GUIDE UTILISATEUR - VoyagExpert
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GUIDE UTILISATEUR 1
SOMMAIRE
1-PRÉSENTATION – P1
2-PROFIL – P2/5
3-RÉSERVER POUR UN PASSAGER – P6
3 TABLES
4-RÉSERVER UN BILLET DE TRAIN (+ HÔTEL / VOITURE) – P7/19
OF
5-RÉSERVER4UN
AGENTS
BILLET D’AVION – P20/26
6-RÉSERVER UN BILLET LOW COST – P27/28
7-RÉSERVER UN VÉHICULE – P30/31
8- RÉSERVER POUR UN INVITÉ – P32
9-RÉSERVATION HORS POLITIQUE VOYAGE – P33/34
10-MES VOYAGES – P35
11- QUESTIONS / RÉPONSES – P36/40
2
PRÉSENTATION
1. Traveldoo vous reconnait / Ici apparaîtra
votre Nom et Prénom
2. Page d’accueil
3. Préparer un voyage : page de recherche
4. Mes Voyages : Tous vos voyages en
cours / à venir et l’historique de vos
voyages
5. Ma sélection : Votre « panier ». Ici
apparaîtra tout ce que vous avez mis
dans votre sélection sans valider votre
réservation.
6. Attention : Votre sélection s’efface dès
que vous vous déconnectez de
Traveldoo
7. Administration : Fonction réservée aux
administrateurs
La partie FOCUS vous donnera des infos importantes que
nous alimentons régulièrement (News, Grèves, Promos…) 8. Rapports : accès à tous les rapports de
dépenses de votre société
9. Mon Profil : Visualisation / Modification
de votre profil ou de vos collaborateurs.
3
PROFIL
En tant que chargé de voyages vous avez accès à tous les profils de vos collaborateurs :
En cliquant sur l’onglet : PROFIL
Dans le menu déroulant : VOYAGEURS vous verrez apparaître la liste des collaborateurs pour lesquels vous êtes
habilités à faire des réservations.
4
PROFIL
A partir de ce menu, vous pourrez mettre à jour des informations sur vos collaborateurs
Pour cela vous selectionnerez dans le menu déroulant le nom de votre passager, puis ensuite vous cliquerez sur
l’information à mettre à jour ( ex : une carte d’abonnement) :
Cliquez sur Carte d’abonnement – Ajouter une carte
Remplissez les champs demandés et cliquez sur Enregistrer les modifications
La carte est bien mise à jour dans le profil du passager.
Ainsi à chaque réservation, Traveldoo ira lire les informations du profil et proposera le tarif adéquat.
Vous pouvez tout mettre à jour : adresse mail / numéro de téléphone / passeport / cartes de fidélités…
5
COMMENT RÉSERVER POUR UN PASSAGER ?
Retourner sur votre page d’accueil, puis cliquez dans la partie « sélectionner les voyageurs »
Une fenêtre s’ouvre vous demandant de choisir dans la liste le voyageur pour qui vous allez réserver un voyage :
A droite vous verrez votre nom, sélectionnez le et cliquez sur retirer de la sélection (Sinon vous réserverez un voyage
pour vous également)
Maintenant sélectionnez un passager de la liste de gauche et cliquez sur ajouter à la liste.
Enregistrer ma sélection (vous pouvez prendre jusqu’à 6 passagers en même temps)
6
RÉSERVER UN VOYAGE
Vols/Trains
Cette option vous permet de comparer les différents prix proposés sur du train ou de l’avion sur une destination :
Remplissez les champs demandés et cliquez sur Rechercher
Traveldoo va alors chercher tout ce qu’il possible de faire sur un Paris – Marseille aller-retour :
Un tableau récapitulatif des tarifs apparaît, vous permettant de comparer immédiatement les
différents modes de transport trouvés.
7
RÉSERVER UN VOYAGE
Vols/Trains
Chercher dans la liste des résultats ce qui vous convient le mieux :
La classe de réservation autorisée apparaît en 1er, conformément à ce qui a été défini dans votre politique
voyage (ici de la 2nde)
Ici, vous pouvez voir que Traveldoo
vous propose un billet à 140€ : TGV
Loisirs à l’aller et Prem’s au retour
Attention aux conditions de
modification et remboursement
indiquée en italique.
Si vous n’avez qu’un billet de train à réserver, cliquez sur Sélectionner et Réserver, sinon si vous
avez aussi un hôtel ou une voiture à ajouter à votre dossier cliquez sur Ajouter à ma sélection.
8
RÉSERVER UN VOYAGE
Vols/Trains
Choix 1 : Je réserve un train seul :
Je clique sur Sélectionner et Réserver
Traveldoo va alors chercher tous les éléments du profil pour constituer le dossier final :
Informations venant du profil passager.
A vous de décider à quelle date vous
souhaitez que Voyagexpert émette vos
billets de train.
Ex : vous choisissez un envoi le 12/04 ce
qui signifie que nous émettrons les billets
ce jour-là. En attendant la place et le prix
sont bloqués. Vous pouvez ainsi annuler
sans frais votre réservation tant que les
billets ne sont pas émis. C’est une option.
Vous pouvez placer le passager dans le train en
fonction de ses préférences ou bien le placer
dans une voiture bien précise
9
RÉSERVER UN VOYAGE
Vols/Trains
Terminer la réservation.
Votre réservation est confirmée
10RÉSERVER UN VOYAGE
Vols/Trains
Vous allez recevoir une confirmation de réservation par mail + les billets de train le jour
où vous avez choisi l’envoi.
11RÉSERVER UN VOYAGE
Vols/Trains
Si vous devez supprimer votre réservation avant que les billets soient émis, retournez sur la page d’accueil :
Cliquez sur la petite poubelle au bout de la ligne de votre voyage. Le voyage est annulé.
12RÉSERVER UN VOYAGE
Vols/Trains
Choix 2 : Réserver un train + hôtel
Lancez votre demande de train :
Sélectionner le train souhaité :
Ajouter le train à votre
sélection.
13RÉSERVER UN VOYAGE
Vols/Trains
Votre train est dans votre sélection, maintenant vous pouvez rajouter un hôtel :
Cliquez sur l’icone HOTEL
Traveldoo va reprendre les
dates de départ et d’arrivée
de votre voyage
Cliquez sur Rechercher
14RÉSERVER UN VOYAGE
Vols/Trains
La page de recherche s’affiche :
Vous pouvez
préciser ici, une
adresse, un
arrondissement, une
gare…
Liste de tous les hôtels
disponibles aux dates
demandés.
Carte de géolocalisation des hôtels.
Intégration de Google Street View.
15RÉSERVER UN VOYAGE
Vols/Trains
Sélectionner l’hôtel qui vous convient :
Classement de l’hôtel ** /
Accès Wifi (@)
En Bleu, apparaît le prix de la nuit.
En cliquant sur Détails, vous verrez les conditions d’annulation de l’hôtel :
16RÉSERVER UN VOYAGE
Vols/Trains
Vous pouvez aller voir les autres chambres disponibles, en cliquant sur AFFICHER TOUT
Nous voyons que cet hôtel propose 4 chambres disponibles, à vous de choisir celle qui vous convient le mieux (avec
petit déjeuner / sans, chambre simple / double, remboursable …)
Toujours bien vérifier les conditions d’annulation.
Ensuite, lorsque votre choix est fait : Ajouter à ma sélection 17RÉSERVER UN VOYAGE
Vols/Trains
Vous avez donc votre réservation de train + hôtel sur le même dossier :
Avant de valider votre
demande, vous pouvez
envoyer votre
recherche à votre
collaborateur pour lui
montrer ce que vous
avez l’intention de lui
réserver.
Vous pouvez alors
terminer votre
réservation en
cliquant sur
Réserver
18RÉSERVER UN VOYAGE
Vols/Trains
Vous recevrez alors une confirmation de réservation + le bon d’échange de l’hôtel en pièce jointe + les billets de
train à la date souhaitée.
Vous pourrez également récupérer votre bon d’échange en retournant sur votre réservation et en cliquant sur
Récupérer votre bon d’échange
19RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION
Cliquez sur l’onglet vol, et remplissez les champs demandés :
2 types de recherches :
Rechercher : synthèse de tous les vols disponibles sur le parcours demandé
Rechercher l’aller puis le retour : Si vous souhaitez construire vous-même votre itinéraire, par
exemple choisir un vol en particulier, la recherche « aller puis retour » vous apporte toute la
souplesse nécessaire. Lorsque que Traveldoo calcule le prix de la combinaison choisie, il
recherche et vous propose aussi des options alternatives moins chères, afin de vous aider à
faire le meilleur choix.
20RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION
Lançons une recherche classique :
Tableau synthétique des
résultats
Liste des vols disponibles.
Vous pouvez classer par
prix / heure de départ /
durée…
21RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION
La date indiquée est la date limite d’émission donnée par la compagnie aérienne.
Le P en vert signifie que le tarif est conforme à votre politique voyage.
Le tarif sélectionné est un tarif Economique / tarif Basic / 0Bg (zéro bagage en soute) ----) cf annexe des
tarifs HOP/AIR France
Pour connaître les conditions de ce billet, cliquez sur Détails
22RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION
Une fenêtre s’ouvre, avec les conditions de la compagnie aérienne. Rendez-vous dans le paragraphe : PENALITES
La première phrase nous indique un billet :
non refundable = non remboursable
et
changes any time not permitted = non modifiable
Si ce tarif vous convient, Cliquez sur Sélectionner et Réserver puis terminer votre réservation.
Si ce tarif est trop restrictif, vous avez la possibilité d’afficher d’autres tarifs sur le même vol : Autres tarifs disponibles –
Afficher
23RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION
Traveldoo a trouvé un autre tarif disponible à 139.29€ incluant un bagage (signalé par le pictogramme valise)
Et des conditions plus souples : (70€ de modification aller ou retour – non remboursable)
Si ce tarif vous convient mieux, Cliquez sur Sélectionner et Réserver puis terminer votre
réservation.
24RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION
Rechercher l’aller puis le retour :
Sélectionner d’abord votre vol aller : Puis votre vol retour :
Votre vol aller choisi
25RÉSERVATION D’UN BILLET D’AVION
Traveldoo va calculer combien coûte les vols que vous avez choisis :
Prix des vols choisis.
En premier prix le tarif le
plus économique + un
second choix moins
restrictif
Autres Options :
Tous les autres vols
disponibles sur les dates
demandés aux meilleurs
tarifs trouvés par
Traveldoo.
Sélectionner et Réserver le vol qui vous convient, puis terminer votre réservation.
Information Importante :
- Si dans le profil du passager est inscrit une carte d’abonnement, alors par défaut le 1er tarif
proposé par Traveldoo sera un tarif abonné (signalé par un petit encart « abonnement »)
- Pour tout tarif Senior ou Jeune, merci de contacter vos conseillers voyages pour faire une
réservation offline.
26RÉSERVATION LOW COST
Sur Traveldoo, vous pourrez réserver des vols low cost.
Attention, ce sont des achats immédiats avec paiement carte bancaire. Une fois la réservation validée, vous ne
pourrez plus l’annuler (aucune approbation n’est demandée pour un vol low cost)
Lancez votre recherche :
Sélectionnez le tarif qui vous convient.
27RÉSERVATION LOW COST
Comme c’est paiement par carte bleue, nous vous indiquons le cryptogramme de la carte bancaire chargée dans Traveldoo :
Vous pouvez rajouter
des bagages en plus
Insérer ici le cryptogramme demandé
Cliquez sur Valider le prIx
du billet (IMPERATIF)
Cliquez sur Terminer la Réservation pour finaliser votre commande. 28RÉSERVER UN VÉHICULE
Cliquez sur l’onglet Voiture
Vous pourrez prendre un véhicule d’un aéroport, d’une gare, d’un centre-ville…Vous pouvez également prendre le
véhicule d’une ville et le rendre dans une autre.
Remplissez les champs demandés.
29RÉSERVER UN VÉHICULE
Traveldoo vous proposera différents tarifs avec ces loueurs. Cliquez tout en bas sur Confirmer la sélection.
Les tarifs et conditions apparaîtront dans la liste ci-
contre.
Vous trouverez des informations sur :
• La catégorie de véhicule disponible et son
équivalence
• Transmission manuelle ou automatique
• Le nombre de kilomètres par jour
• Le prix total estimé (attention aux
suppléments : GPS / Kms supplémentaires…)
Une fois votre véhicule trouvé, cliquez sur Sélectionner et Réserver.
Vous recevrez alors une confirmation de réservation par mail + un bon d’échange à 30
remettre au loueur en suivant.RÉSERVER POUR UN INVITÉ
Sur votre page d’accueil, allez sélectionner dans
la liste des passagers, votre profil invité : Lancez votre demande :
Enregistrer ma sélection.
31RÉSERVER POUR UN INVITÉ
Vous remplirez ici, les coordonnées de votre invité :
- Nom
- Prénom
- Adresse mail
- Numéro de téléphone
- Date de Naissance
Aucune information ne s’enregistre dans ce profil.
Vous pourrez le ré utilisez autant de fois que vous le
souhaitez.
Finalisez ensuite votre réservation.
32VOYAGE HORS POLITIQUE VOYAGE
Lorsque vous réservez un billet qui est hors politique voyage, cela apparaîtra en rouge/marron sur Travedloo :
Rien n’est bloquant, vous pouvez
sélectionner un tarif en 1ère classe,
mais vous devrez justifier votre choix :
Cliquez sur Sélectionner et Réserver
33VOYAGE HORS POLITIQUE VOYAGE
Un code d’exception vous sera alors demandé (le menu déroulant varie en fonction des choix de votre société)
Choisissez un code, puis Confirmer la sélection.
Votre demande partira à l’approbateur qui a été désigné lors
de l’implémentation. A lui de valider ou de rejeter la
demande.
ATTENTION
Les hôtels non remboursables / les vols low cost ne sont pas soumis à approbation.
Une fois ces prestations réservées, elles sont non remboursables.
34MES VOYAGES
Cliquez sur Mes Voyages pour suivre l’évolution du traitement de vos réservations, consulter imprimer ou envoyer
par email vos itinéraires et consulter l’historique de vos déplacements.
Si votre société a mis en place un processus de validation, vous pourrez vérifier si vos demandes ont été acceptées.
3 catégories :
• Mes projets = voyages dans le futur
• En cours = Aller déjà effectué - Retour non effectué
• Historique = Aller et retour effectués.
En tant que chargé de voyage, vous aurez accès également à l’ensemble des réservations de vos
collaborateurs.
Vous pouvez afficher les voyages du collaborateur que vous souhaitez en allant dans le
deuxième menu déroulant
35QUESTIONS / RÉPONSES
Q : COMMENT SAVOIR SI MA RÉSERVATION EST CONFIRMÉE ?
R : Lorsque vous terminez une réservation, Traveldoo affiche une page de confirmation comportant
un récapitulatif des services réservés et la ou les références de votre réservation. Vous recevez
également un e-mail avec le détail de chaque service réservé (vols, trains, hôtels, locations de
voitures).
Les réservations aériennes et ferroviaires sont instantanément confirmées par les fournisseurs.
Toutefois, certains hôtels ou loueurs de voitures ne sont parfois pas en mesure de confirmer
immédiatement la réservation. Dans ce cas, un message vous en informe sur la page de confirmation
et votre voyage est mis à jour dès que le fournisseur a confirmé la réservation.
Lorsque vous réservez des vols liés à un tarif Internet, VoyagExpert affiche le numéro de réservation /
confirmation sur la page du site confirmant votre achat. Par ailleurs, vous recevez deux courriers
électroniques confirmant votre réservation : un de la compagnie aérienne qui comporte le numéro
de réservation / confirmation, ainsi que le détail des vols réservés, et un autre de la part de
Traveldoo/ VoyagExpert.
Nous vous recommandons de vous munir d’une copie de l’e-mail de confirmation envoyé par la
compagnie aérienne, il pourra vous être demandé au moment de l’enregistrement.
VoyagExpert garde la trace de votre achat, vous pouvez ainsi à tout moment retrouver dans vos
voyages le numéro de réservation ou de confirmation et le détail des vols réservés par le biais d’une
offre Internet.
36QUESTIONS / RÉPONSES
Q : COMMENT ANNULER UNE RÉSERVATION EN LIGNE ?
R : Cliquez sur Mes Voyages dans la barre de navigation supérieure.
Cliquez sur l’icône Supprimer ou cliquez sur le nom du projet de voyage que vous souhaitez annuler,
puis cliquez sur le bouton Annuler ce voyage.
Attention ! Si les billets ont été émis, l’annulation en ligne n’est pas disponible. Dans ce cas, merci de
prendre contact avec un agent de voyages, en appelant votre numéro dédié.
Q : QU’EST-CE QU’UNE COMPAGNIE AÉRIENNE LOW-COST ?
R : Il s’agit d’une compagnie aérienne qui propose des vols à petits prix en cherchant à minimiser sa
structure de coûts.
Les transporteurs low-cost opèrent généralement des vols directs courts et moyens courriers, en classe
économique, sans attribution de siège et sans services gratuits à bord, à partir d’aéroports secondaires
ou de terminaux low-cost.
Il s’agit d’achats fermes, réglés par carte bancaire à la réservation, et sans remboursement en cas
d’annulation. Les compagnies low-cost n’émettent pas de billets, mais envoient un courrier électronique
confirmant votre réservation.
37QUESTIONS / RÉPONSES
Q : COMMENT PUIS-JE SAVOIR SI LA RÉSERVATION D’UNE OFFRE INTERNET EST CONFIRMÉE ?
R : Lorsque vous réservez des vols liés à un tarif Internet, Traveldoo affiche le numéro de réservation /
confirmation sur la page du site confirmant votre achat. Par ailleurs, vous recevez deux courriers
électroniques confirmant votre réservation : un de la compagnie aérienne qui comporte le numéro de
réservation / confirmation, ainsi que le détail des vols réservés, et un autre de la part de Traveldoo /
VoyagExpert.
Nous vous recommandons de vous munir d’une copie de l’e-mail de confirmation envoyé par la
compagnie aérienne, il pourra vous être demandé au moment de l’enregistrement.
VoyagExpert garde la trace de votre achat, vous pouvez ainsi à tout moment retrouver dans vos voyages le
numéro de réservation ou de confirmation et le détail des vols réservés par le biais d’une offre Internet.
Q : JE N’AI PAS REÇU DE BILLETS POUR LES VOLS LOW-COST QUE J’AI RÉSERVÉS, EST-CE NORMAL ?
R : Oui. Les compagnies aériennes low-cost n’émettent pas de billets. Une fois le paiement de votre achat
autorisé, la compagnie aérienne vous envoie un courrier électronique confirmant votre réservation. Cet e-
mail contient le numéro de réservation ou de confirmation de vos vols, ainsi qu’une description détaillée
de votre itinéraire. Ce courrier électronique de confirmation peut être comparé au billet électronique que
vous recevez par e-mail lorsque vous voyagez avec une compagnie aérienne traditionnelle.
Il est impératif d’imprimer votre carte d’embarquement avant de vous rendre au comptoir de la
compagnie aérienne, sous peine de devoir la racheter sur place.
38QUESTIONS / RÉPONSES
Q : QU’EST-CE QU’UN « TARIF AÉRIEN AVEC RESTRICTIONS » ?
R : Cela signifie qu’il est soumis à des contraintes notamment en termes de dates de voyages (ex : la nuit
de samedi à dimanche sur place), de délai d’émission ou d’achat des billets (ex : achat des billets 7 jours
avant le départ), de conditions de modification ou d’annulation.
En général, moins un tarif est cher plus les restrictions sont fortes. Ainsi les billets avec les tarifs les plus
bas doivent être achetés ou émis rapidement, voire dans la journée. Ils ne sont généralement pas
remboursables et lorsqu’ils sont modifiables, des frais de modifications sont facturés.
Q : QU’EST-CE QU’UN « TARIF AÉRIEN FLEXIBLE » ?
R : Un tarif est flexible lorsqu’il n’est pas soumis à des contraintes particulières en termes de dates de
voyages, de délais d’émission des billets ou d’achat, de conditions de modification ou d’annulation. Les
billets peuvent être émis ou achetés à la dernière minute. Ils sont remboursables et modifiables.
39QUESTIONS / RÉPONSES
Q : QU’EST-CE QU’UN « TARIF SOCIÉTÉ » ?
R : Un tarif société est un tarif négocié par votre entreprise auprès d’un fournisseur (compagnie aérienne,
chemin de fer, hôtel, loueur de voitures). Ce type de tarif est réservé à l’usage des employés d’une société
par opposition à un tarif public.
Q : COMMENT CHANGER MON MOT DE PASSE ?
R : Cliquez sur Mon Profil dans la barre de navigation supérieure. Dans la rubrique Droits et sécurité,
cliquez sur le bouton mot de passe. Pour des raisons de sécurité vous devez saisir votre ancien mot de
passe, puis saisir votre nouveau mot de passe deux fois afin d’éviter les erreurs de frappe. Cliquez sur le
bouton Enregistrer.
40MERCI DE VOTRE
CONFIANCE
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