BIENVENUE AU SPF FINANCES - BROCHURE D'ACCUEIL
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BIENVENUE AU SPF FINANCES BROCHURE D’ACCUEIL
CONTENU Bienvenue au SPF Finances ! 4 A) À propos du SPF Finances 4 1. Mission 4 2. Vision 4 3. Valeurs 5 4. Structure & services 5 B) Votre première semaine de travail 6 1. Votre numéro de matricule 6 2. Votre FIN-badge 6 3. Votre laptop 6 4. Votre téléphone 6 5. Votre adresse e-mail et votre mot de passe 6 6. Imprimantes multifonctionnelles (MFP) 6 7. Intervention dans le coût de votre trajet domicile-lieu de travail 7 8. Demande de valorisation des services antérieurs 7 9. Assurance hospitalisation 7 10. Cumul 7 11. Conflit d’intérêt 7 C) Informations générales 7 1. Traitement/indemnités/allocations 7 2. Congés 8 3. Maladie, accident de travail 8 4. Formations 8 5. Télétravail et travail en bureau satellite 8 6. Bien-être 8 7. Horaire variable 8 a. Système 1 (avec enregistrement du temps de travail) 9 b. Système 2 (sans enregistrement du temps de travail) 9 8. Centre d’information P&O 9 9. Helpdesk ICT 9 D) Le trajet de stage pour devenir statutaire 10 1. Description 10 2. Formations 10 3. Évaluation 10 4. Prestation de serment 10 E) Informations spécifiques pour les Rosetta (CPE) 11 1. Réglementation 11 2. Évaluation 11 3. Devenir statutaire ? 11 2
F) Support au travail 11 1. Echopark 11 2. Fisconetplus 11 3. Courriers 12 4. Réseaux sociaux 12 5. Office 365 12 6. Lisibilité/Identité visuelle 12 7. Fininfo 13 8. Restaurants 13 G) Liens utiles 13 3
BIENVENUE AU SPF FINANCES ! Bienvenue au SPF Finances ! En travaillant aux côtés de plus de 20.000 autres collaborateurs, vous faites partie du plus grand service public du pays. Cette brochure d’accueil est un guide pratique qui vous aidera à faire toutes les démarches nécessaires dès votre entrée en ser- vice et qui contient tout ce que vous devez savoir sur notre organisation. Vous y découvrirez la structure, les objectifs et les tâches de notre organisation. Ce condensé d’informations renvoie la plupart du temps vers notre site intranet avec lequel vous pourrez aussi vous familiariser durant les prochaines semaines. Si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à contacter votre chef, vos collègues ou encore les points de contact repris dans cette brochure. Vous nous rejoignez en tant que stagiaire statutaire ? Le point D de cette brochure vous est consacré. Votre contrat est régi par la convention de premier emploi (Rosetta) ? Rendez-vous au point E. Si vous nous rejoignez via la mobilité fédérale, vous ne devez tenir compte d’aucune de ces deux rubriques. Notez que parallèlement à cette brochure générale, il existe une brochure spécifique pour chaque entité du SPF. Vous pouvez toutes les trouver ici. A) À PROPOS DU SPF FINANCES 1. MISSION De quoi s’occupe notre organisation ? En d’autres mots, quelle est notre mission ? • Nous prélevons les impôts, de manière juste et dans les temps. Nous veillons à ce que chaque contribuable paie ce dont il est redevable et que cela se déroule de ma- nière correcte et équitable ; • Nous assurons l’équilibre de la Trésorerie de l’État et la gestion de la dette active ainsi que le suivi des questions économiques et financières, en soutien à la politique gouvernementale en la matière ; • Dans le cadre de la circulation juridique des biens, nous garantissons la sécurité juridique en conservant la docu- mentation patrimoniale ; • Nous exerçons un contrôle sur les importations, les ex- portations et le transit des biens. Nous contribuons aussi à la réglementation du marché et à la sécurité écono- mique, à la protection de la santé publique et de l’envi- ronnement et à la sécurité des personnes et des biens ; • Nous contribuons à éviter et lutter contre toute forme de fraude dans les domaines pour lesquels notre organisation est compétente ; • Nous fournissons un soutien politique en ce qui concerne les domaines qui relèvent de la mission de notre organisation. Y inclus également : la rédaction de législation fiscale et financière. 2. VISION Dans un contexte budgétaire qui ne fera que se renforcer dans les années à venir, une attente légitime de la société est que le SPF Finances gère ses moyens de manière efficiente et efficace. Le SPF Finances doit ainsi réaliser ses missions légales et ses objectifs en exploitant de manière optimale ses moyens et avec la productivité la plus élevée possible. Plus d’informations sur la vision du SPF Finances. 4
3. VALEURS
En 2012, quatre valeurs caractéristiques de la culture au SPF Finances ont été identifiées :
Engagé Ces quatre valeurs constituent une partie importante de notre po-
litique d’intégrité. Chaque collaborateur du SPF Finances doit les
Correct appliquer au quotidien.
SPF Plus d’informations sur les valeurs du SPF Finances.
Finances
Intègre
Serviable
4. STRUCTURE & SERVICES
SPF Finances
Organigramme
Président
Services du Président Services autonomes
Services d'encadrement
B&CG
Budget et Contrôle SL
de la gestion Logistique
ESS P&O
Expertise et Personnel et
Support stratégiques Organisation
ICT
Technologie de l'information
et de la communcation
Administrations générales
AGISI AGPR
Inspection spéciale des impôts Perception et Recouvrement
AGD&A AGDP
Douanes et Accises Documentation patrimoniale
AGFisc AGTrés
Fiscalité Trésorerie Quelles sont les missions de chacune des entités ?
Plus d’informations sur la structure du SPF Finances et ses
services.
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B) VOTRE PREMIÈRE SEMAINE DE TRAVAIL 1. VOTRE NUMÉRO DE MATRICULE Votre numéro de matricule est votre identifiant au sein du SPF Finances. Chaque agent en dispose d’un. Votre chef ou votre directeur de centre le reçoit par e-mail avant votre entrée en service et vous le communique à votre arrivée. 2. VOTRE FIN-BADGE Le FIN-badge est un badge personnalisé et multifonctionnel. Il sert de : • commission pour les administrations fiscales ; • moyen pour se connecter aux imprimantes multifonctionnelles (MFP) ; • moyen de paiement pour les distributeurs de boissons et de snacks ; • badge d’accès au bâtiment North Galaxy à Bruxelles. Progressivement, les autres bâtiments seront également équipés de ce système. Plus d’informations sur le FIN-badge Vous devez demander votre FIN-badge via My P&O. 3. VOTRE LAPTOP Le jour de votre entrée en service, vous recevez votre laptop au rez-de-chaussée du North Galaxy à Bruxelles ainsi qu’une explication pour son installation. En contrepartie, nous vous demandons de signer l’accusé de réception dont vous recevez copie. Plus d’informations sur votre laptop. 4. VOTRE NUMÉRO DE TÉLÉPHONE Lors de votre entrée au SPF Finances, vous recevez un numéro de téléphone valable durant toute votre carrière. À terme, le téléphone fixe sera remplacé par un headset. Vous en saurez bientôt davantage. Plus d’informations sur votre numéro de téléphone. 5. VOTRE ADRESSE E-MAIL ET VOTRE MOT DE PASSE Munissez-vous de l’accusé de réception de votre laptop (cf point 3.). Vous y trouverez votre adresse e-mail ainsi qu’un mot de passe générique avec un format standard. Lorsque vous activerez votre session, vous serez invité(e) à changer ce mot de passe. 6. IMPRIMANTES MULTIFONCTIONNELLES (MFP) Commencez par installer l’imprimante multifonctionnelle de votre bâtiment/étage sur votre laptop. Lorsque vous lancerez une impression, vous devrez vous connecter à l’imprimante au moyen de votre FIN-badge. Vous trouverez la procédure d’installation à côté de chaque imprimante multifonctionnelle. Plus d’informations sur les imprimantes multifonctionnelles. 6
7. INTERVENTION DANS LE COÛT DE VOTRE TRAJET DOMICILE-LIEU DE TRAVAIL
Comment vous rendez-vous au travail ?
• En transports en commun. Le SPF Finances paie entièrement votre abonnement SNCB – De Lijn – TEC – STIB. Pour cela,
vous devez introduire une demande. Vous pouvez également vous faire rembourser les cartes de trajets achetées durant les
premiers jours, tant que vous n’avez pas encore reçu votre abonnement, en introduisant une déclaration de créance.
Plus d’informations sur les trajets domicile-lieu de travail en transports en commun.
• À vélo. Si vous faites le trajet complet ou une partie de celui-ci à vélo, vous pouvez bénéficier d’une indemnité.
Plus d’informations sur les trajets domicile-lieu de travail à vélo.
• En voiture. Dans certains cas exceptionnels, vous pouvez demander une indemnité lorsque vous venez travailler en voiture.
Plus d’informations sur les trajets domicile-lieu de travail en voiture.
8. VALORISATION DES SERVICES ANTÉRIEURS
Le SPF Finances tient compte de toute expérience acquise avant le recrutement, tant dans le public que dans le privé. Vous
pouvez introduire une demande dans les quatre mois qui suivent votre entrée en service.
Plus d’informations sur la valorisation des services antérieurs.
9. ASSURANCE HOSPITALISATION
En tant que collaborateur du SPF Finances, vous pouvez souscrire au « Plan Soins de santé pour les services publics fédéraux »,
auprès de la compagnie d’assurance AG Insurance.
Plus d’informations sur l’assurance hospitalisation.
10. CUMUL
Vous souhaitez exercer une activité rémunérée en plus de votre fonction ? Vous devez introduire une demande d’autorisation de
cumul auprès de la Cellule Intégrité du Service d’encadrement P&O avant de commencer votre activité complémentaire.
Plus d’informations sur le cumul.
11. CONFLIT D’INTÉRÊT
L’exercice impartial et objectif de votre fonction est-il susceptible d’être influencé par un intérêt personnel ? En cas de doute,
demandez l’avis du Service d’encadrement P&O.
Plus d’informations sur le conflit d’intérêt.
C) INFORMATIONS GÉNÉRALES
1. TRAITEMENT/INDEMNITÉS/ALLOCATIONS
PersoPoint vous verse votre traitement l’avant-dernier jour ouvrable de chaque
mois presté.
Consultez vos fiches de traitement sur www.myminfin.be.
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Dans certaines situations, vous pouvez bénéficier d’indemnités ou d’allocations (frais de parcours ou de séjour, allocation linguis-
tique, travail en shift, etc.).
Plus d’informations sur les traitements, indemnités et allocations :
• Intranet
• PersoPoint
2. CONGÉS
À côté des congés de vacances, il existe bien d’autres types de congés. En fonction du système dans lequel vous travaillez, vous
pouvez également bénéficier d’AV (absence horaire variable dans le système 2, cf. infra) ou de RC (récupération dans le système
1, cf. infra). Vous introduisez vos demandes de congés via My P&O.
Plus d’informations sur les congés.
3. MALADIE ET ACCIDENT DE TRAVAIL
• Vous êtes malade ? Que faire ?
• Vous êtes victime d’un accident du travail ou souffrez d’une maladie professionnelle ? Que faire ?
4. FORMATIONS
En tant que stagiaire, vous devez suivre un parcours de formation générique et technique. Les formations inhérentes au trajet de
stage seront abordées ci-dessous dans la rubrique « Le trajet de stage pour devenir statutaire ».
Vous pouvez, tout au long de votre carrière, vous perfectionner dans un domaine bien précis comme les langues ou l’informatique,
en vous inscrivant via My Academy.
Plus d’informations sur les formations.
5. TÉLÉTRAVAIL ET TRAVAIL EN BUREAU SATELLITE
Au sein de notre SPF, nous offrons les possibilités de télétravail et de travail en bureau satellite. En tant qu’agent contractuel,
statutaire, stagiaire, à temps plein et à temps partiel, vous pouvez demander du télétravail si votre fonction s’y prête. En tant que
stagiaire, il est toutefois important qu’une confiance suffisante s’instaure avec votre chef et que des automatismes de travail
soient acquis au sein de l’équipe. Le collaborateur doit disposer de tous les outils et documents qui lui permettront d’effectuer
son travail comme au bureau. Le télétravail n’est donc pas un droit ni une obligation. Il est nécessaire que les objectifs fixés avec
le chef soient clairs et que le niveau de prestation soit équivalent.
Les demandes de télétravail ou de travail en bureau satellite se font via My P&O.
Plus d’informations sur le télétravail et le travail en bureau satellite.
6. BIEN-ÊTRE
Nous mettons tout en œuvre pour rendre la vie de nos collègues la plus agréable possible. Ainsi, nous investissons de plus en plus
dans des domaines comme la santé, le sport, la flexibilité, etc.
Nous sommes également à votre écoute en cas de problèmes privés ou professionnels grâce à notre équipe d’assistant(e)s
sociaux/sociales.
Plus d’informations sur le bien-être au travail.
7. HORAIRE VARIABLE
Les deux systèmes de l’horaire variable, tout comme le télétravail et le travail en bureau satellite d’ailleurs, correspondent à une
philosophie RH que l’on peut résumer par les mots-clés suivants : confiance, responsabilité, autonomie et dialogue.
Lorsque votre chef fixe avec vous des objectifs précis, le SPF Finances doit pouvoir vous donner la liberté d’organiser votre temps
de travail en fonction de ces objectifs.
Plus d’informations sur l’horaire variable.
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A. SYSTÈME 1 (AVEC ENREGISTREMENT DU TEMPS DE TRAVAIL) • Enregistrement du temps de travail. • Plages fixes et plages mobiles. • Possibilité structurée de prendre des congés de récupération. • Récupération des retards de train. B. SYSTÈME 2 (SANS ENREGISTREMENT DU TEMPS DE TRAVAIL) • Pas d’enregistrement du temps de travail. • Liberté dans l’horaire de travail. • Travail par objectifs. • Possibilité de prendre des AV. • Pas de récupération des retards de train. En entrant en service, vous intégrez d’office le système 2. Vous n’avez donc pas besoin de carte de pointage et vous ne devez pas enregistrer votre temps de travail. Vous pouvez toutefois changer de système chaque mois (sous certaines conditions) via My P&O. Si vous optez pour le système 1 et que vous travaillez dans un autre bâtiment que le NoGa, vous devez demander une carte de pointage à votre chef de service ou à la cellule logistique de votre bâtiment. 8. CENTRE D’INFORMATION P&O Vous avez une question relative à votre rémunération, votre cycle d’évaluation, une sélection, une promotion ou une autre matière P&O ? Vous trouverez sûrement une réponse sur l’intranet. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à contacter le Centre d’information P&O à partir de la page d’accueil via le formulaire en ligne. Vous pouvez également le contacter par téléphone au 0257 257 60. 9. HELPDESK ICT Vous avez une question ICT (réseau, application, matériel, etc.) ? Vous pouvez contacter le Service Desk ICT depuis la page d’accueil via le formulaire en ligne ou par téléphone au 0257 636 36. Les problèmes les plus fréquents ainsi que les réponses dans les FAQ. 9
D) LE TRAJET DE STAGE POUR DEVENIR STATUTAIRE 1. DESCRIPTION Lorsque vous êtes recruté(e) pour un emploi de statutaire, vous commencez par un stage d’un an. Il s’agit d’une période d’évaluation qui vous permet de vous familiariser à votre environnement et de développer diverses compétences (via des formations, etc.). Vos objectifs seront déterminés selon votre fonction lors de plusieurs entretiens, puis affinés en cours de stage et ils donneront lieu à des rapports de stage. Plus d’informations sur le stage sur Fedweb et sur l’intranet. 2. FORMATIONS En tant que stagiaire au sein du SPF Finances, vous devez suivre toute une série de formations (pendant les heures de travail) réparties tout au long de votre année de stage. Elles sont obligatoires. Ce trajet de formation comporte : 1. Un tronc commun : les formations communes à tous les stagiaires. On y trouve par exemple la journée d’accueil et les forma- tions sur l’intégration au sein du SPF, dans votre fonction et dans votre équipe. 2. Une partie spécifique à votre entité/au pilier auquel vous appartenez. Ce sont les formations techniques. Concrètement Vous ne devez pas vous inscrire vous-même. Vous recevrez automatiquement, quatre semaines avant la formation, un e-mail d’invitation. Plus d’informations sur le contenu de votre trajet de formation et le calendrier provisoire. 3. ÉVALUATION Durant ces entretiens, vos prestations et le développement de vos compétences seront concrétisés, planifiés, adaptés et enfin évalués. Tous ces entretiens sont encodés dans l’application Crescendo. Plus d’informations sur l’évaluation des stagiaires. 4. PRESTATION DE SERMENT Si vous réussissez votre stage, vous serez nommé(e). Votre nomination devient effective lors de votre prestation de serment. Celle-ci est organisée deux fois par an. Un e-mail d’invitation vous sera envoyé. 10
E) INFORMATIONS SPÉCIFIQUES POUR LES ROSETTA (CPE) Depuis quelques années, nous recrutons de plus en plus de collaborateurs contractuels sous « convention de premier emploi (CPE) », également appelée « contrat Rosetta ». Il s’agit d’un contrat de travail pour les jeunes âgés de moins de 26 ans. Il s’agit donc d’une première expérience professionnelle dans le but d’appréhender le milieu du travail. 1. RÉGLEMENTATION C’est la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail qui est d’application. 2. ÉVALUATION Tout comme le collaborateur statutaire, nous évaluons les contractuels. Quand le contrat a une durée inférieure à six mois, l’évaluation se fait sur papier. Lorsque le contrat a une durée supérieure à six mois, l’évaluation se fait via l’application Crescendo. 3. COMMENT DEVENIR STATUTAIRE ? Il n’y a pas d’évolution naturelle pour passer du statut de contractuel à celui de statutaire. Si vous voulez devenir statutaire, vous devez participer à une procédure de sélection pour un emploi statutaire organisée par Selor. Pour cela, rendez-vous sur www.selor.be et créez votre compte sur « Mon Selor ». N’hésitez pas à vous exercer pour les différents types de tests (raisonnement verbal, numérique, jugement situationnel, etc.) sur ce même site. Vous pourrez ensuite vous inscrire aux procédures de sélection des postes qui vous intéressent. F) SUPPORT AU TRAVAIL 1. ECHOPARK L’application Echopark vous permet de : - réserver une salle de réunion - réserver une place de parking - commander du matériel multimédia - etc. Accédez à l’application Echopark. 2. FISCONETPLUS Fisconetplus est une banque de données qui contient toute l’information qui relève de la fiscalité, qu’elle soit fédérale ou régionale (impôts directs, impôts indirects, documentation patrimoniale, douanes et accises, etc.). Vous pouvez consulter Fisconetplus sur différents supports (ordinateurs, tablettes numériques, smartphones, etc.) et dans plusieurs langues. En tant que collaborateur du SPF Finances, vous avez un accès dédié à Fisconetplus via l’intranet. Accédez à l’application Fisconetplus. 11
3. COURRIERS Au sein du SPF Finances, la majorité des courriers sont envoyés par FedoPress, l’imprimerie du SPF. Si toutefois, vous devez envoyer une lettre en dehors de ce circuit, vous pouvez le faire via bpost. Demandez à vos collègues dans quel endroit de votre bâtiment vous pouvez déposer votre lettre. Plus d’informations sur les courriers. 4. RÉSEAUX SOCIAUX Pour le SPF Finances, les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube) sont très importants. Notre société évolue sans cesse et nous ne pouvons rester à la traîne. Les réseaux sociaux sont donc en accès libre. Pour éviter des conséquences impré- vues et malheureuses, nous vous demandons de suivre les directives du SPF Finances, que ce soit au sein ou en dehors du lieu de travail. Plus d’informations sur l’utilisation des réseaux sociaux. 5. OFFICE 365 O365 est une plateforme de collaboration qui vous permettra de travailler de manière conviviale où vous voulez, quand vous voulez et avec l’appareil que vous avez à disposition : votre pc privé ou professionnel, votre tablette ou votre smartphone. Les fonctionnalités offertes par O365 nous rendront la vie plus simple : collaborer sur un dossier, prendre rapidement contact avec l’un de ses collègues pour régler un problème, toujours avoir ses documents les plus importants à disposition. De toutes ces nouveautés que vous allez découvrir petit à petit, voici les plus importantes : • Outlook Webmail : boîte e-mail, agenda et liste de contacts ; • Skype Entreprise : messagerie instantanée, partage d’écran et vidéoconférence ; • OneDrive Entreprise : espace de stockage personnel de 1TB, partage et de co-création de documents de travail avec vos col- lègues si vous leur donnez l’autorisation ; • Sharepoint : espace de stockage, partage et de co-création de documents officiels avec votre équipe. Plus d’informations sur Office 365. 6. LISIBILITÉ ET IDENTITÉ VISUELLE Lisibilité La lisibilité de nos textes administratifs est déterminante pour entretenir des relations de qualité avec nos clients (citoyens ou experts). Une communication lisible est une communication accessible, c’est-à-dire adaptée au lecteur et porteuse d’un message complet, clair et unique. Dans le cadre de votre fonction, vous serez sans doute amené(e) à rédiger des rapports, des e-mails, peut-être même des cour- riers. Dans tous ces cas, nous vous demandons de respecter les règles de lisibilité en vigueur au sein du SPF Finances. Vous les trouverez sur l’intranet > support au travail > Lisibilité-Guide de rédaction. Plus d’informations dans notre guide de rédaction. Identité visuelle L’identité visuelle du SPF Finances est composée d’un ensemble d’éléments graphiques (logo, signature, couleurs, formes, images, etc.) destinés à être appliqués de façon homogène à l’ensemble de ses supports de communication (courriers, présenta- tions, affiches, brochures, site intranet et internet, etc.). 12
Cela la distingue des autres organisations et permet à son public de l’identifier clairement. Elle contribue à forger l’image de l’or- ganisation. Vous pouvez consulter : - La charte « print » - La charte « web » Vous souhaitez utiliser le logo du SPF, de votre administration ou utiliser sur un modèle de présentation ou de courrier ? Plus d’informations sur notre identité visuelle. 7. FININFO Notre SPF diffuse mensuellement une newsletter électronique à l’ensemble des collaborateurs du SPF Finances : le Fininfo Light. Il contient tant des articles orientés business que des articles RH. Lire le Fininfo Light. Nous diffusons également le Fininfo, notre magazine trimestriel envoyé soit en version papier, soit en version PDF interactive. Vous pouvez choisir votre format via My P&O. Lire le Fininfo. 8. RESTAURANTS Pour les automates de snacks et de boissons, vous pouvez payer avec le FIN-badge (voir ci-dessus). Il existe des restaurants dans un certain nombre de bâtiments du SPF Finances. Si vous voulez aller manger dans un restaurant des Finances, et que vous avez besoin d’une clé de paiement, vous pouvez la demander au bureau du restaurant concerné (Fedorest) sur présentation de votre badge. Demandez à votre chef ou à un(e) de vos collègues comment cela se passe dans votre bâtiment. Attention, votre clé de paiement n’est utilisable que dans le restaurant d’émission de votre clé. Vous trouverez le menu de la semaine sur la page d’accueil de l’intranet via le bouton “Menu resto”. G. LIENS UTILES - Site Internet - Site intranet - My P&O - Crescendo - Echopark - Service Desk ICT - Centre d’information P&O - Fedweb - My Academy - Fed + 13
Plus d’informations : SPF Finances Service d’encadrement Personnel & Organisation | Centre d’information Boulevard du Roi Albert II 33, bte 80 - 1030 Bruxelles Tél. : 0257 257 60 • Formulaire online Éditeur responsable : SPF Finances Service Coordination stratégique et Communication Francis Adyns Boulevard du Roi Albert II 33, bte 70 - 1030 Bruxelles • www.fin.belgium.be D/2018-1418/26
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