2018 CAHIER DES CHARGES - À destination des porteurs de projets - EJC2018.versionABau 13dec17
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
2018
CAHIER DES CHARGES
À destination des porteurs de projets
31e édition des Entretiens Jacques Cartier
12 – 14 novembre 2018
Chers Partenaires du Centre Jacques Cartier, Nos derniers Entretiens Jacques Cartier, la 30ème édition, viennent de se terminer. Ils ont rassemblé 383 conférenciers durant 3 jours, 29 événements, des délégations universitaires, commerciales et institutionnelles confirmant le caractère unique et incontournable de notre événement dans la coopération franco-québécoise et canadienne. C’est en tout 2900 personnes du Québec, d’Auvergne-Rhône-Alpes, venues des Métropoles de Lyon, Montréal, St-Etienne et Clermont Ferrand qui ont participé à ces Entretiens, avec un succès qui ne se dément pas. C’est grâce votre mobilisation active que les Entretiens Jacques Cartier proposent une programmation exigeante et diversifiée, en français. Ce succès confirme que la mission du Centre Jacques Cartier est plus que jamais d’actualité. Par l’intelligence collective, le Centre vise à valoriser les écosystèmes, notamment universitaires, scientifiques économiques, producteurs et porteurs de connaissances. Plus que jamais, afin de répondre aux défis liés à l’exigence d’innovation et de compréhension de la complexité de notre époque, le Centre Jacques Cartier souhaite mettre en avant une dynamique trans-sectorielle des échanges notamment dans la collaboration entre les mondes universitaires, socio-économiques et institutionnels. Le but est de proposer une réflexion diversifiée et complète à un public à la fois spécialisé mais aussi généraliste. Afin de préparer les 31ème Entretiens Jacques Cartier et afin de préserver cette exigence reconnue, nous lançons pour la deuxième année notre appel à projet. Cette méthode a déjà fortement porté ses fruits dès les Entretiens Jacques Cartier 2017 en renforçant les collaborations transversales et le renouvellement de sujets aux apports plus stratégiques. C’est pourquoi cette méthode est reconduite avec des améliorations pour répondre aux points qui ont été soulevés lors de la première campagne. L’esprit et le but de ce dernier est de maintenir une programmation pertinente et de qualité axée sur la compréhension des transformations et des enjeux actuels et à venir. L’équipe du Centre Jacques Cartier reste disponible pour toutes questions. Je tiens à vous remercier chaleureusement de la confiance faite au Centre Jacques Cartier et à nos Entretiens. Frédéric Bove, Directeur général
Qu’est-ce que l’appel à projets ?
Merci de votre intérêt pour les 31e Entretiens Jacques Cartier !
Comme chaque année, le Centre Jacques Cartier effectue un appel à
conférences et événements, à l'attention exclusive de ses membres,
afin de contribuer aux Entretiens Jacques Cartier, 3 jours d'événements
et de conférences qui se tiendront en région Auvergne-Rhône-Alpes du
12 au 14 novembre 2017.
Cet appel à projets se déroulera en quatre étapes que vous pourrez
retrouver ci-dessous, pilotés par un Comité de programmation
scientifique Québec-Canada/Auvergne-Rhône-Alpes.
• ÉTAPE 1 : DÉPÔT DES PROJETS. Clôture au 15 février 2018
• ETAPE 2 : PRESÉLECTION DES PROJETS. Annonce des projets
présélectionnés au 15 mars 2018
• ETAPE 3 : SELECTION DES PROJETS. Annonce des projets retenus
le 10 mai 2018
• ÉTAPE 4 : PRODUCTION FINALE ET COMPLÈTE DES PROJETS.
Finalisation au 31 mai 2018
Vous n'êtes pas encore membre du Centre ? Rendez-vous
sur cette page et adhérez à un réseau de plus de 50
membres franco-canadiens.Sommaire
I. Informations pratiques
II. Implications du Centre
III. Implications du porteur de projet
IV. Calendrier et étapes
V. Étape de dépôt des projets (Étape 1)
VI. Étape de présélection (Étape 2)
VII. Étape de sélection (Étape 3)
VIII. Etape de production finale (Étape 4)01
Informations pratiquesInformations pratiques
La 31ème édition des Entretiens Jacques Cartier :
Du 12 au 14 février 2018
Lyon, Saint-Etienne, Grenoble, Clermont-Ferrand
15 Colloques, conférences et événements sélectionnés
8 Chapitres récurrentsInformations pratiques
8 Chapitres :
• Santé et sciences de la vie
• Energie et développement durable
• Mobilités, Territoires, Smart Cities
• Enjeux sociaux et économiques
• Finances et affaires juridiques
• Numérique et technologies
• Entrepreneuriat
• Cultures, art et performanceL’édition 2017 en quelques chiffres
30e édition
3 jours
29 conférences et événements
385 conférenciers
16 lieux mis à disposition par nos partenaires
MONTRÉAL, QUÉBEC, SHERBROOKE, LAVAL, LONGUEIL02 Implications du Centre Jacques Cartier
Les prises en charge du Centre Jacques Cartier Le Centre Jacques Cartier prend en charge dans le cadre des Entretiens Jacques Cartier : - 3 personnes prises en charges : 1 billet d’avion A/R et 3 nuits d’hôtel par personne - La négociation de tarifs préférentiels pour les prestataires aériens et hôteliers - La mise en place d’une plateforme d’inscription / billetterie commune - La communication globale des Entretiens Jacques Cartier* - L’impression de la programmation complète *Le Centre Jacques Cartier s’engage à communiquer globalement sur toute la programmation des Entretiens Jacques Cartier, grâce à ses plateformes numériques : - Le site internet - Des infolettres - Les réseaux sociaux - Les relations presse La communication spécifique à votre événement reste toutefois sous votre responsabilité.
03
Implications du/des porteurs
de projetsLes implications logistiques du porteur de projet(s)
En tant que porteur de projet(s), il s’agit de votre événement.
Voici les actions à mettre en place pour la réussite de votre événement :
- Définir une personne ressource, en France et au Canada, qui sera pilote du projet, pour toutes
les communications avec le Centre ;
- Mettre à disposition du Centre Jacques Cartier les informations demandées aux échéances
attendues (exemple : le programme complet incluant les photos et bio des conférenciers)
- Gérer la billetterie de votre événement (payant ou gratuit) en utilisant la plateforme commune
des Entretiens (weezevent)
- Être en charge de la signalétique sur le lieu de l’événement, de la logistique et de l’accueil
des participants le jour J ;
Pour toutes ces actions, l’équipe du Centre Jacques Cartier est bien entendu
disponible pour vous accompagner et conseiller.Les implications en communication du porteur de projet(s) Voici les actions en communication que le Porteur de projets doit mettre en place : • Définir une personne ressource à la communication qui sera en lien avec la Responsable communication et marketing du Centre Jacques Cartier ; • Définir un plan de visibilité, promotion et de communication spécifique à votre événement. • Informer son réseau en envoyant une ou plusieurs invitations • Respecter la charte graphique des Entretiens Jacques Cartier en utilisant le logo, les couleurs et autres template assurant la bonne visibilité et cohérence de votre événement au sein des EJC ; Pour toutes ces actions, l’équipe en communication du Centre Jacques Cartier est bien entendu disponible pour vous accompagner
04
Calendrier et étapesCalendrier et étapes
De décembre 2017 à octobre/novembre 2018
N-1 (2017) N (2018)
décembre janvier février mars avril mai Juin juillet août septembre octobre
Actions & dates
Etape de dépôt des - Ouverture de l’appel à projets
#EJC2018
projets - Fermeture des dépôts au 15/02
- Réunion du comité de
Etape de sélection
#EJC2018
présélection des - Annonce des projets
projets présélectionnés au
15 mars
Constitution du dossier de sélection :
programme complet, liste complète Annonce des projets
des conférenciers (noms + sélectionnés définitivement
coordonnées), nom des 3 au 10 mai 2018 sur :
Etape de sélection
conférenciers pris en charge, lettre www.centrejacquescartier.co
d’engagement des deux m/appel-a-projets/
établissements porteurs
Clôture au 28 avril 2018
Définition des personnes
ressources pour la
communication et la logistique,
Etape de Ouverture Derniers ajustements et
transmission des bio et photo des #EJC2018
production des des finalisation.
conférenciers, mise en place de
projets billetteries
la billetterie et du plan de
communication – Clôture au 31
mai 2018
Equipe du CJC
o Réunion de fin de production
o Recherche et négociation o Annonce de la
(mai-juin)
auprès des prestataires programmation
o Cahier des charges à o Annonce de la programmation
(hôtels, traiteurs, temporaire et
télécharger sur le site finale et communication sur
transporteur aérien) infolettre aux o Communication sur les Entretiens Jacques Cartier
Actions et dates o Infolettre de relance à l’ouverture des billetteries
o Planification de réunions partenaires 2018
destination des (mai-juin)
d’informations (après le 15 o Envoi du kit com
membres du CJC o Création des pages dédiées à
mars) aux porteurs de
chaque projet sur le site
projets
internet du CJC05 Étape de dépôt des projets
Étape 1 : Le dépôt du/des projets
Rendez-vous sur le site :
http://www.centrejacquescartier.com/appel-a-projets/
1. Renseigner tous les champs attendus : vous devez
absolument avoir toutes ces informations pour valider le
formulaire. Vous pourrez bien entendu modifier les
informations tout au long de l’étape de sélection (étape 3)
et jusqu’au 28 avril.
2. Télécharger des documents annexes si souhaité : lettre
d’intention, programme temporaire…
A cette étape, vous n’avez probablement pas toutes les
informations définitives. Il est cependant important d’obtenir
ces informations le plus rapidement possible pour assurer la
meilleure organisation pour votre événement.06
Étape de présélectionÉtape 2 : L’étape de présélection des projets
Une fois le dépôt des projets fermé (au 15 février), le Centre récupère tous les projets proposés et les
présente au Comité de sélection.
Le comité étudiera les propositions selon les critères définis en amont qui sont les suivants :
- Le projet doit être porté par deux organisations minimum : une française et une canadienne/québécoise; ce binôme franco-
canadien/québécois doit être constitué de partenaires du CJC (à jour de contribution);
- Les conférenciers devront être issus majoritairement des deux territoires Québec/Canada et Auvergne-Rhône-Alpes et seuls les
conférenciers de ces territoires pourront être éligible à la prise en charge du CJC;
- Les conférenciers/intervenants devront être issus à 50% d’institutions publiques (universités, écoles, collectivités) et 50% d’autres
secteurs et leur composition devra tendre à la parité.
- Les projets proposés pourront prendre la forme suivante : colloque d’une journée, demi-journée, formats courts type master class
(petit-déjeuner ou fin de journée), déjeuner-conférence, etc. Dans tous les cas, les événements proposés ne devront pas excéder
une journée.
- Les programmes peuvent proposer des formats d’intervention mixtes (panels, interventions individuelles, entretiens croisés,
démonstration, etc.) ;
- Les projets devront présenter une dimension pluridisciplinaire et plurisectorielle. La mixité des secteurs des partenaires
proposants (académique, collectivités, entreprises) est un atout;
- La proposition doit présenter le potentiel prospectif et innovant du sujet ainsi que le profil du public ciblé et la capacité à le
mobiliser;
- Les projets développés sur l’axe innovation-recherche-commercialisation seront privilégiés;
- La langue employée durant les conférences devra être exclusivement le français.
Le comité de programmation présélectionnera 15 projets.
Les porteurs de projets retenus seront informés de la décision du comité par courrier dès
le 15 mars. Il devront alors compléter le dossier de sélection afin que leur projet soit
définitivement sélectionné.07
Étape de sélectionÉtape 3 : L’étape de sélection Il s’agit de l’étape la plus importante ! Une fois les projets présélectionné par le comité de programmation scientifique, vous devrez compléter le dossier permettant à votre projet d’être sélectionné définitivement. Les éléments attendus dans ce dossier sont les suivants : • Le programme complet de l’événement • La liste des conférenciers ainsi que leur coordonnées • Le nom des trois personnes éligibles à la prise en charge des frais de séjour (transport + hébergement) par le Centre Jacques Cartier • Une lettre de soutien des chefs d’établissement/dirigeants des deux organismes porteurs du projet A l’issue de cette étape, une convention sera signée entre le Centre Jacques Cartier et les porteurs de projets afin de définir les responsabilités de chacun et de garantir le bon déroulement de la réalisation de l’événement. Date de clôture du dépôt des dossiers de sélection : 28 avril 2018 Le comité de sélection se réunira à nouveau et soumettra une liste finale qui sera approuvée par le comité exécutif du CJC. Ce dernier confirmera la sélection définitive de tous les projets dont le dossier sera complet. Annonce des projets sélectionnés : 10 mai 2018
08
Étape de productionÉtape 4 : L’étape de production finale Les projets sélectionnés définitivement seront annoncés à partir du 10 mai 2018 sur la page : www.centrejacquescartier.com/appel-a-projets/ A ce stade, les éléments attendus seront les suivants : • Choix définitif de la date et du lieux (avec l’aide du Centre Jacques Cartier) • Programme détaillé avec les horaires et titres définitifs des conférences/interventions • Validation des personnes ressources pour la communication et la logistique • Création des billetteries (via la plateforme des Entretiens). L’équipe du Centre Jacques Cartier préparera le site internet dédié à la 31e édition des Entretiens et attendra de votre part les biographies et photos des conférenciers de votre événement. La Responsable de la communication et du Marketing du Centre Jacques Cartier prévoira un calendrier global de communication autour des Entretiens. Nous vous conseillons toutefois de prévoir un plan de communication spécifique à votre événement, notre équipe sera disponible pour vous accompagner dans cette démarche. Au 31 mai 2018, ces éléments doivent avoir été transmis au CJC pour entrer dans la phase de communication.
09
La communicationCommunication autour de l’événement Le Centre Jacques Cartier mettra à votre disposition plusieurs outils pour vous aider à rendre votre événement visible : - Un kit de communication : bannières, logos, - Des modèles-type de documents : Un PowerPoint pour les présentations des conférenciers, un modèle-type pour les bios des conférenciers, un modèle-type d’invitation que vous diffuserez à votre réseau Le Centre Jacques Cartier vous recommande de créer un calendrier de diffusion dès la finalisation de votre programme. Voici quelques exemples d’actions à mettre en place : - Des infolettres régulières : pour inviter votre réseau à l’événement, pour informer des différentes tarification de votre événement, pour présenter vos commanditaires… - Des publications sur vos réseaux sociaux - Des supports imprimés (affichettes, flyers, signalétique)
Merci pour votre intérêt pour la 31ème édition des
Entretiens Jacques Cartier !Des questions ? Contactez nous :
#EJC2018Vous pouvez aussi lire
