Jardin botanique national
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ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN
TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
137
Archives du
Jardin botanique national
constituées jusqu’au 31 décembre 2013
Tableau de tri
2013
par
Rolande DEPOORTERE
5394
Brussel – Bruxelles
2014ARCHIVES DU
JARDIN BOTANIQUE NATIONAL
CONSTITUÉES JUSQU’AU 31 DÉCEMBRE 2013
TABLEAU DE TRI
2013ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN
TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
137
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Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification
CC BY-NC-ND
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Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume
Identificatienummer – Numéro d’identification: Publ. 5394
Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume
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1000 Brussel – BruxellesALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN
TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
137
Archives du
Jardin botanique national
constituées jusqu’au 31 décembre 2013
Tableau de tri
2013
par
Rolande DEPOORTERE
Brussel – Bruxelles
2014TABLE DES MATIÈRES
TABLE DES MATIÈRES ....................................................................................................... 5
LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT........................................................... 7
LISTE DES ABRÉVIATIONS ................................................................................................. 9
MODE D’EMPLOI ............................................................................................................... 11
TABLEAU DE TRI ............................................................................................................... 13
A. Gestion de l’institution et des services ................................................................ 13
A.1. Statuts et législation ............................................................................................... 13
A.2. Direction générale de l’institution : directeur général et comité de direction
(ou « rapport »)....................................................................................................... 13
A.3. Activités du conseil scientifique et du jury de recrutement et de promotion
(puis jury du personnel scientifique) ...................................................................... 16
A.4. Activités de groupes de travail spécifiques ............................................................ 18
A.5. Direction et gestion internes des services administratifs et scientifiques
(départements, sections, services) .......................................................................... 18
A.6. Gestion du personnel (au niveau central, pas au niveau des chefs de
département et de service) ...................................................................................... 20
A.7. Gestion financière (au niveau central par le service Comptabilité) ....................... 25
A.8. Gestion et entretien du bâtiment et du matériel (par le service technique) ............ 28
A.9. Gestion de la cuisine .............................................................................................. 29
A.10. Prévention et protection au travail ......................................................................... 30
A.11. Gestion de l’environnement.................................................................................... 37
A.12. Entretien des locaux................................................................................................ 37
A.13. Gestion des technologies de l’information et de la communication ....................... 37
B. Activités scientifiques et éducatives .................................................................... 39
B.1. Collecte, conservation des collections et recherche scientifique relatives aux
bryophytes et thallophytes (département BT) ........................................................ 39
B.2. Collecte, conservation des collections et recherche scientifique relatives aux
spermatophytes et ptéridophytes (département SP) ............................................... 43
B.3. Activités du laboratoire d’analyse moléculaire (depuis 2002) ............................... 51
B.4. Gestion et mise en valeur des collections de plantes vivantes et du parc............... 52
5B.5. Gestion et diffusion des connaissances scientifiques. ............................................ 59
B.6. Muséologie, éducation, communication et gestion des visiteurs. .......................... 59
B.7. Gestion de la bibliothèque, de la documentation et des archives ........................... 65
6LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT
Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme
matérielle, sont créés ou reçus par votre institution dans l’exercice de ses fonctions ou
activités, et qui sont destinés par leur nature à être conservés durant un certain temps. Il s’agit
de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique
ou autre.
Les archives ont une double fonction. Elles présentent tout d’abord un intérêt administratif et
juridique car elles sont essentielles au fonctionnement correct de votre institution et
indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d’information des
administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique
et culturelle potentielle, elles permettront aux historiens futurs et aux autres personnes
intéressées de reconstituer le fonctionnement de votre institution et l’impact sociétal de celle-
ci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009,
portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être
éliminées sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que
les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de
l’État. Dans la pratique, il s’avère compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des
archives au cas par cas. En terme de management, un tableau de tri des archives offre une
solution simple.
QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES?
Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives
numériques, sur support papier et autres supports, produites par une institution. Il mentionne
leur délai de conservation administrative et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont
plus d’utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après le délai et
quels autres seront conservés au-delà des strictes nécessités administratives, en raison de leur
valeur historique, et transférés à terme aux Archives de l’État. Ainsi, dès la création des
documents, et même avant leur création, l’institution concernée sait quels documents pourront
être éliminés lorsque le délai de conservation administrative sera écoulé, et quels autres
devront par contre être transférés aux Archives de l’Etat en raison de leur intérêt historique.
QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI?
Un tableau de tri est l’instrument de base par excellence pour une bonne gestion des
documents, et donc une ressource importante en terme d’efficacité, d’économie des coûts et
de réduction des risques. L’accumulation de masses de papiers et la numérisation des
processus de travail créent un système hybride et complexe de production documentaire, un
défi de taille pour la gestion de l’information. Si le personnel de votre institution devait
déterminer lui-même quelles archives papier et numériques sont à conserver, ainsi que les
lieux et les modalités de cette conservation, ses décisions risqueraient d’avoir des
conséquences funestes pour l’institution. Une gestion non structurée des archives entraîne non
seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais
également une perte incontrôlable de documents potentiellement importants. Un tableau de tri
est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en
particulier la gestion des documents et de l’information au sein d’une organisation. Il offre
aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d’élaborer une véritable stratégie
en matière de gestion de l’information et de planifier la mobilisation des ressources humaines,
matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la
conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d’archives des documents ayant une valeur
historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou
technologique.
7LISTE DES ABRÉVIATIONS
JBN Jardin botanique national
9MODE D’EMPLOI
Le tableau de tri présente les archives non pas selon l’organigramme des services mais selon
les compétences et les activités dans l’exercice desquelles les documents sont créés ou reçus.
Pour retrouver les séries propres à votre service, vous devez donc identifier quelles
compétences et activités exerce votre service, repérer ces compétences et activités dans les
lignes grisées du tableau. Celui-ci comprend les données suivantes qui sont réparties entre les
colonnes et les lignes:
Compétences et activités (tâches) exercées
Les compétences et les activités sont indiquées dans les lignes horizontales grisées.
Codes des séries d’archives
Les codes permettent à votre organisation, lors de ses contacts avec les Archives de l’État,
d’identifier aisément, rapidement et sans équivoque toutes les séries d’archives. Ces codes
n’ont aucun rapport avec ceux utilisés éventuellement au sein de votre organisation pour
désigner certains types de documents.
Séries d’archives
Les archives sont décrites par séries, celles-ci étant la principale subdivision intellectuelle et
matérielle pour le classement des documents. En outre, il est plus simple de faire un tri des
archives à ce niveau, sans causer une charge de travail exagérée pour ceux qui devront
effectuer ce tri. Pour de plus amples formations sur la définition et le contenu des séries
d’archives, voyez le dossier d’étude.
Délais d’utilité administrative
Ces délais ont été fixés par votre institution et signifient combien de temps elle doit conserver
chez elle ses séries et ses documents d’archives, afin de pouvoir garantir son bon
fonctionnement dans le cadre de ses devoirs d’information et de justification vis-à-vis de sa
tutelle et des citoyens. Un délai d’utilité administrative est déterminé sur la base d’une loi,
d’un arrêté, d’un décret, d’une ordonnance, d’une circulaire ou d’une note de service, ou bien
aux termes d’un accord entre votre institution et les Archives de l’Etat. D’habitude, le délai
est exprimé en années ou en mois, on parle de délai « fermé ». Pour certaines séries toutefois,
davantage de souplesse et donc le recours à des délais « ouverts » s’imposent. Sauf indication
contraire, le délai court en principe à partir de la date de clôture du dossier, de la date du
dernier document du dossier.
Les délais de conservation proposés sont des délais minimaux et n’excluent
donc pas que les documents soient conservés plus longtemps dans vos services.
Destination définitive des documents
C’est le sort qui est réservé aux documents lorsque leur délai d’utilité administrative est
écoulé. La destination définitive est déterminée par les Archives de l’État, sur base de la
valeur du document pour les recherches culturelles, scientifiques et surtout historiques. Il y a
trois possibilités :
Conserver : conservation intégrale pour transfert aux Archives de l’Etat
Trier : conservation partielle et transfert partiel aux Archives de l’Etat
Eliminer : destruction intégrale.
En vertu de la loi sur les archives du 24 juin 1955 modifiée le 6 mai 2009, le transfert aux
Archives de l’Etat se fait 30 ans après la clôture des dossiers ou la date du dernier document
du dossier. Ce délai de transfert peut cependant être raccourci par décision des Archives de
l’Etat. Si vous souhaitez transférer des documents dont le délai d’utilité administrative est
11écoulé avant 30 ans, prenez contact avec les Archives de l’Etat compétentes dans le ressort de
votre institution.
Les destinations définitives mentionnées dans le présent tableau de tri sont une
directive et peuvent être modifiées uniquement par les Archives de l’État. En
outre, une institution ne peut procéder à des éliminations sans autorisation
préalable des Archives de l’État. Pour de plus amples informations sur les
destinations définitives, voir le dossier d’étude.
Remarques
Les remarques éventuelles donnent des informations complémentaires sur le contenu, la
fonction et/ou le tri de la série d’archives. Elles renvoient éventuellement aussi au dossier
d’étude.
ORDRE DE PRÉSENTATION DES SÉRIES
Pour chaque compétence et chaque activité, les séries seront présentées dans l’ordre suivant :
Les archives produites directement dans l’exercice des activités (par exemple : les
dossiers de procédure des affaires traitées, les rapports d’activité, la correspondance
reçue et expédiée, etc.)
Les archives qui forment des instruments de recherche dans les archives énumérées
précédemment (répertoires, index, fichiers alphabétiques, etc.)
Les archives déposées auprès de votre institution par d’autres producteurs d’archives.
12Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A. GESTION DE L’INSTITUTION ET DES SERVICES
A1. STATUTS ET LÉGISLATION
A1.001 Copies des lois, arrêtés royaux, arrêtés ministériels, circulaires et 30 ans Eliminer
instructions relatifs à la création, à l’organisation et au
fonctionnement de l’institution
A1.002 Arrêtés royaux et ministériels originaux relatifs à la personnalité 30 ans Conserver
juridique
A1.003 Dossiers relatifs à la rédaction des lois, arrêtés royaux, arrêtés 30 ans Conserver
ministériels, circulaires et instructions ci-dessus
A2. DIRECTION GÉNÉRALE DE L’INSTITUTION : DIRECTEUR GÉNÉRAL ET COMITÉ DE DIRECTION (OU « RAPPORT »)
A2.001 Copies de la correspondance sur papier sortante du directeur 10 ans Eliminer
général classée chronologiquement + fichiers numériques
correspondant
A2.002 Registre de la correspondance sur papier du directeur général 30 ans Conserver
A2.003 Correspondance électronique (emails) du directeur général et de sa 30 ans Trier Eliminer les emails personnels et de
secrétaire routine (ex : fixation de dates de
réunions, confirmations de rendez-
vous, transmission d’informations
administratives) ; conserver les
autres emails.
13Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A2.004 Dossiers du directeur général classés thématiquement et relatifs 10 ans Conserver Conserver absolument les dossiers
aux questions traitées par le directeur général qui reflètent le fonctionnement de
l’institution, la prise de décision, la
concertation interne, les contacts
avec le ministre et le cabinet, le
master plan, les activités
scientifiques, la Fondation pour
Favoriser les Recherches
scientifiques en Afrique (Stichting
tot Bevordering van het
Wetenschappelijk Onderzoek in
Afrika).
A2.005 Dossiers thématiques de la secrétaire du directeur général Jan 10 ans Conserver
Rammeloo et relatifs aux questions traitées par le directeur
général
A2.006 Dossiers relatifs à la personnalité juridique (statuts, 10 ans Conserver
correspondance entrante et sortante, procès-verbaux de la
commission d’administration et annexes, documents relatifs à la
comptabilité)
A2.007 Dossiers relatifs aux questions juridiques (plaintes etc.) 5 ans Trier Conserver les dossiers ayant valeur
de précédent ; éliminer les autres.
A7.008 Dossiers relatifs au traitement de sinistres (biens immobiliers, 10 ans Trier Conserver les dossiers relatifs à des
biens meubles, véhicules, etc.) sinistres ayant touché les collections
et les serres ; éliminer les autes
dossiers.
14Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A2.009 Procès-verbaux et documents annexes de la concertation avec le 5 ans Conserver
cabinet
A2.010 Notes du cabinet 5 ans Conserver
A2.011 Dossiers relatifs au traitement de questions parlementaires 5 ans Éliminer
A2.012 Dossiers relatifs aux relations avec des institutions/organisations 5 ans Trier Conserver les documents reflétant
étrangères et internationales une prise de position belge ;
éliminer les autres. Éliminer les
procès-verbaux, rapports et
documents reçus de ces organismes.
A2.013 Exemplaires originaux des conventions conclues avec des 10 ans Conserver
partenaires externes (pour fourniture de service, programmes
européens, etc.)
A2.014 Dossiers relatifs aux demandes de missions à l’étranger et en 10 ans Trier Conserver les rapports de mission.
Belgique contenant les rapports de mission
A2.015 Dossiers relatifs à la préparation des rapports annuels d’activités 10 à 30 ans* Trier * 10 ans est un minimum.
du JBN Conserver les rapports annuels
validés par le directeur général,
dans chaque langue de rédaction ;
éliminer les documents
préparatoires.
15Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A2.016 Procès-verbaux et annexes des réunions du comité de direction 30 ans Conserver Les PV qui subsistent se trouvent au
service des archives. Peu ou pas de
PV ont été rédigés sous la direction
de Jan Rammeloo.
A2.017 Procès-verbaux et annexes des réunions du directeur général, des 30 ans Conserver
chefs de département et des chefs de service [réunion
hebdomadaire instaurée depuis l’arrivée du directeur général
Steven Dessein] appelés « rapports »
A2.018 Notes de service du directeur général (version papier et/ou version 10 ans Conserver 1 exemplaire Si les notes sont envoyées
électronique envoyée par email) papier dans chaque langue uniquement par email, voir la série
A2.004.
A2.019 Avis et notes d’information envoyés par le directeur général au 10 ans Eliminer Si les notes sont envoyées
personnel (version papier et/ou version électronique par email) uniquement par email, voir la série
A2.003.
A2.020 Dossiers de coupures de presse tenus entre 1996 et 2008, classés 10 ans Conserver
chronologiquement
A3. ACTIVITÉS DU CONSEIL SCIENTIFIQUE ET DU JURY DE RECRUTEMENT ET DE PROMOTION (PUIS JURY DU PERSONNEL SCIENTIFIQUE)
Conseil scientifique
A3.001 Documents relatifs à la rédaction ou à la modification du 20 ans Conserver
règlement d’ordre intérieur du conseil
16Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A3.002 Documents relatifs à la composition du conseil 20 ans Conserver
(décisions de nomination ou de démission de membres, liste des
membres, etc.)
A3.003 Ordres du jour des réunions 20 ans Conserver
A3.004 Procès-verbaux des réunions, annexes et liste des décisions 20 ans Conserver
A3.005 Documents relatifs à l’organisation pratique des réunions jusqu’après la Éliminer
(invitations, etc.) réunion
A3.006 Dossiers relatifs à l’introduction de recours contre les décisions 20 ans Conserver
Jury de recrutement et de promotion puis jury du personnel scientifique
A3.007 Documents relatifs à la rédaction ou à la modification du 20 ans Conserver
règlement d’ordre intérieur du jury
A3.008 Documents relatifs à la composition du jury 20 ans Conserver
A3.009 Ordres du jour des réunions 20 ans Conserver
A3.010 Procès-verbaux, annexes et listes des décisions 20 ans Conserver
A3.011 Documents relatifs à l’organisation pratique des réunions jusqu’après la Éliminer
(invitations, etc.) réunion
A3.012 Dossiers relatifs à l’introduction de recours contre les décisions 20 ans Conserver
17Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A4. ACTIVITÉS DE GROUPES DE TRAVAIL SPÉCIFIQUES
A4.001 Procès-verbaux et documents annexes des organes de concertation 5 ans Conserver
internes, des groupes de travail internes (ex : Commission
Cuisine, Commission des publications, Eco-team)
A4.002 Procès-verbaux et documents des organes de concertation et des 5 ans Conserver
groupes de travail externes (ex : groupe de travail sur
l’inventoriage des collections du JBN avant son transfert à la
Vlaamse Gemeenschap)
A5. DIRECTION ET GESTION INTERNES DES SERVICES ADMINISTRATIFS ET SCIENTIFIQUES (DÉPARTEMENTS, SECTIONS, SERVICES)
A5.001 Correspondance administrative du département, de la section ou 10 ans Trier Eliminer la correspondance
du service (si conservée séparément des séries A5.005 et A5.006) administrative de routine telle que
transmission d’information, de
notes de service, d’avis de la
direction, etc.
A5.002 Instruments de recherche pour la correspondance du département, 10 ans Conserver* * Conserver si la correspondance
de la section ou du service : registres, bases de données, etc. pour est conservée en série séparée des
l’enregistrement postal dossiers de gestion ; éliminer dans
le cas contraire.
A5.003 Rapports annuels et rapports d’activités du département, de la 10 ans Trier Conserver uniquement s’il n’y a pas
section ou du service de rapport annuel d’activité du JBN.
18Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A5.004 Statistiques et données chiffrées relatives aux activités du 10 ans Trier Conserver les statistiques et les
département, de la section ou du service chiffres non publiés ou difficiles à
reconstituer ; éliminer les autres.
A5.005 Dossiers relatifs à l’organisation et au fonctionnement interne du 10 ans Trier Conserver les documents portant
département, de la section ou du service: organigrammes, dossiers spécifiquement sur le département ,
concernant des réorganisations, planification des activités, fiches la section ou le service; éliminer les
de projets d’ordre administratif, préparation du budget annuel, etc. documents généraux faisant
doublon avec les archives du
directeur général (cf. séries A2.004,
A2.017-019), du conseil
scientifique et du jury.
A5.006 Dossiers et documents relatifs à la gestion du personnel du Durée de Trier Conserver uniquement les dossiers
département, de la section ou du service : dossiers individuels des l’affectation de individuels si les dossiers du service
agents, fiches de fonction, rapports d’évaluation, rapports l’agent dans le central du personnel sont perdus ou
individuels d’activité, rapports des permanences, listes de service moins détaillés ; éliminer les
dossiers individuels dans le cas
présence, listes des absences pour congé ou maladie, etc.
contraire.
Eliminer les listes de présence, les
listes des absences pour congé ou
maladie, les rapports individuels
d’activité, les rapports des
permanences.
A5.007 Dossiers relatifs aux stagiaires belges et étrangers dans le 10 ans Trier Conserver les CV des stagiaires, la
département ou la section liste de leurs activités, les rapports
de stage ; éliminer les autres
documents.
19Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A5.008 Copies des documents relatifs aux réunions du comité de 10 ans Trier Eliminer si les documents originaux
direction, du conseil scientifique, du jury du personnel sont bien conservés (voir rubriques
scientifique, etc. A2 et A3) ; conserver dans le cas
contraire. Vérifier avec l’archiviste
du JBN.
A5.009 Dossiers relatifs aux négociations de l’accord de coopération 10 ans Conserver
réglant les modalités du transfert du JBN à la Communauté
flamande 2011-2013 (dossiers du personnel ayant participé aux
négociations)
A6. GESTION DU PERSONNEL (AU NIVEAU CENTRAL, PAS AU NIVEAU DES CHEFS DE DÉPARTEMENT ET DE SERVICE)
Gestion administrative du personnel
A6.001 Règlements du personnel et du travail 5 ans après Trier Conserver les règlements internes
rédaction d’une spécifiques du JBN ; éliminer les
nouvelle version règlements généraux et les modèles.
A6.002 Brochures d’accueil à l’attention des membres du personnel jusqu’à la rédaction Conserver 1 exemplaire
d’une nouvelle dans chaque langue des
version versions successives
A6.003 Notes de service 10 ans Conserver 1 exemplaire
dans chaque langue
A6.004 Dossiers relatifs à la constitution et au suivi du cadre du 10 ans Conserver
personnel, du cadre linguistique, des besoins en personnel, de la
planification du personnel et au budget pour le personnel
20Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A6.005 Dossiers et documents relatifs au statut administratif, pécuniaire et 10 ans Trier Les dossiers les plus anciens se
syndical (notamment des copies d’arrêtés royaux et ministériel sur trouvent au service des archives du
le statut du personnel, des notifications du Service central du JBN
personnel de l’ancien ministère de l’Agriculture) Conserver les dossiers concernant
les mesures internes ; éliminer les
autres ainsi que les copies d’arrêtés
royaux et ministériels relatifs au
statut du personnel, les notifications
du Service central du personnel du
ministère de l’Agriculture
A6.006 Procès-verbaux et documents annexes concernant la concertation 10 ans Conserver
avec les syndicats
A6.007 Dossiers relatifs à l’organisation d’examens ou procédures en jusqu’à expiration Trier Conserver partiellement les dossiers
matière de recrutement, nomination, promotion et connaissance des délais pour des examens et procédures
linguistique (notamment les procès-verbaux des formations interjeter appel organisés en interne : en conserver
certifiées) les procès-verbaux contenant les
listes des participants, les questions
et les résultats ; éliminer les autres
documents de ces dossiers.
A6.008 Correspondance et emails de candidatures spontanées 3 ans Éliminer
A6.009 Tableau du personnel (en Excel actuellement) 5 ans après clôture Eliminer Ne contient aucune donnée sur la
carrière.
21Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A6.010 Arrêtés royaux originaux de nomination, promotion, démission du 75 ans après la Conserver
personnel statutaire (depuis 2007 ; avant 2007 : voir archives de naissance du
l’ancien ministère de l’Agriculture) membre du
personnel
A6.011 Dossiers individuels administratifs du personnel (contiennent tous 75 ans après la Trier Conserver les dossiers des :
les documents sur la carrière, les congés, les maladies, les naissance du fonctionnaires dirigeants (y
accidents de travail, les formations suivies, les indemnités et membre du compris ad interim);
allocations dues, les sanctions disciplinaires, ainsi que les rapports personnel agents exerçant une fonction
de stage, les rapports des missions, les rapports d’activité et spécifique à
d’évaluation) l’institution (personnel
scientifique, jardiniers);
Les dossiers relatifs aux accidents de travail et les dossiers médicaux personnes remarquables aux
sont joints après leur clôture aux dossiers administratifs individuels niveaux politique, économique,
social ou culturel;
agents engagés dans des
circonstances exceptionnelles
(par ex. la guerre) ;
agents dénonçant des pratiques
illégales, immorales ou
illégitimes de leur employeur ;
agents suspendus ou licenciés.
Éliminer les autres dossiers
A6.012 Faire-part de décès de membres du personnel 1 an Conserver Joindre au dossier individuel de
l’agent.
22Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A6.013 Tableau des bénévoles (en Excel) 10 ans Conserver Les coordonnées et les missions des
bénévoles sont également encodés
dans BG Base, mais le tableau
Excel en donne un récapitulatif.
A6.014 Registre des déplacements en voiture pour missions 10 ans Éliminer
A6.015 Listes de présences, données de pointage 5 ans Éliminer
A6.016 Dossiers de documentation sur le statut du personnel (copies de Tant que textes en Éliminer
lois, arrêtés royaux et ministériels, etc.) application
A6.017 Documents relatifs à la guilde des jardiniers créée au début du 20e 10 ans Conserver Ces documents sont conservés au
siècle service des archives du JBN.
Gestion financière du personnel
A6.018 Dossiers relatifs au budget Personnel et au plan de personnel 10 ans Trier Conserver les budgets et les plans
approuvés si ces documents ne sont
pas des doubles de la série A6.004;
éliminer les documents
préparatoires.
A6.019 Fichier alphabétique du personnel (depuis 1996) Tant que nécessaire Éliminer
au service
A6.020 Relevé annuel des traitements (depuis 2001) 10 ans Éliminer
23Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A6.021 Listing mensuel des traitement envoyé par le Service des dépenses 5 ans Éliminer
fixes de la Trésorerie
A6.022 Dossiers individuels financiers du personnel, classés en 2 sous- 75 ans après la Éliminer
séries : naissance du
membre du
Personnel en activité
personnel
Personnel qui n’est plus en activité (conservés au service
des archives du JBN)
A6.023 Liste des prestations mensuelles du personnel de la personnalité 5 ans Éliminer
juridique envoyée au bureau Acerta pour le calcul des salaires
A6.024 Documents relatifs au calcul des salaires par le bureau Acerta pour 5 ans Éliminer
le personnel de la personnalité juridique
A6.025 Déclarations Multifonctionnelles - Multifunctionele Aangiften 5 ans Éliminer
(DMFA) à l'Office national de sécurité sociale (ONSS) pour le
personnel de la personnalité juridique
A6.026 Déclarations Immédiates - Onmiddellijke Aangiften (DIMONA) à 1 an Éliminer
l’ONSS pour le personnel de la personnalité juridique
A6.027 Déclarations de Risques sociaux (DRS) à l’ONSS pour le 1 an Éliminer
personnel de la personnalité juridique
24Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A6.028 Documents relatifs aux retenues et redevances (précompte 10 ans Éliminer
professionnel, ONSS, etc.) pour le personnel de la personnalité
juridique
A7. GESTION FINANCIÈRE (AU NIVEAU CENTRAL PAR LE SERVICE COMPTABILITÉ)
A7.001 Dossiers relatifs à l’établissement annuel du budget et les 7 ans Conserver
adaptations budgétaires
A7.002 Grands-livres (papier et ensuite numériques en PDF) 7 ans Conserver
A7.003 Livres journaux, livre de caisse et autres livres auxiliaires (papier 7 ans Éliminer
et numériques)
A7.004 Base de données comptables Expert M Plus 7 ans Conserver
A7.005 Bons de commande 7 ans Éliminer
A7.006 Notes de crédit 7 ans Éliminer
A7.007 Factures 7 ans Éliminer
A7.008 Documents justificatifs des dépenses, notamment le récapitulatif 7 ans Éliminer
périodique des recettes et des dépenses imprimé sur papier et
signé
25Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A7.009 Dossiers relatifs à l’achat de biens meubles durables et non jusqu’à leur mise Trier Conserver les documents relatifs à
durables hors service l’acquisition de nouvelles plantes et
semences, de matériel scientifique
et technique très spécifique ;
éliminer les autres documents.
A7.010 Dossiers relatifs aux marchés publics
- dossiers d’adjudication 10 ans Éliminer
- dossiers d’exécution de travaux soumis à responsabilité 10 ans Trier Conserver les dossiers relatifs aux
décennale serres et aux installations de
conservation des collections ;
éliminer les autres.
- dossiers d’exécution de tous les autres travaux 2 ans Éliminer
- dossiers d’exécution de fournitures et de services 2 ans Trier Conserver les documents relatifs à
l’acquisition de nouvelles plantes et
semences, de matériel scientifique
et technique très spécifique ;
éliminer les autres documents.
A7.011 Extraits de compte 7 ans Éliminer
A7.012 Situations périodiques 7 ans Éliminer
A7.013 Tableau Excel des factures 7 ans Éliminer
A7.014 Aperçus des dépenses pour chaque projet de recherche 7 ans Éliminer
26Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A7.015 Dossiers relatifs au projets de recherche bénéficiant de 7 ans après la fin du Éliminer
financement externe (contrats, rapports financiers intermédiaires projet
et définitifs, copies des factures)
A7.016 Comptes annuels d’exécution et situation de l’actif et du passif, ou 7 ans Conserver
compte annuel des résultats et bilan + explications
complémentaires
A7.017 Inventaire des effets, créances, dettes, droits et obligations de 7 jaar Conserver
toute nature (actuellement en Excel)
A7.018 Documents relatifs à la déclaration d’impôts, notamment les 5 ans Éliminer
fiches 282.10
A7.019 Dossiers relatifs à la souscription et au suivi de contrats 10 ans après Éliminer
d’assurance contenant les polices, notamment l'assurance des expiration du
expositions temporaires et celles des voitures utilisées pour les contrat
missions
A7.020 Dossiers relatifs au traitement de sinistres aux biens immobiliers, 10 ans Trier Conserver les dossiers relatifs à des
biens meubles, véhicules, etc. sinistres ayant touché les collections
et les serres ; éliminer les autres
dossiers.
A8.021 Documents relatifs à l’entretien du mobilier (contrats, etc.) tant que Eliminer
l’institution utilise
le bien
27Jardin botanique national – tableau de tri
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administrative
A7.022 Documents relatifs aux indemnités kilométriques pour l’usage de 7 ans Éliminer
véhicules en mission, et aux indemnités vélo
A7.023 Documents relatifs à la vente de bois et de plantes 7 ans Conserver* * Vérifier qu’il n’y a pas de doubles
avec la série B.4.025. S’il y a des
doubles, conserver la série la plus
complète et éliminer l’autre.
A7.024 Bons de livraison 3 ans Éliminer
A7.025 Dossiers relatifs au service social (paiements, prêts) 7 ans Éliminer
A7.026 Inventaire du matériel et/ou du mobilier jusqu’à la rédaction Conserver
d’une nouvelle
version
A8. GESTION ET ENTRETIEN DES BÂTIMENTS ET DU MATÉRIEL (PAR LE SERVICE TECHNIQUE)
A8.001 Dossiers relatifs à l’entretien et la réparation des terrains et des 10 ans après les Éliminer
bâtiments (notamment les spécifications techniques des cahiers travaux
des charges)
A8.002 Plans des bâtiments et des installations électriques (papier et tant que le JBN Trier Conserver les plans « as built » et
numériques) utilise le bâtiment les plans d’exécution ; éliminer les
autres documents
A8.003 Relevés de température dans les serres 20 ans Éliminer
A8.004 Rapports de problèmes avec les fournisseurs 1 an Éliminer
28Jardin botanique national – tableau de tri
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administrative
A8.005 Emails et correspondance du chef de service 5 ans Éliminer
A8.006 Listes des tâches quotidiennes du personnel du service technique 1 an Éliminer
A8.007 Rapports quotidiens des électriciens de garde sur les incidents 1 an Éliminer
constatés
A8.008 Rapports hebdomadaires du personnel du service technique 5 ans Éliminer Voir série A5.006
A8.009 Dossiers du chef du service technique sur le personnel, hérités de Tant que l’agent est Éliminer Voir série A5.006
son prédécesseur dans le service
A9. GESTION DE LA CUISINE
A9.001 Procès-verbaux de la Commission Cuisine 5 ans Conserver Voir série A4.001. Ces PV se
trouvent au secrétariat du directeur
général.
A9.002 Documents relatifs aux inspections par l’Agence fédérale pour la jusqu’à la Éliminer
Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA) prochaine
inspection similaire
A9.003 Planifications mensuelles du menu 1 an Éliminer
A9.004 Documents relatifs au compte des recettes journalières (clôture 1 an Éliminer
comptable de la caisse, récapitulatif quotidien des ventes, tickets)
A9.005 Copies de bons de commande et de factures 1 an Éliminer
29Jardin botanique national – tableau de tri
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administrative
A10. PRÉVENTION ET PROTECTION AU TRAVAIL [ANCIENNEMENT SÉCURITÉ, HYGIÈNE ET EMBELLISSEMENT DES LIEUX DE TRAVAIL]
A10.001 Document d’identification jusqu’à la rédaction Éliminer
d’une nouvelle
version
A10.002 Plan global quinquennal de prévention 10 ans Conserver
A10.003 Plan annuel d’action 10 ans Conserver
A10.004 Rapports mensuels ou trimestriels 10 ans Eliminer
A10.005 Rapports annuels et annexes 10 ans Trier Éliminer tant les rapports annuels
que les annexes s’ils sont repris
intégralement dans le rapport annuel
général de l’institution.
A10.006 Documents relatifs à la rédaction ou à la modification du 10 ans Trier Conserver les versions validées
règlement d’ordre intérieur du comité de prévention successives du règlement, éliminer
les documents préparatoires.
A10.007 Documents relatifs à la composition du comité de prévention 10 ans Conserver
A10.008 Procès-verbaux du comité de prévention 10 ans Conserver
A10.009 Documents traités lors d’une réunion et/ou repris en annexe 10 ans Conserver
A10.010 Dossiers relatifs aux propositions et avis du comité de prévention 10 ans Conserver
30Jardin botanique national – tableau de tri
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administrative
A10.011 Registre des propositions, remarques et avis des collaborateurs 10 ans Conserver
A10.012 Lois, arrêtés et conventions relatifs au bien-être des travailleurs tant qu’ils Éliminer
lors de l’exécution de leur travail s’appliquent
A10.013 Dossiers relatifs aux propositions et avis du conseiller en 10 ans Éliminer
prévention dans le cadre du plan global de prévention
A10.014 Dossiers relatifs à l’organisation de formations, cours et 10 ans Éliminer
recyclages
A10.015 Dossiers relatifs à l’organisation d’action en matière de bien-être 10 ans Éliminer
au travail
A10.016 Dossiers relatifs à l’organisation de projets de recherche 10 ans Éliminer
A10.017 Dossiers relatifs à l’élaboration d’analyses des risques jusqu’à la rédaction Éliminer
d’une nouvelle
version
A10.018 Rapports des visites périodiques aux lieux de travail 10 ans Eliminer
A10.019 Dossiers relatifs aux bâtiments, concernant la coordination de la tant que Éliminer
sécurité des bâtiments l’institution utilise
le bâtiment
31Jardin botanique national – tableau de tri
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administrative
A10.020 Rapports de la structure de coordination, plans de sécurité et de 10 ans Éliminer
santé, journal de coordination et dossier d’intervention ultérieure
en cas de chantiers temporaires ou mobiles
A10.021 Plans et procédures d’urgence internes jusqu’à la rédaction Éliminer
d’une nouvelle
version
A10.022 Rapports des exercices anti-incendie et d’évacuation 10 ans Éliminer
A10.023 Dossiers relatifs aux équipements de travail et aux installations, tant que Éliminer Les rapports des contrôles
contenant un bon de commande ou un cahier des charges, un l’équipement ou périodiques peuvent être éliminés
document du fournisseur attestant que les exigences en matière de l’installation sont dès la réception d’un nouveau
sécurité et d’hygiène ont été satisfaites, un rapport de mise en en service rapport.
service ou de contrôle, une notice d’emploi, des instructions, etc.
A10.024 Dossiers relatifs aux moyens de protection collective, contenant tant que Éliminer
un bon de commande, un document du fournisseur attestant que l’équipement est en
les exigences en matière de sécurité et d’hygiène ont été service
satisfaites, un rapport de mise en service ou de contrôle, une
notice d’emploi, des instructions, etc.
A10.025 Dossiers relatifs aux moyens de protection individuelle, contenant tant que Éliminer
un bon de commande, un document du fournisseur attestant que l’équipement est en
les exigences en matière de sécurité et d’hygiène ont été service
satisfaites, un rapport de mise en service ou de contrôle, une
notice d’emploi, des instructions, etc.
32Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A10.026 Inventaire des appareils et des machines devant être contrôlés par jusqu’à la rédaction Éliminer
les organismes agréés, en exécution des dispositions d’une nouvelle
réglementaires version
A10.027 Liste des substances et préparations dangereuses à utiliser jusqu’à la rédaction Éliminer
d’une nouvelle
version
A10.028 Liste des données relatives aux points d’émissions de pollution de jusqu’à la rédaction Éliminer
l’air et de l’eau de l’entreprise d’une nouvelle
version
A10.029 Inventaire de l’amiante jusqu’à la rédaction Éliminer
d’une nouvelle
version
A10.030 Documents relatifs à la protection contre les explosions jusqu’à la rédaction Éliminer
d’une nouvelle
version
A10.031 Permis de feu pour les travaux comportant un risque d’incendie jusqu’à la fin des Éliminer
travaux et leur
inspection finale
A10.032 Listes des postes à risques / liste de fonctions : liste des postes de 5 ans Éliminer
sécurité, des postes de vigilance et des activités à risque défini et
des activités liées aux denrées alimentaires
33Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A10.033 Liste nominative des travailleurs soumis obligatoirement à la 5 ans Éliminer Est jointe au plan annuel d’action,
surveillance de santé et de ceux soumis aux vaccinations voir série A10.003.
obligatoires ou aux tests tuberculiniques
A10.034 Liste nominative des travailleurs soumis à la surveillance de santé 5 ans Éliminer
à leur propre demande
A10.035 Registre des dossiers médicaux / de santé reçus ou envoyés 30 ans Éliminer
A10.036 Dossiers individuels médicaux / de santé des membres du 15 ans après le Éliminer ou transférer au Ne conserver que les trois
personnel départ du membre médecin désigné par exemplaires les plus récents des
du personnel l’agent concerné cartes de vaccination et d’examen
médical, contenues dans ces
dossiers.
A10.037 Dossiers individuels médicaux / de santé des membres du 40 ans après Transférer à la Direction Ne conserver que les trois
personnel (pouvant être) exposés à des agents cancérigènes ou l’exposition du générale Humanisation du exemplaires les plus récents des
mutagènes membre du Travail cartes de vaccination et d’examen
personnel médical / des formulaires
d’évaluation de la santé, contenus
dans ces dossiers.
A10.038 Dossiers individuels médicaux / de santé des membres du 30 ans après Transférer à la Direction Ne conserver que les trois
personnel die (pouvant être) exposés à des agents biologiques l’exposition du générale Humanisation du exemplaires les plus récents des
pouvant occasionner des infections membre du Travail cartes de vaccination et d’examen
personnel médical, contenues dans ces
dossiers.
34Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A10.039 Dossiers individuels médicaux / de santé des membres du 40 ans après Transférer à la Direction Ne conserver que les trois
personnel (pouvant être) exposés à l’amiante l’exposition du générale Humanisation du exemplaires les plus récents des
membre du Travail cartes de vaccination et d’examen
personnel médical / des formulaires
d’évaluation de la santé, contenus
dans ces dossiers.
A10.040 Données de mesurage des vibrations mécaniques 30 ans Éliminer
A10.041 Données de mesurage du bruit 30 ans Éliminer
A10.042 Données de mesurage des agents chimiques 30 ans Éliminer
A10.043 Dossiers relatifs aux demandes de dérogation à l’interdiction 30 ans Éliminer
d’utilisation de certains agents chimiques
A10.044 Dossiers relatifs à la notification de la production et de 30 ans Éliminer
l’utilisation de certains agents chimiques (antibiotiques)
A10.045 Liste nominative des travailleurs (pouvant être) exposés à des 40 ans Éliminer
agents cancérigènes et mutagènes
A10.046 Liste nominative des travailleurs (pouvant être) exposés à des 10 ou 30 ans* Éliminer * Attention: le délai de conservation
agents biologiques n’est que de 10 ans s’il ne s’agit pas
d'infections persistantes ou
d'infections avec une longue période
d'incubation.
35Jardin botanique national – tableau de tri
Code Série Délai d’utilité Destination définitive Remarques
administrative
A10.047 Dossiers relatifs à la notification de l’utilisation d’agents 30 ans Éliminer
biologiques (dossier « Bioveiligheid »)
A10.048 Registre des travailleurs (pouvant être) exposés à l’amiante 40 ans Éliminer
A10.049 Données des mesurages de l’amiante 40 ans Éliminer
A10.050 Formulaires d’accidents du travail 10 ans Éliminer
A10.051 Fiches d’accidents du travail 10 ans Éliminer
A10.052 Rapports des accidents du travail graves 50 ans Éliminer
A10.053 Dossiers d’assurance en matière d’accidents du travail
- sans rente 30 ans Éliminer
- avec rente durée de la rente Éliminer
A10.054 Dossiers des plaintes en matière de charges psychosociales, de tant que le membre Éliminer
violence et de harcèlement moral ou sexuel au travail du personnel est en
service
A10.055 Registre des plaintes en matière de violence et de harcèlement 10 ans Conserver
moral ou sexuel au travail
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