SERVICES PUBLICS ET APPROVISIONNEMENT CANADA - DIRECTION GÉNÉRALE DE LA SURVEILLANCE - Demande d'offre à commandes
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Fairness Monitor Report #1 Shared Services Canada (SSC)
Converged Communications Services
SERVICES PUBLICS ET APPROVISIONNEMENT CANADA
DIRECTION GÉNÉRALE DE LA SURVEILLANCE
SERVICES D’ÉLECTRO-OPTIQUE ET INFRAROUGE (EO-IR) – DEMANDE D’OFFRE
À COMMANDES
RAPPORT FINAL DU SURVEILLANT DE L’ÉQUITÉ
27 février 2018
Envoyé au:
Directeur
Surveillance de l’équité
Envoyé par:
Samson et Associés
TABLE DES MATIÈRES 1. Introduction ................................................................................................................. 1 2. Attestation d’assurance .............................................................................................. 2 3. Exigences..................................................................................................................... 3 4. Méthode........................................................................................................................ 4 4.1 Activités et observations : première étape de consultation avec l’industrie (2014).. 4 4.2 Activités et observations : seconde étape de consultation avec l’industrie (2015) .. 5 4.3 Activités et observations : demande d'offre à commandes ..................................... 5 4.4 Activités et observations : étape d’évaluation des offres à commandes.................. 6 5. Documents de référence............................................................................................. 8
SPAC Rapport Final Services d'EO-IR 1. Introduction Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l’équité (SE) le 25 janvier 2013 pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant les services en matière de technologie électro-optique et infrarouge (EO-IR), entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) dans le cadre de l’appel d’offres no W7701-145859, pour Recherche et développement pour la défense Canada (RDDC). Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité. Nous avons révisé l’ensemble des informations fournies et observé toutes les activités pertinentes. Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d’acquisition dès le début de notre participation. Nous avons obtenu la collaboration de tous les intervenants de RDDC et de SPAC. Par la présente, nous soumettons le rapport final sur les activités observées par le SE, à commencer par l’étape de la demande de renseignements (DR) jusqu’à la clôture de l’étape de l’évaluation de la demande d’offre à commandes (DOC). Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises. Samson & Associés 1
SPAC Rapport Final Services d'EO-IR 2. Attestation d’assurance Le surveillant de l’équité émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel pour les services en matière de technologie électro-optique et infrarouge, commençant par la demande de renseignement jusqu’à la clôture de l’étape de l’évaluation de la demande d’offre à commandes. Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence. Original signé par Original signé par Mathieu Farley, CPA auditeur, CA, CIA, CISA Christian Dugas, CPA, CA SE Chef d’équipe Spécialiste en SE Associé, vérification et services-conseils Samson et Associés Samson & Associés 2
SPAC Rapport Final Services d'EO-IR 3. Exigences RDDC soutient des opérations de défense et de sécurité au pays et à l’étranger, à l’aide de connaissances et de la technologie. RDDC offre également un appui en matière de science et technologie afin de prévoir, d’établir des coûts et d’assurer le niveau de préparation nécessaire pour répondre aux besoins opérationnels et générer des connaissances et de la technologie pour créer un environnement axé sur la sécurité et le renseignement qui est solide, connecté et intergouvernemental. RDDC envisage la possibilité de mettre sur pied, par le biais d'un processus concurrentiel de DOC et d’un arrangement en matière d’approvisionnement dans le but de répondre à ses besoins en EO-IR (préalablement, par le biais de contrats avec autorisations de tâches). Les besoins en services d'EO-IR regroupent les besoins de différentes sections de RDDC, entre autres Exploitation spectrale et géospatiale (ESG), Guerre électro-optique (GEO), Surveillance et reconnaissance tactique (SRT) et Défense expérimentation Valcartier (DEV). Les différents types de services recherchés regroupent de multiples aspects des domaines en lien avec l’EO-IR; par exemple : ingénierie, design, architecture, programmation, support, assistances et analyses de données en lien avec des essais. Samson & Associés 3
SPAC
Rapport Final Services d'EO-IR
4. Méthode
Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus
d’approvisionnement concurrentiel concernant les services en matière d’EO-IR, et pour
fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous
surveillance.
En conformité avec les conditions de notre mission, nous avons pris connaissance des
documents pertinents, observé les activités et processus mis en œuvre (c.-à-d. la
publication de la DR, la journée de l’industrie, les rencontres individuelles et les
commentaires/questions et réponses, de la demande d’offre à commandes et ses
commentaires/questions et réponses et ainsi que l’évaluation des offres à commandes),
soumis les points relatifs à l’équité à l’attention des autorités contractantes et techniques,
et vérifié si les réponses et les mesures étaient appropriées.
4.1 Activités et observations : première étape de consultation avec l’industrie
(2014)
Une DR a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 18 mars 2014 afin de recueillir les
préoccupations de l’industrie face à la stratégie d’approvisionnement envisagée et de
permettre à l’industrie de soulever les enjeux liés aux informations présentées et aux
solutions possibles. Des réponses ont été soumises par 11 membres de l’industrie.
Un avis a été affiché sur achatsetventes.gc.ca le 14 avril 2014 pour inviter les membres
de l'industrie à participer à la journée de l’industrie et aux rencontres individuelles. SPAC
a accueilli l’industrie les 1er et 2 mai 2014, à Québec, afin de présenter la stratégie
d'approvisionnement en EO-IR, les éléments d'approvisionnement envisagés et d’obtenir
des fournisseurs présents leurs commentaires additionnels et questions sur cette
stratégie. Vingt-six membres de l’industrie ont participé à cette journée et 15 ont assisté
aux rencontres individuelles avec SPAC et RDDC.
Les questions, commentaires et réponses fournis lors de la DR et de la journée de
l’industrie ont été documentés et un compte rendu a été publié sur achatsetventes.gc.ca
le 5 février 2015.
Le SE a examiné toutes les communications avec l'industrie, y compris les commentaires,
questions et réponses et a observé les rencontres individuelles avec l’industrie afin que
les considérations en matière d’équité soient traitées de manière satisfaisante.
Samson & Associés 4SPAC
Rapport Final Services d'EO-IR
4.2 Activités et observations : seconde étape de consultation avec l’industrie
(2015)
Une DR a été affichée sur achatsetventes.gc.ca le 8 juillet 2015 afin de d’informer les
membres de l’industrie des changements apportés à la stratégie d’approvisionnement
pour les besoins de recherche et développement en matière de technologie EO-IR,
publiée et présentée au printemps 2014.
La DR a été affichée afin d’inviter les membres de l'industrie à participer aux journées de
l’industrie et aux rencontres individuelles. SPAC a accueilli l’industrie les 4 et 5 août 2015,
à Québec, et le 6 août 2015 à Ottawa, afin de présenter la nouvelle stratégie
d'approvisionnement en EO-IR, les éléments d'approvisionnement envisagés et d’obtenir
des fournisseurs présents leurs commentaires additionnels et questions sur cette
stratégie. Trente-quatre membres de l’industrie ont participé aux journées de l’industrie
et 31 ont assisté aux rencontres individuelles avec SPAC et RDDC. Les renseignements
pour la DR devaient être fournis à SPAC au plus tard le 14 août 2015.
Les questions, commentaires et réponses fournis lors de la DR et des journées de
l’industrie ont été documentés et un compte rendu a été publié sur achatsetventes.gc.ca
le 3 novembre 2015.
Le SE a examiné toutes les communications avec l'industrie, y compris les commentaires,
questions et réponses et a observé les rencontres individuelles avec l’industrie afin que
les considérations en matière d’équité soient traitées de manière satisfaisante.
4.3 Activités et observations: demande d'offre à commandes
La DOC a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 30 août 2017 et s’est clôturée le 7
novembre 2017.
Les questions des soumissionnaires potentiels ont été reçues puis les réponses ont été
fournies et publiées sur achatsetventes.gc.ca avant la date de clôture. Le SE a examiné les
documents de la DOC ainsi que toutes les questions et réponses fournies au cours de la
période de la DOC pour s’assurer que les aspects relatifs à l’équité soient abordés de
manière satisfaisante.
Aucune visite de site n'a eu lieu durant cette étape.
Samson & Associés 5SPAC Rapport Final Services d'EO-IR À la clôture de la DOC, deux (2) modifications ont été communiquées à la suite des questions et des demandes de clarifications des soumissionnaires potentiels. Le SE a examiné tous les documents avant leur publication. Observation : Les questions soulevées au cours de l’étape de la DOC ont été traitées selon les conditions de la DOC. Les réponses étaient claires et compréhensibles, et elles ont été communiquées à tous les fournisseurs en temps opportun. Toutes les questions d’équité ont été traitées de manière satisfaisante. Aucune considération en matière d’équité n’a été observée. Sommaire des résultats : Les activités relatives à la DOC pour les services d’EO-IR ont été menées d’une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l’équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies. 4.4 Activités et observations : étape d’évaluation des offres à commandes Une réunion de lancement des évaluations a eu lieu le 4 décembre 2017 avec les évaluateurs pour examiner les rôles et les responsabilités. L'autorité contractante (AC) et le SE étaient présents. L'évaluation des soumissions reçues a été réalisée par six évaluateurs. Les propositions ont été évaluées individuellement par les évaluateurs. Les évaluateurs se sont ensuite réunis pour parvenir à un consensus sur les résultats de l'évaluation. Le SE et l'AC étaient présents pour toutes les discussions de consensus. À la suite des réunions consensuelles d'évaluation finale, deux soumissionnaires ont été réputés ne pas satisfaire aux exigences minimales énoncées dans la demande d’offre à commandes, et huit soumissionnaires ont été identifiés comme ayant soumis une offre recevable. Le SE a examiné les résultats de l'évaluation des soumissions. Aucune considération en matière d’équité n’a été observée. Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la demande d’offre à commandes, étaient conformes aux principes et aux pratiques d'équité et ils ont été exécutés équitablement. Les critères d'évaluation, la pondération et les points attribués étaient conformes à ce qui avait été établi dans la DOC. L'évaluation Samson & Associés 6
SPAC Rapport Final Services d'EO-IR a été effectuée conformément à la DOC et le pointage a été déterminé conformément aux critères. Les discussions de consensus ont été ouvertes et un consensus a été atteint pour tous les critères. Sommaire des résultats : Selon le SE, les activités relatives à la phase d’évaluation des offres à commandes pour les services d’EO-IR ont été menées d’une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l’équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies. Samson & Associés 7
SPAC
Rapport Final Services d'EO-IR
5. Documents de référence
Les documents suivants sont cités par numéro dans ce rapport et, sauf avis contraire, ils
peuvent être obtenus auprès de SPAC.
# Document Date
1re Demande de renseignements Publié sur achatsetventes.gc.ca
1
W7701-145859/A le 18 mars 2014
Avis – 1re Journée de l’industrie Publié sur achatsetventes.gc.ca
2
W7701-145859/B le 14 avril 2014
Compte rendu Journée de l’industrie Publié sur achatsetventes.gc.ca
3
W7701-145859/C le 5 février 2015
2e Demande de renseignements Publié sur achatsetventes.gc.ca
4
W7701-145859/D le 8 juillet 2015
Modification à la 2e Demande de
Publié sur achatsetventes.gc.ca
5 renseignements
le 16 juillet 2015
W7701-145859/D
Avis et présentation – 2e Journée de
Publié sur achatsetventes.gc.ca
6 l’industrie
le 14 août 2015
W7701-145859/D
Sommaire de la consultation avec l’industrie Publié sur achatsetventes.gc.ca
7
W7701-145859/D le 3 novembre 2015
Demande d'offre à commandes Publié sur achatsetventes.gc.ca
8
W7701-145859/E le 30 août 2017
1re Modification à la Demande d'offre à
Publié sur achatsetventes.gc.ca
9 commandes
le 12 octobre 2017
W7701-145859/E
2e Modification à la Demande d'offre à
Publié sur achatsetventes.gc.ca
10 commandes
le 1 novembre 2017
W7701-145859/E
Samson & Associés 8Addenda au rapport final
19 mars 2018
Addenda au rapport final de surveillance de l’équité (SE) en date du 27 février
2018 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel pour les
services en matière de technologie électro-optique et infrarouge (EO-IR),
entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour
Recherche et développement pour la défense Canada (RDDC).
Le présent addenda au rapport final de SE porte sur la période ultérieure à la fin
de la phase d’évaluation.
ACTIVITÉS RELATIVES À L’ADJUDICATION DU CONTRAT ET AUX COMPTES RENDUS
Dix soumissions ont été reçues en réponse à la demande d’offre à commandes
pour les services en EO-IR. Des dix soumissions reçues, deux n’ont pas obtenus
le pointage minimal requis et furent jugées non-conformes.
Les soumissionnaires ont été avisés des résultats de l’évaluation et de l’octroi de
l’offre à commande le 5 mars 2018.
Une lettre de compte rendu, fournissant de l’information sur les résultats de
l’évaluation a été envoyée à chaque soumissionnaires le 5 mars 2018. Le SE a
examiné les lettres avant que celle-ci ne soit envoyée. Des rencontres de comptes
rendues n’ont pas été demandées par les soumissionnaires.
ATTESTATION D’ASSURANCE
Le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve à l’égard du
processus de sélection concurrentiel pour les services en matière de technologie
électro-optique et infrarouge.
Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que
nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité,
d’ouverture et de transparence.
Original signé par Original signé par
Mathieu Farley, CPA auditeur, CA, CIA, CISA Christian Dugas, CPA, CA
Chef d’équipe en SE Spécialiste en SE
Associés, Vérification et services-conseil
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