Jardin botanique national

 
Jardin botanique national
ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
       ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

                     ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN
                       TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

                                        137

                                  Archives du

             Jardin botanique national
                 constituées jusqu’au 31 décembre 2013

                                 Tableau de tri

                                       2013

                                        par

                           Rolande DEPOORTERE

5394
                                 Brussel – Bruxelles
                                        2014
ARCHIVES DU

JARDIN BOTANIQUE NATIONAL
 CONSTITUÉES JUSQU’AU 31 DÉCEMBRE 2013

            TABLEAU DE TRI

                 2013
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            Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken
                                  CC BY-NC-ND
                http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/

            Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification
                                      CC BY-NC-ND
                   http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

           Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

          Identificatienummer – Numéro d’identification: Publ. 5394

           Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume
                   Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck
                         1000 Brussel – Bruxelles
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                           Archives du

      Jardin botanique national
          constituées jusqu’au 31 décembre 2013

                          Tableau de tri

                                2013

                                 par

                    Rolande DEPOORTERE

                          Brussel – Bruxelles
                                 2014
TABLE DES MATIÈRES

TABLE DES MATIÈRES ....................................................................................................... 5

LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT........................................................... 7

LISTE DES ABRÉVIATIONS ................................................................................................. 9

MODE D’EMPLOI ............................................................................................................... 11

TABLEAU DE TRI ............................................................................................................... 13

A.       Gestion de l’institution et des services ................................................................ 13

A.1. Statuts et législation ............................................................................................... 13
A.2. Direction générale de l’institution : directeur général et comité de direction
         (ou « rapport »)....................................................................................................... 13
A.3. Activités du conseil scientifique et du jury de recrutement et de promotion
         (puis jury du personnel scientifique) ...................................................................... 16
A.4. Activités de groupes de travail spécifiques ............................................................ 18
A.5. Direction et gestion internes des services administratifs et scientifiques
         (départements, sections, services) .......................................................................... 18
A.6. Gestion du personnel (au niveau central, pas au niveau des chefs de
         département et de service) ...................................................................................... 20
A.7. Gestion financière (au niveau central par le service Comptabilité) ....................... 25
A.8. Gestion et entretien du bâtiment et du matériel (par le service technique) ............ 28
A.9. Gestion de la cuisine .............................................................................................. 29
A.10. Prévention et protection au travail ......................................................................... 30
A.11. Gestion de l’environnement.................................................................................... 37
A.12. Entretien des locaux................................................................................................ 37
A.13. Gestion des technologies de l’information et de la communication ....................... 37

B.       Activités scientifiques et éducatives .................................................................... 39

B.1. Collecte, conservation des collections et recherche scientifique relatives aux
         bryophytes et thallophytes (département BT) ........................................................ 39
B.2. Collecte, conservation des collections et recherche scientifique relatives aux
         spermatophytes et ptéridophytes (département SP) ............................................... 43
B.3. Activités du laboratoire d’analyse moléculaire (depuis 2002) ............................... 51
B.4. Gestion et mise en valeur des collections de plantes vivantes et du parc............... 52

                                                                    5
B.5. Gestion et diffusion des connaissances scientifiques. ............................................ 59
B.6. Muséologie, éducation, communication et gestion des visiteurs. .......................... 59
B.7. Gestion de la bibliothèque, de la documentation et des archives ........................... 65

                                                       6
LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT

Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme
matérielle, sont créés ou reçus par votre institution dans l’exercice de ses fonctions ou
activités, et qui sont destinés par leur nature à être conservés durant un certain temps. Il s’agit
de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique
ou autre.

Les archives ont une double fonction. Elles présentent tout d’abord un intérêt administratif et
juridique car elles sont essentielles au fonctionnement correct de votre institution et
indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d’information des
administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique
et culturelle potentielle, elles permettront aux historiens futurs et aux autres personnes
intéressées de reconstituer le fonctionnement de votre institution et l’impact sociétal de celle-
ci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009,
portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être
éliminées sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que
les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de
l’État. Dans la pratique, il s’avère compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des
archives au cas par cas. En terme de management, un tableau de tri des archives offre une
solution simple.

QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES?

Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives
numériques, sur support papier et autres supports, produites par une institution. Il mentionne
leur délai de conservation administrative et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont
plus d’utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après le délai et
quels autres seront conservés au-delà des strictes nécessités administratives, en raison de leur
valeur historique, et transférés à terme aux Archives de l’État. Ainsi, dès la création des
documents, et même avant leur création, l’institution concernée sait quels documents pourront
être éliminés lorsque le délai de conservation administrative sera écoulé, et quels autres
devront par contre être transférés aux Archives de l’Etat en raison de leur intérêt historique.

QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI?

Un tableau de tri est l’instrument de base par excellence pour une bonne gestion des
documents, et donc une ressource importante en terme d’efficacité, d’économie des coûts et
de réduction des risques. L’accumulation de masses de papiers et la numérisation des
processus de travail créent un système hybride et complexe de production documentaire, un
défi de taille pour la gestion de l’information. Si le personnel de votre institution devait
déterminer lui-même quelles archives papier et numériques sont à conserver, ainsi que les
lieux et les modalités de cette conservation, ses décisions risqueraient d’avoir des
conséquences funestes pour l’institution. Une gestion non structurée des archives entraîne non
seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais
également une perte incontrôlable de documents potentiellement importants. Un tableau de tri
est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en
particulier la gestion des documents et de l’information au sein d’une organisation. Il offre
aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d’élaborer une véritable stratégie
en matière de gestion de l’information et de planifier la mobilisation des ressources humaines,
matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la
conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d’archives des documents ayant une valeur
historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou
technologique.

                                                7
LISTE DES ABRÉVIATIONS

JBN   Jardin botanique national

                                  9
MODE D’EMPLOI

Le tableau de tri présente les archives non pas selon l’organigramme des services mais selon
les compétences et les activités dans l’exercice desquelles les documents sont créés ou reçus.
Pour retrouver les séries propres à votre service, vous devez donc identifier quelles
compétences et activités exerce votre service, repérer ces compétences et activités dans les
lignes grisées du tableau. Celui-ci comprend les données suivantes qui sont réparties entre les
colonnes et les lignes:

Compétences et activités (tâches) exercées
Les compétences et les activités sont indiquées dans les lignes horizontales grisées.

Codes des séries d’archives
Les codes permettent à votre organisation, lors de ses contacts avec les Archives de l’État,
d’identifier aisément, rapidement et sans équivoque toutes les séries d’archives. Ces codes
n’ont aucun rapport avec ceux utilisés éventuellement au sein de votre organisation pour
désigner certains types de documents.

Séries d’archives
Les archives sont décrites par séries, celles-ci étant la principale subdivision intellectuelle et
matérielle pour le classement des documents. En outre, il est plus simple de faire un tri des
archives à ce niveau, sans causer une charge de travail exagérée pour ceux qui devront
effectuer ce tri. Pour de plus amples formations sur la définition et le contenu des séries
d’archives, voyez le dossier d’étude.

Délais d’utilité administrative
Ces délais ont été fixés par votre institution et signifient combien de temps elle doit conserver
chez elle ses séries et ses documents d’archives, afin de pouvoir garantir son bon
fonctionnement dans le cadre de ses devoirs d’information et de justification vis-à-vis de sa
tutelle et des citoyens. Un délai d’utilité administrative est déterminé sur la base d’une loi,
d’un arrêté, d’un décret, d’une ordonnance, d’une circulaire ou d’une note de service, ou bien
aux termes d’un accord entre votre institution et les Archives de l’Etat. D’habitude, le délai
est exprimé en années ou en mois, on parle de délai « fermé ». Pour certaines séries toutefois,
davantage de souplesse et donc le recours à des délais « ouverts » s’imposent. Sauf indication
contraire, le délai court en principe à partir de la date de clôture du dossier, de la date du
dernier document du dossier.

    Les délais de conservation proposés sont des délais minimaux et n’excluent
    donc pas que les documents soient conservés plus longtemps dans vos services.

Destination définitive des documents
C’est le sort qui est réservé aux documents lorsque leur délai d’utilité administrative est
écoulé. La destination définitive est déterminée par les Archives de l’État, sur base de la
valeur du document pour les recherches culturelles, scientifiques et surtout historiques. Il y a
trois possibilités :
      Conserver : conservation intégrale pour transfert aux Archives de l’Etat
      Trier : conservation partielle et transfert partiel aux Archives de l’Etat
      Eliminer : destruction intégrale.

En vertu de la loi sur les archives du 24 juin 1955 modifiée le 6 mai 2009, le transfert aux
Archives de l’Etat se fait 30 ans après la clôture des dossiers ou la date du dernier document
du dossier. Ce délai de transfert peut cependant être raccourci par décision des Archives de
l’Etat. Si vous souhaitez transférer des documents dont le délai d’utilité administrative est

                                               11
écoulé avant 30 ans, prenez contact avec les Archives de l’Etat compétentes dans le ressort de
votre institution.

    Les destinations définitives mentionnées dans le présent tableau de tri sont une
    directive et peuvent être modifiées uniquement par les Archives de l’État. En
    outre, une institution ne peut procéder à des éliminations sans autorisation
    préalable des Archives de l’État. Pour de plus amples informations sur les
    destinations définitives, voir le dossier d’étude.

Remarques
Les remarques éventuelles donnent des informations complémentaires sur le contenu, la
fonction et/ou le tri de la série d’archives. Elles renvoient éventuellement aussi au dossier
d’étude.

ORDRE DE PRÉSENTATION DES SÉRIES

Pour chaque compétence et chaque activité, les séries seront présentées dans l’ordre suivant :

       Les archives produites directement dans l’exercice des activités (par exemple : les
        dossiers de procédure des affaires traitées, les rapports d’activité, la correspondance
        reçue et expédiée, etc.)
       Les archives qui forment des instruments de recherche dans les archives énumérées
        précédemment (répertoires, index, fichiers alphabétiques, etc.)
       Les archives déposées auprès de votre institution par d’autres producteurs d’archives.

                                              12
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                     Série                                         Délai d’utilité      Destination définitive              Remarques
                                                                                        administrative

A. GESTION DE L’INSTITUTION ET DES SERVICES

A1. STATUTS ET LÉGISLATION

A1.001    Copies des lois, arrêtés royaux, arrêtés ministériels, circulaires et             30 ans                 Eliminer
          instructions relatifs à la création, à l’organisation et au
          fonctionnement de l’institution

A1.002    Arrêtés royaux et ministériels originaux relatifs à la personnalité               30 ans                 Conserver
          juridique

A1.003    Dossiers relatifs à la rédaction des lois, arrêtés royaux, arrêtés                30 ans                 Conserver
          ministériels, circulaires et instructions ci-dessus

A2. DIRECTION GÉNÉRALE DE L’INSTITUTION : DIRECTEUR GÉNÉRAL ET COMITÉ DE DIRECTION (OU « RAPPORT »)

A2.001    Copies de la correspondance sur papier sortante du directeur                      10 ans                 Eliminer
          général classée chronologiquement + fichiers numériques
          correspondant

A2.002    Registre de la correspondance sur papier du directeur général                     30 ans                 Conserver

A2.003    Correspondance électronique (emails) du directeur général et de sa                30 ans                   Trier            Eliminer les emails personnels et de
          secrétaire                                                                                                                  routine (ex : fixation de dates de
                                                                                                                                      réunions, confirmations de rendez-
                                                                                                                                      vous, transmission d’informations
                                                                                                                                      administratives) ; conserver les
                                                                                                                                      autres emails.

                                                                                   13
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                    Série                                        Délai d’utilité      Destination définitive               Remarques
                                                                                      administrative

A2.004   Dossiers du directeur général classés thématiquement et relatifs                 10 ans                 Conserver          Conserver absolument les dossiers
         aux questions traitées par le directeur général                                                                            qui reflètent le fonctionnement de
                                                                                                                                    l’institution, la prise de décision, la
                                                                                                                                    concertation interne, les contacts
                                                                                                                                    avec le ministre et le cabinet, le
                                                                                                                                    master plan, les activités
                                                                                                                                    scientifiques, la Fondation pour
                                                                                                                                    Favoriser les Recherches
                                                                                                                                    scientifiques en Afrique (Stichting
                                                                                                                                    tot Bevordering van het
                                                                                                                                    Wetenschappelijk Onderzoek in
                                                                                                                                    Afrika).

A2.005   Dossiers thématiques de la secrétaire du directeur général Jan                   10 ans                 Conserver
         Rammeloo et relatifs aux questions traitées par le directeur
         général

A2.006   Dossiers relatifs à la personnalité juridique (statuts,                          10 ans                 Conserver
         correspondance entrante et sortante, procès-verbaux de la
         commission d’administration et annexes, documents relatifs à la
         comptabilité)

A2.007   Dossiers relatifs aux questions juridiques (plaintes etc.)                        5 ans                   Trier            Conserver les dossiers ayant valeur
                                                                                                                                    de précédent ; éliminer les autres.

A7.008   Dossiers relatifs au traitement de sinistres (biens immobiliers,                 10 ans                   Trier            Conserver les dossiers relatifs à des
         biens meubles, véhicules, etc.)                                                                                            sinistres ayant touché les collections
                                                                                                                                    et les serres ; éliminer les autes
                                                                                                                                    dossiers.

                                                                                 14
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                   Série                                         Délai d’utilité      Destination définitive              Remarques
                                                                                      administrative

A2.009   Procès-verbaux et documents annexes de la concertation avec le                    5 ans                 Conserver
         cabinet

A2.010   Notes du cabinet                                                                  5 ans                 Conserver

A2.011   Dossiers relatifs au traitement de questions parlementaires                       5 ans                 Éliminer

A2.012   Dossiers relatifs aux relations avec des institutions/organisations               5 ans                   Trier            Conserver les documents reflétant
         étrangères et internationales                                                                                              une prise de position belge ;
                                                                                                                                    éliminer les autres. Éliminer les
                                                                                                                                    procès-verbaux, rapports et
                                                                                                                                    documents reçus de ces organismes.

A2.013   Exemplaires originaux des conventions conclues avec des                          10 ans                 Conserver
         partenaires externes (pour fourniture de service, programmes
         européens, etc.)

A2.014   Dossiers relatifs aux demandes de missions à l’étranger et en                    10 ans                   Trier            Conserver les rapports de mission.
         Belgique contenant les rapports de mission

A2.015   Dossiers relatifs à la préparation des rapports annuels d’activités           10 à 30 ans*                Trier            * 10 ans est un minimum.
         du JBN                                                                                                                     Conserver les rapports annuels
                                                                                                                                    validés par le directeur général,
                                                                                                                                    dans chaque langue de rédaction ;
                                                                                                                                    éliminer les documents
                                                                                                                                    préparatoires.

                                                                                 15
Jardin botanique national – tableau de tri

  Code                                    Série                                        Délai d’utilité       Destination définitive                 Remarques
                                                                                       administrative

A2.016      Procès-verbaux et annexes des réunions du comité de direction                  30 ans                   Conserver            Les PV qui subsistent se trouvent au
                                                                                                                                         service des archives. Peu ou pas de
                                                                                                                                         PV ont été rédigés sous la direction
                                                                                                                                         de Jan Rammeloo.

A2.017      Procès-verbaux et annexes des réunions du directeur général, des               30 ans                   Conserver
            chefs de département et des chefs de service [réunion
            hebdomadaire instaurée depuis l’arrivée du directeur général
            Steven Dessein] appelés « rapports »

A2.018      Notes de service du directeur général (version papier et/ou version            10 ans            Conserver 1 exemplaire   Si les notes sont envoyées
            électronique envoyée par email)                                                                 papier dans chaque langue uniquement par email, voir la série
                                                                                                                                         A2.004.

A2.019      Avis et notes d’information envoyés par le directeur général au                10 ans                   Eliminer             Si les notes sont envoyées
            personnel (version papier et/ou version électronique par email)                                                              uniquement par email, voir la série
                                                                                                                                         A2.003.

A2.020      Dossiers de coupures de presse tenus entre 1996 et 2008, classés               10 ans                   Conserver
            chronologiquement

A3. ACTIVITÉS DU CONSEIL SCIENTIFIQUE ET DU JURY DE RECRUTEMENT ET DE PROMOTION (PUIS JURY DU PERSONNEL SCIENTIFIQUE)

Conseil scientifique

A3.001      Documents relatifs à la rédaction ou à la modification du                      20 ans                   Conserver
            règlement d’ordre intérieur du conseil

                                                                                  16
Jardin botanique national – tableau de tri

  Code                                    Série                                         Délai d’utilité      Destination définitive   Remarques
                                                                                        administrative

A3.002     Documents relatifs à la composition du conseil                                   20 ans                 Conserver
           (décisions de nomination ou de démission de membres, liste des
           membres, etc.)

A3.003     Ordres du jour des réunions                                                      20 ans                 Conserver

A3.004     Procès-verbaux des réunions, annexes et liste des décisions                      20 ans                 Conserver

A3.005     Documents relatifs à l’organisation pratique des réunions                    jusqu’après la             Éliminer
           (invitations, etc.)                                                             réunion

A3.006     Dossiers relatifs à l’introduction de recours contre les décisions               20 ans                 Conserver

Jury de recrutement et de promotion puis jury du personnel scientifique

A3.007     Documents relatifs à la rédaction ou à la modification du                        20 ans                 Conserver
           règlement d’ordre intérieur du jury

A3.008     Documents relatifs à la composition du jury                                      20 ans                 Conserver

A3.009     Ordres du jour des réunions                                                      20 ans                 Conserver

A3.010     Procès-verbaux, annexes et listes des décisions                                  20 ans                 Conserver

A3.011     Documents relatifs à l’organisation pratique des réunions                    jusqu’après la             Éliminer
           (invitations, etc.)                                                             réunion

A3.012     Dossiers relatifs à l’introduction de recours contre les décisions               20 ans                 Conserver

                                                                                   17
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                    Série                                        Délai d’utilité      Destination définitive              Remarques
                                                                                      administrative

A4. ACTIVITÉS DE GROUPES DE TRAVAIL SPÉCIFIQUES

A4.001    Procès-verbaux et documents annexes des organes de concertation                  5 ans                 Conserver
          internes, des groupes de travail internes (ex : Commission
          Cuisine, Commission des publications, Eco-team)

A4.002    Procès-verbaux et documents des organes de concertation et des                   5 ans                 Conserver
          groupes de travail externes (ex : groupe de travail sur
          l’inventoriage des collections du JBN avant son transfert à la
          Vlaamse Gemeenschap)

A5. DIRECTION ET GESTION INTERNES DES SERVICES ADMINISTRATIFS ET SCIENTIFIQUES (DÉPARTEMENTS, SECTIONS, SERVICES)

A5.001    Correspondance administrative du département, de la section ou                  10 ans                   Trier            Eliminer la correspondance
          du service (si conservée séparément des séries A5.005 et A5.006)                                                          administrative de routine telle que
                                                                                                                                    transmission d’information, de
                                                                                                                                    notes de service, d’avis de la
                                                                                                                                    direction, etc.

A5.002    Instruments de recherche pour la correspondance du département,                 10 ans                Conserver*          * Conserver si la correspondance
          de la section ou du service : registres, bases de données, etc. pour                                                      est conservée en série séparée des
          l’enregistrement postal                                                                                                   dossiers de gestion ; éliminer dans
                                                                                                                                    le cas contraire.

A5.003    Rapports annuels et rapports d’activités du département, de la                  10 ans                   Trier            Conserver uniquement s’il n’y a pas
          section ou du service                                                                                                     de rapport annuel d’activité du JBN.

                                                                                 18
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                    Série                                        Délai d’utilité      Destination définitive               Remarques
                                                                                      administrative

A5.004   Statistiques et données chiffrées relatives aux activités du                     10 ans                   Trier            Conserver les statistiques et les
         département, de la section ou du service                                                                                   chiffres non publiés ou difficiles à
                                                                                                                                    reconstituer ; éliminer les autres.

A5.005   Dossiers relatifs à l’organisation et au fonctionnement interne du               10 ans                   Trier            Conserver les documents portant
         département, de la section ou du service: organigrammes, dossiers                                                          spécifiquement sur le département ,
         concernant des réorganisations, planification des activités, fiches                                                        la section ou le service; éliminer les
         de projets d’ordre administratif, préparation du budget annuel, etc.                                                       documents généraux faisant
                                                                                                                                    doublon avec les archives du
                                                                                                                                    directeur général (cf. séries A2.004,
                                                                                                                                    A2.017-019), du conseil
                                                                                                                                    scientifique et du jury.

A5.006   Dossiers et documents relatifs à la gestion du personnel du                     Durée de                  Trier            Conserver uniquement les dossiers
         département, de la section ou du service : dossiers individuels des          l’affectation de                              individuels si les dossiers du service
         agents, fiches de fonction, rapports d’évaluation, rapports                  l’agent dans le                               central du personnel sont perdus ou
         individuels d’activité, rapports des permanences, listes de                       service                                  moins détaillés ; éliminer les
                                                                                                                                    dossiers individuels dans le cas
         présence, listes des absences pour congé ou maladie, etc.
                                                                                                                                    contraire.
                                                                                                                                    Eliminer les listes de présence, les
                                                                                                                                    listes des absences pour congé ou
                                                                                                                                    maladie, les rapports individuels
                                                                                                                                    d’activité, les rapports des
                                                                                                                                    permanences.

A5.007   Dossiers relatifs aux stagiaires belges et étrangers dans le                     10 ans                   Trier            Conserver les CV des stagiaires, la
         département ou la section                                                                                                  liste de leurs activités, les rapports
                                                                                                                                    de stage ; éliminer les autres
                                                                                                                                    documents.

                                                                                 19
Jardin botanique national – tableau de tri

  Code                                    Série                                       Délai d’utilité      Destination définitive              Remarques
                                                                                      administrative

A5.008     Copies des documents relatifs aux réunions du comité de                        10 ans                   Trier            Eliminer si les documents originaux
           direction, du conseil scientifique, du jury du personnel                                                                 sont bien conservés (voir rubriques
           scientifique, etc.                                                                                                       A2 et A3) ; conserver dans le cas
                                                                                                                                    contraire. Vérifier avec l’archiviste
                                                                                                                                    du JBN.

A5.009     Dossiers relatifs aux négociations de l’accord de coopération                  10 ans                 Conserver
           réglant les modalités du transfert du JBN à la Communauté
           flamande 2011-2013 (dossiers du personnel ayant participé aux
           négociations)

A6. GESTION DU PERSONNEL (AU NIVEAU CENTRAL, PAS AU NIVEAU DES CHEFS DE DÉPARTEMENT ET DE SERVICE)

Gestion administrative du personnel

A6.001     Règlements du personnel et du travail                                        5 ans après                Trier            Conserver les règlements internes
                                                                                      rédaction d’une                               spécifiques du JBN ; éliminer les
                                                                                      nouvelle version                              règlements généraux et les modèles.

A6.002     Brochures d’accueil à l’attention des membres du personnel             jusqu’à la rédaction     Conserver 1 exemplaire
                                                                                    d’une nouvelle         dans chaque langue des
                                                                                        version             versions successives

A6.003     Notes de service                                                               10 ans           Conserver 1 exemplaire
                                                                                                            dans chaque langue

A6.004     Dossiers relatifs à la constitution et au suivi du cadre du                    10 ans                 Conserver
           personnel, du cadre linguistique, des besoins en personnel, de la
           planification du personnel et au budget pour le personnel

                                                                                 20
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                   Série                                         Délai d’utilité     Destination définitive               Remarques
                                                                                      administrative

A6.005   Dossiers et documents relatifs au statut administratif, pécuniaire et            10 ans                  Trier            Les dossiers les plus anciens se
         syndical (notamment des copies d’arrêtés royaux et ministériel sur                                                        trouvent au service des archives du
         le statut du personnel, des notifications du Service central du                                                           JBN
         personnel de l’ancien ministère de l’Agriculture)                                                                         Conserver les dossiers concernant
                                                                                                                                   les mesures internes ; éliminer les
                                                                                                                                   autres ainsi que les copies d’arrêtés
                                                                                                                                   royaux et ministériels relatifs au
                                                                                                                                   statut du personnel, les notifications
                                                                                                                                   du Service central du personnel du
                                                                                                                                   ministère de l’Agriculture

A6.006   Procès-verbaux et documents annexes concernant la concertation                   10 ans                Conserver
         avec les syndicats

A6.007   Dossiers relatifs à l’organisation d’examens ou procédures en            jusqu’à expiration              Trier            Conserver partiellement les dossiers
         matière de recrutement, nomination, promotion et connaissance              des délais pour                                des examens et procédures
         linguistique (notamment les procès-verbaux des formations                  interjeter appel                               organisés en interne : en conserver
         certifiées)                                                                                                               les procès-verbaux contenant les
                                                                                                                                   listes des participants, les questions
                                                                                                                                   et les résultats ; éliminer les autres
                                                                                                                                   documents de ces dossiers.

A6.008   Correspondance et emails de candidatures spontanées                              3 ans                 Éliminer

A6.009   Tableau du personnel (en Excel actuellement)                             5 ans après clôture           Eliminer           Ne contient aucune donnée sur la
                                                                                                                                   carrière.

                                                                                 21
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                      Série                                          Délai d’utilité      Destination définitive              Remarques
                                                                                          administrative

A6.010   Arrêtés royaux originaux de nomination, promotion, démission du                  75 ans après la            Conserver
         personnel statutaire (depuis 2007 ; avant 2007 : voir archives de                 naissance du
         l’ancien ministère de l’Agriculture)                                               membre du
                                                                                            personnel

A6.011   Dossiers individuels administratifs du personnel (contiennent tous               75 ans après la              Trier            Conserver les dossiers des :
         les documents sur la carrière, les congés, les maladies, les                      naissance du                                    fonctionnaires dirigeants (y
         accidents de travail, les formations suivies, les indemnités et                    membre du                                       compris ad interim);
         allocations dues, les sanctions disciplinaires, ainsi que les rapports             personnel                                      agents exerçant une fonction
         de stage, les rapports des missions, les rapports d’activité et                                                                    spécifique à
         d’évaluation)                                                                                                                      l’institution (personnel
                                                                                                                                            scientifique, jardiniers);
         Les dossiers relatifs aux accidents de travail et les dossiers médicaux                                                           personnes remarquables aux
         sont joints après leur clôture aux dossiers administratifs individuels                                                             niveaux politique, économique,
                                                                                                                                            social ou culturel;
                                                                                                                                           agents engagés dans des
                                                                                                                                            circonstances exceptionnelles
                                                                                                                                            (par ex. la guerre) ;
                                                                                                                                           agents dénonçant des pratiques
                                                                                                                                            illégales, immorales ou
                                                                                                                                            illégitimes de leur employeur ;
                                                                                                                                           agents suspendus ou licenciés.
                                                                                                                                        Éliminer les autres dossiers

A6.012   Faire-part de décès de membres du personnel                                           1 an                  Conserver          Joindre au dossier individuel de
                                                                                                                                        l’agent.

                                                                                     22
Jardin botanique national – tableau de tri

  Code                                    Série                                       Délai d’utilité      Destination définitive              Remarques
                                                                                      administrative

A6.013     Tableau des bénévoles (en Excel)                                               10 ans                 Conserver          Les coordonnées et les missions des
                                                                                                                                    bénévoles sont également encodés
                                                                                                                                    dans BG Base, mais le tableau
                                                                                                                                    Excel en donne un récapitulatif.

A6.014     Registre des déplacements en voiture pour missions                             10 ans                 Éliminer

A6.015     Listes de présences, données de pointage                                        5 ans                 Éliminer

A6.016     Dossiers de documentation sur le statut du personnel (copies de         Tant que textes en            Éliminer
           lois, arrêtés royaux et ministériels, etc.)                                application

A6.017     Documents relatifs à la guilde des jardiniers créée au début du 20e            10 ans                 Conserver          Ces documents sont conservés au
           siècle                                                                                                                   service des archives du JBN.

Gestion financière du personnel

A6.018     Dossiers relatifs au budget Personnel et au plan de personnel                  10 ans                   Trier            Conserver les budgets et les plans
                                                                                                                                    approuvés si ces documents ne sont
                                                                                                                                    pas des doubles de la série A6.004;
                                                                                                                                    éliminer les documents
                                                                                                                                    préparatoires.

A6.019     Fichier alphabétique du personnel (depuis 1996)                        Tant que nécessaire            Éliminer
                                                                                      au service

A6.020     Relevé annuel des traitements (depuis 2001)                                    10 ans                 Éliminer

                                                                                 23
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                    Série                                      Délai d’utilité      Destination définitive   Remarques
                                                                                    administrative

A6.021   Listing mensuel des traitement envoyé par le Service des dépenses               5 ans                 Éliminer
         fixes de la Trésorerie

A6.022   Dossiers individuels financiers du personnel, classés en 2 sous-           75 ans après la            Éliminer
         séries :                                                                    naissance du
                                                                                      membre du
                Personnel en activité
                                                                                      personnel
                Personnel qui n’est plus en activité (conservés au service
                 des archives du JBN)

A6.023   Liste des prestations mensuelles du personnel de la personnalité                5 ans                 Éliminer
         juridique envoyée au bureau Acerta pour le calcul des salaires

A6.024   Documents relatifs au calcul des salaires par le bureau Acerta pour             5 ans                 Éliminer
         le personnel de la personnalité juridique

A6.025   Déclarations Multifonctionnelles - Multifunctionele Aangiften                   5 ans                 Éliminer
         (DMFA) à l'Office national de sécurité sociale (ONSS) pour le
         personnel de la personnalité juridique

A6.026   Déclarations Immédiates - Onmiddellijke Aangiften (DIMONA) à                    1 an                  Éliminer
         l’ONSS pour le personnel de la personnalité juridique

A6.027   Déclarations de Risques sociaux (DRS) à l’ONSS pour le                          1 an                  Éliminer
         personnel de la personnalité juridique

                                                                               24
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                     Série                                        Délai d’utilité      Destination définitive   Remarques
                                                                                       administrative

A6.028    Documents relatifs aux retenues et redevances (précompte                         10 ans                 Éliminer
          professionnel, ONSS, etc.) pour le personnel de la personnalité
          juridique

A7. GESTION FINANCIÈRE (AU NIVEAU CENTRAL PAR LE SERVICE COMPTABILITÉ)

A7.001    Dossiers relatifs à l’établissement annuel du budget et les                       7 ans                 Conserver
          adaptations budgétaires

A7.002    Grands-livres (papier et ensuite numériques en PDF)                               7 ans                 Conserver

A7.003    Livres journaux, livre de caisse et autres livres auxiliaires (papier             7 ans                 Éliminer
          et numériques)

A7.004    Base de données comptables Expert M Plus                                          7 ans                 Conserver

A7.005    Bons de commande                                                                  7 ans                 Éliminer

A7.006    Notes de crédit                                                                   7 ans                 Éliminer

A7.007    Factures                                                                          7 ans                 Éliminer

A7.008    Documents justificatifs des dépenses, notamment le récapitulatif                  7 ans                 Éliminer
          périodique des recettes et des dépenses imprimé sur papier et
          signé

                                                                                  25
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                   Série                                           Délai d’utilité      Destination définitive              Remarques
                                                                                        administrative

A7.009   Dossiers relatifs à l’achat de biens meubles durables et non                   jusqu’à leur mise            Trier            Conserver les documents relatifs à
         durables                                                                          hors service                               l’acquisition de nouvelles plantes et
                                                                                                                                      semences, de matériel scientifique
                                                                                                                                      et technique très spécifique ;
                                                                                                                                      éliminer les autres documents.

A7.010   Dossiers relatifs aux marchés publics

         - dossiers d’adjudication                                                           10 ans                Éliminer

         - dossiers d’exécution de travaux soumis à responsabilité                           10 ans                  Trier            Conserver les dossiers relatifs aux
           décennale                                                                                                                  serres et aux installations de
                                                                                                                                      conservation des collections ;
                                                                                                                                      éliminer les autres.

         - dossiers d’exécution de tous les autres travaux                                   2 ans                 Éliminer

         - dossiers d’exécution de fournitures et de services                                2 ans                   Trier            Conserver les documents relatifs à
                                                                                                                                      l’acquisition de nouvelles plantes et
                                                                                                                                      semences, de matériel scientifique
                                                                                                                                      et technique très spécifique ;
                                                                                                                                      éliminer les autres documents.

A7.011   Extraits de compte                                                                  7 ans                 Éliminer

A7.012   Situations périodiques                                                              7 ans                 Éliminer

A7.013   Tableau Excel des factures                                                          7 ans                 Éliminer

A7.014   Aperçus des dépenses pour chaque projet de recherche                                7 ans                 Éliminer

                                                                                   26
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                    Série                                         Délai d’utilité      Destination définitive               Remarques
                                                                                       administrative

A7.015   Dossiers relatifs au projets de recherche bénéficiant de                  7 ans après la fin du          Éliminer
         financement externe (contrats, rapports financiers intermédiaires                projet
         et définitifs, copies des factures)

A7.016   Comptes annuels d’exécution et situation de l’actif et du passif, ou               7 ans                 Conserver
         compte annuel des résultats et bilan + explications
         complémentaires

A7.017   Inventaire des effets, créances, dettes, droits et obligations de                 7 jaar                 Conserver
         toute nature (actuellement en Excel)

A7.018   Documents relatifs à la déclaration d’impôts, notamment les                        5 ans                 Éliminer
         fiches 282.10

A7.019   Dossiers relatifs à la souscription et au suivi de contrats                    10 ans après              Éliminer
         d’assurance contenant les polices, notamment l'assurance des                   expiration du
         expositions temporaires et celles des voitures utilisées pour les                 contrat
         missions

A7.020   Dossiers relatifs au traitement de sinistres aux biens immobiliers,               10 ans                   Trier            Conserver les dossiers relatifs à des
         biens meubles, véhicules, etc.                                                                                              sinistres ayant touché les collections
                                                                                                                                     et les serres ; éliminer les autres
                                                                                                                                     dossiers.

A8.021   Documents relatifs à l’entretien du mobilier (contrats, etc.)                    tant que                Eliminer
                                                                                    l’institution utilise
                                                                                           le bien

                                                                                  27
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                      Série                                        Délai d’utilité      Destination définitive              Remarques
                                                                                        administrative

A7.022    Documents relatifs aux indemnités kilométriques pour l’usage de                    7 ans                 Éliminer
          véhicules en mission, et aux indemnités vélo

A7.023    Documents relatifs à la vente de bois et de plantes                                7 ans                Conserver*          * Vérifier qu’il n’y a pas de doubles
                                                                                                                                      avec la série B.4.025. S’il y a des
                                                                                                                                      doubles, conserver la série la plus
                                                                                                                                      complète et éliminer l’autre.

A7.024    Bons de livraison                                                                  3 ans                 Éliminer

A7.025    Dossiers relatifs au service social (paiements, prêts)                             7 ans                 Éliminer

A7.026    Inventaire du matériel et/ou du mobilier                                  jusqu’à la rédaction           Conserver
                                                                                      d’une nouvelle
                                                                                          version

A8. GESTION ET ENTRETIEN DES BÂTIMENTS ET DU MATÉRIEL (PAR LE SERVICE TECHNIQUE)

A8.001    Dossiers relatifs à l’entretien et la réparation des terrains et des          10 ans après les           Éliminer
          bâtiments (notamment les spécifications techniques des cahiers                    travaux
          des charges)

A8.002    Plans des bâtiments et des installations électriques (papier et             tant que le JBN                Trier            Conserver les plans « as built » et
          numériques)                                                                utilise le bâtiment                              les plans d’exécution ; éliminer les
                                                                                                                                      autres documents

A8.003    Relevés de température dans les serres                                            20 ans                 Éliminer

A8.004    Rapports de problèmes avec les fournisseurs                                        1 an                  Éliminer

                                                                                   28
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                    Série                                         Délai d’utilité      Destination définitive              Remarques
                                                                                       administrative

A8.005    Emails et correspondance du chef de service                                       5 ans                 Éliminer

A8.006    Listes des tâches quotidiennes du personnel du service technique                  1 an                  Éliminer

A8.007    Rapports quotidiens des électriciens de garde sur les incidents                   1 an                  Éliminer
          constatés

A8.008    Rapports hebdomadaires du personnel du service technique                          5 ans                 Éliminer           Voir série A5.006

A8.009    Dossiers du chef du service technique sur le personnel, hérités de       Tant que l’agent est           Éliminer           Voir série A5.006
          son prédécesseur                                                           dans le service

A9. GESTION DE LA CUISINE

A9.001    Procès-verbaux de la Commission Cuisine                                           5 ans                 Conserver          Voir série A4.001. Ces PV se
                                                                                                                                     trouvent au secrétariat du directeur
                                                                                                                                     général.

A9.002    Documents relatifs aux inspections par l’Agence fédérale pour la              jusqu’à la                Éliminer
          Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA)                                     prochaine
                                                                                   inspection similaire

A9.003    Planifications mensuelles du menu                                                 1 an                  Éliminer

A9.004    Documents relatifs au compte des recettes journalières (clôture                   1 an                  Éliminer
          comptable de la caisse, récapitulatif quotidien des ventes, tickets)

A9.005    Copies de bons de commande et de factures                                         1 an                  Éliminer

                                                                                  29
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                    Série                                       Délai d’utilité      Destination définitive              Remarques
                                                                                     administrative

A10. PRÉVENTION ET PROTECTION AU TRAVAIL [ANCIENNEMENT SÉCURITÉ, HYGIÈNE ET EMBELLISSEMENT DES LIEUX DE TRAVAIL]

A10.001   Document d’identification                                              jusqu’à la rédaction           Éliminer
                                                                                   d’une nouvelle
                                                                                       version

A10.002   Plan global quinquennal de prévention                                          10 ans                 Conserver

A10.003   Plan annuel d’action                                                           10 ans                 Conserver

A10.004   Rapports mensuels ou trimestriels                                              10 ans                 Eliminer

A10.005   Rapports annuels et annexes                                                    10 ans                   Trier            Éliminer tant les rapports annuels
                                                                                                                                   que les annexes s’ils sont repris
                                                                                                                                   intégralement dans le rapport annuel
                                                                                                                                   général de l’institution.

A10.006   Documents relatifs à la rédaction ou à la modification du                      10 ans                   Trier            Conserver les versions validées
          règlement d’ordre intérieur du comité de prévention                                                                      successives du règlement, éliminer
                                                                                                                                   les documents préparatoires.

A10.007   Documents relatifs à la composition du comité de prévention                    10 ans                 Conserver

A10.008   Procès-verbaux du comité de prévention                                         10 ans                 Conserver

A10.009   Documents traités lors d’une réunion et/ou repris en annexe                    10 ans                 Conserver

A10.010   Dossiers relatifs aux propositions et avis du comité de prévention             10 ans                 Conserver

                                                                                30
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                     Série                                        Délai d’utilité      Destination définitive   Remarques
                                                                                       administrative

A10.011   Registre des propositions, remarques et avis des collaborateurs                  10 ans                 Conserver

A10.012   Lois, arrêtés et conventions relatifs au bien-être des travailleurs            tant qu’ils              Éliminer
          lors de l’exécution de leur travail                                           s’appliquent

A10.013   Dossiers relatifs aux propositions et avis du conseiller en                      10 ans                 Éliminer
          prévention dans le cadre du plan global de prévention

A10.014   Dossiers relatifs à l’organisation de formations, cours et                       10 ans                 Éliminer
          recyclages

A10.015   Dossiers relatifs à l’organisation d’action en matière de bien-être              10 ans                 Éliminer
          au travail

A10.016   Dossiers relatifs à l’organisation de projets de recherche                       10 ans                 Éliminer

A10.017   Dossiers relatifs à l’élaboration d’analyses des risques                 jusqu’à la rédaction           Éliminer
                                                                                     d’une nouvelle
                                                                                         version

A10.018   Rapports des visites périodiques aux lieux de travail                            10 ans                 Eliminer

A10.019   Dossiers relatifs aux bâtiments, concernant la coordination de la               tant que                Éliminer
          sécurité des bâtiments                                                    l’institution utilise
                                                                                        le bâtiment

                                                                                  31
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                    Série                                        Délai d’utilité      Destination définitive              Remarques
                                                                                      administrative

A10.020   Rapports de la structure de coordination, plans de sécurité et de               10 ans                 Éliminer
          santé, journal de coordination et dossier d’intervention ultérieure
          en cas de chantiers temporaires ou mobiles

A10.021   Plans et procédures d’urgence internes                                  jusqu’à la rédaction           Éliminer
                                                                                    d’une nouvelle
                                                                                        version

A10.022   Rapports des exercices anti-incendie et d’évacuation                            10 ans                 Éliminer

A10.023   Dossiers relatifs aux équipements de travail et aux installations,             tant que                Éliminer           Les rapports des contrôles
          contenant un bon de commande ou un cahier des charges, un                  l’équipement ou                                périodiques peuvent être éliminés
          document du fournisseur attestant que les exigences en matière de         l’installation sont                             dès la réception d’un nouveau
          sécurité et d’hygiène ont été satisfaites, un rapport de mise en              en service                                  rapport.
          service ou de contrôle, une notice d’emploi, des instructions, etc.

A10.024   Dossiers relatifs aux moyens de protection collective, contenant              tant que                 Éliminer
          un bon de commande, un document du fournisseur attestant que            l’équipement est en
          les exigences en matière de sécurité et d’hygiène ont été                      service
          satisfaites, un rapport de mise en service ou de contrôle, une
          notice d’emploi, des instructions, etc.

A10.025   Dossiers relatifs aux moyens de protection individuelle, contenant            tant que                 Éliminer
          un bon de commande, un document du fournisseur attestant que            l’équipement est en
          les exigences en matière de sécurité et d’hygiène ont été                      service
          satisfaites, un rapport de mise en service ou de contrôle, une
          notice d’emploi, des instructions, etc.

                                                                                 32
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                     Série                                         Délai d’utilité      Destination définitive   Remarques
                                                                                        administrative

A10.026   Inventaire des appareils et des machines devant être contrôlés par        jusqu’à la rédaction           Éliminer
          les organismes agréés, en exécution des dispositions                        d’une nouvelle
          réglementaires                                                                  version

A10.027   Liste des substances et préparations dangereuses à utiliser               jusqu’à la rédaction           Éliminer
                                                                                      d’une nouvelle
                                                                                          version

A10.028   Liste des données relatives aux points d’émissions de pollution de        jusqu’à la rédaction           Éliminer
          l’air et de l’eau de l’entreprise                                           d’une nouvelle
                                                                                          version

A10.029   Inventaire de l’amiante                                                   jusqu’à la rédaction           Éliminer
                                                                                      d’une nouvelle
                                                                                          version

A10.030   Documents relatifs à la protection contre les explosions                  jusqu’à la rédaction           Éliminer
                                                                                      d’une nouvelle
                                                                                          version

A10.031   Permis de feu pour les travaux comportant un risque d’incendie                jusqu’à la fin des         Éliminer
                                                                                          travaux et leur
                                                                                        inspection finale

A10.032   Listes des postes à risques / liste de fonctions : liste des postes de              5 ans                Éliminer
          sécurité, des postes de vigilance et des activités à risque défini et
          des activités liées aux denrées alimentaires

                                                                                   33
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                    Série                                       Délai d’utilité       Destination définitive                 Remarques
                                                                                     administrative

A10.033   Liste nominative des travailleurs soumis obligatoirement à la                   5 ans                   Éliminer             Est jointe au plan annuel d’action,
          surveillance de santé et de ceux soumis aux vaccinations                                                                     voir série A10.003.
          obligatoires ou aux tests tuberculiniques

A10.034   Liste nominative des travailleurs soumis à la surveillance de santé             5 ans                   Éliminer
          à leur propre demande

A10.035   Registre des dossiers médicaux / de santé reçus ou envoyés                     30 ans                   Éliminer

A10.036   Dossiers individuels médicaux / de santé des membres du                  15 ans après le        Éliminer ou transférer au    Ne conserver que les trois
          personnel                                                               départ du membre          médecin désigné par        exemplaires les plus récents des
                                                                                    du personnel              l’agent concerné         cartes de vaccination et d’examen
                                                                                                                                       médical, contenues dans ces
                                                                                                                                       dossiers.

A10.037   Dossiers individuels médicaux / de santé des membres du                      40 ans après        Transférer à la Direction   Ne conserver que les trois
          personnel (pouvant être) exposés à des agents cancérigènes ou              l’exposition du      générale Humanisation du     exemplaires les plus récents des
          mutagènes                                                                    membre du                   Travail             cartes de vaccination et d’examen
                                                                                        personnel                                      médical / des formulaires
                                                                                                                                       d’évaluation de la santé, contenus
                                                                                                                                       dans ces dossiers.

A10.038   Dossiers individuels médicaux / de santé des membres du                      30 ans après        Transférer à la Direction   Ne conserver que les trois
          personnel die (pouvant être) exposés à des agents biologiques              l’exposition du      générale Humanisation du     exemplaires les plus récents des
          pouvant occasionner des infections                                           membre du                   Travail             cartes de vaccination et d’examen
                                                                                        personnel                                      médical, contenues dans ces
                                                                                                                                       dossiers.

                                                                                34
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                    Série                                        Délai d’utilité       Destination définitive                 Remarques
                                                                                      administrative

A10.039   Dossiers individuels médicaux / de santé des membres du                       40 ans après        Transférer à la Direction   Ne conserver que les trois
          personnel (pouvant être) exposés à l’amiante                                l’exposition du      générale Humanisation du     exemplaires les plus récents des
                                                                                        membre du                   Travail             cartes de vaccination et d’examen
                                                                                         personnel                                      médical / des formulaires
                                                                                                                                        d’évaluation de la santé, contenus
                                                                                                                                        dans ces dossiers.

A10.040   Données de mesurage des vibrations mécaniques                                   30 ans                   Éliminer

A10.041   Données de mesurage du bruit                                                    30 ans                   Éliminer

A10.042   Données de mesurage des agents chimiques                                        30 ans                   Éliminer

A10.043   Dossiers relatifs aux demandes de dérogation à l’interdiction                   30 ans                   Éliminer
          d’utilisation de certains agents chimiques

A10.044   Dossiers relatifs à la notification de la production et de                      30 ans                   Éliminer
          l’utilisation de certains agents chimiques (antibiotiques)

A10.045   Liste nominative des travailleurs (pouvant être) exposés à des                  40 ans                   Éliminer
          agents cancérigènes et mutagènes

A10.046   Liste nominative des travailleurs (pouvant être) exposés à des              10 ou 30 ans*                Éliminer             * Attention: le délai de conservation
          agents biologiques                                                                                                            n’est que de 10 ans s’il ne s’agit pas
                                                                                                                                        d'infections persistantes ou
                                                                                                                                        d'infections avec une longue période
                                                                                                                                        d'incubation.

                                                                                 35
Jardin botanique national – tableau de tri

 Code                                      Série                                        Délai d’utilité      Destination définitive   Remarques
                                                                                        administrative

A10.047   Dossiers relatifs à la notification de l’utilisation d’agents                      30 ans                Éliminer
          biologiques (dossier « Bioveiligheid »)

A10.048   Registre des travailleurs (pouvant être) exposés à l’amiante                       40 ans                Éliminer

A10.049   Données des mesurages de l’amiante                                                 40 ans                Éliminer

A10.050   Formulaires d’accidents du travail                                                 10 ans                Éliminer

A10.051   Fiches d’accidents du travail                                                      10 ans                Éliminer

A10.052   Rapports des accidents du travail graves                                           50 ans                Éliminer

A10.053   Dossiers d’assurance en matière d’accidents du travail

          - sans rente                                                                       30 ans                Éliminer

          - avec rente                                                                  durée de la rente          Éliminer

A10.054   Dossiers des plaintes en matière de charges psychosociales, de             tant que le membre            Éliminer
          violence et de harcèlement moral ou sexuel au travail                      du personnel est en
                                                                                           service

A10.055   Registre des plaintes en matière de violence et de harcèlement                     10 ans                Conserver
          moral ou sexuel au travail

                                                                                   36
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