MPO/GCC Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie
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MPO/GCC
Guide pour les gestionnaires
dans le cadre de la pandémie
COVID-19
Mise à jour le 21 juin 2021
Le présent guide sera mis à jour régulièrement, au fur et à mesure de l’évolution des
scénarios, de l’information et des directives.
Ce document de référence restera en vigueur jusqu’à la reprise des activités non
critiques ou qu’il soit indiqué autrement par l’employeur. Cela peut se produire à
différents moments dans le pays, à mesure que des instructions sont fournies
par les autorités de la santé publique.Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
Contents
Objectif........................................................................................................................................... 4
Technologie de l’information ....................................................................................................... 6
Meilleures pratiques en matière de TI ........................................................................................ 6
Réseau virtuel protégé (RVP) ..................................................................................................... 6
Minimisez l’utilisation de la bande passante .............................................................................. 6
Plans de données sur les appareils cellulaires ............................................................................. 7
Messages de hameçonnage ......................................................................................................... 7
Casques d’écoute ........................................................................................................................ 8
Demandes d'équipements informatiques .................................................................................... 8
Relations de travail (Modifié) ...................................................................................................... 9
Congé payé pour “d’autres raisons” – Code 699 ...................................................................... 10
En vigueur: à partir du 9 novembre 2020 ................................................................................. 10
Employé ayant été exposé au COVID-19 ou atteint par celui-ci .............................................. 11
Vacances et autres congés ......................................................................................................... 12
Congé de vaccination (nouveau) ............................................................................................... 12
Travailler à distance .................................................................................................................. 13
Biens et Fournitures pour le travail à distance .......................................................................... 14
Retour sur le lieu de travail ....................................................................................................... 15
Bien-être des employés ............................................................................................................. 15
Dotation ........................................................................................................................................ 18
Ressources humaines ................................................................................................................ 19
Processus de dotation ................................................................................................................ 21
Évaluation en langue seconde ................................................................................................... 22
Accueil et integration des nouveaux employés et étudiants .................................................... 24
Classification ................................................................................Error! Bookmark not defined.
Harcèlement et violence - Enquêtes........................................................................................... 24
Paie ............................................................................................................................................... 25
Programme de gestion du rendement ....................................................................................... 27
Apprentissage et développement ............................................................................................... 27
Santé et sécurité au travail ......................................................................................................... 29
Mesures générales de prévention .............................................................................................. 30
Activités de vérification ............................................................................................................ 30
Évaluation des risques............................................................................................................... 31
2Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
Équipement de protection individuelle (EPI) ........................................................................... 31
Inspections de gestion et entretien préventif ............................................................................. 32
Comités de santé et sécurité au travail ...................................................................................... 33
Inspections préalables à l’utilisation des lieux.......................................................................... 33
Ergonomie ................................................................................................................................. 33
Premiers soins ........................................................................................................................... 34
Situations comportant des risques et rapport de blessure et maladie (Modifié) ....................... 34
Refus de travailler ..................................................................................................................... 35
Formation en santé et sécurité au travail................................................................................... 35
3Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
Objectif
Le ministère des Pêches et des Océans (MPO) et la Garde côtière canadienne (GCC)
doivent veiller à assurer la santé et la sécurité au travail de chacun de ses employés.
Le Guide du gestionnaire en cas d’une pandémie de COVID-19 fournit aux gestionnaires
des renseignements à jour et facilement accessibles sur la pandémie de COVID-19 afin
de leur permettre de mieux appuyer leurs employés et maintenir un environnement de
travail sain et sécuritaire. C'est l'un des nombreux outils qui soutiennent l'approche
progressive du MPO/GCC pour une nouvelle normalité : Plan directeur et plans locaux
de reprise des activités et doit donc être lu en conjonction avec ces documents.
Les gestionnaires sont le premier point de contact pour les employés qui ont des
questions et des préoccupations sur le COVID-19 dans le milieu de travail.
Pour toutes les questions reliées au refus de travail et/ou à la santé et sécurité, les
gestionnaires doivent contacter leur conseiller en santé et sécurité. Pour toutes les
questions reliées aux congés et/ou aux problèmes en milieu de travail, les gestionnaires
doivent communiquer avec leur conseiller en relations de travail.
Reconnaissant que la situation actuelle peut être très stressante pour vous comme
employé mais aussi dans votre rôle de gestionnaire, veuillez vous rappeler que le
Programme d’aide aux employés est disponible pour vous et les membres de votre
famille.
Les renseignements compris dans le présent guide s’appliquent à tous les lieux de travail
et tous les employés.
Mesures de précaution
Dans le cadre d’une pandémie, les employés sont rappelés de prendre les mesures de
précaution suivantes :
Lavez-vous les mains soigneusement avec de l’eau chaude et du savon pendant
au moins 20 seconds, ou utilisez un désinfectant à base d’alcool pour les mains si
vous n’avez pas accès à de l’eau et à du savon dans l’immédiat;
Évitez de vous toucher les yeux, le nez ou la bouche sans vous être d’abord lavé
les mains;
Prenez les précautions nécessaires lorsque vous toussez ou éternuuez. Couvrez-
vous la bouche et le nez avec votre bras ou un mouchoir de papier afin de réduire
la propagation des germes. Si vous vous servez d’un mouchoir de papier, jetez-le
dès que possible et lavez-vous les mains tout de suite après;
Désinfectez les surfaces d’usage commun;
Restez à la maison si vous êtes malade;
Évitez les contacts étroits avec les personnes malades;
4Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
Envisagez de saluer les personnes autrement qu’en vous serrant la main;
Nettoyez et désinfectez réfuliètement votre poste de travail.
5Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
Technologie de l’information
L'attribution d'équipements et d'accès technologiques à distance devrait être
régulièrement évaluée afin de maximiser la productivité.
Meilleures pratiques en matière de TI
Réseau virtuel protégé (RVP)
Depuis le 29 juin, les restrictions sur les 3 passerelles (Est/Ouest/Centre) ont été
supprimées
Lorsque vous vous connectez au réseau, utilisez la passerelle RVP de votre
région uniquement
Minimisez l’utilisation de la bande passante
Si les réunions en ligne sont essentielles, réduire l'utilisation de la bande
passante en limitant les participants à ceux qui sont absolument nécessaires; en
désactivant les caméras ; et mettre à disposition à l'avance les documents
nécessaires aux réunions afin que les participants disposent déjà de leurs
propres exemplaires.
S'abstenir de faire un usage escessif des médias sociaux sur le VPN (par
exemple YouTube, Facebook, Twitter, Instagram).
Éviter d'utiliser des ressources de formation en ligne (par exemple, audio, vidéo,
eLearning) ou de s’engager dans d'autres activités qui peuvent être faites hors
ligne ou par internet à domicile sur votre ordinateur personnel.
Utiliser d'autres formes de communication pour éviter de se connecter au RVP.
Utiliser votre téléphone portable professionnel pour les communications, si
possible (par exemple, les courriels, les SMS).
S’assurer que le téléphone portable professionnel est configuré pour envoyer et
recevoir des courriers électroniques encryptés.
Utiliser Blackberry Messenger Enterprise (BBME) pour les communications
jusqu'au niveau Protégé B.
Installer l’application régionale d'alerte mobile DFO/CCG pour recevoir des
notifications de sécurité sur l’appareil Android ou iPhone selon la région
(disponible sur Google Play et l'App Store d'Apple).
Étapes supplémentaires
Les courriels encryptés ne fonctionnent que dans le cadre de la messagerie de
travail (DFO Outlook Client), donc s’assurer que l’appareil est configuré pour
décrypter les messages électroniques et les documents, si nécessaire.
6Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
Changer régulièrement le mot de passe pour accéder au réseau. Le changer
immédiatement pourrait éviter, ainsi qu'au service informatique, des problèmes
dans les semaines à venir.
Faire preuve d'une extrême prudence lorsqu’on consulte un courrier électronique
qui semble suspect. En cas dedoute, NE PAS OUVRIR le courriel ou ne pas
cliquer sur aucun lien.
Installer un espace de travail approprié à la maison, y compris une chaise
confortable et un espace pour l’ordinateur portable, tablette, téléphone ou autre
équipement.
Prévoir de courtes pauses fréquentes, car l’espace de travail à distance n'aura
probablement pas une configuration ergonomique optimale.
S’assurer de disposer d'un espace de rangement verrouillable pour tout matériel
lié au travail nécessitant un confinement de sécurité, le cas échéant.
Parler au responsable en cas de questions ou de préoccupations.
Plans de données sur les appareils cellulaires
Les données disponibles dans le cadre des plans de données standard augmenteront
automatiquement dès que la limite actuelle de 2 Go sera atteinte chaque mois civil (de
2 Go à 5, 15, puis 25 Go). Au début de chaque mois, les plans de données reviendront
à la limite standard de 2 Go ; toutefois, ils augmenteront pour le mois comme indiqué ci-
dessus si des données supplémentaires sont nécessaires.
Malheureusement, il se peut que les employés reçoivent des messages d'avertissement
en cas de dépassement de la limite ; toutefois, ces messages peuvent être ignorés pour
le moment, car le CSD a indiqué que les frais supplémentaires ne s'appliqueront pas.
Messages de hameçonnage
Pendant la crise actuelle, on s'attend à ce que les criminels qui perpétuent des
campagnes de hameçonnage par courriel augmentent leurs activités malveillantes. Il
est important que nous soyons davantage prudents et que nous restions vigilants pour
déjouer ces actions malveillantes.
N'oubliez pas ces conseils importants suivants :
Se méfier des demandes d'informations personnelles en ligne : Un courriel
sur le thème des coronavirus qui cherche à obtenir des informations
personnelles comme un numéro de sécurité sociale ou les informations de
connexion est une escroquerie par hameçonnage. Les organismes
gouvernementaux légitimes ne demanderont jamais ces informations. Ne jamais
répondre à ce courriel et/ou ne fournir pas vos données personnelles. Supprimer
le courrier électronique.
Vérifier l'adresse électronique ou le lien : Inspecter un lien en passant le
bouton de votre souris sur l'URL pour voir où il mène. Parfois, il est évident que
7Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
l'adresse web n'est pas légitime ; cependant, les hameçonneurs peuvent créer
des liens qui ressemblent beaucoup à des adresses légitimes. Supprimer le
courrier électronique.
Surveiller les fautes d'orthographe et de grammaire : Si un courriel contient
des fautes d'orthographe, de ponctuation et de grammaire, ou s’il n’est pas
bilingue c'est probablement le signe qu’il s’agit d’un courriel d’hameçonnage.
Supprimer le courrier électronique.
Éviter les courriels qui poussent à agir maintenant : Les courriels de phishing
créent souvent un sentiment d'urgence ou exigent une action immédiate.
L'objectif est de faire cliquer sur un lien et de communiquer immédiatement des
informations personnelles. Supprimer le courrier électronique.
Casques d’écoute
Le coût raisonnable d'un casque de qualité peut atteindre 200 dollars, ce qui représente
un bon équilibre entre le coût et la qualité. Vous trouverez ci-dessous quelques produits
recommandés que vous pouvez trouver dans plusieurs points d'achat en ligne. Chaque
responsable de CR peut acheter ces types de périphériques en fonction des besoins de
ses employés.
o https://en-ca.sennheiser.com/century-sc-630-660-usb-ml
o https://www.poly.com/us/en/products/headsets/voyager/voyager-4200-uc
Demandes d'équipements informatiques
Les demandes de matériel informatique (ordinateurs portables/comprimés, stations
d'accueil, moniteurs, smartphones/cellulaires) doivent suivre la procédure standard en
soumettant un billet par le biais du portail libre-service informatique.
Vous avez besoin d'une aide technique ?
Si vous avez un besoin urgent, veuillez appeler le bureau de service informatique au 1-
888-248-2210, et un technicien vous répondra dès que possible. Toutefois, de longs
délais sont possibles. Si vous pouvez attendre, veuillez saisir votre demande de service
via le portail libre-service informatique.
Soumettez vos incidents urgents (problèmes qui entravent grandement le
travail) en appelant le 1-888-248-2210 pour parler à un technicien. Le volume
d'appels pour les incidents est étroitement surveillé afin de minimiser le temps
d'attente.
Voici quelques exemples d'incidents :
o Incapacité de se connecter au réseau ou d'accéder au courrier
électronique.
8Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
o Message d'erreur de Windows ou d'une application, vous empêchant de
travailler.
o Oubli du compte ou du mot de passe.
Soumettez vos demandes de service (un nouveau besoin) ou vos incidents non
urgents via le portail libre-service informatique, en prenant soin de rechercher la
bonne catégorie dans le catalogue de services et en joignant tous les formulaires
requis, comme indiqué dans les instructions en haut du formulaire. La demande
sera rapidement analysée et classée par ordre de priorité sur la base des
informations fournies, puis mise en file d'attente pour être traitée.
Voici quelques exemples de demandes de service non urgentes ou d'incidents à
soumettre via le portail.
o Installation de logiciels ou de matériel.
o Mise à jour des informations dans les propriétés GEDS et Outlook.
o Commander ou remplacer des téléphones portables ou des ordinateurs.
o Obtenir un compte d'accès au réseau ou aux applications.
o Problèmes avec un logiciel ou un ordinateur qui a peu d'impact sur le
travail.
Envoyez vos questions ou commentaires généraux par courrier électronique à
itsd-csti@dfo-mpo.gc.ca. Les demandes d'assistance ne doivent pas être
envoyées par la boîte aux lettres, sauf si elles ne peuvent pas être envoyées par
le portail ou par téléphone. Exemples de cas où il serait approprié d'envoyer un
courrier électronique à la DSTI :
o Si vous ne savez pas comment saisir un billet ou remplir un formulaire qui
doit être joint à votre billet.
o Pour signaler un courriel suspect ou une tentative d'hameçonnage.
o Pour vérifier que la DSTI est bien responsable de ce dont vous avez
besoin.
o Autres questions d'ordre général sur les technologies de l'information (par
exemple, l'espace dont je dispose dans ma boîte aux lettres, etc.)
Relations de travail (Modifié)
Dans ces circonstances sans précédent où les employés peuvent avoir l'impression de
partager plus d'informations personnelles que d'habitude, y compris les conditions de
santé sous-jacentes et les situations familiales, il est rappelé aux responsables de
traiter les informations personnelles avec respect et de protéger le droit à la vie privée.
9Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
Congé payé pour “d’autres raisons” – Code 699
Le congé payé pour d'autres raisons est utilisé lorsque des circonstances qui ne sont
pas directement imputables à l'employé l'empêchent de se présenter au travail.
En vigueur: à partir du 9 novembre 2020
Tous les employés qui sont en bonne santé et capables de travailler, y compris ceux qui
sont tenus par un responsable de la santé publique ou un praticien de la santé de se
placer en quarantaine (s’auto-isoler) ou de s’isoler, doivent continuer à travailler à
distance, quand cela est possible.
Les gestionnaires devront examiner les demandes individuelles relatives aux « autres
congés payés (699) » au cas par cas, en consultation avec leur conseiller en relations
de travail. En général, un « autre congé payé (699) » peut être envisagé si :
l’employé serait autrement disponible pour travailler;
des options ont été étudiées pour :
o des heures de travail flexibles;
o travailler à distance ;
o modalités de travail modifiées (réassigner des fonctions ou envisager
d’offrir une affectation, le cas échéant);
o d’autres congés payés conformément à la convention collective applicable
ou aux conditiond d’emploi.
Le congé payé pour autre motif (699) ne doit être accordé que dans des circonstances
imprévues et indépendantes de la volonté de l'employé. Les gestionnaires doivent
discuter de la demande de 699 avec leur conseiller en relations de travail avant
d'approuver le congé.
Veuillez consulter le line suivant pour des Questions et Réponses illustrant la
manière dont l’admissibilité aux « Autres congés payés (699) peut s’appliquer à
diverses situations.
Ainsi qu'un « Placemat » de gestionnaire pour aider à l'examen de l'approbation des
congés.
Pour plus d’information, consultez la page maladie et congé pour employés.
1. Après avoir approuvé la demande d’un(e) employé(e) pour un congé payé
pour autres motifs, devrais-je faire la saisie du congé?
10Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
Tous les employés doivent discuter avec leur supérieur de leur utilisation du code de
congé 699 pour l'une des raisons liées à COVID 19
Un document contenant des instructions sur l'entrée de ce congé dans le système a été
distribué aux gestionnaires de l'article 34, et est également disponible auprès de votre
conseiller en relations de travail. Il comprend des instructions pour la saisie du congé
dans le système, ainsi que des instructions pour les employés qui n'ont pas accès à
PeopleSoft.
2. Devriez-vous approuver les heures supplémentaires d'un employé qui a pris
des heures de congé payé pour d'autres raisons - code 699 - pendant ses
heures de travail normales et qui a ensuite travaillé des heures en dehors de
ses heures de travail normales?
Non, l'intention n'est pas d'accorder un congé payé - code 699 - et de payer ensuite des
heures supplémentaires.
L'employeur a adopté une approche très favorable à ses employés, dont le but était de
faire preuve de flexibilité afin d'obtenir un équilibre tout en essayant de rester
raisonnable.
En outre, toutes les heures supplémentaires doivent être autorisées à l'avance par
l'employeur et l'employé ne contrôle pas la durée des heures supplémentaires.
La convention collective énonce les dispositions pertinentes relatives aux heures de
travail. Bien que la convention collective permette des horaires de travail flexibles, les
gestionnaires peuvent modifier les heures de travail dans le cadre des paramètres
disponibles décrits dans la convention collective.
Les gestionnaires doivent contacter leurs conseillers en relations de travail pour
discuter de ces demandes particulières.
Employé ayant été exposé au COVID-19 ou atteint par celui-ci
3. Si un employé vous informe qu’il pense avoir été exposé à un cas de COVID-
19 ou qu’il en est atteint, quelles sont vos obligations en tant que gestionnaire
pour garantir sa vie privée, tout en assurant le bien-être du reste de votre
équipe?
Du point de vue de la protection de la vie privée, la collecte, l’utilisation et la divulgation
des renseignements personnels relatifs aux cas de COVID-19 dans les circonstances
actuelles sont conformes aux articles 4, 7 et 8 de la Loi sur la protection des
renseignements personnels. Les employeurs sont responsables de la protection de la
santé et de la sécurité des employés au travail, en vertu de la partie II du Code
canadien du travail. Ils sont tenus de mettre en œuvre des mesures préventives pour
s’assurer que les employés ne sont pas exposés à des conditions qui pourraient être
nocives pour leur santé ou leur sécurité au travail; cela inclut le risque d’exposition des
employés à la COVID-19.
11Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
Si l’employé se trouve ou se trouvait sur le lieu de travail et qu’il est ou qu’il était porteur
du COVID-19, en vertu du Code canadien du travail, cela constituerait un danger pour
le lieu de travail. Par conséquent, l’employé a le devoir de signaler ce danger à la
direction.
Le lien suivant est un organigramme de processus lors d’un cas potentiel ou confirmé
de COVID-19 dans le lieu de travail :
https://inter-l01-uat.dfo-mpo.gc.ca/dfo-mpo-empl/fr/travail-sur-place
Pour plus d’information, consultez la page
https://www.canada.ca/fr/gouvernement/fonctionpublsur%20les%20drotis%20et%20res
pnsabilis.%20
4. Que devez-vous faire si un employé vous informe qu’il a observé des
symptômes de type COVID-19 chez un collègue?
Si un employé observe des symptômes de type COVID-19 chez un collègue, il est
encouragé à communiquer avec son gestionnaire. Vous devriez communiquer avec
l’employé potentiellement malade et lui demander de rentrer chez lui et de
communiquer avec son médecin ou les autorités locales de santé publique.
Vacances et autres congés
Les employés sont encouragés à planifier et à prendre des congés annuels, malgré les
circonstances actuelles. La planification et l'aménagement des congés sont importants
pour le bien-être et la santé mentale.
En général, les employés sont censés utiliser leurs crédits de congé annuel dans
l'année où ils les ont acquis. Les "autres congés payés (699)" ne doivent pas être
utilisés en remplacement des congés annuels.
Les gestionnaires doivent continuer à discuter régulièrement avec leurs employés sur la
programmation des congés annuels.
Veuillez noter que si un employé choisisse de voyager contrairement aux conseils de
santé publique ou aux avertissements officiels aux voyageurs pendant son congé
annuel, ou si l'isolement obligatoire empêche un employé de retourner au travail et ne
peut pas travailler à distance, il peut ne pas avoir droit à l'autre congé payé (699)". Cela
inclut les voyages à l'intérieur du Canada, si la province d'origine exige une période
d'isolement au retour.
Congé de vaccination (nouveau)
Tous les employés qui souhaitent se faire vacciner doivent être encouragés à le faire en
dehors des heures de travail. Toutefois, si une absence du travail est nécessaire, les
ministères peuvent accorder ce temps comme un "rendez-vous médical périodique"
12Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
code 698, qui ne serait donc pas imputé à la banque de congés de maladie de
l'employé ou enregistré dans les données 699 COVID. Les étudiants, les employés
occasionnels et les employés nommés pour une période déterminée de moins de trois
mois, bien qu'ils n'aient pas droit à un congé sous le code 698, devraient se voir
accorder le congé payé nécessaire pour se faire vacciner contre le COVID-19 s'ils ne
peuvent le faire en dehors des heures de travail. Veuillez consulter votre conseiller LR
si vous avez des questions.
Travailler à distance
Dans le contexte de la pandemie COVID-19, on s'attend à ce que de nombreux
employés continuent à travailler à distance, que ce soit à temps plein ou à temps
partiel, car le travail à distance fera partie de la nouvelle norme pour beaucoup dans
l'avenir immédiat et à plus long terme.
Il est important de noter qu'une grande partie de ce qui est exposé dans les
Lignes_directrices_sur_le_teletravail il est destiné à des situations de télétravail et non
de travail à distance. Toutefois, de nombreux principes sont traduits dans des
situations de travail à distance.
Le MPO/GCC s'engage à faire en sorte que les employés continuent à vivre une
expérience positive, quel que soit le lieu de travail physique.
La clé du succès sera de s'assurer que nous avons les outils en place pour soutenir le
lieu de travail de l'avenir, y compris des modalités de travail à distance efficaces. À
cette fin, une annexe (annexe H) a été ajoutée aux Lignes_directrices_sur_le_teletravail
afin de s'assurer que les employés et les gestionnaires sont bien équipés pour
continuer à travailler à distance, et pour soutenir leur capacité à apporter une
contribution complète.
Cette annexe portera sur les principaux domaines suivants :
Communication et engagement,
La santé physique et la sécurité des employés,
La santé psychologique et le bien-être des employés,
Gestion de l’incapacite et obligation de prendre des mesures d'adaptation,
Technologie de l'information.
Visitez le site suivant pour plus d’information sur le travail à distance :
https://inter-l01-uat.dfo-mpo.gc.ca/dfo-mpo-empl/fr/travail-distance
Impôt sur le revenu
Depuis le début de la pandémie, de nombreux fonctionnaires qui travaillent
habituellement dans les bureaux du gouvernement du Canada se sont tournés vers le
13Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
travail à distance. Cela a soulevé des questions concernant l’éligibilité pour des crédits
d’impôts découlant du fait de travailler à partir du domicile.
L’ARC a affiché des renseignements sur l’admissibilité ainsi que des formulaires requis
et des lignes directrices à ce sujet. L’ARC fournit également un calculateur en ligne
pour aider les contribuables, y compris les fonctionnaires, à prendre une décision sur le
processus à utiliser.
Les employés devraient être invités à consulter le site Web de l’ARC et à communiquer
avec la Ligne des demandes de renseignements généraux de l’ARC s’ils ont des
questions, requiert plus d’information ou ont besoin de l’avis d’un expert. Il est important
que vous ne fournissiez pas aux employés une interprétation du droit fiscal, ni ce qui
pourrait être interprété comme des conseils sur les questions fiscales.
Si l’employeur, ou un représentant de l’employeur, donne des conseils inexacts ou
trompeurs et qu’un employé s’en sert à son détriment, l’employeur pourrait être tenu
responsable des dommages subséquents subis par l’employé. Par conséquent, les
employés qui ont des questions d’interprétation fiscales précises devraient être dirigés
vers les ressources de l’ARC.
Biens et Fournitures pour le travail à distance
Le Ministère a développé un processus temporaire permettant aux employés de retirer
des biens de ses lieux de travail, de soumettre des demandes de biens des TI
(ordinateurs, écrans d’ordinateur, imprimante, scanner) et d’acheter de nouvel
équipement dans le but d’améliorer l’ergonomie des postes de travail à domicile, de
s’assurer que les employés puissent continuer à mener les activités fondamentales du
ministère et de s’assurer que les biens du Ministère sont retirés et retournés en toute
sécurité pendant la pandémie de la COVID-19.
L’approbation du retrait ou du retour des biens doit être accordée au cas par cas et
uniquement au personnel qui a reçu la permission par son directeur (niveau EX-01 et
au-delà) d’accéder aux installations.
Le processus ministériel d'achat de biens doit être évalué au cas par cas par le
gestionnaire, et nécessitera au minimum une approbation du directeur (EX-01 et au-
delà) par courriel. Comme toujours, en prenant de telles décisions, le dirigeant chargé
de l’approbation doit s'assurer que le besoin est suffisamment pressant, respecter
l'optimisation des ressources et rester prudent dans la gestion des ressources. Il
convient de prendre en considération et de donner la priorité aux employés qui
fournissent des services critiques, qui travaillent à plein temps sur les activités
fondamentales du ministère, et à ceux qui ont besoin de mesures d’adaptation (en vertu
de l’Obligation de prendre des mesures d’adaptation).
Visitez le lien suivant pour plus d'informations sur le retrait, l'achat et le retour des biens
pendant la pandémie COVID-19 :
14Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
https://inter-l01-uat.dfo-mpo.gc.ca/dfo-mpo-empl/fr/lignes-directrices-sur-les-biens-et-les-
fournitures-pour-le-travail-distance-0
Retour sur le lieu de travail
Transport et stationnement des employés
Les employés sont responsables du transport régulier vers et depuis leur lieu de travail
habituel, ainsi que de tous les coûts associés. Les déplacements autorisés ou les
heures supplémentaires qui entraînent des frais de transport supplémentaires pour
l’employé doivent être traités conformément aux dispositions de la Directive sur les
voyages du Conseil national mixte :
https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/d10/fr
Bien-être des employés
Le ministère des Pêches et des Océans (MPO) et la Garde côtière canadienne (GCC)
doivent veiller à assurer la santé et la sécurité au travail de chacun de ses employés.
incluant de mieux appuyer leurs employés et maintenir un environnement de travail sain
et sécuritaire.
Les gestionnaires sont le premier point de contact pour les employés qui ont des
questions et des préoccupations sur le COVID-19 dans le milieu de travail.
Reconnaissant que la situation actuelle peut être très stressante pour vous comme
employé mais aussi dans votre rôle de gestionnaire, veuillez-vous rappeler que le
Programme d’aide aux employés est disponible pour vous et les membres de votre
famille.
5. Comment aborder l’anxiété que peuvent ressentir certains employés?
Dans de telles circonstances, il est naturel d’éprouver certains niveaux d’anxiété. Vous
devriez informer vos employés des services offerts par le Programme d’aide aux
employés (PAE) au 1-800-268-7708 (TDD) 1-800-567-5803 pour du soutien, ou leur
indiquer de communiquer avec notre équipe de bien-être dans le milieu de travail, qui
partagera avec les employés des conseils et des outils de bien-être au quotidien
(DFO.WorkplaceWellBeing-Bienetreenmilieudetravail.MPO@DFO-MPO.GC.CA).
Faites un rappel à vos employés des différentes ressources offertes telles que
LifeSpeak, une plateforme en ligne qui offre des vidéos, du clavardage en ligne, des
experts sur différents sujets d’intérêts pour vous et votre famille. LifeSpeak est
disponible à partir de n’importe quel ordinateur ou appareil mobile.
URL: https://canada.lifespeak.com/
Mot de passe du client : canada
15Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
6. Que puis-je dire aux employés qui se sentent stressés au travail?
Rassurez les employés qu’il s’agit d’une période difficile et que vous êtes tous dans le
même bateau. La façon qu’une personne répond à une pandémie peut dépendre de
son expérience, ce qui la différentie des autres, et la communauté dans laquelle elle vit.
Rappelez aux employés que le ministère et le gouvernement du Canada font tout en
leur pouvoir pour leur permettre de travailler de la maison et de leur fournir des
alternatives si le travail à la maison n’est pas possible. Il y aura des effets sur le travail
et ralentira dans certains cas, confirmez auprès des employés que les attentes seront
aussi modifiées en conséquence. En outre, les employés qui souffrent de stress et
d'anxiété devraient être encouragés à rechercher une aide professionnelle auprès de
leur médecin personnel ou de famille, du PAE et à profiter des prestations soutenues
par le Plan de soins de santé du service public.
7. Quelles ressources le ministère offre-t-il aux employés durant cette période?
Le Bien-être en milieu de travail offre des astuces quotidiennes qui donnent des
exemples concrets de choses à faire pour offrir un soutien à vous et votre famille durant
ces temps difficiles. Prenez le temps de les lire et d’en mettre en pratique afin que
votre journée soit plus agréable. De plus, le ministère travaille fort afin que le soutien
technologique soit stable et disponible pour les employés.
8. Où peuvent aller les employés pour des informations sur le soutien de leur santé
mentale?
Les médecins personnels ou de famille, lorsqu'ils sont disponibles, devraient être la
première étape dans la recherche d'un soutien. En externe, la commission de la santé
mentale du Canada offre de bonnes ressources et leur site internet est mis à jour
quotidiennement. D’autres ressources incluent :
• Votre locale bureau de santé publique
• La Commission de la Santé Mentale
• Votre autorité provinciale / territoire de santé publique
• La site web du Gouvernement Canadien sur la COVID 19
• Organisation Mondiale de la santé
9. Comment faire pour moins m’inquiéter de manquer du travail si je suis en
quarantaine et/ou que l’école de mes enfants est fermée, et que je dois demeurer à la
maison avec eux?
Puisque le confinement est en cours et que la écoles sont présentement fermées dans
plusieurs endroits, considérez ce que vous devez faire afin de mettre en place un plan
de travail. Les ententes de télétravail ne sont pas requis pour l’instant puisque la
16Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
majorité des employés sont obligés de travailler de la maison. Si vous avez un
problème urgent avec l’accès à vos courriels, SVP communiquez avec le Centre de
services TI au 1-888-248-2210 et un technicien vous répondra dès que possible.
Rappelez-vous que les gestionnaires sont aussi des employés et doivent surmonter des
défis aussi. Parlez à votre superviseur immédiat pour identifier comment il/elle peut
vous offrir du soutien durant cette période. Des dispositions de congés sont disponibles
pour ceux qui sont requis par les autorités de la santé de s’isoler et ne peuvent pas
travailler, pour ceux ne peuvent pas faire de télétravail attendu l’absence d’alternatives
pour la garde des enfants, or pour d’autres situations. Puisque chaque cas est
différent, SVP en parler avec votre gestionnaire.
10. Comment rester connectés en équipe pendant cette période?
Organisez des réunions d’équipe deux fois semaine à l’aide de MS TEAMS ou Skype.
Encouragez vos employés à rester connectés les uns avec les autres grâce à ces
moyens technologiques. Organisez des discussions individuellement avec chaque
employés, si vous le pouvez, pour vérifier comment les membres de l’équipe se
sentent, comment ils gèrent leurs obligations professionnelles et familiales et fournir des
idées sur la façon dont le travail peut être structuré pour alléger le stress.
11. Comment assurerez-vous le maintien de la civilité pendant cette période?
Il faut rappeler aux employés qu’à cette époque où la technologie est le principal moyen
de contact, la cyber-intimidation et les comportements inappropriés ne sont toujours pas
acceptables. On s’attend à ce qu’on se traite les uns les autres avec respect.
Commencez chaque réunion d’équipe en rappelant que les employés sont toujours
considérés comme étant au travail et que tout comportement négatif sera traité comme
s’ils étaient sur le lieu de travail.
12. Comment pouvons-nous nous soutenir pendant cette crise?
Il est important de prendre des mesures quotidiennes pour réduire le stress et
promouvoir la santé mentale. Voici quelques suggestions :
Prenez des pauses de regarder, de lire ou d’écouter les nouvelles, y compris les
médias sociaux. Entendre parler de la pandémie à répétition peut être
bouleversant.
Prenez soin de votre corps. Respirez profondément, étirez-vous ou méditez.
Essayez de maintenir un horaire d’alimentation saine avec des repas bien
équilibrés. Dormez beaucoup, faites de l’exercice ou prenez des marches
lorsque vous le pouvez et essayez de limiter l’utilisation de stimuli récréatifs.
Connectez-vous avec les autres. Parlez avec des gens en qui vous avez
confiance au sujet de vos préoccupations et de vos sentiments.
17Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
13. Les Services informels de gestion des conflits (SIGC) sont-ils offerts pendant cette
crise?
Oui. Le Bureau des SIGC continue d’offrir des services de prévention et d’intervention
et est disponible en ligne ou par téléphone. Les praticiens des SIGC offrent un espace
sûr où vous pouvez vous exprimer et vous faire entendre, ainsi que développer les
suivants :
Intelligence émotionnelle;
Résilience au stress;
Relations interpersonnelles; et
Stratégies pour faire face efficacement aux situations difficiles.
SIGC peut être contacté par l’entremise de l’adresse électronique du bien-être en milieu
de travail au DFO.WorkplaceWellBeing-Bienetreenmilieudetravail.MPO@DFO-
MPO.GC.CA.
14. Y’a-t-il des outils d’aide pour les équipes virtuelles?
En temps de crise comme celle de la COVID-19, les équipes sont souvent contraintes à
travailler rapidement et hors de leur routine quotidienne. Afin de vous permettre de
travailler efficacement, nous avons mis sur pied une série de nouveaux outils d’aide
destinés aux membres ou aux dirigeants des équipes virtuelles.
COVID-19 : travail virtuel
COVID-19 : télétravail – conseils pour les coéquipiers
COVID-19 : télétravail – conseils pour les chefs d'équipe
Trousse d'outils pour les équipes virtuelles
Lignes directrices sur la création d'une charte pour une équipe virtuelle
Le cours en ligne suivant est également disponible pour les superviseurs et les
gestionnaires afin de les aider à gérer une équipe à distance et de leur fournir des
stratégies pour établir des normes de communication, tenir des réunions virtuelles,
soutenir les employés et évaluer leur rendement :
Constituer des équipes virtuelles efficaces (X175) (durée : 30 minutes)
Dotation
Alors que nous naviguons dans ces eaux inconnues en raison de COVID-19, il est
important de pratiquer des pratiques prudentes de gestion des RH étant donné la difficulté
d'embarquer de nouveaux employés.
18Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
Par conséquent, nous demandons aux gestionnaires d'évaluer si des outils de travail
appropriés (par exemple, un ordinateur portable) et un travail significatif peuvent être
fournis aux nouveaux employés avant de faire une offre. Une aide à l'intégration virtuelle
des nouveaux employés est disponible pour faciliter l'intégration dans l'unité de travail.
Il incombe aux gestionnaires de s'assurer que vous disposez d'un personnel suffisant
pour couvrir les services essentiels pendant une pandémie. En vertu de la loi sur l'emploi
dans la fonction publique (PSEA), plusieurs options existent pour faciliter la dotation
rapide des postes en réponse à une urgence. Veuillez en discuter avec votre
conseiller(ère) régional(e) en ressources humaines/partenaire d’affaire.
Pour plus de certitude, le Ministère utilise la définition de service essentiel de la Politique
sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor, à savoir "un service dont la
compromission en termes de disponibilité ou d'intégrité entraînerait un degré élevé de
préjudice pour la santé, la sécurité ou le bien-être économique des Canadiens ou pour le
fonctionnement efficace du gouvernement du Canada". Tous les secteurs et régions ont
récemment validé les services critiques offerts.
Il convient de noter que les gestionnaires doivent continuer à veiller, en priorité, à ce que
le personnel existant soit engagé de manière significative dans la mesure du possible.
Les gestionnaires sont encouragés à collaborer avec leurs collègues dans toute
l'organisation pour identifier les employés dont la charge de travail a été affectée afin de
faciliter l'échange de compétences.
Ressources humaines
Embauche d’étudiants
Le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines a lancé un appel aux
gestionnaires par rapport à l’embauchent des étudiants car ils peuvent fournir un accès
rapide à des compétences très demandées dans des domaines tels que la technologie
et l'analyse de données.
Là où les étudiants peuvent être correctement intégrés et peuvent se voir confier un travail
valorisant, l'embauche d'étudiants peut se poursuivre.
Prière de noter que la procédure pour embaucher ou ré-embaucher un étudiant est
sensiblement la même que dans le passé. Cependant elle a été simplifiée concernant
les étudiants qui n’ont pas accès à l’information sur leur inscription. Votre conseiller(ère)
régional(e) en ressources humaines/partenaire d’affaire pourra vous fournir l’information
nécessaire par rapport à la façon de procéder.
Dans la mesure du possible, les gestionnaires au sein du MPO / de la Garde côtière
sont encouragés à soutenir l'emploi des étudiants lorsque cela est possible. Avec votre
conseiller(ère) régional(e) en ressources humaines/partenaire d’affaire est à votre
disposition pour vous aider et répondre à vos questions.
19Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
Rencontrera-t-on certains problèmes en ce qui a trait à l’obtention de cote de
fiabilité ou cote de sécurité?
Conformément aux directives émis par les agences de santé publiques en contexte de
la pandémie de COVID-19, les services de prise d’empreintes digitales, utilisé pour
vérifier les antécédents criminels d’une personne, ont rouvert leurs portes et sont
disponibles dans plusieurs régions à travers le pays. En conséquence, l'exigence des
empreintes digitales obligatoires a été rétablie le 1er septembre 2020.
Si une personne n’est pas en mesure de prélever leurs empreintes digitales (c.-à-d. :
pour des raisons de santé ou si les services de prise d’empreintes digitales ne sont pas
disponibles dans leur région), une justification devra être soumis avec la demande de
filtrage de sécurité. Dans ces circonstances exceptionnelles, une demande de
vérification nominale du casier judiciaire peut être menée pour une cote de fiabilité ou
autorisation de sécurité conditionnelle.
Par la suite, toute personne qui reçoit une cote de fiabilité ou autorisation de sécurité
conditionnelle devra se soumettre à la prise de leurs empreintes digitales lorsque les
services seront rétablis dans leur région afin de lever les conditions rattachées à une
cote de fiabilité ou autorisation de sécurité conditionnelle.
Les normes suivantes continueront d'être applicable à l'environnement opérationnel
actuel et peuvent changer en raison de circonstances imprévues; veuillez en tenir
compte dans vos plans de gestion des ressources humaines.
Les délais de traitement des mesures de contrôles de sécurité sont directement
influencés par la complexité de la demande d’une personne et le degré de participation
du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et / ou de la Gendarmerie
royale du Canada (GRC). En conséquence, certaines demandes peuvent être traitées
plus rapidement que d’autres, principalement en raison de: correction d'erreurs dans les
formulaires fournis, demande d'informations manquantes; examiner et traiter les
informations défavorables; mener les entrevues de sécurité requises; ou effectuer
d'autres évaluations des risques.
Niveau de filtrage de sécurité Normes de prestation de services
Cote de fiabilité Jusqu’à 14 jours ouvrables
Autorisation de sécurité Secret ou Très secret Jusqu’à 8 mois (engagement de la part du
SCRS nécessaire)
Toute demande additionnelle devrait être acheminée à Personnel_Security.XNCR@dfo-
mpo.gc.ca.
Les mesures de rapidité (timeliness) sont-elles toujours en place?
20Guide pour les gestionnaires dans le cadre de la pandémie COVID-19
Oui, plus que jamais, il est important que nous veillions à fournir aux RH et au centre de
paye suffisamment de temps pour traiter les actions de paye afin de prévenir les
problèmes de rémunération des employés.
La date de début pour tous les emplois d’une durée déterminée, indéterminée, les
mutations, les emplois étudiants et occasionnels sera d'au moins 8 jours ouvrables à
compter de l'envoi de la lettre à la direction pour signature, incluant les intérimaires et
les prolongations d’intérimaires.
Malgré que les exemptions sont toujours requises par la gestion pour les nouvelles
nominations à durée déterminée/indéterminée, elles ne sont pas requises pour les
nouvelles mesures de dotation qui sont désormais soumises à des délais. Cela dit, le
respect des délais de toutes les actions sera suivi et un rapport sera régulièrement
envoyé à la haute gestionsupérieur. D'autres mécanismes d'exception pourront être
envisagés à mesure que nous avancerons.
Processus de dotation
a. Compte tenu de la situation actuelle, puis-je encore lancer une annonce
d’emploi?
Oui. L'affiche doit contenir suffisamment d'informations pour permettre aux candidats de
décider de postuler ou non.
L'affiche doit inclure le ou les lieux de travail désignés. Les offres d'emploi doivent
s'abstenir d'indiquer que l'employé peut travailler pratiquement de n'importe où au
Canada à temps plein. L'affiche peut toujours indiquer plusieurs emplacements du
MPO/GCC. Les gestionnaires doivent établir les attentes avec les personnes
embauchées selon lesquelles une fois les restrictions de santé publique levées,
l'employé peut être tenu de travailler physiquement à partir d'un bureau du MPO, bien
qu'une présence hybride puisse être une possibilité si les exigences opérationnelles le
permettent. Les lettres d'offre doivent indiquer le lieu de travail désigné (emplacement
du bureau du MPO/GCC tel qu'indiqué dans PeopleSoft), car la plupart des employés
devront se présenter au lieu de travail désigné une fois que les restrictions de santé
publique auront été levées.
Il n'est pas possible d’afficher les lieux de travail si nous n'avons pas de bureaux
physiques du MPO/GCC à cet endroit. Cependant, il est possible d'annoncer divers
emplacements dans la section Emplacement du poste avec une note sur l'emplacement
désigné pour le poste et la possibilité de télétravail comme indiqué ci-dessus. Les
emplois avec « divers emplacements » seront inclus dans toutes les recherches de
lieux de travail.
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