CONGRÈS VANCOUVER 2019 - appel de commandites et offre d'exposition - AAPC CSLA
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appel de commandites
et offre d’exposition
ASSOCIATION DES ARCHITECTES
PAYSAGISTES DU CANADA &
BRITISH COLUMBIA SOCIETY
OF LANDSCAPE ARCHITECTS
CONGRÈS
VANCOUVER – 2019
Sensibilisation, reconnaissance et mobilisation –
Architecture de paysage et réconciliation
http://www.csla-aapc.ca/events/2019-congress
1appel de commandites
L’Association des architectes paysagistes du Canada (AAPC) en partenariat avec la British Columbia
Society of Landscape Architects (BCSLA) a le plaisir de dévoiler l’appel de commandites et l’offre
d’exposition du Congrès 2019.
Le Congrès est la principale activité éducative et de réseautage des architectes paysagistes, dont la
profession est en plein essor au Canada. L’activité rassemble les principaux décideurs de la profession au
Canada, notamment des architectes paysagistes du secteur privé, des établissements d’enseignement,
des municipalités, des ministères et des organismes gouvernementaux. Le Congrès offre une rare
occasion de tisser des liens avec un grand nombre de leaders de l’industrie.
Nous vous invitons à participer au salon professionnel 2019 ou à commanditer le Congrès 2019 pour
améliorer le profil de votre entreprise et promouvoir les services de qualité, les produits novateurs et la
technologie de pointe que les architectes paysagistes peuvent utiliser dans leurs bureaux et leurs
projets.
Plus de 200 délégués devraient s’inscrire au Congrès de l’AAPC. De plus, le salon professionnel 2019
sera ouvert aux délégués du Sommet de la Terre de Colombie-Britannique :
https://www.bclandsummit.com/
Nous souhaitons vivement votre soutein à titre de commanditaire, d’exposant ou de participant.
Le thème de la conférence 2019 est « Sensibilisation, reconnaissance et mobilisation – Architecture
de paysage et réconciliation ».
La Commission de vérité et réconciliation du Canada (CVR) a été constituée en 2007 dans le cadre de la
Convention de règlement du plus vaste recours collectif de l’histoire du Canada. Entre 1870 et 1996, plus
de 150 000 enfants autochtones ont été placés dans des pensionnats dans un effort concerté visant à
anéantir la culture autochtone au Canada. En 2015, la CVR a publié son rapport comprenant 94 appels à
l’action, qui invite tous les Canadiens à adopter et à modifier leurs comportements et leurs pratiques
dans le cadre du processus de recherche de la vérité et de réconciliation avec les peuples autochtones du
pays.
Depuis la publication des Appels à l’action de la CVR, le dialogue national sur la question autochtone
s’est intensifié. Le Congrès 2019 de l’AAPC explorera trois piliers : a) reconnaissance, b) sensibilisation et
c) mobilisation.
lieu et dates
Le congrès de l’AAPC se tiendra au Westin Bayshore, 1601 Bayshore Drive, Vancouver (C.-B.) du mardi
7 mai au mercredi 8 mai 2019. Le Sommet de la Terre de Colombie-Britannique 2019 aura lieu au même
endroit. Consultez https://www.bclandsummit.com/ pour plus de détails.
Les images sont reproduites avec permission depuis l’Atlas de prix e l’AAPC : https://www.aapc-csla.ca/awards/atlas-de-prix
2types de commandites et avantages
La section suivante décrit les types de commandites et leurs avantages. Pour connaître les possibilités
de participation et d’exposition, consultez la page suivante.
Partenaire Principal Associé
Avantages
10 000 $ 5 000 $ 3 000 $
X Deux billets pour le Gala de l’AAPC.
Parrainage – conférencier, réception d’accueil, dîner de gala ou
X autre activité importante – Occasion de prononcer une allocution
de 10 minutes.
Deux billets pour la conférence, si aucun stand n’a été réservé au
X X
salon.
Apposition du logo de l’entreprise dans le programme
X X X
préliminaire.
X Publicité dans le programme du Congrès.
X X
(Quart de
(Pleine page) (Demi-page)
page)
Apposition du logo et lien vers le site Web de l’entreprise –
X X X
Bulletins de l’AAPC et de la BCSLA, et Actuallités du Congrès.
Apposition du logo de l’entreprise dans le programme.
X X X
Apposition du logo et lien vers le site Web de l’entreprise – Site
X X X
Web de l’AAPC.
Mention à titre de commanditaire lors d’un repas officiel.
X
Mention à titre de commanditaire lors d’une pause ou d’une
X
tournée prévue.
Table promotionnelle Dossiers/matériel publicitaires sur la table promotionnelle
(maximum de 2 pièces promotionnelles). N’inclut pas la passe
200 $ + TVH de conférence.
Nous acceptons un soutien non financier pour monter la
scène et les tables, pour l’impression, la signalisation,
l’éclairage, les cahiers, les trousses des délégués, les cordons
Soutien non financier
et les passes, etc. Vous serez reconnu pour votre soutien
généreux. Contactez Tara Culham, directrice générale BCSLA
(admin@bcsla.org), pour en discuter.
3prospectus du salon professionnel
programme
Mardi 7 mai 2019 Mercredi 8 mai 2019
8 h 30 h à 13 h – Montage 8 h à 16 h – Ouverture de l’exposition
13 h à 20 h – Ouverture de l’exposition 16 h à 19 h – Démontage
renseignements généraux
Le salon est l’activité la plus prisée du Congrès; il vous permet d’exposer vos produits et services au cours
du Congrès. Si vous avez besoin d’accessoires, veuillez nous contacter et nous ferons tout ce qui est
nécessaire pour vous satisfaire. Les exposants sont seuls responsables des frais relatifs aux accessoires
et de leur retour en bon état.
services d’expositions
Si vous avez besoin d’un fournisseur de services d’expositions, veuillez contacter le service à la clientèle
de Levy Show Service au 604.277.1726 ou à l’adresse suivante : operations@levyshow.com. Leur équipe
professionnelle pourra vous aider. Les exposants sont responsables de tous les frais et taxes de Levy
Show Services.
électricité et internet
Vous devez commander les services électriques lorsque vous réservez votre stand auprès de la BCSLA. La
BCSLA et l’AAPC ont négocié des tarifs réduits. PSAV sera sur place pour répondre à vos demandes tout
au long du congrès. Si vous commandez des services électriques ou des accessoires le jour du montage,
les tarifs express de PSAV s’appliqueront. Vous devez commander les services électriques à l’aide du
présent formulaire. Les prix sont pour deux jours [TPS (5 %), TVH (7 %) et frais de service de PSAV
(22 %) inclus].
QUANTITÉ DESCRIPTION TARIF (2 jours) TOTAL
Branchement électrique standard de 7,5 ampères 149,00
(comprend une barre d’alimentation et la main-
d’œuvre)
Wi-Fi* 25,00
Connexion Internet par câble dédiée * 356,00
(comprend une heure de main-d’œuvre)
Autre – commande spéciale :
MONTANT TOTAL :
* Les réseaux Internet sans fil et câblés de base partagent la bande passante avec tous les internautes
présents dans l’espace public de l’hôtelaccessoires d’exposition
Vous devez commander les accessoires lorsque vous réservez votre stand auprès de la BCSLA. La BCSLA
et l’AAPC ont négocié des tarifs réduits.
QUANTITÉ DESCRIPTION TARIF (2 TOTAL
jours)
Table drapée : 6’ (longueur) x 30" (largeur) x 30" 63,00
(hauteur) (comprend deux chaises)
Chevalet 63,00
Autre – commande spéciale
MONTANT TOTAL :
montage/démontage
Pour réduire le temps d’attente et faciliter les livraisons, les exposants doivent prendre rendez-vous et
respecter l’horaire prévu. Veuillez communiquer avec le bureau de la BCSLA avant le 28 février 2019 pour
réserver votre plage horaire. Si vous n’avez pas besoin d’utiliser le quai de chargement, vous pourrez
procéder au montage dès 8h30, le 7 mai 2019. Veuillez contacter Tara Culham ou Joyce Bartolome à la
BCSLA (admin @ bcsla.org ou 1.604.682.5610) pour planifier votre horaire de montage et de démontage.
emplacement et plan
Le salon aura lieu dans la Stanley Park Ballroom, située au deuxième étage du Westin Bayshore.
5frais
10 x 10 – Très grand stand 1400,00 $
8 x 10 – Grand stand 1200,00 $
8 x 8 – Stand régulier 1000,00 $
5 x 7 – Petit stand 800,00 $
5 x 5 – Très petit stand 700,00 $
Chaque stand vous donne droit :
_ service de repas fournis aux congressistes,
_ deux passes d’exposant (des passes supplémentaires peuvent être commandées). Veuillez fournir le
nom de deux personnes seulement par stand.
Exposant n° 1 : ________________________________ Exposant n° 2 : _________________________________
frais
Les sommes sont en devise canadienne et elles sont assujetties à la TVH. Le paiement intégral à
l’« Association des architectes paysagistes du Canada » est requis pour réserver un stand. Veuillez
contacter Michelle Legault, directrice générale de l’AAPC (executive-director@csla-aapc.ca ou
1.866.781.9799), pour en discuter
attribution des stands
Les demandes seront datées à leur réception. La priorité sera accordée aux anciens commanditaires et
aux associations affiliées à la BCSLA jusqu’au 1er décembre 2018. Les stands seront attribués selon le
principe du premier arrivé, premier servi, pourvu que le demandeur n’ait aucune dette en souffrance
envers l’AAPC ou la BCSLA en date du 2 décembre 2018. L’attribution des stands ne sera modifiée sans
l’autorisation des organisateurs.
hébergement
Un bloc de chambres ont été réservé à l’hôtel Westin. Réservez votre chambre avant le 3 mai 2019 pour
bénéficier du tarif de groupe. Inscrivez-vous à l’adresse suivante : https://www.aapc-
csla.ca/events/congres-2019
formulaire de commandite et du salon
Veuillez remplir le formulaire et l’envoyer par courriel au bureau de la BCSLA (admin@bcsla.org) pour une
commandite ou pour réserver votre stand au salon professionnel. Consultez les pages 10-11 pour tout détail sur le
salon.
Nom de l’entreprise
Personne-ressource Titre :
Adresse : Ville :
Province : Code postal Tél. :
6Courriel :
paiement : Indiquer le ou les types de commandites souhaités ou le type de stand,
et remplir le formulaire ci-dessous :
COMMANDITE
$ Partenaire = 10 000 $
$ Principal = 5 000 $
$ Associé = 3 000 $
SALON PROFESSIONNEL
À noter : les dimensions indiquées sont approximatives et peuvent être modifiées par les organisateurs.
No du stand sur le plan du salon :
1er choix 2e choix 3e choix
$ 10 x 10 – Très grand stand = 1 400 $ + TVH
$ 8 x 10 – Grand stand = 1 200 $ + TVH
$ 8 x 8 – Stand régulier = 1 000 $ + TVH
$ 5x7– Petit stand = 800 $ + TVH
$ 5x5– Très petit stand = 700 $ + TVH
$ Table de promo = 200 $ + TVH
Passe additionnelle (150 $ chacune + TVH). Les commandites « Partenaire » et
« Principal » et chaque stand réservé au salon comprennent deux (2) passes d’exposants.
Sous-total partiel
Plus TVH (13 %) (si applicable)
Sous-total
Frais : services électriques et Internet (page 4)
Frais : accessoires (page 4)
______________________ MONTANT TOTAL
Payable par chèque ou traite bancaire (à l’ordre de l’« Association des architectes paysagistes du
Canada »)
7acceptation des conditions
Les exposants qui se désisteront au plus tard le 28 février 2019 seront remboursés. En cas d’annulation
après le 28 février 2019, les exposants seront tenus d’effectuer le paiement complet.
La BCSLA et l’AAPC ainsi que leurs membres, leurs employés et leurs agents (la « BCSLA » et la
« l’AAPC ») ne sauraient d’aucune façon être tenus responsables d’une brèche de sécurité entraînant la
perte ou la détérioration du matériel ou de la marchandise entreposé ou utilisé au Salon professionnel de
l’AAPC/BCSLA 2019. Les participants, l’entreprise ainsi que ses employés et ses agents (le
« Participant »), conviennent d’indemniser et de dégager de toute responsabilité les « agences » des
préjudices corporels, des pertes ou des dommages découlant de la participation au Salon professionnel
de l’AAPC/BCSLA 2019. « Le participant » est responsable de remettre le stand dans son état initial. Le
‘participant’ s’engage à payer les frais des dommages causés par le ‘participant’ directement au Westin
Bayshore Hotel. Notez que nous réservons le droit de changer le programme de la conférence. Si
necessaire, nous réservons le droit de substituer des conférenciers. Les organisateurs peuvent modifier
en tout temps l’attribution des stands d’exposition.
J’ai lu et j’accepte toutes les conditions (signature autorisée requise)
Nom du représentant de l’entreprise (en lettres moulées) Signature Date
(AAAA/MM/JJ)
Afin de protéger les renseignements personnels, la BCSLA et l’AAPC se conforment aux « Dix principes
de la protection de la vie privée » qui portent sur le traitement des « renseignements personnels », en
vertu de la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques,
des mesures législatives antipourriels, de la Loi sur la protection des renseignements personnels de la
Colombie-Britannique et du Règlement général sur la protection des données de l’UE. Pour de plus
amples informations, consultez www.BCSLA.org.
Signature Date
à faire
Veuillez envoyer par courrier ou par courriel (à l’adresse de l’AAPC indiquée ci-dessous) :
o le formulaire dûment rempli,
o le chèque,
o une copie numérique haute résolution du logo de votre entreprise qui sera inclus dans le matériel
promotionnel du congrès. Tous les logos doivent être soumis en format PDF, JPG, GIF ou PCT/PCIT.
Tailles du logo suggérées : PDF – 15 x 15 cm (6 x 6 po) min. ou JPG, GIF, PCT /PCIT – 400 x 400 pixels
min., 2000 x 2000 pixels max.
AAPC, 12 Forillon Crescent, Kanata (ONT) K2M 2W5
Courriel : executive-director@csla-aapc.ca
Pour confirmer votre commandite, nous devons recevoir le présent formulaire, le paiement et un
fichier JPG haute résolution du logo de votre entreprise avant le 28 février 2019.
8Protection de la vie privée – La BCSLA et l’AAPC respectent les lois internationales, fédérales et
provinciales sur la protection de la vie privée, ainsi que les mesures législatives antipourriels et le
Règlement général sur la protection des données de l’UE. L’AAPC est soumise à la Loi sur la protection
des renseignements personnels et ne peut conséquemment transmettre la liste de ses membres ou
leurs coordonnées.
lignes directrices et politiques du salon
Personnes-ressources au salon Si vous n’avez pas besoin du quai de chargement,
Tara Culham, Joyce Bartolome et des bénévoles vous pouvez vous installer le mardi 7 mai 2019 à
seront disponibles pour répondre à vos demandes. compter de 8h30.
Inscription et passes des exposants La politique du salon d’exposition est similaire à
Inscrire le personnel affecté à votre stand en celle d’autres salons. Les règles suivantes seront
remplissant la page 6, et l’envoyer à la BCSLA appliquées.
avant le 28 février 2019.
Les exposants doivent veiller à ne pas
Expédition, entreposage et manutention gêner la visibilité des stands voisins.
L’hôtel n’accepte pas les expéditions des Les stands sont délimités. Assurez-vous
exposants. Tout matériel d’exposition expédié à que tout le matériel reste dans les limites
l’hôtel peut être refusé ou renvoyé à l’expéditeur de votre stand.
sans préavis. Tous les frais de courtage, Utilisez du ruban adhésif double-face
d’expédition et de manutention sont à la charge amovible pour fixer les tapis et tous les
de l’exposant. autres matériaux au sol.
Le coût des travaux pour réparer les
Levy Show Services recevra, entreposera et livrera planchers et les murs endommagés
le matériel directement au stand d’exposition. Si seront assumés par l’exposant
vous avez besoin d’assistance pour la responsable.
manutention, le montage ou le démontage du
Accès à la salle d’exposition : Vous pouvez
matériel, veuillez contacter Levy Show Services au
accéder à la salle d’exposition dès 8h30
604.277.1726 (operations@levyshow.com). Des
les deux jours. Assurez-vous de porter
frais s’appliqueront.
votre passe.
Vous devez déposer les matériaux
Montage et démontage
d’emballage (cartons, etc.) dans votre
Si vous apportez votre propre matériel et que vous
stand. Il n’y a pas d’entreposage sur place.
l’apportez directement dans la salle d’exposition le
7 mai 2019 à l’heure prévue, aucuns frais ne seront
Procédure de fermeture
facturés. Pour réduire le temps d’attente et
Le démontage commence le mercredi
faciliter les livraisons, les exposants doivent
8 mai 2019 à 16h. NE PAS DÉMONTER les
prendre rendez-vous et respecter l’horaire prévu.
stands avant cette heure. Toute personne qui
Veuillez communiquer avec la BCSLA avant le
ne respecte pas cette consigne ne pourra plus
28 février 2019 afin de réserver votre plage horaire
s’inscrire au salon à titre d’exposant.
pour la livraison du matériel et le montage.
L’accès au quai de chargement s’effectue selon le
Le montage aura lieu le mardi 7 mai 2019 de 8h30
principe du premier arrivé, premier servi.
à 12h. L’accès hâtif ou tardif à la salle d’exposition
ne sera pas autorisé.
9Le stand devra être complètement vide au plus tout produit, équipement ou ameublement de
tard le mercredi 8 mai 2019 à 19h. stand à la suite d’un incendie, d’un vol, d’un
accident ou d’une négligence.
Déchets/Recyclage
L’hôtel mettra à la disposition des exposants des Ascenseur, quai de chargement et monte-
poubelles et des bacs de recyclage dans un charge
emplacement central du salon afin d’éliminer les Le quai de chargement de l’hôtel est situé à
matériaux non désirés (des panneaux indiqueront l’ouest du 1601 Bayshore Drive. La porte s’ouvrira
l’emplacement des bacs). en actionnant l’interphone. Elle mesure :
Seuls les déchets, les boîtes en carton pliées et le Hauteur : 9’ 3” Largeur : 9’ 11” Profondeur : 9’
papier seront acceptés. L’exposant doit rapporter
tous les autres matériaux. Si le stand nécessite un Le monte-charge est accessible directement
nettoyage excessif après le montage ou le depuis le quai de chargement. Il y a un ascenseur
démontage, des frais peuvent être facturés à dans le centre de conférence qui mène à la salle
l’exposant responsable. de bal Stanley Park. Les dimensions de
l’ascenseur sont :
Personnel d’exposition
Consultez régulièrement les mises à jour du Hauteur : 8’ Largeur : 7’ 3” Profondeur : 9’
programme sur notre site Web :
https://www.aapc-csla.ca/events/congres- Le stationnement de longue durée est interdit sur
2019. le quai de chargement; le quai est réservé au
Nous vous recommandons de surveiller votre chargement et au déchargement. Tout véhicule
stand pendant les pauses. Consultez le laissé sans surveillance sera remorqué aux frais et
programme sommaire qui sera publié à la mi- aux risques du propriétaire.
février.
Le programme évolue constamment, restez à L’hôtel ne dispose pas de diables, de chariots ou
l’affût : https://www.aapc- d’autres appareils semblables. Lors du
csla.ca/events/congres-2019 montage/démontage du stand et durant le salon,
tous les espaces communs doivent rester dégagés.
Alimentation électrique au stand Cela comprend les couloirs, les allées, les escaliers
Les câbles et les prises électriques ne sont pas et les rampes. Les issues de secours, les armoires
automatiquement installés dans les stands. d’incendie et les dispositifs d’alarme manuels
Vous devez les commander auprès de la BCSLA doivent rester à la vue et accessibles à tout
lorsque vous réservez votre stand. Référez-vous moment.
à la page 4 pour les détails.
Options de stationnement
Wi-Fi Stationnement sur place, tarif : 8 $/heure,
Ce service doit être organisé par l’intermédiaire de 40 $/jour. Les tarifs de stationnement sont sujets
la BCSLA. Référez-vous à la page 4 pour les à changement. Des places de stationnement sur
détails. la rue et des terrains à proximité sont également
disponibles.
Responsabilité
La BC Society of Landscape Architects, Établissement hôtelier
l’Association des architectes paysagistes du Il incombe à l’exposant de prendre les mesures
Canada et l’Hôtel Westin Bayshore ne peuvent en nécessaires et de faire preuve de diligence lors du
aucun cas être tenu responsable des préjudices déplacement de l’équipement et du matériel dans
corporels, de la perte ou des dommages causés à toutes les zones de l’hôtel. Les exposants sont
10responsables des dommages éventuels et seront Programme de gestion des déchets
facturés en conséquence. Les clous, rubans Afin de soutenir les efforts de l’hôtel en matière de
adhésifs, vis, punaises, épingles, etc. sont développement durable, les objectifs généraux sont
strictement interdits sur tous les murs de l’hôtel. de réduire les déchets et la consommation
Le tapis dans la salle d’exposition doit être protégé énergétique pour accroître le taux de récupération
contre les dommages et tous les meubles doivent dans la salle d’exposition. En tenant compte de la
être autoportants. quantité des matériaux utilisés pour votre stand et
de la possibilité de recycler ou de donner les
Le ruban adhésif utilisé pour marquer le sol de matériaux restants, vous aiderez grandement l’hôtel
l’exposition doit être complètement retiré à la fin à atteindre ses objectifs en matière de
du salon. Les rubans qui laissent des résidus sur le développement durable.
tapis ou le sol ne sont pas autorisés; les frais de
nettoyage des résidus seront à la charge de Besoin d’aide?
l’exposant.
Tara Culham, directrice générale
Objets perdus Joyce Bartolome, Coordonatrice des services aux
Bien que l’hôtel ne soit pas responsable des objets membres
laissés sur place, il conservera et enregistrera tous BC Society of Landscape Architects
les objets trouvés pendant trois mois maximum. #450, 355 Burrard Street
Si l’exposant pense avoir laissé des objets à Vancouver BC V6C 2G8
l’hôtel, veuillez contacter le service des objets T 604.682.5610
perdus. Tout objet non réclamé dans les trois mois SF (Canada et É.-U.) : 855.682.5610
sera éliminé par l’hôtel sans préavis. M 604.715.9655
admin@bcsla.org/office@bcsla.org
www.bcsla.org/www.sitelines.org
renseignements supplémentaires
Michelle Legault, directrice ou Tara Culham, Executive Director
générale BCSLA
AAPC 450, 355 Burrard St.
12, Forillon Crescent. Vancouver BC V6C 2G8
Kanata (Ontario) K2M 2W5 604-682-5610
1-866-781-9799 admin@bcsla.org
executive-director@csla.ca
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