Atelier AFTM - Haut de France - Optimiser et gérer ses dépenses hôtels & MICE - Oui, c'est possible !
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
Atelier AFTM – Haut de France
Optimiser et gérer ses dépenses hôtels & MICE
- Oui, c’est possible !
Le 21 Juin 2018
Hôtel l’Arbre Voyageur
Ordre du jour 1 Update Marché 2 L’optimisation et la gestion des dépenses 3 Et le MICE dans tout ça?
1. Update marché
HRS, le seul spécialiste global
50
marchés dans
le monde
1 600
experts hôteliers
dédiés
34
bureaux
Une vision très optimiste pour l’année 2018
291
290
Travel spend – Billion of $
Dépenses voyage d’Affaires – Milliards $
290
Reprise économique mondiale
64
64
Le budget déplacement professionnel
devrait s’accroître de 6.1% en 2018 62
contre 5.1% en 2017
Fort dynamisme sur le marché 62
47
47
28
28
* Source: GBTA BTI Outlook – Annual Global Report and Forecast; Nov 2017
Croissance France - Travel Spend
Croissance inédite pour la France
+3.8%
28€ milliards
2017 40% 20% 15% 15% 10%
11 milliards 6 milliards 4.5 milliards 4.5 milliards 3 milliards
29.2€ milliards Prix -1% +2.2% +1%
Price -1% +2.2%
2018
Des besoins pour chacune des parties prenantes
Besoins entreprises Besoins voyageurs
Choix d'hôtels
Économies
et disponibilités
Satisfaction
des voyageurs
Simplicité des
processus et
outils
Conformité
au processus
Services/
Duty of care
avantages
Confidentiel : ne pas diffuser 7Aujourd’hui, le voyage d’affaires fait face à 3 challenges
Fragmentation de l’industrie Consolidation des chaînes Désintermédiation de
& nouvelle politique la distribution
d’annulation1er challenge
Fragmentation de l’industrie Consolidation des chaînes Désintermédiation de
& nouvelle politique la distribution
d’annulationPar rapport à l’aérien, l’industrie hôtelière est très fragmenté et plus bien plus complexe
Supply
~750 250 >450.000 25%
compagnies couvrent 95% hôtels dans le sont des
internationales des vols monde chaînes
intercontinentaux
Taux
82% d’occupation 64%
7-9% Economies 20-35%
Procurement
Marché de power
Marché
fournisseurs d’acheteursLes programmes voyages ne reflètent pas le marché
Répartition dans les programmes
Offre hôtelière globale
hôtels des entreprises
Chaînes Indépendants
Europe
12% 88%
Amérique du Nord
Chaînes 75%
71%
40% 60%
Amérique du Sud
9% 81% 29%
25%
Asie Indépendants
60%
5% 95%Reconnecter les entreprises aux hôtels indépendants pour ré-équilibrer le marché
Gagnant Gagnant
Votre
fourni-
Hôtels indépendants
Entreprises sseur & chaînes
locales/régionales
Benefits due to individual hotels in program
Chaînes Indépendants
- 15%
7,42 7,48
- 10%
7,92 7,93
Qualité Economies - 8%
8,25 7,742nd challenge
Fragmentation de l’industrie Consolidation des chaînes Désintermédiation de
& nouvelle politique la distribution
d’annulationLa consolidation du marché et ses conséquences
Marriott et
Autres
Starwood
Londres 10 % 90 %
New York 31 % 69 %
Shanghai 39 % 61 %
Paris 14 % 86 %
Part des dépenses hôtels pour voyages d'affaires
Source : CWT 2016
14La modification des politiques d’annulation par les grandes chaînes hôtelières ont un impact
financier sur les programmes corporate
…et choisissent des hôtels avec des
Les corporates préfèrent la fléxibilité…
conditions flexibles
… des réservations Compte tenu du choix entre des hôtels de
17% professionnelles sont même localisation et de même qualité,
préférez-vous celui qui offre à vos
annulées* Préfèrent
fortement
voyageurs une annulation flexible jusqu'à
18 heures le jour de l'arrivée pour votre 82%
programme d'hôtel?
… dans les 48h avant l’arrivée
5% à l’hôtel
Vous attendez-vous à une augmentation
Cette nouvelle politique peut des coûts en raison de la nouvelle politique Oui
d'annulation des grandes chaînes 59%
conduire à une augmentation hôtelières?*
des coûts jusqu’à 3% du
volume total de réservations
* Source: HRS Corporate Bookings, 08/2016 – 08/2017
** Source: HRS Travel Manager Survey, 2017, n=973ème challenge
Industry fragmentation Consolidation des chaînes Désintermédiation de
& nouvelle politique la distribution
d’annulationLes hôtels font face a de forts coûts de distribution
Réservation directe (excl. coûts d’acquisitions) ~ 94.5%
Réservation via HRS pour Clients (incl. tarifs négociés) ~ 94.5%
Réservation via revendeur (Expedia, Booking) ~ 85.0%
Réservation via agence de voyages,
Hôtel CRS & GDS
~ 76.5% Client
Réservation via tour opérateur ~ 75.0%
Réservation via commerçant & CRS ~ 67.0%
Réservation via grossiste ~ 50.0%
Source: Spalteholz Hotelkompetenz GmbH & CO KGPrivilégier une connexion directe a de nombreux avantages
Plus de Meilleurs tarifs Ajout simplifié Réponses
disponibilité de l’option techniques plus
petit-déjeuner rapidesTMC business model
Comment une TMC gagne de l’argent? Le concept de l’iceberg
Chiffre d’affaires OU
TMC
Revenu Transaction Fee Management Fee
Corporate La plupart des comptes TMC Surtout utilisé pour les implants
1. Online fee (0 → ~6€) 1. Coût basé sur le nombre de #FTE
~40% 2. Offline fee (€ 10- € 30): requis
• Vol Domestique / Conti / Intercon. 2. Si taux d’adoption online élevé,
• Hôtel couplé avec transport moins de #FTE requis
Dépend du volume
Overrides: La TMC reçoit des « incentives » significatifs
de la part des chaines hôtelières dès qu‘elles
atteignent un seuil défini La principale source de
Revenu revenus de TMC est
ET
Fournisseur Dépend du fournisseur indirecte, opaque pour
~60% (Air / Hôtel / Rail / Voiture / Paiement…) les entreprises
Commissions: TMC obtient très souvent une commissions sur
chaque transaction procéssée (10% - 12%) →
Elles donnent la priorité aux fournisseurs avec les
commissions plus élevées et/ou GDS incentive
par booking €2.00 - € 3.00
Confidential – not to be distributed 192.
L’optimisation et la gestion
des dépensesQui pense avoir une stratégie hôtel optimisée
Un constat simple mais frappant
Train Avion Voiture Hébergement Séminaires
100 % 100 % 96 % 50 % - 90 % ?%1 Le programme hôtel : source d’économies
3 pilliers 2 La distribution : source d’optimisation
3 Le paiement : source d’adoptionLe programme hôtels
Comment est géré votre sourcing hôtelier
L’organisation du sourcing hôtelier
Autre changement
33%
Recours à une société de conseils en achats
internationale 19% 51%
des entreprises
Réorganisation du sourcing hôtelier 100% en interne interrogées ont changé
21%
leur stratégie de
Recours à un expert hôtelier externe négociation hôtelière
19%
au cours des 3
Recours à une agence de voyages dernières années
31%
* Étude ACTE/HRS – Avril 2018Négocier un programme hôtel en phase avec les besoins des voyageurs est essentiel pour éviter les
réservations hors canaux
Bénéfices du sourcing
Peu d’entreprises en profitent
9% économies potentielles*
grâce à l’outsourcing hôtelier
Catalyse la fragmentation de
l’industrie hôtelière
Outsourcé Interne
Economies indirectes 38% 62%
*en moyenne avec le service sourcing HRS par rapport à une gestion interne
Source: GBTA, HRS / ACTE Global Survey 2016Le sourcing hôtelier est actuellement inefficace et ne reflète pas le marché et les besoins actuels des
entreprises
Stratégie de sourcing hôtels – Aujourd’hui
RFP
Rate loading
Négotiation Rate audit
Analyse des 27%
données tarif incorrect
Temps
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2
Pour contracter 1 hôtel, vous devez en contacter 3Trois principaux besoins font évoluer le sourcing hôtelier au niveau mondial
Réduction du Limitation de la
temps nécessaire Gestion plus charge de travail
pour un RFP efficace et
sophistiquée des
fournisseurs
D'ici 2022, 50% des logiciels d'analyse classique des dépenses seront retirés du marché
et remplacés par des solutions cloud basées sur l'intelligence artificielle (Source: Gartner 2017)Le sourcing offre une transparence totale et permet de se concentrer sur la stratégie achat à mettre
en place
Rate
Processus Négo- Rate
Analyse Stratégie Assur-
tiation Loading
ance
Matching,
Stratégie Monitoring des
consolidation et
spécifique au Implémentation taux,
Fournisseur benchmarking Négotiation avec
marché & programme correction &
des taux et les fournisseurs
résultats hôtel processus
plafonds par
attendus d’escalade
ville
Intérac-
tion Conjoint
KPI Reporting KPI Reporting KPI Reporting
Client Définition de la Résultats
détaillé détaillé détaillé
stratégie et des stratégiques
ciblesL’analyse comparative permet de découvrir le potentiel d’économies
Peu coûteux
Très bon Bon OK
Corporate
Bench- 850 000 tarifs négociés
marking
Tarif Marketwatch
Bundling Bon OK Pauvre 5.2 million de tarifs
par semaine
Hôtels Multisource
Coûteux
alternatifs Très
OK Pauvre 6.3 millions de tarifs
pauvre
par semaine
Faible Medium Fort
Nombre de nuitéesMême les négociations les plus réussies n’ont pas de valeur si vous ne vérifiez pas
vos taux et disponibilités
Taux & disponibilités des tarifs négociés Conséquences
Non Augmentation de l’ADR
31%
disponible
selon destination de 8%
Prix Ø 13% d‘écart de prix
27%
incorrect
Source: GTBA Foundation & HRS (2017)Pour maximiser l’effet du sourcing, il est nécessaire d’utiliser une solution dynamique
Process Sourcing Continu
Mar Avr Mai Juin Juillet Août Sept Oct Nov Dec Jan Fev
Mis à jour tous les trimestres
Le Sourcing dynamique réduit significativement les délais d’exécution des cycles de RFP
Le Sourcing dynamique optimise continuellement le programme hôtelier existant
• Préqualification continue du marché pour identifier l’offre appropriée pour le client
• Système d’e-enchères appliqué pour générer des économies supplémentaires
• Optimisation basée sur l’analyse des données de dépenses délivrées
• Guidé par des objectifs stratégiques alignés entre les besoins locaux et globaux
• Implication limitée des parties prenantes et gain de temps – sourcing exécuté automatiquement
Réduit le processus de 8 semainesAvantages du sourcing continu
Meilleure satisfaction des voyageurs vis-à-vis du programme hôtelier 57%
64%
Hausse des économies 65%
52%
Flexibilité pour gérer l'évolution des besoins des voyageurs et/ou dirigeants 43%
52%
Respect accru du programme hôtelier par les voyageurs 35%
44%
18% Attendus
Conseils stratégiques et continus 24%
Obtenus
Transparence via la consolidation des données 29%
24%
Réduction de la charge de travail 24%
20
Optimisation du portefeuille par benchmarking 14%
Autres 4%
Amériques 17% Europe 7%
17% Asie 13%
* Étude ACTE/HRS – Avril 2018La distribution
L’hotel, une entreprise comme une autre.
Choisir son mix clients / Canaux de distribution
Chaînes
EN DIRECT:
Voyageur
d’affaires
IndépendantsComment fait l'hôtel pour gérer ses différents canaux de distribution? A quels coûts ?
Site web
hôtel
Chaînes Rep Co / switch
/ GDS TMC
PMS CRS/BE
OTA, HBA,
grossistes
Channel …
Indépendants Manager
Online en temps réel
manuellement Distributeur
ou « On request » (asynchrone)Quizz
Selon vous, quel est le
coût de distribution pour une
réservation provenant des
GDSGDS 13 à 27%
Selon vous, quel est le
coût de distribution pour une
réservation provenant de
Booking.comBooking.com 17 à 25%
Selon vous, quel est le
coût de distribution pour une
réservation provenant de
ExpediaExpedia 19 à 29%
Selon vous, quel est le
coût de distribution pour une
réservation provenant de
AccorHotelsAccorHotels 3 euros
Selon vous, quel est le
coût de distribution pour une
réservation provenant d’un
GrossisteGrossiste -20% sur le best buy
Selon vous, quel est le
coût de distribution pour une
réservation provenant du
Site de l’hôtelSite de l’hôtel De 2 à 5%
Comment un hôtel définit-il son prix?
Analyse des
performances
passées Analyse
portefeuille
réservations
+
Prix
concurrents
+
Indicateurs
d’activitéPerformance hôtel et tarif négocié: comment et sur quelle base arbitre l’hotelier?
Discount Currency Price
(fix/dynamic)
Validity (e.g 1 year) Minimum stay Type of availability Taxes
(LRA vs non-LRA)
Type of reservation Time of payment Cancellation
(3 days in advance, 6pm on day of
(with & w/o credit card) (pre-paid, post-paid)
arrival)
Room category Additional services Off-time (trade fair and
(standard, superior, confort Occupancy (breakfast, wifi, parking) cut-off periods)
etc)
Dimension Tarif
hôtelPerformance hôtel et tarif négocié:
comment et sur quelle base arbitre l’hôtelier ?
Le volume Le coût du La mise à Le mix client
de nuitées à canal de disposition (loisir,
l’année distribution du tariff corporate,
(le potentiel) utilisé (LRA/NLRA) allotement,
groupe…)Les nouveaux usages : MULTISOURCING
Availability: Availability: Availability: Availability:
YES YES NO YES
Daily rate: Daily rate: Daily rate: Daily rate: SBT
€140 €150 €135 €135
Hôtel
CORPORATE GDS HRS OTA
Hotel program *
Our sources
(sample) *
* In discussion
Proprietary API integrations and
Cost savings
matching technology:
of 11%
10% more
• 125 channel managers • 500.000 suppliers availability
vs. bar
• 30+ hotel chain & • 220 countries & territories
OTA connects • 40+ languages
• 10+ GDS/Switches DashboardLes nouveaux usages : ReBooking
Prix
Dépoiement centralisé
Rebooking
Totalement automatisé
Sur tous les hôtels
Prix de l’hôtel
Sur tous les canaux
Totalement gratuit
Réservation
Temps avant
le check in WIP
20% 10% 2%
Re-réservés d’économie en moyenne D’économies totales
55
55Le paiement
Les attentes des voyageurs d’affaires
Motifs de réservations hors canaux autorisés
82 % 72 % 70 % 68 % 66 % 62 %
Exactitude Simplicité Contenu Respect des Disponibilité Priorisation des
du profil du d'utilisation affiché politiques de des hotels et fournisseurs
réservataire l'entreprise des tarifs préférés de
l'entreprise
Source : GBTA, 2017La gestion des paiements et des dépenses est longue et coûteuse
Processus de paiement traditionnel
Le voyageur Le voyageur procède au La comptabilité La comptabilité traite
réserve un hôtel check-out et reçoit la facture vérifie la note de frais la note de frais
Paiement par carte Le voyageur remplit Le voyageur corrige
bancaire du voyageur une note de frais la note de fraisOptimiser le processus complet est un gage de satisfaction
Processus de paiement dématérialisé optimisé
Le voyageur réserve Au check-out, le voyageur n’a La comptabilité reçoit La reconciliation est
un hôtel pas à payer ni à récupérer la automatiquement les automatique
facture factures dématérialisées
La réservation est garantie Le voyageur n’a plus de Le relevé de paiement est
grâce à une carte virtuelle note de frais hotel à remplir automatiquement integréLes effets du paiement centralisé sur le prix moyen et les “no show”
Prix moyen Ratio de “no show”
€112* 4.1%*
- 12.3%*
- 15%*
€99*
3.5%*
Avant mise en Avec la solution Avant mise en Avec la solution
place de paiement place de paiement
centralisé centralisé
* Analyse HRS sur 30 000 réservationsTransparence accrue, processus fiables et sources d’économies par rapport aux processus manuels
des agences de voyages hors ligne
Transparence et fiabilité absolues Avantages économiques
Sécurité des données basée sur Récupération de TVA 100 %
la norme PCI DSS automatisée
Processus automatisés
Pas de frais de réservation
et fiables
Fonctionne sur les Pas de frais de transaction
reservations non-GDS pour les paiements hors ligneLe paiement automatisé simplifie la vie de vos voyageurs pendant et après le séjour
Le taux d’adoption est amélioré grâce à des solutions centrées sur le voyageur
Pas de paiement à l’avance
+30%
de taux d’adoption en plus grâce à
Check-out rapide, simple et sans paperasse une meilleure experience utilisateur,
dès les premiers mois
Évite la saisie manuelle des notes de fraisEt le MICE dans tout ça ?
Un constat simple mais frappant
Train Avion Voiture Hébergement Séminaires
100 % 100 % 96 % 50 % - 90 % ?%1 Le programme hôtel : source d’économies
3 pilliers 2 La distribution : source d’optimisation
3 Le paiement : source d’adoptionMarché & enjeux : les chiffres à retenir
10% aux frais d’agence
25% aux activités et soirées
29% du marché du voyage d’affaires
28 milliards d’euros en France 23% au transport
42% à l’hébergement (nuitées,
location de salles pour les
réunions, restauration)
Etude Corpo’Events MICE, 2017Qui utilise une solution de réservation MICE Qui peut estimer sa dépense MICE
Malgré l’appui des gestionnaires de voyages, d’importants obstacles freinent la mise en place de la
consolidation des dépenses Groupes et Séminaires
Programme d’événements et de
voyages consolidé
20% 23%
24%
27% Plusieurs
départements Pilotage et adhésion Manque de
des parties prenantes ressources
Multiples formats de
Aucun programme Mis en place
données
À l’étude En développement Absence de
programme centralisé
Source : GBTA 2015Réserver en ligne dans le cadre des séminaires permet une optimisation considérable des processus
et des coûts
Préparation d’un événement (en
minutes)
82
Recherche Processus manuel
30
94 Processus avec un
Appel d’offres
47 outil en ligne
87
Gestion des offres
30
54
Sélection
8
Optimisation des
Établissement du 83
contrat 3 process
134
Modifications
Contrôle de la
90
110
59 %
facturation 42
Source : AirPlus 2017Outil
online
Automatisa-
tion des flux
Contenu
adapté
DataOutil
online
Automatisa-
tion des flux
Contenu
adapté
DataAvec notre outil en ligne, optimisez les processus de réservation des événements et réduisez les
coûts internes en accédant à l'optimisation de vos process de près de 59 %
Optimisation des
process
59 % 5h29
9h20 Processus 3h49 gagnées
manuel Pas de temps perdu à en
en en
comparer des offres sous
moyenne
de multiples formats
moyenne moyenne
Pas de recherches sur
différents canaux
Source : AirPlus 2017L’utilisation d’un outil en ligne permet d’uniformiser les processus
Définition des Étude et Établissement
Recherche Appel d’offres
besoins renégociation du contrat
Disponible en 13 languesOutil
online
Automatisa-
tion des flux
Contenu
adapté
DataPour faire son choix, certains éléments sont clés
Contenu Retour Sourcing
exhaustif d’expérience permanent
Approche
glocale
Niveau de
détail avancé
Conditions
Granularité Contrôle contractuelles
d’informations qualité
Contenu
multimédia
Gestion des
participantsOutil
online
Automatisa-
tion des flux
Contenu
adapté
DataIntégration dans votre outil de réservation pour une gestion efficace des groupes et séminaires
v
Envoi des données au
Démarrage du processus Réservation d’événements Réservation des voyages
service de gestion des
de réservation via l’outil individuels dans l’outil
dépenses
Consolidation des données de réservation dans l’outil
Processus complets uniques pour les
Conformité accrue grâce aux Intégration au sein de
réservations de G & S et les voyages
processus de validation existants processus comptables existants
individuelsAvec les processus de paiement optimisés pour la réservation d’événements, réduisez
considérablement les coûts indirects
Processus de paiement traditionnel
1h49
en moyenne
1h38
gagnée en
1h49
moyenne
11 min
en moyenne
11 min
Processus de paiement dématérialisé
Source : AirPlus 2015, étude HRS 2017Le paiement dématérialisé permet aux entreprises de contrôler leurs dépenses liées aux événements et de réaliser des économies conséquentes Processus internes optimisés Plus de notes de frais à corriger Récupération de TVA facilitée 72% de gain de temps Transparence Limite la fraude Meilleure gestion de la trésorerie
Outil
online
Automatisa-
tion des flux
Contenu
adapté
DataLes Données Intelligentes offrent une meilleure visibilité grâce aux rapports consolidés
Rapports Rapport sur les Identification des
consolidés indicateurs de coûts cachés
performance du client
Développement Optimisation du
progressif portefeuille de contratsUne meilleure visibilité grâce aux données
Rapports consolidés Rapports sur les KPIs
Identification des coûts Développement
cachés progressif
Optimisation du portefeuille de contratsLes 3 mots clés
Economies • Optimimisation • Adoption
841 Le programme hôtel : source d’économies
3 pilliers 2 La distribution : source d’optimisation
3 Le paiement : source d’adoption
Confidentiel : ne pas diffuserMerci!
Le 21 Juin 2018
Hôtel l’Arbre Voyageur, LilleVous pouvez aussi lire
