Direction générale Appui stratégique - Archives du SPF Sécurité sociale - Algemeen Rijksarchief
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN
TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
187
Archives du SPF Sécurité sociale
Direction générale Appui stratégique
Tableau de tri
2015
par
Kathleen DEVOLDER
Actualisation du tableau de tri rédigé
par François Antoine (2009)
5590
Brussel – Bruxelles
2016ARCHIVES DU SPF SÉCURITÉ SOCIALE
DIRECTION GÉNÉRALE APPUI STRATÉGIQUE
TABLEAU DE TRI
2015ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN
TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
187
Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken
CC BY-NC-ND
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/
Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification
CC BY-NC-ND
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/
Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume
Identificatienummer – Numéro d’identification : Publ. 5590
Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume
Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck
1000 Brussel – BruxellesALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN
TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
187
Archives du SPF Sécurité sociale
Direction générale Appui stratégique
Tableau de tri
2015
par
Kathleen DEVOLDER
Actualisation du tableau de tri rédigé
par François Antoine (2009)
Brussel – Bruxelles
2016LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT
Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme
matérielle, sont créés ou reçus par votre institution dans l’exercice de ses fonctions ou
activités, et qui sont destinés par leur nature à être conservés durant un certain temps. Il s’agit
de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique
ou autre.
Les archives ont une double fonction. Elles présentent tout d’abord un intérêt administratif et
juridique car elles sont essentielles au fonctionnement correct de votre institution et
indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d’information des
administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique
et culturelle potentielle, elles permettront aux historiens futurs et aux autres personnes
intéressées de reconstituer le fonctionnement de votre institution et l’impact sociétal de celle-
ci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009,
portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être
éliminées sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que
les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de
l’État. Dans la pratique, il s’avère compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des
archives au cas par cas. En terme de management, un tableau de tri des archives offre une
solution simple.
QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES?
Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives
numériques, sur support papier et autres supports, produites par une institution. Il mentionne
leur délai de conservation administrative et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont
plus d’utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après le délai et
quels autres seront conservés au-delà des strictes nécessités administratives, en raison de leur
valeur historique, et transférés à terme aux Archives de l’État. Ainsi, dès la création des
documents, et même avant leur création, l’institution concernée sait quels documents pourront
être éliminés lorsque le délai de conservation administrative sera écoulé, et quels autres
devront par contre être transférés aux Archives de l’Etat en raison de leur intérêt historique.
QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI?
Un tableau de tri est l’instrument de base par excellence pour une bonne gestion des
documents, et donc une ressource importante en terme d’efficacité, d’économie des coûts et
de réduction des risques. L’accumulation de masses de papiers et la numérisation des
processus de travail créent un système hybride et complexe de production documentaire, un
défi de taille pour la gestion de l’information. Si le personnel de votre institution devait
déterminer lui-même quelles archives papier et numériques sont à conserver, ainsi que les
lieux et les modalités de cette conservation, ses décisions risqueraient d’avoir des
conséquences funestes pour l’institution. Une gestion non structurée des archives entraîne non
seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais
également une perte incontrôlable de documents potentiellement importants. Un tableau de tri
est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en
particulier la gestion des documents et de l’information au sein d’une organisation. Il offre
aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d’élaborer une véritable stratégie
en matière de gestion de l’information et de planifier la mobilisation des ressources humaines,
matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la
conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d’archives des documents ayant une valeur
historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou
technologique.
5MODE D'EMPLOI
L’ordre dans lequel les séries d’archives sont présentées dans le tableau de tri suit
l’organigramme des services. Le tableau comprend les données suivantes qui sont réparties
entre les colonnes et les lignes:
Services producteurs d’archives
Le plan du tableau distingue les diverses subdivisions de l’organisation comme entités
productrices d’archives, en respectant la hiérarchie des services. Les services sont indiqués
dans une ligne horizontale grisée pour rendre le tableau plus facilement lisible.
Codes des séries d’archives
Les codes permettent à votre organisation, lors de ses contacts avec les Archives de l’État,
d’identifier aisément, rapidement et sans équivoque toutes les séries d’archives. Ces codes
n’ont aucun rapport avec ceux utilisés éventuellement au sein de votre organisation pour
désigner certains types de documents.
Séries d’archives
Les archives sont décrites par séries, celles-ci étant la principale subdivision intellectuelle et
matérielle pour le classement des documents. En outre, il est plus simple de faire un tri des
archives à ce niveau, sans causer une charge de travail exagérée pour ceux qui devront
effectuer ce tri. Pour de plus amples formations sur la définition et le contenu des séries
d’archives, voyez le dossier d’étude.
Délais d’utilité administrative
Ces délais ont été fixés par votre institution et signifient combien de temps elle doit conserver
chez elle ses séries et ses documents d’archives, afin de pouvoir garantir son bon
fonctionnement dans le cadre de ses devoirs d’information et de justification vis-à-vis de sa
tutelle et des citoyens. Un délai d’utilité administrative est déterminé sur la base d’une loi,
d’un arrêté, d’un décret, d’une ordonnance, d’une circulaire ou d’une note de service, ou bien
aux termes d’un accord entre votre institution et les Archives de l’Etat. D’habitude, le délai
est exprimé en années ou en mois, on parle de délai « fermé ». Pour certaines séries toutefois,
davantage de souplesse et donc le recours à des délais « ouverts » s’imposent. Sauf indication
contraire, le délai court en principe à partir de la date de clôture du dossier, de la date du
dernier document du dossier.
Les délais de conservation proposés sont des délais minimaux et n’excluent
donc pas que les documents soient conservés plus longtemps dans vos services.
Destination définitive des documents
C’est le sort qui est réservé aux documents lorsque leur délai d’utilité administrative est
écoulé. La destination définitive est déterminée par les Archives de l’État, sur base de la
valeur du document pour les recherches culturelles, scientifiques et surtout historiques. Il y a
trois possibilités :
Conserver et transférer aux AE : conservation intégrale pour transfert aux Archives de
l’Etat
Trier et transférer aux AE : conservation partielle et transfert partiel aux Archives de
l’Etat
Eliminer : destruction intégrale.
7En vertu de la loi sur les archives du 24 juin 1955 modifiée le 6 mai 2009, le transfert aux
Archives de l’Etat se fait 30 ans après la clôture des dossiers ou la date du dernier document
du dossier. Ce délai de transfert peut cependant être raccourci par décision des Archives de
l’Etat. Si vous souhaitez transférer des documents dont le délai d’utilité administrative est
écoulé avant 30 ans, prenez contact avec les Archives de l’Etat compétentes dans le ressort de
votre institution.
Les destinations définitives mentionnées dans le présent tableau de tri sont une
directive et peuvent être modifiées uniquement par les Archives de l’État. En
outre, une institution ne peut procéder à des éliminations sans autorisation
préalable des Archives de l’État.
Remarques
Les remarques éventuelles donnent des informations complémentaires sur le contenu, la
fonction et/ou le tri de la série d’archives.
8SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A. SERVICES DE LA DIRECTION GÉNÉRALE – SHARED SERVICES
A1. 1. DIRECTION GÉNÉRALE
Archives relatives à l’organisation et la gestion du service
A1.001 Balanced Scorecard 10 ans éliminer
A1.002 Dossiers concernant les plans de management de la DG Appui 20 ans conserver et transférer aux AE Conserver uniquement les
stratégique versions définitives (les projets
et la documentation peuvent être
éliminés).
A1.003 Dossiers concernant la rédaction des contrats d’administration 20 ans conserver et transférer aux AE
A1.004 Dossiers concernant la création des DG Politique sociale et 20 ans conserver et transférer aux AE
Appui stratégique
A1.005 Dossiers concernant le budget de la DG Appui stratégique 7 ans éliminer
Archives relatives aux tâches et missions propres du service
A1.006 Documents relatifs au comité de direction du SPF Sécurité 10 ans éliminer Cette série sera conservée par le
sociale secrétariat des services du
président du SPF Sécurité
sociale.1
1
LELOUP G., Archief van de FOD Sociale Zekerheid. Diensten van de voorzitter. Archiefselectielijst 2015, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2015, p. 12, série A1.005.
9SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A1.007 Dossiers de promotion passés au comité de direction du SPF 20 ans éliminer
Sécurité sociale
A1.008 Dossiers concernant la planification du personnel et le suivi du 10 ans éliminer
cadre linguistique
A1.009 Plan de management du SPF Sécurité sociale (2004-2008) 10 ans éliminer Conserver au niveau des
services du président.
A1.010 Dossiers concernant la BPR Copersoc (2002) 10 ans conserver et transférer aux AE
A1.011 Dossiers concernant le comité de concertation de base 10 ans éliminer Cette série est conservée par le
secrétariat des services du
président du SPF Sécurité
sociale.2
A1.012 Dossiers concernant le développement de l’organisation et de 20 ans conserver et transférer aux AE
Shared Services
A1.013 Dossiers concernant le projet NOVO 20 ans conserver et transférer aux AE
A1.014 Dossiers concernant les réunions d’organes de gestion (conseil 10 ans conserver et transférer aux AE
d’administration, comité d’accompagnement etc.) des asbl
Sigedis3 et CIMIRe4, du ‘Kunstensteunpunt’, etc.
2
LELOUP G., Archief van de FOD Sociale Zekerheid. Diensten van de voorzitter. Archiefselectielijst 2015, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2015, p. 12, reeks A1.006.
3
Sigedis: Sociale individuele gegevens – Données individuelles sociales.
4
CIMIRe: Compte individuel multisectoriel – Multisectoriële individuele rekening.
10SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A1.015 Dossiers concernant le projet COCA (« Courrier Cabinet »), un 5 ans éliminer
projet commun avec la DG Communication, dans le but de
mettre en place une approche cohérente de la correspondance
avec le citoyen
A2. P&O
Archives relatives à l’organisation et la gestion du service
A2.001 Dossiers concernant les cercles de développement aussi longtemps que Il s’agit de copies. Les
éliminer documents originaux sont
le collaborateur est
en service conservés par le service P&O du
SPF.
D’éventuels documents
originaux doivent être confiés à
P&O.
éliminer
A2.002 Dossiers concernant la gestion administrative de la cellule 10 ans
P&O
éliminer
A2.003 Balanced Scorecard 10 ans
11SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
Archives relatives aux tâches et missions propres du service
A2.004 Dossiers individuels des membres du personnel de la DG aussi longtemps que éliminer Il s’agit de copies. Le dossier de
Appui stratégique, de la DG Politique sociale et du service le collaborateur est personnel original est conservé
Communication en service par le service P&O du SPF.
D’éventuels documents
originaux doivent être confiés à
P&O.
A2.005 Listes de personnel et dossiers concernant le suivi de la gestion 10 ans éliminer
du personnel
A2.006 Dossiers de sélection par domaine 10 ans éliminer
A2.007 Documents relatifs aux congés de maladie (certificats, rapports 5 ans éliminer
de visites de contrôle etc.)
A2.008 Documents relatifs aux missions (autorisations, décomptes, 7 ans éliminer
pièces justificatives etc.)
A2.009 Rapports de stage 5 ans après la fin éliminer Il s’agit de copies. Les
du stage originaux sont conservés par le
service P&O.
A2.010 Dossiers concernant les étudiants jobistes 5 ans éliminer
A2.011 Dossiers de documentation utilité pour éliminer
l’administration
12SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
B. DOMAINE EVOLUTION PROTECTION SOCIALE
B.001 Dossiers concernant la gestion du domaine ‘Évolution 10 ans conserver et transférer aux AE Il s’agit entre autres de notes
Protection sociale’ politiques, notes relatives à la
structure du service, etc.
B.002 Dossiers concernant le suivi de projets ou d’études 10 ans après trier et transférer aux AE Conserver et transférer : la fiche
scientifiques sur divers sujets : gériatrie, active aging, la fin du projet de projet, les rapports
statistiques en matière de santé, réforme des pensions etc. intermédiaires, le rapport final,
le rapport d’étude, le produit
Il s’agit aussi bien d’études en interne que de la recherche final (publié ou non).
externalisée
Éliminer : dossiers adjudications
publiques, documents
financiers.
B.003 Dossiers concernant le suivi de projets scientifiques financés 10 ans après trier et transférer aux AE Idem.
par le SPP Politique scientifique (Belspo) la fin du projet
B.004 Dossiers concernant les statistiques en matière de santé 20 ans conserver et transférer aux AE
B.005 Dossiers concernant la préparation de la réforme des pensions 20 ans conserver et transférer aux AE
(rapports et documents connexes de la Taskforce ‘réforme des
pensions’ et de la Commission ‘réforme des pensions’)
B.006 Dossiers concernant la présidence belge de l’Union européenne 10 ans conserver et transférer aux AE Le service était chargé de
en 2010 coordonner les négociations
politiques et d’organiser une
série de conférences sur le
thème des affaire sociales.
13SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
B.007 Dossiers concernant « MIMOSIS », le modèle de jusqu’au trier et transférer aux AE Conserver et transférer aux AE :
microsimulation pour la politique sociale en Belgique remplacement les notes de résultats des
(Microsimulation Model for Belgian Social Insurance)5 simulations (autrement dit les
réponses aux questions du
cabinet, des administrations de
sécurité sociale etc.).
B.008 Dossiers concernant la concertation avec la Banque-carrefour 10 ans trier et transférer aux AE Conserver et transférer vers les
de la sécurité sociale sur la collaboration relative au AE : rapports de réunions et
Datawarehouse Marché du Travail et Protection sociale (DWH documents attestant l’input de la
MT & PS), à des fins de recherche DG Appui stratégique.
B.009 Dossiers concernant organisation du portail citoyen de la jusqu’à éliminer
sécurité sociale, le site d’information générique de toutes les l’adaptation/au
institutions belges de sécurité sociale, avec des informations et remplacement
services en ligne destinés aux citoyens, entreprises et
professionnels de la sécurité sociale
B.010 Dossiers concernant l’organisation de journées 5 ans trier et transférer aux AE Conserver : programme, textes
d’études/conférences d’allocutions, présentations,
communiqués de presse,
éventuellement photos.
Éliminer : documents relatifs à
la préparation et l’organisation
pratique (correspondance,
invitations, réservations, etc.)
5
Le modèle de microsimulation MIMOSIS permet la simulation de réformes dans plusieurs domaines de la sécurité sociale. On utilise pour cela des données administratives
rendues anonymes provenant de la base de données « Marché du travail et protection sociale » de la Banque Carrefour de la Sécurité sociale (BCSS).
http://www.socialsecurity.fgov.be/rapport/2008/fr/opdrachten-per-dg/beleidsondersteuning/sociale-bescherming/mimosis.htm.
14SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
B.011 Rapports du conseil de rédaction de la Revue belge de Sécurité 10 ans conserver et transférer aux AE
sociale
B.012 Revue belge de Sécurité sociale 10 ans conserver et transférer un Revue bilingue, fondée en 1959,
exemplaire dans chaque langue éditée par le SPF Sécurité
sociale. Depuis 2001, cette
publication est également
disponible en ligne.6
Autres publications éditées par le service des publications :
B.013 10 ans conserver et transférer un
- Vademecum des données financières et statistiques de la
exemplaire dans chaque langue
protection sociale en Belgique (annuellement)
- Aperçu de la sécurité sociale en Belgique (un exposé succinct
mais aussi complet que possible de la législation en matière de
sécurité sociale ; annuellement)
- autres, par exemple brochures
B.014 Dossiers concernant la gestion comptable du service des 7 ans éliminer
publications
C. DOMAINE RELATIONS BILATÉRALES
C.001 Présentations ou contributions de collaborateurs (exemple : 5 ans conserver et transférer aux AE
lors de journées d’étude, de conférences…)
C.002 Documentation (notamment documentation collectée à utilité pour éliminer
l’occasion de journées d’étude et conférences) l’administration
6
http://socialsecurity.fgov.be/fr/nieuws-publicaties/publicaties/btsz/belgisch-tijdschrift-voor-sociale-zekerheid.htm.
15SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
C.003 Dossiers concernant le traitement de questions parlementaires 5 ans éliminer Les questions parlementaires
sont publiées.
C.004 Textes définitifs des accords bilatéraux en matière de sécurité 30 ans conserver et transférer aux AE Il s’agit des versions originales
sociale signées des accords
d’exécution.7
La version originale des
conventions est conservée par le
Service Conventions du SPF
Affaires étrangères.
C.005 Procès-verbaux des négociations et textes paraphés d’accords 30 ans conserver et transférer aux AE
avec des pays non-européens
C.006 Dossiers concernant les accords bilatéraux avec des pays 30 ans conserver et transférer aux AE Procès-verbaux, textes
européens, à l’exception des pays frontaliers paraphés, interprétations.
C.007 Dossiers concernant les accords bilatéraux avec les pays 30 ans conserver et transférer aux AE Procès-verbaux, textes
frontaliers paraphés, interprétations.
C.008 Dossiers concernant les accords bilatéraux avec des pays non- 30 ans conserver et transférer aux AE Il s’agit de décisions
européens interprétatives.
7
Dans une minorité de cas, il s’agit d’une copie, l’original étant conservé au SPF Affaires étrangères.
16SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
C.009 Dossiers concernant les accords ‘vacances – travail’ 10 ans éliminer Ces dossiers sont gérés par le
SPF Affaires étrangères. La
contribution de la DG Appui
stratégique dans ce processus
n’est que limitée.
C.010 Dossiers concernant les accords de siège (dossiers 30 ans trier et transférer aux AE Conserver et transférer aux AE :
préparatoires) documents interprétatifs et
documents reflétant une prise de
position du ministère/SPF
Sécurité sociale.
C.011 Dossiers concernant les accords de coopération internationale 30 ans conserver et transférer aux AE Il s’agit des accords originaux
signés.
C.012 Dossiers concernant les projets de collaboration européenne 5 ans éliminer
D. DOMAINE RELATIONS MULTILATÉRALES
D.001 Dossiers concernant le traitement de questions parlementaires 5 ans éliminer Les questions parlementaires et
réponses sont publiées.
D.002 Dossiers concernant le remboursement de frais de traduction 10 ans éliminer
(Règlement (CEE° n°1408/71)
17SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
D.003 Dossiers concernant l’organisation d’événements (ateliers, 5 ans trier et transférer aux AE Conserver : programme, textes
conférences, etc.) d’allocutions, présentations,
articles de presse et
d’éventuelles photos.
Éliminer : documents relatifs à
la préparation et à l’organisation
pratique (correspondance,
invitations, réservations, etc.)
D.004 Dossiers concernant le dumping social (vigilance, participation 10 ans trier et transférer aux AE Conserver et transférer :
à des groupes de travail, etc.) documents intéressants (contenu
important), rapports de réunions
rédigés par des collaborateurs
du service, notes/documents
d’information, positions belges.
D.005 Dossiers concernant la préparation de règlements, directives et 10 ans après trier et transférer aux AE Conserver : conseils récoltés
autres arrêtés européens l’acceptation de auprès des instances belges,
l’arrêté rapports élaborés par le service,
documents reflétant une prise de
position belge .
Éliminer : rapports et
documents officiels des
institutions européennes (ces
documents seront archivés au
niveau européen).
18SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
D.006 Dossiers concernant le Comité européen de la protection 10 ans trier et transférer aux AE Conserver : rapports établis par
sociale (participation à divers groupes de travail sur les le service, notes/documents
services sociaux et le vieillissement, ainsi qu’aux activités en d’information et documents
rapport avec la ‘stratégie Europe 2020’) reflétant une prise de position
belge.
Éliminer : rapports et
documents rédigés par le
Comité de la protection sociale
(archivés au niveau européen).
D.007 Dossiers concernant la participation aux travaux de la 10 ans trier et transférer aux AE Conserver : rapports de réunions
Commission administrative pour la coordination des systèmes rédigés par le service,
de sécurité sociale8 documents reflétant une prise de
position belge,
rapports/réponses à des
questionnaires au nom de la
Belgique.
Éliminer : rapports et
documents rédigés par la
Commission administrative
(archivage au niveau européen).
8
La Commission administrative pour la coordination des systèmes de sécurité sociale (organe mixte composé de fonctionnaires de la Commission européenne et de délégués des
États membres) consacre la plupart de ses travaux à faciliter la compréhension et l’application – par les institutions de sécurité sociale - des règlements en matière de soins de santé,
d’allocations de chômage, pensions, etc. http://www.socialsecurity.fgov.be/rapport/2013/fr/activiteiten/beleidsondersteuning/internationale_relaties.htm.
19SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
D.008 Dossiers concernant la représentation de la Belgique au 10 ans trier et transférer aux AE Conserver : rapports belges.
Conseil de l’Europe (Comité européen pour la cohésion sociale Éliminer : rapports et
et Comité d’experts en sécurité sociale) documents européens
(archivage au niveau européen).
D.009 Dossiers concernant le suivi de procédures d’infraction 10 ans après clôture trier et transférer aux AE Conserver : dossiers concernant
européennes (procédures précontentieuses et contentieuses) du dossier les contentieux sur la législation
belge en matière de sécurité
sociale et dans lesquels le
service doit veiller à la défense
de l’Etat belge.
Éliminer : dossiers dans lesquels
le service ne joue qu’un rôle
d’intermédiaire.
D.010 Dossiers concernant le suivi de la transposition des directives 10 ans éliminer
européennes
D.011 Dossiers concernant la participation aux groupes de travail 10 ans trier et transférer aux AE Conserver : rapports de réunions
Eurostat (exemple : protection sociale, statistiques en matière rédigés par les collaborateurs du
de santé – care) service, rapports belges,
documents reflétant une prise de
position belge.
Éliminer : rapports et
documents reçus d’Eurostat.
Ces documents seront archivés
au niveau européen.
20SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
D.012 Dossiers concernant la participation au Groupe ‘Questions 10 ans trier et transférer aux AE Conserver et transférer :
sociales’ du Conseil de l’Union européenne rapports rédigés par les
collaborateurs du service,
notes/documents d’information
et positions.
Éliminer : rapports et
documents entrant du Groupe
‘Questions sociales’ (archivage
au niveau européen).
D.013 Dossiers concernant la participation à des comités, groupes 50 ans trier et transférer aux AE Conserver et transférer :
d’experts et de travail de l’OCDE rapports rédigés par les
collaborateurs du service,
notes/documents d’information
et positions.
Éliminer : rapports et
documents de l’OCDE (archivés
au niveau de l’OCDE).
21SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
D.014 Dossiers concernant les activités de l’Organisation 10 ans trier et transférer aux AE *Le SPF Emploi est responsable
internationale du Travail (OIT)* de la coordination.
Conserver : notes du service
(exemple : au sujet de
l’application des conventions en
matière de protection sociale),
documents reflétant une prise de
position belge.
Éliminer : rapports, documents
et publications de l’OIT
(archivés au niveau de l’OIT).
D.015 Dossiers concernant la représentation de la Belgique auprès de 10 ans trier et transférer aux AE Conserver : rapports des
l’ONU (le cadre de travail pour l’après-2015 pour le réunions rédigés par les
développement durable, groupe de travail de l’ONU sur le collaborateurs du service,
vieillissement, etc.) notes/documents d’information
et positions.
Éliminer : rapports et
documents de l’ONU (archivage
au niveau de l’ONU).
22SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
D.016 Dossiers concernant la coordination fédérale de la Convention 10 ans trier et transférer aux AE Conserver : rapports de réunions
relative aux droits des personnes handicapées (UNCRPD)9, (de coordination),
tant à l’échelle fédérale que pour les entités fédérées notes/documents d’information
et documents reflétant une prise
de position belge.
Éliminer : rapports, documents
et publications de l’ONU
(archivage au niveau de
l’ONU).
D.017 Dossiers concernant la coordination de la rédaction du volet 10 ans trier et transférer aux AE Conserver : rapports de réunions
social du Programme National de Réforme (PNR)10 et du de coordination, rapports
Rapport Social National (RSN)11 annuels (PNR) et réponses
belges au questionnaire sur la
politique sociale.
D.018 Dossiers concernant les projets ‘protection sociale’ (exemple : 10 ans trier et transférer aux AE Conserver : fiche de projet,
projet H5NCP, SIMS,…)12 rapports du comité de
suivi/groupe de pilotage, rapport
final ou produit fini.
9
La Convention sur les droits des personnes handicapées (UNCRPD) a été adoptée par l’ONU le 13 décembre 2006 et est entrée en vigueur en Belgique en juillet 2009.
http://www.socialsecurity.fgov.be/rapport/2013/fr/activiteiten/beleidsondersteuning/internationale_relaties.htm.
10
Le PNR décrit ce que l’État membre a fait des recommandations du Conseil des ministres (notamment sur la politique de sécurité sociale) pour le pays concerné et ce qu’il a
entrepris en vue d’atteindre l’objectif qualitatif national de réduction de la population en risque de pauvreté et d’exclusion sociale.
http://www.socialsecurity.fgov.be/rapport/2013/nl/activiteiten/beleidsondersteuning/internationale_relaties.htm.
11
Depuis 2013, les Etats membres doivent répondre à un questionnaire sur leur politique sociale (rapport social stratégique). La réponse à ce questionnaire peut être considéré
comme un complément du PNR et consiste systématiquement en une analyse de la situation sociale dans l’État membre concerné et une description des mesures nationales
spécifiques dans le domaine de l’inclusion sociale, des pensions, des soins de santé et des soins de longue durée.
http://www.socialsecurity.fgov.be/rapport/2013/nl/activiteiten/beleidsondersteuning/internationale_relaties.htm.
23SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
D.019 Dossiers concernant le projet SESPROS (Système européen de 50 ans trier et transférer aux AE Conserver : rapports rédigés par
statistiques intégrées de la protection sociale) le service, documents reflétant
une prise de position belge,
statistiques, publications belges
sur les données SESPROS.
Éliminer : rapports et
documents du groupe de travail
‘SESPROS’ (archivage au
niveau européen).
D.020 Dossiers concernant les données statistiques transmises à des 10 ans conserver et transférer aux AE
organisations internationales comme l’OCDE ou Eurostat
D.021 Rapportages auprès d’organisations nationales et 10 ans conserver et transférer aux AE
internationales sur l’application en Belgique de conventions
internationales contenant des dispositions en matière de
sécurité sociale
D.022 Dossiers concernant la sécurité sociale des navigateurs sur le 10 ans trier et transférer aux AE Conserver : rapports des
Rhin réunions bisannuelles,
documents intéressants (contenu
important).
D.023 Documentation utilité pour éliminer
l’administration
12
N5NCP: Activating National Contact Points in het framework of Decision H 5, SIMS: Social Impact of Migration.
http://www.socialsecurity.fgov.be/rapport/2013/nl/activiteiten/beleidsondersteuning/internationale_relaties.htm.
24SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
D024 Dossiers « Presoc » 50 ans trier et transférer aux AE Trier en concertation avec les
AE sur base d’un inventaire des
dossiers.
E. DOMAINE INDICATEURS SOCIAUX
E.001 Dossiers concernant le Sous-Groupe Indicateurs du Comité de 10 ans éliminer Ces documents seront conservés
la Protection sociale de l’Union européenne au niveau de la Commission
européenne.
E.002 Dossiers concernant la coordination du groupe de travail 10 ans trier et transférer aux AE Conserver et transférer aux AE :
Indicateurs sociaux du Programme National de Réforme documents reflétant une prise de
(PNR)/Rapport social National (RSN) position belge et rapports de
réunions rédigés par les
collaborateurs du service.
E.003 Annexe ‘indicateurs’ au volet social du PNR et du RSN 10 ans conserver et transférer aux AE
E.004 Documentation utilité pour éliminer
l’administration
F. DOMAINE GOUVERNANCE
F.001 Dossiers concernant le traitement de questions parlementaires 5 ans éliminer Les questions parlementaires et
réponses sont publiées.
F.002 Arrêtés royaux et ministériels (versions originales) : 30 ans conserver et transférer aux AE Reliés par ordre chronologique.
nominations, contrats d’administration, composition des Remarque : les procès-verbaux
comités de concertation de bases des IPSS, etc. et copies certifiées conformes
peuvent être éliminés.
25SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
F.003 Arrêtés organiques modifiant le statut des IPSS 30 ans conserver et transférer aux AE Les arrêtés originaux sont
conservés séparément (voir
F.002).
F.004 Copies de lois organiques relatives aux IPSS utilité pour éliminer
administration
F.005 Dossiers concernant les contrats d’administration entre l’Etat 30 ans conserver et transférer aux AE Les arrêtés originaux sont
fédéral et les institutions publiques de sécurité sociale (IPSS) conservés séparément (voir
F.002).
F.006 Dossiers concernant la nomination de réviseurs auprès des 10 ans à partir de la éliminer Les arrêtés de nomination
institutions publiques de sécurité sociale (désignation sur base date d’attribution ou originaux sont bien conservés
d’un contrat de services par appel d’offres restreint)13 de la date à laquelle (voir F.002).
il est renoncé à
l’attribution du
marché
F.007 Dossiers concernant la nomination de commissaires du 30 ans ou plus conserver et transférer aux AE Les arrêtés de nomination
gouvernement (au moins jusque originaux sont conservés dans
3 ans après le une série distincte (voir série
remplacement/ F.002).
le licenciement en
tant que commissaire
du gouvernement)
13
Art. 15 de l’Arrêté royal du 14 novembre 2001 relatif à l'exercice de la mission des réviseurs auprès des institutions publiques de sécurité sociale. Moniteur belge, 20.12.2001.
26SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
F.008 Dossiers concernant la nomination de fonctions managériales 30 ans conserver et transférer aux AE Les arrêtés de nomination
au sein des IPSS originaux sont conservés dans
une série distincte (F.002).
F.009 Dossiers concernant la nomination des membres des comités 30 ans conserver et transférer aux AE Les arrêtés de nomination
de gestion des IPPS originaux sont conservés dans
une série distincte (F.002).
F.010 Dossiers concernant la composition du comité de gestion des 30 ans conserver et transférer aux AE Les arrêtés de nomination
IPSS originaux sont conservés dans
une série distincte (F.002).
F.011 Dossiers concernant les comités de gestion des IPSS : 30 ans éliminer Les arrêtés originaux sont bien
règlements d’ordre intérieur et fixation des jetons de présence conservés dans une série
(pour les membres) et de la rémunération annuelle (pour le distincte, voir F.002).
président)
F.012 Dossiers du personnel des IPSS 75 ans après la date éliminer
de naissance
F.013 Dossiers concernant la nomination des médecins-inspecteurs 75 ans après la date éliminer Les arrêtés de nomination
du Service d’évaluation et de contrôle médical (INAMI) et des de naissance originaux sont bien conservés
inspecteurs de l’Office de contrôle des mutualités et des unions (dans une série distincte, voir
nationales des mutualités F.002).
F.014 Dossiers concernant la gestion du personnel des IPSS (plan de 10 ans éliminer Les arrêtés originaux éventuels
personnel, cadre linguistique, échelles barémiques) sont conservés dans une série
distincte (voir F.002).
27SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
F.015 Dossiers concernant la composition des comités de 10 ans éliminer Les arrêtés originaux sont bien
concertation de base des IPSS conservés (dans une série
distincte, voir F.002).
F.016 Dossiers concernant les contacts avec la Commission 10 ans éliminer
permanente de Contrôle linguistique (plaintes, observations,…)
F.017 Dossiers concernant la Commission interparastatale des stages 10 ans trier et transférer aux AE *Cette compétence a été
de IPSS* transférée vers le SPF P&O.
Conserver : documentation
générale et circulaires.
F.018 Dossiers concernant la création d’un Chambre de recours pour 30 ans éliminer Les arrêtés originaux sont
les institutions de sécurité sociale contrôlées par le ministre de conservés dans une série
la Prévoyance sociale14 distincte (voir F.002).
F.019 Dossiers concernant les réunions du Comité sectoriel XX et 10 ans conserver et transférer aux AE
XII
F.020 Dossiers concernant l’élaboration des tableaux (fiches) avec 5 ans éliminer
des données sur le personnel des IPSS à confier aux
organisations syndicales représentatives (AR du 10 avril 1995,
art. 9, paragraphe 3 – nouvelle répartition du travail)
14
Arrêté ministériel du 22 juin 1973 instituant une Chambre de recours pour les organismes d'intérêt public contrôlés par le Ministre de la Prévoyance sociale, Moniteur belge,
27.10.1973.
28SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
F.021 Correspondance diverse (questions du cabinet, demandes 10 ans* éliminer *L’administration peut décider
d’information etc.) de conserver plus longtemps des
documents à valeur de
précédent.
F.022 Circulaires et notes de service à l’intention des IPSS tant que valables conserver et transférer aux AE
F.023 Dossiers concernant les remarques de la Cour des Comptes 10 ans éliminer
F.024 Avis et informations communiqués aux commissaires du 10 ans éliminer
gouvernement près les comités de gestion des IPSS
F.025 Documentation utilité pour éliminer
administration
F.026 Dossiers concernant l’application du statut administratif et 30 ans trier et transférer aux AE Trier en concertation avec les
pécuniaire AE sur base d’un inventaire des
dossiers.
G. BUSINESS DEVELOPMENT MANAGEMENT/DOMAINE UNDECLARED WORK
G.001 Dossiers concernant les projets/études sur la fraude sociale 10 ans après trier et transférer aux AE Conserver et transférer aux AE :
(protection sociale) la fin du projet fiche de projet, rapports
intermédiaires, rapport final,
produit fini.
Éliminer : autres documents.
29SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
G.002 Dossiers concernant la participation à des groupes de travail 10 ans trier et transférer aux AE Conserver et transférer aux AE :
internationaux sur le dumping social rapports rédigés par le
collaborateur de la DG Appui
stratégique, notes/documents
d’information, documents
reflétant une prise de position
belge.
Éliminer : rapports et
documents officiels reçus de ces
groupes de travail.
G.003 Documents relatif au projet Optifed Belincosoc, projet de 10 ans après trier et transférer aux AE Conserver et transférer aux AE :
collaboration internationale en matière de protection sociale la fin du projet fiche de projet, rapports
(Belgian International Cooperation on Social Protection)15 intermédiaires, rapport final,
produit(s) fini(s).
Éliminer : autres documents.
H. KNOWLEDGE CENTRE
H.001 Dossiers concernant l’élaboration et le suivi du budget du 7 ans éliminer
service
H.002 Bons de commande 7 ans éliminer
H.003 Bulletins d’engagement 7 ans éliminer
15
http://www.belincosoc.be.
30SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
H.004 Factures 7 ans éliminer
H.005 Extraits de comptes 7 ans éliminer
H.006 Dossiers concernant les marchés public :
- Dossiers d’attribution 10 ans à partir de la éliminer
date d’attribution ou
à partir de la date à
laquelle il est
renoncé à
l’attribution du
marché
30 mois après la
- Dossiers de prestation de fournitures et services signature du procès- éliminer
verbal de réception
provisoire
H.007 Dossiers concernant l’élaboration et la modification du jusqu’à l’élaboration conserver et transférer aux AE
règlement bibliothécaire d’une nouvelle
version
H.008 Registre des acquisitions de la bibliothèque jusqu’au conserver et transférer aux AE
remplacement
H.009 Données relatives à la gestion de la bibliothèque (gestion des 10 ans éliminer Pour gérer la bibliothèque, il est
lecteurs, prêts etc.) fait appel à PMB.
31SPF Sécurité sociale. Direction générale Appui stratégique - Tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
H.010 Dossiers de projets 10 ans après la fin du éliminer Cette série sera déjà conservée
projet au niveau d’ePMD.
H.011 Demandes en tous genres (relatives aux livres, abonnements, 3 ans éliminer
demandes d’informations, etc.), généralement par email
I. FONCTIONNAIRE D’INFORMATION
I.001 Demandes d’informations et plaintes (principalement par 5 ans éliminer
email)
32ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN
TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
187
Archives du SPF Sécurité sociale
Direction générale Appui stratégique
Tableau de tri
2015
par
Kathleen DEVOLDER
Actualisation du tableau de tri rédigé
par François Antoine (2009)
5590
Brussel – Bruxelles
2016Vous pouvez aussi lire
