BI INTELLIGENT AVEC MICROSOFT EXCEL - vCube Solutions
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vCube Solutions BI INTELLIGENT AVEC MICROSOFT EXCEL
À propos de l’auteur
Benoit Girard a accumulé près de 20 ans d'expérience en tant que professionnel des
technologies de l'information au sein de grandes sociétés, tout spécialement dans le
domaine des institutions bancaires, de la santé, des télécommunications et de l’industrie
pharmaceutique. Il se spécialise dans le conseil stratégique, la conception de plan de
gouvernance ainsi que la mise en place de centres d’excellences dans le domaine de
l’Intelligence d’Affaires (BI). Il a été cofondateur de trois entreprises, dont Techolap, une
société canado-américaine spécialisée dans la prestation de service en Intelligence
d'Affaires (BI).
BI INTELLIGENT AVEC MICROSOFT EXCEL
Livre Blanc sur comment les TI peuvent supporter vCube Solutions
efficacement les unités d’affaires qui utilisent Microsoft
Excel comme outil BI www.vcsol.comTable des matières
Sommaire .................................................................................................................................. 1
Le problème avec Excel comme solution BI ............................................................................. 2
Le mythe de remplacer Microsoft Excel par un autre outil BI .................................................. 5
Les TI peuvent-elles supporter efficacement Microsoft Excel? ................................................ 6
L’approche vCube Solutions ..................................................................................................... 9
vCube Solutions et le logo vCube Solutions sont des marques déposées appartenant à Virtual Cube
Solutions. Tous les autres noms sont des marques déposées de leurs compagnies respectives. Bien
que tout ait été mis en place pour s’assurer que les informations présentes dans ce document sont
complètes, des erreurs typographiques ou des imprécisions techniques peuvent y subsister. vCube
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consentement écrit de vCube Solutions.
Ce document a été publié pour la première fois en juin 2013.
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BI INTELLIGENT AVEC MICROSOFT EXCEL
Livre Blanc sur comment les TI peuvent supporter vCube Solutions
efficacement les unités d’affaires qui utilisent Microsoft
Excel comme outil BI www.vcsol.comSommaire
Malgré les efforts continus depuis près de 20 ans des éditeurs de solutions logiciels en
Intelligence d’Affaires (Business Intelligence, BI), Microsoft Excel demeure l’outil de
prédilection d’un très grand nombre d’utilisateurs, notamment dans les départements de
finance et de comptabilité. Ils aiment sa flexibilité ainsi que la possibilité d’offrir à des
utilisateurs non techniques une certaine indépendance vis-à-vis des groupes de
Technologie de l’Information (TI).
Cependant, la prolifération de solutions informationnelles Microsoft Excel dans les unités
d’affaires induit dans l’entreprise des problèmes de gouvernance, d’optimisation du
travail, de traçabilité ainsi que d’assurance qualité de l’information. D’un côté les TI
veulent de la rigueur et du contrôle, pendant que de l’autre les utilisateurs désirent de la
flexibilité et un maximum d’indépendance vis-à-vis des spécialistes techniques. Ce clivage
est également reflété dans les offres de logiciels BI, qui soit mettent l’accent sur les
besoins de structure des TI, soit mettent plutôt l’accent sur les besoins des utilisateurs en
minimisant ou ignorant totalement ceux des TI.
Nous présentons une solution novatrice permettant aux TI d'enfin soutenir efficacement
les groupes d’utilisateurs qui désirent utiliser Microsoft Excel comme principal outil de
reporting BI .
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1 Livre Blanc sur comment les TI peuvent supporter
efficacement les unités d’affaires qui utilisent Microsoft
Excel comme outil BI
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www.vcsol.comLe problème avec Excel comme solution BI
Pour beaucoup des gestionnaires TI, Microsoft Excel comme outil BI est un mal nécessaire,
qu’il faut supporter tant bien que mal dans un rôle plutôt ingrat. En effet, si les utilisateurs
y trouvent initialement leur compte en apparence, avec le temps les TI se retrouvent
sollicitées peu à peu, de manière non planifiée, à pallier en catastrophe les déficiences des
systèmes informationnels maison conçus par les unités d’affaires.
John Hagerty (Gartner Group); La prolifération de Microsoft Excel comme
outil BI dans l’entreprise est vue par les groupes de TI comme étant
« dangereux », car ils voient en celui-ci une recette pour le chaos et
l’anarchie.
La stratégie employée par les unités d’affaires est simple. Quelques utilisateurs, les
« power users », développent une expertise technique, limitée selon les normes TI, mais
quand même suffisante pour pouvoir importer des données et les transformer dans
Microsoft Excel. Ces fichiers Excel sont ensuite distribués par courriel aux autres
utilisateurs qui deviennent alors consommateurs de l’information, et qui la transforment
ensuite à leur tour. Ce qui à l’origine servait d’outil de reporting, devient alors une source
de données transformées utilisée pour d’autres rapports, une mini base de données locale
maintenue manuellement par un unique individu qui est devenu au fil du temps le
dépositaire de la vérité. On appelle ces fichiers Excel des « spreadmarts », car ils induisent
une chaîne de producteur-consommateur d’information qui se répand alors dans
l’entreprise comme un virus, atteignant éventuellement les plus hautes sphères
dirigeantes, aidées en grande partie par les capacités d’Excel d’offrir des rapports et
tableaux de bord visuellement attrayants.
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efficacement les unités d’affaires qui utilisent Microsoft
Excel comme outil BI
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www.vcsol.comAvec la multiplication de ces « spreadmarts » dans les unités d’affaires, on se retrouve
éventuellement avec des couplages hétéroclites avec d’autres systèmes provenant des TI,
qui se greffent peu à peu le long de cette chaîne, la rendant complexe, redondante et de
plus en plus opaque, car non-documentée et dépendante pour son bon fonctionnement
de la bonne volonté de quelques individus.
Pour les groupes de TI et l’entreprise elle-même, les impacts sont multiples et sournois.
Risques pour la pérennité des systèmes; Les « spreadmarts » sont le résultat
ingénieux de certaines ressources qui se sont imposées au fil du temps comme
propriétaire/développeur de ces systèmes dans leur temps libre. L’intelligence
d’affaire contenue dans ces systèmes n’est pas documentée autre que dans la tête
de son propriétaire. Pas de relève. Lorsqu’un de ces barons des données quitte
l’entreprise, celle-ci se retrouve alors avec une boîte noire non documentée,
implantée de manière plus ou moins structurée avec des technologies qui ne
respectent pas les normes de développement utilisées par les TI.
Traçabilité limitée; Les informations contenues dans les rapports finaux sont le
résultat de manipulations diverses. Elles peuvent être le produit de formules
Excel, avec des références à d’autres feuilles qui elles-mêmes sont le résultat de
données provenant d’autres fichiers Excel. Les transformations d’affaires ne sont
pas documentées ce qui ne permet pas d’avoir une trace complète de la
provenance de l’information.
Inefficience des efforts; Du travail technique manuel est effectué par des
ressources d’affaires, lesquelles n’ont pas reçu de formation adéquate et sont en
général payées beaucoup plus cher que les spécialistes TI. Ces ressources
investissent temps et efforts dans la compréhension puis l’implantation de
mécaniques techniques, telles que du langage SQL, de la
transformation/assemblage de données et de la programmation VBA, au lieu de se
concentrer sur ce pour quoi elles ont été engagées, notamment sur l’analyse de
l’information.
Rôle ingrat joué par les TI; Les TI sont souvent blâmées pour les erreurs contenues
dans les rapports Microsoft Excel des utilisateurs, parce que les unités d’affaires
sont sous l’impression que les données sources ne sont pas fiables. En réalité, la
grande majorité de ces erreurs sont essentiellement dues à des erreurs de
formules, des erreurs de compréhension des données ou de l’utilisation de
données qui ne sont pas à jour ou périmées.
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www.vcsol.com Gouvernance inexistante; Les données sont produites par différents intervenants
qui chacun peuvent inventer leurs propres normes, nomenclatures et définitions,
ce qui peut induire des situations telles que calculs différents ayant une
nomenclature unique (total des ventes calculé de deux manières différentes, mais
appelées « Ventes totales » dans les deux rapports), ou calcul unique, mais
nomenclature différente. Il est difficile dans ce cas d’atteindre l’objectif de « une
seule version de la vérité ».
Fiabilité douteuse de l’information produite; Les fichiers Microsoft Excel
complexes implantés par les unités d’affaires sont en général très difficiles à
valider à cause 1) des processus manuels impliqués, 2) de l’implantation parfois
tordue des utilisateurs qui ne facilitent pas la vérification de la logique d’affaire
implantée, 3) de la gestion ad hoc des versions de fichiers, et 3) de la
compréhension souvent incomplète des données brutes provenant des systèmes
opérationnels sous le contrôle des TI.
Raymond R. Panko (Université d’Hawaï); Une étude sur l’impact des
erreurs humaines sur la fiabilité des fichiers complexes Microsoft Excel a
montré que près de 20% de ceux-ci contiennent des erreurs et qu’en
moyenne 5% des cellules calculées étaient erronées.
Pour les groupes de TI, la conséquence de ces impacts est sévère. Durant la percolation
graduelle de ces « spreadmarts », les TI sont appelées à intervenir dans un mode non-
planifié de demandes d’accès aux systèmes sources ainsi que de la création de vues et de
tables d’agrégats ad hoc, ce qui ne permet pas l’implantation d’une stratégie de
gouvernance et d’architecture plus rationnelle. Éventuellement, lorsque toutes les unités
d’affaires sont touchées et que les limitations de l’expertise technique disponible dans
celles-ci sont atteintes, le groupe de TI est finalement appelé en renfort pour trouver une
solution globale au problème, en général dans le cadre de projets très politisés et sous
pression, car il faut alors faire décortiquer, analyser et refaire une infrastructure complète
pour refaire correctement ce qui dans la perception des unités d’affaires est « presque
100% fonctionnel. »
Que faire alors pour prévenir cette situation?
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4 Livre Blanc sur comment les TI peuvent supporter
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Excel comme outil BI
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www.vcsol.comLe mythe de remplacer Microsoft Excel par un autre outil BI
Il existe des solutions à la problématique énoncée dans la section précédente, mais de
tenter de remplacer Microsoft Excel par un autre outil BI n’en est pas une. Les éditeurs
d’outils BI ont rapidement misé sur la problématique énnoncée précédemment pour
tenter de convaincre de remplacer le plus possible Microsoft Excel comme outil BI. Nous
avons assisté à plusieurs installations de solutions BI offrant aux utilisateurs des outils
avancés leur permettant de construire des rapports dans un environnement contrôlé. À
l’exception de certains types de besoins, telle la production automatisée de rapports de
masse par exemple, l’utilisation de tels outils se résumait éventuellement à la production
de fichiers d’extraction destinés à être ensuite importés dans Microsoft Excel.
Il est important de réaliser que la résistance relativement à l’implantation de nouvelles
technologies est très vive dès que l’on sort des groupes de TI. Dans les unités d’affaires, à
l’exception de quelques utilisateurs « power users », qui ont un appétit plus marqué pour
la nouveauté technologique, la grande majorité des utilisateurs non techniques voient
l’informatique comme un mal nécessaire essentiel à l'exécution de leur travail. Ils ne
souhaitent pas apprendre de nouvelles technologies et préfèrent de loin miser sur quelque
chose qu’ils maîtrisent déjà, comme Microsoft Excel. De plus, pour certains départements
comme les finances et la comptabilité, Microsoft Excel est souvent le seul outil BI accepté
par les utilisateurs.
Bill Hostmann (Gartner Group); Malgré des années d’investissements dans
le BI, les groupes de TI ont encore de la difficulté à connecter le BI avec les
unités d’affaires et de faire en sorte que les utilisateurs sortent de la culture
Microsoft Excel.
Microsoft Excel est tout simplement devenu un incontournable et les éditeurs de solutions
BI, ayant réalisé cela, ont commencé à offrir des « addin » permettant d’accéder à leur
offre BI directement dans Microsoft Excel.
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5 Livre Blanc sur comment les TI peuvent supporter
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Excel comme outil BI
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www.vcsol.comLes TI peuvent-elles supporter efficacement Microsoft Excel?
Si on ne peut pas faire sans Microsoft Excel, il faut savoir faire avec… Que peuvent faire
alors les groupes de TI pour ne pas se retrouver avec la même problématique que celle
décrite précédemment?
Il faut offrir une solution BI, bien sûr basée sur Microsoft Excel, mais qui permet surtout
aux utilisateurs d’affaires de se concentrer principalement sur l’interprétation des données
et la définition de rapports plutôt que de faire du travail technique, tels que de
l’assemblage manuel de données, le chargement de fichiers d’extraction, la définition de
jointures entre des tables, le codage de requête SQL ou de VBA.
En contrepartie, cette même solution devra permettre au groupe de TI de déployer et de
supporter de manière économique une infrastructure BI, ici vu comme étant le moyen
technique et organisationnel par lequel TI déploie le BI dans l’entreprise, qui est flexible,
permet de répondre rapidement aux demandes de changement et minimise la
dépendance face aux spécialistes BI externes qui coûtent cher et ne sont pas toujours
disponibles.
Nous avons identifié des points-clés de gouvernance TI permettant d’atteindre ces deux
objectifs;
Réduire la dépendance aux ressources spécialisées; La gestion efficace de
l’expertise spécialisée est un élément-clé dans le support économique d’une
infrastructure BI. Des éléments tels la gestion des accès et l’optimisation des
structures de données physiques destinées au BI devraient être pris en charge de
manière centralisée et simple par la solution BI. Par exemple, les connexions
devraient être gérées de manière centralisée et non pas par les utilisateurs
directement sur Microsoft Excel afin de faciliter le contrôle des accès et de
minimiser les efforts impliqués dans le support de celles-ci. De la même manière
la conception de structures de données BI, tels les schémas en étoile et les cubes
OLAP, devrait être assisté par de l’intelligence dans la solution elle-même.
Ceci permet au groupe de TI d'utiliser des ressources techniques non spécialisées
pour effectuer ces tâches, ce qui facilite la gestion du parc de ressources,
augmente l’efficacité globale du département, et diminue grandement les risques
associés à la dépendance envers des ressources spécialisées.
Restreindre l’accès des utilisateurs aux langages de définition de requêtes;
Donner accès à des requêtes SQL est dangereux, car en plus de la connaissance du
langage SQL, les utilisateurs doivent avoir comme prérequis un minimum
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www.vcsol.comd’expertise technique telle que; ce qu’est une base de données, ce qu’est une
table, ce qu’est un champ, ainsi que la notion de jointure. De plus, on suppose ici
que les utilisateurs possèdent une compréhension très pointue sur comment les
processus d’affaires sont modélisés physiquement dans les systèmes sources, ce
qui en règle général n’est jamais le cas. La solution BI devrait permettre aux
utilisateurs de concevoir des rapports sans aucun de ces préalables.
Ceci permet de réduire de nombreux problèmes, allant de la réduction de la
disponibilité des bases de données sources qui risquent de recevoir des requêtes
avec des jointures manquantes ce qui génère un produit cartésien dans le résultat,
jusqu’à des données qui ne sont pas les bonnes, car il y a des filtres requis qui
n’ont pas été spécifiés.
Faciliter l’audit des fichiers Excel; Les rapports créés par les utilisateurs peuvent
contenir des données provenant de plusieurs sources; des valeurs saisies
manuellement, des valeurs résultant de formules Excel et des valeurs provenant
de bases de données ou cubes OLAP. La solution BI doit permettre de rapidement
identifier quelles sont les valeurs qui proviennent des bases de données ou cubes
OLAP, et qui sont donc fiables, et parmi celles-ci quelles sont celles qui ne sont
plus à jour.
Ceci permet aux utilisateurs des rapports de déterminer aisément la provenance
de l’information qui leur est offerte, d’augmenter la confiance en l’information
produite et de minimiser les risques que le groupe de TI soit pointé du doigt à
cause de la perception négative qu’ont les utilisateurs sur la fiabilité de
l’infrastructure BI.
Utilisez des définitions globales; Il est critique que les groupes de TI assurent la
gouvernance sur la mise en place d’une couche d’affaires interposée entre les
utilisateurs et le modèle physique des données. Les utilisateurs ne devraient
utiliser que des termes et des définitions centralisés, utilisés par tous, et
permettant d’identifier sans ambiguïté les éléments d’affaires à l’aide d’un langage
commun.
Ceci permet d’éviter que des rapports soient produits avec des définitions
arbitraires, des calculs différents pour les mêmes éléments d’affaires ou des
définitions d’affaires différentes ayant le même calcul, ce qui permet de réaliser
l’objectif d’une infrastructure BI offrant « une seule version de la réalité »
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www.vcsol.com Minimisez l’impact des demandes de changements; Les utilisateurs vont toujours
vouloir des modifications à ce que le groupe de TI leur offre. C’est dans la nature
même du processus évolutif inhérent au BI. Il y a cependant des demandes très
courantes, qui monopolisent les ressources des TI mais devraient en fait être
gérées exclusivement par les usagers.
Ceci permet de libérer les ressources TI et de réduire le sentiment d’impuissance
qu’ont les utilisateurs vis-à-vis de la dépendance envers les TI pour des
modifications qui sont simples à leurs yeux, mais en fait peuvent être très
complexes une fois transposées dans le monde de l’infrastructure BI.
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www.vcsol.comL’approche vCube Solutions
Il existe maintenant une solution BI novatrice, 100% basée sur Microsoft
Excel comme outil BI, orientée à la fois pour permettre aux utilisateurs de
faire encore plus avec Microsoft Excel, tout en donnant aux groupes de TI
les moyens de supporter de manière économique une infrastructure BI
« end-to-end » élaborée et flexible.
Nous offrons une productivité accrue des groupes de TI avec l’aide de
notre vCube BI Intelligent Designer, un outil d’administration permettant
de définir des structures physiques BI aisément grâce à nos algorithmes
sophistiqués qui interprètent vos sources de données et déduit
automatiquement les dimensions, hiérarchies, niveaux et mesures. Nous
assurons une saine gouvernance à l’aide de notre vCube BI Repository qui centralise tous
les définitions et termes de la couche d‘affaires afin de permettre aux unités d’affaires de
travailler avec une seule version de la réalité. Enfin, nous augmentons la puissance de
Microsoft Excel grâce à notre vCube BI Excel Addin, qui offre de nombreuses
fonctionnalités BI intégrées à même Excel, telles que des filtres intelligents automatiques,
des consolidations personnalisées, des forages aux enregistrements détaillés, de
l’allocation budgétaire complexe ainsi que des fonctions d’audits permettant la traçabilité
de l’information produite.
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Nous vous invitons à communiquer avec nous à info@vcsol.com pour plus d’information.
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