Charte pour la commission d'exonération et de remboursement des droits d'inscription

Service des Bourses- décembre 2012

   Charte pour la commission d’exonération et de
      remboursement des droits d’inscription

Vu le décret n°84-13 du 05 janvier 1984,
Vu l’avis du conseil des études et de la vie universitaire du 05 avril 2013,
Vue la décision du conseil d’administration du 26 avril 2013,
Vue la décision du conseil d’administration du 26 septembre 2014 portant sur les modifications du
nom du service gestionnaire et les voies et délais de recours,

                                              Préambule

La commission d’exonération et de remboursement des droits d’inscription est créée dans le but
d’étudier les demandes individuelles et exceptionnelles d’exonération ou de remboursement des
droits d’inscription des étudiants en formation initiale. Selon le décret cité en référence, certains
étudiants sont exonérés de plein droit du paiement des droits de scolarité dans les universités. Les
étudiants qui en font la demande peuvent bénéficier de la même exonération en raison de leur
situation personnelle, notamment les réfugiés et les travailleurs privés d’emplois.
Les décisions d’exonération sont prises par le Président de l’Université en application des critères
généraux fixés par la Commission de Formation et de Vie Universitaire et dans la limite de 10% des
étudiants inscrits en formation initiale, non compris les personnes pouvant en bénéficier de plein
droit. Les demandes d’exonération pour les étudiants inscrits en doctorat ne pourront être traitées
par cette commission en raison de l’existence d’une commission propre aux doctorants.

Il est entendu que l’exonération ou le remboursement correspondent au montant des frais de
scolarité pour l’année universitaire hors frais de sécurité sociale et de médecine préventive. Seront
remboursés : les frais de scolarité de formation initiale en fonction du cursus choisi, la cotisation
FSDIE et la part bibliothèque.

Cette charte vise à la mise en place d’une commission, destinée à étudier et à statuer sur les dossiers
de demande d’exonération ou de remboursement qui lui seront soumis et à la fixation de critères
d’éligibilité servant de base à l’étude des dossiers sans préjudice de la suite à donner à chaque
dossier.

Article 1 : La Commission

1-1 Composition
La commission est composée comme suit :
    • Le Président de l’université
    • La Directrice Générale des Services
    • Un des enseignants délégué à l’aide sociale, au tutorat et au handicap ou autre domaines
      relevant de la délégation vie étudiante
    • Le Vice-Président étudiant
    • Le chef du pôle Vie Etudiante

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    •   Le chef du pôle Scolarité et Pédagogie ou son adjoint
    •   Le chef du Service des Bourses
    •   Deux étudiants élus au Conseil d’Administration ou leurs suppléants
    •   Deux étudiants élus à la Commission de Formation et de Vie Universitaire ou leurs suppléants
    •   Deux assistantes sociales du CROUS déléguées à Paris-Sorbonne
En cas d’absence, chaque membre a la possibilité de donner mandat à un autre membre de la
commission pour voter en son nom.

1-2 Convocation

Le Service des Bourses se charge de réunir la commission et de fixer une date selon les disponibilités
et l’affluence des demandes. La date de la commission sera publiée au minimum 15 jours à l’avance à
destination des étudiants sur l’ENT.
Les convocations sont réalisées et envoyées par le Service des Bourses dans un délai de 10 jours
minimum avant la commission.

1-3 Attributions et fonctionnement
La commission se réunit sur convocation du Service des Bourses. Elle rend un avis motivé sur les
demandes d’exonération ou de remboursement selon les justificatifs fournis par l’étudiant. Cet avis
permet au Président de l’université de prendre sa décision.
La commission est présidée par le Président ou en son absence par l’enseignant délégué à l’Aide
Sociale. La commission se réunit sans condition de quorum.
Les décisions sont adoptées à la majorité absolue. En cas d’égalité des voix, la décision du président
prime. Tous les membres de la commission ont voix délibérative. Les personnes invitées pour les
besoins de la commission ne pourront en aucun cas voter.
Les membres de la commission s’engagent à assurer la confidentialité des documents distribués et
sont soumis au secret des délibérations.

Article 2 : Organisation

2-1 Dépôt et instruction des dossiers

Le Service des Bourses gère les dossiers et leur suivi et convoque la commission.
Le Service des Bourses reçoit les demandeurs et apprécie l’éligibilité du dossier selon les critères
définis à l’article 3-3. Seul le Service des Bourses est habilité à distribuer et instruire les dossiers. Les
demandeurs devront obligatoirement présenter et retourner leur demande d’aide au Service des
Bourses. Les dossiers seront présentés de façon anonyme et résumée lors de la commission par le
chef du Service des Bourses. Un récapitulatif de la situation personnelle et universitaire sera présenté
afin de justifier la demande.
Seuls les dossiers complets seront présentés à la commission. Les membres peuvent demander le
report de l’étude d’un dossier s’ils jugent que celui-ci manque de précisions pour rendre un avis
objectif.
Un étudiant ne peut demander d’exonération qu’une fois par année universitaire.

2-2 Calendrier

Les demandes d’exonération feront l’objet d’une réunion de la commission en début d’année
universitaire uniquement ; cette commission devra se réunir avant la date officielle de fin des
inscriptions administratives afin de permettre aux étudiants de présenter la décision d’exonération
lors de leur inscription administrative.

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Passé ce délai, les demandes concerneront les remboursements et non plus les exonérations.
Selon le nombre de demandes, la commission peut être convoquée à trois reprises afin d’y répondre.
Compte tenu des délais de traitement, les demandes d’exonération ou de remboursement devront
être déposées avant la date de fin officielle du premier semestre (date renseignée sur le calendrier
universitaire officiel). Passé ce délai, les demandes ne seront plus prises en compte.
Le Service des Bourses veillera à organiser les commissions selon l’affluence de dossiers.

Article 3 : Traitement des Dossiers

3-1 : pièces justificatives

Chaque demandeur devra fournir les pièces suivantes pour permettre l’étude de son dossier par la
commission au plus tard 24 heures avant la date de la commission.
   • Une lettre explicative dans laquelle sont précisés les motifs de la demande et la situation
       personnelle du demandeur.
   • Un Curriculum Vitae complet retraçant la situation professionnelle ainsi que la situation
       universitaire.
   • Les résultats aux examens et les diplômes.
   • Tout document susceptible d’expliquer une situation financière difficile (relevés des charges,
       fiches de salaire, dernière fiche d’imposition personnelle ou familiale, relevé de prêts
       éventuels, …).
   • Une pièce d’identité (pour les demandes de remboursement, la carte d’étudiant suffira).
   • Une attestation de paiement des droits d’inscription et un RIB pour une demande de
       remboursement.
   • Pour les étudiants en situation de handicap, un justificatif faisant apparaître le pourcentage
       reconnu d’invalidité.

3-2 : Les exonérations

Comme cela a été précisé, l’exonération peut être accordée de plein droit (cas énumérés par l’article
2 du décret), ou lorsqu’un étudiant en fait la demande en raison de sa situation.

     Les exonérations de plein droit

Les cas suivants sont exonérés des frais de scolarité de droit :

    •   Les pupilles de la nation.
    •   Les bénéficiaires d’une bourse d’enseignement accordée par l’État.

     Les exonérations faisant suite à une demande de l’étudiant après examen en commission

Les cas suivants peuvent s’ils en font la demande en raison de leur situation personnelle être
exonérés des frais d’inscription en application des critères généraux fixés par le conseil
d’administration :

    •   Les réfugiés politiques
    •   Les travailleurs privés d’emploi (qui ne font pas partie de la formation continue)
    •   Les étudiants en situation de handicap dont le pourcentage d’invalidité est égal ou supérieur
        à 80%.

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    •   Les étudiants non boursiers

L’exonération est accordée dans la limite de 10% des étudiants inscrits (hors étudiants boursiers). Il
ne peut donc pas être fait une application stricte de ces critères prédéfinis, dès lors qu’il n’est pas
possible de prévoir par anticipation la proportion d’étudiants inscrits concernés.

3-3 : Le remboursement

Dès lors que l’étudiant s’est acquitté des droits d’inscription la demande d’exonération implique un
remboursement. Le remboursement inclut donc les mêmes cas que l’exonération.

Article 4 : Les critères de refus

Les critères suivants, non exclusifs, peuvent être pris en compte pour motiver un refus :

    •   Des résultats insuffisants (défaut d’assiduité, triplement, …).
    •   Un quotient familial annuel supérieur à 20000€, sauf en cas de ruptures familiales (le seuil de
        pauvreté étant fixé en 2011 par l’INSEE à 11000€).
    •   Annulation de l’inscription administrative (décision du Conseil d’Administration du 4 juin
        2004).
    •   Etudiants de la formation continue
    •   Etudiants inscrits en Doctorat (la Maison de la Recherche possède sa propre commission)

Article 5 : Modalités d’exonération ou de remboursement

Une fois que la commission aura validé ou non la demande, la décision sera notifiée par courrier à
l’étudiant dans un délai de 5 jours par le Service des Bourses.
Afin de bénéficier de l’exonération des droits de scolarité, l’étudiant devra se munir de la décision
d’exonération lorsqu’il se présentera pour son inscription administrative.
Pour les cas de remboursement, cela suppose que les frais de scolarité ont déjà été acquittés par
l’étudiant. Le remboursement interviendra après la décision favorable de la commission. Le SAFSE se
charge de fournir à l’agence comptable dans un délai de 5 jours les documents nécessaires au
traitement du remboursement (RIB et arrêté original de la décision de la commission).
Le remboursement correspond au montant des frais de scolarité pour l’année universitaire, à la part
bibliothèque et à la cotisation FSDIE. La cotisation pour la médecine préventive ainsi que la sécurité
sociale restent à la charge de l’étudiant.
Il est entendu que l’exonération des frais d’inscription est accordée dans le cas d’une inscription
simple ou dans le cas d’une inscription en double cursus.

Article 6 : Recours

L’étudiant dont l’exonération a été refusée, peut formuler une demande de recours gracieux auprès
du Président de l’Université ou un recours hiérarchique auprès Madame le Ministre de
l’enseignement supérieur et de la recherche.
L’étudiant dispose d’un délai de deux mois à la date d’émission de la notification de refus envoyée
par le Service des Bourses pour formuler une demande de recours.
La commission pourra à nouveau étudier la demande si l’étudiant fournit au dossier de nouveaux
éléments susceptibles de réévaluer sa situation sociale et universitaire. Si l’étudiant ne fournit pas de
faits nouveaux à sa demande, la décision de la commission reste sans appel.

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Le texte explicatif suivant devra apparaitre au verso des courriers de notification envoyés aux
demandeurs. A défaut la notification n’aura pas de valeur.

                              Note sur les voies et les délais de recours

Si l’étudiant demandeur estime que la décision prise par l’administration est contestable, il lui est
possible dans un délai de deux mois à compter de la date de notification qui lui en sera faite :

    -    soit de former un recours gracieux auprès de l’auteur de la décision
    -    soit de former un recours hiérarchique auprès de Madame le Ministre de l’enseignement
        supérieur et de la recherche
    -    soit de saisir d’un recours contentieux le tribunal administratif de Paris

Le recours doit être formulé par courrier papier, de préférence en recommandé avec accusé de
réception. Le recours devra être motivé et seront joints, la décision contestée ainsi que les pièces
nécessaires à la révision de la décision.

En cas de rejet du recours gracieux ou hiérarchique, l’étudiant demandeur pourra former un recours
contentieux devant le Tribunal administratif de Paris dans les deux mois suivant la notification du
rejet.
Le silence gardé par l’administration sur votre recours gracieux ou hiérarchique pendant plus de
deux mois à compter de la date de réception de ce recours ferait naître une décision implicite de
rejet qu’il lui serait possible de contester devant le Tribunal administratif de Paris dans le délai de
deux mois suivant l’expiration du premier délai de deux mois.

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