CAHIER DES CHARGES PRESTATION DE COMMERCIALISATION DU MARCHE DE NOEL 2018 - Valenciennes

CAHIER DES CHARGES
     PRESTATION DE COMMERCIALISATION DU
             MARCHE DE NOEL 2018
ART I. REGLEMENT DE CONSULTATION
1 – Identification de l’organisateur
MAIRIE DE VALENCIENNES
SERVICE EVENEMENTIEL
PLACE D’ARMES
BP 90339 59304 VALENCIENNES CEDEX

Représentée par Monsieur le Maire

2 – Mode de passation choisi
Evénement organisé par la Ville selon l’article L.2122-1-1 du Code Général de la
Propriété des Personnes Publiques. La Ville est tenue de lancer une consultation
pour toute occupation du domaine public permettant une exploitation commerciale.
Evénement organisé par la ville, selon les articles L-2221-2 et suivants, et L-2224-18
et suivants du Code Général des Collectivités Territoriales.

3 – Durée de l’évènement
Le présent évènement est uniquement conclu dans le cadre du Marché de Noël avec
les commerçants ayant rempli au préalable une candidature. Il prendra effet dès sa
notification le 1er décembre 2018 et s’achèvera le 24 Décembre 2018.

4 – Objet de l’évènement

Prestation de commercialisation du Marché de Noël pour l’année 2018.

5 – Variantes – Options
Les variantes ne sont pas autorisées.

6 – Prix
Le règlement de la location des chalets et des droits d’occupation du domaine public
est calculé de la façon suivante :
700€ TTC (pour les valenciennois) pour l’occupation du domaine public du 1 er au 24
décembre 2018.
900€ TTC (pour les non valenciennois) pour l’occupation du domaine public du 1 er au
24 décembre 2018.
Le prix de vente des produits devra être indiqué clairement en Euro, et fixe.

7 – Modalité de transmission et de réception des candidatures
Les demandes de candidatures peuvent être retirées sur le site de la ville ou à
l’accueil du service relations publiques.

Les demandes de candidatures devront être transmises à l’adresse indiquée à
l’article 1 ou par courriel à l’adresse : aragouba@ville-valenciennes.fr et/ou
cpouille@ville-valenciennes.fr

7 bis
Elles devront être remises impérativement pour le jeudi 06 septembre 2018.
Elles doivent parvenir à destination avant la date et l’heure indiquées ci-dessous
(heures d’ouverture : 8h15/12h00 – 13h15/17h00).

Les dossiers qui seraient remis ou délivrés après la date et l’heure limites fixées ci-
dessus ne seront pas retenus.

8 – Documents et Justificatifs à produire :
Chaque candidat devra produire à l’appui de sa prestation, un dossier complet
comprenant les pièces ci-dessous :

       - Un extrait de moins de trois mois justifiant de l’inscription au registre du
commerce ou répertoire des Métiers.
       - Une attestation d’assurance multirisque en cours de validité aux dates de
marchés retenues.
       - Une photocopie de la Carte Nationale d’Identité.
       - Une attestation d’existence auprès des Services Fiscaux et de l’inspection du
Travail si le commerçant emploie des salariés.
       - Photocopie de la carte d’immatriculation à la Sécurité Sociale du ou des
salariés présents sur le stand.
       - La signature du présent document.

En complément des pièces reprises ci-dessus, le candidat aura à fournir les pièces
reprises dans les articles II du présent règlement.

9 – Mode et critères d’attribution

        Attribution des chalets
L’attribution des places sera réalisée en fonction des offres les mieux disantes.

Le stand ne peut être attribué au candidat retenu que sous réserve que celui-ci
fournisse dans un délai de 8 jours francs à compter de la demande du pouvoir
adjudicateur les certificats délivrés par les administration et organismes compétents.

Le candidat est dispensé de présenter ces certificats s’il les a déjà produits au stade
de sa candidature.

Si le candidat retenu ne peut produire les certificats précités dans le délai fixé par le
pouvoir adjudicateur, son offre est rejetée. Dans ce cas, l’élimination du candidat est
prononcée par le pouvoir adjudicateur.

Le pouvoir adjudicateur présente la même demande au candidat suivant le
classement des offres.

Les demandes d’admission seront examinées par l’organisateur qui se réserve le
droit de les accepter ou de les refuser selon les places disponibles et en fonction de
la profession ou des objets présentés.
Le nombre de stands étant limité, le dossier sera étudié selon des critères de qualité
et d’originalité des œuvres présentées. A cet effet les candidats sont invités à
présenter un dossier aussi représentatif que possible de leur activité (Photos des
œuvres, produits mis à la vente et photos du stand pour en apprécier le visuel).

Etat des lieux d’entrée et de sortie des chalets

Un état des lieux d’entrée et de sortie des chalets est effectué conjointement entre la
Ville et le participant et ce avant qu’il en prenne possession. Toute détérioration
constatée du chalet entraînera une remise en état qui sera refacturée au locataire du
chalet.

10 – Renseignements complémentaires
Pour toute demande de renseignement sur cette attribution, vous pouvez prendre
contact avec la personne désignée ci-après :

Mairie de Valenciennes
Service Évènementiel
Place d’Armes
BP 90339 Valenciennes Cedex

Asma Ragouba                          et/ou       Christophe Pouille
03 27 22 58 69                                    03 27 22 56 71
 aragouba@ville-valenciennes.fr                   cpouille@ville-valenciennes.fr

11 – Modalités essentielles de financement et de paiement

       Avances
Les candidats retenus seront informés par courrier au plus tard le lundi 3 septembre
2018. Ces derniers devront confirmer leur candidature en adressant un chèque de
réservation d’un montant de 200€ avant le Vendredi 21 Septembre 2018. Ce
chèque viendra en déduction de la somme due au titre de la location du chalet. Il
sera encaissé à la réception et ne sera pas remboursé sauf en cas de décès, de
maladie grave dûment constatée ou cas de force majeur dûment reconnu. En cas de
remboursement, ce dernier interviendra par mandat administratif dans le délai légal.

Le règlement est à effectuer par chèque établi à l’ordre du TRESOR PUBLIC, joint
avec le retour du contrat de réservation.

12 – Pénalités

      Non-respect de l’arrêté et du règlement :
Tout manquement au présent cahier des charges entraînera la possibilité pour la ville
d’exclure de manière temporaire, voire définitive, le contrevenant et d’engager des
poursuites judiciaires si cela s’avérait nécessaire. D’autre part une amende à hauteur
de 200€ par infraction au bout d’un avertissement (retard pour l’ouverture, absence
injustifié etc…) se verra mise en place si le non-respect du règlement est constaté
par les organisateurs.

ART II. CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES
1 – Conditions de travail
Les propositions des candidats devront être accompagnées d’un engagement écrit
stipulant que la commercialisation des articles sera réalisée avec des salariés
employés régulièrement au regard des articles L 143-3, L143-5 et L620-3 du Code
du Travail.

Le ou les candidats devront être en mesure de présenter sur demande de
l’adjudicateur tout document attestant de la régularité des contrats de travail des
personnes présentes sur les stands.

2 – Qualifications
Sans objet.

3 – Présentation des candidatures
Le candidat, outre les documents repris dans l’ART I, devra fournir les éléments
suivants sous peine de non-admissibilité de sa candidature :

      - Attestation d’assurance responsabilité civile.
      - Nom de la société assurant la commercialisation du stand.

4 – Date et lieu
Le candidat s’engage à commercialiser les produits dans les conditions fixées ci-
après :

      - Date : du 1er Décembre au 24 Décembre 2018
      - Lieu : Place d’Armes
      - Horaires d’ouvertures :

Du Lundi au dimanche : de 11 heures à 20 heures
             Tolérance pour :
                         x une ouverture le lundi à 14h00.
                         x Une fermeture, les vendredis et samedis jusque
                             21h00.

     - Fin du marché de noël le 24 décembre
Si en cas de force majeure, le lieu du marché de Noël venait à être déplacé, le
titulaire du stand ne pourrait réclamer de dommages et intérêts.

5 – Organisation sur le site
L’attributaire du marché ne pourra en aucun cas recourir aux services municipaux de
la ville de Valenciennes pour exécuter l’une des prestations reprises ci-dessus.

6 – Dispositions générales –

      6-1. Obligations de la Ville de Valenciennes
La ville de Valenciennes prendra en charge la mise à disposition de chalets, les
emplacements de stationnement gratuit (un espace sera réservé au niveau du
parking Lacuzon) pour les commerçants ainsi que la mise en valeur du site retenu.

Un chalet sera mis à disposition avec une alimentation en électricité et gardiennée
en dehors des heures d’ouverture au public.

L’emplacement du chalet est décidé unilatéralement par les organisateurs et ne peut
donner lieu à aucune réclamation, ni aucun recours.

La ville s’engage à assurer :
        - Le passage hebdomadaire de l’équipe de propreté urbaine aux abords du
            chalet
        - Le nettoyage de la place après le démontage des chalets
        - L’animation du Marché de Noël.

      6-2. Obligation du candidat
Il appartiendra aux exposants du marché de respecter les dispositions inscrites dans
ce règlement qui sera réputé et connu.

Le tableau électrique du chalet est réservé à l’usage exclusif du chalet, aucune
connexion extérieure ne devra être effectuée sur le tableau électrique.

L’emplacement du chalet ne donne aucun droit acquis au cocontractant qui viendrait
à participer de nouveau à une prochaine manifestation. Le participant devra se
conformer à l’emplacement attribué, et ne pourra prétendre à aucune réduction de
prix, aucune indemnisation pour qu’elle que cause que ce soit.

La mise à disposition du chalet aura lieu au plus tard la veille de la manifestation dès
9h00. La clef est confiée au participant ou à toute personne dûment mandatée à cet
effet (un mandat écrit devra être produit).

En cas de perte de la clé du chalet, une équipe municipale interviendra pour
procéder à l’ouverture de celui-ci en présence de l’exposant et au remplacement de
la serrure. Coût de l’intervention 50€.

Le chalet devra être pris en son état. Une importance toute particulière doit être
attachée à la présentation des chalets. Il est demandé à chaque commerçant de
décorer et d’illuminer son chalet de manière à créer une véritable ambiance de noël.
Si les murs du chalet sont recouverts de tissus décoratifs, les matériaux utilisés
devront être classés M0 ou M2. Pour décorer l’intérieur des stands, les bénéficiaires
d’autorisation devront utiliser des matériaux inflammables.

Il est interdit au participant de démonter le chalet, d’en modifier l’aspect ou de le
peindre.

Les permissionnaires vendant des denrées de consommation doivent se conformer
au règlement sanitaire en vigueur. Les comestibles mis en vente doivent être sains et
de bonne qualité.
Il est interdit d’exposer à même le sol tout produit, les denrées alimentaires ne
doivent pas être déposées à moins de 0,70m du sol.

Les commerçants installés sur ce marché devront veiller au maintien de la propreté
de leur emplacement. Les déchets de commerces seront recueillis dans des sacs
plastiques transparents dont chaque permissionnaire aura soin de se munir. Ils
seront vidés aux endroits indiqués par l’Administration.

Les commerçants sont tenus de prendre et d’observer en permanence toute mesure
de prudence et de sécurité propres à éviter tout danger et accident.
En application du plan gouvernemental Vigipirate sur le territoire national, il est
demandé à chaque titulaire d’autorisation de veiller à ce qu’aucun objet suspect (sac,
paquet…) ne soit déposé aux abords des chalets et de n’accepter aucun colis même
pour un instant.

Descriptif du chalet :

       -   Façade : 2.40m
       -   Profondeur : 1.90m
       -   Accès à un boitier électrique d’une puissance (à définir selon demande) et
           éclairage du chalet

ART III. Responsabilité- ASSURANCE

Les exposants sont responsables par eux-mêmes de tous les dégâts occasionnés
aux matériels lors du transport, de l’installation, du fonctionnement ou de
l’enlèvement du matériel.

L’organisateur ne répond pas des accidents ou des dommages qui pourraient
survenir pour une cause quelconque aux personnes et aux biens.

Les exposants renoncent à tout recours en cas d’accident, incident, vol, détérioration
ou incendie.

L’exposant est tenu de souscrire une assurance couvrant les risques liés à sa
participation à la manifestation. Cette assurance, garantira ceux-ci contre tous
accidents matériels ou corporels.

L’organisateur décline toute responsabilité au sujet de pertes ou dommages qui
pourraient être occasionnés aux échantillons et matériels exposés, pour une cause
quelconque. L’organisateur ne répond pas non plus des vols commis durant la
manifestation.

ART IV. LITIGES-CONTESTATION
Toute forme de sous-location de stand est strictement interdite. Le titulaire ne pourra
ni céder son autorisation, ni louer voire prêter son emplacement. Le stand devra être
tenu soit par le commerçant lui-même, soit par un(e) employé(e) pouvant présenter,
en cas de contrôle, la fiche de salaire établie par son employeur. Un contrôle des
permissionnaires pourra être effectué par les services de l’Etat compétents en la
matière. Les contrevenants seront exclus de fait du Marché de Noël.

Sanctions financières en cas de non occupation du chalet
Le candidat s’engage à ce que le chalet soit toujours ouvert pendant les heures
d’ouverture du marché de Noël, à leur donner la possibilité de se faire
remplacer(avec copie de la carte d’identité des remplaçants) et à prévoir des
pénalités financières en cas de retard ou d’absence.
   x 100 € pour le 1er retard ou la 1ère absence après envoi d’un mail
       d’avertissement resté infructueux
   x 150 € pour le 2nd retard ou la 2nde absence après envoi d’un mail
       d’avertissement resté infructueux
   x 250 € pour le 3ème retard ou la 3ème absence après envoi d’un mail
       d’avertissement resté infructueux

ART V. NOTIFICATION
Le candidat accepte les conditions fixées dans le présent règlement.

Coordonnées du représentant légal de l’entreprise.

Madame/Monsieur_______________

Le _________________ à __________________

Signature et cachet