
         de l’hôtel. Les coûts produits sont facturés au client.

     z   Check Out : le client a quitté l’hôtel, la chambre est libre.

     z   À nettoyer : le client a quitté la chambre, la chambre doit
         être nettoyée.

     Configuration et administration

Définir les droits d’utilisation des téléphones de chambre   31

Pour les statuts d’occupation Check Out et À nettoyer, confi-
gurez des groupes d’utilisateurs dont les autorisations correspon-
dent à celles du groupe d’utilisateurs par défaut “ Guests ”. Si
vous n’avez pas modifié les autorisations par défaut, le groupe
d’utilisateurs “ Guests ” dispose, par exemple, uniquement de
l’autorisation d’appeler des numéros d’appel interne.

Définir les droits d’utilisation des téléphones de chambre

                                    Configuration et administration

32   Programmer le service de réveil

     Programmer le service de
     réveil
     Le client de l’hôtel peut charger la réception de le réveiller à une
     heure déterminée, il a également l’alternative d’activer personnel-
     lement l’appel de réveil sur son téléphone de chambre via une
     procédure par code. Lors d’un appel de réveil, le téléphone de la
     chambre du client de l’hôtel sonne. Vous définissez dans le menu
     Forum Hotel : Paramètres la configuration de base de cette
     fonction. Vous déterminez le nombre de fois qu’un appel de réveil
     doit se répéter, si le client de l’hôtel ne répond pas dès le premier
     appel, le nombre de fois que la sonnerie doit sonner et la longueur
     de la pause entre deux appels de réveil (Intervalle des répéti-
     tions).

     Note : si le client ne prend pas les appels de réveil (répétés), la
     réception reçoit un bref message sur le téléphone de réception et
     peut le cas échéant aller réveiller le client de l’hôtel.

     Programmer le service de réveil
     Le système traite un appel de réveil comme un appel VIP. Vous
     pouvez définir une sonnerie individuelle pour les appels de réveil
     des clients de l’hôtel disposant d’un appareil système (dans le
     menu TEL Configuration : Appareils : Appareils système en
     cliquant sur Modifier). Vous pouvez également définir la sonnerie
     de l’appel VIP directement sur l’appareil système via la carte de
     menu Paramèt. téléph..

     Configuration et administration

Configurer la saisie des données de connexion en vue de la       33
                                              facturation des coûts
Configurer une musique en attente (Music on Hold)
Vous pouvez charger une musique en attente (Music on Hold)
dans votre système. Le client de l’hôtel entend cette musique en
attente lorsqu’il accepte l’appel de réveil. Vous chargez un fichier
de musique en attente dans le Configurateur, sous
SYS Configuration : Composants. L’Aide de ce menu informe
sur le format des fichiers qui peut être utilisé pour la musique en
attente.

Programmer une touche de fonction pour l’appel de réveil
sur un téléphone de chambre
Sur tous les téléphones de chambre du type Forum Phone 520/
530 ou Forum Phone 515/525/535, vous pouvez programmer une
touche de fonction pour l’appel de réveil. Avec cette touche de
fonction, le client de l’hôtel peut activer ou désactiver confortable-
ment les paramètres de l’appel de réveil. La saisie de l’heure de
réveil s’effectue dans la langue respective de l’écran de l’appareil.

Vous programmez une touche dans le Configurateur, sous
TEL Configuration : Appareil : Appareils système. Sélec-
tionnez l’option Service de réveil. Vous pouvez programmer
cette touche de fonction uniquement dans le Configurateur, cela
n’est pas possible à partir des appareils système.

Configurer la saisie des
données de connexion en
vue de la facturation des
coûts
La facturation des coûts dans l’application Hôtel se base sur le
programme “ Forum Count ”. Ce programme établit un protocole
de toute les données de connexion d’un client (appels téléphoni-
ques, échanges de données). Lors de son départ, la facturation
des appels téléphoniques du client se base sur ces données.

Un profil d’affichage permet de limiter, selon le modèle désiré, la
présentation de la saisie des données (le système sauvegarde les
données saisies qui ne sont pas présentées). Le programme

                                     Configuration et administration

34   Configurer la saisie des données de connexion en vue de la
     facturation des coûts
     Forum Hotel est doté d’un profil par défaut. Ce profil présente,
     par exemple, la durée, les unités et le coût des connexions. Ces
     données apparaissent sur la note de téléphone du client qui peut
     étudier en détail le montant de sa note de téléphone.

     Si vous le désirez, vous pouvez créer votre propre profil pour
     l’utilisation du programme Forum Count et le rentrer sous
     Forum Hotel : Paramètres. Pour de plus amples informations
     au sujet de la création de profils, consultez l’Aide en ligne et le
     mode d’emploi du progiciel “ Forum Count ”.

     La figure ci-dessous montre une configuration utilisant le profil par
     défaut du programme Forum Hotel.

     Paramètres de la note de téléphone : données de connexion et
     TVA

     Configuration et administration

Configurer la facturation des coûts    35

Configurer la facturation
des coûts
La facturation des coûts des appels téléphoniques requiert la
configuration de paramètres dans différents menus du Configu-
rateur.

Zones de coûts et coûts à la minute
Les appels effectués par les clients de l’hôtel peuvent être facturés
en fonction de zones de coûts (p. ex. appels nationaux, appels à
l’étranger, connexions à des réseaux de communication mobile).
Vous pouvez configurer ces zones de coûts dans le menu
TEL Configuration : LCR : Zones ou, au choix, dans le menu
TEL Configuration : Système : Zones des coûts. Vous pouvez
déterminer un coût individuel à la minute pour chaque zone de
coûts. Ces coûts sont appliqués à chaque minute entamée. La loi
en Allemagne prescrit p. ex. un coût à la minute en fonction de la
destination de l’appel pour la facturation des frais de téléphone
dans les hôtels.
Pour pouvoir enregistrer ces coûts permettant la facturation, vous
devez en outre activer l’option Créer des coûts pour tous les
faisceaux et lignes SIP, par l’intermédiaire desquels les clients de
l’hôtel établissent des connexions externes.

Activer des zones de coûts (ici dans le menu “ Faisceau ”)

                                     Configuration et administration

36   Configurer la facturation des coûts

     T.V.A
     Dans le menu Forum Hotel : Paramètres vous saisissez le taux
     de la T.V.A (vous pouvez le configurer à une décimale près). La
     note de téléphone du client présente donc la liste de ses données
     de connexion et le montant de la note avec le taux de la TVA
     retenue.

     Devise choisie pour la facturation des coûts et prix de
     l’unité de coût
     La devise choisie pour la facturation des appels téléphoniques et
     le prix de l’unité de coût se définissent dans le menu
     TEL Configuration : Paramètres. Ces paramètres sont valides
     pour tout le système, c’est-à-dire qu’ils ne se limitent pas aux
     notes de téléphone des clients de l’hôtel.

     Activer la saisie des données de connexion pour les clients
     de l’hôtel
     Vous devez activer la saisie des données de connexion pour le
     groupe d’utilisateurs “ Clients de l’hôtel ” dans le menu Gestion
     d’utilisateurs : Groupes d’utilisateurs. Seulement dans ce
     cas, le système relève les données de connexion et les coûts attri-
     bués à ce client.

     Activer la saisie des données de connexion pour les clients de
     l’hôtel

     Eléments de calcul pour la facturation des coûts
     Dans le menu Gestion d’utilisateurs : Groupes d’utilisateurs,
     entrez ensuite les éléments de calcul pour la facture téléphonique
     des clients de l’hôtel.

     z   À chaque appel effectué par le client, le Montant de base
         pour un appel sortant est ajouté à la somme des coûts.

     Configuration et administration