DIAGNOSTIC INFORMATIQUE ET RECOMMENDATIONS ONEAD - Assistance Technique soutien aux réformes du Projet de production d'eau potable par dessalement ...

 
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DIAGNOSTIC INFORMATIQUE ET RECOMMENDATIONS ONEAD - Assistance Technique soutien aux réformes du Projet de production d'eau potable par dessalement ...
REPUBLIQUE DE                                  UNION
     DJIBOUTI                                  EUROPEENNE

                               DIAGNOSTIC INFORMATIQUE
                            ET RECOMMENDATIONS ONEAD

              Assistance Technique soutien aux réformes du
         Projet de production d’eau potable par dessalement
                            et énergie renouvelable (PEPER)

                                             Novembre 2017

                                                    R 1995
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Réformes
                                     &
                               modernisation

    Bonne
  Gouvernance
      des
    Entreprises
                es

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responsabilité SOFRECO-SEURECA et ne peut en aucun cas être
    considéré comme reflétant l’avis de l’Union européenne

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SOMMAIRE

1   INTRODUCTION ...................................................................... 8
    1.1     Rappel des termes de la mission .......................................................8
    1.1.1   Objectifs .................................................................................................8
    1.1.2   Méthodologie .........................................................................................9
    1.1.3   Plan d’actions .........................................................................................9
    1.1.4   Planning prévisionnel .............................................................................9
    1.2     Remarques préliminaires ....................................................................9
    1.3     Sur les recommandations à venir ....................................................10
    1.4     Déroulement et contenu ....................................................................11

2   RAPPEL DES FONCTIONNALITES D’UN SYSTEME
    D’INFORMATION ....................................................................13
    2.1     Principes .............................................................................................13
    2.2     Cartographie d’un SI Eau et Assainissement .................................14
    2.3     Flux des informations dans un SI Eau et Assainissement ............15
    2.4     Applications Informatiques ..............................................................15
    2.4.1   Applications en exploitation à l’ONEAD ...............................................15
    2.4.2   Comparaison avec les applications d’un SI Eau et Assainissement ...16

3   COMMENTAIRES/RESUMES DES ENTREVUES .................20
    3.1 Applications Informatiques ..............................................................20
    3.2 Agence Comptable ............................................................................21
    3.2.1 Comptabilité Générale .........................................................................21
    3.2.2 Fonctionnalités couvertes par le contrat d’utilisation de SAGE ...........21
    3.2.3 Immobilisations ....................................................................................21
    3.2.4 Comptabilité matière ............................................................................22
    3.2.5 Comptabilité Paie .................................................................................23
    3.2.6 Comptabilité Achats/Fournisseurs .......................................................23

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3.2.7 Budget/Finances .................................................................................24
3.2.8 Service Recouvrement.........................................................................24
3.2.9 Direction Financière .............................................................................24
3.2.10 Conclusions : .......................................................................................25
3.3 Études et Projets ................................................................................26
3.3.1 Gestion des devis ................................................................................26
3.3.2 Suivi des projets ...................................................................................26
3.3.3 Cartographie ........................................................................................26
3.3.4 Système d’Information Géographique .................................................27
3.3.5 Système d’adressage ..........................................................................28
3.4 Direction des Ressources Humaines ..............................................28
3.4.1 Remarque ............................................................................................28
3.4.2 Système d’information .........................................................................28
3.4.3 Autres tâches .......................................................................................28
3.5 Service Communication ....................................................................28
3.5.1 Communication Externe.......................................................................28
3.5.2 Communication Interne ........................................................................29
3.5.3 Application « Bureau d’Ordre » ............................................................29
3.6 La Direction de l’Exploitation Technique de l’Eau : Production ...29
3.6.1 Gestion des Ressources en Eau .........................................................29
3.6.2 Exploitation et Maintenance des stations ............................................29
3.6.3 Gestion des pièces de rechange .........................................................30
3.6.4 Gestion des interventions ....................................................................30
3.6.5 Gestion du Garage...............................................................................30
3.6.6 Gestion des achats ..............................................................................30
3.7 DETE : Gestion du Magasin Central ................................................31
3.7.1 Observations sur la gestion des stocks à l’ONEAD .............................31
3.7.2 Transversalité de la gestion des stocks ...............................................31
3.7.3 Logiciel de gestion des stocks .............................................................32
3.7.4 Logiciel de gestion des stocks développé par l’ONEAD ......................32
3.7.5 Gestion des stocks de compteurs ........................................................32
3.8 DETE : Distribution ............................................................................33
3.8.1 Section Réseau et Dépannage ............................................................33
3.8.2 Section Branchements .........................................................................33
3.9 Direction de l’Exploitation Technique de l’Assainissement..........34
3.9.1 Documentation .....................................................................................34
3.9.2 Processus assumés par la Direction Commerciale « Eau »................34
3.9.3 Statistiques et états de gestion ............................................................35
3.10 DETA Exploitation et maintenance des réseaux ............................35
3.10.1 Demandes d’intervention ....................................................................35
3.10.2 Traitement ...........................................................................................35
3.10.3 Demandes de Branchement ...............................................................35
3.10.4 Observations .......................................................................................35
3.10.5 Travaux lourds.....................................................................................36
3.10.6 Ressources humaines .........................................................................36
3.10.7 Gestion des matériels .........................................................................37
3.11 DETA : Exploitation et Maintenance de la STEP de Douda ...........37
3.11.1 Management .......................................................................................37
3.11.2 Gestion des interventions ....................................................................38
3.11.3 Gestion des entrées et sorties de stock ..............................................38

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3.11.4 Réapprovisionnement .........................................................................38
    3.11.5 Monitoring............................................................................................38
    3.11.6 Laboratoire ..........................................................................................38
    3.11.7 Observations .......................................................................................39
    3.12 Direction Commerciale ......................................................................39
    3.12.1 Observations .......................................................................................39
    3.12.2 Mission Artelia (financement AFD)......................................................39
    3.12.3 Assistance technique de l’EDD ...........................................................40
    3.12.4 Conclusions .........................................................................................40
    3.13 Service Informatique .........................................................................40
    3.13.1 Accord EDD-ONEAD ..........................................................................40
    3.13.2 Infrastructures réseau .........................................................................41
    3.13.3 Infrastructures Matériel .......................................................................41
    3.13.4 Applications .........................................................................................43
    3.13.5 Observations sur les applications .......................................................43
    3.13.6 Environnement ....................................................................................43
    3.13.7 Recommandations pour l’aménagement des locaux informatiques ...44
    3.13.8 Organisation actuelle ..........................................................................45
    3.13.9 Organisation future ..............................................................................45

4   RECOMMANDATIONS ...........................................................48
    4.1     Direction Générale .............................................................................48
    4.2     Agence Comptable ............................................................................48
    4.2.1   Progiciel de gestion intégrée ...............................................................48
    4.2.2   Comptabilité matière ............................................................................49
    4.2.3   Gestion électronique de documents ....................................................49
    4.3     Gestion des stocks ............................................................................49
    4.4     Études et Projets ................................................................................50
    4.4.1   Gestion Électronique de Documents ...................................................50
    4.4.2   Outil de Gestion de Projets ..................................................................50
    4.4.3   Système d’information Géographique : Justification ...........................51
    4.4.4   Système d’Information Géographique : Solution .................................51
    4.4.5   Système d’adressage ..........................................................................53
    4.4.6   Logiciel de vectorisation.......................................................................53
    4.5     Direction des Ressources Humaines ..............................................54
    4.5.1   Organisation .........................................................................................54
    4.5.2   Application de gestion de la solde .......................................................54
    4.5.3   Suite RH (ensemble des modules RH) de SAGE : ..............................54
    4.5.4   Formation .............................................................................................54
    4.6     Service Communication ....................................................................54
    4.6.1   Gestion Électronique de Documents : Archivage ................................54
    4.6.2   Gestion Électronique de documents : Bureautique .............................55
    4.6.3   Gestion Électronique de documents : Application « Bureau
             d’Ordre » .............................................................................................55
    4.6.4   . Révision du site web de l’ONEAD .....................................................56
    4.7     Directions Techniques ......................................................................56
    4.7.1   Systèmes SCADA ................................................................................56
    4.7.2   SIG .......................................................................................................56
    4.7.3   Gestion des interventions ....................................................................56
    4.7.4   Gestion électronique de Documents ....................................................57

                                                                                                                       5
4.7.5 Gestion de projets ................................................................................57
    4.7.6 Gestion des stocks des magasins secondaires ...................................57

5   CHANTIERS ............................................................................58
    5.1 Chantier 1 : Direction Commerciale .................................................58
    5.1.1 Sous-chantier 1.1 : Renouvellement du Système de Gestion
          Clientèle ..............................................................................................58
    5.1.2 Sous-chantier 1.2 : Recensement des abonnés ..................................61
    5.2 Chantier 2.1 : Comptabilité/Finances (ERP) ....................................63
    5.3 Chantier 2.2 : Approvisionnement ...................................................65
    5.4 Chantier 3: Gestion du Personnel (ERP) .........................................67
    5.5 Chantier 4 : Système d’Information Géographique (SIG) ..............69
    5.6 Chantier 5 : Révision de la plateforme web de l’ONEAD ...............71
    5.7 Chantier 6 : Gestion du Garage .......................................................73
    5.8 Chantier 7 : Gestion des stocks .......................................................74
    5.9 Chantier 8 : Base de Données Techniques (Big Data) ...................77
    5.10 Chantier 9.1 : GED - Archivage.........................................................78
    5.11 Chantier 9.2 : GED - Workflow ..........................................................81
    5.12 Chantier 10 : Informatique ................................................................83
    5.13 Chantier 11 : Contrôle de gestion ....................................................84

                                                                                                                  6
ABREVIATIONS

EPIC    Établissement Public à caractère Industriel et Commercial
ONEAD   Office National de l’Eau et de l’Assainissement de Djibouti
EDD     Électricité de Djibouti
DG      Direction Générale
SIG     Système d’Information Géographique
UE      Union Européenne
AC      Agence Comptable
DETE    Direction de l’Exploitation Technique de l’Eau
DETA    Direction de l’Exploitation Technique de l’Assainissement
DEP     Direction des Études et des Projets
DRH     Direction des Ressources Humaines
GRH     Gestion des Ressources Humaines
COM     Service Communication
DC      Direction Commerciale
STEP    Station d’Épuration
ERP     Extended Resource Planning
Appro   Service Approvisionnement

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1 INTRODUCTION

      Le présent rapport constitue le « Diagnostic du Système d’Information » de
      l’ONEAD. Il a été développé dans le cadre du projet d'Assistance Technique pour
      le Soutien aux Réformes du Projet de production d’Eau Potable par Dessalement
      et Énergie Renouvelable (PEPER).
      Ce diagnostic est subdivisé en 3 Parties :
       Commentaires/résumés des entrevues avec chacune des Directions et services
       Recommandations quant à l’organisation et la mise en œuvre d’outils
        informatiques qui doivent composer le Système d’Informations de l’ONEAD
       Description des chantiers à mettre en œuvre par domaine fonctionnel. Ces
        chantiers sont les composants du Plan Directeur Informatique.

1.1 Rappel des termes de la mission
1.1.1 Objectifs
       Établir un diagnostic du système d'information de l’ONEAD afin de disposer
        d'une appréciation générale sur l’adéquation entre les besoins des différents
        services, la stratégie de l’ONEAD et les outils informatiques.
       Proposer une politique informatique en accord avec la stratégie générale du
        secteur et ses objectifs de performance.
       Préconiser les investissements informatiques correspondant aux besoins
        exprimés en tenant compte de leur efficacité et de la maîtrise des risques.

                                                                                    8
1.1.2 Méthodologie

1.1.3 Plan d’actions
1.1.3.1   Activités 1 et 2 :
           Visiter les différents services de l’ONEAD et effectuer une étude et un
            diagnostic en termes de métiers et d’informations.
           Établir un rapport sur l’état actuel du système d’information (technique, réseaux,
            applications, matériels, structures, processus, métiers, données…)
           Définir les besoins des utilisateurs (internes et externes et les différents
            acteurs) en termes de données décisionnelles.
           Élaborer un rapport indiquant les futures orientations et recommandations
            techniques et métiers (en termes des données décisionnelles).

1.1.3.2   Activité 3 :
           Indiquer le matériel, logiciels et licences nécessaires (caractéristiques et
            estimation financière).
           Élaborer des cahiers des charges pour l’acquisition du matériel et licences
            nécessaires.
           Élaborer le cahier des charges pour le développement, la réalisation et la mise
            en place du SIC (Système d’Information Cible)

1.1.4 Planning prévisionnel
           Activités 1 (Analyse) et 2 (Conception) : Juillet - Aout 2017
           Activité 3 (Planification) : Novembre 2017

1.2 Remarques préliminaires
          Le Diagnostic a pour objectif de couvrir toutes les Directions et Services de
          l’ONEAD.
          En particulier, il doit faire l’analyse de l’efficience du Service Informatique et établir
          un certain nombre de recommandations quant à son organisation future tant au
          point de vue de ses procédures de travail que de son interaction avec ses
          utilisateurs.
          Les actions en cours en ce qui concerne le Service informatique et la Direction
          Commerciale nous amènent à revoir le chronogramme de notre intervention dans

                                                                                                  9
ces domaines. En effet, l’EDD et l’ONEAD ont entamé des travaux de
    rapprochement destinés à faire tourner l’exploitation informatique du nouveau
    Système de Gestion Commerciale de l’ONEAD sur les serveurs de l’EDD pour le
    temps que dureront les travaux de réaménagement de la structure d’accueil de
    l’Informatique de l’ONEAD (une nouvelle salle informatique doit être aménagée en
    remplacement des installations actuelles vétustes et peu sécurisées).
    Par ailleurs l’ONEAD, avec le conseil de l’EDD s’est engagée dans une mise en
    œuvre d’un logiciel de gestion commerciale (M@GIC) qui devrait être opérationnel
    le 01/01/2018.
    Notre intervention s’est donc naturellement orientée, d’une part vers le diagnostic
    du Système d’Information de l’ONEAD hors Service Informatique et Direction
    Commerciale, et, d’autre part vers l’accompagnement de ces évolutions en cours
    avant d’en tirer les conclusions qui feront partie du Schéma Directeur de
    l’Informatique.
    Compte tenu de ces évènements, il a été décidé au cours de la première réunion
    de projet de Juillet 2017, qu’i y aurait un déphasage dans notre calendrier de
    remise de rapport sur le SI de l’ONEAD.
    La version actuelle du rapport est le des recommandations fonctionnelles et
    logicielles qui serviront de base à l’établissement du Plan Directeur de
    l’Informatique, livrable final de notre mission.

1.3 Sur les recommandations à venir
    La mise en œuvre d’un Système d’Information d’une entreprise est un tout qui
    englobe une reformulation de =sn cadre opérationnel et des procédures qui
    régissent son mode opératoire.
    Les recommandations qui sont faites dans ce rapport ne peuvent donc s’appliquer
    que dans la mise en œuvre des recommandations faites dans les missions
    relatives à
     Audit organisationnel, fonctionnelle et ressources humaines
     Audit financier, comptable et de gestion

                                                                                    10
1.4 Déroulement et contenu
            Ce diagnostic s'est déroulé du 01 au 31 Juillet 2017.
            Il repose
             Sur les entretiens suivants

                          Directions et Services                       Jour                   Nom
Directeur d’exploitation Technique de l’Assainissement              04/07/2017   Radwan Abdallah
      Service Technique Exploitation et Maintenance des réseaux     11/07/2017   Faiza Gouzmaneh Ismael
      Service Technique Exploitation Maintenance Station            19/07/2017   Egal Meiraneih
Directrice des Études et Projets                                    04/07/2017   Deka Khaireh
      Service Études, Contrôle et Programmation                     12/07/2017   Marc Andriamyarinsoa
      Cartographie                                                  12/07/2017   Mohamed Ahmed Abdallah
      Bureau des Projets
Directeur d’Exploitation Technique de l’eau                         17/07/2017   Ali Youssouf
      Gestion Télémétrie                                            18/07/2017   Ahmed Fouad
      Service Production                                            18/07/2017   Youssouf Ahmed
      Service Distribution                                          20/07/2017   Nachoian Ahmed Ben Ahmed
      Garage/Magasin                                                19/07/2017   Habib
      Services Généraux                                             19/07/2017   Alaa Saleh
Directrice commerciale                                              05/07/2017   Mariam Ahmed Abdallah
      Chef du service commercial                                    25/07/2017
      Chefs de zone                                                 31/07/2017
      Chef de service coupure                                       31/07/2017
Directeur des Ressources Humaines                                   02/08/2017   Mohamed Ahmed Mohamed
      Gestion du personnel                                          02/08/2017   Bourhane
      Solde                                                         02/08/2017   Mohamed Hassan
Agent Comptable                                                     06/07/2017   Adou Ebo Adou
      Comptabilité Générale (saisie)                                16/07/2017
      Trésorerie                                                    06/07/2017
      Immobilisations                                               17/07/2017
      Budget et Finances                                            17/07/2017
      Comptabilité Client/Recettes                                  17/07/2017
      Comptabilité Achats/Fournisseurs                              17/07/2017
      Comptabilité Paie                                             17/07/2017   Mme Mako
      Comptabilité Grands Comptes
      Comptabilité Impôts e Taxes
Directeur Financier                                                 09/07/2017 Hibrahim Hassan
Service Informatique                                                           Patrick Ada
Service Juridique                                                              Mariam Ahmed Mohamed
Service Communication                                               10/07/2017 Kadija Ali Abdou
Service d’Approvisionnement                                         12/07/2017 Fuad Faisal
             Sur les observations et recommandations faites par les bureaux d’études et les
              autres consultants du projet. Nous avons retenu essentiellement les
              recommandations qui concernent plus directement l’organisation et la
              restructuration de l’ONEAD, en particulier dans le domaine de la gestion des
              Ressources Humaines
             Le diagnostic couvre les domaines suivants :

                Les logiciels existants
                Les procédures métier en usage à l’ONEAD
                Les rapports entre le Service Informatique et les utilisateurs, la qualité et la
                 continuité de service rendu

                                                                                                 11
 Les besoins en restructuration des personnels autour de solutions logicielles
    de nature à faire évoluer dans un sens plus productif l’exercice des
    procédures métiers
 Les recommandations concernent :

   La mise en œuvre de solutions logicielles cohérentes et intégrées
   Les nécessaires évolutions des applications existantes

                                                                               12
2 RAPPEL DES
           FONCTIONNALITES D’UN
          SYSTEME D’INFORMATION

2.1 Principes
    Un SI est formé de 3 entités qui communiquent entre elles
     Un Système de décision qui regroupe toutes les activités décisionnelles de
      l’entreprise. Le système de décision est alimenté par les informations produites
      par le système d’opération et le système de support. Il en retire les données
      nécessaires à orienter leurs activités réciproques.
     Un système d’opération qui concentre les finalités opérationnelles de
      l’entreprise (Production et Distribution d’Eau et Assainissement)
     Un système de support qui regroupe toutes les activités de gestion autres
      qu’opérationnelles

                                                                                    13
La représentation graphique ne représente en rien l’organisation hiérarchique de
    l’entreprise

2.2 Cartographie d’un SI Eau et Assainissement

                                                                                  14
2.3 Flux des informations dans un SI Eau et
     Assainissement

 2.4 Applications Informatiques
 2.4.1 Applications en exploitation à l’ONEAD
      DOMAINE                      APPLICATION        DATE MISE     DEV
                                                      EN ŒUVRE    INTERNE
DC                 Gestion commerciale                   1998        OUI

Service Appros     Gestion approvisionnement            1996        OUI

DRH                Gestion de la paie                   1996        OUI

Agence comptable   Gestion des avances personnelles     1998        OUI

DRH                Gestion du personnel                 2000        OUI

DRH                Gestion congé / retards absences     2000        OUI

Magasin            Gestion stock                        2002        OUI

Agence comptable   Gestion immobilisations              2002        OUI

Agence comptable   Compta sage i7                       2004       NON

                                                                    15
2.4.2 Comparaison avec les applications d’un SI Eau et
      Assainissement
      Le tableau suivant met en évidence :
       Les applications informatiques qui composent le Système d’Information des
        Utilities (Eau, Assainissement).
       Les solutions généralement adoptées comme des standards dans les utilities
       Les observations relatives à leur existence et/ou à leur mode d’exploitation à
        l’ONEAD.

                                                                                    16
Système d’Information Eau et Assainissement                                                ONEAD
     Domaine     Domaine d’Application  Solution Logicielle         Origine         ONEAD      Origine                Observations
Dir. Générale   Tableaux de bord          ETL/Big Data        Progiciel customisé    non
Finances        Contrôle de Gestion      Intégrée (ERP)     Progiciel customisé      non
                Comptabilité Générale    Intégrée (ERP)     Progiciel customisé      oui    SAGE Compta
                Comptabilité             Intégrée (ERP)     Progiciel customisé      non
                analytique
                Comptabilité matière     Intégrée (ERP)     Progiciel customisé      non                     Partielle (Tableaux Excel)
                Comptabilité recettes    Intégrée (ERP)     Progiciel customisé      oui     Individuelle    Partielle
                Comptabilité dépenses    Intégrée (ERP)     Progiciel customisé      oui     Individuelle    Partielle (Tableaux Excel)
                Trésorerie               Intégrée (ERP)     Progiciel customisé      oui     Individuelle    Partielle (Tableaux Excel)
                Immobilisations          Intégrée (ERP)     Progiciel customisé      oui     Individuelle    Incomplète (Tableaux Excel)
                Recouvrement clients      Intégrée (ERP)    Progiciel customisé      non                     à la Direction Commerciale
                Recouvrement État         Intégrée (ERP)    Progiciel customisé      oui     Individuelle    Procédure de compensations
                                                                                                             fiscales
                Contrôle budgétaire       Intégrée (ERP)    Progiciel customisé      oui     Individuelle    La procédure actuelle est
                                                                                                             incomplète
                Achats/Fournisseurs       Intégrée (ERP)    Progiciel customisé      oui     Individuelle    Partielle (Tableaux Excel)
                Comptabilité Paie         Intégrée (ERP)    Progiciel customisé      oui     Individuelle    Partielle (Tableaux Excel)

                Grands Comptes           Intégrée (ERP)     Progiciel customisé      oui     Individuelle    Tableaux Excel
                Impôts et Taxes          Intégrée (ERP)     Progiciel customisé      oui     Individuelle    Partielle (Tableaux Excel)
                Multi utilisateurs       Intégrée (ERP)     Progiciel customisé      oui    SAGE Compta      Partiel
                Archivage                      GED          Progiciel customisé      non
Commercial      Relation Client         Gestion Clientèle   Progiciel customisé      oui     Dev. Interne       Développement maison
                Compte Client           Gestion Clientèle   Progiciel customisé      oui    Dev. Interne        présentant de nombreux
                Multi Contrats          Gestion Clientèle   Progiciel customisé      non    Dev. Interne         inconvénients dans on
                Multi fluides           Gestion Clientèle   Progiciel customisé      oui    Dev. Interne         utilisation quotidienne.
                Tarif                   Gestion Clientèle   Progiciel customisé      oui    Dev. Interne     En cours de substitution par un
                                                                                                                   progiciel du marché
                Réclamations            Gestion Clientèle   Progiciel customisé      non    Dev. Interne
                Branchements            Gestion Clientèle   Progiciel customisé      oui    Dev. Interne

                                                                                                                                               17
Système d’Information Eau et Assainissement                                           ONEAD
                 Interventions           Gestion Clientèle Progiciel customisé    non   Dev. Interne
                 Gestion Compteurs       Gestion Clientèle Progiciel customisé    non   Dev. Interne
                 Gestion de la relève    Gestion Clientèle Progiciel customisé    oui   Dev. Interne
                 Facturation             Gestion Clientèle Progiciel customisé    oui   Dev. Interne
                 Journaux de vente       Gestion Clientèle Progiciel customisé    oui   Dev. Interne
                 Outil Statistiques      Gestion Clientèle Progiciel customisé    non   Dev. Interne
                 Recouvrement            Gestion Clientèle Progiciel customisé    non   Dev. Interne
                 Gestion Système         Gestion Clientèle Progiciel customisé    non   Dev. Interne
                 Sécurité accés          Gestion Clientèle Progiciel customisé    non   Dev. Interne
                 Interface web           Gestion Clientèle Progiciel customisé    non   Dev. Interne
                 Intégration Comptable   Gestion Clientèle Progiciel customisé    non   Dev. Interne
                 Extranet Client         Gestion Clientèle Progiciel customisé    non
                 Multi Utilisateurs      Gestion Clientèle Progiciel customisé    oui    Dev. Interne
                 Archivage               GED               Progiciel customisé
Études/Projets   Planification           Gestion de projet Progiciel              oui   Dev. Interne     Partiel (Tableaux Excel)
                 Suivi financier         Gestion de projet Progiciel              oui   Dev. Interne     Partiel (Tableaux Excel)
                 Suivi Technique         Gestion de projet Progiciel              oui   Dev. Interne     Partiel (Tableaux Excel)
                 Cartographie            CAD/GIS           Progiciel customisé    oui     Progiciels     Sans licences d’utilisation
                 Plans et dessins        CAD/GIS           Progiciel              oui     Progiciels     Sans licences d’utilisation
                 Archivage               GED               Progiciel customisé    non
DETE             Monitoring Production   SCADA             Progiciel              oui      Progiciel     Fourni clés en main
                 Monitoring Distribution SCADA             Progiciel              non      Progiciel     A venir suivant les projets
                                                                                                         (Ethiopie)
                 Entretien réseaux      GMAO                Progiciel             oui   Dev. Interne     Partiel (Tableaux Excel)
                 Interventions          CAD/GIS             Progiciel             oui   Dev. Interne     Partiel (Tableaux Excel)
                 Branchements           CAD/GIS             Progiciel             oui   Dev. Interne     Partiel (Tableaux Excel)
Sces Généraux    Garage                                     Progiciel             non   Dev. Interne     Partiel (Tableaux Excel)
                 Gestion des Stocks     Intégré (ERP)       Progiciel customisé   oui   Dev. Interne     A remplacer en totalité
DETA             STEP                   SCADA               Progiciel             oui     Progiciel      Fourni clés en main

                                                                                                                                       18
Système d’Information Eau et Assainissement                                           ONEAD
                Entretien Réseaux      GMAO               Progiciel               oui                   Partiel (Tableaux Excel)
Appros          Achats                 Intégré (ERP)      Progiciel customisé     oui   Dev. Interne    Partiel (Tableaux Excel)
                Fournisseurs           Intégré (ERP)      Progiciel customisé     oui   Dev. Interne    Partiel (Tableaux Excel)
                Stocks                 Intégré (ERP)      Progiciel customisé     oui   Dev. Interne    A revoir en totalité
                Bons de commande       workflow           Progiciel customisé     oui   Dev. Interne    A revoir en totalité
                Archivage              GED                Progiciel customisé     non
DRH             Gestion du Personnel   Intégré (ERP)      Progiciel customisé     oui   Dev. Interne    A revoir en totalité
                Gestion de la Paie     Intégré (ERP)      Progiciel customisé     oui   Dev. Interne    A revoir en totalité
                Formation              Propres            Personnalisation        non                   A mettre en Œuvre
                Archivage              GED                Progiciel customisé     non
Communication   Accueil Client         Gestion Clientèle  Progiciel customisé     oui   Dev. Interne
                Bureau d’ordre         Worklow            Progiciel customisé     oui   Dev. Interne    Application inutilisée
                Suivi Courrier         Worklow            Progiciel customisé     oui   Dev. Interne    Application inutilisée
                Documentation          GED                Progiciel customisé     non
                Archivage              GED                Progiciel customisé     non
                Infographie            Plateforme         Progiciels              non
                Com. Interne           Intranet           Progiciel customisé     non
                Mail corporatif        Bureautique        Serveurs dédiés         oui                   Incomplet et inutilisé
                Com. Externe           Extranet                                   oui                   A revoir complètement
Juridique       Documentation          GED                Progiciel customisé     non
                Archivage              GED                Progiciel customisé     non
Informatique    Gest. Configurations   Suite du type ITIL Progiciels customisés   non
                Gestion systèmes       Suite du type ITIL Progiciels customisés   non
                Gestion Services       Suite du type ITIL Progiciels customisés   non
                Gestion Ressources     Suite du type ITIL Progiciels customisés   non
                Gestion Continuité     Suite du type ITIL Progiciels customisés   non
                Gestion Telecom        Suite du type ITIL Progiciels customisés   non
                Doc. Systèmes          Suite du type ITIL Progiciels customisés   non

                                                                                                                                   19
3 COMMENTAIRES/RESUMES
             DES ENTREVUES

3.1 Applications Informatiques
     Le service Informatique est chargé du développement de l'utilisation de
     l'informatique au sein de l'entreprise, du suivi et de l'assistance des
     utilisateurs et de la Maintenance des applications et du matériel
     informatique.
     Force-nous est de constater que :
      Les applications de gestion utilisées à l'ONEAD ne sont pas intégrées. Les
       transferts de données d’un domaine à l’autre passent en général par les mains
       du responsable informatique qui voit ainsi sa responsabilité engagée sur 3
       niveaux (au moins)

         Saisie souvent manuelle ou par manipulation de fichiers « texte » sans
          procédure de validation.
         Contrôle de cohérence et de validité limitée aux fonctionnalités des
          applications qui les recueillent et dont il est le seul à en connaître les
          arcanes.
         Production de rapports et documents vitaux sans aucune précaution de
          sécurité physique et logique (factures clients, états comptables, bulletins de
          paie etc…).
      Plusieurs fonctionnalités et besoins des utilisateurs ne sont pas couverts par les
       applications actuelles.
      La convivialité et les performances des applications sont fortement
       questionnées par les utilisateurs
      Les applications actuelles sont en majorité de type « stand alone » et ne
       favorisent pas le partage de données.
      Il y a une forte dépendance des opérations de maintenance vis-à-vis de la
       personne qui a réalisé les développements
      Il n’y a pas de référentiel méthodologique : UML, Merise, ou autres
      La documentation dite « de système » : cahier des charges, spécifications
       fonctionnelles et techniques, cahier de recette sont quasi absents.

                                                                                      20
 Inexistence de procédures de tests dits de vérification de service régulier et de
         vérification d’aptitude (fonctionnement régulier en exploitation)
        Absence de procédures de contrôle des versions des programmes (versioning).
        Absence de séparation des tâches de développement, de tests et d'exploitation
         des applications.

3.2 Agence Comptable
3.2.1 Comptabilité Générale
       La Comptabilité est effectuée avec le logiciel de comptabilité SAGE 100 version i7.
       La saisie des pièces comptables est faite directement sur le logiciel SAGE :
       Les pièces de règlement sont vues et signées par l’Agence Comptable et le
       Directeur Général.
       Les pièces des opérations diverses sont signées par l’Agence Comptable seul ;
       L’ONEAD ne fait pas de comptabilité analytique.

3.2.2 Fonctionnalités couvertes par le contrat d’utilisation de
      SAGE
        Paramétrage général

              Organisation comptable
              Personnalisation de la Société
              Comptes de tiers
              Plan comptable
              Plan Analytique (non utilisé)
              Journaux
              Banques
              Taxes (non utilisé)
              Droits d’accès
          Saisie et règlement des écritures (non utilisé)
          Rapprochement Bancaire (non utilisé)
          Gestion des taxes et TVA (non utilisé)
          Recouvrement (provisions,…) (non utilisé)
          Consultation des comptes, écritures et journaux
          Opérations de clôture (Bilan, journaux, reports à nouveau, …)
          Traitements spécifiques (backup, impressions, échange de données,…)

3.2.3 Immobilisations
       Depuis début 2017, une nouvelle procédure de gestion des immobilisations
       corporelles est en place.
       Elle est basée sur l’exploitation d’une application informatique développée par le
       service informatique de l’ONEAD.
       L’application intègre les taux d’amortissement par type de bien.
       L’ancienne numérotation des immobilisations ne permet pas d’établir une
       correspondance automatique entre le bien physique et son identification dans le
       système.

                                                                                        21
L’inventaire des biens immobilisés tels le matériel de bureau et les matériels
      informatiques est fait par la Direction des Ressources Humaines.
      Comme beaucoup d’applications développée en interne, celle-ci est incomplète et
      est développée à mesure de la disponibilité du responsable informatique, seul
      dépositaire des fonctionnalités et du code source. La version actuellement en
      cours d’exploitation ne permet pas d’effectuer de recherche multicritère dans la
      base de données des immos. Il n’y a pas de documentation de système : cahier
      des charges, dossier d’analyse (fonctionnalités générales et particulières, manuel
      d’utilisateur, …).
      Depuis Janvier 2017 on utilise cette application pour établir un numéro
      d’identification des immos corporelles. Ce code est significatif, c’est à dire que sa
      composition est faite d’éléments invariables. Cette identification est unique et sans
      ambiguïté. Ce type d’identification ne différencie pas les immos en famille et sous
      famille. Par exemple : Imprimante simple et imprimante multi fonctions.
      Le problème de ce genre de codification est qu’il rend difficile le suivi et la
      localisation du bien au cours de sa vie utile.

3.2.4 Comptabilité matière
      Il n’y a pas à proprement parler de comptabilité matière.
      La gestion des stocks est placée sous l’autorité des Services Généraux de la
      Direction Technique de l’exploitation Eau contrairement au décret 2011 définissant
      les prérogatives des agents comptables dans les entreprises publiques.
      L’application de gestion des stocks développée en interne permet de valoriser
      (méthode du PUMP) les stocks à partir de la gestion des entrées et sorties de
      matériels au magasin central. Cette application ne gère pas les stocks secondaires
      ou magasins locaux que chacune des Directions de l’ONEAD (Commerciale, DTE,
      DTA, Régions) gère pour ses besoins opérationnels.
      Tout matériel « sorti » du magasin central pour quelque raison que ce soit est
      considéré comme consommé et disparait donc des inventaires. Il n’y a pas de
      possibilité de gérer les reliquats de stocks décentralisés. Il est donc aisé de
      comprendre que la valorisation officielle des stocks est très loin de la réalité
      puisqu’elle ne tient pas compte de ces reliquats. Ce qui peut représenter un capital
      immobilisé très important. Cet état de fait a déjà fait l’objet de constats de multiples
      audits au cours des dernières années.
      Il est donc vital, d’un point de vue purement financier, que le système et la
      responsabilité de la gestion des stocks soient revus :
      Regrouper toutes les activités d’achats et d’approvisionnement dans une Direction
      de l’Approvisionnement responsable de la gestion des stocks de bout en bout
      Y développer ou acquérir un système de gestion des stocks qui puisse gérer
       Les entrées et sorties de stocks de matériels sur plusieurs niveaux (magasin
        central, magasins secondaires)
       Les transferts de stocks entre magasins (transversaux et verticaux)
       Les inventaires permanents, périodiques et tournants au niveau de chaque
        magasin
       Consolider les inventaires
       Maintenir les historiques de prix des articles

                                                                                           22
   Maintenir les historiques de consommation des articles
             Valoriser les stocks suivant plusieurs algorithmes (PUMP, FIFO, LIFO, NIFO)
             Gérer les étiquetages électromagnétiques (codes à barre, QCR)
             Etc…
          Par ailleurs, les stocks de pièces de rechange (PDR) auto, les stocks de
          matériaux de construction (ciments, planchés, fer à béton ... ), les stocks de
          pièces de rechange et de produits consommables de l'unité de dessalement
          (produits chimiques en sac et en liquide ... ), les stocks de matériel de réseaux
          et de branchement« tampon» ou sortie et non encore consommé ni retourné
          au magasin, ainsi que certains stocks à caractère d'investissement tels que
          les compteurs, le matériel de forage (tubage, crépines, pompes, motopompes,
          groupes, compresseurs et autres équipements non encore mis en service), ne
          sont pas gérés (mouvements, inventaire, valeur ... ).

3.2.5 Comptabilité Paie
3.2.5.1   Principes
          L’application de calcul de la paie est entièrement gérée par le Service
          Informatique. Elle autorise 2 types d’accès :
           Accès par la DRH qui effectue la gestion du fichier du personnel et la mise à
            jour des éléments de paie
           Accès par un agent de l’Agence Comptable qui gère les retenues hors impôts et
            le règlement des salaires aux employés.

3.2.5.2   Procédure
          La gestion de la paie en comptabilité consiste à
           Enregistrer dans le fichier du personnel les retenues sur salaire par employé :

                 Les factures d’eau au personnel
                 Avances sur salaires
                 Remboursements de Pharmacie
                 Etc…
           Recevoir de la section solde les listes des nets à payer par employé après
            déduction des retenues spécifiée.
           L’agent payeur émet une pièce comptable de règlement en Banque du montant
            total des nets à payer par Banque.
          Le service fournisseur fait les ordres de virement des salaires
          Les employés payés en espèces se présentent au guichet de la caisse principale
          (Caisse dépenses de l’ONEAD).

3.2.6 Comptabilité Achats/Fournisseurs
          La gestion des achats est faite par le Chef de Service Approvisionnements une fois
          la demande d’achat validée par le DG.
          La comptabilité fournisseurs est assurée par le chef de service comptable
          Observations
           Le Bon de Commande est émis sur une application informatique développée en
            interne. Cette application permet en théorie de suivre le cheminement du bon

                                                                                              23
de commande. Dans la pratique peu d’intervenants prennent la peine de mettre
          à jour ce programme de suivi car trop générique (par exemple un BdC est
          déclaré comme étant à la « Direction Technique » sans autre précision).
         En principe le matériel hydraulique doit être déposé pour vérification de
          conformité à la commande au magasin central. Dans la pratique la plupart des
          livraisons sont faites directement au demandeur initial.
         Les réceptions de compteurs sont faites directement par le Service Technique
          de Distribution.
         Bien qu’existant sur la demande d’achat l’imputation à un compte analytique
          n’est pas utilisée.
         Il en va de même pour l’imputation et le contrôle budgétaire qui ‘ont aucun effet
          sur la décision d’acquisition des biens ou services.
         Les processus approvisionnement, achats et stocks devraient être intégrées
          dans une seule et même application informatique et inclure une fonction de
          workflow qui permette le suivi de bout en bout d’une commande. Un système
          de workflow évite de reproduire un même document en plusieurs exemplaires
          l’intégration d’une signature électronique certifiée permet d’éviter les allers et
          recours pour signatures diverses.

3.2.7 Budget/Finances
      Il n’y a pas de contrôle budgétaire au sens qu’il n’est jamais fait de contrôle entre
      les demandes de dépenses et les prévisions budgétaires. Il n’y a aucune
      procédure de mise en évidence ni de responsabilisation pour dépassement (qui
      reste toujours ignoré).

3.2.8 Service Recouvrement
      Faute de moyens techniques et humains, le recouvrement des créances est
      actuellement séparé entre
       La Direction Commerciale qui gère au jour le jour le recouvrement des créances
        des particuliers suite à coupure ou intervention sur le point de livraison.
       L’Agence Comptable qui gère le recouvrement des créances des
        Établissements Publics et de l’Administration Centrale et s’attaque au
        recouvrement de vielles créances de particuliers.
       Le service juridique s’occupe du recouvrement des vielles créances des
        particuliers et des factures litigieuses.
      Il n’y a pas de procédure juridique écrite de recouvrement pour ces comptes.
      Pour ce qui concerne les administrations, les créances sont en général apurées
      par une compensation entre impayés et dette fiscale de l’ONEAD (compensation,
      échanges de chèques,…).

3.2.9 Direction Financière
      La Direction Financière est chargée de :
       Préparer et gérer l’exécution du budget avec l’Agence Comptable.
       Assurer le suivi et le contrôle des financements des projets
       Établir les rapports financiers périodiques (bilans, …)
      Actuellement composée de 2 personnes. Le Directeur est sous contrat temporaire
      jusqu’en 2018.
      Les états de contrôle sont faits sur le tableur Excel.

                                                                                         24
Il n’y a pas de contrôle de gestion ni de tableaux de bord périodiques à destination
      de la Direction Générale.

3.2.10 Conclusions :
      Il est indispensable de mettre en place:
       Une solution informatique de type ERP qui permette d’implémenter une gestion
        comptable et financière complète.

          la solution la plus évidente consiste à élargir le contrat d’utilisation de SAGE
           à l’ensemble de ses fonctions d’ERP
          Une alternative consiste à rechercher sur le marché un ERP plus adaptable
           aux besoins de l’ONEAD. Comme pur l’ensemble des progiciels u marché le
           choix peut se porter sur les solutions leader du marché (SAP, Oracle,
           Microsoft,…) dont les coûts de licence peuvent être élevé mais qui
           présentent une garantie de fiabilité, suivi et formation et les solutions Open
           Source en principe gratuits mais dont l’exploitation peut s’avérer couteuse
           (développements additionnels, personnalisation,…) et dont le suivi peut être
           plus aléatoire.
       Implémenter autour de cet ERP, en plus de la Comptabilité Générale, les
        fonctions de :

          Contrôle de gestion capable de fournir les états financiers et tableaux de
           bord nécessaires à la conduite de l’entreprise dans une vision stratégique
           avec un outil de reporting de type Big Data et d’outils d’aide à la décision.
          Une gestion des immobilisations avec un outil de gestion d’inventaire
           géoréférencé
          Gestion de la Trésorerie
          Comptabilité Analytique
          Gestion de la Paie
          Contrôle Budgétaire
          Gestion du recouvrement
          Comptabilité matière : il faudrait repenser sérieusement à réintégrer
           conformément aux textes en vigueur (décret 2011) la comptabilité matière à
           l’Agence Comptable autour du module de gestion des stocks de SAGE (ou
           autre) de manière à gérer :

               Un magasin central
               Des magasins auxiliaires (départements, sections, régions)
               Des stocks tampons
               Les mouvements d’entrées, sorties et transferts entre magasins
               Un inventaire permanent
               Une valorisation au Prix Moyen Pondéré (ou autre)
               La dépréciation des matériels et équipements en stock.
       Un système de gestion électronique de documents (GED) et archivage qui
        permette de suivre, archiver et consulter les documents et pièces comptables
        de toute sorte qui entrent et sortent de l’Agence Comptable.

                                                                                        25
3.3 Études et Projets
3.3.1 Gestion des devis
      La Direction des études et Projets est chargée d’établir les devis pour les travaux
      de raccordement et de branchements à l’AEP.
      Pour ce faire elle doit avoir accès à 2 sources d’informations
       La base de données des clients afin de les identifier et vérifier leur solvabilité
       Les coûts des matériels qui seront employés pour réaliser les travaux en
        question.
      L’accès à la base de données des clients est effectif mais n’est pas suffisamment
      élaboré pour que la DEP puisse identifier sans ambiguïté le nom du client
      concerné. Le système de gestion clientèle actuel ne permet pas d’associer un
      individu à plusieurs points de livraison donc à plusieurs contrats. Il y a donc
      homonymie entre plusieurs (possibles) demandeurs. Ce qui entraine une demande
      de levée de cette ambigüité par la Direction Commerciale
      Les informations sur les prix sont fournies à partir de la valorisation des stocks
      gérée par l’Agence Comptable. Les données sont transmises sous la forme d’un
      tableau Excel. Il n’est pas possible de garantir l’authenticité des prix mentionnés ni
      leur date de mise à jour.

3.3.2 Suivi des projets
      Une des difficultés du suivi des activités des entrepreneurs réside dans le fait qu’il
      n’existe pas d’autre moyen de communication que le format papier.
      Bien qu’ils disposent d’outils de gestion de projets puissants, les entrepreneurs ne
      livrent que de volumineux rapports d’activité (on a compté jusqu’à 5000 lignes
      d’actions et donc d’engagements divers sur un projet).
      Le responsable du suivi financier doit chercher dans ces rapports les informations
      qui l’intéressent pour les reporter sur un tableau Excel qui lui-même servira à
      produire des rapports statistiques ou des graphes de suivi de projet.

3.3.3 Cartographie
      Les données cartographiques qui sont d’une importance vitale pour l’ONEAD sont
      actuellement traitées de manière artisanale.
       Stations de travail AutoCAD dans de multiples versions (non autorisées)
       Utilisation du logiciel de SIG ArcGIS sans licence d’utilisation
       Utilisation d’un fond de plan fournis par la JICA (Agence Japonaise de
        Coopération) à la Direction des Domaines en 2014 qui n’a pas été mise à jour
        depuis. Cette base a été faite avec un système de coordonnées propres ce qui
        entraine des difficultés de calage des tracés de réseau sur cette base quand on
        veut y importer les dessins AutoCAD.
       Les plans et cartes numérisés le sont en mode raster (image). Il n’existe aucun
        moyen logiciel qui permette de vectoriser les documents scannés. La
        vectorisation des fonds de cartes par exemple permet d’obtenir des relevés
        topographiques (courbes de niveaux et autres) qui peuvent être directement
        exploités dans AutoCAD et ArcGIS.

                                                                                         26
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