DIAGNOSTIC INFORMATIQUE ET RECOMMENDATIONS ONEAD - Assistance Technique soutien aux réformes du Projet de production d'eau potable par dessalement ...
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REPUBLIQUE DE UNION
DJIBOUTI EUROPEENNE
DIAGNOSTIC INFORMATIQUE
ET RECOMMENDATIONS ONEAD
Assistance Technique soutien aux réformes du
Projet de production d’eau potable par dessalement
et énergie renouvelable (PEPER)
Novembre 2017
R 1995
Réformes
&
modernisation
Bonne
Gouvernance
des
Entreprises
es
Le contenu de la présente publication relève de la seule
responsabilité SOFRECO-SEURECA et ne peut en aucun cas être
considéré comme reflétant l’avis de l’Union européenne
2
SOMMAIRE
1 INTRODUCTION ...................................................................... 8
1.1 Rappel des termes de la mission .......................................................8
1.1.1 Objectifs .................................................................................................8
1.1.2 Méthodologie .........................................................................................9
1.1.3 Plan d’actions .........................................................................................9
1.1.4 Planning prévisionnel .............................................................................9
1.2 Remarques préliminaires ....................................................................9
1.3 Sur les recommandations à venir ....................................................10
1.4 Déroulement et contenu ....................................................................11
2 RAPPEL DES FONCTIONNALITES D’UN SYSTEME
D’INFORMATION ....................................................................13
2.1 Principes .............................................................................................13
2.2 Cartographie d’un SI Eau et Assainissement .................................14
2.3 Flux des informations dans un SI Eau et Assainissement ............15
2.4 Applications Informatiques ..............................................................15
2.4.1 Applications en exploitation à l’ONEAD ...............................................15
2.4.2 Comparaison avec les applications d’un SI Eau et Assainissement ...16
3 COMMENTAIRES/RESUMES DES ENTREVUES .................20
3.1 Applications Informatiques ..............................................................20
3.2 Agence Comptable ............................................................................21
3.2.1 Comptabilité Générale .........................................................................21
3.2.2 Fonctionnalités couvertes par le contrat d’utilisation de SAGE ...........21
3.2.3 Immobilisations ....................................................................................21
3.2.4 Comptabilité matière ............................................................................22
3.2.5 Comptabilité Paie .................................................................................23
3.2.6 Comptabilité Achats/Fournisseurs .......................................................23
3
3.2.7 Budget/Finances .................................................................................24
3.2.8 Service Recouvrement.........................................................................24
3.2.9 Direction Financière .............................................................................24
3.2.10 Conclusions : .......................................................................................25
3.3 Études et Projets ................................................................................26
3.3.1 Gestion des devis ................................................................................26
3.3.2 Suivi des projets ...................................................................................26
3.3.3 Cartographie ........................................................................................26
3.3.4 Système d’Information Géographique .................................................27
3.3.5 Système d’adressage ..........................................................................28
3.4 Direction des Ressources Humaines ..............................................28
3.4.1 Remarque ............................................................................................28
3.4.2 Système d’information .........................................................................28
3.4.3 Autres tâches .......................................................................................28
3.5 Service Communication ....................................................................28
3.5.1 Communication Externe.......................................................................28
3.5.2 Communication Interne ........................................................................29
3.5.3 Application « Bureau d’Ordre » ............................................................29
3.6 La Direction de l’Exploitation Technique de l’Eau : Production ...29
3.6.1 Gestion des Ressources en Eau .........................................................29
3.6.2 Exploitation et Maintenance des stations ............................................29
3.6.3 Gestion des pièces de rechange .........................................................30
3.6.4 Gestion des interventions ....................................................................30
3.6.5 Gestion du Garage...............................................................................30
3.6.6 Gestion des achats ..............................................................................30
3.7 DETE : Gestion du Magasin Central ................................................31
3.7.1 Observations sur la gestion des stocks à l’ONEAD .............................31
3.7.2 Transversalité de la gestion des stocks ...............................................31
3.7.3 Logiciel de gestion des stocks .............................................................32
3.7.4 Logiciel de gestion des stocks développé par l’ONEAD ......................32
3.7.5 Gestion des stocks de compteurs ........................................................32
3.8 DETE : Distribution ............................................................................33
3.8.1 Section Réseau et Dépannage ............................................................33
3.8.2 Section Branchements .........................................................................33
3.9 Direction de l’Exploitation Technique de l’Assainissement..........34
3.9.1 Documentation .....................................................................................34
3.9.2 Processus assumés par la Direction Commerciale « Eau »................34
3.9.3 Statistiques et états de gestion ............................................................35
3.10 DETA Exploitation et maintenance des réseaux ............................35
3.10.1 Demandes d’intervention ....................................................................35
3.10.2 Traitement ...........................................................................................35
3.10.3 Demandes de Branchement ...............................................................35
3.10.4 Observations .......................................................................................35
3.10.5 Travaux lourds.....................................................................................36
3.10.6 Ressources humaines .........................................................................36
3.10.7 Gestion des matériels .........................................................................37
3.11 DETA : Exploitation et Maintenance de la STEP de Douda ...........37
3.11.1 Management .......................................................................................37
3.11.2 Gestion des interventions ....................................................................38
3.11.3 Gestion des entrées et sorties de stock ..............................................38
4
3.11.4 Réapprovisionnement .........................................................................38
3.11.5 Monitoring............................................................................................38
3.11.6 Laboratoire ..........................................................................................38
3.11.7 Observations .......................................................................................39
3.12 Direction Commerciale ......................................................................39
3.12.1 Observations .......................................................................................39
3.12.2 Mission Artelia (financement AFD)......................................................39
3.12.3 Assistance technique de l’EDD ...........................................................40
3.12.4 Conclusions .........................................................................................40
3.13 Service Informatique .........................................................................40
3.13.1 Accord EDD-ONEAD ..........................................................................40
3.13.2 Infrastructures réseau .........................................................................41
3.13.3 Infrastructures Matériel .......................................................................41
3.13.4 Applications .........................................................................................43
3.13.5 Observations sur les applications .......................................................43
3.13.6 Environnement ....................................................................................43
3.13.7 Recommandations pour l’aménagement des locaux informatiques ...44
3.13.8 Organisation actuelle ..........................................................................45
3.13.9 Organisation future ..............................................................................45
4 RECOMMANDATIONS ...........................................................48
4.1 Direction Générale .............................................................................48
4.2 Agence Comptable ............................................................................48
4.2.1 Progiciel de gestion intégrée ...............................................................48
4.2.2 Comptabilité matière ............................................................................49
4.2.3 Gestion électronique de documents ....................................................49
4.3 Gestion des stocks ............................................................................49
4.4 Études et Projets ................................................................................50
4.4.1 Gestion Électronique de Documents ...................................................50
4.4.2 Outil de Gestion de Projets ..................................................................50
4.4.3 Système d’information Géographique : Justification ...........................51
4.4.4 Système d’Information Géographique : Solution .................................51
4.4.5 Système d’adressage ..........................................................................53
4.4.6 Logiciel de vectorisation.......................................................................53
4.5 Direction des Ressources Humaines ..............................................54
4.5.1 Organisation .........................................................................................54
4.5.2 Application de gestion de la solde .......................................................54
4.5.3 Suite RH (ensemble des modules RH) de SAGE : ..............................54
4.5.4 Formation .............................................................................................54
4.6 Service Communication ....................................................................54
4.6.1 Gestion Électronique de Documents : Archivage ................................54
4.6.2 Gestion Électronique de documents : Bureautique .............................55
4.6.3 Gestion Électronique de documents : Application « Bureau
d’Ordre » .............................................................................................55
4.6.4 . Révision du site web de l’ONEAD .....................................................56
4.7 Directions Techniques ......................................................................56
4.7.1 Systèmes SCADA ................................................................................56
4.7.2 SIG .......................................................................................................56
4.7.3 Gestion des interventions ....................................................................56
4.7.4 Gestion électronique de Documents ....................................................57
54.7.5 Gestion de projets ................................................................................57
4.7.6 Gestion des stocks des magasins secondaires ...................................57
5 CHANTIERS ............................................................................58
5.1 Chantier 1 : Direction Commerciale .................................................58
5.1.1 Sous-chantier 1.1 : Renouvellement du Système de Gestion
Clientèle ..............................................................................................58
5.1.2 Sous-chantier 1.2 : Recensement des abonnés ..................................61
5.2 Chantier 2.1 : Comptabilité/Finances (ERP) ....................................63
5.3 Chantier 2.2 : Approvisionnement ...................................................65
5.4 Chantier 3: Gestion du Personnel (ERP) .........................................67
5.5 Chantier 4 : Système d’Information Géographique (SIG) ..............69
5.6 Chantier 5 : Révision de la plateforme web de l’ONEAD ...............71
5.7 Chantier 6 : Gestion du Garage .......................................................73
5.8 Chantier 7 : Gestion des stocks .......................................................74
5.9 Chantier 8 : Base de Données Techniques (Big Data) ...................77
5.10 Chantier 9.1 : GED - Archivage.........................................................78
5.11 Chantier 9.2 : GED - Workflow ..........................................................81
5.12 Chantier 10 : Informatique ................................................................83
5.13 Chantier 11 : Contrôle de gestion ....................................................84
6ABREVIATIONS
EPIC Établissement Public à caractère Industriel et Commercial
ONEAD Office National de l’Eau et de l’Assainissement de Djibouti
EDD Électricité de Djibouti
DG Direction Générale
SIG Système d’Information Géographique
UE Union Européenne
AC Agence Comptable
DETE Direction de l’Exploitation Technique de l’Eau
DETA Direction de l’Exploitation Technique de l’Assainissement
DEP Direction des Études et des Projets
DRH Direction des Ressources Humaines
GRH Gestion des Ressources Humaines
COM Service Communication
DC Direction Commerciale
STEP Station d’Épuration
ERP Extended Resource Planning
Appro Service Approvisionnement
71 INTRODUCTION
Le présent rapport constitue le « Diagnostic du Système d’Information » de
l’ONEAD. Il a été développé dans le cadre du projet d'Assistance Technique pour
le Soutien aux Réformes du Projet de production d’Eau Potable par Dessalement
et Énergie Renouvelable (PEPER).
Ce diagnostic est subdivisé en 3 Parties :
Commentaires/résumés des entrevues avec chacune des Directions et services
Recommandations quant à l’organisation et la mise en œuvre d’outils
informatiques qui doivent composer le Système d’Informations de l’ONEAD
Description des chantiers à mettre en œuvre par domaine fonctionnel. Ces
chantiers sont les composants du Plan Directeur Informatique.
1.1 Rappel des termes de la mission
1.1.1 Objectifs
Établir un diagnostic du système d'information de l’ONEAD afin de disposer
d'une appréciation générale sur l’adéquation entre les besoins des différents
services, la stratégie de l’ONEAD et les outils informatiques.
Proposer une politique informatique en accord avec la stratégie générale du
secteur et ses objectifs de performance.
Préconiser les investissements informatiques correspondant aux besoins
exprimés en tenant compte de leur efficacité et de la maîtrise des risques.
81.1.2 Méthodologie
1.1.3 Plan d’actions
1.1.3.1 Activités 1 et 2 :
Visiter les différents services de l’ONEAD et effectuer une étude et un
diagnostic en termes de métiers et d’informations.
Établir un rapport sur l’état actuel du système d’information (technique, réseaux,
applications, matériels, structures, processus, métiers, données…)
Définir les besoins des utilisateurs (internes et externes et les différents
acteurs) en termes de données décisionnelles.
Élaborer un rapport indiquant les futures orientations et recommandations
techniques et métiers (en termes des données décisionnelles).
1.1.3.2 Activité 3 :
Indiquer le matériel, logiciels et licences nécessaires (caractéristiques et
estimation financière).
Élaborer des cahiers des charges pour l’acquisition du matériel et licences
nécessaires.
Élaborer le cahier des charges pour le développement, la réalisation et la mise
en place du SIC (Système d’Information Cible)
1.1.4 Planning prévisionnel
Activités 1 (Analyse) et 2 (Conception) : Juillet - Aout 2017
Activité 3 (Planification) : Novembre 2017
1.2 Remarques préliminaires
Le Diagnostic a pour objectif de couvrir toutes les Directions et Services de
l’ONEAD.
En particulier, il doit faire l’analyse de l’efficience du Service Informatique et établir
un certain nombre de recommandations quant à son organisation future tant au
point de vue de ses procédures de travail que de son interaction avec ses
utilisateurs.
Les actions en cours en ce qui concerne le Service informatique et la Direction
Commerciale nous amènent à revoir le chronogramme de notre intervention dans
9ces domaines. En effet, l’EDD et l’ONEAD ont entamé des travaux de
rapprochement destinés à faire tourner l’exploitation informatique du nouveau
Système de Gestion Commerciale de l’ONEAD sur les serveurs de l’EDD pour le
temps que dureront les travaux de réaménagement de la structure d’accueil de
l’Informatique de l’ONEAD (une nouvelle salle informatique doit être aménagée en
remplacement des installations actuelles vétustes et peu sécurisées).
Par ailleurs l’ONEAD, avec le conseil de l’EDD s’est engagée dans une mise en
œuvre d’un logiciel de gestion commerciale (M@GIC) qui devrait être opérationnel
le 01/01/2018.
Notre intervention s’est donc naturellement orientée, d’une part vers le diagnostic
du Système d’Information de l’ONEAD hors Service Informatique et Direction
Commerciale, et, d’autre part vers l’accompagnement de ces évolutions en cours
avant d’en tirer les conclusions qui feront partie du Schéma Directeur de
l’Informatique.
Compte tenu de ces évènements, il a été décidé au cours de la première réunion
de projet de Juillet 2017, qu’i y aurait un déphasage dans notre calendrier de
remise de rapport sur le SI de l’ONEAD.
La version actuelle du rapport est le des recommandations fonctionnelles et
logicielles qui serviront de base à l’établissement du Plan Directeur de
l’Informatique, livrable final de notre mission.
1.3 Sur les recommandations à venir
La mise en œuvre d’un Système d’Information d’une entreprise est un tout qui
englobe une reformulation de =sn cadre opérationnel et des procédures qui
régissent son mode opératoire.
Les recommandations qui sont faites dans ce rapport ne peuvent donc s’appliquer
que dans la mise en œuvre des recommandations faites dans les missions
relatives à
Audit organisationnel, fonctionnelle et ressources humaines
Audit financier, comptable et de gestion
101.4 Déroulement et contenu
Ce diagnostic s'est déroulé du 01 au 31 Juillet 2017.
Il repose
Sur les entretiens suivants
Directions et Services Jour Nom
Directeur d’exploitation Technique de l’Assainissement 04/07/2017 Radwan Abdallah
Service Technique Exploitation et Maintenance des réseaux 11/07/2017 Faiza Gouzmaneh Ismael
Service Technique Exploitation Maintenance Station 19/07/2017 Egal Meiraneih
Directrice des Études et Projets 04/07/2017 Deka Khaireh
Service Études, Contrôle et Programmation 12/07/2017 Marc Andriamyarinsoa
Cartographie 12/07/2017 Mohamed Ahmed Abdallah
Bureau des Projets
Directeur d’Exploitation Technique de l’eau 17/07/2017 Ali Youssouf
Gestion Télémétrie 18/07/2017 Ahmed Fouad
Service Production 18/07/2017 Youssouf Ahmed
Service Distribution 20/07/2017 Nachoian Ahmed Ben Ahmed
Garage/Magasin 19/07/2017 Habib
Services Généraux 19/07/2017 Alaa Saleh
Directrice commerciale 05/07/2017 Mariam Ahmed Abdallah
Chef du service commercial 25/07/2017
Chefs de zone 31/07/2017
Chef de service coupure 31/07/2017
Directeur des Ressources Humaines 02/08/2017 Mohamed Ahmed Mohamed
Gestion du personnel 02/08/2017 Bourhane
Solde 02/08/2017 Mohamed Hassan
Agent Comptable 06/07/2017 Adou Ebo Adou
Comptabilité Générale (saisie) 16/07/2017
Trésorerie 06/07/2017
Immobilisations 17/07/2017
Budget et Finances 17/07/2017
Comptabilité Client/Recettes 17/07/2017
Comptabilité Achats/Fournisseurs 17/07/2017
Comptabilité Paie 17/07/2017 Mme Mako
Comptabilité Grands Comptes
Comptabilité Impôts e Taxes
Directeur Financier 09/07/2017 Hibrahim Hassan
Service Informatique Patrick Ada
Service Juridique Mariam Ahmed Mohamed
Service Communication 10/07/2017 Kadija Ali Abdou
Service d’Approvisionnement 12/07/2017 Fuad Faisal
Sur les observations et recommandations faites par les bureaux d’études et les
autres consultants du projet. Nous avons retenu essentiellement les
recommandations qui concernent plus directement l’organisation et la
restructuration de l’ONEAD, en particulier dans le domaine de la gestion des
Ressources Humaines
Le diagnostic couvre les domaines suivants :
Les logiciels existants
Les procédures métier en usage à l’ONEAD
Les rapports entre le Service Informatique et les utilisateurs, la qualité et la
continuité de service rendu
11 Les besoins en restructuration des personnels autour de solutions logicielles
de nature à faire évoluer dans un sens plus productif l’exercice des
procédures métiers
Les recommandations concernent :
La mise en œuvre de solutions logicielles cohérentes et intégrées
Les nécessaires évolutions des applications existantes
122 RAPPEL DES
FONCTIONNALITES D’UN
SYSTEME D’INFORMATION
2.1 Principes
Un SI est formé de 3 entités qui communiquent entre elles
Un Système de décision qui regroupe toutes les activités décisionnelles de
l’entreprise. Le système de décision est alimenté par les informations produites
par le système d’opération et le système de support. Il en retire les données
nécessaires à orienter leurs activités réciproques.
Un système d’opération qui concentre les finalités opérationnelles de
l’entreprise (Production et Distribution d’Eau et Assainissement)
Un système de support qui regroupe toutes les activités de gestion autres
qu’opérationnelles
13La représentation graphique ne représente en rien l’organisation hiérarchique de
l’entreprise
2.2 Cartographie d’un SI Eau et Assainissement
142.3 Flux des informations dans un SI Eau et
Assainissement
2.4 Applications Informatiques
2.4.1 Applications en exploitation à l’ONEAD
DOMAINE APPLICATION DATE MISE DEV
EN ŒUVRE INTERNE
DC Gestion commerciale 1998 OUI
Service Appros Gestion approvisionnement 1996 OUI
DRH Gestion de la paie 1996 OUI
Agence comptable Gestion des avances personnelles 1998 OUI
DRH Gestion du personnel 2000 OUI
DRH Gestion congé / retards absences 2000 OUI
Magasin Gestion stock 2002 OUI
Agence comptable Gestion immobilisations 2002 OUI
Agence comptable Compta sage i7 2004 NON
152.4.2 Comparaison avec les applications d’un SI Eau et
Assainissement
Le tableau suivant met en évidence :
Les applications informatiques qui composent le Système d’Information des
Utilities (Eau, Assainissement).
Les solutions généralement adoptées comme des standards dans les utilities
Les observations relatives à leur existence et/ou à leur mode d’exploitation à
l’ONEAD.
16Système d’Information Eau et Assainissement ONEAD
Domaine Domaine d’Application Solution Logicielle Origine ONEAD Origine Observations
Dir. Générale Tableaux de bord ETL/Big Data Progiciel customisé non
Finances Contrôle de Gestion Intégrée (ERP) Progiciel customisé non
Comptabilité Générale Intégrée (ERP) Progiciel customisé oui SAGE Compta
Comptabilité Intégrée (ERP) Progiciel customisé non
analytique
Comptabilité matière Intégrée (ERP) Progiciel customisé non Partielle (Tableaux Excel)
Comptabilité recettes Intégrée (ERP) Progiciel customisé oui Individuelle Partielle
Comptabilité dépenses Intégrée (ERP) Progiciel customisé oui Individuelle Partielle (Tableaux Excel)
Trésorerie Intégrée (ERP) Progiciel customisé oui Individuelle Partielle (Tableaux Excel)
Immobilisations Intégrée (ERP) Progiciel customisé oui Individuelle Incomplète (Tableaux Excel)
Recouvrement clients Intégrée (ERP) Progiciel customisé non à la Direction Commerciale
Recouvrement État Intégrée (ERP) Progiciel customisé oui Individuelle Procédure de compensations
fiscales
Contrôle budgétaire Intégrée (ERP) Progiciel customisé oui Individuelle La procédure actuelle est
incomplète
Achats/Fournisseurs Intégrée (ERP) Progiciel customisé oui Individuelle Partielle (Tableaux Excel)
Comptabilité Paie Intégrée (ERP) Progiciel customisé oui Individuelle Partielle (Tableaux Excel)
Grands Comptes Intégrée (ERP) Progiciel customisé oui Individuelle Tableaux Excel
Impôts et Taxes Intégrée (ERP) Progiciel customisé oui Individuelle Partielle (Tableaux Excel)
Multi utilisateurs Intégrée (ERP) Progiciel customisé oui SAGE Compta Partiel
Archivage GED Progiciel customisé non
Commercial Relation Client Gestion Clientèle Progiciel customisé oui Dev. Interne Développement maison
Compte Client Gestion Clientèle Progiciel customisé oui Dev. Interne présentant de nombreux
Multi Contrats Gestion Clientèle Progiciel customisé non Dev. Interne inconvénients dans on
Multi fluides Gestion Clientèle Progiciel customisé oui Dev. Interne utilisation quotidienne.
Tarif Gestion Clientèle Progiciel customisé oui Dev. Interne En cours de substitution par un
progiciel du marché
Réclamations Gestion Clientèle Progiciel customisé non Dev. Interne
Branchements Gestion Clientèle Progiciel customisé oui Dev. Interne
17Système d’Information Eau et Assainissement ONEAD
Interventions Gestion Clientèle Progiciel customisé non Dev. Interne
Gestion Compteurs Gestion Clientèle Progiciel customisé non Dev. Interne
Gestion de la relève Gestion Clientèle Progiciel customisé oui Dev. Interne
Facturation Gestion Clientèle Progiciel customisé oui Dev. Interne
Journaux de vente Gestion Clientèle Progiciel customisé oui Dev. Interne
Outil Statistiques Gestion Clientèle Progiciel customisé non Dev. Interne
Recouvrement Gestion Clientèle Progiciel customisé non Dev. Interne
Gestion Système Gestion Clientèle Progiciel customisé non Dev. Interne
Sécurité accés Gestion Clientèle Progiciel customisé non Dev. Interne
Interface web Gestion Clientèle Progiciel customisé non Dev. Interne
Intégration Comptable Gestion Clientèle Progiciel customisé non Dev. Interne
Extranet Client Gestion Clientèle Progiciel customisé non
Multi Utilisateurs Gestion Clientèle Progiciel customisé oui Dev. Interne
Archivage GED Progiciel customisé
Études/Projets Planification Gestion de projet Progiciel oui Dev. Interne Partiel (Tableaux Excel)
Suivi financier Gestion de projet Progiciel oui Dev. Interne Partiel (Tableaux Excel)
Suivi Technique Gestion de projet Progiciel oui Dev. Interne Partiel (Tableaux Excel)
Cartographie CAD/GIS Progiciel customisé oui Progiciels Sans licences d’utilisation
Plans et dessins CAD/GIS Progiciel oui Progiciels Sans licences d’utilisation
Archivage GED Progiciel customisé non
DETE Monitoring Production SCADA Progiciel oui Progiciel Fourni clés en main
Monitoring Distribution SCADA Progiciel non Progiciel A venir suivant les projets
(Ethiopie)
Entretien réseaux GMAO Progiciel oui Dev. Interne Partiel (Tableaux Excel)
Interventions CAD/GIS Progiciel oui Dev. Interne Partiel (Tableaux Excel)
Branchements CAD/GIS Progiciel oui Dev. Interne Partiel (Tableaux Excel)
Sces Généraux Garage Progiciel non Dev. Interne Partiel (Tableaux Excel)
Gestion des Stocks Intégré (ERP) Progiciel customisé oui Dev. Interne A remplacer en totalité
DETA STEP SCADA Progiciel oui Progiciel Fourni clés en main
18Système d’Information Eau et Assainissement ONEAD
Entretien Réseaux GMAO Progiciel oui Partiel (Tableaux Excel)
Appros Achats Intégré (ERP) Progiciel customisé oui Dev. Interne Partiel (Tableaux Excel)
Fournisseurs Intégré (ERP) Progiciel customisé oui Dev. Interne Partiel (Tableaux Excel)
Stocks Intégré (ERP) Progiciel customisé oui Dev. Interne A revoir en totalité
Bons de commande workflow Progiciel customisé oui Dev. Interne A revoir en totalité
Archivage GED Progiciel customisé non
DRH Gestion du Personnel Intégré (ERP) Progiciel customisé oui Dev. Interne A revoir en totalité
Gestion de la Paie Intégré (ERP) Progiciel customisé oui Dev. Interne A revoir en totalité
Formation Propres Personnalisation non A mettre en Œuvre
Archivage GED Progiciel customisé non
Communication Accueil Client Gestion Clientèle Progiciel customisé oui Dev. Interne
Bureau d’ordre Worklow Progiciel customisé oui Dev. Interne Application inutilisée
Suivi Courrier Worklow Progiciel customisé oui Dev. Interne Application inutilisée
Documentation GED Progiciel customisé non
Archivage GED Progiciel customisé non
Infographie Plateforme Progiciels non
Com. Interne Intranet Progiciel customisé non
Mail corporatif Bureautique Serveurs dédiés oui Incomplet et inutilisé
Com. Externe Extranet oui A revoir complètement
Juridique Documentation GED Progiciel customisé non
Archivage GED Progiciel customisé non
Informatique Gest. Configurations Suite du type ITIL Progiciels customisés non
Gestion systèmes Suite du type ITIL Progiciels customisés non
Gestion Services Suite du type ITIL Progiciels customisés non
Gestion Ressources Suite du type ITIL Progiciels customisés non
Gestion Continuité Suite du type ITIL Progiciels customisés non
Gestion Telecom Suite du type ITIL Progiciels customisés non
Doc. Systèmes Suite du type ITIL Progiciels customisés non
193 COMMENTAIRES/RESUMES
DES ENTREVUES
3.1 Applications Informatiques
Le service Informatique est chargé du développement de l'utilisation de
l'informatique au sein de l'entreprise, du suivi et de l'assistance des
utilisateurs et de la Maintenance des applications et du matériel
informatique.
Force-nous est de constater que :
Les applications de gestion utilisées à l'ONEAD ne sont pas intégrées. Les
transferts de données d’un domaine à l’autre passent en général par les mains
du responsable informatique qui voit ainsi sa responsabilité engagée sur 3
niveaux (au moins)
Saisie souvent manuelle ou par manipulation de fichiers « texte » sans
procédure de validation.
Contrôle de cohérence et de validité limitée aux fonctionnalités des
applications qui les recueillent et dont il est le seul à en connaître les
arcanes.
Production de rapports et documents vitaux sans aucune précaution de
sécurité physique et logique (factures clients, états comptables, bulletins de
paie etc…).
Plusieurs fonctionnalités et besoins des utilisateurs ne sont pas couverts par les
applications actuelles.
La convivialité et les performances des applications sont fortement
questionnées par les utilisateurs
Les applications actuelles sont en majorité de type « stand alone » et ne
favorisent pas le partage de données.
Il y a une forte dépendance des opérations de maintenance vis-à-vis de la
personne qui a réalisé les développements
Il n’y a pas de référentiel méthodologique : UML, Merise, ou autres
La documentation dite « de système » : cahier des charges, spécifications
fonctionnelles et techniques, cahier de recette sont quasi absents.
20 Inexistence de procédures de tests dits de vérification de service régulier et de
vérification d’aptitude (fonctionnement régulier en exploitation)
Absence de procédures de contrôle des versions des programmes (versioning).
Absence de séparation des tâches de développement, de tests et d'exploitation
des applications.
3.2 Agence Comptable
3.2.1 Comptabilité Générale
La Comptabilité est effectuée avec le logiciel de comptabilité SAGE 100 version i7.
La saisie des pièces comptables est faite directement sur le logiciel SAGE :
Les pièces de règlement sont vues et signées par l’Agence Comptable et le
Directeur Général.
Les pièces des opérations diverses sont signées par l’Agence Comptable seul ;
L’ONEAD ne fait pas de comptabilité analytique.
3.2.2 Fonctionnalités couvertes par le contrat d’utilisation de
SAGE
Paramétrage général
Organisation comptable
Personnalisation de la Société
Comptes de tiers
Plan comptable
Plan Analytique (non utilisé)
Journaux
Banques
Taxes (non utilisé)
Droits d’accès
Saisie et règlement des écritures (non utilisé)
Rapprochement Bancaire (non utilisé)
Gestion des taxes et TVA (non utilisé)
Recouvrement (provisions,…) (non utilisé)
Consultation des comptes, écritures et journaux
Opérations de clôture (Bilan, journaux, reports à nouveau, …)
Traitements spécifiques (backup, impressions, échange de données,…)
3.2.3 Immobilisations
Depuis début 2017, une nouvelle procédure de gestion des immobilisations
corporelles est en place.
Elle est basée sur l’exploitation d’une application informatique développée par le
service informatique de l’ONEAD.
L’application intègre les taux d’amortissement par type de bien.
L’ancienne numérotation des immobilisations ne permet pas d’établir une
correspondance automatique entre le bien physique et son identification dans le
système.
21L’inventaire des biens immobilisés tels le matériel de bureau et les matériels
informatiques est fait par la Direction des Ressources Humaines.
Comme beaucoup d’applications développée en interne, celle-ci est incomplète et
est développée à mesure de la disponibilité du responsable informatique, seul
dépositaire des fonctionnalités et du code source. La version actuellement en
cours d’exploitation ne permet pas d’effectuer de recherche multicritère dans la
base de données des immos. Il n’y a pas de documentation de système : cahier
des charges, dossier d’analyse (fonctionnalités générales et particulières, manuel
d’utilisateur, …).
Depuis Janvier 2017 on utilise cette application pour établir un numéro
d’identification des immos corporelles. Ce code est significatif, c’est à dire que sa
composition est faite d’éléments invariables. Cette identification est unique et sans
ambiguïté. Ce type d’identification ne différencie pas les immos en famille et sous
famille. Par exemple : Imprimante simple et imprimante multi fonctions.
Le problème de ce genre de codification est qu’il rend difficile le suivi et la
localisation du bien au cours de sa vie utile.
3.2.4 Comptabilité matière
Il n’y a pas à proprement parler de comptabilité matière.
La gestion des stocks est placée sous l’autorité des Services Généraux de la
Direction Technique de l’exploitation Eau contrairement au décret 2011 définissant
les prérogatives des agents comptables dans les entreprises publiques.
L’application de gestion des stocks développée en interne permet de valoriser
(méthode du PUMP) les stocks à partir de la gestion des entrées et sorties de
matériels au magasin central. Cette application ne gère pas les stocks secondaires
ou magasins locaux que chacune des Directions de l’ONEAD (Commerciale, DTE,
DTA, Régions) gère pour ses besoins opérationnels.
Tout matériel « sorti » du magasin central pour quelque raison que ce soit est
considéré comme consommé et disparait donc des inventaires. Il n’y a pas de
possibilité de gérer les reliquats de stocks décentralisés. Il est donc aisé de
comprendre que la valorisation officielle des stocks est très loin de la réalité
puisqu’elle ne tient pas compte de ces reliquats. Ce qui peut représenter un capital
immobilisé très important. Cet état de fait a déjà fait l’objet de constats de multiples
audits au cours des dernières années.
Il est donc vital, d’un point de vue purement financier, que le système et la
responsabilité de la gestion des stocks soient revus :
Regrouper toutes les activités d’achats et d’approvisionnement dans une Direction
de l’Approvisionnement responsable de la gestion des stocks de bout en bout
Y développer ou acquérir un système de gestion des stocks qui puisse gérer
Les entrées et sorties de stocks de matériels sur plusieurs niveaux (magasin
central, magasins secondaires)
Les transferts de stocks entre magasins (transversaux et verticaux)
Les inventaires permanents, périodiques et tournants au niveau de chaque
magasin
Consolider les inventaires
Maintenir les historiques de prix des articles
22 Maintenir les historiques de consommation des articles
Valoriser les stocks suivant plusieurs algorithmes (PUMP, FIFO, LIFO, NIFO)
Gérer les étiquetages électromagnétiques (codes à barre, QCR)
Etc…
Par ailleurs, les stocks de pièces de rechange (PDR) auto, les stocks de
matériaux de construction (ciments, planchés, fer à béton ... ), les stocks de
pièces de rechange et de produits consommables de l'unité de dessalement
(produits chimiques en sac et en liquide ... ), les stocks de matériel de réseaux
et de branchement« tampon» ou sortie et non encore consommé ni retourné
au magasin, ainsi que certains stocks à caractère d'investissement tels que
les compteurs, le matériel de forage (tubage, crépines, pompes, motopompes,
groupes, compresseurs et autres équipements non encore mis en service), ne
sont pas gérés (mouvements, inventaire, valeur ... ).
3.2.5 Comptabilité Paie
3.2.5.1 Principes
L’application de calcul de la paie est entièrement gérée par le Service
Informatique. Elle autorise 2 types d’accès :
Accès par la DRH qui effectue la gestion du fichier du personnel et la mise à
jour des éléments de paie
Accès par un agent de l’Agence Comptable qui gère les retenues hors impôts et
le règlement des salaires aux employés.
3.2.5.2 Procédure
La gestion de la paie en comptabilité consiste à
Enregistrer dans le fichier du personnel les retenues sur salaire par employé :
Les factures d’eau au personnel
Avances sur salaires
Remboursements de Pharmacie
Etc…
Recevoir de la section solde les listes des nets à payer par employé après
déduction des retenues spécifiée.
L’agent payeur émet une pièce comptable de règlement en Banque du montant
total des nets à payer par Banque.
Le service fournisseur fait les ordres de virement des salaires
Les employés payés en espèces se présentent au guichet de la caisse principale
(Caisse dépenses de l’ONEAD).
3.2.6 Comptabilité Achats/Fournisseurs
La gestion des achats est faite par le Chef de Service Approvisionnements une fois
la demande d’achat validée par le DG.
La comptabilité fournisseurs est assurée par le chef de service comptable
Observations
Le Bon de Commande est émis sur une application informatique développée en
interne. Cette application permet en théorie de suivre le cheminement du bon
23de commande. Dans la pratique peu d’intervenants prennent la peine de mettre
à jour ce programme de suivi car trop générique (par exemple un BdC est
déclaré comme étant à la « Direction Technique » sans autre précision).
En principe le matériel hydraulique doit être déposé pour vérification de
conformité à la commande au magasin central. Dans la pratique la plupart des
livraisons sont faites directement au demandeur initial.
Les réceptions de compteurs sont faites directement par le Service Technique
de Distribution.
Bien qu’existant sur la demande d’achat l’imputation à un compte analytique
n’est pas utilisée.
Il en va de même pour l’imputation et le contrôle budgétaire qui ‘ont aucun effet
sur la décision d’acquisition des biens ou services.
Les processus approvisionnement, achats et stocks devraient être intégrées
dans une seule et même application informatique et inclure une fonction de
workflow qui permette le suivi de bout en bout d’une commande. Un système
de workflow évite de reproduire un même document en plusieurs exemplaires
l’intégration d’une signature électronique certifiée permet d’éviter les allers et
recours pour signatures diverses.
3.2.7 Budget/Finances
Il n’y a pas de contrôle budgétaire au sens qu’il n’est jamais fait de contrôle entre
les demandes de dépenses et les prévisions budgétaires. Il n’y a aucune
procédure de mise en évidence ni de responsabilisation pour dépassement (qui
reste toujours ignoré).
3.2.8 Service Recouvrement
Faute de moyens techniques et humains, le recouvrement des créances est
actuellement séparé entre
La Direction Commerciale qui gère au jour le jour le recouvrement des créances
des particuliers suite à coupure ou intervention sur le point de livraison.
L’Agence Comptable qui gère le recouvrement des créances des
Établissements Publics et de l’Administration Centrale et s’attaque au
recouvrement de vielles créances de particuliers.
Le service juridique s’occupe du recouvrement des vielles créances des
particuliers et des factures litigieuses.
Il n’y a pas de procédure juridique écrite de recouvrement pour ces comptes.
Pour ce qui concerne les administrations, les créances sont en général apurées
par une compensation entre impayés et dette fiscale de l’ONEAD (compensation,
échanges de chèques,…).
3.2.9 Direction Financière
La Direction Financière est chargée de :
Préparer et gérer l’exécution du budget avec l’Agence Comptable.
Assurer le suivi et le contrôle des financements des projets
Établir les rapports financiers périodiques (bilans, …)
Actuellement composée de 2 personnes. Le Directeur est sous contrat temporaire
jusqu’en 2018.
Les états de contrôle sont faits sur le tableur Excel.
24Il n’y a pas de contrôle de gestion ni de tableaux de bord périodiques à destination
de la Direction Générale.
3.2.10 Conclusions :
Il est indispensable de mettre en place:
Une solution informatique de type ERP qui permette d’implémenter une gestion
comptable et financière complète.
la solution la plus évidente consiste à élargir le contrat d’utilisation de SAGE
à l’ensemble de ses fonctions d’ERP
Une alternative consiste à rechercher sur le marché un ERP plus adaptable
aux besoins de l’ONEAD. Comme pur l’ensemble des progiciels u marché le
choix peut se porter sur les solutions leader du marché (SAP, Oracle,
Microsoft,…) dont les coûts de licence peuvent être élevé mais qui
présentent une garantie de fiabilité, suivi et formation et les solutions Open
Source en principe gratuits mais dont l’exploitation peut s’avérer couteuse
(développements additionnels, personnalisation,…) et dont le suivi peut être
plus aléatoire.
Implémenter autour de cet ERP, en plus de la Comptabilité Générale, les
fonctions de :
Contrôle de gestion capable de fournir les états financiers et tableaux de
bord nécessaires à la conduite de l’entreprise dans une vision stratégique
avec un outil de reporting de type Big Data et d’outils d’aide à la décision.
Une gestion des immobilisations avec un outil de gestion d’inventaire
géoréférencé
Gestion de la Trésorerie
Comptabilité Analytique
Gestion de la Paie
Contrôle Budgétaire
Gestion du recouvrement
Comptabilité matière : il faudrait repenser sérieusement à réintégrer
conformément aux textes en vigueur (décret 2011) la comptabilité matière à
l’Agence Comptable autour du module de gestion des stocks de SAGE (ou
autre) de manière à gérer :
Un magasin central
Des magasins auxiliaires (départements, sections, régions)
Des stocks tampons
Les mouvements d’entrées, sorties et transferts entre magasins
Un inventaire permanent
Une valorisation au Prix Moyen Pondéré (ou autre)
La dépréciation des matériels et équipements en stock.
Un système de gestion électronique de documents (GED) et archivage qui
permette de suivre, archiver et consulter les documents et pièces comptables
de toute sorte qui entrent et sortent de l’Agence Comptable.
253.3 Études et Projets
3.3.1 Gestion des devis
La Direction des études et Projets est chargée d’établir les devis pour les travaux
de raccordement et de branchements à l’AEP.
Pour ce faire elle doit avoir accès à 2 sources d’informations
La base de données des clients afin de les identifier et vérifier leur solvabilité
Les coûts des matériels qui seront employés pour réaliser les travaux en
question.
L’accès à la base de données des clients est effectif mais n’est pas suffisamment
élaboré pour que la DEP puisse identifier sans ambiguïté le nom du client
concerné. Le système de gestion clientèle actuel ne permet pas d’associer un
individu à plusieurs points de livraison donc à plusieurs contrats. Il y a donc
homonymie entre plusieurs (possibles) demandeurs. Ce qui entraine une demande
de levée de cette ambigüité par la Direction Commerciale
Les informations sur les prix sont fournies à partir de la valorisation des stocks
gérée par l’Agence Comptable. Les données sont transmises sous la forme d’un
tableau Excel. Il n’est pas possible de garantir l’authenticité des prix mentionnés ni
leur date de mise à jour.
3.3.2 Suivi des projets
Une des difficultés du suivi des activités des entrepreneurs réside dans le fait qu’il
n’existe pas d’autre moyen de communication que le format papier.
Bien qu’ils disposent d’outils de gestion de projets puissants, les entrepreneurs ne
livrent que de volumineux rapports d’activité (on a compté jusqu’à 5000 lignes
d’actions et donc d’engagements divers sur un projet).
Le responsable du suivi financier doit chercher dans ces rapports les informations
qui l’intéressent pour les reporter sur un tableau Excel qui lui-même servira à
produire des rapports statistiques ou des graphes de suivi de projet.
3.3.3 Cartographie
Les données cartographiques qui sont d’une importance vitale pour l’ONEAD sont
actuellement traitées de manière artisanale.
Stations de travail AutoCAD dans de multiples versions (non autorisées)
Utilisation du logiciel de SIG ArcGIS sans licence d’utilisation
Utilisation d’un fond de plan fournis par la JICA (Agence Japonaise de
Coopération) à la Direction des Domaines en 2014 qui n’a pas été mise à jour
depuis. Cette base a été faite avec un système de coordonnées propres ce qui
entraine des difficultés de calage des tracés de réseau sur cette base quand on
veut y importer les dessins AutoCAD.
Les plans et cartes numérisés le sont en mode raster (image). Il n’existe aucun
moyen logiciel qui permette de vectoriser les documents scannés. La
vectorisation des fonds de cartes par exemple permet d’obtenir des relevés
topographiques (courbes de niveaux et autres) qui peuvent être directement
exploités dans AutoCAD et ArcGIS.
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