E-docs module La numérisation commence à partir du XDMS 6.6 - Xpower
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E-docs module La numérisation commence à partir du XDMS 6.6
Intro
Automatisation, Numérisation, le progrès: Ce
sont les termes qui vont souvent de pair
avec une nouvelle manière de travailler.
Aspirer à un développement optimal de vos
processus d’entreprise est un de nos motifs.
Voilà pourquoi nous misons ensemble avec
le client sur le progrès.
Depuis la version 6.6 du XDMS, vous pouvez
facilement envoyer des documents, comme
le bon de travail ou la facture,… de manière
numérique.
Le E-module vous soutient dans le
changement ludique et numérique de vos
documents.
Le E-module est lancé en deux phases:
1. E-docs mailing – envoi de pdf’s
2. Lien avec AdValvas – 5 niveaux
Que pouvons nous attendre?...
2
E-docs
Quel niveau préférez-vous?
.
Depuis la version 6.6 du XDMS, vous pouvez choisir notre module E-doc.
le module E-doc est offert dans 6 niveaux différents qui ont chacun leurs possibilités spécifiques.
1ère Phase 2ème Phase
1. Mails 2. Sécurisé 3. E-invoicing 4. E-invoicing 5. E-invoice 6. Integration
E-docs E-doc Autorités archives de paiement
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1. Mails E-doc
Première phase lance le E-module
Renoncez à imprimer vos factures et documents. Envoyez
électroniquement plusieurs documents dans le format PDF. Vous
choisissez vous-même qui les recevra maintenant via mails.
Déterminez vos réglages par client,
par type d’ordre et par documents.
Que pouvez vous envoyer depuis le XDMS pas mail?
Gagnez du temps grâce à l’envoi
Bon de travail automatique de vos documents.
Bon de livraison
En bref cela concerne tous
les documents qui sortent Baissez vos coûts et augmentez
Picklist de l’environnement de la
gestion des ordres. votre efficacité.
Factures
...
4
1. Mails E-doc
Première phase lance le E-module
Comment cela fonctionne techniquement?
Dans la 1ère phase, le changement de documents se passe via un processus de Batching.
• Dans le module Batch, vous déterminez ce que votre client souhaite: une impression, mail ou combinaison?
• La facturation Batch envoie un fichier vers Report Deamon, générateur de rapport, qui traite ensuite les données
et les laisse exécuter.
• Les factures déjà établies sont envoyées en groupe depuis votre boite mail.
Quelles sont les autres possibilités ?
Souhaitez vous votre logo sur vos factures PDF ou souhaitez vous l’imprimer sur du papier préimprimé? Ici une adaptation
supplémentaire des lay outs est prévu. Cela vous permet de visualiser le logo et les données d’entreprise sur les documents
qui sont envoyés via ce niveau.
Envoi de mails avec des personnes internes ou d’autres personnes que le client en copie (en CC).
Choisissez pour un corps d’un lay out standardisé mais aussi adaptatif – ceci comporte une codes de textes dynamiques.
Envoi au nom de la personne qui facture le client, par ex: Depuis la boite mails comptabilité.
5
E-docs
Partenariat AdValvas
A partir de la 2ème phase, pour offrir les différentes options et possibilités, nous travaillons ensemble avec le partenaire certifié, AdValvas.
AdValvas est un pionnier de la facturation numérique et soutient par ailleurs le standard Peppol, standard que l’état aspire à mettre en
place. Grâce à leur portefeuille international de client croissant, ils accompagnent vos besoins ainsi que les nôtres dans le futur.
Depuis notre nouveau module E-docs dans le XDMS, vous échangez des factures avec vos clients et les autorités sans soucis.
2ème Phase
2. Securisé 3. E-invoicing 4. E-invoicing 5. E-invoice 6. Integration
E-doc Autorités archives de paiement
6
Partenariat AdValvas
Portefeuille Client
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Partenariat AdValvas
Comment cela fonctionne?
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Sécurisé E-doc
2. Commence à la 2ème phase E-module
Notre partenaire AdValvas s’occupe du décryptage de vos factures PDF. Il en résulte une
communication sécurisée et certifiée de vos mails via le portail AdValvas.
Actuellement, les mails sont parfois interceptés, copiés et transférés à vos clients avec un
mauvais numéro de compte. Ce niveau prévient ce genre de fraudes. Choisissez une communication
100% sûre de vos factures.
Comment cela marche?
Suivez si vos factures envoyées
Lors de l’envoi de votre e-facture, celle-ci est ont été ouvertes ou parvenues.
codée avec un code ou signature numérique, qui
est requis pour le partie réceptrice.
Nous garantissons une confidentialité
complète de vos documents.
La signature numérique à la livraison : Le
document est ouvert uniquement si la signature
correspond avec le code. 9
E-invoicing
3. 2ème phase
Vos factures dans le format Peppol électronique pour le changement standardisé.
Génère automatiquement des factures
contrôlées dans le format Peppol.
Dans ce niveau, les factures sont générées dans le format Peppol d’une manière
automatique mais bien contrôlée. Ces données sont ensuite transmises et reçues par le
système de comptabilité des tiers, dans le cas où ils reçoivent les factures numériques. Choisissez pour le changement certifié
de vos factures avec votre comptabilité.
Qu’est-ce que le Peppol? Fichiers PDF automatiques dans
les sous fichiers.
Les documents Peppol comprend un format PDF automatique du
document comme sous fichier.
104. E-invoicing Autorités
2ème phase
Etes-vous déjà au courant qu’à partir du 1er janvier 2018, vous ne pourrez facturer
aux autorités seulement via la facturation numérique?
A partir d’aujourd’hui, respectez les
A partir du 1er janvier, le gouvernement flamand accepte exclusivement les factures exigeances du Gouvernement flamand.
numériques selon le format standard Peppol, que les autorités souhaitent mettre en place.
Les factures PDF ne sont plus dans cette dénomination car elles ne permettent pas un
traitement automatique complet. Cette mesure met en place qu’en 2017, seulement
certaines factures classiques sont acceptées en dessous d’un certain montant. Facturation numérique certifiée.
Grâce à ce 4eme niveau, vous pourrez facturer, à partir d’aujourd’hui, dans le format exigé
par les exigences aux institutions des pouvoirs publics. AdValvas soutient le format Peppol
que les autorités flamandes aspirent à mettre en place. Choisissez comme le gouvernement,
l’efficacité.
Xpower est préparé à soutenir ses clients étapes après étapes dans ce processus. A partir du
1er janvier 2018, nous souhaitons que vous , comme client, soyez formés et que vous pouvez
sans problèmes satisfaire les exigeances du gouvernement flamand.
114. E-invoicing Overheid
Comment est envoyé le Peppol via AdValvas ?
1. La configuration se passe de la même manière que pour les mails
certifiés.
2. AdValvas transfère le XML vers les établissements publics.
3. Comment l’implémenter ?
1. D’abord un test doit être effectué sur les cycles suivants: AdValvas comme prestataire de service
1. Xpower transfère la liste des établissements publics, s’occupe de mettre les factures à payer
que le client retourne avec les établissements qu’il dans un format correct sur le portail des
facture.
autorités.
2. AdValvas demande les PO’s en test – Purchase Orders
– à un certain nombre de ces institutions. XDMS fournit
la facture avec la référence vers le test PO.
3. L’autorité teste leur cycle administratif
4. Rétro couplage /approbation
2. Après un cycle de test réussi, on peut facturer
numériquement.
125. E-invoice archives
Disponible depuis la version 6.7 du XDMS
AdValvas est également présent dans la récupération et les
sauvegardes de vos factures envoyées via leur plateforme
d’archive en ligne. De cette façon, vous choisissez la conservation
sûre de vos factures et c’est aussi légalement accepté par les Conserve vos factures à un endroit sur qui
autorités. est accepté par les autorités.
Vous ne devez plus conserver les factures imprimées et envoyées
en étant hors ligne. Confidentialité complète de vos
Via la plateforme en ligne AdValvas, vos factures sont disponibles documents.
d’une manière structurée. Toutes les données sont sauvegardées
dans l’infrastructure sûre et privé de viaadvalvas.com qui est
accessible depuis un login personnel. Votre login personnel sur la plateforme
E-archive de Alvalvas.
AdValvas garantit également pour chaque utilisateur la
confidentialité complète de tous vos documents.
136. Intégration de paiement
Accélérez votre processus de paiement.
Comme “Option Avancée”, vous pouvez ici choisir que l’on vous règle vos factures numériques
d’une manière très simple.
Lors de l’enregistrement de cette intégration de paiement, vous donnez à vos clients et fournisseurs la Recevez vos soldes ouvertes plus vite
possibilité directe et facle de terminer le paiement via leurs propres moyens de paiement. qu’auparavant.
Comment cela se passe de manière sécurisée?
Pairement sûr garanti grâce à Atos
Suite à un entretien avec Atos Wordline, nous nous occupons que
le bouton reçoit une structure spécifique et sécurisé de manière à
Worldline.
Invoice
ce que le paiement puisse être fait de manière sécurisé.
Plus de report de paiement grâce à un
règlement rapide et en ligne de vos
factures.
“Payez ici”
14FAQ
Foire aux questions
Quels sont les conditions pour démarrer le module E-doc ?
Vous travaillez avec le XDMS 6.6. A partir du XDMS 7.0 , les derniers deux niveaux sont disponibles: E-invoice Archives & Intégration
de paiement. Ensuite, il y a des paramétrages à établir pour démarrer de la meilleure des façons.
Que se passe-t-il avec l’ordre s’il est facturé numériquement?
Cela se passe de la même façon que lorsque vous facturez normalement un ordre. L’ordre arrive au statut Livré/Envoyé.
Ceci est lié au paramétrage du module.
Est ce que la facture va automatiquement vers la comptabilité?
Ceci est similaire à la facturation d’un ordre Autre. Dépendemment de l’interface comptable que vous avez, l’enregistrement de
la vente est communiqué à la comptabilité. Le lien avec Exact Online communique la facture numérique vers la comptabilité.
Travaillez vous encore avec l’ancienne version du Report Deamon?
Dans ce cas, il est nécessaire de la mettre à jour. Nos consultants arrangerons cela pour vous, mais ceci doit toujours être analysé
de manière indépendante du client.
Quel est le coût?
Découvrez dans les pages suivantes un exemple d’offre avec des notes explicatives.
15Exemple offre
Explication pricing module E-doc
Plus d’info
16Exemple offre
Explication pricing module E-doc
Nous vous donnons volontiers plus d’informations sur le prix de ce
module et des phases.
• Le coût d’activation pour la phase 1 – Mails E-doc - est déterminé par site.
• Dans la phase 2 nous choisissons un partenariat avec AdValvas. Ce changement numérique et
certifié fonctionne avec un coût mensuel dépendant du nombre de facture souhaité.
Si vous êtes intéressés par un des deux dernier niveaux, “Archives E-invoicing ou Intégration de paiement”
Alors, nous vous demandons de prendre contact avec votre account manager pour une explication
complète.
Dans le cas “Client Install Report Deamon “; avec le souhait d’imprimer les factures sur du papier préimprimé,
une adaptation supplémentaire des lay outs peut être prévue. De cette façon, vous pouvez visualiser vos logos
et données d’entreprise sur les documents qui sont envoyés via le module E-docs.
Intérêt ou des questions précises?
Demandez votre offre personalisée à votre account manager.
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17Vous êtes intéressé par les possibilités du module E-docs? N’hésitez pas à nous contacter.. Nous vous aidons volontiers. sales@xpower.be
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