Description de produit - Formulaires intelligents pour l'E-Gouvernement et l'E-Business - aforms2web
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AFS 2021
Description de produit
Formulaires intelligents pour l'E-Gouvernement
et l’E-Business
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Table of contents
Introduction Page 4
Concepts de base Page 5
Fonctionnalités Page 9
Intégration dans portails et applications web Page 22
Traitement des demandes et interface Page 24
Entretien et fonctionnement Page 26
Formation et coaching Page 27
Modèle de licence / Maintenance all-in Page 28
Exigences du système Page 28
Produits annexes Page 29
Annexe : Liste des extensions Page 30
Annexe : Références Page 33
Contact Page 36
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Introduction
AFORMSOLUTION (AFS) simplifie la création et la gestion des dialogues en ligne pour la saisie de données
(formulaires). Les formulaires AFS sont réactifs et disponibles sur PC, appareils mobiles ou en format papier. Le
WebAdmin (Conception de formulaires AFS) permet la création et la gestion des formulaires. Le Formserver AFS
sert à la représentation des formulaires créés avec le WebAdmin.
D’autres modules viennent compléter la suite AFORMSOLUTION:
La boîte de réception des demandes (BRD) reçoit les demandes et permet de les traiter manuellement.
Le relay assure un transfert automatique et sécurisé des données vers les systèmes spécialisés de nos
clients.
AFS Intégration du portail - Permet la construction d'applications de portail complexes pour la saisie et le
traitement de données par formulaire avec formulaires AFS.
Le test de formulaire permet de vérifier la disponibilité permanente de l’ensemble des formulaires.
Conception de formulaires
Les formulaires AFS sont conçus à partir d’éléments basiques tels que des champs, des blocs, des validations,
des dynamiques etc. Il existe de nombreux éléments prêts à l'emploi, qui peuvent être étendus selon les besoins.
La conception de formulaires avec le WebAdmin est simple et intuitive. Les différents éléments peuvent être
assemblés par des personnes n’ayant pas de connaissances préalables en programmation.
L’accessibilité des formulaires AFS est certifiée conformément aux WCAG 2.0 au niveau AA (Access for all). Les
formulaires sont également conformes aux normes suisses de l'E-Gouvernement eCH. De plus, AFS soutient
différentes technologies d’E-Paiement et d'identification spécifiques aux pays et aux cantons.
Grâce à AFS, une grande quantité de formulaires peut être structurée et transformée de manière uniforme et à
moindres coûts. En effet, le « principe d’embriquement» d’AFS permet d'obtenir un ensemble de formulaires facile
à entretenir et donc à l'épreuve du temps.
Fonctionnement des formulaires
AFS peut être exploité par le titulaire de la licence ou par aforms2web. Les formulaires AFS sont multitenants et
peuvent être traités dans le cloud.
AFS est basé sur Java et peut être utilisé sur des plates-formes commerciales ou Open-Source. Les formulaires
AFS peuvent être intégrés dans des portails Internet existants. Du côté client, ils peuvent être utilisés avec les
terminaux et les navigateurs les plus courants sans extension supplémentaire.
Le test du formulaire permet d'assurer un suivi opérationnel et facilite la migration vers les nouvelles versions du
produit.
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Concepts de base
As a first approach to understanding AFS, essential basic concepts will be presented here.
Spécialisé & intégré
Les logiciels modernes sont souvent une combinaison de composants individuels et spécialisés. Ils se concentrent
sur leur domaine de responsabilité et sont utilisés par le biais de services (AOS) pour former des solutions com-
plètes.
AFS se concentre sur l'acquisition de données structurées permettant de créer des dialogues en ligne optimisés.
AFS a des interfaces avec tous les systèmes environnants pertinents à l’acquisition des données.
Les tests et la logique commerciale des applications spécialisées peuvent être également facilement intégrés
dans les formulaires AFS. Grâce à l'intégration du formulaire et des systèmes spécialisés, on élimine l’accumula-
tion des codes.
Les formulaires AFS peuvent être facilement intégrés dans des systèmes de gestion de contenu (CMS) et des
portails existants.
Principe d’embriquement
L'efficacité de l'AFS repose sur le principe d’embriquement d’éléments. Il existe une vaste collection d’éléments
et de dynamiques standards réutilisables. Ces éléments peuvent aussi être customisés. Les formulaires et les
composants de formulaires sont regroupés dans des collections de formulaires, permettant ainsi une structura-
tion, par exemple, par département.
Les éléments des formulaires peuvent être mis à disposition de manière centralisée, exister en différentes ver-
sions et être échangés entre différentes collections de formulaires.
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Formulaires en ligne sans connaissance en programmation
La création de formulaires avec AFS est simple et intuitive. Les validations, les calculs, le comportement dyna-
mique et les interfaces avec des systèmes tiers peuvent être conçus par des personnes n'ayant pas de connais-
sances en programmation. Vous pouvez vous faire une idée de l’étendue du produit dans la liste des extensions
ci-jointe.
Personnalisation de l’interface
Les utilisateurs peuvent personnaliser l'interface de leur WebAdmin pour faciliter leur travail. En outre, l'adminis-
tration centrale peut également définir comment la configuration par défaut doit se présenter dans son organisa-
tion. Les possibilités de configuration comprennent :
Étiquetage individuel du WebAdmin (pour distinguer les instances)
Affichage du fil d'Ariane pour la navigation
Couleur du WebAdmin
Ajustements CSS personnalisés selon l'organisation (fournis par l'admin)
Standard des zones développées et réduites
Défaut des filtres activés
Longueur des listes
Individualisation des listes de formulaires
En plus de l'interface générale, les colonnes des listes de formulaires dans WebAdmin peuvent également être
personnalisées. Les utilisateurs peuvent configurer les colonnes qui leur sont utiles et qui facilitent leur travail. Ce
paramètre est enregistré lorsque vous quittez le WebAdmin.
Single (XML) Source
Les formulaires définis avec AFS sont stockés de manière centralisée dans un référentiel XML et sont immédia-
tement disponibles sur PC, appareils mobiles et sous forme papier (PDF). De plus, les données du formulaire
peuvent être soumises via une interface de service web (communication d’une machine vers une autre = Service).
Les métadonnées techniques et organisationnelles des formulaires sont stockées. Cela permet de documenter l’en-
semble des formulaires exclusivement dans AFS.
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Accessibilité
Les formulaires en ligne générés avec AFS sont certifiés selon la norme WCAG 2.0 au niveau AA « Access for
All » par la Fondation suisse pour l'utilisation des technologies pour les personnes handicapées (www.access-for-
all.ch). Les composants AJAX intégrés sont conformes à la norme ARIA. L'accessibilité est vérifiée par des experts
indépendants.
aforms2web soutient les concepteurs de formulaires dans la création de formulaires en ligne accessibles.
Indépendance
AFS est basé sur la technologie JAVA du côté serveur et peut donc être exploité sur des plates-formes commer-
ciales ou Open Source. Les formulaires AFS peuvent être utilisés, du côté du client, avec les navigateurs les plus
courants sur les ordinateurs et les appareils mobiles sans extension supplémentaire.
Multi-clients et multilinguisme
Les formulaires AFS sont multi-tenants. Ils peuvent être fournis par plusieurs organisations avec leur propre pré-
sentation et des données spécifiques (Menus déroulants etc.). Par exemple, les modèles de formulaires pour les
villes d'un canton ne sont créés qu'une seule fois et utilisés individuellement par chaque ville dans sa propre mise
en page et avec ses listes de données.
L'interface utilisateur d'AFS-WebAdmin est disponible en allemand, anglais et français par défaut.
AFS propose également des formulaires multilingues. Les textes standard et les messages d'erreur utilisés dans
les formulaires sont déjà disponibles dans les quatre langues suivantes : allemand, anglais, français et italien. Le
contenu des formulaires peut être facilement traduit grâce à l'exportation/importation de tables de traduction.
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Conformité aux normes
Les formulaires AFS sont définis de manière centralisée et générés de manière uniforme selon des normes na-
tionales. Les formulaires sont faciles à utiliser et suivent les directives d'E-Gouvernement de l'Autriche.
Les formulaires générés sont conformes au Styleguide 3.0 pour les formulaires en ligne du groupe de travail
BLSG. Le générateur peut être adapté au style souhaité par le client.
AFS est livré avec des modules de formulaires prêts à l'emploi (champs, blocs). Ces structures de données (par
exemple, personne, adresse) sont conformes aux normes eCH. Leur utilisation garantit la conformité standard
des données enregistrées.
AFS peut vérifier la validité des données suisses suivantes "numéro d'assurance AVS" et "numéro UID".
Sécurisé
Protection et sécurité des données, traçabilité ou encore assistance dans les technologies d'identification et de
signature sont des éléments essentiels du succès d'AFS. Dans de nombreux cas, les données sensibles sont
saisies et affichées à l'aide des formulaires AFS.
Le Webadmin AFS et la boîte de réception AFS prennent en charge l'authentification via Windows Authentication
ou OpenID Connect (Keycloak). La configuration des droits spécifiques des utilisateurs se fait toujours dans AFS.
AFS prend en charge les principales exigences de l'OWASP en matière de sécurité des mots de passe, General
authentificator Requirements, Authenticator Lifecycle Requirements et Credential Recovery Requirements. Les
audits annuels de nos clients témoignent d’un haut niveau de sécurité, même pour des domaines d’application
plus critiques.
Conception du produit en fonction des exigences du client
AFS s’adapte en permanence aux besoins de ses clients. Les nouvelles fonctionnalités d'AFS sont mises à dis-
position une fois par an dans le cadre d’un contrat de maintenance All-In.
aforms2web coordonne la conception et le financement des améliorations de produits entre les clients et les pays.
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Fonctionnalités
Dans le graphique suivant, les fonctions et les propriétés sont classées par thèmes et selon l’ordre d’utilisation
dans le formulaire. Vous trouverez des descriptions détaillées selon les numéros indiqués.
Saisie, contrôle, conclusion
Les formulaires AFS sont toujours construits en trois étapes – la/les page/s de saisie des données, la page de
contrôle et la page de conclusion avec confirmation de soumission de la demande.
Tout d'abord, l'utilisateur remplit les champs obligatoires sur les pages de saisie. Il est guidé à travers les pages
grâce aux différentes validations, aux dynamiques et aux logiques.
La sauvegarde et l'impression des données enregistrées sont également possibles. Cela permet à l'utilisateur
d'interrompre la session ou de remplir la demande sur papier.
Après la saisie des données, l'utilisateur voit la page de contrôle. Il est possible de vérifier toutes les données
saisies et - selon la configuration du formulaire - d'imprimer la demande et de l'envoyer par la poste ou par voie
électronique. Pour les envois en ligne, il est possible de prévoir la signature électronique du demandeur et, le cas
échéant, l’e-paiement.
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Les demandes sont ensuite envoyées à la boîte de réception des demandes (BRD) ou à une application tierce.Ap-
plications are sent to the AFS mailbox or a third-party application.
Puis, apparaît la page de conclusion contenant les données envoyées et une signature d’entrée. Les données
envoyées peuvent être imprimées et sauvegardées.
Comme alternative à la page de conclusion, on peut mettre à disposition un document imprimé. Ajouté à l’e-
paiement d'AFS, cela permet d'offrir des services d'administration en ligne particulièrement adaptés aux citoyens.
Par exemple, la demande, le paiement et la réception d'un permis de pêche ou d'un permis de stationnement
peuvent être effectués en une seule étape.
Navigation dans le formulaire et barre de progression
Une barre de navigation et une barre de progression peuvent être activées. Il devient ainsi possible de combiner
plusieurs en un seul cheminement logique. La barre est également utilisée pour donner un nom et une structure
aux pages du formulaire.
La navigation dans les formulaires peut être activée et configurée individuellement pour chaque formulaire. Les
formulaires avec navigation respectent les critères d‘accessibilité. L'apparence des étapes peut être adaptée in-
dividuellement à l'aide de CSS. La navigation est disponible à la fois en mode bureau et en mode mobile. Pour
ce dernier, l'affichage est réduit au minimum.
Validation – erreurs, alertes et info
Les données saisies dans le formulaire sont vérifiées du côté du serveur. Des contrôles de saisie simples ou plus
complexes (contrôle de dépendance et de backend) peuvent être définis pour la validation.
L'obligation de saisie peut être définie de manière statique et dynamique (en fonction de la saisie de l'utilisateur).
Pour les blocs, des modèles de saisie supplémentaires tels que "Tout ou rien du tout" ou encore "Obligation de
saisie avec libre choix" sont disponibles.
En plus des contrôles de valeurs saisies, tels que l'IBAN/BIC et le numéro de sécurité sociale, les valeurs de
l'utilisateur peuvent être comparées à des valeurs cibles et des fourchettes de valeurs. Le formatage est défini
par des standards et des expressions régulières. Le formatage et les contrôles spécifiques peuvent être customi-
sés avec des extensions propres au client.
Les fonctions de vérification et les fonctions commerciales déjà existantes peuvent également être intégrées dans
AFS via des services web. En intégrant le formulaire et le système commercial en aval, on élimine la duplication
du code.
Pour les erreurs de validation, AFS propose deux réactions. La réaction classique "Erreur de saisie", qui doit être
corrigée avant de poursuivre la saisie et la réaction "alerte" qui génère un avertissement. Il n’apparaît qu’une seule
fois puis la valeur est acceptée comme telle lorsque l’on clique sur "Suivant".
Page 10Erreur
Alerte
Info
Les erreurs et les saisies non plausibles sont signalées en haut de la page et directement à côté du champ
concerné. AFS propose des textes automatiques, qui peuvent être remplacés ou complétés avec des messages
d'information.
La configuration des validations, des erreurs et des avertissements se fait via les paramètres des extensions.
Elles sont décrites au chapitre 4 Logique des formulaires.
Page 11Validation spécifique
Google ReCaptcha, le CAPTCHA (Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart)
le plus utilisé actuellement sur Internet, peut être intégré dans les formulaires AFS. Il s'agit d'un mécanisme de
sécurité qui permet de détecter si la saisie vient d’un humain ou d’une machine.
Le risque de fermeture de session à cause d’un dépassement de délai (Timeout, si l'utilisateur est inactif pendant
trop longtemps) s'affiche au préalable sous la forme d'un message d'avertissement. En général, les sessions AFS
peuvent être configurées pour rester actives le temps que la fenêtre du navigateur reste ouverte. Dans le cas d’un
e-paiement, la session peut être prolongée jusqu'à la réception de la confirmation de paiement.
Dynamique et logique des formulaires
La dynamique et la logique des formulaires, telles que l'apparition et la disparition d'éléments, les validations, les
calculs ou les interfaces avec des systèmes tiers, peuvent être paramétrés par des personnes sans connaissance
préalable en programmation.
Un grand nombre d'extensions standards permettent de configurer les éléments du formulaire (voir annexe : Liste
des extensions paramétrables). Les fonctions suivantes peuvent être configurées avec des extensions :
Validations
Voir point 3 validations - erreurs et alertes
Déroulement dynamique
Le déroulement des formulaires AFS peut être con-
figuré de manière dynamique. En fonction de la sai-
sie, du rôle de l'utilisateur ou des données de con-
trôle provenant des backend, on peut ...
contrôler l'affichage des pages, des blocs et
des champs du formulaire,
verrouiller certains champs de saisie,
définir une conclusion appropriée au formu-
laire,
sélectionner la version imprimée souhaitée,
envoyer des Email à certains destinataires
selon la saisie,
activer la fonction de paiement électronique,
activer une signature électronique et
déclencher d’autres processus et fonctions.
Gestion des pièces jointes
Voir point 9. gestion des pièces jointes
Fonctions d'identification
Voir point 10. identification
Remplissage des champs
Les champs peuvent également être pré-remplis. Des "valeurs par défaut" et des invitations de saisie (par exemple
"Veuillez sélectionner...") sont disponibles. Les données déjà saisies peuvent également être transférées dans
des champs ultérieurs.
En plus des valeurs de champs générées, telles que les Uniques IDs, les données obtenues à partir de systèmes
spécialisés peuvent également être utilisées pour le pré-remplissage. Voir point 11 Connexion au Backend.
Le pré-remplissage peut être défini en fonction du contexte et du client. Les champs pré-remplis peuvent être
remplacés ou verrouillés par l'utilisateur du formulaire, selon la configuration.
Calculs
Toutes les entrées numériques et calendaires peuvent être utilisées pour les calculs. Pour ce faire, les champs
sont définis comme des variables sources et cibles et sont liés dans des formules mathématiques à l'aide du
langage SpEL (Spring Expression Language). Le SpEL permet d'utiliser des expressions arithmétiques (par
exemple plus/moins), relationnelles (par exemple plus petit que/plus grand que), logiques (par exemple et/ou),
conditionnelles (Ternaire ou Elvis) et régulières.
Toutes les entrées numériques et calendaires peuvent être utilisées pour les calculs. Pour ce faire, les champs
sont définis comme des variables sources et cibles et sont liés dans des formules mathématiques à l'aide du
langage SpEL (Spring Expression Language). Le SpEL permet d'utiliser des expressions arithmétiques (par
Page 12exemple plus/moins), relationnelles (par exemple plus petit que/plus grand que), logiques (par exemple et/ou),
conditionnelles (Ternaire ou Elvis) et régulières.
Des fonctions d'arrondi et la génération de nombres aléatoires sont également disponibles.
Le calcul de la date peut également tenir compte de jours fériés pour déterminer les jours ouvrés. Les calculs et
les évaluations sont déclenchés par un bouton ou automatiquement (AJAX).
Fonctions de date et d'heure
Un "Datepicker" configurable est disponible dans les formulaires AFS pour la saisie des dates. Du côté du ser-
veur, la date et l'heure du système sont utilisés pour les comparaisons. Les fonctions de date et d'heure permet-
tent divers contrôles, tels que le calcul d'un décalage horaire (par exemple, la saisie de date/heure du système)
ou l'actualité (par exemple, date/heure d'entrée dans le futur ?). De plus, les week-ends peuvent être verrouillés
ou certains jours peuvent être mis en évidence en couleur pour simplifier l'utilisation. Les saisies peuvent être
utilisées pour les calculs et les différents éléments peuvent être manipulés individuellement selon la seconde,
minute, heure, jour, mois, année.
Validité temporelle des formulaires
Avec AFS, il est possible de contrôler la disponibilité d'un formulaire dans le temps. Cela vous permet de définir
la période pendant laquelle un formulaire peut être ouvert, ainsi que les URL qui doivent être appelées en dehors
de cette période. Cela permet de rendre les formulaires disponibles et accessibles uniquement à certains mo-
ments.
Générer des documents imprimés
Voir point 12. génération de documents
Envoi de courriels et de pièces jointes
Des e-mails peuvent être générés à tout moment lors de l'utilisation du formulaire. Ainsi, il est possible, par
exemple, d'envoyer un e-mail de validation pour l’adresse e-mail saisie avant que la demande ne soit finalisée.
Les e-mails envoyés peuvent contenir des données cryptées et des pièces jointes. Le contenu de l’e-mail peut
être personnalisé en définissant des modèles pouvant inclure certains champs de formulaire. Les e-mails peuvent
être envoyés de manière dynamique (en fonction de la saisie de l'utilisateur). AFS peut également se greffer à
plusieurs serveurs de messagerie.
Communication avec la boîte de réception d'AFS (BRD)
Plusieurs extensions sont utilisées pour communiquer avec la boîte de réception d’AFS. Elles permettent d'une
part de sauvegarder et de charger les données des demandes dans la BRD. Le but, ici, est de sauvegarder le
contenu des demandes déjà envoyées pour les pré-remplir et les comparer avec le formulaire en utilisation.
Page 13D'autre part, ces extensions fournissent des fonctions d'écriture et de lecture pour les métadonnées. Les méta-
données stockent des informations supplémentaires telles que les statuts de traitement ou d'approbation d'une
demande.
En outre, les extensions peuvent permettre de traiter les demandes dans la BRD directement.
Références externes
Les formulaires AFS peuvent, comme le fait par exemple Microsoft Excel, faire référence à des données provenant
d'autres formulaires et peuvent être utilisés pour des validations et le contrôle du déroulement du formulaire.
Extension de script
Pour les spécialistes en informatique, la configuration d'une extension n'est que la deuxième meilleure option pour
atteindre ses objectifs. Les programmer peuvent obtenir les mêmes résultats plus rapidement en quelques lignes
de code.
AFS offre la possibilité de programmer la logique des formulaires à l'aide de Groovy-Scripts. Contrairement aux
extensions existantes, le développeur est totalement libre de concevoir la logique. Contrairement à la program-
mation de classes JAVA, le serveur de formulaires n'a pas besoin d'être recompilé et livré.
L'extension de script vous permet de définir des champs d'Input et d’Output, des variables, la saisie d’un script ou
une référence à un fichier script externe, et d'accéder à l'ensemble du formulaire.
Mise en page et interactivité des formulaires
Tous les composants des formulaires AFS peuvent être conçus individuellement à l'aide de CSS. Les champs de
sélection sont disponibles sous forme de listes déroulantes, de radio, de cases à cocher et de boutons. La dispo-
sition des champs d’information peut être adaptée selon les besoins. L’intitulé de bloc dynamique et les champs
HTML offrent également un large choix de conception.
Les formulaires AFS sont réactifs et peuvent s'adapter automatiquement à la largeur de l'écran des appareils
mobiles pour faciliter le remplissage.
La technologie AFS-AJAX offre une forme d’interactivité supplémentaire. AJAX permet d’effectuer des calculs,
des validations, des affichages, la suppression de valeur ou encore le remplissage automatique ou le pré-rem-
plissage d’autres champs. Tout cela, immédiatement après la saisie d’une valeur.
L'utilisation d'AJAX dans un formulaire est une option. L'accessibilité des formulaires AFS reste conforme. L’im-
plémentation est conforme à l'ARIA.
Répétitions et tableaux
AFS propose des éléments reproductibles permettant la saisie d'un certain nombre d'informations similaires, tels
que les personnes d’un foyer ou les positions d'une note de frais. Des pages et des blocs de formulaires peuvent
être ajoutés et supprimés de manière dynamique. Les tableaux sont un moyen particulièrement structuré d'afficher
des éléments répétitifs.
Dans la représentation en tableau, les blocs répétés sont affichés dans les lignes du tableau. Les intitulés des
champs deviennent les titres de colonnes. Les lignes du tableau peuvent être ajoutées et supprimées de manière
dynamique. Le contenu des lignes peut être rempli ou pré-rempli de manière définitive. Les valeurs des cellules
du tableau peuvent être calculées et copiées. Il est même possible de relier entre elles les valeurs des différents
tableaux d'un formulaire.
Le contenu des tableaux AFS peut être importé à partir de fichiers CSV. Cette fonction est particulièrement adap-
tée à l'importation de données de masse qui sont déjà disponibles sous forme électronique chez l'utilisateur. Les
tableaux AFS sont dotés d'un mécanisme de navigation (paging) permettant d'afficher de manière lisible de
grandes quantités de données.
Page 14Le nombre de colonnes pouvant être affiché dans la fenêtre du navigateur est limité. Les tableaux AFS offrent
donc la possibilité de limiter l’affichage aux champs les plus importants et de dérouler les détails supplémentaires.
Pour ce faire, on sélectionne les champs du bloc qui doivent déjà être positionnés dans la ligne du tableau et ceux
qui ne sont visibles qu'en mode déroulé.
Le contenu des tableaux peut être trié et filtré selon vos propres critères. Il est possible d'appliquer plusieurs
règles de filtrage et de tri.
Excel Import & Export (Offline Data)
Un modèle Excel configurable peut être stocké pour chaque formulaire. Il est ainsi possible d'exporter les données
saisies dans le formulaire vers Excel et de recharger dans le formulaire les données corrigées ou ajoutées. La
fonction de commentaire Excel est utilisée pour l'attribution des champs de formulaire (mapping) dans le modèle
Excel.
Il est ainsi possible de saisir les données du formulaire hors ligne dans Excel et de ne les charger dans le formu-
laire que lorsqu'une connexion à AFS est disponible.
Page 15Aide interne & externe
En offrant une aide en ligne au niveau du champ, du bloc et du formulaire, la conception peut être rendue parti-
culièrement intuitive. Comme source de textes d'aide, il est possible d'intégrer à la fois des textes saisis manuel-
lement et des pages d'aide spécialement conçues ou des liens vers des systèmes de gestion de contenu.
Gestion des insertions
Les formulaires peuvent contenir des champs pour l'ajout de pièces jointes. Les fichiers téléchargés peuvent être
limités en termes de taille, d'extensions de fichiers et de types de MIME. La vérification du type de fichier peut
être effectuée indépendamment du navigateur. Cela permet d'éviter qu'un type de fichier ne soit "falsifié" en utili-
sant une mauvaise extension de fichier.
Les formats PDF et image peuvent être affichés dans le formulaire immédiatement après le téléchargement. Les
autres formats sont affichés sous forme de lien pour la visualisation. Les fichiers téléchargés peuvent être auto-
matiquement renommés pour une meilleure identification. Cela permet d’apporter de la précision aux noms de
fichiers, par exemple selon la saisie de l'utilisateur. En plus de limiter la taille d'un seul fichier, AFS peut également
limiter la taille de l’ensemble des pièces jointes.
Le nombre de pages peut également être déterminé pour les pièces jointes PDF. Les signatures électroniques
des pièces jointes peuvent être vérifiées. Un programme de protection effectue également un contrôle antivirus.
Identification
Un formulaire AFS peut être utilisé par des utilisateurs anonymes ou identifiés. L’identification (aucune, facultative,
obligatoire) est déterminée pour chaque formulaire. Si l'identité de l'utilisateur est connue, les données de l'utili-
sateur sont pré-remplies dans le formulaire et des compléments spécifiques sont activés (par exemple, envoi sans
signature).
Les formulaires AFS peuvent accepter des informations d'identification provenant de différents systèmes natio-
naux tels que la Bürgerkarte (AT), la signature mobile (AT), Portalverbund 1.0 (AT), Unternehmensserviceportal
Page 16(AT), SwissID (CH) und lisign/lilog (FL). Pour les formulaires à faible exigence en termes de sécurité, AFS fournit
des mécanismes d’ «identification » avec des procédures MTAN et une confirmation par courrier. Les identifica-
tions ouvertes, telles que Google ID, sont également prises en charge.
Connexion aux Backend
Les formulaires AFS peuvent utiliser les fonctions du Backend et peuvent être remplis avec les données du
backend. Différents types de connexion sont disponibles :
SQL: Interrogation directe de bases de données avec des instructions SQL
(par exemple pour des listes de valeurs)
LDAP et Active Directory: interrogation directe des services d'annuaire (par exemple pour les droits des
utilisateurs et les structures organisationnelles)
BRD: Interrogation directe de la boîte de réception AFS (par exemple pour l'accès aux données de candi-
dature envoyées, voir 5. logique du formulaire)
Service web (SOAP/REST): Utilisation directe de services web (par exemple, pour appeler la logique d'en-
treprise dans le système de gestion)
Les accès backend spécifiques suivants sont également disponibles sous forme de services web :
o Données structurelles : Rechercher des informations structurelles (par exemple, les municipalités,
les écoles, l'état civil).
Les informations du Backend peuvent être facilement transférées à des champs AFS via des tableaux de map-
ping.
Les données saisies dans AFS peuvent être écrites dans des systèmes back-end. Différentes technologies sont
disponibles pour la connexion :
SQL: Écriture directe dans des bases de données relationnelles avec des instructions SQL (par exemple,
formulaire de connexion directe -> système de gestion)
BRD: Enregistrer les demandes dans la boîte de réception AFS
BRD: Rédaction des informations de statut et des métadonnées (par exemple pour le traitement des tran-
sactions, voir 5. logique du formulaire)
Service web (SOAP/REST): Utilisation directe de services web (par exemple, pour écrire des données d'ap-
plication dans des systèmes de gestion).
Génération de documents
Chaque formulaire en ligne construit avec AFS est immédiatement disponible sous forme de formulaire imprimé
au format PDF. La fonction d'affichage de la version imprimée du formulaire peut être placée à tous les niveaux
de la saisie : côté du lien vers de la version en ligne, sur chaque page de saisie, la page de contrôle ou seulement
sur la dernière page de conclusion du formulaire.
Les données saisies dans le formulaire en ligne sont transférées vers le document imprimé. Les types de docu-
ments imprimés suivants sont disponibles :
Page 17Formulaire à imprimer pour remplissage manuel
Le formulaire est généré sous forme de formulaire à imprimer selon les normes de l'industrie. Ces formulaires
imprimés peuvent être utilisés pour la saisie manuelle des données ou pour l'impression des données saisies en
ligne. Les formulaires imprimés peuvent également être complétés dynamiquement avec des éléments de texte.
Documents PDF créés manuellement
Si un formulaire imprimé généré ne répond pas aux exigences techniques, des documents PDF conçus manuel-
lement peuvent être intégrés. AFS vérifie que tous les champs du formulaire en ligne soient mappés dans le
formulaire PDF. Les données saisies dans le formulaire en ligne sont transférées dans le document PDF.
Connexion des générateurs de documents
Pour la génération d'impressions basées sur des modèles (par exemple MS-Word, MS-Excel), les générateurs
de documents d'autres fabricants peuvent également être connectés via un service web.
Les autres fonctions de l'AFS pour les documents PDF sont les suivantes
Générer des codes-barres, les QR codes et les codes Aztec
Application dynamique de filigranes (nécessite AFS-Flattener)
Insertion d'images qui ont été téléchargées sous forme de pièces jointes
Joindre des documents PDF téléchargés en pièces jointes
Création de documents PDF signés selon la norme PAdES
Sauvegarde (intermédiaire) des données du formulaire
Le stockage local (intermédiaire) des données des demandes peut être effectué via une sauvegarde locale ou
par l'envoi d'un e-mail. Les données de la demande peuvent être cryptées avec un mot de passe personnel avant
d'être sauvegardées. Le stockage local des données se fait sous la forme d'un lien HTML. Les données et pièces
jointes saisies peuvent ainsi être retrouvées en double-cliquant sur le fichier HTML.
En plus du stockage local, les données des formulaires peuvent être stockées dans les applications et portails
web environnants, à condition qu'ils fournissent une interface de service web appropriée.
Journal des modifications
L'utilisation d'un journal des modifications permet de tracer les ajustements. Cette fonction est particulièrement
utile pour afficher les formulaires qui présentent des données pré-remplies, que le demandeur peut adapter. La
génération d'un journal des modifications peut facilement être activée pendant la saisie. Le journal des modifica-
tions est affiché pendant le contrôle.
Page 18Différentes manières de soumettre un formulaire
Il existe différentes façons de soumettre les formulaires AFS. En fonction des exigences techniques ou des régle-
mentations légales, les demandes peuvent être soumises avec ou sans signature. Le type de soumission est
défini pour chaque formulaire et peut être facilement combiné et modifié.
Il est possible d'envoyer directement les demandes sans signature. On peut ajouter une vérification de l'adresse
électronique ou du numéro de téléphone saisis dans le formulaire.
Si une signature est requise, elle peut être ajoutée manuellement à la demande imprimée (voir point 12. Docu-
ments imprimés) et une version électronique de la demande peut également être envoyée. Grâce à cette procé-
dure, appelée "double envoi", il est possible de traiter les données de la demande par voie électronique en plus
de l'impression.
Tous les formulaires AFS peuvent être signés électroniquement. Actuellement, les systèmes nationaux suivants
sont pris en charge : la Bürgerkarte (AT), la signature mobile (AT), SwissID (CH) et lisign (FL).
Si le demandeur est déjà identifié au moment de la soumission (voir point 10. Identification), il est possible d’an-
nuler la confirmation du courrier/MTAN ou la signature électronique. Dans ce cas, la demande est envoyée direc-
tement.
E-paiement
Dans de nombreuses procédures administratives, il est possible d’évaluer directement les coûts et les frais liés à
la demande. Le paiement en ligne permet d'effectuer le paiement pendant la procédure de demande. Ainsi, le
paiement en ligne permet d’offrir des services d'administration particulièrement adaptés aux besoins des citoyens.
AFS prend en charge des moyens de paiement électroniques connus tels que AdminPay, BillingOnline (Post-
Finance), PayUnity (SIX Payment Services) et SaferPay (SIX Payment Services). Cela garantit que la demande
n'est envoyée qu'après confirmation du paiement.
Page 19Signature du demandeur
AFS prend en charge la signature de la demande avec différentes technologies spécifiques
aux pays et aux cantons.
Avec AFS, il est possible qu'une demande ou une notification soit signée par plusieurs per-
sonnes. Après la première signature, la demande est d'abord enregistrée dans un portail ou
dans la boîte de réception AFS (BRD), où elle peut être consultée et signée par les autres
signataires. Ainsi, les signatures peuvent être appliquées successivement et indépendamment
les unes des autres.
Cachet
AFS confirme la bonne réception de la demande par un cachet du côté du serveur. Cette signature est apposée
à la fois sur les données de la demande (XML) et sur le document PDF imprimé. La signature permet au deman-
deur et à l'administration de confirmer la date et le contenu de la demande.
Le cachet est créé à partir de composants de signature MOA (Module für Online-Applikationen) fournis par la
Chancellerie Fédérale Autrichienne en tant que logiciel Open Source. Il est également possible de connecter
d'autres éléments à la signature (par exemple Quo Vadis).
Formulaire de traitement
Le serveur de formulaires AFS peut générer des formulaires supplémentaires lors de la confirmation de la récep-
tion de la demande. Ces formulaires de traitement peuvent être utilisés pour sonder la satisfaction clients ou pour
gérer des demandes complexes en plusieurs étapes.
Les formulaires de traitement contiennent les données déjà enregistrées dans la demande envoyée précédem-
ment et peut établir un lien direct avec le numéro d'enregistrement.
Page 20Interface d'application pour les données des demandes
Les données de la demande peuvent également être reçues par le biais d'un service web. À ce moment-là, le
formulaire en ligne n'est pas affiché (interface de demande). Cela permet de connecter des applications tierces,
qui ont soit leurs propres interfaces d'entrée (spécialiste), soit des applications cadres et des portails qui gèrent
des formulaires pré-remplis et possèdent leur propre logique de soumission.
Transformer
Avant de poursuivre le traitement, il existe la possibilité de transformer un fichier d'entrée, qui est sous le format
spécifique de l'application tierce, vers le format « E-Demande AFS », en utilisant XSL.
Remplir
Remplacer les données de la demande XML par des données facultatives (liste des références et des valeurs des
champs).
Contrôle (interne)
Vérification du fichier d'entrée en fonction de la validation configurée et de la dynamique du formulaire en ligne
(simulation de l'entrée).
Contrôle (externe)
Validation optionnelle du fichier par un validateur externe. La possibilité d'accéder aux données historiques des
demandes dans la boîte de réception AFS signifie qu’on peut contrôler la plausibilité de l’évolution de certaines
valeurs (par exemple, le développement du chiffre d’affaires).
Envoyer
Transfert de la demande et confirmation par l'apposition d’une confirmation de réception.
Output
Renvoi facultatif de la demande signée en tant que
XML (EApplication)
Fichier HTML avec données XML intégrées
Formulaire d'impression PDF
à l’application tierce, y compris la confirmation de réception.
Page 21Intégration dans les portails et les applications web
Intégration dans les portails existants
Les formulaires AFS sont utilisés dans un portail ou dans une fenêtre séparée.
Le lien vers le formulaire AFS peut être configuré selon différents paramètres par défaut en configurant l'URL. Par
exemple, vous pouvez déterminer la présentation du formulaire, l'identité et le rôle de l'utilisateur ou encore, la langue
du formulaire. Les paramètres sont protégés contre toute manipulation à l'aide d'un HMAC (keyed-hash message
authentication code ou encore code d'authentification d'une empreinte crypto-graphique de message avec clé).
Les pages « retour » spécifiques après la soumission ou l'annulation d’une demande sont également défi-nies par
des paramètres URL. Des fonctions spéciales telles que le "mode lecture seule", le mode test "Remplir sans
conséquences", l'affichage direct sous forme de formulaire PDF et le pré-remplissage avec des données XML font
également appel à des paramètres.
Exemples de connexions de portail avec AFS
Intégration de formulaire via iFrame
Page 22Formulaire autonome
Page 23Traitement des demandes et interface
Boite de rêception des demandes AFS - Application web pour le traitement des
demandes
La boîte de réception des demandes AFS (BRD) gère les demandes entrantes. La BRD scelle les demandes au
moyen d'une signature entrante, informe le service de traitement responsable et visualise les demandes. Les
formulaires internes pour le traitement des demandes (voir Formulaires de demande) peuvent être ouverts à partir
de la BRD et les données de traitement peuvent être affectées aux demandes (voir Métadonnées sur les de-
mandes). Les demandes de renseignements peuvent également être adressées à la BRD. Les questions/ré-
ponses sont affectées à la demande (voir Communication formulaires). D'autres programmes peuvent accéder et
accepter des demandes via les services web de la BRD. La BRD enregistre tous les accès aux applications.
La BRD offre une fonction de recherche avancée (incluant les données de candidature et les méta-informations)
pour la gestion des grands portefeuilles de candidatures.
La BRD prévoit une gestion des utilisateurs à plusieurs niveaux. L'authentification peut se faire avec un nom
d'utilisateur/mot de passe, via le portail, via l’authentification Windows avec accès à ActiveDirectory et LDAP.
Des boîtes de réceptions différentes peuvent être attribuées à chaque utilisateur. Les demandes entrantes sont
transférées dans ces boîtes aux lettres selon des règles de distribution. La BRD permet ainsi une séparation claire
entre les différentes branches ou les différents services de l'organisation.
La boîte de réception AFS peut également être utilisée pour mettre en place des workflow simples avec des
formulaires. Des formulaires de traitement et de communication sont disponibles à cet effet.
En interaction avec les portails et les applications cadre, la BRD permet le stockage intermédiaire des applications.
L'utilisateur peut rouvrir, modifier et envoyer de telles demandes côté serveur via l'application cadre.
Page 24Formulaires de traitement
Tous les processus de traitement ne justifient pas la création d'une application distincte. Si la récurrence est trop
faible ou si la solution doit être adaptée fréquemment, l'investissement dans un logiciel spécialisé et programmé
individuellement n'est pas rentable.
Les « formulaires de traitement interne » (FT) sont une alternative. Ils peuvent être configurés avec AFS pour
chaque demande. L'activation se fait dans la boîte de réception AFS avec le bouton "Terminer". Les FT affichent
les données de la demande sous forme comprimée et non modifiable et saisissent les données de traitement (par
exemple, prise de décisions) du greffier dans des éléments supplémentaires. Les FT peuvent utiliser des méta-
données pour stocker les données d'entrée (voir Métadonnées des demandes).
Souvent, les FT sont utilisés pour la génération de documents de traitement à partir de modèles (par exemple,
des avis). Ils sont remplis avec les données de la demande et envoyées à l'administrateur (voir 12. Génération de
documents).
Afin de prévenir une utilisation abusive des formulaires de traitement, l'affichage des formulaires AFS peut être
limité. Ainsi, on peut définir quand les formulaires peuvent être ouverts : toujours, pas du tout, seulement en
interne/externe ou seulement à partir de la boîte de réception AFS.
Formulaires de communication
Grâce aux formulaires de communication, il est possible de créer un formulaire de retour d'information structuré.
La demande est générée par l'administrateur de la BRD. Le client reçoit un courrier électronique lui demandant
de renvoyer le formulaire de question. Dans ce formulaire, on retrouve les requêtes ou demandes introduites par
le service de traitement ainsi que les réponses et pièces de la demande. Les données sont enregistrées via la
connexion sécurisée du formulaire. Les questions et réponses sont enregistrées pour chaque demande.
Métadonnées pour les applications
L'interaction entre le serveur de formulaires, la boîte de réception AFS, les portails et les applications web permet
de stocker des informations et des fichiers supplémentaires lors du traitement des demandes.
Ces métadonnées sont écrites, recherchées et lues via les interfaces de service web des formulaires AFS ou par
des applications tierces.
Relay - Interface pour le transfert des demandes
La BRD met à disposition des systèmes spécialisés avec de nombreux services web pour le transfert des de-
mandes enregistrées. L'utilisation de ces interfaces nécessite une extension dans le système spécialisé. Si cela
n'est pas possible (économiquement), le Relay peut aider.
Avec le Relay, les demandes peuvent être lues dans la BRD et transférées vers des interfaces d'application
spécifiques. Ici, on utilise une interface déjà existante du système spécialisé. Un ajustement du système spécialisé
n'est donc pas nécessaire. Les transferts de demandes avec le Relay sont tolérants aux erreurs et sont protocolés.
Page 25Entretien et fonctionnement
Fiabilité
AFS soutient également le clustering par le biais de bases de données. Cela signifie que si un serveur d'applica-
tion (Tomcat ou JBoss) tombe en panne, les formulaires peuvent toujours être traités car un autre serveur d'ap-
plication prend en charge la session. Ainsi, toutes les informations relatives aux sessions sont stockées dans une
base de données et un identifiant virtuel est attribué pour chaque session. Si le serveur tombe en panne, un autre
serveur peut récupérer la session dans la base de données.
AFS permet la connexion de plusieurs serveurs de messagerie.
Rôles des utilisateurs dans la conception des formulaires
Le WebAdmin de l’AFS dispose d'une administration des groupes et des utilisateurs, qui permet d'attribuer à
chaque concepteur de formulaire exclusivement les formulaires et les fonctionnalités nécessaires à sa tâche.
Conception du formulaire et protocoles
Toutes les actions de l'utilisateur pendant la maintenance du formulaire peuvent être enregistrées.
Aperçus et déploiements
Les formulaires remplis peuvent être ouverts immédiatement dans le WebAdmin et transférés pour une utilisation
en direct (déploiement)
Staging
Les formulaires AFS sont configurés une seule fois dans le WebAdmin pour différents environnements d'exploi-
tation (par exemple, développement, test, production). Les accès aux services web, les bases de données et les
paramètres des formulaires peuvent être configurés en fonction des paramètres de l'environnement d'exploitation
actuel (staging).
Les formulaires AFS peuvent être déployés dans divers environnements opérationnels sans autre adaptation.
Il est également possible de contrôler si un formulaire peut être ouvert dans l’environnement productif ou non.
Ainsi, il existe un rôle d’utilisateur ayant le droit de déterminer si un formulaire peut être rendu productif.
Synchronisation du serveur de formulaires
Le serveur de formulaires AFS peut utiliser le stock de formulaires d'un autre serveur de formulaire. Cela permet
aux concepteurs de transférer facilement les formulaires de l'environnement de test à la production, par exemple.
Test de formulaire
Le test de formulaire sert à vérifier périodiquement les offres. Ainsi, tous les systèmes impliqués dans le service
concerné (formulaire, courrier, backend, traitement des demandes, solution d'identification et de signature et so-
lution de paiement) sont testés pour en vérifier le bon fonctionnement..
Même lors du développement ultérieur d'un système de formulaires, il est garanti que la fonctionnalité de base de
l'offre de formulaires reste garantie en plus de l'extension.
La création de test est à portée de main des utilisateurs sans connaissance en programmation. Il suffit d’une
simple définition de nouveaux ensembles de données de test (stockage des données de formulaire)
Suivi et enregistrement des sessions
Pour le soutien opérationnel, il existe un affichage des sessions actives de tous les serveurs de formulaires dans
un environnement d'exploitation. Cette fonction aide les administrateurs à arrêter les serveurs de formulaires lors
des travaux de maintenance.
Une fonction d'enregistrement complète et une base de données des erreurs permettent une
gestion professionnelle du système de formulaires.
Page 26Vous pouvez aussi lire
