Cahier des charges Appel d'offres UCA-21/013 Procédure ouverte - TED eTendering
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Conseil de l'Union européenne
Secrétariat général
Cahier des charges
Appel d'offres UCA-21/013
Procédure ouverte
Conduite, inspection, maintenance et travaux d'adaptation des
installations techniques dans le bâtiment Crèche du Secrétariat général
du Conseil de l'Union européenneTABLE DES MATIERES
I. INFORMATIONS GÉNÉRALES ....................................................................................... 4
II. OBJET DE L'APPEL D'OFFRES ...................................................................................... 4
III. DIVISION EN LOTS.......................................................................................................... 4
IV. VARIANTES ..................................................................................................................... 4
SPÉCIFICATIONS FONCTIONNELLES ET TECHNIQUES...................................................... 5
I. PRINCIPES GÉNÉRAUX DU CONTRAT: OBLIGATION DE RÉSULTATS...................... 5
1. Description de l'immeuble ................................................................................... 6
2. Généralités .......................................................................................................... 7
II. PRESTATIONS DE MAINTENANCE.............................................................................. 10
1. Programme d'exécution des prestations ........................................................... 10
2. Maintenance...................................................................................................... 10
3. Dommages-intérêts ........................................................................................... 18
III. PRESTATIONS DE CONDUITE/INSPECTION DES INSTALLATIONS ......................... 18
1. Conduite ............................................................................................................ 18
2. Inspections ........................................................................................................ 19
IV. TRAVAUX D'ADAPTATION............................................................................................ 20
1. Définition ........................................................................................................... 20
2. Organisation des travaux d'adaptation .............................................................. 21
V. INFORMATIONS TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES..................................... 22
1. Organisation du contractant (Exigence minimale - cf Annexe II) ....................... 22
2. Contraintes Organisationnelles ......................................................................... 22
3. Moyens à mettre à disposition par le Contractant.............................................. 24
4. Ressources Humaines (Exigence minimale - cf Annexe II) ............................... 24
VI. ENGAGEMENTS/RESPONSABILITES/INFORMATIONS A FOURNIR PAR LE
POUVOIR ADJUDICATEUR........................................................................................... 26
VII. INSTALLATIONS ............................................................................................................ 26
1. Prise en charge ................................................................................................. 26
2. Restitution ......................................................................................................... 27
3. Ajouts et suppressions aux installations ............................................................ 27
VIII. ASPECTS ADMINISTRATIFS ........................................................................................ 28
1. Informations et rapports de réunion ................................................................... 28
2. Gestion informatisée des interventions et du stock ........................................... 28
3. Documents d’exploitation .................................................................................. 29
4. Gestion environnementale (Exigence minimale - cf Annexe II) ......................... 30
5. Entreprises simultanées .................................................................................... 32
6. Coordination sécurité ........................................................................................ 32
7. Prévention des risques professionnels .............................................................. 33
IX. MODALITÉS EN MATIÈRE D’ÉTABLISSEMENT DES PRIX, COMMANDES ET DE
FACTURATION .............................................................................................................. 34
1. Mode d'établissement des prix .......................................................................... 34
2. Commandes ..................................................................................................... 35
3. Facturation ........................................................................................................ 35
4. Dommages - intérêts et notes de crédit ............................................................. 36
5. Sous-traitance ................................................................................................... 36
UCA 21/013 Cahier des charges 2TABLE DES MATIERES
6. Application du coefficient ................................................................................... 37
7. Procédure de sélection des fournisseurs ou prestataires de services tiers pour des
prestations hors bordereau ............................................................................... 37
8. Déclassement du matériel supprimé suite à des travaux .................................. 39
9. Gestion des stocks et inventaires ...................................................................... 39
10. Audit, contrôle et vérifications............................................................................ 40
PARTIE ADMINISTRATIVE .................................................................................................... 41
I. PARTICIPATION À LA PROCÉDURE D'APPEL D'OFFRES ......................................... 41
II. PREUVE EN MATIÈRE D'ACCÈS AUX PROCÉDURES DE PASSATION DE MARCHÉS
....................................................................................................................................... 41
1. Formulaire "Entité légale" et éléments de preuve .............................................. 41
2. Fiche d'identification financière et éléments de preuve ..................................... 41
3. Offres conjointes/groupements/consortia .......................................................... 42
4. Sous-traitance ................................................................................................... 42
III. PROTOCOLE SUR LES PRIVILÈGES ET IMMUNITÉS DE L'UNION EUROPÉENNE . 43
IV. ÉVALUATION ................................................................................................................. 43
1. Étapes de l'évaluation ....................................................................................... 43
2. Critères d'exclusion ........................................................................................... 44
3. Critères de sélection.......................................................................................... 44
V. CRITÈRES D'ATTRIBUTION ......................................................................................... 47
1. Méthode d'attribution ......................................................................................... 47
2. Évaluation financière ......................................................................................... 47
VI. LISTE DES ANNEXES ................................................................................................... 48
VII. LISTE DES APPENDICES ............................................................................................. 48
VIII. CONTENU DE L'OFFRE ................................................................................................ 49
UCA 21/013 Cahier des charges 3I. INFORMATIONS GÉNÉRALES
Le Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne gère dans ses installations une
crèche d'une capacité d'accueil de 180 enfants. Le bâtiment de la crèche situé entre la
rue de la Brabançonne et la chaussée de Louvain à 1030 Bruxelles, exige des activités
régulières de maintenance et d'adaptation des installations techniques. Le contrat actuel
arrive à échéance le 30 juin 2021 et doit être renouvelé.
II. OBJET DE L'APPEL D'OFFRES
L'objet de l'appel d'offres est de conclure un contrat-cadre de services pour des
prestations de conduite, d'inspection, de maintenance préventive et corrective ainsi que
pour les travaux d'adaptations relatifs aux installations techniques du bâtiment Crèche
appartenant au Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne (ci-après
dénommé "le Secrétariat"). La prise d'effet du contrat est prévue entre septembre et
novembre 2021 Le marché aura une durée de 4 ans au maximum. Le contrat sera signé
pour une durée initiale de 2 ans suivie d'une possibilité de reconduction annuelle à deux
(2) reprises.
III. DIVISION EN LOTS
Le marché n'est pas divisé en lots.
IV. VARIANTES
Les variantes ne sont pas autorisées.
UCA 21/013 Cahier des charges 4SPÉCIFICATIONS FONCTIONNELLES ET TECHNIQUES
• Pour toute référence à "jour(s) ouvré(s)" et "jour(s) férié(s)", veuillez tenir compte que le
calendrier applicable est celui des institutions européennes, et que ce calendrier diffère
du calendrier national. Les jours fériés des institutions européennes sont connus
plusieurs mois à l’avance. Voici comme exemple la publication pour 2021:
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32020D0303%2801%29
• Pour toutes les prestations, la main d’œuvre est comprise sauf dans les cas où il est
indiqué explicitement qu’elle est exclue. L’offre financière doit inclure cette main
d’ouvre à la charge du contractant et toutes les dépenses générales ainsi que celles
directement ou indirectement associées aux prestations des services et livraison du
matériel.
I. PRINCIPES GÉNÉRAUX DU CONTRAT: OBLIGATION DE RÉSULTATS
Les prestations définies dans le présent cahier des charges constituent un marché avec
obligation de résultats (fonctionnalité des installations, qualité de la transmission
d'information et respect des délais) et mise en œuvre de moyens minimaux.
Les prestations sont à exécuter dans un bâtiment dans lequel les activités habituelles
doivent continuer avec le moins de nuisance possible pour les occupants et les enfants.
Le contractant s'engage à exécuter, dans l'ensemble et sans restriction, la conduite
(incluant les inspections SECT ou audits de suivi de la maintenance des installations du
Secrétariat) et l'entretien de telle façon que l'ensemble des installations décrites puissent
assurer les fonctions auxquelles elles sont destinées dans les meilleures conditions de
confort, de sécurité, d'efficacité et de consommation d'énergie.
Le contractant est, par exemple, notamment tenu d'adapter son équipe de manière à
respecter le planning d'entretien et à assurer toutes les prestations de conduite,
d'inspection, d'entretien préventif et correctif/curatif et les dépannages.
Les prestations suivantes seront forfaitaires:
la conduite des installations techniques, ainsi que le contrôle de leur
fonctionnement,
la maintenance préventive et corrective/curative des installations sanitaires et
d'HVAC (chauffage, ventilation et climatisation),
la maintenance préventive et corrective/curative des installations électriques
(courant fort), électromécaniques, de détection incendie, et du culinaire;
la fourniture et remplacement des composants nécessaires dans le cadre de la
maintenance (préventive et corrective) à concurrence d'une valeur unitaire
inférieure ou égale à 800 €.
Le cas échéant, des travaux d'adaptation des installations décrites ci-avant pourront être
commandés.
Les objectifs en matière de résultats consistent à:
garantir en permanence le fonctionnement optimal des installations techniques, au
travers du bon entretien des équipements et le maintien de toutes leurs
UCA 21/013 Cahier des charges 5fonctionnalités en respectant les périodicités d’entretien et contrôles établis dans le
plan d’entretien annuel et d’exécution mensuel;
produire les rapports nécessaires au suivi des installations techniques.
Ces objectifs seront atteints en respectant les conditions d’exécution suivantes :
limiter les gênes et ne pas entraver l'exploitation normale du site;
maintenir le niveau de performance générale des dispositifs;
contribuer à limiter les consommations énergétiques.
Les résultats attendus sont détaillés dans le tableau du SLA (Service Level Agreement)
en annexe III du contrat-cadre. Si le contractant ne respecte pas les objectifs fixés par le
présent contrat, des dommages- intérêts tels que définis dans le tableau du SLA et dans
le modèle du contrat-cadre pourront être appliqués.
Le contractant est responsable de l’obtention des performances définies ci-après. Il
prend toutes les dispositions, tant lors de l’établissement des prix et tarifs de son offre,
qu’à l’occasion des remises de prix pour les différents projets de travaux d'adaptation,
pour que lors de l’exécution des travaux lesdites performances soient atteintes. Aucun
supplément de prix ni de délai ne sera accepté plus tard.
1. Description de l'immeuble
Le bâtiment CRECHE est situé entre la rue de la Brabançonne et la chaussée de
Louvain à 1030 Bruxelles et permet d'accueillir environ 180 enfants.
Le bâtiment a une superficie de 3.264 m² en superstructure et 911 m² en infrastructure.
L'immeuble comporte:
2 sous-sols dans lesquels se trouvent les parkings et divers locaux techniques et de
stockage, le rez-de-chaussée abrite entre autres les locaux de cuisine et l'infirmerie,
5 étages destinés aux locaux de garderie des enfants et
un étage technique (6ème étage) dans lequel se trouvent la machinerie ascenseurs, la
centrale de traitement d'air principale ainsi que les installations de productions et de
distribution d'eau de chauffage et d'eau glacée.
Le bâtiment principal situé le long de la chaussée de Louvain dispose d'un accès au
parking souterrain pour les véhicules. Un accès vers la cour intérieure est possible par la
rue de la Brabançonne.
Un bâtiment annexe composé de trois niveaux situé côté rue de la Brabançonne est
destiné à des fonctions de bureau et de logement.
Les installations techniques de la crèche sont présentées en appendice 5.
UCA 21/013 Cahier des charges 62. Généralités
2.1 Performances
A l’occasion des prestations d’entretien et de travaux d'adaptation à réaliser dans le
bâtiment Crèche, les performances, matériaux, modes de construction et aspects
doivent être identiques à ceux des constructions existantes. Afin de s’assurer des
performances exigées, le contractant doit consulter les cahier des charges, plans et
notes techniques et d’entretien de l’immeuble. Il tient compte de la version «as built» de
ces documents.
Le contractant met en œuvre les matériaux nécessaires à l'obtention des performances
spécifiées ci-après. A cette fin il utilise des matériaux identiques à ceux déjà installés;
toutefois, si ceux-ci ne sont pas disponibles ou si leur emploi ne permet pas d'obtenir ces
performances, le contractant soumet à l'approbation du Secrétariat une note technique
recommandant un autre choix qui garantit au moins ces performances et correspond
pour les autres caractéristiques non spécifiées dans le présent document à une qualité
au moins égale à celle des matériaux déjà installés.
Par ailleurs, les prestations doivent être réalisées de telle façon que les constructions,
installations et parachèvements existants ne soient pas abîmés. Ceci est notamment le
cas pour ce qui concerne les modifications aux équipements terminaux des installations
techniques. Le contractant est responsable de la bonne conservation des éléments
réutilisables.
Le contractant respectera les règlements et normes applicables aux installations à
entretenir. Il assurera la mise en conformité des installations à la suite d'anomalies
constatées par un organisme agréé assurant les contrôles légaux.
2.2 Autorisations de travail / Permis de feu
Tout travail exécuté sur le site doit être couvert par une autorisation de travail ou un
permis de feu. Cette obligation est une responsabilité du Contractant pour lui-même,
pour ses sous-traitants et pour les firmes qu'il doit coordonner en cotraitance. Hors
urgence, c'est à dire pour tous les travaux planifiés, les permis, seront demandés au
moins 1 jour ouvré avant le début des travaux
Une autorisation de travail doit être demandée au Secrétariat pour l'exécution de tout
type de travaux (entretien, renouvellement, réparation, nouvelle installation, …) qui, par
leur nature, donnent lieu à des risques élevés (voir annexe " Règles et consignes en
matière de prévention"). Pour certains types de travaux répétitifs, une autorisation de
travail à long terme pourra être demandée sur base d'un PPSS (Plan Particulier de
Santé et Sécurité) spécifique aux activités envisagées sur le site.
Avant le début de travaux à flamme nue ou pour des travaux qui d'une manière ou d'une
autre peuvent comporter un danger d'incendie ou d'explosion, un permis feu doit être
demandé au Secrétariat (voir annexe "Règles et consignes en matière de prévention")
UCA 21/013 Cahier des charges 72.3 Comportement des ouvrages sous l’action du feu
Le bâtiment CRÈCHE est réalisé conformément aux prescriptions des normes belges
relatives à la protection contre l’incendie dans les bâtiments.
A l’occasion de ses travaux, le Contractant est tenu de maintenir intactes les mesures
actives et passives prises pour assurer la protection contre les risques d’incendie du
bâtiment. Ceci concerne notamment le respect de l’intégrité des limites des zones
coupe-feu, ainsi que le choix des matériaux à mettre en œuvre.
En ce qui concerne la préservation du compartimentage au feu, il se conforme aux
principes énoncés dans le " Procédure pour le suivi des ouvertures dans
des compartimentages coupe-feu" repris en appendice 4.
Pendant l'exécution des travaux, les zones de travail concernées doivent être
efficacement protégées contre les risques d'incendie; cette obligation comprend tant le
maintien en bon état des systèmes de détection et d'alerte incendie ainsi que des
équipements de protection et de lutte contre l'incendie.
L'attention est attirée sur le fait que certaines conduites d'air sont enrobées de matériau
résistant au feu pour réaliser une protection Rf 2h contre le feu. Le contractant est tenu
de garder cette isolation dans un état impeccable.
2.4 Dispositions acoustiques
Le contractant doit veiller à respecter la qualité générale du bâtiment pour ce qui
concerne l’acoustique.
Ceci concerne notamment:
- l'isolation acoustique entre les locaux techniques et les locaux de travail/destinés à
l'usage des enfants;
- l'isolation acoustique entre locaux de travail;
- le niveau de bruit généré par les installations techniques;
- l'isolation vibratoire.
2.5 Isolation thermique
Le contractant veillera à laisser et maintenir intacte l’isolation thermique des gaines,
conduits, vannes, pompes et équipements.
2.6 Exigences de stabilité
Le contractant consultera les plans de surcharge afin de déterminer si les travaux
d'adaptation envisagés risquent de porter atteinte à la stabilité du bâtiment.
2.7 Exigences en relation avec les techniques spéciales
Par ses prestations, le contractant ne peut pas altérer les performances et
fonctionnalités de divers réseaux de techniques spéciales (chauffage, climatisation,
électricité, éclairage, communications, sécurité, sanitaires, etc. ...).
Le contractant s’assurera que les travaux sur ces réseaux sont effectués par des
spécialistes, le cas échéant, après étude effectuée par un ingénieur-conseil compétent
en la matière.
Le contractant ne mettra pas d’étiquettes publicitaires sur les équipements.
UCA 21/013 Cahier des charges 82.8 Liaisons équipotentielles et protection contre la foudre
Le contractant doit assurer et maintenir les liaisons équipotentielles de toutes les
structures métalliques intervenant dans ses installations et ce, conformément aux
impositions du Règlement Général sur les Installations électriques et à la norme NBN
C18-100.
Il veillera au maintien du réseau de mise à la terre placé lors de la construction du
bâtiment.
Le contractant doit prendre toutes mesures pour que la protection du bâtiment contre la
foudre reste intacte.
2.9 Exigences de conformité
Le contractant est tenu de prouver que les matériaux, installations et ouvrages qu'il
propose de réaliser sont conformes aux clauses et conditions du présent document, ainsi
qu'aux exigences de réaction et de résistance au feu énoncées dans les Arrêtés Royaux
Belges en vigueur fixant les normes de base en matière de prévention contre l'incendie,
en fonction de leur localisation (chemins d'évacuations, salles,…) notamment l'A.R. du 7
décembre 2016.
A défaut de pouvoir produire les preuves de conformité de ses matériaux et ouvrages
aux prescriptions, il fait réaliser à sa charge des essais par des laboratoires ou
organismes de contrôle agréés.
Le résultat de ces essais doit être remis au Secrétariat au plus tard 15 jours avant
l'installation ou l'utilisation des équipements et matériaux concernés.
2.10 Échantillons
Pour les équipements des installations techniques à placer dans les locaux de travail
(bureaux, salles, sanitaires, couloirs, locaux pour les enfants, etc.), le contractant est
tenu de présenter au préalable des échantillons et une fiche technique. Cette obligation
ne s’applique pas lorsqu’il s’agit d’équipements identiques à ceux existants dans le
bâtiment.
Les échantillons doivent permettre au Secrétariat un large éventail de choix de teinte,
texture ou aspect.
La présentation d’échantillons est une charge du contractant et ne peut entraîner aucuns
frais pour le Secrétariat.
2.11 Anomalies et dégâts
L'exécution des prestations est faite de telle sorte qu'il n'est causé aucun dommage au
bâtiment, aux installations, aux parachèvements, au mobilier ou aux autres objets qui s'y
trouvent.
Ceci est notamment le cas pour des opérations de placement, de déplacement ou
d'enlèvement d'équipements terminaux (radiateurs, ventilo-convecteurs, grilles,
appareils, tubes et lampes d'éclairage, appareils sanitaires, etc.).
Les dégâts résultant de l'inexpérience ou malveillance du personnel ou de l'inadéquation
des moyens utilisés seront mis à charge du contractant.
Le contractant est responsable de la bonne conservation des éléments réutilisables.
Le contractant signale par ailleurs au Secrétariat toutes les anomalies constatées par
son personnel, telles que:
- installations défectueuses,
- dysfonctionnement de portes, ascenseurs, éclairage,
- endommagements aux parachèvements.
Il instruit son personnel à être attentif à ce genre d'anomalies.
UCA 21/013 Cahier des charges 92.12 Hygiène, Sécurité, Nuisances
Le contractant, sous sa responsabilité exclusive, assume tous les risques pour
l'environnement résultant de ses obligations dans le cadre du présent contrat.( Voir point
VIII.4. - gestion environnementale)
Il lui appartient notamment:
- de prendre les dispositions appropriées pour le traitement des rejets, effluents ou
nuisances produits par ses activités, afin d'éviter toute atteinte à l'environnement,
- d'exécuter toutes les opérations nécessaires à l'obtention d'une conformité aux
dispositions réglementaires,
- d'obtenir les permis de feu si nécessaires.
Le contractant devra participer aux exercices liés à la sécurité, prévention des risques et
à la gestion de l'environnement organisés par le Secrétariat, nonobstant sa propre
responsabilité vis-à-vis de son personnel. Il s'assurera que son personnel devant
travailler sur des équipements à risques, possède la qualification adéquate et prend les
précautions nécessaires pour se protéger contre les dangers.
II. PRESTATIONS DE MAINTENANCE
1. Programme d'exécution des prestations
Le contractant établit un rapport mensuel d'exécution des prestations dans lequel il
détaille l’état d’avancement des différentes maintenances.
Il veille à attirer l'attention de ce dernier sur les interventions qui risqueraient de gêner
les utilisateurs ou qui comportent un risque pour la sécurité.
L'entretien doit se faire de façon à ne pas gêner les utilisateurs ni à altérer les conditions
d'ambiance dans les locaux. En cas de gêne (bruits, odeurs, interruptions de
fonctionnement, etc.) le Secrétariat peut décider d'arrêter les interventions en cours et
exiger de les faire à un autre moment. Un tel arrêt peut être exigé sans conséquences
financières pour le Secrétariat (Voir Pt V.2 Contraintes organisationnelles).
Le contractant est tenu d'assurer à tout moment la sauvegarde des installations dont il a
la charge. Ceci est notamment le cas lorsqu'on constate des avaries ou
dysfonctionnements qui pourraient provoquer d'autres désordres ou entraîner des
risques pour la sécurité.
2. Maintenance
2.1 Généralités
La maintenance des installations comprend l'ensemble des activités visant à les
maintenir en bon état de fonctionnement et à optimiser leur rendement.
Ces prestations ont par ailleurs pour but d'augmenter la durée de vie des installations,
d'éviter les situations dangereuses, les perturbations et pannes, le "sickbuilding
syndrome", ainsi que d'assurer un confort maximum et une consommation d'énergie
minimale.
Cet objectif est atteint par la conduite (incluant des inspections) des installations et par
leur entretien préventif et curatif, ainsi que par des dépannages.
UCA 21/013 Cahier des charges 102.2 Phase préalable
Préalablement aux prestations de conduite et d'entretien, le contractant procède à:
- l'étude des installations sur base du dossier "as-built" ainsi que par des visites
sur place,
- l'établissement d'un plan d'entretien annuel, dans un délai de 2 mois après la date de
prise d'effet du contrat, à soumettre pour accord au Secrétariat.
- l'établissement d'une analyse de risques et des actions de prévention spécifiques non
envisagées dans le PPSS (Plan Particulier de Sécurité et Santé).
2.3 Conditions de fonctionnement à maintenir
a. Sauf dispositions dérogatoires imposées par le Secrétariat, les conditions normales de
fonctionnement de la climatisation seront maintenues dans les limites suivantes:
1) Conditions intérieures d'ambiance à respecter:
en hiver : température sèche : 20° minimum
tolérance +/- 1 °C.
humidité relative : 40 % minimum
tolérance +/- 5 %
en été: température sèche : 30°C
tolérance +/- 1°C
humidité relative: 70% maximum
tolérance +/- 10%
2) Les conditions intérieures susvisées sont à atteindre pour les conditions
climatiques extérieures extrêmes suivantes:
en hiver : température sèche : -10 ° C.
humidité relative : 90 %
vitesse du vent : 4m/sec.
en été : température sèche : 30 ° C.
humidité relative : 50 %
enthalpie: 15,4 kcal/kg air sec
b. Le contractant veillera à maintenir en permanence les conditions d'hygiène suivantes:
1) parkings:
taux de CO < 25 ppm
taux de CO2 < 1000 ppm
2) eaux des humidificateurs et tours de refroidissement :
dureté 7°F +/-1°F
staphylocoques totaux < 500 par 100 ml
germes aérobie mésophiles < 10.000 par ml
coliformes < 100 par ml
bactérie "legionella" < 100 CFU par l
moisissures < 500 par ml
actinomycètes thermophiles < 100 par ml
germes bacs laveurs < 25.000 U/ml (22°C 72h)
< 500 RLU/ATP (Merck)
UCA 21/013 Cahier des charges 113) eau sanitaire chaude et froide :
staphylocoques totaux < 500 par 100 ml
germes aérobie mésophiles < 10.000 par ml
coliformes < 100 par ml
bactérie "legionella" < 100 CFU par l
moisissures < 500 par ml
actinomycètes thermophiles < 100 par ml
Il est entendu qu'à tout moment, le Secrétariat pourra modifier les conditions d'ambiance
à respecter et ce, dans les limites des équipements existants.
Le contractant ne pourra se prévaloir d'éventuels dysfonctionnements des systèmes de
régulation automatique pour justifier le non-respect des conditions de confort.
2.4 Maintenance préventive
La maintenance préventive des installations est réalisée conformément au programme
imposé par le fournisseur des équipements; elle comprend aussi la rectification des
défauts constatés lors de la conduite et qui n'ont pas fait l'objet de corrections, et
comporte notamment les prestations suivantes:
- le contrôle, l'ajout ou le remplacement de fluides caloporteurs ("fréon"), produits
chimiques, (sel pour adoucisseurs), produits de lutte contre l'incendie,
- les réglages prescrits par les fabricants,
- le ramonage des cheminées, le détartrage des chaudières, échangeurs,
humidificateurs, boilers,
- les travaux de démontage et de remontage nécessaires à l'entretien des
équipements,
- l'entretien de la cabine HT, TGBT, UPS et groupe de secours,
- le dépoussiérage régulier des tableaux électriques, le resserrage des connections,
le remplacement éventuel des dispositifs de protection,
- le maintien en état de la protection contre la corrosion et des isolations acoustiques
et thermiques,
- la vérification et serrage des fixations des équipements,
- l’entretien et le nettoyage et curage annuels du réseau d’évacuation des eaux
usées jusqu’au raccordement avec le collecteur public, (le pompage et l’évacuation
des déchets est aussi à charge du contractant),
- le relampage systématique des luminaires en fonction des heures d'utilisation et
des durées de vie catalogue (le cout des lampes est à charge du contractant).
- le remplacement des batteries selon nécessité (UPS, blocs de secours, rétenteurs
de portes, détection incendie, etc ..).
- le traitement et l'analyse des eaux,
- le nettoyage mensuel (balayage et aspiration) des locaux et trémies techniques, le
nettoyage des avaloirs de sol, des filtres, grilles, plénums, etc...),
- le nettoyage de l’intérieur des hottes de cuisine, des extracteurs et des gaines
d’extraction jusqu’à la grille de rejet d’air extérieur au moins deux fois par an.
Le contractant se conforme au programme d’entretien minimal préventif fourni à
l’appendice 1.
Le contractant fourni endéans les deux premiers mois suivant la prise d'effet du contrat
et ensuite à chaque date d'anniversaire de la prise d'effet du contrat, un planning général
annuel (présenté par semaine) qui mentionne les dates auxquelles il envisage de faire
l'entretien préventif de chaque équipement.
UCA 21/013 Cahier des charges 12Le contractant pourra, chaque année et avec l'accord du Secrétariat, adapter le planning
général en fonction de l'état des équipements dans le bâtiment et en fonctions des
prescriptions des fournisseurs.
En cas de non-respect du planning susmentionné , tout dépassement de délai pourra
être pénalisé suivant les SLA de l'annexe III du contrat-cadre.
L'entretien préventif comprend en outre;
- l'assistance et la participation aux contrôles périodiques effectués par un
organisme agréé dans le cadre de la réglementation belge et la rectification des
défauts constatés lors de la conduite et qui n'ont pas fait l'objet de corrections.
- l'établissement du rapport mensuel sur le fonctionnement des installations, sur
l'usure prématurée de celles-ci, sur les essais, contrôles et réglages réalisés;
- la gestion, l'entretien et le renouvellement du stock de pièces de rechange et des
consommables ainsi que des moyens et outils de travail;
- les prestations renseignées "Selon Nécessité" (SN dans le programme, appendice
1), qui seront réalisées au fur et à mesure des demandes et/ou des besoins.
2.5 Maintenance corrective/curative
La maintenance corrective/curative a pour but de remédier aux perturbations,
manquements, pannes et défauts des installations à entretenir; elle comprend
notamment:
- la mise en conformité des installations à la suite d'anomalies constatées par un
organisme assurant les contrôles réglementaires prescrits et pour autant que ces
anomalies soient imputables au contractant. Si tel n'est pas le cas, le contractant
proposera la mise en conformité de manière formelle au Secrétariat sur base d’un
devis;
- les heures de travail et les fournitures pour déceler la cause de la perturbation ou
du manquement,
- les mesures transitoires nécessaires pour pallier aux inconvénients d'une
installation tombée en panne,
- l'établissement d'un diagnostic sur les pannes importantes et/ou fréquentes,
- la fourniture et le placement de pièces de rechange dans les conditions prévues au
paragraphe 2.7.1.
Sauf en cas de force majeure ou accord préalable du Secrétariat, les prestations de
réparation urgentes continueront sans relâche et sans tenir compte des horaires et jours
de travail, mais en conformité avec les contraintes de bon fonctionnement de la crèche.
Chaque intervention fera l'objet d'une fiche mentionnant l'origine du problème, le
diagnostic détaillé et les mesures prises ou à prendre ainsi que les heures de début et
de fin d'intervention.
Le contractant proposera au Secrétariat d'effectuer le remplacement des pièces, organes
ou matériels devenus normalement ou prématurément hors service.
2.6 Délais d'interventions en cas de panne
Le délai d'intervention est le délai compris entre le moment où la panne est signalée au
contractant ou détectée par ce dernier et le moment où l'intervention sur site commence.
Le délai de dépannage est le temps nécessaire compris entre le moment où la panne est
signalée au contractant ou détectée par ce dernier et le moment où la remise en service
est effective soit de manière provisoire (mode dégradé) soit de manière définitive.
UCA 21/013 Cahier des charges 13Hors heures ouvrées (nuits et Weekend et
Heures ouvrées
(Lundi-vendredi 07h00-19h00) jours fériés du Conseil):
Délai Délai de dépannage Délai Délai de dépannage
d'intervention d'intervention
Remise en Remise en Remise en Remise en
service service service service
provisoire: définitive: provisoire: définitive:
Criticité 3: 1 heure 4 heures 24 heures 2 heures 8 heures 48 heures
Criticité 2: 4 heures 12 heures 48 heures 16 heures 24 heures 48 heures
Criticité 1: 8 heures 72 heures 96 heures 24 heures 72 heures 96 heures
Les niveaux de criticité par équipement sont repris dans l'inventaire des équipements en
appendice 2.
Les délais ci-dessus sont prolongés des délais d'approvisionnement dûment justifiés
pour les matériels non retenus par le Secrétariat au stock de réserve ou ceux pour
lesquels le contractant ne garantit aucun délai d’approvisionnement en accord avec le
Secrétariat.
Sur demande du contractant auprès du Secrétariat, le délai pourrait être prolongé dans
le cas où les réparations justifieraient un délai complémentaire lié à des travaux d'autres
corps de métiers. Dans ce cas, la coordination éventuelle, l’organisation, voire le suivi
des interventions d’autres corps de métier relèvent des missions du Contractant.
Pour les interventions de garde en dehors des heures ouvrées le contractant informera
le Secrétariat au plus tard le lendemain ou le premier jour ouvré après l'intervention,
avant 10h du matin.
2.7 Approvisionnements
2.7.1 Fournitures, à charge du Contractant, de pièces et d'équipements
nécessaires au bon fonctionnement des installations.
Le contractant fournit à ses frais tous les matériels, matériaux et pièces de rechange
nécessaires au bon fonctionnement et au maintien des installations, étant entendu que
d’une part, la valeur unitaire (soit le prix de 1 pièce quel que soit le conditionnement
proposé) de ces matériels n'excède pas 800,-€ HTVA (prix net, remise déduite), et que
d’autre part, il s’agisse uniquement d’opérations de maintenance préventive ou curative
ou de dépannage. La valeur considérée est celle de la facture du fournisseur, prix net,
remise fournisseur déduite, hors TVA, hors frais de port et hors coefficient de majoration
mentionné au bordereau financier.
En cas de remplacements multiples d’un élément identique d’une valeur inférieure à ces
montants, quelle que soit la période considérée, le cumul du montant de ces
remplacements ne sera pas autorisé. Par exemple: les filtres, les lampes et les
détecteurs incendie sont considérés comme éléments identiques et font partie de la
maintenance préventive.
Le fait que des parties ou des composants déterminés sont difficiles à entretenir, que le
remplacement et/ou la réparation de matériel déterminé est difficile ne constituera pas un
UCA 21/013 Cahier des charges 14motif pour une compensation supplémentaire et aucune diminution des obligations du
contractant ne sera autorisée.
Sont exclus de cette obligation contractuelle:
1) les dommages causés aux composants par des tiers;
2) la nécessité de remplacement suite à une évolution de la législation.
Par pièce et équipements nécessaires au bon fonctionnement, le Secrétariat entend
notamment les éléments suivants :
- lampes de signalisation, relais, horloges, interrupteurs, résistances, petits
transformateurs, thermomètres et manomètres, les fusibles, les relais thermiques,
les disjoncteurs;
- batteries (inclus batteries UPS), accumulateurs et piles (y inclus les piles des
thermostats),
- joints,
- voyants lumineux,
- fourniture de toutes les lampes (PL, TL, fluorescent, LED, …) de qualité
équivalente des lampes existantes,
- sel pour les adoucisseurs (soit à l'heure actuelle, +/- 2 tonnes par an),
- filtres à air, d'eau et d'huile, de fréon, etc.,.
- joints d'étanchéité et bourrages d'étanchéité spéciaux, les courroies et
manchettes souples,
- matériels d'isolation thermique, acoustique et antivibratoire,
- produits consommables dont les huiles, graisses, fréon, peintures, produits de
nettoyage, chiffons et brosses,
- vis, boulons, écrous, fixations,
- produits nécessaires au traitement d'eau (p.ex. résines), le fluide frigorigène pour les
groupes frigorifiques, l'antigel pour l'eau glacée,
- pulvérisateurs, atomiseurs, flotteurs, sondes,
- robinetterie, siphons, petits boilers,
- paliers, poulies, roulements et bagues,
- détecteurs incendie,
- toute autre fourniture/pièce/équipement dont le prix unitaire (remise comprise -
valeur correspondant à la facture du fournisseur) est inférieur à 800€.
Remarque:
Les filtres de toute nature ne devront être composés que de matières métalliques ou
synthétiques, à l'exclusion de toute matière minérale (fibre de roche ou fibre de verre).
Les filtres doivent être de classe G4 (préfiltres) et F7 et de classe énergétique A (norme
ZN779:2012).
Il appartient au contractant de prévoir un stock suffisant des éléments susvisés afin de
garantir une intervention rapide en cas de défaillances.
2.7.2 Fournitures, à charge du Secrétariat, de pièces et d'équipements nécessaires au
bon fonctionnement des installations
Tous les matériaux et pièces de rechange dont la valeur unitaire excède 800 € HTVA
sont à charge du Secrétariat. La main d’œuvre nécessaire au remplacement de ces
matériaux et pièces de rechange dans le cadre d’opérations de maintenance préventive
ou curative ou de dépannage est également à charge du Secrétariat.
UCA 21/013 Cahier des charges 15Les fournitures suivantes sont à charge du Secrétariat mais le contractant, s'il y a lieu, en
surveille le stock et avertit en temps utile le Secrétariat pour procéder aux
approvisionnements nécessaires :
- le courant électrique,
- l'eau,
- le gaz naturel,
- le fuel pour les groupes électrogènes.
2.7.3 Mise en stock
Le contractant a également une obligation de conseil afin de mettre en stock les pièces,
dont la valeur unitaire est supérieure à 800€ HTVA, pouvant présenter des difficultés
d’approvisionnement et risquant de mettre en péril le bon fonctionnement des
installations ou de causer un préjudice grave aux occupants. A cette fin, le contractant
fournira une liste de matériaux à commander par le Secrétariat et qui seront stockés sur
site et gérés par le contractant. Les listes de stock mises à jour seront remises au
Secrétariat. La procédure de gestion de ce stock est décrite au point IX.9 ci-après.
2.7.4 Synthèse
En résumé, la prise en charge financière de la fourniture et du remplacement des
composants se fera selon le schéma suivant:
Coût des pièces Prix unitaire ≤ à 800€ Prix unitaire > à 800€
Main
Matériel Matériel Main d'œuvre*
d'œuvre
Maintenance préventive Contractant Contractant SG SG
Maintenance
corrective/dépannages/réparation Contractant Contractant SG SG
s (avec ou sans sous-traitance)
Travaux adaptations SG SG SG SG
*Selon les modalités prévues dans le point IV.2
La valeur de 800 € mentionnée dans les différents paragraphes ci-dessus est fixe pour
toute la durée du contrat.
2.8 Entretien général des locaux et trémies techniques
Le contractant est responsable du maintien en bon état des locaux et des trémies
techniques pour lesquels il assure l'entretien. A ce titre, le contractant assure
notamment:
- le nettoyage des locaux techniques et l'évacuation des déchets,
- la fermeture et verrouillage des portes et portillons.
Dans tous les autres locaux où le contractant doit effectuer des prestations, il en assure
la remise en état après chacune de ses interventions.
2.9 Limites d'entreprise
Sont à entretenir par le contractant, l'ensemble des installations, appareils, équipements,
tableaux électriques, tuyauteries, conduits, canalisations et câblages dont notamment:
UCA 21/013 Cahier des charges 16a) pour les sanitaires:
- le système d'adduction d'eau à partir des compteurs d'entrée (compteurs inclus)
avec surpresseurs adoucisseurs et réchauffeurs,
- les appareils sanitaires,
- le traitement hebdomadaire des boucles d’eau chaude sanitaire pour empêcher le
développement des légionnelles (voir programme de traitement en appendice I).
Les chocs thermiques doivent se faire en-dehors des heures normales d'ouverture
de la crèche.
- le réseau d'évacuation d'eau sanitaire et d'eau de pluie jusqu'au raccordement au
réseau public à l'extérieur du bâtiment,
- les systèmes de protection et de lutte contre l'incendie.
- La vidange et le nettoyage du bac dégraisseur une fois par an.
b) pour l'HVAC
- l'amenée et le stockage des combustibles (compteurs inclus),
- les productions de chaud et de froid,
- les systèmes de ventilation et de conditionnement d'air,
- les réseaux de radiateurs et d’aérothermes,
- les systèmes d’automatismes de régulation, incluant les régulateurs terminaux,
ainsi que le câblage,
- les systèmes de protection et de lutte contre l'incendie,
- le traitement des eaux des circuits de chauffage et de refroidissement pour le
maintien des caractéristiques chimiques de celles-ci.
Est exclu du marché l'entretien du serveur, des sondes et des régulateurs Honeywell (il
existe un contrat entre Honeywell et le Secrétariat). Néanmoins, le contractant est
responsable de la gestion et de la conduite des installations techniques via la GTC
Honeywell.
c) pour l'électricité:
- le réseau de haute tension à partir de l'arrivée (compteurs compris),
- les réseaux de basse tension et de courant faible (pour la régulation des
équipements),
- les éléments de transformation et de protection,
- les systèmes et automatismes de régulation,
- les appareils d'éclairage et leurs commandes et notamment le remplacement de
lampes, starters, tubes d'éclairage, interrupteurs, ballasts,
- les réseaux de petite force motrice (prises, interrupteurs, détecteurs de
mouvements, etc..)
- les réseaux de force motrice,
- le groupe électrogène de secours, son automate et sa citerne, les réseaux de
détection, d'alerte incendie et d'avertissement,
- l’UPS et ses composants (Batteries, condensateurs, ventilateurs et filtres..etc.).
d) pour la détection incendie:
- les centraux incendies;
- les répétiteurs;
- les détecteurs;
- les sirènes;
- les flash;
- les boutons verre à briser.
e) pour les équipements électromécaniques d'accès :
- les barrières;
UCA 21/013 Cahier des charges 17- les volets;
- les tourniquets;
- les portes coulissantes;
- les herses.
f) pour les équipements culinaires: le contractant entretiendra tout équipement culinaire
électromécanique. Ceci concerne notamment les fours, sauteuses, lave-vaisselle, cuves de
cuisson, chambres froides, comptoirs réfrigérés ou chauffés ainsi que tous les équipements
accessoires et nécessaires au bon fonctionnement (compresseurs frigorifiques, fiches
électriques,…)
Voir la liste des équipements à l'appendice 2.
3. Dommages-intérêts
3.1. Dommages-intérêts en cas de retard
En cas de défaillance du contractant pour toute autre raison que les cas de force majeure, le
Secrétariat se réserve le droit d'appliquer des dommages-intérêts tels que définis dans le
tableau des SLA en annexe III du contrat-cadre.
3.2. Dommages-intérêts en cas de négligence
En cas de défaillance du contractant dans le suivi des règles et des consignes en matière de
prévention, le Secrétariat se réserve le droit d'appliquer une indemnité basée sur le même
système décrit dans II.2.6 et II.3. et telle que définie dans le tableau des SLA en annexe III du
contrat-cadre.
III. PRESTATIONS DE CONDUITE/INSPECTION DES INSTALLATIONS
1. Conduite
Le contractant assure, tous les jours ouvrés de la Crèche, la conduite des installations
techniques du bâtiment pour s'assurer de leur bon fonctionnement, notamment
- pour le bon fonctionnement des installations de climatisation et/ou de chauffage;
- pour le maintien des températures dans les chambres froides et frigo;
- pour le bon fonctionnement de l'éclairage et en particulier de l'éclairage de secours;
- pour le relevé des alarmes.
Pour cela, il réalise notamment
- la mise en route et l'arrêt des installations et équipements de production, de
transformation et de distribution de froid, de chaud, d'électricité et d'eau;
- la régulation de ces installations selon le principe d'une optimisation du confort pour
les occupants du bâtiment d'une part et dans le souci d'économiser l'énergie d'autre
part ;
- l'assistance au relevé des compteurs, au remplissage des cuves de fuel, ainsi que
pour les visites d'inspection par des organismes agréés ou par le Secrétariat;
- la participation aux tests des installations et notamment trimestriellement, le soir
d'un jour en semaine, du bon fonctionnement des groupes de secours et des
équipements de sécurité qui y sont liés;
- l'établissement journalier d'une check-list des paramètres à prendre en compte;
- la mise à jour des plans, si nécessaire.
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