COVID 19 Guide de planification du retour sur le campus à l'intention des facultés et services - DOCUMENT DE TRAVAIL

 
COVID 19 Guide de planification du retour sur le campus à l'intention des facultés et services - DOCUMENT DE TRAVAIL
DOCUMENT DE TRAVAIL

                        COVID‐19
Guide de planification du retour
                   sur le campus
     à l’intention des facultés et
                         services
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Propriétaire du document :   Groupe de travail sur la reprise post‐COVID‐19
Publication initiale : 24 mars 2021
Dernière révision :    S.O.
Approbation : À déterminer

Étant donné que la situation entourant la pandémie de COVID‐19 évolue constamment, le présent
document est appelé à être modifié au besoin.

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AVIS IMPORTANT
IL EST ENTENDU QUE LA SITUATION ENTOURANT LA PANDÉMIE DE COVID‐19 PEUT
CHANGER RAPIDEMENT ET SANS PRÉAVIS; LE PRÉSENT DOCUMENT EST DONC ÉVOLUTIF
ET PEUT DEVOIR ÊTRE MODIFIÉ EN CONSÉQUENCE.

TABLE DES MATIÈRES

1     Généralités............................................................................................................................................ 5
     Introduction ............................................................................................................................................ 5
1.2 Objectifs de la reprise des activités sur le campus ................................................................................ 5
2     Cadre de planification de la reprise des activités sur le campus .......................................................... 6
     Principes de planification........................................................................................................................ 6
     Stratégie de planification ........................................................................................................................ 6
     Rôles et responsabilités .......................................................................................................................... 7
     Rôle de planification des leaders des facultés et des services ............................................................... 8
3. Guide de planification du retour sur le campus ................................................................................... 9
3.1 Considérations et paramètres pour la reprise des activités ................................................................... 9
3.2 Conseils généraux ................................................................................................................................. 11
4.     Plans de contingence pour la réduction des activités sur le campus ................................................. 16

           Annexe 1
           Plan de reprise des activités sur le campus

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Annexe 2
       Retour au travail sur le campus – Guide pour les responsables   et les gestionnaires
       Annexe 3
       Contrôle des infections
       Annexe 4
       Acquisition d’équipement
       Annexe 5
       Facteurs clés et calendrier

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1    Généralités

        Introduction

À l’instar des autres établissements postsecondaires, l’Université d’Ottawa est rapidement passée à un
modèle d’enseignement à distance en mars 2020, conformément aux consignes sanitaires adoptées en
réponse à la pandémie de COVID‐19. Depuis, certaines activités d’enseignement et de recherche ont
repris graduellement sur le campus.

Au vu de l’évolution des mesures de santé publique et de la progression de la vaccination au Canada,
l’Université a entrepris une démarche de planification visant une reprise progressive d'une grande partie
des activités sur le campus pour l’ensemble de la communauté universitaire à l’automne 2021. Compte
tenu du fait que la situation demeure hautement imprévisible pour les semaines et les mois à venir,
nous continuons de privilégier une approche évolutive et flexible, facilement adaptable aux nouvelles
exigences de sécurité et de santé publique. Notre capacité à mettre en oeuvre ce retour progressif en
toute sécurité dépent notamment de la diligence des leaders des facultés et des services administratifs.
Les plans de retour sur le campus devront en effet permettre une intensification ou une réduction
rapide des activités en personne en fonction des conditions internes (éclosion dans une ou plusieurs
unités) et externes (modifications apportées aux mesures sanitaires).

Le présent document offre à cet effet des directives générales aux facultés et services pour accélérer la
reprise de leurs activités sur le campus dans le but de remplir les missions d’enseignement et de
recherche de l’Université. Plus précisément, il vise à :

    •    fournir aux leaders des facultés et des services un cadre général de planification pour un retour
         sécuritaire, coordonné et cohérent à l’échelle de l’Université et une reprise graduelle des
         activités dès le 31 mai 2021 en prévision du trimestre d’automne;

    •    assurer que l’environnement d’apprentissage et de travail satisfait ou dépasse les directives et
         exigences de santé publique de la Ville d’Ottawa.

Étant donné que la plupart des activités de recherche ont déjà repris conformément aux directives de
réouverture provinciales antérieures et actuelles, on ne s’y attardera pas ici (voir le cadre de relance de
la recherche de l’Université d’Ottawa (https://recherche.uottawa.ca/ressources/relance‐recherche‐
covid‐19).

1.2 Objectifs de la reprise des activités sur le campus

L’objectif de cette phase de reprise des activités sur le campus est que l’Université d’Ottawa puisse
remplir sa mission d’enseignement et de recherche pendant l’année scolaire 2021‐2022, tout en prenant
les précautions nécessaires et en respectant les restrictions relatives à la COVID‐19. Ainsi, l’Université

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compte offrir une expérience riche et complète sur le campus à l’automne 2021, avec de 30 à 50 % des
cours donnés en personne ou en formule hybride/bimodale et le reste en ligne.

Tous les secteurs de l’Université (facultés, services, administration centrale, unités, etc.) devront
planifier la reprise. Dans la mesure où les consignes sanitaires le permettent, le retour se fera de façon
graduelle, en commençant par des projets pilotes visant à évaluer l’aménagement des lieux.

2 Cadre de planification de la reprise des activités sur le campus

        Principes de planification

Notre vision de l’expérience sur le campus pour l’année universitaire 2021‐2022 repose sur les cinq piliers
de l’expérience étudiante (annexe 1) :

    •    Cours et activités d’apprentissage à valeur ajoutée
    •    Vie en résidence
    •    Riche programmation sur l’ensemble du campus
    •    Appui aux études
    •    Services scolaires et administratifs

L’ensemble de notre planification continuera de suivre les principes suivants :

    •    Prorité accordée à la sécurité et la santé, y compris la santé mentale et le mieux‐être, de toute
         la communauté universitaire;
    •    Continuité des activités d’enseignement, de recherche et de soutien administratif;
    •    Planification agile, flexible et évolutive;
    •    Application des principes institutionnels à des solutions locales;
    •    Prise en compte bienveillante de l’ensemble de la communauté.

        Stratégie de planification

La provost ainsi que les vice‐rectrices et vice‐recteurs, en collaboration avec les leaders des facultés et
des services, détermineront la nature et le niveau des activités qui reprendront sur le campus à
l’automne 2021 selon une approche évolutive débutant le 31 mai 2021, dans l’objectif commun d’offrir
progressivement le plus de services et d'activités en personne possible.

Une fois cette étape accomplie, ils devront évaluer les espaces et les ressources nécessaires en
fonction des protocoles de santé publique en vigueur (voir la section 3.2). En cas de problème, ils
devront envisager :

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•    de relocaliser les activités de travail prévues ou de réaménager l’espace;
    •    d’exiger le port d’équipement de protection individuelle supplémentaire (ex. : lunettes de
         protection en plus du masque) pendant les activités;
    •    de modifier les activités prévues (changer le plan).

Au besoin, les leaders des facultés et des services peuvent écrire au Bureau de la gestion du risque (BGR)
à safety@uottawa.ca pour obtenir des conseils et valider que leurs plans respectent les consignes de
santé publique applicables pour toutes leurs activités.

Si nécessaire, communiquez avec le service des Immeubles par l’intermédiaire de votre responsable des
installations, ou directement au poste 2222 ou à l’adresse sdi‐prs@uottawa.ca, pour évaluer les espaces
ou la possibilité de réaménagement ou de relocalisation. Le service des Immeubles distribuera
l’équipement de protection individuelle au fur et à mesure qu’il recevra les commandes.

Les facultés et services pourront entreprendre leur retour progressif après avoir finalisé leur
planification pour l’automne 2021, et déterminé qui retournera travailler sur le campus. Il n’y a pas de
modèle universel : chaque faculté ou service devra concevoir son propre plan de retour progressif en
fonction de ses besoins, en respectant les principes et des pilliers décrits précédemment ainsi que les
protocoles de santé publique en vigueur, tout en reconnaissant qu’une certaine flexibilité pourrait
s’avérer nécessaire dans certains contextes. Les différentes phases devraient comporter des objectifs de
niveau d’activité et de personnel autorisé à se trouver à un moment donné dans les différents
immeubles ou espaces de travail pour respecter les mesures sanitaires.

Si les mesures de prévention des infections peuvent être mises en œuvre de façon sécuritaire, la
capacité d’accueil et le niveau d’activité pourraient augmenter. À l'inverse, une détérioration de la
situation pourrait entraîner une mise sur pause ou un retour en arrière, ainsi que l'adoption de mesures
supplémentaires (équipement de protection supplémentaire, horaires décalés, heures d’ouverture
modifiées, etc.).

Sous réserve des mesures de santé publique en vigueur, le retour progressif devrait débuter aux
alentours du 31 mai et culminer à la mi‐août 2021, à temps pour la rentrée de l'automne 2021 et
l'arrivée de milliers d'étudiantes et d'étudiants sur le campus.

Notons qu’en Ontario, la priorité est de vacciner les personnes âgées ou présentant certains problèmes
de santé en avril et mai 2021, mais que la vaccination devrait s’accélérer et s’élargir dès la fin du
printemps; le gouvernement provincial s’attend à ce que l’ensemble des Ontariennes et Ontariens qui le
souhaitent puissent être vaccinés contre la COVID‐19 d’ici la fin de l'été.

        Rôles et responsabilités

Il est important que les rôles des divers intervenants dans le cadre de la planification soient bien définis
et qu’il y ait une collaboration étroite entre ceux‐ci.

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Leaders des facultés et des services (ou personnes déléguées) : Élaborer son plan de reprise; demander
l’assistance du BGR, des Immeubles ou des RH si des évaluations sont nécessaires; préparer le personnel
pour le retour; mettre en œuvre leur plan.

Groupe de travail sur la reprise post‐COVID‐19 : Rédiger, mettre à jour et diffuser les présentes
directives; conseiller les facultés et services dans leur planification; approuver les plans de reprise; agir
comme organe central pour le règlement des problèmes.

Bureau de la gestion du risque (BGR) : Offrir des conseils sur les protocoles de santé, sécurité et
contrôle des infections; valider les plans de reprise soumis par l’intermédiaire du groupe de travail;
effectuer des évaluations de site sur demande (mesure exceptionnelle).

Ressources humaines (RH) : Aider les facultés et services à monter et à déployer leur plan de retour sur
le campus du personnel en fournissant une expertise en RH.

Immeubles : Aider et conseiller les facultés et services en ce qui concerne le réaménagement des
espaces, l’utilisation des espaces et les limites des systèmes existants en fonction des restrictions de
santé publique en vigueur et futures.

Technologies de l’information (TI) : Aider et conseiller les facultés et services en ce qui concerne
l’acquisition et l’utilisation des technologies requises pour le retour du personnel.

Service d’appui à l’enseignement et à l’apprentissage (SAEA) : Aider et conseiller les facultés en ce qui
concerne leurs besoins technopédagogiques en fonction des restrictions de santé publique en vigueur et
futures.

      Rôle de planification des leaders des facultés et des services

Comme cela a toujours été le cas depuis le début du processus, il incombe à chaque faculté ou service de
planifier le retour au travail de son personnel et la reprise de ses activités selon une approche évolutive
permettant de surveiller et d’évaluer la situation, en veillant à ce que :

•   L’ensemble des liens de dépendance et d’interdépendance soient recensés, étudiés, coordonnés et
    pris en compte;

•   La protection de la population étudiante et du personnel soit assurée conformément aux directives
    de santé publique;

•   Les autres facultés et services soient consultés pour faciliter la reprise lorsque nécessaire;

•   les effets sur la santé publique soient évalués avant de passer d’une phase à la suivante;

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•   toutes les répercussions sur les ressources humaines, les politiques, les finances,
    l’approvisionnement et les opérations soient prises en compte.

•   l’information soit communiquée de façon transparente et sans délai, notamment au Groupe de travail
    sur la reprise post‐COVID‐19 pour validation.

Les responsables de faculté ou de service ont aussi un rôle important à jouer en ce qui a trait aux relations
de travail et au soutien offert à la population étudiante, au corps professoral et au personnel. Ils doivent
donc être au fait des diverses politiques, procédures et considérations de ressources humaines touchant
le processus de planification de la reprise (annexe 2).

3. Guide de planification du retour sur le campus
3.1 Considérations et paramètres pour la reprise des activités

Les leaders des facultés et des services administratifs doivent tenir compte des paramètres suivants
dans leur planification de l’intensification des activités et du retour progressif du personnel sur le
campus :

    •   Les cinq piliers de l’expérience universitaire étudiante de l'Université d’Ottawa (voir la section
        2.1 de l'annexe 1).

    •   Les directives des autorités de santé publique qui continueront de s’appliquer pendant tout le
        processus d'intensification de la reprise, notamment en ce qui concerne :
            a. les rassemblements;
            b. les activités autorisées;
            c. la distanciation physique;
            d. le port d’équipement de protection individuelle approprié lorsque nécessaire (masque,
                protection oculaire, gants, etc.);
            e. l’hygiène respiratoire et l’hygiène des mains (lavage des mains au savon ou au
                désinfectant).

    •   La reprise se fera selon une approche évolutive, où chaque phase servira à orienter la suivante;
        la sécurité sera le premier critère pour déterminer le calendrier, le rythme et l’étendue de la
        reprise.

    •   Les membres du corps professoral et du personnel retourneront au travail lorsque les plans
        auront été approuvés et que les directives sanitaires le permettront. Si un membre du personnel
        dont le travail exige une présence sur le campus doit rester chez lui pour des raisons médicales
        ou familiales, il faut suivre la procédure énoncée dans le document Retour au travail sur le
        campus – Guide pour les responsables et les gestionnaires (annexe 2). La préférence des
        employées et employés (retour sur le campus ou télétravail) sera prise en compte, dans le

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respect des besoins opérationnels.

   •   Chaque personne qui travaille sur place doit respecter les pratiques de sécurité et d’hygiène de
       même que les limites de rassemblement, les consignes de distanciation et les exigences en
       matière d’EPI.

   •   Les activités d’enseignement prendront différentes formes, ce qui comprend l’approche hybride
       ou bimodale. Les activités en personne et en ligne seront combinées de façon à ce que
       l’apprentissage se fasse dans les meilleures conditions possible compte tenu des circonstances.

Autres considérations

   •   La planification du retour au travail dans les facultés et services doit se faire en fonction des
       liens de dépendance et d’interdépendance et des répercussions possibles sur les ressources
       humaines, les politiques, les finances, l’approvisionnement et les opérations.

   •   Il incombe aux responsables de coordonner le retour au travail de leur effectif et la reprise de
       leurs activités de concert avec les autres facultés et services ainsi qu'avec le Groupe de travail
       sur la reprise post‐COVID‐19. Pour faciliter la planification, il est recommandé de créer un
       groupe de travail composé de la personne responsable de la faculté ou du service, de la
       personne responsable des installations, d’une représentante ou d'un représentant TI ou du
       SAEA et d’une représentante ou d'un représentant des RH.

   •   La coordination entre tous les usagers d’un édifice, d’un lieu de travail, d’une aire commune et
       de l’équipement est essentielle. La planification du retour sur le campus doit tenir compte de
       plusieurs groupes de personnes, individuellement et collectivement.

           o   Personnes déjà sur le campus – Celles et ceux qui travaillent sur le campus depuis le
               début de la crise ou qui sont revenus entretemps, c’est‐à‐dire les travailleuses et
               travailleurs essentiels, les chercheuses et chercheurs ayant repris leurs activités et le
               personnel enseignant et de soutien dont la présence sur le campus est requise.

           o   Personnes offrant des services directs à la population étudiante ou à d’autres groupes
               – Celles et ceux qui, dans leur travail, doivent idéalement interagir en personne avec les
               étudiantes et étudiants pour optimiser l’expérience étudiante.

           o   Personnes dont le travail est idéalement effectué sur le campus – Celles et ceux qui ne
               peuvent pas accomplir toutes leurs tâches en télétravail.

           o   Personnes qui doivent venir sur le campus de temps à autre – Celles et ceux qui
               doivent utiliser certains systèmes informatiques, équipements ou renseignements qui
               ne sont pas accessibles à distance, ou qui doivent utiliser de l’équipement ou des

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technologies pédagogiques à des fins de soutien ou de formation du corps professoral.

            o   Personnes nécessitant des mesures d’adaptation – Celles et ceux qui ne peuvent
                accomplir leurs tâches à distance pour des raisons médicales ou familiales et dont la
                situation a été duement évaluée et confirmée par les ressouces humaines.

            o   Personnes préférant travailler sur le campus – Ces demandes doivent être traitées au
                cas par cas par les gestionnaires.

    •   Les leaders des facultés et des services doivent veiller à mettre en place des services de soutien
        et des mesures de prévention des infections avant le retour de l’effectif et la reprise des
        activités.

    •   Au début de chaque phase, il pourrait être nécessaire de prévoir de deux à quatre semaines
        pour évaluer les effets sur la santé publique et les risques posés par l’environnement de travail,
        pour ensuite valider et adapter le modèle opérationnel en place.

    •   Bien que chaque personne sur le campus soit responsable de respecter les pratiques de sécurité,
        d’hygiène et de distanciation physique ainsi que la capacité d’accueil des installations, il
        incombe aux responsables et aux gestionnaires de surveiller la situation et de remédier aux
        manquements. Les RH pourront les aider à gérer les manquements d’employés.

    •   Les leaders des facultés et des services doivent prévoir quoi faire si un membre de l’équipe est
        atteint de COVID‐19, si les protocoles d’isolement entraînent une réduction de l’effectif, s’il y a
        une éclosion dans leur faculté ou service ou si le gouvernement provincial réinstaure des
        restrictions.

3.2 Conseils généraux

Comme les activités d’enseignement, de recherche et de soutien entraînent généralement une
occupation élevée, mais non homogène des locaux de nos trois campus, le principal problème de
planification que les leaders des facultés et des services doivent résoudre concerne la gestion de
l’occupation et de la densité. Il faut trouver l’équilibre permettant à tout le monde de respecter les
mesures sanitaires (comme la distanciation) sans nuire à leur efficacité.

Bien que cette liste de facteurs à considérer ne soit pas exhaustive, les leaders des facultés et des
services doivent les prendre en compte dans la planification du retour au travail, notamment en ce qui
concerne la manière d’occuper les espaces de travail, qui les occupera et quand ils seront occupés (voir
les annexes 3 et 4 pour en savoir plus).

    •   Mesures de distanciation physique – Les normes de distanciation physique établies par
        autorités sanitaires (norme en vigueur en mars 2021 = 2 mètres) doivent être respectées.
        Comme cela peut grandement limiter la capacité d’exécuter certaines tâches, les facultés et

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services devront les planifier en détail pour déterminer la marche à suivre (qui fait quoi,
       comment, quand et où). Cela peut également nécessiter un réaménagement physique ou une
       modification des espaces de travail, des aires communes et des secteurs très fréquentés, par
       exemple :

           o   Dans les aires de service à la clientèle, on peut retirer des chaises dans l’espace
               d’attente pour réduire le nombre de personnes qui attendent en même temps.

           o   Des chaises peuvent être retirées des salles de réunion, et les places assises autorisées
               indiquées clairement sur les tables.

           o   L’espace autour d’une table de laboratoire de cinq mètres pourrait par exemple être
               aménagé ainsi :
                    S’il s’agit d’une table linéaire, elle ne peut accueillir que deux personnes à la
                       fois;
                    S’il s’agit d’un îlot, il peut accueillir deux personnes d’un côté et une de l’autre
                       (formation triangulaire).

           o   Certains équipements pourraient devoir être utilisés par une seule personne à la fois.
               Ces équipements pourront toutefois continuer d’être utilisé par plusieurs personnes,
               pourvu qu’un horaire soit établi et que toutes les surfaces soient désinfectées entre
               chaque utilisation.

           o   Il est possible de réaménager les espaces de travail pour faciliter la gestion de la densité
               et de la circulation, par exemple en retirant l’équipement des endroits où d’autres
               étudiants ou membres du personnel travaillent régulièrement, pour éviter la proximité.

           o   Si l'espace entre les bureaux respecte déjà les normes de distanciation physique, il n’est
               pas nécessaire de les déplacer, mais il peut être utile d’apposer des flèches et des
               affiches pour indiquer le sens de la circulation.

   •   Mesures de contrôle techniques et administratives – Lorsque la distanciation physique n’est
       pas possible, l’atténuation des risques posés par la COVID‐19 peut se faire selon la hiérarchie du
       contrôle des dangers, où les mesures techniques et administratives sont privilégiées par rapport
       à l’équipement de protection individuel (EPI).

           o   Premièrement – Contrôles techniques : Modification ou réaménagement des postes de
               travail, des systèmes ou des procédures de manière à réduire les sources d’exposition.
               Exemples : l’utilisation de systèmes de cartes d’accès pour réduire la circulation
               indésirable, la signalisation et le verrouillage des portes menant aux secteurs
               particulièrement problématiques.

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o   Deuxièmement – Contrôles administratifs : Mesures modifiant la façon de travailler,
               comme l’horaire, les politiques et procédures, les pratiques de travail, ainsi que les
               procédures opérationnelles normalisées (formation, nettoyage, entretien de
               l’équipement, pratiques d’hygiène personnelles). Il est recommandé d’utiliser des outils
               de réservation en ligne et des horaires ou quarts décalés afin d’éviter de priver toute
               une cohorte ou toute une équipe des services offerts. Un service d’accueil peut servir à
               limiter la circulation dans les bureaux clos.

           o   Troisièmement – Équipement de protection individuelle ou collective (EPI) :
               Équipement porté par une personne pour réduire l’exposition aux gouttelettes, aux
               aérosols, etc. Les normes en matière d’EPI changeront selon les avancées scientifiques,
               l’emplacement, le type d’activité et le type d’occupation de l’espace. Note : Les
               exigences en matière d’EPI en lien avec la COVID‐19 ne supplantent pas celles qui sont
               en vigueur dans les laboratoires et les autres zones où il est déjà requis.

   •   Planification des activités – Pour faciliter la distanciation physique et le maintien du taux
       d’occupation autorisé à un endroit et à un moment donné, il peut être nécessaire de faire une
       planification serrée des activités et de modifier l’environnement habituel :

           o   Les heures et jours de travail habituels peuvent être prolongés.

           o   Si le nouvel horaire fait en sorte qu’une personne travaille seule dans un espace, une
               procédure adéquate de travail en isolement doit être soumise à l’approbation de la
               superviseure ou du superviseur (voir l’application SecurUO).

           o   Il est possible d’instaurer une rotation des heures ou des quarts de travail.

           o   Espace de travail temporaire ou « bureaux sur réservation » – Les bureaux ne sont
               assignés à personne en particulier, mais sont utilisés de façon temporaire par
               différentes personnes. Cette manière de faire optimise l’espace de bureau, mais
               nécessite un nettoyage et une désinfection entre les utilisations.

           o   On peut envisager de diviser les équipes en sous‐groupes afin de freiner la propagation
               dans l’ensemble du personnel.

           o   L’accès peut être restreint à certaines heures au moyen d’un système de cartes d’accès.

           Note : La mise en œuvre de certaines des solutions proposées peut nécessiter des
           ententes spéciales avec les syndicats ou la consultation du comité de santé et sécurité de
           l’Université. Avant d’apporter des changements, vérifiez auprès de votre professionnel
           des RH qu’elle ne va pas à l’encontre des conventions collectives.

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•   Contrôle de l’accès – L’accès aux édifices, aux bureaux, aux salles de classe et aux laboratoires
       doit être géré et contrôlé pour respecter les modifications imposées par les mesures de santé
       publique.

   •   Espaces de travail partagés et aires communes – L’infrastructure, les espaces et l’équipement
       partagés ainsi que les aires communes doivent respecter les exigences concernant la
       distanciation physique et la désinfection :

           o   Étant donné que les membres du personnel et de la population étudiante peuvent avoir
               à travailler à plusieurs endroits et utiliser plusieurs équipements durant la journée, les
               facultés et services doivent prévoir des mécanismes pour réserver les ressources
               partagées et veiller à ce que leur utilisation soit sans risque, en prévoyant assez de
               temps pour le nettoyage et la désinfection.

           o   Il est essentiel de bien gérer la circulation des personnes entre les aires communes, les
               secteurs très fréquentés, les espaces de bureaux et les points de rassemblement, c’est‐
               à‐dire les ascenseurs, les couloirs, les escaliers, les aires communes, les toilettes, les
               salles de repas et de réunion, les points de service, les bureaux du corps professoral et
               les installations partagées.

           o   La gestion des points de rassemblement comme les infrastructures de recherche, les
               bibliothèques, l’équipement partagé et les espaces de rangement doit faire l’objet d’une
               attention prioritaire.

           o   Réduire l’utilisation des cuisines en invitant les gens à apporter leurs propres nourriture
               et boissons et à les garder à leur bureau.

           o   Les utilisatrices et utilisateurs d’un espace de travail ou d’équipement partagé sont
               responsables du nettoyage et de la désinfection des surfaces souvent touchées et de
               l’EPI partagé.

           o   Dans les espaces de travail partagés, on peut poser des affiches ou des étiquettes sur
               l’équipement partagé pour rappeler aux gens de le laver et de le désinfecter avant et
               après utilisation.

   •   Nettoyage des aires communes et très fréquentées – Les capacités des services de nettoyage et
       d’entretien limiteront la cadence du retour sur le campus du personnel et l’utilisation des
       espaces partagés; chaque unité doit en tenir compte dans son plan de retour au travail.

           o   Ces capacités peuvent aussi limiter le nombre d’espaces de travail disponibles pour la
               reprise des activités, étant donné qu’on ne peut pas tous les nettoyer et les désinfecter

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de façon suffisante pour prévenir la propagation de la COVID‐19.

           o   La charge de travail accrue du personnel d’entretien ménager occasionnée par le lavage
               plus fréquent des surfaces souvent touchées (poignées de porte, ascenseurs,
               toilettes, etc.) limitera aussi les capacités globales de nettoyage, de désinfection et
               d’entretien des espaces de travail.

   •   Nettoyage des espaces de travail personnels et des laboratoires – Le nettoyage des
       laboratoires relève de leurs occupantes et occupants. Les tables de travail, l’équipement, les
       châssis, les boutons, les claviers, etc., doivent être lavés par les utilisatrices et utilisateurs après
       chaque utilisation et à la fin de la journée. Des affiches et des étiquettes peuvent être posées
       sur l’équipement partagé pour rappeler aux gens de les laver avant et après utilisation. Du
       matériel de nettoyage et de désinfection sera fourni.

   •   Désinfectant pour les mains – Lorsqu’il n’est pas possible de se laver les mains, du désinfectant
       sera fourni. Il pourra être nécessaire de placer des stations de désinfection des mains dans les
       aires communes et très fréquentées. Du désinfectant sera mis en place (si ce n’est déjà fait)
       dans chaque classe, poste à ordures, groupe d’ascenseurs et aire très fréquentée. Le
       remplacement et le remplissage de ces stations se feront en priorité, juste après les salles de
       bain.

   •   Utilisation de l’équipement de protection collective et individuelle (EPI) – Le respect des
       mesures de la santé publique en matière de lavage et de désinfection des mains réduit la
       nécessité d’utiliser de l’EPI.

           o   Des panneaux de signalisation ou des formations indiqueront où et quand il faut porter
               l’EPI.

           o   En général, les couvre‐visages, les gants et les équipements de protection oculaire ne
               sont pas nécessaires dans les bureaux où l’on a pris des mesures comme le
               réaménagement physique, le déplacement et l’adaptation de l’horaire, qui devraient
               suffire pour respecter les consignes de distanciation physique.

           o   Lorsque le travail requiert déjà normalement de l’EPI, ce dernier sera fourni comme
               d’habitude. Les superviseures et superviseurs doivent s’assurer que les réserves d’EPI
               sont suffisantes avant le retour sur le campus de la population étudiante et du
               personnel.

           o   Des couvre‐visages réutilisables sont fournis à l’ensemble des travailleuses et
               travailleurs. La quantité remise dépendra de la fréquence des présences sur le campus.

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o    De l’équipement de protection oculaire sera mis à la disposition de tous les membres du
                 personnel qui, en raison de leurs activités essentielles ou de leur espace de travail, ne
                 peuvent se conformer aux règles visant la distanciation physique ou la durée des
                 contacts étroits.

            o    Il faut, autant que possible, éviter de partager l’EPI et de le porter là où il n’est pas
                 obligatoire. Les équipements réservés à une personne doivent être clairement
                 étiquetés.

            o    L’EPI partagé, comme les lunettes de protection laser, doit être désinfecté après chaque
                 utilisation. Un système de suivi doit être mis en place pour que les utilisateurs sachent si
                 l’EPI a été désinfecté. Par exemple, il peut s’agir d’un sac portant l’étiquette
                 « Désinfecté » dans lequel on place l’EPI entre les utilisations.

    •   Acquisition et modification d’espaces de travail supplémentaires – À envisager :

            o    Faire usage des bureaux inoccupés pour avoir plus d’espace.
            o    Modifier les salles de conférence et de réunion pour en faire des espaces de travail
                 temporaires.

4. Plans de contingence pour la réduction des activités sur le campus

L’un des principes fondamentaux de la planification de la reprise, c’est de se tenir prêt à ralentir, à
réduire ou à cesser les activités aussi vite que possible s’il y a un cas positif ou une éclosion au sein d’une
faculté ou d’un service, ou encore si les autorités de santé publique demandent qu’on réduise ou qu’on
cesse les activités en personne sur le campus.

Advenant un cas positif dans une faculté ou un service, Santé publique Ottawa (SPO), de concert avec le
secteur santé et mieux‐être des RH et/ou le BGR, se chargeront d’enquêter sur la situation, de faire le
traçage de contacts pour déterminer si d’autres personnes doivent s’isoler ou surveiller leur état à titre
préventif, et d’évaluer la sécurité des protocoles et des espaces de travail. La population étudiante et le
personnel sont tenus de collaborer. Les facultés et services doivent être prêts ralentir leurs activités ou
à passer en mode télétravail compte tenu de la réduction d’effectif sur place.

En cas d’éclosion (transmission dans un espace de travail), les activités en présence de la faculté, du
service ou des personnes partageant l’espace de travail pourraient devoir cesser immédiatement, le
temps que l’espace ou les activités soient modifiés. Les facultés et services doivent être en mesure de
cesser leurs activités ou de passer en mode télétravail jusqu’à ce qu’elles obtiennent le feu vert de SPO,
du secteur de santé et mieux‐être des RH ou du BGR.

Les leaders des facultés et des services doivent :

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•   tenir une liste :
            o des personnes dont la présence est requise sur le campus pour des raisons de sécurité
                des personnes;
            o des personnes dont la présence est requise sur le campus pour des activités
                académiques ou de recherche essentielles;
            o des personnes dont le travail peut être fait en distance, avec l’autorisation du la
                superviseure ou du superviseur.

    •   prévoir comment les membres du personnel et de la population étudiante pourront récupérer
        leurs effets personnels et leurs outils de travail conformément aux protocoles de santé publique
        en vigueur; les facultés et services doivent surveiller cela étroitement.

    •   veiller à ce que le personnel dont le lieu de travail n’est pas sur le campus respecte les
        restrictions qui y sont en vigueur.

Les facultés et services peuvent tirer parti de l’expérience acquise depuis mars 2020 en vue de la reprise,
du ralentissement ou de l’arrêt des activités sur le campus. En outre, on trouvera un modèle de plan de
contingence pour le retour au travail et la reprise des activités à l’annexe 5.

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Annexe 1
Plan de reprise des activités sur le campus
Annexe 2
   Retour au travail sur le campus – Guide pour les responsables et les
                               gestionnaires
TABLE DES MATIÈRES
1. Introduction .............................................................................................................................................. 3
2. Retour au travail sur le campus ................................................................................................................ 3
    Modification du régime de travail .......................................................................................................... 3
     Le retour au travail sur le campus inquiète les membres de votre équipe? .......................................... 3
2.3 Accommodements pour raisons médicales............................................................................................ 4
2.4 Accommodements pour raisons familiales............................................................................................. 4
2.5. Ergonomie ............................................................................................................................................. 6
2.6. Questionnaire d’auto‐évaluation pour le dépistage de la COVID‐19 .................................................... 6
2.7. Séance d’orientation requise avant le retour au travail sur le campus ................................................ 7
2.8. Symptômes qui se déclarent au travail.................................................................................................. 7
2.9. Refus de travailler en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité au travail ............................................ 8
2.10. Mesures de sécurité liées à la COVID‐19 : gérer les manquements aux règles................................... 8
2.11.Santé mentale et mieux‐être ................................................................................................................ 9
3. Ressources ................................................................................................................................................ 9
    Leadership pendant la pandémie ........................................................................................................... 9
4. Procédure à distance pour obtenir ou remplacer une carte d’employé .................................................. 9
5. Couverture du Régime d’assurance maladie universitaire (RAMU) ....................................................... 10
6. Pour joindre les Ressources humaines ................................................................................................... 10

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1.Introduction
Les Ressources humaines ont préparé ce guide pour aider les gestionnaires à planifier et à suivre la reprise
des activités sur le campus dans leurs unités respectives. Il poursuit les objectifs suivants :
    •    les informer des pratiques de RH à suivre pendant le retour progressif sur le campus;
    •    instaurer un environnement de travail propice à l’application des directives de santé publique
         du gouvernement provincial et de la Ville d’Ottawa.
    •    tirer profit de l’expérience des membres du personnel des facultés et services qui ont continué à
         travailler sur le campus pendant la pandémie pour planifier la reprise de leurs activités.

N’hésitez pas à solliciter l’aide de votre partenaire d’affaires ou de votre responsable des ressources
humaines si vous êtes aux prises avec des questions complexes concernant le lieu de travail ou les
relations avec vos subalternes. Au besoin, votre partenaire ou responsable des ressources humaines fera
appel à des spécialistes ou à d’autres départements ou services de l’Université pour vous appuyer.

2.Retour au travail sur le campus
        Modification du régime de travail

Vos plans de réintégration devront peut‐être inclure des mesures particulières pour permettre un retour
au travail progressif sur le campus, gérer les restrictions concernant l’espace et les autres directives de
santé publique et réduire les risques de contamination associés à une forte présence de membres du
personnel.

Voici une liste non exhaustive des options possibles :
    • Horaires modifiés (rotation des quarts de travail, décalage des jours ou des heures de travail sur
        place)
    • Télétravail
    • Espaces de travail temporaires ou « bureaux sur réservation »
    • Espaces de travail ailleurs sur le campus

Note : Certaines de ces solutions peuvent nécessiter des ententes particulières avec les syndicats.
Veuillez consulter votre partenaire ou responsable RH avant de procéder à quelque changement que
ce soit.

        Le retour au travail sur le campus inquiète les membres de votre équipe?
Après plusieurs mois de télétravail, vous devez vous attendre à des réactions différentes au sujet du
retour sur le campus. Certaines personnes ont probablement hâte de revoir leurs collègues, d’autres
sont prêtes à revenir malgré des appréhensions au sujet de leur santé et de leur sécurité, et d’autres
encore peuvent être anxieuses en raison de problèmes de santé ou d’obligations familiales.

Les membres du personnel peuvent requérir des accommodements pour des raisons médicales ou
familiales. S’ils se sentent à l’aise de le faire, vos subalternes qui ont des appréhensions peuvent

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s’adresser directement à vous. Sinon, ils peuvent communiquer avec l’équipe Santé et mieux‐être à
hrhealthOttawa.ca, le Bureau de la gestion du risque (BGR) à safety@uottawa.ca ou leur représentante
ou représentant syndical.

2.3 Accommodements pour raisons médicales

Si un membre du personnel affirme avoir un problème de santé empêchant ou compliquant son retour
sur le campus ou entravant sa capacité à respecter les mesures de sécurité en place (p. ex. impossibilité
de porter un masque), invitez‐le à contacter l’équipe Santé et mieux‐être. L’équipe Santé et mieux‐être
déterminera si cette personne peut revenir au travail sur le campus en évaluant les accommodements
possibles, et vous confirmera, le cas échéant, ses limitations. L’Université est tenue, en tant
qu’employeur, chercher des solutions de rechange, ce qui peut comprendre l’établissement d’un plan
alternatif pour assurer la santé et la sécurité sur les lieux de travail.
L’Université d’Ottawa comprend que les personnes ayant un handicap ou des problèmes de santé sont
touchées de manière disproportionnée par cette pandémie. La situation a entraîné de nouveaux
obstacles à l’accessibilité, et il peut être difficile de maintenir une distance physique ou de se déplacer
dans des espaces de travail modifiés. Les personnes malentendantes ou malvoyantes peuvent éprouver
des difficultés avec la signalisation, les directives et les nouvelles procédures de travail. Une approche
inclusive de retour sur le campus contribuera à atténuer certains de ces obstacles, et des mesures
d’adaptation seront nécessaires.

Si vous avez des questions concernant l’un ou l’autre de ces aspects, ou encore une situation
particulière, communiquer avec votre partenaire ou votre responsable des ressources humaines.

2.4 Accommodements pour raisons familiales

Ce processus vise à aider les gestionnaires à répondre aux demandes pour obligations familiales, car de
nombreux employés et employées ont encore du mal à concilier leur travail et leurs responsabilités à la
maison. Il vise en outre à garantir l’étude objective des demandes d’accommodement en raison de l’état
familial, étude qui doit aussi tenir compte des répercussions des demandes sur l’équipe de travail et le
fonctionnement de l’unité. Il permettra également aux gestionnaires de recueillir tous les
renseignements nécessaires pour prendre une décision et répondre aux préoccupations soulevées.

Les gestionnaires ont l’obligation d’évaluer les demandes d’accommodement d’après le contexte et en
toute bonne foi.

Les demandes d’accommodement doivent être évaluées individuellement, en fonction du contexte.
Pour que l’évaluation de la demande soit considérée comme complète, les points ci‐dessous devront
être pris en compte :
    • Quelle est la nature de l’obligation de soins qui empêche l’accomplissement des obligations
         professionnelles?
    • L’enfant ou le parent est‐il sous la garde ou la surveillance de l’employée ou employé?

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•   Le besoin d’accommodement est‐il fondé sur une obligation essentielle ou juridique, qui
        découle de la relation parent‐enfant?
    •   L’employée ou employé a‐t‐il un mandat l’obligeant à prendre des décisions médicales pour le
        membre de sa famille?
    •   D’autres services ou mesures d’adaptation pour les soins sont‐ils envisageables? L’employée ou
        l’employé est‐il un parent monoparental ou un enfant unique?
    •   Est‐ce que d’autres personnes (p. ex. conjoint, partenaire, membre de la famille adolescent ou
        adulte) ou des établissements de soins de jour ou pour aînés peuvent aider à fournir les soins?
    •   L’enfant ou le parent est‐il atteint d’une maladie invalidante qui nécessite des soins particuliers?
        Est‐ce l’employée ou l’employé qui fournit ces soins?
    •   L’employée ou l’employé demande‐t‐il de ne pas retourner travailler sur le campus parce qu’un
        membre de sa famille souffre d’une maladie chronique et peut être exposé à un risque accru
        d’hospitalisation ou de complications graves liées à la COVID‐19?
    •   La demande d’accommodement découle‐t‐elle d’une obligation ou d’une préférence?
    •   Les heures de travail ou les fonctions du poste entraînent‐elles un désavantage réel en fonction
        de la situation personnelle?
    •   Quel type d’accommodement est en cause?
    •   Quelle est la durée de l’accommodement demandé; l’accommodement est‐il de nature
        temporaire ou permanente?
    •   L’accommodement est‐il nécessaire seulement en attendant que des dispositions permanentes
        soient prises pour la garde des enfants ou des personnes âgées?

La décision concernant la demande d’accommodement doit être communiquée rapidement et en
personne. La justification de la décision doit être clairement exposée et documentée par écrit. Si la
demande est acceptée, il faut consigner la nature de l’accommodement, l’horaire de travail, les
attentes, les résultats attendus, les moyens de communication, la disponibilité et la durée de
l’accommodement jusqu’à un réexamen.

Voici quelques exemples de mesures d’accommodement possibles :

    •   modification de l’horaire de travail, partage de l’emploi ou des tâches;
    •   travail par quarts en fonction des limites imposées par la garde des enfants ou parents;
    •   horaire de travail ou heure de début flexibles ou modifiés;
    •   transfert vers un autre lieu de travail;
    •   congé conforme à la politique 9a et aux dispositions des conventions collectives relatives aux
        congés pour rendez‐vous médical d’un enfant ou d’un parent;
    •   congé sans solde une fois épuisées les dispositions relatives aux congés payés;

Les partenaires d’affaires et les responsables des ressources humaines peuvent conseiller les
gestionnaires pour les aider à évaluer les demandes d’accommodements et mettre les mesures en
place. Ils fourniront également des conseils sur les accommodements liés aux conventions collectives et
au Code des droits de la personne. Il n’est pas nécessaire de s’adresser au secteur Santé et mieux‐être à
moins que l’employé doive fournir des renseignements médicaux pour prouver qu’un membre de sa
famille souffre d’une maladie invalidante ou chronique. Dans un tel cas, on lui demandera de faire
parvenir ses documents médicaux par courriel directement à Santé et mieux‐être.

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