ASSOCIATION DE GESTION DE LA MAISON D'ACCUEIL POUR PERSONNES ÂGÉES DÉPENDANTES DE BRUAY-LA-BUISSIÈRE
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RAPPORT D’OBSERVATIONS DÉFINITIVES
SANS RÉPONSE
ASSOCIATION DE GESTION
DE LA MAISON D’ACCUEIL POUR
PERSONNES ÂGÉES DÉPENDANTES
DE BRUAY-LA-BUISSIÈRE
(Département du Pas-de-Calais)
Exercices 2016 et 2017
Le présent document, qui a fait l’objet d’une contradiction avec les destinataires concernés,
a été délibéré par la chambre le 12 avril 2019.
14, rue du Marché au Filé - 62012 – Arras cedex Téléphone : 03 21 50 75 00 www.ccomptes.frASSOCIATION DE GESTION DE LA MAPAD DE BRUAY-LA-BUISSIÈRE
TABLE DES MATIÈRES
SYNTHÈSE ............................................................................................................................... 2
RECOMMANDATIONS ........................................................................................................... 3
INTRODUCTION ...................................................................................................................... 5
1 PRÉSENTATION DE L’EHPAD ......................................................................................... 6
2 POSITIONNEMENT ET GOUVERNANCE ....................................................................... 6
2.1 L’EHPAD Edith Piaf dans son environnement .............................................................. 6
2.1.1 Les autorisations ............................................................................................................... 6
2.1.2 La programmation gérontologique régionale et départementale ...................................... 7
2.1.3 La contractualisation ......................................................................................................... 7
2.1.4 Le projet d’établissement .................................................................................................. 8
2.1.5 La coordination locale ...................................................................................................... 9
2.2 Structure et gouvernance................................................................................................. 9
2.2.1 Les instances associatives ................................................................................................. 9
2.2.2 La direction ..................................................................................................................... 11
2.2.3 Les locaux ....................................................................................................................... 12
3 ACTIVITÉ ET PRISE EN CHARGE DES RÉSIDENTS .................................................. 14
3.1 Les admissions .............................................................................................................. 14
3.1.1 Les conditions d’accès .................................................................................................... 14
3.1.2 La diversité des prises en charge .................................................................................... 14
3.2 Les droits des résidents, leur information et leur participation au fonctionnement
de l’institution ............................................................................................................... 16
3.2.1 Le livret d’accueil, le règlement de fonctionnement et le contrat de séjour ................... 16
3.2.2 La gestion des biens, des valeurs et des avoirs des personnes hébergées ....................... 17
3.2.3 La participation des résidents à la vie de l’établissement ............................................... 17
3.3 La qualité des prestations .............................................................................................. 18
3.3.1 Les évaluations internes et externes................................................................................ 19
3.3.2 La prise en charge et les prestations ............................................................................... 19
3.3.3 Les moyens humains....................................................................................................... 23
4 SITUATION FINANCIÈRE ............................................................................................... 26
4.1 L’absence de certification des comptes ........................................................................ 26
4.2 La fiabilité des comptes ................................................................................................ 26
4.2.1 Les comptes de capitaux ................................................................................................. 27
4.2.2 Les comptes d’immobilisations ...................................................................................... 28
4.2.3 Les dettes et créances...................................................................................................... 29
4.3 L’exploitation ................................................................................................................ 31
4.3.1 Les produits d’exploitation ............................................................................................. 31
4.3.2 Les dépenses d’exploitation ............................................................................................ 33
4.4 Le résultat et les équilibres de bilan .............................................................................. 34
4.5 Les marges de manœuvre.............................................................................................. 35
ANNEXES ............................................................................................................................... 37
1RAPPORT D’OBSERVATIONS DÉFINITIVES
SYNTHÈSE
L’association de gestion de la maison d’accueil pour personnes âgées dépendantes de
Bruay-la-Buissière (Pas-de-Calais), objet du présent contrôle, ne dirige que le seul EHPAD
Edith Piaf1.
Cet établissement privé non lucratif accueille ses résidents dans des conditions
respectant l’essentiel des règles relatives au respect des droits des usagers et à leur bien-être.
Les prestations qui y sont dispensées sont globalement appréciées par les personnes âgées et
leurs familles. Des améliorations restent souhaitables, notamment dans les modalités
d’admission, contraintes par l’absence de jour de carence dans l’occupation des chambres. Une
poursuite de l’effort de formalisation des procédures est attendue.
Pour la prise en charge des résidents, l’association dispose d’effectifs budgétaires
élevés, qu’elle n’a pas totalement pourvus. Face à ses difficultés financières, elle a resserré ses
équipes en 2018 et a limité les remplacements. Les moyens humains restent pour autant
importants. Le recours exclusif à des temps non complets pour les personnels facilite
notamment la gestion des plannings et des remplacements.
En matière de gouvernance, les instances associatives, encore très marquées par la
proximité avec la commune de Bruay-la-Buissière, ne jouent pas pleinement leur rôle. La
direction de l’EHPAD n’est, pour sa part, pas organisée dans des conditions conformes aux
règles définies pour ce type d’établissement.
Après avoir procédé à de nécessaires retraitements comptables, la chambre relève une
situation financière tendue, notamment, au regard du très faible niveau de trésorerie. Malgré
des tarifs relativement élevés, l’exploitation se révèle en effet déficitaire. Les économies
réalisées dans les dépenses de personnel en 2018, si elles se confirment les années suivantes,
pourraient alors sensiblement améliorer les équilibres de gestion.
L’association doit, enfin, poursuivre la démarche engagée visant à restituer à la Caisse
des dépôts et consignations les fonds laissés dans ses comptes au décès des bénéficiaires de
l’aide sociale.
1
MAPAD : dénomination utilisée à l’origine par l’association, pour « maison d’accueil pour personnes âgées
dépendantes », qui correspond à l’appellation actuelle d’EHPAD (établissement d’hébergement pour personnes
âgées dépendantes) suite à la loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale.
2ASSOCIATION DE GESTION DE LA MAPAD DE BRUAY-LA-BUISSIÈRE
RECOMMANDATIONS2
Rappels au droit (régularité)
Totalement Mise en Mise en Non mis
mis en œuvre en œuvre en Page
œuvre3 cours4 incomplète5 œuvre6
Rappel au droit n° 1 : nommer à la direction X 12
de l’EHPAD une personne dont le niveau de
diplôme correspond aux conditions posées
par l’article D. 312-176-9 du code de l’action
sociale et des familles (CASF).
Rappel au droit n° 2 : inscrire dans les X 17
contrats de séjour les tarifs appliqués,
conformément à l’article L. 311-4 du CASF.
Rappel au droit n° 3 : désigner un X 26
commissaire aux comptes, conformément
aux articles L. 621-1 et R. 612-1 du code de
commerce.
Rappel au droit n° 4 : respecter le plan X 27
comptable prévu par l’article R. 314-5 du
CASF pour être applicable aux établis-
sements et services privés sociaux et médico-
sociaux.
Rappel au droit n° 5 : remettre à la Caisse X 30
des dépôts et consignations les biens et
valeurs non réclamés suite à la sortie ou au
décès du résident, conformément aux
articles L. 1113-7 et L. 1113-8 du code de la
santé publique.
2
Les recommandations de régularité (rappels au droit) et de performance ont été arrêtées après examen des
réponses écrites et des pièces justificatives apportées par l’ordonnateur en réponse aux observations provisoires
de la chambre.
3
L’organisme contrôlé indique avoir mis en œuvre la totalité des actions permettant de répondre à la
recommandation.
4
L’organisme contrôlé affirme avoir mis en œuvre une partie des actions nécessaires au respect de la
recommandation et fait part d’un commencement d’exécution. Il affirme avoir l’intention de compléter ces
actions à l’avenir.
5
L’organisme contrôlé indique avoir mis en œuvre une partie des actions nécessaires sans exprimer d’intention
de les compléter à l’avenir.
6
L’organisme contrôlé indique ne pas avoir pris les dispositions nécessaires mais affirme avoir la volonté de le
faire. Aucun commencement d’exécution n’est mis en avant.
L’organisme contrôlé indique ne pas avoir pris les dispositions nécessaires, ou précise ne pas avoir le souhait
de le faire à l’avenir ou ne fait pas référence dans sa réponse à la recommandation formulée par la chambre.
3RAPPORT D’OBSERVATIONS DÉFINITIVES
Recommandations (performance)
Totalement Mise en Mise en
Non mise
mise en œuvre en œuvre Page
en œuvre
œuvre cours incomplète
Recommandation n° 1 : préciser les X 10
modalités de fonctionnement des instances
associatives (assemblées générales, conseil
d’administration, bureau) afin de leur
permettre d’exercer pleinement leurs rôles
respectifs.
Recommandation n° 2 : rendre compte X 12
devant le conseil d’administration de la mise
en œuvre des délégations confiées à la
directrice.
Recommandation n° 3 : définir les critères X 14
d’examen des demandes de place et organiser
la procédure d’admission afin de garantir la
transparence des décisions.
Recommandation n° 4 : inscrire dans les X 28
comptes des provisions pour risques et
charges dûment justifiées et calculées selon
des méthodes stables.
Recommandation n° 5 : établir des factures X 33
complètes pour les résidents admis à l’aide
sociale indiquant l’ensemble des frais
facturés, le montant payé directement sur les
ressources de la personne et le solde pris en
charge par l’aide sociale départementale.
4ASSOCIATION DE GESTION DE LA MAPAD DE BRUAY-LA-BUISSIÈRE
INTRODUCTION
Le contrôle des comptes et de la gestion de l’association de gestion de la maison
d’accueil pour personnes âgées dépendantes de Bruay-la-Buissière sur les exercices 2016 et
2017 a été ouvert, sur le fondement de l’article L. 211.7 du code des juridictions financières,
par lettre du président de la chambre adressée à sa présidente, Mme Francine Charpentier,
dirigeante en fonctions sur toute la période.
La chambre a particulièrement examiné la gouvernance de l’association, l’activité
qu’elle mène auprès des personnes âgées au sein de l’EHPAD Edith Piaf, ainsi que la fiabilité
de ses comptes et sa situation financière.
En application de l’article L. 243-1 du code des juridictions financières, l’entretien de
fin de contrôle s’est tenu le 14 novembre 2018 avec Mme Francine Charpentier.
Lors de sa séance du 4 décembre 2018, la chambre a arrêté des observations provisoires
qui ont été transmises à la dirigeante. Des extraits ont été adressés à des tiers concernés.
Après avoir examiné la réponse de la présidente de l’association et celles des tiers
concernés, la chambre, dans sa séance du 12 avril 2019, a arrêté les observations définitives
suivantes.
5RAPPORT D’OBSERVATIONS DÉFINITIVES
1 PRÉSENTATION DE L’EHPAD
L’établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) Edith Piaf
de Bruay-la-Buissière est géré par l’association de gestion de la MAPAD7 de
Bruay-la-Buissière, dont c’est la seule activité. C’est un établissement social et médico-social
privé non lucratif, assurant l’hébergement de personnes âgées, au sens du 6° de l’article L. 312-
1 du code de l’action sociale et des familles. Il est ouvert depuis le 1er septembre 1993. Il compte
78 lits, dont 2 dédiés à l’accueil temporaire, et une unité Alzheimer. Il propose également 10
places d’accueil de jour.
Selon le projet régional de santé arrêté en 2018, les Hauts-de-France recensent, en
octobre 2016, 577 EHPAD proposant un total de 44 000 lits en hébergement complet, soit
92,7 ‰ personnes âgées de 75 ans et plus, contre 98 ‰ en France. Les zones les plus densément
peuplées de la région sont également celles qui affichent les plus faibles taux d’équipement en
EHPAD ; c’est le cas, notamment, de celle de Béthune-Bruay avec un taux de seulement
69,7 ‰. Le territoire est en revanche couvert par plusieurs services d’aide à domicile ; il existe
localement un service de soins infirmiers à domicile.
2 POSITIONNEMENT ET GOUVERNANCE
2.1 L’EHPAD Edith Piaf dans son environnement
2.1.1 Les autorisations
La MAPAD de Bruay-la-Buissière a initialement été autorisée par arrêté du président
du conseil départemental du Pas-de-Calais le 2 novembre 1990, pour une capacité de 76 lits,
dont 20 lits en section de cure médicale et 12 lits de Cantou8. La demande avait alors été déposée
par le centre communal d’action sociale de Bruay-la-Buissière. En 2002, un arrêté préfectoral
autorise la transformation de la MAPAD, gérée par l’association, en un EHPAD d’une capacité
totale de 88 places réparties en 76 places d’hébergement permanent, 2 places d’hébergement
temporaire et 10 places d’accueil de jour. Cette capacité est restée inchangée depuis lors.
Suite à l’évaluation externe menée en 2015, l’agence régionale de santé et le
département ont renouvelé conjointement l’autorisation par un arrêté du 20 octobre 2016 au
bénéfice de l’association de gestion, conformément à l’article L. 313-3 du code de l’action
sociale et des familles. L’autorisation est accordée à compter du 3 janvier 2017, sur la base
inchangée de 88 lits, l’établissement étant habilité à recevoir des bénéficiaires de l’aide sociale
sur sa capacité totale d’accueil.
7
Dénomination utilisée à l’origine par l’association, pour « maison d’accueil pour personnes âgées
dépendantes », qui correspond à l’appellation actuelle d’EHPAD (établissement d’hébergement pour personnes
âgées dépendantes) suite à la loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale.
8
Cantou signifie Centre d’Activités Naturelles Tirées d’Occupations Utiles : c’est une unité de vie protégée
spécifique Alzheimer.
6ASSOCIATION DE GESTION DE LA MAPAD DE BRUAY-LA-BUISSIÈRE
L’EHPAD Edith Piaf est habilité à l’aide sociale à l’hébergement9 depuis son ouverture,
pour la totalité de sa capacité. En moyenne, il compte, chaque année, une vingtaine de résidents
admis à l’aide sociale. Quant aux aides personnalisées au logement versées par la caisse
d’allocations familiales, elles sont versées directement à l’établissement, qui les déduit de la
facture mensuelle présentée au résident.
2.1.2 La programmation gérontologique régionale et départementale
L’État, représenté par l’agence régionale de santé (ARS), et le département établissent
chacun des outils de programmation médico-sociale dans le domaine des personnes âgées. Les
projets d’établissement des EHPAD doivent, le cas échéant, s’inscrire dans les orientations
stratégiques ainsi définies.
Le projet régional de santé, arrêté par l’ARS des Hauts-de-France en 2018, développe
des objectifs d’efficience pour les établissements sociaux et médico-sociaux. Il s’agit
notamment d’« aboutir à un service aux usagers, de la meilleure qualité possible, en fonction
des moyens disponibles », de « répartir équitablement les financements alloués aux
[établissements sociaux et médico-sociaux], au plus près des besoins des usagers et des
territoires » et de « veiller à la qualité de prise en charge ». L’ARS attend en particulier de la
réforme du financement en cours une responsabilisation accrue des gestionnaires.
Les orientations du département du Pas-de-Calais en faveur des personnes âgées ont fait
l’objet d’un schéma adopté pour la période 2008-2012 et prorogé jusqu’en 2015. Ce schéma
visait à garantir la qualité de vie et la dignité de la personne vieillissante, avec notamment
l’objectif de « développer quantitativement et qualitativement l’offre en établissements médico-
sociaux ». Le département a ensuite adopté un pacte des solidarités et du développement
social 2017-2022, dont une partie est consacrée aux orientations et priorités spécifiques à la
politique en faveur des personnes âgées. Celle-ci privilégie le maintien à domicile plutôt que
l’entrée en établissement.
2.1.3 La contractualisation
Le financement et les moyens dévolus aux EHPAD par les autorités de tarification, que
sont les ARS et les départements, font l’objet d’une contractualisation qui a évolué à partir de
2017. Le modèle des conventions tripartites fixant des effectifs de personnel autorisés a cédé la
place à un régime de conventions pluriannuelles d’objectifs et de moyens (CPOM)10. Ces
dernières ont vocation à attribuer des dotations financières de façon rationnelle, en fonction du
niveau de dépendance et de besoin de soins des personnes accueillies.
9
L’aide sociale à l’hébergement permet de prendre en charge tout ou partie des frais liés à l’hébergement, lorsque
les ressources de la personne accueillie et de sa famille sont insuffisantes. Cette prise en charge par le
département n’est possible que sur les places habilitées à cet effet, pour lesquelles le tarif d’hébergement est
soumis à autorisation.
10
Le recours au contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens (CPOM), qui était précédemment optionnel, a
remplacé le dispositif des conventions tripartites et est généralisé pour tous les EHPAD au 1er janvier 2017. Ce
dispositif entre en vigueur de manière progressive, jusqu’en 2022.
7RAPPORT D’OBSERVATIONS DÉFINITIVES
La dernière convention tripartite conclue entre l’établissement, l’ARS et le département
a été signée pour une durée de cinq ans à compter du 1er janvier 2012. Elle est donc échue
depuis fin 2016.
Dans sa réponse aux observations provisoires, le président du conseil départemental du
Pas-de -Calais indique qu’une phase de négociation a débuté avec l’établissement en mars 2019
afin d’établir une convention applicable « de manière rétroactive » au 1er janvier 2019.
La convention tripartite de 2012 avait permis de définir des engagements auxquels avait
souscrit l’association, sur la base d’un diagnostic partagé, dans les domaines de la gestion
(gouvernance, aspect financier, personnel), de la qualité de l’accompagnement ou encore de la
mise en œuvre des politiques publiques. Ces engagements, repris en partie dans les évaluations
réalisées et dans le projet d’établissement, ont constitué un fil directeur pour l’association sur
de nombreux aspects.
Comme le prévoyait la convention, un bilan intermédiaire, à trois ans, a été réalisé par
l’établissement et les autorités de tarification en 2015. Des actions restaient à engager ou à
poursuivre, notamment en termes de gouvernance, d’équilibre budgétaire, de gestion
prévisionnelle des emplois et des compétences, ou encore de prise en charge des personnes
hébergées.
Le bilan prévu six mois avant le renouvellement de la convention tripartite n’a quant à
lui pas encore été réalisé. Il a été reporté à la procédure de négociation du CPOM. Les travaux
préparatoires ont d’ailleurs commencé.
L’association a obtenu du département du Pas-de-Calais un accompagnement technique
de six jours en 2018 pour, selon ses propres souhaits, « établir un plan de redressement
économique ». Le diagnostic réalisé met notamment en évidence des questions de gestion des
ressources humaines et souligne l’urgence à doter la structure d’outils de pilotage. Les
conclusions de cet accompagnement ont identifié des axes de progrès susceptibles d’être
utilement repris dans la contractualisation à venir.
2.1.4 Le projet d’établissement
Suite à ses engagements pris dans la convention tripartite signée en 2012 (cf. supra),
l’EHPAD s’est doté d’un projet d’établissement en 2014, pour la période courant jusqu’à 2019.
Pour sa conception, des groupes de travail ont été mis en place sur les différentes thématiques,
mais il n’y a pas eu d’enquêtes spécifiques à son élaboration. Le conseil de la vie sociale n’a
pas été consulté, contrairement au rôle qui lui est confié par l’article D. 311-15 du code de
l’action sociale et des familles (cf. infra). Le conseil d’administration n’a pu se prononcer sur
ce document stratégique qu’au titre des questions diverses de son ordre du jour, lors de sa séance
du 4 octobre 2014.
Le projet d’établissement est utilisé comme document de référence interne, portant les
valeurs de la structure. Ses orientations stratégiques portent principalement sur la place des
résidents et des familles, la qualité des prestations de soins délivrées, la prévention de la
maltraitance, les conditions d’hébergement, de restauration et d’animation, ainsi que les besoins
spécifiques des résidents atteints de la maladie d’Alzheimer.
8ASSOCIATION DE GESTION DE LA MAPAD DE BRUAY-LA-BUISSIÈRE
Les objectifs sont déclinés au travers d’actions qui traitent de sujets variés comme la
gouvernance de l’établissement, l’équilibre budgétaire des sections hébergement et
dépendance, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Un comité de pilotage
et de suivi a été mis en place, portant à la fois sur l’application de la convention tripartite, de
l’évaluation externe et du projet d’établissement.
L’association a mis en œuvre une partie des actions identifiées. Certains domaines ont
cependant peu évolué à ce jour, notamment le positionnement du conseil d’administration. Le
présent rapport revient sur les principaux points qui restent à réaliser.
2.1.5 La coordination locale
La coordination locale est faiblement développée. L’EHPAD n’a passé aucune
convention avec des collectivités territoriales en dehors de celle qui la lie à la commune de
Bruay-la-Buissière pour les locaux (cf. infra). Il n’a pas de relations particulières avec le centre
communal d’action sociale, hormis pour les dossiers de demandes d’aide sociale. L’association
a toutefois établi un partenariat avec la résidence-autonomie de la commune de Divion, dans
l’objectif d’accueillir les résidents en perte d’autonomie, dans la mesure de ses capacités
d’accueil.
Par ailleurs, l’établissement participe aux réunions du centre local d’information et de
coordination, lieu d’accueil mis en place par le département pour les personnes âgées et leur
entourage.
2.2 Structure et gouvernance
L’association pour la gestion de la MAPAD de Bruay-la-Buissière, association à but
non lucratif régie par les dispositions de la loi du 1er juillet 1901, a été créée en juillet 1993.
Elle a pour objet de « gérer la MAPAD et de mettre en œuvre toute action relative à
l’hébergement médicalisé ou non des personnes âgées ». Les statuts ont été adoptés en 1995,
non modifiés depuis lors.
2.2.1 Les instances associatives
L’association a été fondée initialement par la commune de Bruay-la-Buissière et son
centre communal d’action sociale (CCAS), établissement public rattaché à la commune. Ils en
sont membres de droit. Les résidents ont la qualité de membre actif, s’acquittant d’une
cotisation à leur entrée.
L’assemblée générale comprend, également, des membres d’honneur, dont la
particularité est d’être désignés par le conseil municipal. L’association devrait elle-même
désigner ses membres d’honneur.
9RAPPORT D’OBSERVATIONS DÉFINITIVES
Le conseil d’administration est composé de 18 membres, soit la moitié du maximum
prévu statutairement. L’implication de la commune y est particulièrement importante,
11 membres représentant la commune et 4 le CCAS. S’y ajoutent un conseiller départemental,
un représentant du régime social des indépendants et un représentant d’une caisse mutualiste
de retraite et de prévoyance, au titre des financeurs de la construction ou de l’équipement de
l’établissement. Alors que les statuts le prévoient, le conseil d’administration ne comprend
aucun membre d’honneur ni membre actif, ni de représentant d’une association ayant une
activité dans le domaine des personnes âgées.
L’articulation entre la composition de l’assemblée générale et celle du conseil
d’administration manque de clarté, alors que le second devrait être l’émanation de la première.
Les deux instances se réunissent le même jour avec une composition de fait identique,
sur les mêmes sujets. Les comptes rendus ne permettent pas de différencier les réunions, et ne
rendent pas compte de la teneur des débats. De surcroît, en 2017, le conseil d’administration
n’a pas respecté son rythme de réunion d’au moins deux fois par an.
Alors que les statuts prévoient les résidents de l’EHPAD comme membres à part entière,
les comptes rendus des instances montrent que leur présence n’est pas décomptée. Ils sont, en
effet, considérés comme invités. Une plus grande précision sur leur place dans les organes de
direction permettrait ainsi de prendre en compte leur vote et de sécuriser le calcul du quorum.
Le conseil d’administration n’apparaît pas remplir pleinement son rôle d’instance de
décision et de définition de la stratégie de l’établissement. Ainsi, lors de l’adoption du projet
d’établissement, il n’est tenu que simplement informé. Pourtant, parmi les engagements pris
dans la convention de 2012 précitée, il était notamment préconisé que le conseil
d’administration soit mieux impliqué dans « le choix des priorités dans le cadre de la politique
et de la gestion de l’établissement ».
Par ailleurs, le bureau, qui comprend sept membres, ne se réunit pas formellement. Seuls
des contacts informels réguliers existent entre la présidente, le trésorier et la direction.
Au final, la gouvernance de l’association paraît largement perfectible. Le
fonctionnement de ses instances mériterait d’être mieux défini, notamment s’agissant de la
composition de l’assemblée générale et du rôle du conseil d’administration, afin que chacune
d’entre elles exerce pleinement ses prérogatives. Au regard de la composition du conseil
d’administration, l’autonomie de l’association vis-à-vis de la commune de Bruay-la-Buissière
devrait également être renforcée.
Dans sa réponse aux observations provisoires, la présidente de l’association indique que
la réflexion en cours sur la refonte des statuts de l’établissement, débutée fin 2018, tiendra
compte des observations de la chambre.
Recommandation n° 1 : préciser les modalités de fonctionnement des instances
associatives (assemblée générale, conseil d’administration, bureau) afin de leur
permettre d’exercer pleinement leurs rôles respectifs.
10ASSOCIATION DE GESTION DE LA MAPAD DE BRUAY-LA-BUISSIÈRE
2.2.2 La direction
2.2.2.1 Les conditions d’exercice
La directrice en fonctions, cadre de santé, est en poste depuis l’ouverture de la structure,
en 1993. Elle bénéficie d’un contrat de travail à durée indéterminée qui s’inscrit dans le cadre
de la convention collective nationale des établissements privés d’hospitalisation, de soins, de
cure et de garde à but non lucratif du 31 octobre 1951 modifiée. Une fiche de poste décrit ses
missions, compétences, responsabilités et zones d’autonomie.
Or, son diplôme de cadre de santé, certification de niveau II, ne lui permet pas d’exercer
les fonctions de direction. En vertu des dispositions du b de l’article D. 312-176-6 du CASF,
dès lors que l’établissement présente plus de 3,1 M€ de chiffre d’affaires et plus de 50 salariés,
la directrice devrait être titulaire d’une certification de niveau I. L’article D. 312-176-9 du code
de l’action sociale et des familles (CASF) spécifie que « dans le cas où l’établissement ou le
service social ou médico-social atteint les seuils fixés au b de l’article D. 312-176-6, le
professionnel déjà chargé des fonctions de direction, qui ne serait pas titulaire d’une
certification de niveau I, dispose d’un délai de trois ans à compter de la clôture du troisième
exercice comptable consécutif attestant le franchissement du deuxième des seuils, pour obtenir
une certification de ce niveau ».
Malgré les invitations formulées par les autorités de tarification dès la convention
tripartite en 2012, la directrice n’a toujours pas la certification requise. Pour pallier cette
difficulté et anticiper son départ en retraite annoncé pour 2022, l’association a recruté une
adjointe à la directrice, titulaire d’un master en management des établissements de santé, soit
une certification de niveau I.
Comme le reconnaît le président du conseil départemental dans sa réponse aux
observations provisoires, la « parfaite conformité avec la règle de droit » ne sera assurée qu’à
cette échéance.
Ainsi, dans les conditions actuelles, l’établissement est géré par une directrice qui n’a
pas la qualification requise réglementairement pour assumer ces fonctions. En application de
l’article D. 312-176-13 du CASF, il pourrait encourir les sanctions administratives et
financières prévues à l’article L. 313-14 du même code que les autorités de tarification n’ont
pas utilisé.
Par ailleurs, avec deux emplois équivalents temps plein de direction pour 76 places
permanentes, soit un taux de 2,6 pour 100 places, l’établissement se situe nettement au-dessus
des moyennes11 qui, pour les structures associatives, se situent à 0,97 pour le poste de direction
et 0,4 pour le poste de directeur adjoint, soit un taux d’encadrement de direction de 1,4 pour
100 places. La convention collective nationale de 1951 précise à son article A.1.3 qu’« en règle
générale, il ne peut être créé d’emploi de directeur adjoint ou de gestionnaire dans les
établissements comptant moins de 100 lits agréés ou assimilés ».
11
Source : ANAP tableau de bord de la performance dans le secteur médico-social, premiers enseignements –
juin 2018.
11RAPPORT D’OBSERVATIONS DÉFINITIVES
De surcroît, la directrice bénéficie depuis 2015, lors de la création du poste d’adjointe,
de la rémunération prévue par la convention collective pour ces fonctions auxquelles,
cependant, elle ne peut règlementairement prétendre. L’application de la formule de calcul
conventionnelle a eu pour effet de faire croître sa rémunération de base de 32 % en 2015.
Conformément aux dispositions réglementaires, la chambre rappelle l’obligation de
nommer un(e) directeur(trice) ayant la qualification requise.
Rappel au droit n° 1 : nommer à la direction de l’EHPAD une personne dont le niveau
de diplôme correspond aux conditions posées par l’article D. 312-176-9 du CASF.
2.2.2.2 Les délégations et le pilotage de l’établissement
La directrice dispose de délégations larges de la part du conseil d’administration,
consignées dans un document unique formalisé. Elle indique rendre compte « au fil de l’eau »,
à la présidente, des décisions prises dans le cadre de ces délégations, sans qu’aucun écrit ne soit
formalisé ; parfois, des courriels matérialisent ces échanges.
La chambre recommande que, compte-tenu de l’étendue des délégations, il en soit rendu
compte non seulement de façon plus formalisée mais aussi devant le conseil d’administration,
afin que ce dernier, en application des statuts, « détermine et contrôle la gestion matérielle,
administrative et financière de l’association ».
Pour effectuer cette restitution, la direction ne dispose pas d’outils de pilotage, hormis
les documents de planification dont les actions sont reprises dans un tableau de suivi, et les
compte rendus du comité de pilotage afférent. Elle a toutefois mis en place des outils de suivi
sur différents éléments de l’activité et du budget. Les plannings des agents sont établis
manuellement. Ces supports apparaissent adaptés à la taille de la structure et à son
fonctionnement.
Recommandation n° 2 : rendre compte devant le conseil d’administration de la mise en
œuvre des délégations confiées à la directrice.
Dans sa réponse aux observations provisoires, la présidente indique « qu’il a été
demandé à la directrice de formaliser par écrit les décisions importantes qu’elle est amenée à
prendre dans le cadre de ses délégations ».
2.2.3 Les locaux
L’EHPAD, d’une surface de près de 4 000 m², est installé dans des locaux dont la
construction a été assurée par la commune de Bruay-la-Buissière. Un bail, signé en 2014, annule
et remplace les dispositions d’une convention datant de 1992. Il est établi dans les conditions
de droit commun posées par le code civil, notamment en termes d’entretien des locaux, le
preneur n’étant tenu qu’aux réparations d’entretien courant et aux menues réparations.
12ASSOCIATION DE GESTION DE LA MAPAD DE BRUAY-LA-BUISSIÈRE
À la demande de l’association, le loyer annuel est fixé à 210 000 €, révisable
annuellement, correspondant pour une immobilisation de 5 M€ à un amortissement du bien sur
25 ans, soit un taux de rentabilité de 4 %. Ce cadre financier se présente ainsi comme une
valorisation raisonnable du bien, la commune assumant cependant le risque financier.
Le loyer n’a toutefois pas été révisé depuis 2014, malgré l’évolution de l’indice de
révision des loyers. Il devrait s’élever en 2018 à 213 032 €. Par ailleurs, en raison de difficultés
de trésorerie rencontrées par l’association en 2017, la commune a proposé de décaler le
règlement d’un trimestre de loyers et de le reporter au 1er trimestre 2020, selon un échéancier
établi par le comptable public.
Le montant du loyer est déterminé de façon à couvrir les annuités d’emprunts contractés
par la commune pour financer le bâtiment. Cet équilibre financier va être remis en cause avec
la fin des remboursements en 2019.
Dans sa réponse aux observations provisoires, le maire de Bruay-la-Buissière indique
qu’il proposera à l’association un loyer renégocié qui « devra tenir compte de la juste
valorisation du patrimoine communal au regard des références du marché et de sa soutenabilité
financière par l’association ».
L’association pourrait, par ailleurs, solliciter la commune pour définir un programme
prévisionnel de travaux relevant de la responsabilité du propriétaire afin de garantir la sécurité
des personnes et des biens.
Dans sa réponse aux observations provisoires, le maire précise que le futur loyer pourra
intégrer la prise en considération de ces travaux.
______________________ CONCLUSION INTERMÉDIAIRE ______________________
Créée originellement par la commune de Bruay-la-Buissière, l’association qui gère
l’EHPAD Edith Piaf ne s’appuie pas sur des instances de gouvernance jouant pleinement leur
rôle. La présidente s’est engagée à ce que ces éléments soient pris en compte dans la réflexion
sur la refonte des statuts. Son action s’est appuyée sur un cadre contractuel développé avec les
autorités de tutelle, qui n’est cependant plus actualisé depuis 2016, le nouveau contrat
d’objectifs et de moyens étant en cours de négociation. La convention tripartite a poussé
l’association à mettre en place un projet d’établissement et à faire évoluer positivement son
fonctionnement.
La gestion de la structure est déléguée très largement à la directrice, qui, pour autant,
n’en rend pas compte formellement au conseil d’administration, ce qui sera désormais fait,
assure la présidente. En poste depuis la création de l’EHPAD, l’intéressée n’est pas titulaire
des certifications requises pour exercer cette fonction, ce qui a conduit l’établissement à devoir
supporter les dépenses liées au recrutement et à la rémunération d’une adjointe de direction
diplômée.
13RAPPORT D’OBSERVATIONS DÉFINITIVES
3 ACTIVITÉ ET PRISE EN CHARGE DES RÉSIDENTS
3.1 Les admissions
3.1.1 Les conditions d’accès
Selon le rapport d’activité 2017, sur 46 résidents qui sont entrés dans l’année, 22 étaient
domiciliés sur la commune et 15 sur le territoire de la communauté du Bruaysis. La procédure
d’admission est brièvement présentée, pour certains aspects, dans le projet d’établissement.
Celui-ci indique, simplement, que la directrice « consulte le dossier déposé à la résidence, elle
décide s’il est classé ou si une visite de préadmission est organisée. Dans ce dernier cas, un
rendez-vous est fixé avec le médecin coordonnateur ».
Des éléments essentiels, tels que les critères et modalités d’examen des demandes, ne
sont pas précisés. L’établissement indique ne pas pratiquer de sélection des candidats à l’entrée
s’agissant par exemple des revenus, de l’admission à l’aide sociale, de l’origine géographique
ou encore de l’état de dépendance.
En pratique, des réunions régulières ont lieu entre la directrice, la cadre de santé et le
médecin coordonnateur. Une sélection de cinq dossiers prioritaires est établie. Ils sont
conservés par la directrice, qui contacte les familles lorsqu’une place est susceptible de devenir
vacante.
L’établissement n’a pas de visibilité sur sa liste d’attente. Les dossiers reçus sont
conservés un an, à moins d’être actualisés. Pour le traitement des demandes souvent effectuées
simultanément sur les autres EHPAD du territoire, il n’existe pas de coordination locale.
La chambre recommande de définir les critères objectifs servant à l’examen des
demandes d’admission et de mettre en place une procédure d’admission permettant de suivre
les demandes, en coordination avec les autres établissements, afin de rendre des décisions en
toute transparence.
Recommandation n° 3 : définir les critères d’examen des demandes de place et
organiser la procédure d’admission afin de garantir la transparence des décisions.
Dans sa réponse aux observations provisoires, la présidente s’engage à mettre en place
cette procédure en 2019.
3.1.2 La diversité des prises en charge
L’établissement propose différentes formules d’accueil : l’accueil permanent dont un
accueil en unité de vie Alzheimer, un accueil temporaire et un accueil de jour.
14ASSOCIATION DE GESTION DE LA MAPAD DE BRUAY-LA-BUISSIÈRE
Le taux d’occupation des places d’hébergement permanent, qui mesure le nombre de
journées réalisées par rapport au nombre de lits installés, est de 100 %. À titre de comparaison,
le taux d’occupation moyen des EHPAD publics et privés en 2016 est de 97 %12.
L’association se fixe un taux de remplissage à 100 % afin de maximiser ses ressources
d’hébergement. Cela implique que, dès le lendemain de la libération d’une chambre, celle-ci
soit réoccupée. Ce délai réduit pèse sur la procédure d’admission, avec une gestion dans
l’urgence des entrées, ce qui explique que la pré-sélection d’un petit nombre de dossiers
réellement en attente d’admission à court terme a été organisée.
Le taux d’occupation de l’accueil temporaire a, quant à lui, fortement progressé entre
2016 et 2017. Celui de l’accueil de jour reste autour de 50 %.
Selon les données fournies par l’association, à la demande de la chambre, la moyenne
d’âge des résidents s’établit à 88 ans, le plus jeune ayant actuellement 71 ans, le plus âgé
103 ans ; ce sont à plus de 80 % des femmes, veuves en règle générale, qui séjournent dans
l’établissement, pour une durée moyenne d’un peu plus de trois ans. En 2017, 11 % des
résidents faisaient l’objet d’une mesure de protection par le biais d’une tutelle ou d’une
curatelle.
Caractéristiques générales des résidents
Catégorie/année 2015 2016 2017
Moyenne d’âge 87,29 87,89 87,94
Femme 80 % 83 % 82 %
Sexe
Homme 20 % 17 % 18 %
Durée moyenne de séjour (année) 2,98 3,13 3,35
Aide sociale 23 % 25 % 21 %
Tutelle/curatelle 15 % 18 % 11 %
Marié 15 % 11 % 10 %
Veuf 77 % 79 % 84 %
Situation familiale
Divorcé 3% 3% 0%
Célibataire 5% 8% 6%
1-2 68 % 69 % 70 %
13
GIR 3-4 32 % 31 % 29 %
5-6 0% 0% 1%
Source : chambre régionale des comptes d’après les données de l’EHPAD.
12
Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie, La situation des EHPAD en 2016, novembre 2017.
13
GIR : groupes iso-ressources. Il s’agit de la classification du niveau de perte d’autonomie pour les personnes
âgées, au regard de la capacité à réaliser les actes de la vie quotidienne. La grille AGGIR (autonomie,
gérontologie, groupe iso-ressources) permet d’évaluer la perte d’autonomie des personnes. Les GIR 1 et 2
marquent la plus grande dépendance. Les GIR 3 et 4 renvoient à une dépendance modérée. Les GIR 5 et 6
correspondent à une dépendance faible.
15RAPPORT D’OBSERVATIONS DÉFINITIVES
Certaines données ainsi communiquées diffèrent sensiblement de celles figurant dans
les rapports d’activité. En particulier, dans ces derniers, la durée moyenne de séjour est variable,
de 2 ans en 2016 et de presque 4 ans en 2017, année au cours de laquelle le nombre de décès a
été nettement plus faible que l’année précédente (15 contre 23).
La part des résidents les plus dépendants (classés en GIR 1 ou 2) a tendance à se
renforcer et atteint 70 % en 2017. Selon les données relevées en octobre 2017 par l’ARS et le
département, le GIR moyen pondéré (GMP)14 de l’établissement est de 809, soit 16 % au-dessus
de la moyenne établissements privés non lucratifs. Concernant le besoin de soins des résidents,
l’indicateur synthétique PMP est également plus élevé, de 19 %, que la moyenne de référence.
Ce niveau élevé de dépendance dans l’établissement s’inscrit dans un contexte de
relativement faible taux d’équipement en EHPAD du territoire de Béthune-Bruay.
3.2 Les droits des résidents, leur information et leur participation au
fonctionnement de l’institution
Les résidents en EHPAD sont protégés par un ensemble de dispositions législatives et
réglementaires, qui visent à garantir les droits fondamentaux des personnes accueillies : dignité,
respect de la vie privée, information, soins adaptés, libre choix et confidentialité.
3.2.1 Le livret d’accueil, le règlement de fonctionnement et le contrat de séjour
Les établissements sont dans l’obligation de remettre au résident (ou à sa famille) une
série de documents mettant en œuvre les règles relatives au respect dû dans la prise en charge
et lui permettant d’être pleinement informé de ses conditions d’admission et de séjour.
L’association remet ainsi au résident, lors de son entrée dans l’établissement, une
pochette faisant office de livret d’accueil, regroupant : le dossier administratif, la désignation
du tiers de confiance, le recueil des habitudes de vie et des souhaits en cas de décès, le règlement
de fonctionnement ainsi que le contrat de séjour. La charte des droits et libertés y est jointe ;
elle est également affichée dans les locaux.
L’EHPAD a mis en place un règlement de fonctionnement, régulièrement mis à jour,
qui présente la structure, ainsi que les modalités d’organisation et de vie ; il est signé par le
résident lors de son admission. Il fait référence aux instances de direction, au personnel ainsi
qu’au projet d’établissement. Même s’il demeure relativement succinct, il aborde les sujets qui
ont trait à la vie quotidienne des résidents, à leurs droits et devoirs, ainsi qu’à l’organisation des
soins ou encore à celle des repas et des visites.
14
L’évaluation de la perte d’autonomie, réalisée à l’aide de la grille nationale AGGIR, donne lieu à un classement
de chaque personne dans un « groupe iso-ressources » (GIR) ; elle permet de calculer un niveau de perte
d’autonomie moyen des personnes hébergées, dénommé « groupe iso-ressources moyen pondéré ».
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