COMPLIANCE GUIDE CODE DE BONNES PRATIQUES - Edition mars 2019 - Polylex EPFL
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Edition mars 2019 COMPLIANCE GUIDE CODE DE BONNES PRATIQUES
IMPRESSUM Remerciements : Karl Aberer, Françoise Alt-Jenny,
Paul Bachelard, Sibyl Baechtold, Jean-Laurent
Edition : David Gozel, Géraldine Guédon, Susan Killias. Bourquin, Cathrin Brisken, René Bugnon, Marc
Rédacteurs (Responsables de chapitres) : Eric du Chambaz, Françoise Chardonnens, Daniel Chuard,
Pasquier, Elvis Fontaine, Matthias Gäumann, Pierre Gabriel Clerc, Adrienne Corboud, Anne-Claude
Cosandey, Jean-François Dousson, Denise Flury
Gerster, Susan Killias, Isabelle Kratz, Etienne Marclay,
Poffet, Patrick Francioli, Frederic George, GT-ADMIN,
Andreas Mortensen, Susanna Swann, Chiara Tanteri,
GT-14, Vincent Hiroz, Viviane Luizard, Pierre Magnin,
Pierre Vandergheynst, Martin Vetterli, Madeleine von
Béatrice Marselli, Stéphanie Milliquet, Agniezska Olluri,
Holzen, Bertold Walther, Xavier Warot.
Nils Panchaud, Nathalie Pichard, Corinne Pirlot, David
Graphisme et impression : Caroline Rutz (Caro) et Pisacane, William Pralong, Sylvie Randin, Frédéric
Repro-Centre d’impression EPFL Rauss, Didier Rey, Jean-François Ricci, Hassan
Sadeghi, Lorenza Salvatori, Philipe Staub, Esther
Illustrations : Caroline Rutz
van der Velde, Caroline Vandevyver, Anne Viscolo,
Traduction anglaise : Alison Reid Philippe Vollichard.COMPLIANCE GUIDE
CODE DE BONNES PRATIQUES
Nous remercions l’ETHZ de nous avoir permis de nous inspirer de leur Compliance Guide.
Pour faciliter son utilisation, les termes utilisés dans le présent Code de bonnes pratiques ne correspondent pas
toujours à la formulation exacte des divers actes juridiques. Seules les dispositions énoncées dans l’original des
lois, ordonnances et règlements internes de l’EPFL sont juridiquement contraignantes. Vous trouverez ces actes
juridiques sur le site Polylex ainsi que dans le Recueil systématique du droit fédéral (RS).
Ce Compliance guide sera remis à jour sur une base annuelle. Une version en ligne permet d’accéder directe-
ment aux liens Internet et PDF ainsi qu’aux sites web mentionnés dans ce document. Nous vous remercions de
nous transmettre vos remarques, suggestions et propositions à cette adresse électronique : compliance@epfl.ch
Dans ce guide, la forme masculine utilisée désigne aussi bien les femmes que les hommes, sans discrimination
aucune, ceci dans le seul but d’alléger la formulation du texte.4
TABLE DES MATIÈRES
Édito7
Ressources humaines 8
Activités extérieures ou accessoires 10
Invitations et avantages 14
Sécurité, prévention et santé 16
Sécurité informatique et protection des données 18
Finances20
Gestion des risques et assurances 22
Voyages et frais professionnels 24
Instruction concernant les contrats 26
Philanthropie : sponsoring et mécénat 28
Achats30
Enseignement32
Recherche et subsides 34
Gestion des données de la recherche 36
Éthique scientifique 38
Recherche sur l’être humain 40
Expérimentation animale 42
Export Laws 44
Valorisation et transfert de technologies 46
Publications48
Communication50
Immobilier et infrastructures 52
Protection des données 54
Harcèlement56
Obtenir de l’aide 60
56
ÉDITO
Chères et chers collègues,
Le Compliance Guide de l’EPFL - ou Code de bonnes pra- L’extraordinaire diversité de l’EPFL est un gage de sa
tiques - contient l’essentiel des règles, usages et valeurs vitalité : diversité d’enseignements, de recherches, de
en vigueur dans notre École. Il offre à chacun un cadre de nationalités, de métiers ... Rendez-vous compte : plus de
référence auquel se fier pour réaliser son travail à l’EPFL 10’000 étudiants et 5’700 collaborateurs, 5 facultés, 2
en toute liberté, c’est-à-dire en connaissant les principes collèges, 28 instituts, 354 laboratoires, 5 antennes. Ima-
de base qui régissent notre institution, la manière de les ginez toutes les questions professionnelles, personnelles,
appliquer et les responsables à même de répondre à toute scientifiques et éthiques que cela peut soulever. Comment
question. Le contenu du Compliance Guide a été réalisé pourrions-nous travailler ensemble si nous n’avions pas
par une soixantaine de collaborateurs, avec le soutien des connaissances et des manières de faire communes ?
des chefs de service, des doyens et de toute la Direction. Des valeurs également que nous partageons, comme le
Ils ont travaillé ensemble afin de fournir une information respect, l’intégrité de la recherche ou encore la bonne
simple, utile et pratique, quel que soit votre rôle à l’EPFL, utilisation des ressources mises à notre disposition pour
professeur, secrétaire, doctorant, laborantin, informaticien faire notre travail. Autant de raisons pour lesquelles le
et même président. Les étudiants, même s’ils sont infor- Compliance Guide est indispensable pour garantir notre
més par d’autres biais de ces bonnes pratiques, sont bien cohésion et accomplir les missions de l’École dans un
entendu aussi au cœur du Compliance Guide. même esprit.
Martin Vetterli
Président de l’EPFL
7RESSOURCES HUMAINES
PRINCIPES DE BASE
Dans le cadre de son plan de développement 2017 – 2020, ment et de recherche et pour les personnes participant
l’EPFL a pour mission, dans le domaine des Ressources à des projets financés par des fonds de tiers, neuf ans
humaines (RH), d’améliorer sans cesse les compétences au plus;
et les performances de l’ensemble du personnel, tant pour -- pour les autres employés, cinq ans au plus.
la formation que pour la recherche et les services, dans
un environnement académique international compétitif Toute demande liée à un contrat de travail doit être adres-
en rapide évolution. sée au Responsable RH de la Faculté/Vice-Présidence
concernée.
Conformément au cadre légal, l’employeur EPFL se doit
d’offrir des prestations de premier ordre, de respecter la Le Conseil des EPF nomme les professeurs, les profes-
diversité sous toutes ses formes et de promouvoir les seurs assistants tenure track (PATT), les professeurs asso-
carrières féminines, la conciliation avec la vie de famille, ciés et les professeurs ordinaires. Ils sont engagés selon
l’égalité des chances ainsi que l’accès au sport. le droit public ou le droit privé.
La politique des RH est décentralisée, permettant une Particularités des professeurs assistants tenure
collaboration très étroite avec les Facultés et les Collèges, track (PATT) (LEX 4.2.1)
le réseau des Antennes et les Services centraux. Les professeurs assistants sont nommés pour quatre
ans. Leur contrat est renouvelable une seule fois pour
Contrats de travail quatre années supplémentaires. Le contrat d’une PATT
Les rapports de travail découlent de la conclusion d’un qui accueille un nouvel enfant peut être prolongé d’une
contrat de travail avec description de fonction, écrit et année au plus.
signé par les deux parties. Toute prolongation, modifica-
tion ou résiliation du contrat de travail nécessite également Particularités des assistants-doctorants (LEX
la forme écrite. Les RH sont en outre responsables de 4.4.1)
la mise en œuvre de la politique salariale basée sur le Les assistants-doctorants sont engagés pour une durée
Nouveau Système Salarial (NSS) et les salaires au forfait déterminée d’un an, renouvelable sur une période totale
(assistants-doctorants et post-doctorants). de six ans. L’évaluation annuelle du travail de thèse est
déterminante pour l’actualisation et le renouvellement du
En principe, les rapports de travail sont de durée indéter- contrat. Les assistants-doctorants inscrits à l’EPFL béné-
minée et peuvent être, a contrario, de durée déterminée ficient d’une rémunération forfaitaire, dont les annuités
(art. 19 de l’OPers-EPF et art. 17b de la loi sur les EPF). Un peuvent varier, notamment en fonction des contraintes
contrat de travail de durée déterminée peut être renouvelé budgétaires.
plusieurs fois comme suit:
-- pour les professeurs assistants, huit ans au plus; Particularités des collaborateurs scientifiques
-- pour les assistants et les maîtres-assistants ainsi que (LEX 4.4.2)
pour les autres employés exerçant une fonction similaire, Les collaborateurs scientifiques sont communément appe-
six ans au plus; en cas de passage de la fonction d’assis- lés «post-docs». A l’engagement, s’ils ont fait leur doctorat
tant à celle de maître-assistant, les années d’assistanat à l’EPFL, ils doivent avoir passé au moins deux ans de leur
ne sont pas prises en compte; parcours professionnel ou académique hors de l’EPFL. Le
-- pour les employés associés à des projets d’enseigne- responsable d’unité est compétent pour l’engagement d’un
8collaborateur scientifique, par contrat de durée déterminée, RESPONSABILITÉS
avec l’accord du Responsable des RH de la Faculté. Le
Doyen de Faculté doit donner son accord pour l’engage- Le responsable d’unité rédige la description de fonction de
ment par contrat de durée indéterminée de collaborateurs chaque collaborateur et la met à jour. Il organise un entre-
scientifiques. tien individuel annuel avec chacun de ses collaborateurs.
Les objectifs et un programme de formation individualisé
Particularités des ressortissants étrangers sont fixés à cette occasion ou lors d’un deuxième entretien.
L’engagement de ressortissants étrangers peut être sou-
mis à l’approbation des autorités cantonales et fédérales Le responsable d’unité est chargé de la validation annuelle
en fonction de la nationalité. Les RH se chargent des des soldes de vacances, ainsi que des heures supplé-
démarches administratives nécessaires. mentaires dans le système «gestion des absences». Il est
également responsable du développement harmonieux
Engagement de proches de son groupe (ambiance et respect).
Les collaborateurs en couple (mariés ou non) peuvent être
engagés à condition qu’aucun ne soit le supérieur ou le INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
subordonné direct de l’autre. La même règle s’applique
aux parents au premier et au second degré par le sang, Bureau de l’Egalité des chances, lien internet
ainsi qu’aux parents au premier degré par mariage.
Réseau help, lien internet
Formation du personnel Nouveau Système Salarial (NSS), lien internet
Le Service de formation du personnel (SFP) est à disposi- Système «absences», lien internet
tion pour élaborer des formations sur mesure, en plus de
l’offre du programme de formation, aux personnes et aux
équipes, voire pour établir des filières de formation en lien
CADRE JURIDIQUE
avec les besoins spécifiques des unités. Un programme LEX 4.1.0.1 «Loi sur le personnel de la Confédération»,
de e-Learning est à disposition en permanence. lien internet
LEX 4.1.0.4 « Ordonnance du Conseil des EPF sur le
Cadeaux et avantages personnel du domaine des Ecoles polytechniques
Les collaborateurs doivent se référer aux dispositions de fédérales», lien internet
la LEX 4.6.1 «Directive en matière d’acceptation d’avan
LEX 4.1.4 «Règlement concernant la gestion du temps
tages et d’invitations reçus», (voir chapitre «Invitations
de travail (RGT)», lien PDF
et avantages»).
LEX 4.1.6 «Directive en matière d’acceptation d’avan-
tages et d’invitations reçus», lien PDF
LEX 4.2.0.1 «Ordonnance du Conseil des EPF sur le
corps professoral des écoles polytechniques fédé-
rales», lien internet
LEX 4.2.1 «Règlement concernant les professeurs
assistants «tenure track» », lien PDF
LEX 4.4.1 «Directive sur les rapports de travail des
assistants de l’EPFL», lien PDF
LEX 4.4.2 «Directive sur les rapports de travail des
collaborateurs scientifiques de l’EPFL», lien PDF
LEX 4.1.1 «Directive concernant la gestion des conflits
CONSEILS AU QUOTIDIEN d’intérêts», lien PDF
Pour les responsables d’unité : s’assurer que
chaque collaborateur a un entretien annuel.
En cas de conflit, informer rapidement les RH.
Si la sécurité du site ou d’une personne est mena-
cée, appeler immédiatement le DSPS (115).
Toujours appliquer une politique d’égalité dans les
sélections de candidats.
Annoncer ses activités accessoires aux RH (voir CONTACT
chapitre «Activités accessoires»). Susanna Swann
Planifier sa formation et faire usage de l’offre impor- Directrice des Ressources humaines
tante de formations en ligne (e-Learning). Tél. 021 693 41 47
rh@epfl.ch
Pour les futurs collaborateurs en provenance de
pays extra-européens, prévoir au moins trois mois Hassan Roger Sadeghi
entre le recrutement et l’entrée en fonction en raison Responsable des affaires professorales
des délais induits par l’obtention des documents Tél. 021 693 35 87
officiels valables. hr.sadeghi@epfl.ch
9ACTIVITÉS EXTÉRIEURES OU
ACCESSOIRES
PRINCIPES DE BASE
Les interactions des professeurs et des collaborateurs de Utilisation des ressources de l’EPFL
l’EPFL avec l’industrie, l’économie et les institutions sont Les collaborateurs doivent être titulaires d’une autorisation
souvent profitables, aussi bien pour l’enseignement que pour pouvoir utiliser gratuitement les ressources de l’EPFL
pour la recherche. L’EPFL encourage de telles interactions, en relation avec l’exercice d’une activité extérieure ; ceci
du moment que celles-ci ne prétéritent pas l’activité, le ser- inclut :
vice ou l’engagement de ses collaborateurs envers l’EPFL. -- le travail de secrétariat ;
-- l’ordinateur personnel qui est mis à leur disposition par
Le terme «activité extérieure» désigne toute activité qu’un l’EPFL : voir la directive d’utilisation des moyens informa-
collaborateur exerce en dehors de ses rapports de travail tiques mis à disposition des collaborateurs ;
avec l’EPFL, qu’elle soit rémunérée ou non. Il peut s’agir -- le téléphone.
d’une activité exercée pour le propre compte du colla-
borateur 1, pour le compte d’une entreprise privée, d’une L’utilisation des ressources des laboratoires nécessite un
institution publique ou encore d’une fonction publique. contrat passé entre l’EPFL et le tiers pour lequel l’activité
extérieure est effectuée, ou entre l’EPFL et le collaborateur
Les activités extérieures d’un collaborateur doivent être en cas d’activité extérieure qui ne serait pas exercée pour
compatibles avec toutes les obligations découlant de son un tiers. L’Office de transfert de technologies (TTO) est
contrat de travail : temps consacré à son travail, réputa- compétent pour l’établissement du contrat.
tion de l’EPFL, intérêts de l’EPFL, loyauté et engagement
premier envers l’EPFL, etc. Intérêts de l’EPFL
Les intérêts de l’EPFL doivent être préservés. Il s’agit
Le collaborateur exerçant une activité extérieure doit se notamment d’éviter que les travaux de recherche entre-
garder de toute action pouvant porter préjudice à l’EPFL. pris au sein de l’EPFL ne soient utilisés et divulgués dans
le cadre d’une activité extérieure.
Utilisation du nom de l’EPFL
Le collaborateur exerçant une activité extérieure doit veiller Un mandat privé ne doit en outre jamais empêcher l’EPFL
à ce que cette dernière n’apparaisse pas comme étant une d’utiliser, de protéger et/ou transférer les résultats de ses
activité exécutée pour le compte, ou au nom, de l’EPFL. recherches.
L’utilisation de signes, texte ou image pouvant produire
l’impression que l’EPFL est directement impliquée dans Participations financières
l’activité extérieure est à éviter (par ex. : papier à lettres de Le collaborateur annonce au Président ou à son Doyen/
l’EPFL, logo ou photos de l’EPFL, factures à l’entête de Directeur de collège/VP toutes les participations finan-
l’EPFL, intégration de pages du site WEB de l’EPFL dans cières qu’il détient dans des sociétés, dès lors qu’un conflit
un autre site autrement que par un simple lien hyper- d’intérêts potentiel existe.
texte, ...). L’ouverture de comptes bancaires au nom de
l’EPFL n’est pas autorisée. Création d’entreprise (start-up)
Le collaborateur qui participe à la création et au déve-
loppement d’une entreprise doit l’annoncer au Président
ou à son Doyen/Directeur de collège/VP. Il est en outre
1. Par «collaborateurs» on entend toute personne sous contrat de tenu de signer un engagement personnel émis par le TTO.
travail avec l’EPFL ou le CEPF
10Evaluation du risque de conflit d’intérêt
Tous les collaborateurs doivent évaluer leurs activités PROCESSUS D’ANNONCE D’UN
accessoires et les annoncer immédiatement si elles CONFLIT D’INTÉRÊT
peuvent générer des conflits d’intérêts « (ou la percep-
Avant d’exercer une activité extérieure lucrative ou
tion d’un conflit d’intérêt auprès du public et/ou d’autres
non, le collaborateur évalue le risque de conflits
collaborateurs). Les professeurs adressent une demande
d’intérêts que peut susciter ladite activité. En cas
d’autorisation d’exercer ladite activité extérieure au Pré-
de doute, il demande conseil à son supérieur
sident. Quant aux autres collaborateurs, ils adressent une hiérarchique.
demande d’autorisation à leur Doyen de faculté, respecti-
vement Directeur de collège ou, s’il s’agit de collaborateurs En cas de conflit d’intérêt potentiel, un professeur
adresse une demande d’autorisation d’exercer ladite
de l’administration centrale, aux Vice-présidents dont ils
activité extérieure au Président. Quant aux autres
relèvent. » Les collaborateurs doivent être titulaires d’une
collaborateurs, ils adressent une demande d’au-
autorisation pour exercer une activité accessoire:
torisation à leur Doyen de faculté, respectivement
-- si cette activité risque d’entrer en conflit avec les intérêts Directeur de collège ou, s’il s’agit de collaborateurs
de l’EPFL ; de l’administration centrale, aux Vice-présidents
-- si elle risque d’empêcher la personne d’exercer ses dont ils relèvent. Cette demande doit dans tous les
fonctions à l’EPFL ; cas être accompagnée d’un préavis du supérieur
-- si elle risque de compromettre la réputation de l’EPFL ; hiérarchique.
-- si le collaborateur entend utiliser l’infrastructure de
La demande mentionnera :
l’EPFL ;
-- si l’activité en question consiste à siéger dans un conseil -- la nature et l’intensité du recours à l’infrastructure
d’administration ; de l’EPF ou de l’institut de recherche ;
-- si l’activité en question consiste en la création/au déve- -- une estimation du temps nécessité par l’activité ;
loppement d’une start-up. -- une description du type d’activité ;
-- le préavis de son supérieur ;
Professeurs -- le cas échéant, le montant (avec au besoin son
Les professeurs engagés à plein temps ont droit à 20 % estimation) de la rétribution qui sera perçue pour
de ce plein temps pour exercer des activités extérieures. cette activité ;
Si le temps consacré aux activités accessoires représente -- le cas échéant, l’engagement selon l’article 8, ali-
plus d’une journée de travail par semaine, le professeur néa 3 de la Directive concernant la gestion des
doit demander une autorisation au Président de l’EPFL. conflits d’intérêts.
Le fait de siéger dans un Conseil d’administration ou à Une telle autorisation ne pourra être accordée que
la Direction d’une entreprise est soumis, dans tous les dans la mesure où l’activité satisfait aux critères
cas, à autorisation par le Président de l’EPFL. Toutes les définis dans la Directive concernant la gestion des
activités accessoires de type expertises, consulting etc. conflits d’intérêts.
doivent être annoncées au TTO (formulaire à faire signer Les autorisations accordées sont inscrites dans un
par le mandant) ainsi qu’au Président. Les professeurs registre central.
doivent remplir un formulaire de déclaration annuelle de
leurs activités accessoires.
>>
11ACTIVITÉS EXTÉRIEURES OU
ACCESSOIRES (SUITE)
Le professeur désirant enseigner simultanément dans CADRE JURIDIQUE
plusieurs établissements (double professorat) doit en faire
la demande à la Direction de l’EPFL qui transmettra la LEX 4.2.0.1 «Ordonnance du Conseil des EPF sur le
demande au CEPF. corps professoral des écoles polytechniques fédé-
rales», lien internet
Membres de la Direction EPFL LEX 4.1.0.4 «Ordonnance du Conseil des EPF sur le
Le Président et les Vice-présidents de l’EPFL ont droit à personnel du domaine des Ecoles polytechniques
10% d’une pleine charge de travail pour accomplir des acti- fédérales» (Art. 53 et 56), lien internet
vités accessoires. La part du revenu provenant d’activités
LEX 4.1.1 «Directive concernant la gestion des conflits
accessoires qui dépasse 30% de la rémunération EPFL d’intérêts», lien PDF
doit être remise à l’employeur. Toute activité accessoire
doit être autorisée par le CEPF. «Ordonnance sur la rémunération et sur d’autres
conditions contractuelles convenues avec les cadres
du plus haut niveau hiérarchique et les membres des
organes dirigeants des entreprises et des établisse-
RESPONSABILITÉS ments de la Confédération», lien internet
Mesure à adopter en cas de conflit d’intérêt ;
médiation INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
Le supérieur hiérarchique qui constate ou soupçonne
l’existence d’une situation de conflit d’intérêt règle direc- Site du TTO concernant les start-ups, lien internet
tement cette question avec le collaborateur. Le Doyen/
Directeur de collège / VP soutient la démarche en agissant
comme médiateur. S’il s’agit d’un professeur, le Doyen
cherche à régler la question avec le soutien du Président
agissant comme médiateur.
Mesure à adopter en cas de conflit d’intérêt ;
intervention du General Counsel ou du Président
Si aucun accord ne peut être trouvé pour régler la situa-
tion, le médiateur transmet le dossier au General Counsel
ou au Président s’il s’agit d’un professeur, afin que ces
derniers prennent ou fassent prendre toute mesure jugée
nécessaire pour régulariser la situation.
Le collaborateur est avisé par le médiateur de la transmis-
sion du dossier au General Counsel, respectivement au
Président pour règlement.
12CONTACT
Pour les membres de la Direction
Susan Killias
General Counsel
Tél. 021 693 50 76
susan.killias@epfl.ch
Pour les professeurs
Hassan Roger Sadeghi
Responsable des affaires professorales
Tél. 021 693 35 87
hr.sadeghi@epfl.ch
Pour les collaborateurs
Susanna Swann
Déléguée des Ressources humaines
Tél. 021 693 41 47
rh@epfl.ch
13INVITATIONS ET AVANTAGES
PRINCIPES DE BASE Ils veilleront également à ne pas accepter plusieurs avan-
tages à intervalles réguliers de même provenance afin
Dans un souci d’exemplarité, l’EPFL a souhaité établir des d’éviter un effet de «saucissonnage».
règles claires d’acceptation d’invitations ou d’avantages
par ses collaborateurs 1 ainsi que par les membres de sa Ils doivent être attentifs aux modalités d’acceptation d’un
Direction au sens large 2, y compris son Président. Ceci, avantage ou d’une invitation.
dans le but d’éviter que l’indépendance des collaborateurs
ou membres de la Direction au sens large soit affectée. Le General Counsel tient un registre des invitations accep-
tées pour les membres de la Direction au sens large ainsi
La Directive en matière d’acceptation d’avantages et d’in- que de tous les avantages qui n’ont pu être refusés pour
vitations reçus (LEX 4.1.6) définit ainsi sous quelles condi- des questions de politesse, de civilité ou de conformité à
tions des avantages et invitations peuvent être acceptés des usages sociaux (voir également rubrique «Informations
de la part de tiers. complémentaires» à ce sujet).
Par avantages, on entend notamment :
-- Les cadeaux ; CONSEILS AU QUOTIDIEN
-- Les dons ;
-- Les commissions. Refuser tout avantage et toute invitation susceptible
de restreindre votre indépendance et votre liberté
d’action.
Par invitations, on entend :
-- Les invitations commerciales ou de divertissement sor- Refuser les avantages dont la valeur dépasse CHF
tant du cadre de l’activité usuelle du collaborateur ou du 200.-.
membre de la Direction au sens large. Sauf autorisation écrite de votre supérieur, refuser
les invitations à l’étranger.
Ces dispositions doivent également guider tout collabora- En cas de doute quant à l’acceptabilité d’une invi-
teur ou membre de la Direction au sens large souhaitant tation ou d’un avantage :
offrir des invitations ou des avantages un tiers.
-- pour les collaborateurs, s’adresser par écrit au
supérieur qui répondra également sous cette
RESPONSABILITÉS forme.
-- Pour les membres de la Direction au sens large et
Les collaborateurs et les membres de la Direction peuvent
les collaborateurs, s’adresser au General Counsel.
accepter des avantages (dons ou cadeaux) dont la valeur
Conformément aux dispositions relatives au spon-
marchande n’excède pas CHF 200.-. Dans tous les cas,
soring et au mécénat, refuser tout avantage ou com-
l’argent comptant ne peut pas être accepté.
mission adressé à un collaborateur ou membre de
la Direction au sens large de l’EPFL impliqué dans
la gestion des activités de fundraising.
Dans le cadre d’une participation à un processus
d’achat (par exemple un appel d’offre) ou de déci-
1. Le terme «collaborateurs» comprend également les professeurs
sion, refuser tout avantage et invitation pour lequel il
2. Par «Membre de la Direction au sens large», on entend : les
n’est pas possible d’exclure un lien entre l’avantage
membres de la Direction de l’EPFL (Président et Vice-présidents)
ainsi que Secrétaire général, General Counsel, Doyen et Directeur fait et le processus d’achat ou de décision.
de collège
14Le tableau ci-dessous résume ces dispositions :
Invitation
Si dans processus Prise en charge
Décision acceptation Registre invitations
d’achat des frais
Par le collaborateur
Collaborateurs
(+ supérieur évent.) ≠ Non
(y.c. professeurs)
étranger Acceptation possible
Par la DIR selon 3 si aucun lien entre EPFL
Membres de la Direction principes (lien activité avantage et processus
Oui
au sens large EPFL, partenaire,
proportionnalité)
Avantage
Décision acceptation Si dans processus Prise en charge Registre avantage
> CHF 200.- d’achat des frais > CHF 200.-
Collaborateurs OK > CHF 200.- mais
(y.c. professeurs) Acceptation possible GeC décide usage
Par la personne
si aucun lien entre Oui
Membres de la Direction elle-même OK > CHF 200.- mais
avantage et processus
au sens large DIR décide usage
CADRE JURIDIQUE INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
LEX 4.1.0.4 «Ordonnance du Conseil des EPF sur le La LEX 4.1.6 prévoit également les cas dans lesquels
personnel du domaine des Ecoles polytechniques certains avantages ne peuvent pas être refusés pour des
fédérales», lien internet questions de politesse, de civilité ou de conformité à des
«Ordonnance sur le personnel de la Confédération», usages sociaux. Il conviendra, pour le collaborateurs, de
lien internet remettre ces avantages au General Counsel et pour les
membres de la Directionau sens large, de saisir la Direc-
LEX 4.1.6 «Directive en matière d’acceptation d’avan-
tion qui décidera de l’utilisation de l’avantage.
tages et d’invitations reçus», lien PDF
LEX 1.10.1 «Directive concernant le sponsoring et le Dans tous les cas, l’utilisation de l’avantage reçu ou de
mécénat à l’EPFL», lien internet l’invitation sera faite au profit de l’EPFL.
CONTACT
Susan Killias
General Counsel
Tél. 021 693 50 76
susan.killias@epfl.ch
15SÉCURITÉ, PRÉVENTION ET SANTÉ
PRINCIPES DE BASE RESPONSABILITÉS
L’EPFL promeut une culture exemplaire de la sécurité et Tous les collaborateurs, en particulier les responsables
de la santé au travail, fondée sur l’intégrité et la respon- d’unité (professeurs, directeurs de section, MER, respon-
sabilité sociale. Au-delà de la conformité aux exigences sables des services centraux et chefs d’atelier), doivent
réglementaires en matière de sécurité, de prévention et connaître et appliquer les dispositions légales relatives
de santé, cet engagement implique aussi une approche à leur travail en matière de sécurité, de prévention et
responsable des risques et le respect d’autrui. de santé. Tous les collaborateurs doivent respecter les
recommandations et les directives émises par l’EPFL afin
A l’EPFL, les spécialistes du Domaine Sécurité Prévention d’éviter les accidents du travail et les risques pour la santé.
et Santé (DSPS) conseillent l’ensemble des membres de Les responsables d’unité s’assurent que leurs collabora-
l’EPFL sur les questions relatives à la sécurité, la sûreté, teurs sont formés et que les mesures de sécurité et de
la prévention et la protection de la santé. Ils apportent santé au travail sont dûment appliquées.
également un soutien à la mise en œuvre des mesures
nécessaires. Le DSPS organise régulièrement des cours CADRE JURIDIQUE
et des ateliers pour former la communauté de l’EPFL dans
ces domaines. LEX 1.1.1 «Ordonnance sur l’organisation de l’EPFL»,
lien PDF
Le délégué du DSPS est le garant du concept global de LEX 1.5.1 «Directive en matière de santé et sécurité
sécurité de l’EPFL. Les autres responsabilités en la matière du travail», lien PDF
(sécurité incendie, sûreté, biosécurité (Biosafety), etc.) sont
«Ordonnance 3 relative à la loi sur le travail», lien
assignées à divers spécialistes de l’équipe du DSPS. Le
internet
délégué est habilité à interdire l’accès au campus et à
intenter des poursuites. «Ordonnance 4 relative à la loi sur le travail», lien
internet
Le DSPS représente l’EPFL dans les discussions liées à
la sécurité, la sûreté et la prévention des dangers avec INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
les autorités compétentes (police, pompiers, offices can-
tonaux et fédéraux), en collaboration avec le General Site web du DSPS, lien internet
Counsel de l’EPFL.
Informations relatives aux formations offertes par le
DSPS, lien internet
16CONSEILS AU QUOTIDIEN
Identifier les dangers particuliers dans son domaine -- prendre connaissance des consignes d’évacuation
de responsabilité et s’assurer de connaître les dispo- sur le site web du DSPS et s’assurer que votre per-
sitions légales applicables en matière de sécurité et sonnel soit également au courant.
de santé au travail. Ne pas laisser d’objets de valeur sans surveillance et
Nommer un correspondant à la sécurité (COSEC) bien fermer les fenêtres et portes à clé en quittant un
dans chaque groupe de recherche et, si la nature des local afin de minimiser le risque de vol.
recherches l’exige, un délégué pour la radioprotection Verrouiller son ordinateur lorsqu’on quitte son poste
ou la biosécurité. de travail.
Se renseigner auprès du DSPS pour savoir si une auto- Garder sa carte Camipro en tout temps sur soi.
risation est nécessaire pour les activités du groupe.
Consulter le site internet du DSPS pour obtenir des
Profiter des formations de base ou spécialisées dis- conseils relatifs à la santé au travail (par exemple en ce
pensées par le DSPS dans les domaines de la sécurité qui concerne l’ergonomie à la place de travail).
et de la santé au travail.
Prendre connaissance du contenu des dépliants HELP
Connaître et appliquer les procédures d’élimination et du Point Santé.
des déchets, en particulier dans les domaines de la
chimie et de la biologie. En cas de conflit ou de problème, les collaborateurs
sollicitent assistance et conseils auprès des RH (voir
Adopter un comportement adéquat en cas d’urgence : chapitre «Ressources humaines»). En cas de menace
-- enregistrer le numéro d’urgence 115 ou +41 21 693 ou de violence, consulter le site internet du DSPS pour
3000 (dans votre portable) connaître la procédure à suivre.
-- localiser les éléments de sécurité dans vos locaux
(place d’évacuation, sorties de secours, rince-œil,
douche, …)
CONTACT
Eric Du Pasquier
Délégué du Domaine
Tél. 021 693 20 11
eric.dupasquier@epfl.ch
17SÉCURITÉ INFORMATIQUE ET
PROTECTION DES DONNÉES
PRINCIPES DE BASE Chaque professeur est tenu d’informer ses étudiants de
leurs obligations quant au respect des droits de tiers
Les risques relatifs à la sécurité informatique à l’EPFL se (copyright, droits d’auteurs, licences, etc.) pour les logi-
multiplient en raison de la croissance des besoins infor- ciels, œuvres d’auteurs, etc.
matiques, de l’augmentation du nombre d’interconnexions Voir également les chapitres et «Gestion des données
et de la complexité des systèmes. de la recherche» et «Protection des données».
La sécurité du système d’information de l’EPFL – sa dis- CADRE JURIDIQUE
ponibilité, son intégrité, sa confidentialité et sa traçabilité
– assure la poursuite des activités de l’EPFL et protège LEX 1.0.1 «Loi fédérale sur les écoles polytechniques
sa réputation. L’EPFL est propriétaire du produit du travail fédérales» (Art. 36a et 36b), lien PDF
administratif de ses collaborateurs. LEX 4.1.0.1 «Loi sur le personnel de la Confédération»
(Art. 22), lien internet
RESPONSABILITÉS LEX 4.1.0.4 «Ordonnance du Conseil des EPF sur le
personnel du domaine des Ecoles polytechniques
Le comportement de chacun a un impact significatif sur fédérales» (Art. 57), lien internet
la protection du système d’information. L’EPFL a la res-
LEX 6.5.1 «Politique de sécurité des systèmes d’in-
ponsabilité de mettre à disposition de ses collaborateurs, formation», lien PDF
étudiants, invités et prestataires des moyens informatiques
LEX 6.1.4 «Directive pour l’utilisation de l’infrastruc-
fiables, performants et en adéquation avec leurs besoins.
ture électronique de l’EPFL», lien PDF
Elle est tenue d’offrir une formation adéquate à ses colla-
borateurs pour l’utilisation de ces moyens informatiques. Lex 4.1.0.8 «Loi fédérale sur la protection des don-
nées», lien PDF
En échange, chacun devrait : «Ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection
-- prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger des données», lien PDF
le système d’information mis à sa disposition ;
-- annoncer immédiatement à la Vice-présidence pour les INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
systèmes d’information toute faille dans la sécurité du
système d’information et ne pas en faire état à un tiers Informations sur les systèmes d’information, y com-
non autorisé ; pris sécurité informatique, lien internet
-- utiliser les moyens mis à sa disposition uniquement pour Comment se prémunir contre les cyber-attaques, lien
accomplir les tâches qui lui ont été confiées dans le PDF
cadre de sa relation contractuelle avec l’EPFL ; Film de sensibilisation concernant la sécurité infor-
-- protéger les informations qu’il a sorties du périmètre du matique, lien internet
système d’information EPFL (clé USB, smartphone etc.)
ou auxquelles il accède depuis l’extérieur de l’EPFL (via
le VPN, via son smartphone etc.). CONTACT
Le responsable d’unité est chargé de s’assurer que ses Jean-François Dousson
collaborateurs sont au courant de ces directives et les Responsable sécurité systèmes d’information
Tél. 021 693 70 74
mettent en pratique.
jean-francois.dousson@epfl.ch
18CONSEILS AU QUOTIDIEN
Se référer à la brochure «Comment se prémunir contre Doodle / CrossKnowledge.
les cyber-attaques», éditée par la Vice-présidence pour
L’EPFL préconise l’utilisation de SharePoint pour les
les Systèmes d’information et accompagnée d’un film
documents légalement protégés.
de sensibilisation. En cas de doute, contacter le 1234
avant de tenter de remédier au problème. Utilisation de dispositifs mobiles
Stockage des données Les appareils mobiles (téléphones, ordinateurs por-
tables, tablettes, clés USB) peuvent être exploités par
Le disque local (C:) d’un ordinateur portable n’est pas
des tiers ou perdus et ne conviennent donc pas au
adapté au stockage de données, aussi, veiller à sau-
stockage de données sensibles. Tout appareil mobile
vegarder régulièrement ses données afin de pouvoir
contenant des données EPFL, ou donnant accès à
les récupérer en cas de défaillance du matériel, de
des données EPFL, qui est sorti des locaux de l’EPFL
modification délibérée ou d’erreur humaine. Cette sau-
doit être protégé avec un mot de passe. Dans le cas
vegarde des données est garantie pour les données
des ordinateurs portables, il est conseillé de chiffrer
enregistrées dans le système de stockage central de
l’ensemble du disque dur. Le chiffrement des disques
la Vice-présidence pour les systèmes d’information
durs des ordinateurs portables des collaborateurs des
en fonction du niveau de service souscrit (système
services centraux est obligatoire. Tous les autres colla-
de «Commun[unité]»). Vérifier régulièrement que les
borateurs doivent suivre les directives de leur Faculté.
anciennes données puissent être récupérées et s’in-
former des modalités/spécifications des sauvegardes Authentification et mots de passe
(fréquence des sauvegardes, période pendant laquelle
Protéger tous les comptes avec des mots de passe
les données peuvent être récupérées, procédure à
sûrs. Un mot de passe sûr :
suivre pour récupérer des données sauvegardées).
-- comprend au moins 10 caractères ;
Les données confidentielles enregistrées sur des sup-
ports de stockage amovibles (clés USB, disques durs, -- ne contient ni le nom de l’utilisateur, ni celui de
etc.) doivent être chiffrées (Windows dispose d’un outil l’EPFL ;
appelé «Bitlocker» pour ce faire). La clé de chiffrement -- ne contient pas de mot entier ;
doit être stockée de manière sûre, mais accessible pour -- est complètement différent des précédents mots de
le collaborateur et son unité, sous peine de perdre l’ac- passe de l’utilisateur ;
cès aux données. Si le chiffrement n’est pas possible, -- contient des majuscules, des minuscules, des
garder les supports électroniques sous clé. chiffres et des caractères spéciaux (£, !, /, etc.).
Stockage externe de données Le login personnel EPFL ne doit pas être diffusé et il
Il est strictement interdit de stocker ou traiter des don- ne faut jamais communiquer le mot de passe associé
nées sensibles de recherche ainsi que des données par téléphone, e-mail ou sur tout site externe à l’EPFL.
administratives confidentielles dans un cloud. La Loi Le mot de passe EPFL ne devrait pas être utilisé pour
sur la Protection des données et la notion de secret d’autres sites Internet. Il devrait être stocké sous forme
de fonction constituent la base légale relative à cette chiffrée.
problématique.
L’utilisateur est responsable des actions commises
Au 4 avril 2016, l’EPFL a validé les services cloud sui- avec son identité numérique, et devra personnellement
vants pour les données non sensibles (lien internet) : répondre d’éventuels dommages causés à l’EPFL ou
SWITCHdrive / Google Apps / ServiceNow / iLab / à des tiers.
19FINANCES
PRINCIPES DE BASE
Gestion -- de CHF 100’001 à 500’000 : signature conjointe du res-
Toutes les ressources financières entrant à l’EPFL sont ponsable de fonds chargé de la transaction avec le res-
propriété de l’EPFL quelle que soit leur source. ponsable de centre financier de niveau 2 (ou la personne
disposant d’une délégation équivalente au responsable
Le responsable d’unité gère et contrôle les moyens finan- de centre financier de niveau 2) ;
ciers qui lui sont attribués conformément au Règlement -- plus de CHF 500’000 : signature conjointe de deux
financier de l’EPFL. Il répond de l’usage responsable de membres de la Direction de l’EPFL.
ces ressources.
Droits de signature : contrats de revenus
Le responsable d’unité doit effectuer des contrôles men- Les contrats de mécénat ou de sponsoring dès CHF
suels et semestriels des fonds dont il est responsable (art. 50’000.- doivent être signés par deux membres de la
71 et 72 du Règlement financier de l’EPFL). Il peut déléguer Direction de l’EPFL et validé par la Direction.
certains de ces contrôles à un gestionnaire d’unité mais
reste responsable de l’usage de ces ressources. Les contrats de recherche ou de services avec des entre-
prises ou autres entités à but lucratif sont signés par :
Le responsable d’unité est en charge de vérifier annuel- -- le responsable de l’unité concernée s’il est inférieur à
lement que l’inventaire des biens relatifs à son unité est CHF 50’000.- ;
exact et à jour. -- le responsable d’unité et le responsable du TTO s’il est
supérieur ou égal à CHF 50’000.-.
Droits de signature : achats et frais
Tous les remboursements de frais doivent être validés par Les contrats de subsides, de recherche ou de services
le supérieur hiérarchique, en conformité avec le Règlement avec les organismes de subside ou autres entités à but
financier et la Directive relative aux voyages et au rembour- non lucratif sont co-signés par le responsable de l’unité ou
sement des frais professionnels (voir chapitre «Voyages le Principal Investigator (en premier) puis par le Research
et frais professionnels»). Office (REO).
Les droits de signature se fondent sur les compétences Les contrats de transfert de technologies et de licences
définies dans le Règlement financier. Les limites suivantes sont signés par le responsable du TTO et le responsable
s’appliquent à toute obligation financière à l’égard de tiers de l’unité directement concernée. Voir chapitre «Valori-
(achats) : sation et transfert de technologies».
-- jusqu’à CHF 5’000 : signature individuelle d’une per-
sonne autorisée du centre financier ; RESPONSABILITÉS
-- de CHF 5’001 à 50’000 : signature conjointe de deux
personnes autorisées du centre financier ; Les tâches, compétences et responsabilités de la gestion
-- de CHF 50’001 à 100’000 : signature conjointe du res- et du contrôle des moyens financiers sont définies aux
ponsable de fonds chargé de la transaction avec le res- chapitres 2 et 10 du Règlement financier.
ponsable de centre financier de niveau 3 (ou la personne
disposant d’une délégation équivalente au responsable
de centre financier de niveau 3) ;
20CADRE JURIDIQUE INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
LEX 5.1.1 «Règlement financier de l’EPFL», lien PDF Coordonnées de votre personne de contact au sein
du Service de Comptabilité, lien internet
LEX 5.1.0.2 «Ordonnance sur les finances et la comp-
tabilité du domaine des EPF», lien internet Site web du Service de Comptabilité, lien internet
LEX 1.10.1 «Directive concernant le sponsoring et le Portail SESAME, lien internet
mécénat à l’EPFL», lien PDF
LEX 3.4.1 «Directive de l’EPFL concernant les sub-
sides, les contrats de recherche et le transfert de
technologies (DSCRTT)», lien PDF
CONSEILS AU QUOTIDIEN CONTACT
Consulter le site web du Service de Comptabilité Marc Bachelot
ainsi que le Règlement financier. Chef du Service de Contrôle de gestion
Tél. 021 693 47 87
Déléguer la gestion administrative et le contrôle
marc.bachelot@epfl.ch
quotidien à un gestionnaire d’unité : le responsable
de centre financier reste toutefois entièrement res- Bertold Walther
ponsable de la bonne utilisation des ressources Chef du Service de Comptabilité
financières. Tél. 021 693 21 22
Utiliser le portail SESAME (Infocentre) pour consul- bertold.walther@epfl.ch
ter et traiter les données financières des fonds de
votre unité.
Solliciter le Service de Contrôle de gestion : il
apporte par exemple son soutien aux chercheurs
pour la production des rapports financiers relatifs
aux projets de recherche.
Pour le responsable d’unité :
-- vérifier tous les mois l’intégralité et l’exactitude des
écritures comptables ainsi que l’état des contrats.
-- valider, signer et archiver tous les 6 mois la liste
des soldes de tous les fonds de son unité.
21GESTION DES RISQUES ET
ASSURANCES
PRINCIPES DE BASE
Gestion des risques Assurances
Les risques sont saisis dans un registre qui est actua- L’EPFL est globalement couverte dans le domaine de
lisé une fois par année par les détenteurs de risques. la responsabilité civile et des assurances choses. Mis à
Chaque détenteur de risques informe ses collaborateurs part certains risques spécifiques, une franchise de CHF
des mesures de mitigations à mettre en œuvre afin d’en 100’000 par événement s’applique.
atténuer l’impact.
Des projets de recherches, en particulier ceux impliquant
Tout collaborateur est invité à nous communiquer tout des essais cliniques (recherche sur l’être humain), peuvent
nouveau risque dont il aurait connaissance dans le cadre nécessiter une couverture d’assurance spécifique.
de son activité.
La majorité du patrimoine immobilier sur le site d’Ecublens
Une détection précoce est la clé d’une bonne maîtrise des est propriété de la Confédération. Cette dernière assume
risques. Que vous soyez actifs dans la recherche, dans elle-même le risque pour les dommages causés à ses
l’enseignement, dans l’administration ou dans la technique, bâtiments.
votre contribution est importante.
RESPONSABILITÉS
Les risques majeurs font l’objet d’un suivi particulier par
la Direction. Ces risques, principalement de réputation et Les tâches, compétences et responsabilités de la gestion
financiers, couvrent notamment les domaines suivants : des risques sont définies dans le Règlement d’organisation
-- probité scientifique du Risk management à l’EPFL.
-- gouvernance organisationnelle
-- conformité et dispositions légales CADRE JURIDIQUE
-- gestion managériale
-- sécurité et systèmes d’information LEX 1.4.3 Règlement d’organisation du Risk manage-
ment à l’EPFL, lien PDF
Alors que l’EPFL assume elle-même la grande partie des LEX 1.7.1 Directive sur le système de contrôle interne
risques (principe de l’auto-assurance), certaines assu- à l’EPFL, lien PDF
rances sont conclues pour les risques dont la survenance
LEX 1.4.0.3 Directives du CEPF concernant la gestion
est faible mais les dommages élevés.
des risques des EPF, lien PDF
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